云翔国际酒店财务部工作手册.doc

云翔国际酒店酒店财务部工作手册2012、9云翔国际酒店酒店财务部工作手册第一节 财务部概述及组织机构一、 概述财务部是酒店总经理对整个酒店经营管理工作的参谋和管理的职能机构。负责酒店资金的总核算，监督和指导业务部门进行资金运作和管理，根据酒店经营状况，编制整个酒店的年度财务预算，结合本酒店经营活动的具体实际情况，制定本酒店财务部工作岗位职责。第二节 财务部岗位职责一、 财务部经理岗位名称：财务部经理直接上级：总经理具体职责：1. 在总经理的直接领导下，贯彻酒店各项经营方针和规章制度与领导决策，全面负责财务部的工作；2. 结合酒店的实际情况，拟订会计核算方法，全面规范并组织全酒店的经济核算工作，建立收入、成本费用、固定资产和利润的核算，保证财务报告的真实性和完整性；3. 加强财务管理，负责编制和执行年度财务预算，合理使用资金协调财务部与其他各部门的工作关系，督导财务预算的实施，为实现酒店经营目标而努力；4. 负责总分类帐的设置，督导检查各种财务报告的及时性、正确性，按时向总经理呈报会计报表；5. 定期检查分析酒店的财务状况、经营成果，使成本、现金流量等都在有效的控制下运作，及时向总经理汇报；6. 根据有关会计法规和酒店财务制度对会计人员岗位职责、量化标准，检查、指导属下人员的工作，并进行严格考核；7. 审核属下会计人员编制的原始凭证和记帐凭证，使日常的营业收入等业务既严密又有条理地进行，为会计核算提供准确、可靠的基础资料；8. 定期或不定期的检查仓库管理工作，检查固定资产和各种物品物料的使用、控制与管理情况；9. 负责组织和安排盘点工作，确保帐帐、帐实相符；10. 检查督导各营业部门收银管理工作，确保资金安全；11. 负责本部门员工业务培训、思想教育，加强员工酒店意识，不断提高员工综合素质；12. 负责监督会计档案的管理工作，督促本部门员工完整地保管企业的帐册、报表、凭证和原始单据等，做到存档有记录，调档有手续，做好经济资料的保密工作；13. 负责本部辖区的消防、治安、卫生等管理工作；14. 根据总经理指示督促本部人员完成上级下达的各项任务。二、 会计岗位名称：会计直接上级：财务部经理具体职责：1. 对财务部经理负责，按时按质按量完成各种数据、资料、报表的查询，统计等工作；2. 负责每日酒店各部门收入与费用、营业外收支的帐务处理及登帐工作；3. 负责应收帐款、其他应收款、应付帐款、其它应付款及酒店的各项往来帐户的核算和登帐工作；4. 负责各部门应交税金及其他各类应交款的核算；5. 负责酒店待摊费用的分摊及预提费用预提的核算；6. 负责所有凭证的科目汇总，并登记各部门总帐；7. 在总帐科目余额试算平衡的基础上，负责各部门资产负债表、损益表费用明细表等会计报表的编制输出工作；8. 负责月末编制应收帐款明细表，定期报告应收帐项余额，并对应收帐项进行帐龄分析；9. 负责审核与成本有关的各种原始单据、票证，并据以登记明细帐；10.负责监盘仓库物料用品，确保帐帐、帐实相符；11.负责月底与各仓库明细帐的核对工作；12.负责定期参加各营业部门的盘点，督导各部门的盘点工作，解决盘点工作的实际困难及盘点后的帐务处理；13.负责计提各营业部门固定资产折旧及低值易耗品的分摊核算工作；14.月底正确编制各部门的成本收、发、存及成本分析等报表；15.对于在实际工作中发现的问题及时向上级汇报；16.完成及协助其它财务人员完成上级下达的任务。三、 核单员岗位名称：核单员直接上级：财务部经理具体职责：1. 负责审核各类营业报表，做好有关经营数据统计工作，为酒店经营管理，提供分析参考；2. 负责核查酒店各营业部门的各项收入，确保正确完整，以免漏单；3. 负责审核核对各班次收银员送审的帐单，原始单据，收款报表及和手工报表与电脑报表数字是否一致，正确无误；4. 负责发票、帐单及各种票据的管理监控工作；5. 审核发票、帐单的连续性与合法性，对发票、帐单的存根与财务联不定期进行抽查核对；6. 负责编制收银员收入明细表等，并与出纳的营业收入余额相核对；7. 每日负责编制各收银点“全天帐单列表”，以便核、查、对；8. 负责发现和收集工作及酒店管理、经营中的错漏，并作出详细的审计报告上报总经理及相关人员，以便落实、整改；9. 督导收银员的业务水平，品德修养，定期或不定期对收银员周转金进行抽查；10. 完成及协助其它财务人员完成上级下达的任务。四、 出纳岗位名称：出纳直接上级：财务部经理具体职责：1. 对财务部经理负责；2. 负责现金收入管理、检查和清点每日各营业点所交现金、填制现金缴款单，及时送存银行；3. 负责签收和整理各种支票、信用卡等，填制进帐单，及时送存银行办理结算转帐；4. 凭总经理审批后的付款凭证并加以复核确认后，办理酒店各种付款结算业务；5. 将归类整理好的原始单据（收入、支出），按照业务发生的顺序，序日序时逐笔登记现金明细日记帐和银行存款明细日记帐，并将原始单据编号后转交给核算会计，做到日清月结，帐款相符；6. 每日根据营业收入情况如实编制“出纳收入日报表”，根据各收银点及收银员的交款情况编制；7. 负责对各种币别的现金，银行存款的对帐工作。接收、清理银行送回的各种回单。整理支票存根，单据不得遗失；8. 严格执行现金清查盘点制度，每日核对库存现金，不得坐支，确保现金的安全；9. 妥善保管印章和空白支票，并做好领用序时登记工作；10. 负责对银行上门收款的监点工作；11. 负责员工的工资发放工作；12. 负责相关税务部门的申报及负责交纳税款；13. 负责发票、收款收据及其它票证的购买、登记；14. 完成及协助其他财务人员完成上级下达的任务。五、 前厅收银员岗位名称：前厅收银员直接上级：出纳具体职责：1. 对财务部出纳负责；2. 做好每日上下班的交接班工作；3. 注意自身的仪容仪表符合酒店的规定要求；4. 以最佳的精神面貌投入工作，耐心、热情、准确、快捷的为客人服务，给客人在最后离店时留下一个好印象；5. 迅速回答客人的问题，并主动为客人找出解决问题的答案；6. 按程序接收接待处转来的客人入住资料，做到交接手续齐全；7. 负责签收餐厅及其它部门送来的消费单据及时入帐；8. 负责收齐客人住店期间的一切费用，保证客人在酒店的任何消费都在离店前付清；9. 按酒店规定的收费标准向客人收取费用；10. 快速准确地为客人办理结帐；11. 严格执行现金、支票、信用卡及外币兑换结算程序，保证酒店的利益免受损失；12. 收银员在收付款时，做到计价准，找数准，收款快捷，唱收唱付，以防争执，承担因收错款而造成的一切后果；13. 负责整理营业单据及营业款项，检查、核对每天收到的现款、票据是否与帐单一致，保证营业款项的收付正确，做到试算平衡，编制营业日报表；14. 积极与客人沟通，了解客人需求，征求收集客人意见，并上报上级；15. 严格按照当班的工作内容进行工作；16. 拒绝受理违反酒店制度规定的房价、折扣等，抵制并揭发酒店内部舞弊；17. 按时完成上级交给的其他事项。六、仓库保管员岗位名称：仓库保管员直接上级：财务部具体职责：1. 负责仓库物资的验收、保管、存放以及领发，并做好物品物料的跟踪管理工作；2. 认真执行验收制度，对进库物品及直接领用物资的数量和质量进行细致检查和审核；拒绝验收不符合质量标准的入库物资。3. 严格执行领发料制度，按有关制度规定办事，掌握仓库物品的存放量，存放位置是否有条理，拒绝不按制度手续办理的领料；4. 认真填写货品标记卡，做到一物一卡并把货品卡挂放在显眼的位置；5. 负责仓库物资明细帐的上帐，下帐，做到仓库帐与实物财务帐一致；6. 每月配合财务部对仓库物资进行定期盘点，盘点前，负责将本月入库和发出的物品数量全部入帐，做好盘点前的准备工作；7. 根据仓库的环境，存货物资应按照“先进先出”的原则，防止破损、虫蛀、霉烂、变质、过期，保证库存物资的完好无损；8. 负责合理堆叠物资，避免因物资堆叠不合理造成危险和损失；9. 定期或不定期提供仓库物品数量的变动情况，协助做好物资储备工作，力求做到不积压资金而又使物资供应不脱节；10. 负责对仓库持有的入库单、领料单等其他单据，帐册，适时装订成册，存档，备查；11. 负责上下班前后对仓库的门、窗、电源等进行安全检查，发现隐患，及时处理，保证库房和物资的安全；12. 不折不扣执行酒店各项规章制度，按时上下班，工作时不擅离职守；13. 负责所属仓库的消防、安全、卫生管理工作；14. 完成及协助其他部门完成上级下达的任务。第三节部门运行工作流程及操作规程工作流程一、核单员工作流程1. 每日审核各收银点、各班次送审的帐单及原始单据是否准确无误；2. 客房房租收入审计：核对酒店实际出租率是否正确，销售价格是否符合规定，真实、准确、复核前厅结帐与实开发票的审查，审核各种签单、挂帐、信用卡、现金的收入情况，审核各营业点消费的优惠折扣以及未离店客人的应收款；3. 餐饮收入审计：核对帐单、点菜单、发票是否连续，单据的作废、打折以及电脑流水号的连续性是否正确，符合标准；复核食品、酒水、香烟、服务费、其它收费项目是否正确；4. 其它收入的审计：包括电话费收入、商务中心收入、洗衣收入、客房酒吧收入等，按相应的标准审核；5. 经过审核无误后编制“营业收入日报表”，并在各班次收银点缴款单上盖章确认，以示正确无误；6. 发现问题做好稽核记录，及时上报。二、前台收银工作流程岗位提示：收银员在工作开始前先在电脑上输入工号和密码，再选择进入班次，收银员必须保管好自己的用户编号和密码，并定期更换密码，防止密码泄密，若暂不操作电脑时，必须执行屏保功能退出系统。早、中班收银工作流程：1. 按时打卡上班，阅签交接本；2. 清点备用金与其它款项；3. 整理岗位卫生，保证工作台干净、整洁；4. 中午11：30打印“本日应离而未离店客人报表”，办理客人续住工作；5. 随时注意客户的消费情况，以便控制逃单、漏单等情况；6. 如有团队离店，查看下发的会议指示单的结帐要求，做到结帐时心中有数；7. 为客人办理住店、押金收取、离店、结算手续；8. 退房工作基本完成，并按照现金结算收入、现金结算支出、支票结算、信用卡结算、挂帐结算等进行分类、汇总、整理；9. 前台收银将当天离店客人IC卡登记在交接本上，与前台接待做好交接；10. 负责与前台接待核对当日退房的房号，如有房间钥匙没有收回应作交班记录，避免出现核对错误；11. 根据楼层送下的酒水单和物品损坏赔偿表，查询旧帐单核对已退房客人用的酒水是否收费；如客人在房间有损坏情况，须经客人及楼层领班人员签字确认后再输入电脑；12. 客人入住支付押金时，开出一式三联预收房租收据单，一联交客人，一联交财务，一联留作收银存根。开出预收房租收据单后，应立即将预收房租收据单号码、金额输入对应房间；13. 定时核对预收房租凭证与输入电脑中的金额是否一致；14. 前台接待处送住客资料到收银处由当班收银员负责签收；15. 客人寄存贵重物品及现金则由客人封包签字，检查封包的完整性并签收，开具寄存证明，注明客人取回时间，将封包存入保险柜，并记录在交班本上；16. 当班时，如出现资料外借，而未能及时收回的，一定要做好交班知会其他收银员及时收回；17. 负责交班的收银员必须在下班前将当班所收现金、支票、信用卡等点清与电脑核对，特殊情况需作文字交班。18. 对各部门转来的房帐，核对无误后即时输入电脑，若出现费用超过预收款，则请客人补交预付金；19. 将帐单等单据、报表捆扎好，放于指定的地方，填制缴款单，点清票款，按规定投币；夜班收银工作流程1. 检查前台接待处是否及时输入深夜入住客人资料，保证夜间过帐及时、全部；2. 核对新入住的住客资料是否与资料袋上的房号对应，对照电脑，检查有无出现漏输信用卡的授权金额，检查信用卡是否存放在资料袋中；3. 检查前台各班帐单是否顺号，折扣房、自用房签字是否符合手续；4. 过夜审前预审房租；5. 与前台接待核对房租，如发现房租不符，应立即找出原因，及时更正；6. 打印报表（当日在店宾客表，预离店宾客名单、前台收银日报表）等；7. 登记交班本，做好交班；8. 其他同早班；操作程序一、 前台操作程序散客结帐程序1. 问候客人，明确客人是否结帐退房；2. 确认客人的姓名与房号，并与客人帐户核对；3. 检查客人的入住日期，如果客人系提前退房，收银员则应通知相关部门；4. 核实延时退房是否需要加收房费。客人超过中午12时但在下午18时前退房一般按规定要求加收半天房费；如延时超过下午18时，则加收一天房费。如客人有异议，请大堂副理出面协助解决。5. 通知房务中心查房；6. 委婉地问明客人是否还有其他即时消费，如电话费、餐饮消费等；7. 将已核对过的客人分户帐及客人的帐单凭证，交客人过目，并请客人签名确认；8. 客人确认付款方式后结帐，并收回押金单，按实际消费收款退还多余押金，请客人当面点清票据；9. 收回客人的房卡和房间钥匙，问询客人是否有贵重物品寄存，并提醒客人；10. 行李员提供行李服务；11. 弄清客人是否需要预订日后的客房；12. 将已退房间的钥匙交与前台接待，并做好记录；13. 做好帐、款的统计装订，资料的存档工作，方便夜间审核。会议结帐程序1. 接到会议通知后，按会议要求进行安排结帐方式；2. 提前作好结帐准备工作，以免造成客人在前厅长时间的逗留，影响其他入住客人。3. 根据会务组要求，进行结算；4. 提前作好人员安排，必要时从财务部办公室抽调人员，参与结算；5. 如有会务组统一结算，会前须押支票，待会议结束后，准备好所有帐单，经会议主办单位审核后结算。团队结帐程序1. 将结帐团队的名称、团号通知客房服务中心，及时查房；2. 查看预订单上的付款方式，以及是否有特殊要求，做到公付、自付分开；3. 打印团队帐单，请该团陪同在团队公帐上签字，并注明他所代表的接待单位， 以便将来与接待单位结算；4. 为有帐目的该团客人打印帐单收款；5. 团队结帐时应注意：1） 一般接待团队为先付押金后入住；2） 结帐过程中，如出现帐目上的争议，及时请领班或大堂副理协助解决；3） 收银员应保证在任何情况下，不得将团队房价泄露给客人，如客人要求自付房费，原则上应按入住时协商的价格（必要时请示上级处理）。4） 团队延时离店，须经部门经理批准，否则按当日房价收取相应费用。5） 凡不允许挂帐的团队，其团队费用一律现结；6） 团队陪同无权私自将不经接待单位认可的帐目转由接待单位支付；7） 其他同散客结帐一样。签单（挂帐）操作程序1. 收银台备有酒店与协议单位确定的有效签单人名单并在消费协议上附签字模式（可为一个，也可为多人）；2. 结帐时，收银员必须仔细核对协议号和签字模式；3. 不在此协议上的该单位任何人无权签字（除酒店部门经理级以上人员担保外）；4. 熟悉该单位主要领导，消费签字后并通知该单位相关人员；VIP（贵宾）客人的结帐程序1. 前台收银根据“VIP接待单”确定客人的付费情况和VIP客人的离店时间；2. 前台收银将各种费用及时入机；3. 前台收银在客人离店之前将所有的帐务清理整齐交给大堂副理及客房经理；4. 由大堂经理或客房经理将所有的帐务亲自送到VIP房，以便客人结帐；客赔操作程序1. 前台收银接到“物品损坏赔偿表”后，检查是否有该房客签字确认，若有及时入帐；2. 结帐时按所赔金额收款，若客人坚持要求赔偿物品带走，收银应在“物品损坏赔偿表”上注明“此物品已带走”，并有部门主管签字为证；客人拒付操作程序1. 首先了解客人拒付的原因，并耐心、仔细地向客人做好解释工作；2. 如客人坚持拒付，则收银将详细情况及时向上级汇报，由主管人员根据情况作出相应的处理；3. 收银对超出自己范围的问题，不要强行处理，要及时汇报或向有关领导反映；1） 信用卡结算程序1. 接受酒店规定受理的信用卡种类2. 核对信用卡1） 核对信用卡是否在本酒店的接受范围之内（根据各自的标志来识别）；2） 核对信用卡正后面是否有疑点（大小、原料、图案、颜色等）；3） 核对信用卡的起止日期是否有效、过期或未到期卡没有支付能力不予受理；3. 刷卡1） 手工刷卡a) 在“签购单据”上压印信用卡号，注意压印清晰，无颠倒，并将日期调至压卡当日；b) 准确填写“签购单据”各项目（证件号码）；c) 如需要授权，应打电话到银行申请授权，并将授权号码填写在“签购单”上；d) 客人结帐时，应将消费金额（大写）填写在“签购单”上，请客人确认并签字，将顾客联给客人；2） 使用POS机a) 按POS机使用方法进行操作；b) 根据客人入住天数预刷授权金额，打印签购单据，填写有效证件号码；c) 结帐时，按实际消费金额重新打印签购单，并请客人确认签字将顾客联连同原授权签购单一起交给客人；支票结算程序1. 接受支票1） 辨别支票的真伪；2） 检查支票是否过期，不得接收过期及超过限额的支票；3） 检查支票上的印鉴是否清楚、完整；4） 及时统计限额支票的消费，一旦超出限额，立即通知各营业点停止签单消费；5） 告知客户其消费已超出支票金额，及时补交，以免影响其消费；2. 填写支票1） 使用碳素墨水填写；2） 正确填写支票，包括日期（年、月、日）本单位名称、消费金额、用途等；3） 注意事项a) 支票结算时，应请客人出示身份证；b) 收银员应让客人在帐单上签字；c) 收银员应把客人的姓名、联系电话抄录在交接本上；d) 支票的有效期为10天（从签发日起）；杂项服务收费单操作程序1. 由财务部统一管理，登记造册；2. 领用时，应登记号码、领用地点、时间、领用人；3. 杂项服务收费单使用于代收款项目、客赔偿、加床、手续费等杂项收入；4. 随帐单及收款报表投财务部审计（核单）；5. 审计（核单）根据单号及时回销，发现问题及时追查； 现金结算程序1. 将收集齐的原始单据复核，统计总数交客人审核；2. 收回押金收据，与电脑中记录核对；3. 当客人将现金交给收银员时，收银员应唱收现金数量，并当面验收现金真伪；4. 依据客单复核钱款数无误后，收下现金并配好唱付找零；5. 在客单上盖“现金付讫”后，将客人联与找零一同给客人；6. 保存、装订好客单的其余联，以备审核、统计；住店客人押金的催收程序1. 当客人实际消费金额超出所交预付款时：1） 收银员应电话通知客人到前台补交押金，收银员在打电话时应注意语气柔和、委婉，注意表达方式，且随时注意住客的消费情况等；2） 收银员打电话之后，如客人还没有到前台补交款，收银员应再次打电话通知客人，且每次打电话时应做好相应记录；3） 如电话通知客人三次，但客人仍未到前台补交押金，收银员应及时将此情况通知前厅主管，必要时可请示房务部经理解决；检查帐夹的操作程序1. 收银员应负责检查帐夹，检查帐夹时，应注意：a) 应将费用单逐笔与电脑中核对；b) 检查登记单的房价是否符合有关规定，如会员价是否已刷会员卡簿；c) 检查接待指示单所填写的内容是否完整，是否有接待员的签字；d) 检查帐夹中是否有费用漏入机；e) 检查帐夹中帐单是否符合规定；2. 检查帐夹完以后，应将相应的情况做好记录并及时处理；宾客预收房租收据单遗失程序1. 客人在退房时，凭预收房租收据退款，如无预收房租收据单，一般不能退款；2. 如预收房租收据单遗失，应按以下几方面来操作：a) 首先要确认，客人是否为该房间住客；b) 收银员应询问客人所交的押金金额与电脑中的金额核对；c) 收银员应开出“遗失预收房租收据证明单”，并让客人签字；d) 收银员应将“遗失预收房租收据证明单”的签字与“预收房租收据单”存根联签字相核对；e) 经收银领班审核无误后，再将预收房租退还给客人；收银员交接班程序1. 交接班时，应点清周转金，查看所交现金是否与交接本上的金额一致；2. 仔细核对保险箱的钥匙和各部门钥匙是否正确；3. 查看其他单据与交班本上登记的是否一致；4. 仔细查看交班本，如有不清楚的事宜应及时询问上一班收银；5. 交接完毕后，双方应在交班本上签字；缴款袋投入及提取控制程序1. 缴款袋投入：1） 收银员于每班下班前根据电脑打出的收银日报表、应交收款数额，按币类、币值、面额归类整理，分别把现金、支票填写在缴款单及缴款袋的规定栏内，各币类的合计数额应与袋内的总金额相等；2） 把装袋的现金、支票数额再次与收银缴款单及缴款袋相核对，三者亦相等；3） 核对无误后，把现金、支票、收银员缴款单一并装入袋内封好，并在封口中签封，将“缴款信封”投入保险箱内见证；4） 认真填写登记表；5） 当班收银员的当值时间，前厅主管或其见证人（见证人两名）检查缴款单、缴款袋是否填妥，收银员在规定的位置上签名，最后见证人其“缴款信封”及“缴款信封”投入保险箱见证登记表上，并监督收银员将缴款袋投入保险箱；2. 缴款袋提取1） 每天一上班应由核单员或其委托人（见证人两名）和出纳共同检查“缴款信封”投入保险箱见证登记表内容；2） 出纳掌握保险柜密码，核单员作为监点员见证人掌握保险柜钥匙，两人同时开启保险柜；3） “缴款信封”投入保险箱，打开保险柜后，按照见证登记表的内容逐一点收交款袋，如发现见证登记表上有投入登记，而保险柜内并无该交款袋，则立即追查原因，并同时追究投供认人和见证人责任；4） 出纳逐个拆开交款袋，倒出现金，根据缴款袋各币种的数额进行清点，核单员或其委托人在场见证，如清点的数额与缴款袋数额和收银员缴款单数额三者一致，出纳、监点员、收银员在“缴款信封”投入保险箱登记单上作收妥的签字；如果不一致，数额或多或少，出纳、监点一起签字证明，必要时需附文字说明；5） 如银行上门收款，可由银行收款员直接开封清点现金，出纳在场监清、监交，银行缴款单与各收银员缴款单合计应相等；客房（迷你吧）收入入帐程序1. 客房迷你吧收入入帐由前台收银完成；2. 收银员接到房务中心传来的酒水单签收盖章后，将相应项目输入电脑，酒水单需住客签字，方可入帐，一联返还房务中心，一联收银，一联财务部；3. 客人退房时，收银按房务中心电话知会将酒水消费项目及金额输入电脑，并记录服务员姓名及工号，待结帐后由房务部补开酒水单交收银处；免收房费押金的操作程序1. 根据酒店规定所有住店客人一律要预交押金；2. 如遇特殊情况，需由部门经理级以上人员同意才能免收押金；3. 担保人应在登记单上注明原因及签字，对于手续不全的单据，收银员有权拒收；4. 如遇被担保人要求换房时，除被担保人需在“换房单”上签名外，担保人也需在该单上签名；5. 收银员须随时注意免收押金客户的消费情况，必要时即时通知担保人，以便采取必要的措施；6. 客人结清帐款离店后，收银员须知会担保人；三、其他程序应收帐款的结帐程序1. 收银点根据挂帐协议，将帐务作相应处理；2. 如是挂至后台的帐务，后台则需核对挂帐是否有效、真实，整理归档；3. 财务部根据收银报告及时催收；4. 收到帐款时，将款交与出纳，并在电脑中将挂帐埋尾为相应方式；5. 月终根据收款情况，报出应收帐款分析表；应付帐款付款程序1. 核对原始单据，包括申购单、收货单，付款合同或者协议、发票等各种票据，看是否正确无误；2. 然后报财务经理审核，总经理审批；3. 出纳根据审批手续齐备的原始单据付款；盘点工作程序盘点工作是酒店进行成本控制的主要手段之一，是进行成本核算的重要环节，为能准确有效地进行盘点，根据酒店财务工作相关规定，特制定以下盘点工作程序：1. 财务部负责在每次盘点前将“盘存安排表”发至各部门，各盘点部门严格按盘存安排表的时间安排好盘点人员，并在盘点之前做好准备工作。避免在盘点进程中发货、领货及部门间转物等，以保证盘点工作的顺利完成；2. 仓库的食品原材料、物料用品、低值易耗品、工程物料等物品的盘点，由财务人员以日常收货入库单、领料单、内部调拨单输入电脑后的数据为依据，在帐帐相符的前提下对实物逐一进行盘点，如有疑问及时查出原因，核对帐实相符后，财务部打出收发存汇总表，盘点双方签字认可，年终装订成册；3. 客房的客用品、印刷品、清洁剂等当期实际结存物品的盘点，由部门盘点人员负责清点物品数量，财务盘点人员监督清点并负责对所盘物资的品名、规格、数量，做好记录。盘点时按顺序逐一盘点，防止漏盘、错盘、重盘等现象发生；盘完后将原始盘点表编号并注明盘点时间及地点后交给财务部成本核算会计核对；如有异议，由财务部成本核算会议将部门盘点表汇总，制成正式盘点表交盘点部门主管对照原始盘点表审阅并签字认可，财务部将以此作帐，正式盘点表随凭证一同装订，原始盘点表单独装订备查；4. 客房部、的布草、瓷器、玻璃器皿、不锈钢用品、竹篮盘等低值易耗品盘点依据日常领料单、调拨单及月底报损单输机后的数据，除每季度由财务部门盘点外，各部门内部每月底须对以上物品自行盘点。并于次月1日前将部门盘点结果及报损报告交财务部；5. 固定资产盘点每半年进行一次，财务部成本会计与各部门二级资产管理员（部门指定专人负责、兼职）一起对各类资产的数量、规格、物品编号、摆放地点及损坏情况进行认真记录，并与原始记录核对；6. 盘点完毕后，财务成本核算会计撰写盘点报告，真实反映物品的盘盈、盘亏，于次月8日前报财务经理，由财务部经理批示后作相应部门实物帐，并作帐务处理；发票管理程序1. 将购买回的发票按类别造册登记；2. 领用时顺号发放，并标明领用时间、地点、领用人；3. 不得跳号使用，住宿发票作废时加注“作废”章，应三联齐全；4. 回销时，在发票登记本上填写使用金额、时间、地点、回销人，发票存根应保存五年；5. 发票应根据实际消费金额开出，不多开、伪开，核单员根据存根每日进行复核；6. 每日做出发票使用报告；帐单管理程序1. 由财务部统一管理；2. 发放时做好登记，包括使用地点、时间、领用人、号码；3. 发放时顺号发放，使用顺号使用，不得跳号、缺号，作废两联齐全，且标注原因，请部门经理签字；4. 审计根据日报回销，存根应保存五年；第四节财务部管理制度为加强酒店管理，规范酒店财务行为，提高经济效益，根据酒店财务通则制定本制度：一、货币管理制度1. 酒店的货币资金包括现金、银行存款和信用证存款，银行汇票存款、银行本票存款、在途货币资金、外埠存款等其他货币资金；2. 酒店对外付款一般采用转帐结算方式，如采用现金结算，应符合现金管理暂行条例及其实施细则规定；3. 酒店管理当局，必须建立健全内部牵制、控制制度；1） 现金内部控制，实行分工负责制，相互牵制，实行钱帐分离，现金收支出纳，会计核算凭证，通过会计相互监督；2） 空白银行凭证和预留印鉴要分开保管，不得一个人兼任；4. 建立健全严格的开支审核、审批制度：1） 在规定范围内使用现金（现金限额待定），所有超限额的支出，必须以支票或其它转帐结算方式进行结算，特殊情况，须总经理亲笔签字批准，方可付现；2） 所有开支必须经过授权审核人审批，报送总经理批准，实行一支笔的审批制度；5. 出纳应根据酒店制定的付款和费用核销的有关规定，认真审核每笔业务，是否办理了相应的审批手续，不符合规定的应退回；如出纳凭不符合手续的凭证付款的，由出纳负责追回，造成损失的应予赔偿；6. 出纳收取各营业点的现金，必须于当日16：00时前全部存入银行不得坐支现金和挪用现金，违者按偷窃论处；7. 出纳保险柜内，不得存放个人财物，一经发现，全部没收；8. 周转金是酒店财务部借支给酒店各营业点收款岗的专项款项，只可用于收钱找零，支付客人预收款，外币兑换等用途，不得擅自挪用和转借他任；9. 各营业点收银员在收取钱，物品等需在帐单，报表上加盖私章，以示责任；10. 出纳报帐完毕后，须在原始单据上加盖核销印章或现金付讫，转帐付讫印章 ，以示原始单据已报销；11. 收银员，出纳员在操作运作中，收取的假币及现金的短款由责任人自行全额赔付，遵循长缴短赔的原则；12. 核定库存现金，收银员周转金限额（收银周转金，实行三班交接），库存现金，周转金最高限额，一般只保留3000元（待定），严禁用不符合财务制度的凭证顶替库存现金，周转金；13. 严格执行各营业点收银员，周转金每班交接制度，认真记录好每班交接情况，严格登记；14. 酒店销售商品，提供劳务和往来结算而收到的款项，应及时入帐管理和核算，任何人不得拖延，禁止保留帐外公款，公款私存 ，严禁白条抵库；15. 实行对库存现金、周转金和银行存款经常性的检查和突击性抽查制度（每星期至少检查一次）， 并做好记录，杜绝弊端发生；16. 会计人员、收银员如因工作调整或不需周转金，必须办理相关的交接及退款手续，交接时，应有监交人在场的情况下进行，由移交人编写移交清单，经接交人核对后，必须由移交人、接交人、监交人三方签字，一式三份；17. 严禁将客人给予的小费私人占有，若客人给予小费，应将小费投入小费箱中；18. 严禁采购物品及办理其它业务索要回扣（包括礼品），若供应商、客户执意要给予回扣（包括礼品），应如数交公；若私自占有，按贪污论处；19. 严禁私卖不属于酒店的商品及物品、物料，一经发现有此情况，追究当事人及部门经理的责任，并按所持商品或物品物料价格的十倍罚款；二借支款项规定1 借款包括采购借款、工程借款及业务借款；2 酒店各部门凡因零星采购、修理，因公出差等需用款项（包括现金、支票），由用款人填制借支单，详细说明用途及需借款金额，经部门经理审批，并按借款审批权限，逐级送审；3 按规定程序办理借款，原借款单一律存放在财务，会计凭单入帐，借款人须在借款事由完成三天内或一周内（待定），办理报销冲抵手续，还款或报销抵帐时，财务将借款单返还借款人，逾期未办理的，在本人当月工资中扣除，直到扣完为止；4. 借款人第一次借款尚未报销，原则上不予办理再借；5. 一律不准私人借用公款；6. 超越审批权限的借款，出纳有权拒付，倘若出现越权的借款，出纳要承担全部责任；三、发票管理规定为了加强发票的管理，杜绝违规现象的发生，安全保管和正确使用发票，制定如下规定：发票的使用1 各经营部门只要经济活动已经发生，收银员已经收取款项，才能提供税务发票，没有发生经营活动，原则上不能对外提供发票；2 对于发生经营活动要求多开发票，收银员应先请示部门经理，同意后方可办理，并规定如下：a) 客房部：住宿客人要求多开发票，原则上不多开，特殊情况（金额较小不超过1000元），由部门经理签字，按15%代扣税金；b) 没有消费，客人要求虚开不应给予，特殊情况须总经理签字批准，并到财务部办理；发票的领用1. 发票内部领用由收银领班统一领用保管，营业点收银员到收银领班处领用和注销；2. 收银领班根据所需发票的领用数额，到财务部核单员处领取和注销；发票的保管1. 发票存根联由收银领班集中统一交由财务部核单员；2. 不能缺页；3. 开票错误必须连同存根联一起，三联同时作废，并注明“填错作废”；4. 不得拆本使用发票；四、收银业务周转金管理规定1. 收银业务周转金的发放：财务部经理根据业务需要拟定收银业务周转金数额（ ），经总经理审批后，由财务部发放，并挂前厅收银处往来；2. 收银业务周转金的使用：收银业务周转金是酒店财务部借支给酒店各营业点收款岗的专项款项，只可用于收款找零、支付预收款、等用途，不得擅自挪用，如有紧急情况需用于其他用途，须经财务部经理、总经理审批；3. 收银业务周转金的内部控制：由财务部和各使用部门共同控制；a) 各营业点收款岗的业务周转金，日常管理由各使用部门收款员负责，并报财务部备案；b) 各收银点收银员需建立业务周转金每班交接制度，设立交接登记簿，记录每班交接情况；c) 各部门指定专人须定期检查核对本营业点业务周转金，每星期至少检查一次，并做好检查记录；d) 财务部指定专人负责检查各营业点周转金，可采用定期或不定期的方式检查，每月至少检查四次，月末须将检查情况向财务部经理汇报；4. 业务备用金的交回：a) 如因业务量减少而减少的周转金，须经财务部经理核准后，应立即通知各收银点将多余的款项及时交回财务部；b) 如因业务调整或不需周转金，收银员应及时办理相关的交接手续（需2名监交人在场）；五、收银管理规定1. 严格遵守酒店的规章制度和员工手册；2. 严格遵守酒店的财务管理制度；3. 严格按规定的收银、投币程序进行操作；4. 严格遵守保险室的管理规定；5. 严格按规定发放钥匙，并作好相应的记录；6. 严禁私自挪用周转金或将周转金借给他人；7. 快速、准确地为客人提供结帐服务；8. 认真做好每一班的交接记录，并做好相关的信息传递；9. 严格按实际消费开具发票，不得多开、虚开发票，不得将空白发票联撕给客人；10. 负责填制有关报表，整理营业单据，以便稽核；11. 对于超出自身职权的事情，应及时向主管汇报，不得擅自处理；12. 对本班未能完成的工作应清楚地交于下一班完成；13. 未经许可，不得私自换班、改班；14. 对假币及现金短款，由责任人自行全额赔付，遵循长缴短赔的原则，不得长吞短缺；15. 严格按规定使用公共设备设施，按正常程序操作电脑，积极参加培训，提高自身素质及专业技能；16. 未经许可，不得将与工作无关的书籍和包裹带入工作岗位；17. 按时参加财务部及所在部门例会；18. 尊重上级，服从分配，按时完成上级安排的其他工作；六、应收帐款管理制度1. 应收款项是指酒店在生产经营过程中形成的各种应收和预付款，包括应收票据，应收帐款，预付帐款和其它应收款等；2. 酒店一般采用现金结算方式，避免应收款的发生，如遇特殊情况需赊销的，应严格按照酒店审批程序和权限，并根据购贷方信用确定其赊销的限额和期限；3. 酒店在生产经营过程中形成的各种应收款，应积极催收，贯彻谁经办、谁追款，谁审批、谁负责的原则，保证应收款项顺利收回，做好资金回笼；4. 未经批准擅自给客户赊销造成损失的，追究责任人责任；5. 担保挂帐，只有部门经理以上的人员才能担保挂帐，担保人应在单据上亲笔签字，方可生效；6. 担保人对自己担保的挂帐应在一个月内由其本人负责催收结清，财务人员予以配合；7. 收银员根据挂帐协议，将帐务作相应处理，及时催收，收到帐款时，将帐款及时交于财务，不得坐支和挪用；七、固定资产管理制度1. 酒店购置固定资产必须全部纳入内部核算和管理，并将其实物和价值分开管理，购置固定资产的原始凭证及其有关的合同由财务部保管（合同的正式文本酒店应至少有两份，行政办一份，财务部一份）。对实物的管理应建立固定资产卡片，卡片详细列明固定资产的名称、单价、预计使用年限、折旧率等，并定期与财务核对，做到帐物相符，帐卡相符；2. 固定资产实行分级归口管理制度，分级是按照固定资产的使用地点，由酒店内部各部门或各人管理，归口是指按照固定资产的用途进行管理，各部门设备归各部门管理，各部门对使用及分管的固定资产的用途进行管理，各部门设备归各部门管理，各部门对使用及分管的固定资产负责，确保其安全、完整，加强保养和维护，充分发挥其效用；3. 已购置的固定资产，因使用部门内部调拨，应由调出部门填制“固定资产交接单”，经调拨双方确认，一式三份，一份交财务办理财产转移手续，一份连同固定资产卡片交调入使用部门造册入帐，另一份作为调出部门注销在册的固定资产及日后查对；4. 因个人责任造成固定资产毁损、丢失的，应根据情节的轻重追究管理部门，使用部门以及责任人的责任，并给予相应的处罚；5. 对于酒店固定资产单位价值较高，使用时间较长的设施设备，应由工程部指派专人保管，进行日常维护，保管人员工作变动时要办理相应的交接手续；6. 使用部门因营业或工作需要，需购置新添固定资产应书面提出购置申请并填写“固定资产申请表”，填报新增固定资产的名称、规格、数量、价值呈总经理审批；7. 已购置的固定资产因闲置需转让，应将转让固定资产处理报告连同转让金交财务部，而财务部根据有效审批报告注销在册的固定资产，并作相关的帐务处理；8. 定期或不定期的对固定资产进行清查盘点，并将盘点情况表报送有关部门，对固定资产盘盈、盘亏及毁损、转让和报废的处理，由固定资产归口、管理部门或责任人填写固定资产基本情况及其有关说明送财务部、工程部批示处理意见后报总经理批准实施；八、会计档案的管理制度1. 建立健全财务档案保管管理制度；2. 酒店每年形成的会计档案，应由财务部按照归档要求装订成册，并编写时间和编号；3. 会计档案应为本酒店财务工作提供便利，外单位借用时须经财务负责人同意和总经理批准，原则上不得借出，如有特殊情况，经批准并办理借用手续后方可借出，且不得拆散原卷册，并应限期归还；4. 会计档案必须进行严格的管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严禁损毁、散失和泄密；九、仓库物资管理制度1. 酒店所有物资应按类别分别管理；2. 仓管员必须严格遵守自己的工作职责，保管好所有物资，并登记物资明细帐，做好进仓物资的验收及出库物资的发货；3. 对所有物品帐卡都需设置“最高存量、最低存量”，以利于库存物资的存量管理；4. 所有仓库物资需经财务部、使用部门、采购员三方同时在场验收后方可入库；5. 验收过程中，若发现质量要求及规格、数量等与“申购单”上的要求，不符的物资，拒绝进仓，并及时向采购部经理报告；6. 任何一种物资出仓须凭申领部门经理、采购部门经理签字的“申领单”方可发货，一并开出“领料单”，领货人必须在领料单上签字；7. 存货物资要贯彻执行“先进先出”定期每月翻堆的仓库管理规定；8. 要节约仓容，合理使用仓容，根据物资的类别、特点分堆存放；9. 仓库保管员对仓库所储存的物资，必须按固定堆存存储，并在物资所在的货位上设“货品卡”凡出入仓物资，应予当天在货品卡上登记并结出存货数，以便与物资明细帐相核对；10. 存仓的物资必须做到物卡相符、帐卡相符、帐帐相符，每月末仓管员应根据物资明细帐记录的收付发生额和余额数字，编制“收、发、存盘存报告表”报送财务部；11. 仓管员对所保管的物资应经常检查，对滞存在仓库时间较长的物资，要主动向部门经理反映滞存情况，对仓库物资，发现霉变、破损或超保质期的，应及时向上级报告，以便采购部及时调换；12. 建立健全仓库盘存制度，每月盘点一次，盘点前仓管员应将本月入库和发出的物品数量全部入帐，做好盘点前的准备工作；13. 除按酒店规定办理货物出仓手续外，任何人不得私拿仓库物品离开仓库，违者按偷窃处罚；14. 仓库对任何部门均应按正式出仓手续方可发货，严禁先出货后补办手续的做法，严禁用白条作为出库凭证抵作库存，发现白条抵库，一律由仓管员负责，特殊情况，须总经理签字批准；15. 保证仓库物资安全，仓库发货必须在仓库办公地方发货（门口），不得在仓库内发货；16. 对于盘盈、盘亏及毁损的存货，应查明原因，分别情况进行处理，如属责任事故，追究过失人的责任；17. 仓库物资在发货地点由领货人点验离开后发生的短缺，由收货方自负，仓库不负补偿责任；18. 库房要做到三无（无鼠、无蚊、无蟑螂），地面要干净，无积水，无垃圾，货架上的物品要摆放整齐，无浮土、灰尘；19. 商品入库时，厂家及供应商附送的赠品，应及时入库入帐，不得私人占有；20. 凡仓库包装废旧物资变卖时需有证明人在场，变卖款项应及时上缴财务入帐；21. 财务部有权对领用的物品物料进行追踪检查，各部门不得隐瞒拒绝检查。十、仓库安全管理制度1. 仓库为商品和物资保管重地，除仓管员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经批准不得进入仓库；2. 因业务、工作需要进入仓库的人员，在进入仓库时，必须先办理入仓登记手续，并要有仓管员的陪同下进行，不能独自进仓。凡进仓人员工作完毕，出仓时，应主动请仓管员检查；3. 一切进仓人员，不得携带火种、背包、手提袋等物进仓；4. 仓库范围及仓库办公地点，不准会客，其他部门职工更不准围聚闲聊，不准带亲友到仓库范围参观；5. 仓库不准代私人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓；6. 任何人员，除验收时所需外，不准把仓库商品物资试用试看；7. 仓库应定期每月检查防火设施的使用实效，并接受保安部的检查监督。十一、仓库防火安全制度1 仓库内严禁吸烟、使用明火和携带火种进入仓库（设置明显的告示牌）；2 仓库门口及通道不得堆放任何杂物，要保持通道畅通，周围不得堆入易燃易爆物品；3 根据货物的不同性质分类、分库存放。易燃易爆物品单独设库存放，不得同其他库房混用；4 库内物品要码放整齐，不得过高、过宽，物资须距电线、灯泡50厘米以上，灯泡不超过60瓦，严禁乱拉临时电线；5 仓库保管员要熟悉各种消防器材性能、使用方法、器材摆放位置及有效期；6 如发现火情立即扑救，及时报有关领导及保安部，并保护好现场，协助查清起火原因；7 爱护消防器材，保持灭火器清洁，禁止随意挪动、遮挡消防器材；8 仓库员离开库房时必须进行防火安全检查，确无隐患，切断电源，锁好门窗方可离开。一、借支单1 借支单：一式一