兴动公司销售退机制度.doc

盐城兴动机械有限公司文件编号Q/JD.GXI07.07-2006文件名称 销售退机制度版 本修改状态实施日期第15页 共15页兴动公司销售退机制度盐城兴动机械有限公司二九年十月一日1 主题内容、目的及适用范围11 本制度明确了盐城兴动机械有限公司（以下简称“公司”） 销售退机管理的体系，规范了公司销售退机的标准、审批程序、审批授权以及流程检查、考核等。12 本制度适用于公司质量退机或清账退机等非质量退机，同样适用于外购单缸机事业部的江动大机和单缸机事业部生产的半成品柴油机。13 目的是强化退机管理，总体从严控制，明确落实责任区分，切实降低因市场退机给公司造成的损失，使退机工作规范化、程序化、制度化，并结合公司的实际情况制定本流程。2 引用文件江苏江淮动力股份有限公司市场退机管理办法。3 部门职责31 销售部(包括小柴和机组)是市场退机的归口管理部门，负责对退机流程的执行情况和进度进行总体监督、控制和管理，同时是退机工作的责任主体，牵头负责退机确认、返回、质量鉴定、车间接收、账务处理结束、只至退机流程完成前的全过程，并指定专人负责退机的接收、转交、跟踪直至换机出厂、账务处理结束。32 总工程师和质量保证部负责对退机的原因和状态进行认定，对所退的零部件进行检验，同时进行责任分解，并通知相关责任单位和财务部。33 装配车间(包括小柴和机组)有责任无条件地接收销售部转来的市场退机，并及时制定计划，统筹安排对市场退机进行拆卸、整改、修复、整新、报废、及时修复入库等各项工作。34 财务部负责根据质量部门的认定和分解，对退机产生的各项费用进行分解和核算，同进对退机的手续进行审查、确认，直至账务处理全部结束。35 供应部(包括小柴和机组)有责任无条件地接收装配车间转来的经质量保证部检验合格的零部件。36 行政人事部代表公司负责对销售退机制度涉及的部门及相关岗位进行考核。4 制度涉及的岗位及其职责41 销售部售后服务管理员：是销售退机的直接负责人，代表销售部负责销售退机报告的审核、手续办理、退机交接及账务处理等全过程工作。42 销售部区域经理：是市场退机的第一责任人，是市场退机在换机出厂或冲账结束前的直接责任人，在退机过程中根据流程的要求要及时提供相应的手续。43 销售部办公室主任：负责市场退机的回厂运输方式及来、回运费的审核、登记、核报工作，同时负责督查市场退机的处理进度等工作。44 销售部经理：负责销售退机报告的审核，同时对流程执行情况和进度进行监督、控制和考核。45 总工程师：负责销售退机的原因和状态进行认定，并进行责任分解等工作。46 整机库保管员：负责市场退机的卸货及核收单的签字确认及相关的账务处理工作。47 质检员：负责市场退机的初步质量鉴定、提供故障清单及零部件的报废确认工作。48 装配车间在制品管理员：负责装配车间的销售退机管理、提供缺件清单及出具退机收条；负责保管、跟踪消化、入库、就退机管理等全过程工作。49 装配车间统计员：协助在制品管理负责销售退机的差缺件的确认及核收。410 财务部销售会计：负责核收单的盖章确认及市场退机的账务冲补等工作。411 质检站：负责对送检的零部件进行检验并出具相关手续。5 本制度的流程描述（见附表：销售退机流程）6 具体规定61 市场退机报批规定611 各市场需要退机时由各片区域经理根据市场退机制度出具市场退机报告，在报告中应注明质量退机或非质量退机、退机的原因、退机的数量及状态等。在市场退机报告中还必须提供下列附件：（1）缺件清单；（2）故障清单。在退机前还要提供以下附件随实物回厂：（1）故障检修记录；（2）购机发票原件或销售商已入库、由销售商开增值税发票；（3）三包记录袋（挂在柴油机高压油管上）。曲轴断、机体裂、飞轮裂等大故障换机退回时还必须提供用户身份证复印件、购机发票复印件等。各片区域经理在报告中必须注明市场退机回厂后是补机还是冲账，若出现该补机的反而冲账或该冲账的反而补机现象，由此产生的相关费用和一切责任由各片区域经理自行承担。612 售后服务管理员在确认退机报告时必须符合市场退机的要求，经本人签字确认后送交销售部经理审核和总工程师审批。销售部经理、总工程师对退机报告不符合退机要求的，退回给售后服务管理员要求区域经理重新出具退机报告报批。报告得到审批后，由售后服务管理员通知区域经理组织市场所退柴油机机回厂。613 市场上的质量退机和非质量退机，应总体上从严控制，严格按照国家三包条例规定执行，原则上排除故障，不得退换。考虑到有些故障市场修理困难和部分需回厂核实分析，允许下列情况退换整机回厂：（1）公司销售部或质量保证部门负责人通知退回的；（2）机体砂孔、裂纹、油水道不通、偏差等需换机体的；（3）曲轴断裂的；（4）平衡块裂、内腔螺栓脱落打坏内腔其它零件的；（5）机器故障（在市场未拆卸）造成人身伤害事故的；（6）由销售商出资回厂进行修理的。不符合以上6条的一律不得回厂。614 由销售商出资回厂进行修理的基本出资标准：JD185-6（含JD185-6）以下至少按80元/台、JD185-6以上（不含JD185-6）至少按100元/台计算修理费，还要承担来回、运费和缺件、非本厂件、非质量问题损坏件的费用。具体费用由各区域经理与销售商进行初步协商确认后并等实物回厂后根据实物的具体情况出具报告报公司领导批准后执行，若出资标准出现变动，则由销售部另行通知。615 质量问题退机的，由销售部区域经理和营销服务员初步确定发生故障的原因，如不属我公司责任，告知退机申请者，可根据实际情况提供必要的维修服务，如属我公司责任，则进入销售退机流程。对于清欠或市场需要等其他原因的非质量问题退机，由各区域经理和退机来源单位协商确定退机的复修、往返费用并确定好折扣比例等内容后出具报告报公司领导批准后方可进入销售退机流程。其中客户委托修复或整新的，由各区域经理和客户协商达成协议后并报公司领导批准后方可退机。在非质量退机过程中必须明确所退机的费用承担单位并与退机单位达成一致意见。由于各区域经理的工作失误，导致退机单位与公司有异议或产生一定损失，则由各片区域经理自行承担损失。616 各市场在退机时，必须认真控制所退柴油机及附件的状态，切实维护公司的利益，原则上随机附件和油水箱不得退厂。但有以下情况之一的可以随整机回厂：（1）经销商欠公司账款的；（2）经销商与公司已没有正常往来业务的；（3）经公司领导批准同意清账退机的；（4）油水箱或随机附件确实有质量问题需要更换的。但经销商不欠账款或与公司有正常业务往来的单位不得退油水箱，违反此条规定由此产生的一切损失由各片区自行承担费用。62 市场退机运费及实物返厂规定621 市场退机的回厂运输方式及来回运费由区域经理报销售部办公室主任审核确认。质量问题退机的，其运费通过质量索赔流程给予补偿；非质量问题退机的，除责任人承担费用外，其他费用记销售部装卸费，特殊情况的由销售部另行报批。622 市场退机在返厂前由区域经理组织营销服务员认真检查，特别是市场上销售过的柴油机更要组织营销服务员把已使用件拆开检查标识，其他零部件也必须检查标识，确认是我公司的配套件。同时市场退机的缺件清单必须由退机单位进行签字确认。如未查出故障的市场退机由各区域经理承担其损失和相应费用。623 市场退机在返厂前必须标注故障原因并挂上三包记录袋，销售商已退公司仓库的三包机也必须由区域经理组织营销服务员核实故障后挂三包记录袋，并且对机体裂纹、砂孔、缸头裂纹、砂孔、机肚漏水等主要故障件必须用红漆标注故障部位（机体肚水的，必须标注方向），以备核查故障。若标注故障与实际故障不符或不标注的，由此而产生的费用由各区域经理承担。624 市场退机必须附故障清单、缺件清单返厂，每台机必须挂三包记录袋，并且要求故障清单与三包记录袋所记录的故障和三包机实际故障必须一致，缺件清单与实际所差缺件一致，同时在三包记录袋中应标明是何单位所退。如有误差由各区域经理承担缺件损失和车间的误工赔偿。63 市场退机接收规定631 市场退机在进厂前必须在门卫登记备案，进厂后由售后服务管理员通知整机库保管员组织卸货，若市场退机没有在门卫登记，售后服务管理员应要求运输商到门卫补办登记手续。632 整机库保管员在接到售后服务管理员的通知后立即组织库工在3小时内卸货完毕，卸货地点由在制品管理员提供。由于特殊情况无法在规定时间内卸货完毕，必须反馈给售后服务管理员，双方无法商定的，报销售部办公室主任决定。整机库保管员在组织卸货过程中，必须确保市场退机的原始状态，同时根据在制品管理员的要求排列整齐或上架子并铲运到位，同时做好市场退机记录，在记录簿上标明市场退机的进厂时间、退机的品种及数量，附件或三包件的数量以及经办人、运输车辆的车号、姓名等。633 售后服务管理员在市场退机卸货完毕后应分两种情况做好市场退机接收前的准备工作：凡是质量问题市场退机的应检查三包记录袋是否全部到位并提供退机单位名称、缺件清单、故障清单；凡是非质量问题市场退机（如清账等）的应提供退机单位名称、缺件清单。634 在以上准备工作完成后，售后服务管理员应首先出具市场退机处理进程表，便于在制品管理员和质检员在鉴定、接收前知道市场退机的单位、片区、品种及数量等，同时也便于反映市场退机从卸货、鉴定、接收、修复及冲补机的处理进度。在市场退机全部处理完毕后市场退机处理进程表应随同相关的退机或处理材料等一同存档。635 售后服务管理员在上述工作完成后或没有完成但不影响接收、鉴定的情况下通知质检员和在制品管理员在15分钟内赶到现场进行退机接收。636 在制品管理员和质检员只凭市场退机的三包记录袋（非质量问题退机的不需要三包记录袋）和售后服务管理员出具的市场退机处理进程表、缺件清单立即进行质量鉴定、退机接收，并且不得要求售后服务管理员出具退机报告或以其他理由拒收市场退机，以影响市场退机接收进度。售后服务管理员在市场退机接收过程中要及时完善该批退机的后续工作。若市场退机无三包记录袋的（无故障的清帐退机不需要三包记录袋），则在制品管理员可以拒收，只至完善好三包记录袋，方可接收，由此而产生的损失由各区域经理承担。若市场退机提供的故障与实际严重不符的，则对市场退机的片区按8.2.1条进行考核。637 售后服务管理员、质检员和在制品管理员在销售退机接收过程中必须认真接收，同时为了便于市场退机的账务处理能顺利进行，所有的市场退机全部按车间半成品的要求进行接收，随市场退机一同回厂的随机附件也按随机配件半成品的要求进行接收。凡是没有的零部件或虽有实物但经质检员或质检鉴定已无法使用的零部件全部记差缺件以便于账务处理，其无法使用的实物由售后服务管理员送交外废物库作废品处理，以上工作的账务处理以财务部的规定为准。638 在市场退机接收过程中，对已使用过的柴油机要认真检查,对明显拆卸过的缸头、后盖板、室盖或其他零部件可以拆开检查,外表无明显拆卸痕迹的不要拆开缸头、后盖板、室盖或其他零部件检查，以影响市场退机的接收进度。售后服务管理员和在制品管理员对是否拆卸有争议时由质检员最后决定是否拆卸。639 装配车间在接收市场退机过程中，应在柴油机上标识何单位所退，以便于在复修市场退机过程中对在市场退机接收过程中无法从外表查看到的差缺或损坏的零部件鉴定责任，同时在拆卸前应通知售后服务管理员到场进行确认，但在接收过程中从外表能看到的零部件和已明确责任的零部件不在以上规定范围之内，由车间自行承担损失。但最终的责任鉴定和缺损费用分摊由总工程师进行决定或仲裁。售后服务管理员对本条规定的缺损的零部件不予确认或无法确认的，由车间直接报总工程师进行决定。6310 在制品管理员在以上工作完成后应出具市场退机的缺件清单，售后服务管理员和在制品管理员在缺件清单上进行签字确认并报总工程师批准以确认缺件清单上标注的各方责任；质检员在以上工作完成后应出具市场退机的故障清单，售后服务管理员和质检员在故障清单上进行签字确认并报总工程师批准以确认故障清单上标注的各方责任。6311 售后服务管理员在上条工作完成后凭质检员、在制品管理员和售后服务管理员签字并报总工程师批准的缺件清单、故障清单和在制品管理员出具的市场退机收条出具一式五联的核收单报总工程师进行最终签字确认。对质量问题退机的按正常索赔程序处理；对非质量问题退机的，由销售部牵头，联合相关部门进行索赔或办理。在核收单填写过程中必须标明退机单位、退机的品种及数量、附件差缺情况等。6312 售后服务管理员凭总工程师已批准的缺件清单到财务部办理完毕补料手续，并将补料手续交车间在制品管理员，由车间在制品管理员按补料手续单组织人员领取差缺件；故障清单上标注的缺损零件由在制品管理员根据总工程师已批准的故障清单组织人员到废品库办理报废，之后凭报废单到财务部办理补料手续领取缺损零件。6313 以上工作必须在2天内完成，以上工作的经办人在规定时间内无法完成任务的，必须在当天出具申请报告报销售部经理批准。6314车间在制品管理员在市场退机接收工作完毕并出具收条后应组织人员对柴油机上的油水箱进行卸、清洗和报废等，之后按市场退机复修规定进行复修。不得以柴油机上的油水箱未拆卸或等到油水箱拆卸完毕后再接收市场退机。6315销售商亲自到公司退机或退、补机的，售后服务管理员应牵头组织其他相关人员在当天以最快的时间完成补机或冲机手续等，实行急事特办。当天完不成的，由此而产生的全部费用实行谁担搁谁负责原则，具体的责任划分由销售部经理确认。在必要时，财务部可以先开出门证出门，在3天之内必须补完全部手续。64 市场退机零部件送检规定 641 市场退回的油水箱或装在柴油机上的油水箱、其他需报废的零部件由车间在制品管理员组织人员进行拆卸、整理、清洗、除锈、报废等，但由此产生的费用由销售部承担：若是质量问题退回的，由质保部对厂家进行索赔以支付车间费用；若是清账等非质量问题退回的，由销售部直接记销售费用或以其他形式以支付车间费用；若是经销商出资委托进行修理的，由销售部从经销商的出资额中提取以支付车间复修费用。具体的费用标准和支付方式由销售部会同装配车间共同确定后报公司领导批准后执行。642 质检站在检验市场退回的油水箱或其他零部件的过程中应区别对待，不能以零部件的新件标准对待送检的油水箱或其他零部件，在检验过程中应执行以下原则：（1）若送检的油水箱或其他零部件经检验后能进行装机的，则办理零部件合格手续：是市场退机的差缺件的直接入装配车间与市场退机其他件一起作装机使用；不是市场退机的差缺件的直接入零件库作装机投料使用；（2）若送检的油水箱或其他零部件不符合装机要求但能作三包件领用的，则办理零部件入库手续，直接入零件库作三包领用，并在入库凭证上注明作三包领用；（3） 若送检的油水箱或其他零部件不符合装机要求并且也不符合作三包件领用的，则转入废品库进行退废或报废。643 质检站在确定送检的油水箱或其他零部件能否作为正常装机、三包领用有疑问或与送检人对送检结论有争议时，通知销售部售后服务管理员到场确认作正常装机使用或作三包件领用，以减少客户或公司的损失，售后服务管理员对自已确认的零部件必须确保能正常装机并保证其入库，同时对确认的作三包领用的零部件应优先领用。644 质检站在油水箱或其他零部件检验过程中不得要求送检人将油水箱打腻子、除锈后再检验或以其他理由拒绝检验，送检的油水箱或其他零部件由车间进行打腻子或进行零部件清洗、除锈等。质检站对于送检的油水箱或其他零部件符合以上642条和643条规定后应出具合格手续或入库凭证。若送检的油水箱或其他零部件不符合以上规定的，全部进入报废流程。645 送检人凭质检站出具的合格手续或入库凭证将油水箱或其他零部件等按规定作装机使用、到零件库办理入库手续之后由在制品管理员凭入库单到零件库按需领取、到废品库进行报废。646 凡是技改的油水箱或其他零部件由质保部经理确定入零件库或到废品库报废。647 在入库、接收或报废过程中，任何部门或有关岗位不得推诿、不得拒收，应无条件地执行流程规定。65 市场退机复修规定651 装配车间应在每月24日前向销售部计划员下发全部市场退机的修复计划书，在修复计划书中应将便于修复和市场急需的市场退机优先修复，同时在修复计划书下发前应与销售部计划员进行事先沟通。652 销售部计划员对装配车间转来的复修计划书进行确认后向装配车间下发市场退机专项入库计划书，与销售部的月入库计划书一同下发。在市场退机专项入库计划书中应根据实际情况确定入库时间，但入库时间最长不得超过1个月。653 销售部计划员对市场退机专项入库计划书中确认的市场退机在规定时间内修复完成的应无条件入库。无市场退机专项入库计划的，整机库保管员不得接收装配车间转来的复修机。654由于市场退机的机体内部分零件在最初接收时无法确认缺损或差缺情况,所以装配车间在拆卸市场退机前应通知销售部售后服务管理员到场确认，售后服务管理员不到现场确认由此产生的责任由售后服务管理员承担，但车间不通知的其一切责任和损失由装配车间承担。车间在修理过程中销售部售后服务管理员应主动配合报废过程协调工作，在拆卸过程中最终的责任鉴定和缺损费用分摊由总工程师进行决定或仲裁。655 装配车间没有按销售部下发的市场退机专项入库计划书规定的时间及时修复，由此而造成的零件遗失或内部零件责任无法鉴定从而无法及时索赔到供应商由车间自行承担损失。656 装配车间在修复市场退机过程中应尽量按正常投料的半成品的要求进行外在零件的式样统一或搭配，以尽量减少外在零件的混乱，对于市场上已不销售的类型应事先与销售部沟通，以便于市场退机的及时消化。657市场退机单台复修标准由装配车间会同销售部出具标准报公司领导批准后执行。658 装配车间无法或无能力修复的江动大机或兴动大机由车间会同销售部与单缸机事业部进行沟通后转单缸机进行复修。66 市场退机冲补及记账规定661 整机库保管员凭在制品管理员出具的市场退机收条仓库联在总工程师已签字批准的核收单（一式五联）上进行签字确认，同时收下市场退机收条仓库联作为本人的记账凭证，之后将核收条转交整机库随机配件保管员进行签字确认市场退机的附件状态后进入仓库记账程序。整机库保管员凭已接收的在制品管理员出具的市场退机收条可以在车间当月的入库机中直接扣减,但当月无机扣减时,直到车间有机入库时方可扣减。66. 2 售后服务管理员将整机库保管员签字确认的核收单（一式五联）送交财务部销售会计进行盖章确认，在盖章完毕后将核收单第一联交整机库保管员记账，同时将核收单其他联进行自行存档。66. 整机库保管员凭核收单第一联在金蝶K3系统-供应链-仓存管理-验收入库-外购入库单-录入中以蓝字形式录入单据，在单据录入过程中必须注明退机供应商、物料代码、物料名称、退机数量、退机片区业务员等，在单据中无法表述的内容一律在备注栏注明，并对单据进行审核确认。664 若市场退机需要冲账时，由各片区域经理出具冲减退机申请报告，并附带市场退机补机单、发票等手续按公司冲减退机折扣折让管理流程办理冲账手续，报批完毕之后送交财务部销售会计，由销售会计在金蝶K3系统-供应链-仓存管理-销售出库单-录入中以红字形式录入单据，并根据财务规定冲其往来帐。以上工作的具体帐务处理过程按公司的二次投料流程及其他相关流程执行，同时通知整机库保管员在金蝶K3系统-供应链-仓存管理-验收入库-外购入库单-录入中以红字形式录入单据，并进行审核确认，从而与原先录入的蓝字单据相对冲，并将财务部销售会计出具的红字销售出库单进行审核确认，同时将销售会计转来的市场退机补机单作为本人的记账凭证存档。665 若市场退机需要补机时，由销售部售后服务管理员与各片区域经理沟通后，凭核收单销售联和本人开具的市场退机补机单（一式四联）到财务部销售会计处进行盖章补机，之后凭已盖章的补机单仓库联到整机库提货，整机库保管员在凭补机单仓库联发货后应在金蝶K3系统-供应链-仓存管理-验收入库-外购入库单-录入中以红字形式录入单据，并进行审核确认，从而与原先录入的蓝字单据相对冲，同时将核收单仓库联作为本人的记账凭证存档。666 在以上1-5条工作中，财务部销售会计、整机库保管员及销售部售后服务管员必须按照市场退机冲补及记账规定进行冲补机，同时将记账凭证进行存档，并建立退补机的收发存台账（电子版本或书面版本），并于每月1日发一份电子版本报销售部办公室主任以便于校对、检查、存档。667 售后服务管理员在办理补机或冲账手续时由于原来的市场退机已不再生产或无新的零件给予修复，造成原先的市场退机和实补机型相冲突时由售后服务管理员会同整机库保管员于当月出具书面报告报公司领导批准后由财务部调帐。7 市场退机的作业记录71 市场退机报告（可以附带购机发票、缺件清单、故障清单、维修记录等）72 核收单（一式五联）73 废品故障排除通知单（一式四联）74 市场退机收条（一式四联）7