交接工作清单.docx

交接工作清单1、 文件、资料的跟进 （签收本、电子版都有整理记录并已更新。需存档的资料都已归档。有关于金钱方面的文件，或者需要收钱的合同等送财务递交总部。例：涉及金钱的请示文件；涉及需付款的合同，或者日常的文件。例：假单、人事资料等。）2、 文具、桶装水管理（每月制作水票并按照规定发放水票并做好领水登记，及时查看水房的桶装水数量，如数量不足时需及时电话让供应商送水。Tel：27219821。每月10日前让各部门提交文具计划并于每月15日前根据各部门的递交的文具申购计划，依据实际需要制作中心文具申购计划。待中心文具计划制作好后需附上文具申购请示递交中心领导审批，领导审批完之后将文具计划电子版发给供应商，让供应商送货。供应商联系方式：QQ:346654925。）3、 年假清单（请年假的员工，必须先进行核实，并在电子版上做好登记。年假假单必须核实并经领导签名之后递往总部行政，其他假单凡超过三天都必须递往总部行政。年假清单已整理更新）4、 花名册的整理与更新（每月待中心考勤和人事变动表做完之后，根据以上两个表格整理更新中心花名册。并将员工资料整理归档。已更新至2014年1月。）5、 日常单据的填写（根据实际需要进行日常单据的填写。）6、 入离职手续的办理（新员工入职需提交：三张小一寸彩色照片、入职体检表（或健康证）一份、本市办理的工行卡、身份证复印件。入职员工需填写：个人简历、社保承诺书、入职承诺书、公积金承诺书。须为员工办理：工卡、除行政员工外其他部门的员工都发磁卡；离职员工需填写离职审批表，领导审批之后，让员工在离职之前做好离职移交手续。）7、 每周周一准备领导开会所需资料（根据工程部、物业部提交的周报资料制作中心周报表、根据各个部门提交的每周缺编情况制作中心缺编表格（注：领导于每周一下午两点从中心出发去往总部开会，因此开会所需资料须在两点前准备好）。）8、 资料的分发（总部会定期发放 例：社保条、医保卡等资料。需及时发到员工手中并做好签收。）9、 招聘（依据工作安排，如安排有招聘工作。则需在招聘结束后的第二天把情况向领导汇报。）10、 总值值班、领导班表、部门班表、节假日值班表的编排。（每月25日之前将班表排好，节假日值班表需在每个节假日前一个星期做好之后发总部行政潘燕君。）一、文件传递、存档流程（注：每周一下午领导开会，递总部文件用信封装好后可由领导带去；每周二、四财务会送单上总部，递总部文件用信封装好后可转交财务带去；每周三总部行政例会，递总部文件用信封装好后可由行政部开会的人员带去。）1、 所有给出去的文件都要进行登记。给各部门的登记在中心部门签收本；给总部行政的文件登记在总部行政签收本；给财务的文件登记在财务文件签收本。2、 收到的文件要仔细一一核对签收本上的条目，确保没有错漏。3、 登记给总部行政的签收文件：人事资料 一般人事资料等文件都登记给总部行政，例：假单、个人简历、入职承诺书、社保承诺书、银行卡复印件、身份证复印件、体检表（健康证）、员工人事变动表、离职申请书、离职移交表、住房公积金提取申请表、住房公积金代扣申请书、不代扣住房公积金申请书等。用章申请 各部门递交上来的用章申请，需看清楚是要盖什么章。用章有中心章和公司章两种。一般在用章申请表上会写清楚。在传递文件的过程中需要注意。两种章都需要领导签字，中心章是在严总处签名之后就可以盖印的，公司章是严总签完字之后再递上总部行政由总部各领导签完字之后方能盖印。一般盖中心章的文件：商场和金润的停水停电通知、水票及各部门递交上来需盖中心章的文件。一般需盖公司章的文件：各部门递交上来的函、合同、服务协议等（合同盖章时需检查合同提供方的签名和盖章是否完整，超2页以上的合同须加盖骑缝章。需要公司支付费用的合同递总部行政，需要收费的合同递交财务盖章。登记在财务文件签收本。）请示文件 一般不涉及金钱的请示文件待中心各领导签完之后都递交给总部行政。涉及金钱的请示文件待中心领导签完之后递给财务（需递交财务的单据登记在财务文件签收本）。其他资料 中心部分协作单、客户申请表需递交总部批示。如：中心领导批示呈上级领导批示等，递交总部行政 ；如：中心领导批示按公司财务制度处理及协作单、客户申请等涉及停车位或者是金钱方面的内容则递交财务（需递交财务的单据登记在财务文件签收本）。需递交总部行政的其他资料还包括有总部行政发放下来需中心员工签收后返回总部的文件、节假日值班表、行政部填写的采购申请单、需给总部行政的进仓单、中心每月考勤表等。4、 登记给财务签收的文件：除了上述登记给总部行政中写明需要登记给财务的文件外，需给财务的文件还包括各类单据。如：费用报销单、支付证明单、报销回单、借款审批表等。5、 总部行政返回文件的处理流程。总部返回的请示、合同、协作单、客户申请等文件，需复印一份留行政部存档并将原件返回相应部门。返回部门时应做好相应的登记。6、 经营部给来的物业管理合同及其他文件的处理流程。物业管理合同在核对签收之后需复印两份，一份给物业部、一份给严总、一份留行政部存档；其他文件则需多复印一份给财务。7、 日常单据的填写（所有的单据填制好之后都需交由行政主管核查签字，核查无误之后再递交领导签字。） 支付证明单（例：复印机租赁费）支付证明单的填写：抬头（名盛广场管理服务中心行政部）、日期（填单日期）、事由（支付：需付款的项目）、价格（以实物的实际价格填报）、金额合计（金额合计的大写和小写）、经手人（填制单据人员的姓名）单据后面需用一张二次纸黏贴需报销费用的发票（如发票与所要报销的内容不一致时，以发票的内容为准，然后用铅笔在后面进行备注实际用途）。除了发票之外，如果是报销需要进仓的物品，需找仓管芝姐开据进仓单。另，若支付后面需要附请示或者合同等文件的，都必须是原件。 借款审批单、报销回单（例：工衣干洗借支）借款审批单在填写时需一式两份，中间垫上复写纸。填写内容及金额因与实际所需价格一致。工衣干洗的借支单后需附上芝姐做的工衣干洗申请表。借款审批单在签收借回的款项时需将后面一页复写纸一同签收，因为借款审批单批款之后需要填制报销回单。报销回单后面需要附上发票（下图因芝姐还未通知供应商过来领取需清洗的工衣，所以没有发票的图片） 费用报销单（例：领导每月车辆使用费报销）领导每个月都会报销车辆使用费（车辆使用费标准：严总2000元/月、杨总、梁总、青姐各1500元/月。发票都由领导自己提供）。填制内容如上图。需要注意的是经手人处填写的不是填单人的名字，而是需报销车费的领导自己的签名。其次，车辆使用费后除了需附发票之外，还需制作车辆使用明细表。另，上表的制表人也需领导自己签字。该单只需要报销车费领导自己的签字，行政主管和其他领导不需签字。二、排班1、总值排班：每月20日左右问总值经理要下月排休，依据总值的休息时间于每月25日前合理安排各部门人员进行总值。将总值班表排好后给各部门需总值的人员过目。若有不便之处，25日之前行政部可帮其进行调整，25日之后需调整的由个人负责。行政部不再负责调整工作。总值班表排好之后打印两张，一张先由总值经理核对签名，待总值签完之后递领导签名。另一张待总值经理签名之后，发给各部门需总值的人员签名。领导签完之后复印新的总值班表在总值本里夹两张，有总值的部门各给一张，四个领导每人一张，并将有总值经理和领导签字的总值表及需总值的人员核对签名的总值表存档。）2、领导排班（注：杨总双休；严总、梁总、青姐 月休六天）：每月20日前可先问青姐下月排休时间，再调节各个领导的休息。凡遇节假日最少必须有一个领导值班，值班领导可于当月其他时间补回相应值班天数的休息。每月25日前须将排表排好，排好后交杨总查看。如有需修改的地方，改好之后再让领导签名。签名之后的班表存档。另复印四张新的给各领导一张。3、节假日排班：节假日排班于每个节假日前一个星期排好。节假日值班表是各部门领班以上员工的节假日值班表，若各部门领班以上员工名单有变化，须在节假日班表中及时进行调整。节假日班表排好之后递交中心领导签字。签字之后复印一份存档。将纸板原件递交总部行政，电子版发给总部行政潘燕君。）三、入离职手续的办理1、入职手续办理：新员工入职需提交：三张小一寸彩色照片、入职体检表（或健康证）一份、本市办理的工行卡、身份证复印件。入职员工需填写：个人简历、社保承诺书、入职承诺书、公积金承诺书（注：公积金可由新入职员工自行选择购买或者不购买。如若其选择购买，则让其填写公积金代扣承诺书。保安部的基数是1310；物业部、行政部、财务部、工程部的基数都是1700。公积金的购买分为5%和12%两个比例。若员工选择购买5%，则按照基数保安部员工每月从个人工资账户上扣除65.5元，公司部分也补贴65.5元；物业、行政、财务、工程部员工则从个人工资账户扣除85元，公司部分也补贴85元。若员工选择购买12%，则按照基数保安部员工每月从个人工资账户上扣除157.2元，公司部分只补贴65.5元；物业、行政、财务、工程部员工则从个人工资账户扣除204元，公司部分只补贴85元。若员工选择不购买公积金，公司一律每人每月补贴50元。新入职员工选择购买公积金还需附上身份证复印件一份与代扣公积金承诺书装订在一起，如果员工之前有够买过公积金的还需用铅笔在承诺书上写上前购买公司的全称。）。须为员工办理：工卡。除行政员工外其他部门的员工都发磁卡；入职表格填写好之后，要让填写本人在所有需签字处按上手印。入职手续办理好之后，须将员工简历、身份证复印件、社保承诺书、入职承诺书钉在一起，并进行复印。将复印的人事资料存档，原件及本市办理的工行卡、公积金承诺书、体检表（健康证）等递交总部行政。2、离职手续办理：离职员工需提前一个月填写离职申请表，填写好离职申请表之后交部门经理及上级领导签批。待领导签批之后，没有其他异议的，员工可于离职表上的最后工作日进行工作交接。并将交接情况填写在离职移交表上。行政部收到各部门递交上来的离职审批和离职移交表后，复印一份存档，将原件递交总部行政，并做好签收记录。3、离职证明申请：离职证明的开据需要已离职员工