如何做好办公室秘书工作.doc

如何做好办公室秘书工作 在竞争激烈的社会中如何做好秘书工作对于涉世未深的我来说只能通过两年的办公室经验和阅读的有关书籍以及对领导工作经验的学习做出简单的归纳旨在表明自身的认识以求进步 一、能力是基础： 秘书工作是一个施展综合才能的舞台我们寒窗苦读来的知识我们的应变能力我们的决断力我们的适应力以及我们的协调能力将在这样的一个舞台上得以展示所以我认为综合能力的具备是做好秘书工作的基础 1、作为办公室文秘人员必须具备“专与广”的知识 秘书工作没有盲区只要领导工作有可能涉及的领域秘书就不能说“不”比如作为一名分管工业经济的政府领导的秘书首先要具备作为秘书的一些基本素质如语言文字表达能力、文电处理能力、会务接待能力等其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方的相关政策法规、本地区经济运行状况等方面的知识不能说出话来、写出文稿来处处是“雷区”、句句是“外行话”再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解因此秘书必须是多面手不仅要对其他相关方面的知识有所了解而且要做到广只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作 2、具备良好的人际关系和协调能力 秘书每天都要和上司、同事、来宾、部门等接触和打交道因此必须乐业敬群以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系从这个意义上说秘书应当是一位出色的公关人员 特别是和领导的相处中更应该处理好自己和领导的关系理顺与领导的关系尊重而不奉承吹捧主动而不越位脱轨服从而不盲从附和秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽有调度、协调、综合加工的作用同时由于秘书往往跟领导走得很近不仅在许多方面直接参与领导决策而且还掌握着包括领导个人隐私的一些鲜为人知的秘密所以秘书在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸对什么该说什么不该说必须心中有数不能为了哗众取宠、一时兴趣而口无遮拦否则不仅会泄露一些工作秘密而且还可能损害领导者的形象于工作、于己都不利有人说秘书是领导的一面镜子不可避免要打上领导的烙印在旁观者眼里秘书的言行举止折映出领导的为人风格因此秘书谨言慎行时刻牢记自己的一言一行不是个人行为若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利就会不仅害了自己误了工作帮了倒忙也败坏了领导的名声甚至会带来严重后果组织安排我们为领导服务是信任也是考验因此要经得住考验纯净自己的心灵端正自己的人生观 另外综合协调职能是秘书工作的重要内容要注重协调的方式与方法根据对上对下对内对外的不同对象把握好协调艺术以提高协调的实效要及时化解疏导工作中的矛盾形成工作合力要讲政治顾大局多沟通常联系勤思考把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来在协调中实现服务质量的进一步提高 3、要能未雨绸缪具有开拓创新精神能创造性的开展工作 “成功垂青于有准备的人”秘书工作的从属性决定了它的被动性但被动性不等于被动应付作为秘书一方面要努力树立参谋助手意识想领导之所想谋领导之所谋切实增强工作的主动性即未雨绸缪;另外要自觉围绕领导意图站在全局的高度思考问题找准上级精神与本单位工作的结合点和切入点换位超前思考不断提高自己的认识水平政策水平和工作能力做到前与后的协调统一就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成留有一定的提前量 一个秘书要有清醒的政治头脑在重大原则和大是大非面前不能糊涂不能人云亦云更不能见风使舵左右摇摆随随便便发表议论做秘书要打牢基础端正根本“本立而道生”要通过党性锻炼来加强自身修养坚定政治信念牢固树立起正确的世界观人生观价值观在关键时刻能审时度势看清方向把握住自己这是做秘书必备的首要素质 二、态度是保障 在工作中不管做任何事我们都应该将心态回归到零把自己放空抱着学习的态度将每一次工作都视为新的开始一段新的体验一扇成功的机会之门如果视工作如鸡肋食之无味弃之可惜做得心不甘情不愿于公于私都没有裨益所以我们对待工作的良好态度就是我们能够好好工作的保障工作态度是衡量一个工作人员是否敬业的重要标准假如一个工作人员连基本的工作态度热爱本职工作、积极主动、有责任心、干事不拖拉都没有的话他又如何能对本职工作尽职尽责呢? 古人云“大山之高非一石也累卑然后高”没有任何事一蹴而就没有任何人一举成名也没有人只耕耘无收获要把握好心态、端正好态度要随时保持“天生我材必有用”的信念也许在普通岗位但不能自卑即使身居要职也无须自傲我工作我快乐只要脚踏实地把自己的工作做到位持之以恒永不松懈你就会发现自己的心胸越来越宽广不论做什么事始终保持快乐的心态以一种快乐的心态去工作把工作快乐化让自己每天以崭新的眼光积极的心态去对待属于自己或来之不易的一份工作热爱自己的工作从平凡的工作中感受到它的不平凡之处充分享受工作后的快乐工作是物质的基础快乐是精神的享受 在秘书这个职位上大多是一些琐碎重复的工作因而秘书在工作中可能会遇到与上司沟通不好、上司给的某份工作感觉吃力、对琐碎重复的工作感到怨烦等方面的挫折古曰“天降大任于斯人也必先苦其心志劳其筋骨饿其体肤空乏其身行拂乱其所为增益其所不能”遇到挫折时应进行冷静分析从客观、主观、目标、环境、条件等方面找出受挫的原因采取有效的补救措施树立一个辩证的挫折观经常保持自信和乐观的态度要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟正是失败本身才最终造就了成功学会自我宽慰能容忍挫折要心怀坦荡情绪乐观发奋图强善于化压力为动力改变内心的压抑状态以求身心的轻松从而让目光面向未来同时让而不争勤而不怨尽心政务是秘书的本份秘书熬夜守更伤神累心是家常便饭平时应高标准严要求早来一点晚走一步多干一点干好一点工作不推三挡四拈轻怕重但凡定下来的事就要立说立行说到做到不能虎头蛇尾半途而废特别是接人待物办文办会处理公务要精益求精慎重周详抓纲举目不出纰漏要牢固树立爱岗敬业无私奉献精神恪尽职守兢兢业业全身心投入到工作中去 在处理事情的过程中要“想得到”“做得细”“抓得实”办公室工作无小事是对办公室性质特别、职能重要而言当我们面对大量繁杂的事务立足于抓大事是明智的但是对于一些小事也不能不顾及要想得到抓了西爪也要想到抓芝麻什么都不能遗漏对办公室工作讲小事办好了就是小事小事办不好就会影响全局贻误工作就是大事机关工作无小事办公室工作更是无小事因此我们在工作中要细心细致要从细小的事抓起对任何一件经办的工作都要严谨细致来不得半点敷衍和虚假在每个时期面对每一件大小事情都要时时刻刻事事处处坚持认真再认真细致再细致的原则每一句话每一个电话每一件小事都要据实情讲实话创实效不能够图虚名舍小而求大要树立实事求是干工作的念头实事求是反映大小情况包括听取基层意见听取群众看法向领导反映情况等都要全面无论工作的大还是小要一步一个脚印不能做表面文章 一个人的工作是他人生态度的表现一生的职业就是我们志向的展示理想的所在所以了解一个人的工作态度从某种程度上就是了解了那个人因此美国前教育部长著名教育家威廉贝内特说“工作就是我们要用生命去做的事”所以我们一定要调整好心态把工作当成一种生活方式因为它不仅仅是赚钱的手段也是人生积累经验的重要组成部分是生命的舞台是施展才能的纽带其中的快乐与困苦是茫茫大海中的自然起伏而生命的价值就是在一次次跌宕起伏中实现的 单位是一条大河我们是一条小河积极努力尽职尽责做好自己的工作将工作视作最大乐趣全身心投入工作之中才会激发自己潜能为单位多做贡献单位这条大河才会波涛汹涌小河才不会干涸每个人都渴望成功然而成功从来不是一蹴而就的需要我们拼搏才会赢得而这种拼搏动力来自于我们积极进取的心态消极被动的态度是对单位不负责任对自己的未来不负责任单位和个人之间都是相辅相成的单位和个人的利益是紧紧相连的自己努力的付出单位得到了发展我们会得到丰厚的回报同时自己也获得了比物质回报更加珍贵的东西：尊重 三、热情是动力 热情是梦想飞行的必备燃料这种燃料一旦被点燃将让你的引擎在飞行期间生气勃勃地持续运转有史以来热情驱使着世界上最杰出的人士为追求“自我实现”而在他迷恋的领域里达到人类成就的巅峰同时推动社会的进步 如果你不能使自己的全部身心都投入到工作中去你无论做什么工作都可能沦为平庸之辈成功与其说是取决于人的才能不如说取决于人的热忱这个世界为那些真正具有责任感和自信心的人大开绿灯到生命终结的时候他们依然热情不减当年无论出现什么困难无论前途看起来是多么的暗淡他们总是相信能够把心目中的理想图景变成现实 如果不能使自己的全部身心都投入到工作中去那么你无论做什么工作都可能沦为平庸之辈做事马马虎虎只有在平平淡淡中了却此生如果是这样你的人生结局将和千百万的平庸之辈一样一个人缺乏热忱一定是一个无精打采的人即使所有的机会都来到身边也会稀里糊涂地把它们丧失殆尽 法国寓言家拉封丹曾说：“无论做任何事情都应遵循的原则是：追求高层次你是第一流的你应该有第一流的选择在工作中加入热情”自己的生活是个人一生唯一的创造不能抹平重建即使只有一天可活那一天也要活得优美、高贵把自己当成那个木匠想想自己的房子用自己的智慧好好建造因为墙上的铭牌上始终写着：“生活是自己创造的”对自己的工作热情的人不论工作有多少困难或需要多少的努力始终会用不急不躁的态度去进行而且一定能够出色地完成任务爱默生说过：“有史以来没有任何一件伟大的事业不是因为热情而成功的” 同样一份工作同样由你来干有热情和没有热情结果是截然不同的前者使你变得有活力工作干得有声有色创造出许多辉煌的业绩使领导对你刮目相看而后者使你变得懒散对工作冷漠处之当然就不会有什么发明创造潜在能力也无所发挥你不关心工作领导也不会关心你;你自己垂头丧气领导自然对你丧失信心成为单位里可有可无的人你也就等于取消了自己继续从事这份职业的资格 与我同龄的许多年轻人工作大多是茫然的他们每天在茫然中上班、下班到了固定的日子领回自己的薪水高兴一番或者抱怨一番之后仍然茫然地去上班、下班他们从不思索关于工作的问题：什么是工作?工作是为什么?怎样才能做好工作?可以想像这样的年轻人他们只是被动地应付工作为了谋生或薪水而工作他们不可能在工作中投入自己全部的热情和智慧他们只是在机械地完成任务而不是去创造性地、充满热情地工作 工作就是充满热情工作就是付出努力正是为了成就什么或获得什么我们才专注于什么并在那个方面付出精力从这个本质的方面说工作不是我们为了谋生才去做的事而是我们用生命做的事要做好工作就一定要培养热情工作的习惯我们只有把工作当成一种乐趣成为生活中的不可缺少的要素才不会觉得有负担才能使人的思路敏捷充满活力精力充沛紧张有序的工作环境能充分调动人身上的各种积极因素把人塑造得规范、强健、灵敏、富于理性工作充满快乐、压力、拼搏、泪水使人生变得丰富多彩工作的成果不但为社会创造了价值同时还为家庭创造了财富工作就是让人凭借热情找到自己的智慧和潜能发挥自身的才能从而获得自我价值让自己释放着内在的美和光亮 四、学习是源泉 我们所拥有的能力无论是创造力、决策力还是敏锐的洞察力决非一开始就拥有也不是一蹴而就而是在长期的工作中学习得到的作为秘书更应该不断努力的学习“充电”积极的“更新”自己的思想站在改革发展的角度看问题才能抓住全局成为一名合格称职的秘书 1、刻苦学习努力提高文字水平 秘书一般不要求有倚马万言的才气但应该有相当扎实的文字功底秘书最忌讳不学无术有为才有位在学习上不能有丝毫懈怠必须抓紧时间刻苦钻研蓄势待发学习要珍分惜秒知难而进广泛涉猎博览群书最好多联系思想和工作实际学以致用 2、秘书要有丰盈的储藏必须在学习中积累 “天才在于积累”要做一名合格的秘书必须在积累材料上下一番苦功一是思想观点的积累思想观点具有继承性借鉴别人的东西开阔自己的思维丰富自己的头脑无论是看东西还是听讲话或者闲谈只要发现好的思想观点就随时记下来日积月累就成为写材料的良师益友;二是数据的积累事实证明数据是非常有价值的材料所以要逐年积累经常分析、研究一方面从中发现有价值的信息另一方面恰当运用这些数据使写出来的材料更有说服力三是正反典型的积累典型具有多种功能先进典型如同一面旗帜给人以导向给人以激励给人以启迪给人以示范它是先进思想的凝聚影响社会各个方面感染力强反面典型如同一面镜子给人以教训给人以深思给人以财富典型材料积累多了写讲话、写报告就思如涌泉论证有力就事论理思想深邃实践证明只有通过积累才能不断丰富知识增强素质提高写作水平才能真正成为一名合格的秘书 3、深邃的思想观点是当好参谋之本做好秘书工作之魂 只有思想深邃当参谋才有灼见写东西才能精深工作才能卓有成效为此做好秘书就得不断努力的学习“充电”积极的“更新”自己的思想认识不能停留在表象上或被假象所迷惑要能透过纷繁的外在现象看到问题的本质不仅了解事物的现状还能根据事物发展趋势有所预测认识事物最重要的一点就是把看到事物诸多方面的现象联贯起来思索从整体上加以分析新的思想和观点不是“闭门造车”别出心裁更多的还是对实践中提出的问题有所提炼、概括和升华如