Microsoft-Query--的使用介绍.doc

使用 Microsoft Query 检索外部数据试用 Office 2010 在 Excel 2010 中，外部数据连接更易于使用且安全性更高。阅读文章或试用 Office 2010！由微软客服为您在线解说 Office 2010。 您可以使用 Microsoft Query 检索来自外部源的数据。通过使用 Microsoft Query 从企业数据库和文件中检索数据，可以避免在 Excel 中重新键入要分析的数据。另外，只要原始源数据库更新了新的信息，您就可以自动从该数据库中刷新 Excel 报表和摘要。您要做什么？- 了解有关 Microsoft Query 的详细信息连接数据源使用查询向导定义查询在 Excel 中处理数据-了解有关 Microsoft Query 的详细信息使用 Microsoft Query，可以连接到外部数据源，从那些外部数据源选择数据，将该数据导入到工作表中，以及根据需要刷新数据以使工作表数据与外部源中的数据保持同步。可以访问的数据库类型 您可以从多种类型的数据库中检索数据，包括 Microsoft Office Access、Microsoft SQL Server 和 Microsoft SQL Server OLAP Services。您还可以从 Excel 工作簿和文本文件中检索数据。Microsoft Office 提供可用于从下列数据源检索数据的驱动程序：Microsoft SQL Server Analysis Services（OLAP 提供程序）Microsoft Office AccessdBASEMicrosoft FoxProMicrosoft Office ExcelOracleParadox文本文件数据库您还可以使用来自其他制造商的 ODBC 驱动程序或数据源驱动程序，从未在此处列出的数据源（包括其他类型的 OLAP 数据库）检索信息。有关安装此处未列出的 ODBC 驱动程序或数据源驱动程序的信息，请查看数据库文档或与数据库供应商联系。从数据库中选择数据 可通过创建查询来从数据库中检索数据，查询是您提出的有关存储在外部数据库中的数据的问题。例如，如果数据存储在 Access 数据库中，您可能想要知道某种特定产品在各个地区的销售数字。您可以只选择要分析的产品和地区的数据，从而检索部分数据。使用 Microsoft Query，您可以选择所需的数据列，并只将这些数据导入 Excel。通过一个操作更新工作表 如果您的 Excel 工作簿中包含外部数据，那么，只要数据库发生更改，就可以刷新数据以更新您的分析，而不必重新创建汇总报表和图表。例如，您可以创建每月销售汇总，并在每月的新销售数字出来后刷新它。Microsoft Query 如何使用数据源 为特定数据库设置数据源后，只要您想创建查询以从该数据库中选择和检索数据，就可以使用该数据源，而不必重新键入所有连接信息。Microsoft Query 使用该数据源连接到外部数据库并显示可用数据。创建查询并将数据返回到 Excel 后，Microsoft Query 会为 Excel 工作簿提供查询和数据源信息，以便您可以在需要刷新数据时重新连接到数据库。Query 如何使用数据源的图示 使用 Microsoft Query 导入数据 要使用 Microsoft Query 将外部数据导入 Excel 中，请执行下列基本步骤，以下各节将详细介绍其中每个步骤。1.连接数据源。2.使用查询向导定义查询。3.在 Excel 中处理数据。返回页首 返回页首连接数据源什么是数据源？ 数据源是存储起来的一组信息，它允许 Excel 和 Microsoft Query 连接到外部数据库。使用 Microsoft Query 设置数据源时，可为数据源指定名称，然后提供数据库或服务器的名称和位置、数据库的类型，以及您的登录和密码信息。该信息还包括 OBDC 驱动程序或数据源驱动程序的名称，驱动程序是连接到特定类型的数据库的程序。使用 Microsoft Query 设置数据源：1.在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自其他来源”，然后单击“来自 Microsoft Query”。2.执行下列操作之一： 若要为数据库、文本文件或 Excel 工作簿指定数据源，请单击“数据库”选项卡。要指定 OLAP 多维数据集数据源，请单击“OLAP 多维数据集”选项卡。只有当从 Excel 运行 Microsoft Query 时，该选项卡才可用。3.双击“”。- 或 -单击“”，然后单击“确定”。“创建新数据源”对话框即会显示。4.在步骤 1 中，键入名称来标识数据源。5.在步骤 2 中，单击要用作数据源的数据库类型的驱动程序。 如果随 Microsoft Query 一起安装的 ODBC 驱动程序不支持您要访问的外部数据库，则您需要获取并安装由第三方供应商（如数据库制造商）提供的与 Microsoft Office 兼容的 ODBC 驱动程序。有关安装说明，请与数据库供应商联系。 注释 OLAP 数据库不需要 ODBC 驱动程序。安装 Microsoft Query 时，会为使用 Microsoft SQL Server Analysis Services 创建的数据库安装驱动程序。要连接到其他 OLAP 数据库，需要安装数据源驱动程序和客户端软件。6.单击“连接”，然后提供连接到数据源所需的信息。对于数据库、Excel 工作簿和文本文件，您提供的信息取决于您选择的数据源的类型。您可能需要提供登录名、密码、所使用的数据库的版本、数据库位置或其他特定于该数据库类型的信息。使用由大写字母、小写字母、数字和符号组合而成的强密码。弱密码不混合使用这些元素。例如，Y6dh!et5 是强密码；House27 是弱密码。密码长度应大于或等于 8 个字符。最好使用包括 14 个或更多个字符的密码。有关详细信息，请参阅使用强密码有助于保护个人信息。记住密码很重要。如果忘记了密码，Microsoft 将无法找回。最好将密码记录下来，保存在一个安全的地方，这个地方应该尽量远离密码所要保护的信息。7.输入所需的信息之后，单击“确定”或“完成”，返回到“创建新数据源”对话框。8.如果数据库包含表并且您希望某个特定表在“查询向导”中自动显示，请单击步骤 4 中的相应框，然后单击所需的表。9.如果不想在使用数据源时键入登录名和密码，请选中“在数据源定义中保存我的用户标识符和密码”复选框。保存的密码未进行加密。如果无法使用该复选框，请询问数据库管理员以确定此选项是否可用。 安全性 请避免在连接到数据源时保存登录信息。该信息可能以纯文本方式进行存储，恶意用户可以访问该信息，这样将危及数据源的安全。完成这些步骤后，数据源的名称会显示在“选择数据源”对话框中。返回页首 返回页首使用查询向导定义查询将“查询向导”用于大多数查询 使用“查询向导”，可以很轻松地从数据库中的不同表和字段中选择数据并将数据放在一起。使用“查询向导”，可以选择要包括的表和字段。当向导识别一个表中的主关键字字段和另一个表中的同名字段时，会自动创建内联（一项查询操作，用于指定基于相同的字段值来合并两个表中的行）。您还可以使用该向导为结果集排序以及执行简单的筛选。在向导的最后一步，可以选择将数据返回到 Excel 或是在 Microsoft Query 中进一步细调查询。创建查询后，可以在 Excel 或 Microsoft Query 中运行它。要启动查询向导，请执行下列步骤。1.在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自其他来源”，然后单击“来自 Microsoft Query”。2.在“选择数据源”对话框中，确保选中“使用查询向导创建/编辑查询”复选框。3.双击要使用的数据源。- 或 -单击要使用的数据源，然后单击“确定”。直接在 Microsoft Query 中处理其他类型的查询 如果要创建查询向导不允许的复杂查询，可以直接在 Microsoft Query 中进行。您可以使用 Microsoft Query 来查看并更改在“查询向导”中开始创建的查询，也可以在不使用向导的情况下创建新查询。要创建执行以下操作的查询时，请直接在 Microsoft Query 中进行：从字段中选择特定数据 在大型数据库中，可能需要选择一个字段中的某些数据并省略不需要的数据。例如，如果需要两种产品的数据，而该数据位于包含许多产品的信息的字段中，则可以使用条件来只选择所需的两种产品的数据。每次运行查询时根据不同的条件检索数据 如果需要使用相同的外部数据为多个区域创建相同的 Excel 报表或汇总（如为每个地区创建一份单独的销售报表），可以创建参数查询。运行参数查询时，系统会提示您输入值以用作查询选择记录的条件。例如，参数查询可能会提示您输入特定区域，并且您可以再次使用该查询创建每一份地区销售报表。以不同的方式联接数据 “查询向导”创建的内联是创建查询时使用的最常见的联接类型。但是，有时需要使用不同的联接类型。例如，如果您有一个产品销售信息表和一个客户信息表，则内联（“查询向导”创建的类型）将禁止检索未进行购买的客户的客户记录。使用 Microsoft Query，可以联接这些表，以便检索所有客户记录以及已进行购买的客户的销售数据。要启动 Microsoft Query，请执行下列步骤。1.在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自其他来源”，然后单击“来自 Microsoft Query”。2.在“选择数据源”对话框中，确保清除“使用查询向导创建/编辑查询”复选框。3.双击要使用的数据源。- 或 -单击要使用的数据源，然后单击“确定”。重用和共享查询 在“查询向导”和 Microsoft Query 中，可以将查询保存为可以修改、重用和共享的 .dqy 文件。Excel 可以直接打开 .dqy 文件，这样，您或其他用户便可以通过同一查询创建其他外部数据区域。从 Excel 打开所保存的查询：1.在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自其他来源”，然后单击“来自 Microsoft Query”。“选择数据源”对话框即会显示。2.在“选择数据源”对话框中，单击“查询”选项卡。3.双击要打开的已保存查询。该查询即会显示在 Microsoft Query 中。如果要打开已保存的查询并且 Microsoft Query 已经打开，请单击 Microsoft Query 的“文件”菜单，然后单击“打开”。如果双击 .dqy 文件，Excel 会打开，运行查询，然后将结果插入到新工作表中。如果要共享基于外部数据的 Excel 汇总或报表，可为其他用户提供一个包含外部数据区域的工作簿，也可以创建一个模板。通过使用模板，可以保存汇总或报表，而不必保存外部数据，这样可减小文件大小。在用户打开报表模板时会检索外部数据。返回页首 返回页首在 Excel 中处理数据使用“查询向导”或 Microsoft Query 创建查询以后，可以将数据返回到 Excel 工作表。之后，数据会变为外部数据区域或数据透视表，您可以对其进行格式设置和刷新。为检索到的数据设置格式 在 Excel 中，可以使用各种工具（如图表或自动分类汇总）来呈现并汇总 Microsoft Query 检索到的数据。您可以设置数据格式，并且在刷新外部数据时会保留您的格式。您可以使用自己的列标签来替代字段名称，并自动添加行号。Excel 可以自动为您在区域末尾键入的新数据设置格式以与前面的行匹配。Excel 还可以自动复制在前面的行中重复的公式并将它们扩展到其他行。 注释 为了扩展到区域中的新行，格式和公式必须在前面五行中的至少三行中显示。您可以随时启用（或再次禁用）此选项： 单击“Office 按钮”按钮图像 ，单击“Excel 选项”，然后