会计电算化在中小型企业中存在的问题及对策

会计电算化在中小型企业中存在的问题及对策以SD企业为例 （宋体，粗体，三号，居中，段前后0.5）会计电算化是会计工作的发展方向，也是促进会计工作规范化、提高企业经济效益的重要手段和有效措施。当前，很多大中型企业已经实行了会计电算化，经过工作实践，使得企业在会计核算效率等方面有了很大的提高，并在运行会计电算化的基础上，逐步向会计管理电算化和会计决策电算化发展。还有很多企业也正在试行会计电算化软件。（首行缩进两个字符，宋体，小四号，两端对齐，单倍行距，段前后0.5）一、会计电算化概念及作用（一级标题：黑体，粗体，四号，首行缩进2个字符，两端对齐，段前后0.5）（一）会计电算化的定义（二级标题：黑体，粗体，小四号，首行缩进2个字符，两端对齐，段前后0.5）1、概述（三级标题：黑体，小四号，首行缩进2个字符，两端对齐，段前后0.5）“会计电算化”是电子计算机应用于会计工作中的简称。“会计电算化”的这个“化”字体现了一个循序渐进的演变过程，即从手工化逐步过渡到电算化、从初级电算化过渡到高级电算化这样一个长期而艰巨的演变过程，准确把握这个过程应从以下两个方面进行理解。 渐进性：会计电算化的内容应包括实现如下几个转变过程：从手工会计向单一的电算化会计转变；从单项应用向综合财务处理转变； 从财务会计电算化向将财务会计和成本与管理会计有机结合后的电算化转变； 从会计管理信息系统向会计决策支持系统转变。 动态性：在会计电算化的过程中，要将会计学和计算机科学相互结合和交叉并推动会计学科的发展。因此，会计电算化是一个变化的过程、发展的过程和创新的过程。因此，不仅会计电算化的过程是变化的，而且对传统会计也不能看成是静止的。（二）会计电算化的作用在会计领域，会计电算化也得到了发展和普及。我国中小企业占全部企业数量的99% 2007年6月7日（星期四）上午10时，国务院新闻办举行新闻发布会，请国家发展改革委副主任欧新黔介绍中国中小企业发展暨亚欧会议中小企业部长级会议的有关情况。“我国中小企业已达4200万户（包括个体工商户），占企业总数的99%以上，成为我国经济、社会发展中的重要力量。”。但是实施会计电算化对中小企业有怎样的作用? 由于时间等因素的限制, 我选择了五家企业进行了调查。其中有两家没实现会计电算化,有三家实现了会计电算化。通过分别对没实现会计电算化和实现会计电算化后各单位会计工作的状况进行了调查咨询，得出具体资料见表1所示：表1 ：会计工作状况表企业名称是否实现 会计电算化软件类型实施电算化后会计工作的状况济南暖通设备有限公司否无会计信息质量低下； 工作效率低, 期末工作紧张；信息传递慢等。炜隆实业有限公司否无基本同上烟台奥佳鞋业有限公司是用友缩短工作时间；实现办公自动化；提高会计人员素质；信息处理能力提高济南趵突泉酿酒有限公司是用友信息共享程度提高；提高工作效率；促使人员安排更加完善；管理更加科学白象公司是金蝶实现了无纸办公；降低了劳动强度；提高了人员素质；提高信息利用能力；提高了经济效益通过上面的比较, 可以清楚地看出中小企业实施会计电算化是有一定意义的, 而且影响是多方面的：1、实施会计电算化是经济发展由粗放型向集约型转变的关键。推进会计电算化可使我国的经济发展由粗放型向集约型、效益型转轨，走新型工业化道路。可以改变经济发展中高消耗、低效益、粗放型的状况。我国的大多数企业普遍存在机制不活、包袱沉重、效益低下等问题。其原因当然是复杂的，不是单纯由会计的手工操作决定的。但是随着社会经济的发展，企业生产经营规模的逐渐扩大，为满足企业管理上的需要，财务部门必须及时提供短期的材料消耗、费用消耗以及资金周转等信息，从而预测短期产品成本。会计电算化可以在会计数据的存储量和处理成倍增长的情况下，能及时、准确、全面地提供这方面的数据，可以大幅度提高物资资源的利用率，提高产品附加值和劳动生产率。2、实施会计电算化是建立和完善社会主义市场经济体制搞好宏观调控的重要手段。推进会计电算化，是建立和完善我国社会主义市场经济体制，搞好宏观调控的重要手段。我国的企业由于会计信息技术手段落后，所以，企业生产、经营管理中很多信息，不能及时、准确、完整的收集、传递和综合处理，影响对企业的财务计划执行情况的检测、比较，影响对资金流动的科学分析等等，因而使企业领导不能及时进行对决策的宏观调控。会计电算化能改变上述种种不利状况，能及时、准确、完整的提供企业所需的各种会计信息，这样就能使企业的生产、经营、管理紧紧围绕市场的需求运转，可以有力地促进市场经济体制的建立与完善。二、SD企业的会计电算化应用的现状分析（一）SD企业的背景介绍SD企业是位于江苏省常熟市尚湖镇冶塘街，是一个以制造SD为主的中小工业企业。它主要有生产部、销售部、采购部、等部门组成，但企业拥有独立的会计核算机构。该企业是在2000年实现会计电算化的。在尚未使用会计电算化之前，企业在账务处理方面总是存在一些不足之处，比如，企业老板出于管理成本的考虑，要求财务人员“一个萝卜几个坑”，出纳除了办理涉及现金、银行存款的本职业务外，同时还兼保管银行存款全套印鉴、审核会计凭证等会计业务，甚至有时候偶尔也收取现金，一个人办理有关现金业务的全过程。加上财会人员素质参差不齐，会计、出纳岗位职责划分不清，缺乏监督和牵制机制，从而出现了一人身兼数职，造成了货币资金的挪用、会计资料混乱、漏等现象。在手工核算方式下会计基础工作较差, 账、证、表的格式和内容混乱, 核算方法与程序不统一、不规范。会计电算化的实现, 同手工会计核算相比在记账处理、报表计算、内部控制等方面都是有所不同的。在使用了会计电算化之后，在纷繁复杂的经济环境中，SD企业不仅节省了人力和时间，而且在无形中增强了企业的竞争力，在总体上提高了企业的经济管理水平。在会计电算化的使用过程中，不但使企业的资金流、物资流、业务流得到了标准化的管理，并且在一定程度上大大的降低了企业的产品成本，保护企业的资产不流失，从而在某些环节避免了不必要的浪费。然而在方便快捷的同时，会计电算化在运用中还是存在一定的风险的，并且是不可忽略必须加强、防范、控制的风险。在这种无纸化的操作中，会计的各种资料容易被他人任意的修改、删除，从而造成会计信息质量的失真。计算机病毒是会计电算化的另一种风险，它通过网络、电子邮件、等形式进行传播，以破坏计算机内的程序、数据、甚至破坏硬件，严重的导致企业重要信息的泄露。（二）企业实施会计电算化的现状1、软件、硬件方面硬件设备的管理方面：企业会计电算化专用硬件设备由财经科统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用，确需使用时必须经主管领导批准，并确认不影响会计电算化之正常工作，必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间等事项。会计电算化硬件设备专门用于运行账务处理系统、报表处理系统和其它会计事务处理软件。任何人不得用于对外服务。为保证硬件安全，不得带电拔插任何接口线路及打印电缆、显示器连接线等。该厂在实际的工作中的会计电算化结构采用的是多用户结构，这种结构决定了计算机的工作方式和总体功能。整个系统配备一台计算机主机和多个终端构成, 财务信息可由终端分散输入, 主机对数据集中处理。这种多用户结构能够有效的发展和规划企业的配置情况。目前，SD公司使用的是新中大财务软件，它的功能模块主要有账务处理中的工资核算、材料核算、固定资产核算和报表处理等模块，公司财务会计人员通过计算机会计信息系统进行会计核算；执业会计人员通过计算机参与会计信息系统的设计；会计管理人员利用会计信息分析企业的财务状况和经营成果很适用SD公司这种中小型工业企业的基本会计核算工作。会计软件的管理方面：企业会计制度规定，会计软件的升级与更换，必须统一规划、以地（市）局为单位统一管理，不得随意更换或处理。财务部门在获得会计软件的同时，必须做软盘备份，并分别存放在档案室、财务处的专用铁柜内，存放在档案室的备份软件由档案管理员管理，存放在其它两处的备份软件由数据管理员统一保管。运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。2、会计岗位人员的分配目前，SD企业电算化会计工作岗位的具体分配情况如下：电算化会计岗位包括电算主管、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。过去该厂的成本核算岗位有3人，在实现会计电算化后，该岗位的工作人员减为1人，负责对该厂仓库部门的成本核算；有1名电算主管，负责对个岗位人员进行监督，并做相关的稽核工作，同时还兼顾计算机的维护工作。还有1名操作人员，负责日常相关的工作。该厂还有明确的岗位控制制度，出纳人员不得兼任费用明细登记、会计档案的保管等，会计和出纳、凭证录入和审核等不能为同一人，采取一人一岗的会计制度。如果采取一人多岗，则必须相互监督复核，以保证会计工作的质量。3、企业会计制度财政部制定的会计电算化工作规范指出：“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度。”实践证明，完善的管理制度是会计电算化高效实施的前提，建立健全一整套电算化模式下的规章制度，形成良好地内控环境。 企业严格按照财政部的有关规定，建立了一整套电算化模式下的规章制度，形成了良好的内部控制环境。而那些内部控制的建立遵循了以下原则：（1）不兼容权限必须分离的原则，即对当时权限严格控制，系统操作员以外的操作人员只享有操作权限；（2）相互制约原则，加强对电算化系统数据输入、处理、输出的控制；明确管理人员、操作人员、维护人员的职责范围；（3）安全保密原则，安全主要是对软件、硬件及文档的安全检查保障控制，而保密主要是对存取权限进行控制，设置多级保密措施。 企业这些原则的内容主要包括：人员管理制度；操作管理制度；数据管理制度；系统维护制度；岗位责任制度；定期杀毒制度；电子档案的管理等。然而考虑到小企业会计人员较少的实际情况, 企业采取了对会计岗位进行适当的合并, 采取一人多岗、相互复核的办法。但坚持把握不相容职务相分离原则, 会计和出纳、凭证录入和审核等不能为同一人, 以防止舞弊现象发生。4、管理的执行力度由于SD公司是一个中小企业，老板处于管理成本的考虑，没有设置专门的内部审计部门，而是定期向聘请的注册会计师对企业的账目进行审核，看是否存在错误和营私舞弊的现象。在日常的工作中，企业加强以下检查监督制度的控制：（1）对现金实行突击盘点以前，企业只在年末（每年的12月31日）进行一次现金的定期盘点，由出纳盘出现金的实存数额，会计复核，并与总账的现金数额进行比较，看二者是否一致，然后填制现金盘点表。现在使用了会计电算化后，企业的老板加强了内部控制，特别是对现金的控制，经常采取突击盘点，并且增强会计人员的责任感，把这件事情落实到位，以便及时发现和处理现金收支保管中存在的问题。（2）加强对银行日记账与银行对账单的核对会计人员每月末对银行日记账和银行对账单进行核对，并且在与银行对过账的前提下，才出会计报表。如发现日记账与银行对账单的余额不相符，会计人员则对银行存款每一笔的收支都仔细审核，弄清楚未达账项的真实性，避免银行存款长期未达，防止循环入账，“拆东墙，补西墙”的情况出现，并编制银行存款余额调节表。除了以上谈到的两点以外，在日常内部控制中，该企业的老板为货币资金的安全和完整提供一个良好的外部条件，重视内部控制制度的作用和支持它的不断完善，如：会计档案的保管、病毒的防护、凭证的按期打印、权限的分配、设置口令使企业内部形成若干规范性的操作程序和方法，维护企业资产的完整，保证会计信息的合理合法，以便实现经营目标。三、企业在会计电算化的使用过程中存在的风险（一）会计电算化软件在购买中存在的风险刚开始企业在购买软件时，想买最先进的产品，而忽略了企业自身的情况和需要。在经过了几番调查、了解后，老板最终认识到不是最先进的就是最好的，只有适合自己的才是最棒的。故企业在购买会计电算化软件时，首先了解该软件的技术指标是否符合本企业的需求，是否符合本企业特殊核算和行业特性的要求，以及今后发展的需要。能否保证会计数据安全可靠，不易被破坏和泄密，操作方便，通俗易懂，简单好学，售后服务好，能及时提供日常维护、版本升级和软件再开发。在做了充分的调查之后才决定购买新中大财务软件。（二）软件在实际操作过程中存在的风险企业在软件的实际使用过程中，各终端用户为了便于工作，相互公开密码，有可能导致会计信息丢失、信息被篡改等严重后果。当然，工作人员的不当操作和玩忽职守也是电算化会计实际使用中面临风险的重要原因。比如：软件在实际的使用中，如果操作人员对于所使用的文档不及时的保存或备份，一旦因意外或人为错误造成数据丢失或系统被破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，电算化系统不能正常工作，从而会给企业带来损失。（三）企业电子信息管理存放中存在的问题财务人员在档案的收集过程中按照电算化会计档案管理制度，定期在计算机系统中对相关资料进行备份。在实际的备份过程中，操作人员是单备份保存，且保存在电算化系统附近，这样在很大程度上存在着不足，一旦因意外或人为错误造成数据丢失或系统被破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，电算化系统不能正常工作。如果档案保管人员缺乏必要的物理知识，不懂磁性介质的物理特性将之接近磁场，备份资料瞬间消失。每月末将计算机上的记账凭证打印输出，记账凭证上有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还有出纳人员签名或盖章。现金日记账和银行存款日记账每天登记并打印输出，做到日清月结。对于资产负债表、利润表、科目余额表每月末打印输出，并由财务主管保管。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按规范、会计档案管理办法的有关规定立卷归档保管。各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。如果特殊情况下必须借阅本企业的会计资料，则必须履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，有经手人员认真检查，防止感染病毒。（四）数据共享和维护中存在的风险财务在数据共享过程中，终端用户为了方便工作，相互公开密码，稍有不慎，就会导致会计信息丢失。数据共享会使整个局域网内的传输速度减慢，如果在传输过程中感染了病毒会导致传输的文件发生错误，在传输过程中文件也有可能会被黑客改写，使传输的文件出错。如果传输的文件涉及到商业秘密，那么会导致企业资料的外泄，从而会给企业带来无法挽回的损失。（五）计算机病毒的问题计算机病毒通过各种渠道从已被感染的计算机扩散到未被感染的计算机，在某些情况下造成被感染的计算机工作失常甚至瘫痪。企业的计算机一旦中毒，如果不及时处理，那么病毒在这台机子上迅速扩散其中的大量文件会被感染，这样周而复始的，最终会给企业带来不可估量的损失。操作人员养成了及时下载最新系统安全漏洞补丁的安全习惯，从根源上杜绝黑客利用系统漏洞攻击用户计算机的病毒。同时，升级杀毒软件、开启病毒实时监控应成为每日防范病毒的必修课。定期做好重要资料的备份，以免造成重大损失。上网浏览时，不随便点击不安全陌生网站，以免遭到病毒侵害。利用Windows Update功能打全系统补丁，避免病毒从网页木马的方式入侵到系统中。选择具备“网页防火墙”功能的杀毒软件，每天升级杀毒软件病毒库，定时对计算机进行病毒查杀，上网时开启杀毒软件全部监控。 在实际的电算化使用过程中，通过以上的病毒防护措施，大大减少了实际操作中的病毒。在一定程度上有效的防止了病毒的入侵。 四、会计电算化的安全防范措施（一）选择合适的财务软件小企业在实施会计电算化时, 首先要明确自身需求, 通过对自身的资金规模、业务特点、硬件配置、人员素质及发展方向等方面的分析来确定适合的财务软件, 不要一味追求“大而全”。其次要选择质量稳定、售后服务好的软件供应商, 尤其是供应商要在当地有服务机构, 保证出现问题能及时解决。同时, 小企业可以先选择一些常用的模块, 如账务处理、报表处理等, 随着企业规模和业务量的扩大, 再选用其他模块, 这样既可避免企业一次性投入费用太高, 也能使财务人员在循序渐进中更好地使用财务软件。（二）拥有良好的会计软件系统和技术过硬的会计电算化人才 加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度特别是对电算化管理人员的培训培训工作要经常性进行,并结合经验交流,使培训收到实效。只有普及型的速成人才培训,难以提高会计电算化的水平。在吸纳高校会计电算化毕业新生的同时,还应选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机专业。这样新老结合,高、中、低结合的会计电算化人才队伍就会形成,必将推动会计电算化工作的进一步提高。会计电算化的推广是一项系统工程,涉及硬件的购置、软件开发、人员培训、资金筹措及组织管理等许多方面,因此应结合实际,制定完善的实施规划,在会计实践中,建立电算化会计信息系统,逐步实现会计电算化,这样才可以把广大财会人员从复杂的记账、算账、报账中解脱出来,既提高会计工作效率,又为管理提供全面、及时、准确的会计信息。既促进了会计工作职能的转变和工作规范化,又促进了会计理论和会计技术的提高。总之,我们只要认清形势,找准现状,敢于改革,会计电算化的开展,必将有力的促进整个企业管理工作实现现代化。（三）制定一套符合本企业实际的电算化会计系统内部控制制度实行必要的内部控制，加强会计资料安全的管理。在会计电算化环下应加强以下方面的内部控制，以保证会计资料的安全：实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任；建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施；从电算化软件的设计入手，增加软件本身的限制功能；强化审计线索制；建立进入网络环境的权限制；增强网络安全防范能力；建立严格的会计电算化档案管理制度，及时备份数据。为了维护企业的经济秩序，提高资金使用效果及运行质量，SD企业在实施会计电算化管理以来，在成本的节约、资金的有效利用等方面都起到了积极作用。但是，在今年的审计中还是发现了一些问题，一些有待加强的地方：岗位责任制的要求过于泛泛，具体人员的权限分工设置没有书面材料记录；操作管理规定较为模糊可操作性不强；未规定操作日志的具体要求；机房管理要求不严格；具体报表账簿的打印时间过于笼统；电算化档案管理的内容、时间不明晰等等。举例来说吧，该企业的会计电算化管理制度中规定，只有系统管理员才有资格打开数据库进行操作。这种情况是对系统管理员权限的误解。我们知道，即使是系统管理员也是没有权力去直接对有关数据库进行操作的。针对出错的凭证等，应依照会计制度的规定采取相应的补救处理措施，而不是想到去修改数据库，任何人在任何时候都不应有这种思想。（四）加强风险防范和系统维护硬件设备的维护：会计电算化硬件设备的维护工作由系统维护员负责进行，一般的维护工作需填写系统维护登记表，大的硬件维护还需做系统维护报告，报系统管理员。会计科目不得随意改动、增删，在每年年初，由会计主管批准并授权有关人员进行一次性改动，原则上年中不许改动、增删会计科目，确需变动的要经主管领导批准，并作相应的并帐、分账、撤账等处理。软件设备的维护：计算机必须定期杀毒，各种软件应当及时更新。（五）建立预防病毒安全措施，重视岗位培训会计电算化工作给企业会