办公室文员的工作内容

1 / 15 办公室文员的工作内容 行政文员的工作内容和基本技能 工作内容： 负责办公室日常电话、访客、信访的接待工作。 (2) 负责收发处理各种函电、邮件和文件等。 (3) 完成会务安排、接洽工作，必要时做好会议记录和纪要，以及拟写通用文案和一般工作报告。 (4) 文书档案收集、整理、归档和管理工作。 管理和合理使用好电脑、打印机、传真机、复印机等办公设备。 完成领导突发交代的任务。 基本技能： 能 独立操作计算机，熟练操作 Word、 Excel、PowerPoint 等办公自动化软件及 Internet 邮件收和 处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。 把握好具体工作进度及衔接工作。 沟通与理解能力强。 思考能力。行政工作繁琐，要经常思考如何能使工作做到事半功倍的效果。 求新成立的公司的行政文员工作内容 行政文员 2 / 15 1.协助主管对人员的招聘。 2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。 3.协助主管对新进人员的教育训练 之准备与后序工作之进行。 4.全厂人员档案的建立与管制。 5.对试用人员之试工与考核调查。 6.负责全厂人事异动工作。 7.全厂奖惩手续之办理。 8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。 9.每日 /月对全厂职员工的考勤工作。 10.月底对相关报表的整理并交于财务。 11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。 12.对全厂钥匙之管理。 13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。 14.职员工劳动合同暂住证及各类保险之办理。 15.完成主管临时交付的任务 行政文员的主要工作是： 1、协助公司的各项规章制度和维护工作秩序； 2、负责公司员工的考勤管理； 3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放3 / 15 办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复印、邮寄等事务； 4、负责接待来宾，接听或转接外部电话 5、负责与工作内容相关的各类文件的归 档管理； 6、负责例会的会议记录等 7.完成上级安排的其他工作任务。 行任公司行政文员工作职责 一、接听前台电话 1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话。 2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。 3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系。 二、 接待好来公司拜访的客户 1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。 2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多4 / 15 询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料。 3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务。 4、一次性接待顾客三个以 上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。 5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。 三、及时处理与打印公司相关文档资料 1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打印。 2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。 3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。 4、每月 9 日、 17 日、 25 日、 1 日将公司商场部的电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务。 5、及时整理电脑 中的文档资料，合理归档。 四、 考勤的制作 1、文员在每日早晨做好考勤的严格把关。 2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标5 / 15 注。 五、人事处理 1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。 2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。 3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工 通知告之公司所有部门同事。 4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。 六、 后勤处理 1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。 2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。 3、收理好送上公司的包裹。 4、公司日用品的采购。 5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。 6、及时处理好客户的投诉问题。 七、与维修部的紧密合作，及时收取维修费用并将维修费用上交到公司财务。 八、 业务部客户资料的入档 1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨天的工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，6 / 15 分企业与客户电子档案两份资料进行输入。 2、业务员没有及时填写的要向他的上级反应要求及时补加功课。 九、协助仓库整理一些新货的入仓盖章。 十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号的下载工作。 人事文员的工作职责 协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。 办公室文员工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责 。 办公室文员的工作内容 7 / 15 办公室文员工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要 。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料 , 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产 ,合理使用并提高财产的使用8 / 15 效率 ,提倡节俭。 16. 接受其他临时工 作 . 行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员 直接上级 企管部经理主管签字执行日期应具备的条件和要求 .一、学历：中专以上文化程度； 二、工作经验：有文件管理工作经验；三、应具备的知识： 1、文秘知识； 2、文件 管理知识； 3、会做账表；四、具有强烈的责任心与团队意识；工作内容及方法简述 一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；二、负责起草 公司行政会议及其他例会的会议纪要；三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催 办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理； 四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；五、负责档案的借阅、复制和利用， 根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案 查阅提供方便，认真做好使用记录；六、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作， 9 / 15 并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；七、负责归档文件的验收、鉴定，做 到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；八、负责定期清查 档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；九、每天做好档案室的清洁工作和温 湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修 补和复制；十、完成部门经理临时交办的相关任务。责任一、对文件数据的准确性 负责；二、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责。权利有权 拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件 行政前台文员工作 职责 、接待工作：访客进入接待厅，应抬头行注目礼“ 您好 ,请问找谁 ?”, 并请访客入坐， 请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸； 、卫生清洁工作：烟缸不得超过五个烟蒂，访客离去后，三分钟内清洗好烟缸、 茶杯； 、总机服务工作：铃响三声内必须接听， “ 您10 / 15 好， ?XX 公司 ?。 ” ；若自动转拨，三 分钟内必须转为人工；来电找 “ 总经理 ” ，判定是广告类，不应直接转入，应问清何 事后转接相关部门； 、传 真信息必须在五分钟内送达相关人员； 、负责收发管理报纸、信函； 、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗； 、接受行政助理安排的其它工作。 人事文员的工作就是协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务 的思想。 办公室文员工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 人员的到职和离职的相关手续的办理。 3. 负责公司员工薪资异动的人事基本资料的提供。 4. 员工调休假、请假、日出勤稽查统计表并及时将其异常状况江报於上级。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 11 / 15 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 接受其他临时性工作。 13. 管理好员工人事档案材料 , 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 14. 社会保险的投保、申领。 15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 16. 管理办公各种财产 ,合理使用并提高财产的使用效率 ,提倡节俭。 1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。 2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。 3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤。 办公室文员的 日常工作流程 一、工作职责 1协助办理面试接待 负责与应聘人员联系，确认面试时间 短信或邮件方式告知应聘者我公司的地址及网站 安排应聘人员填写登记表 2做好考勤工作 12 / 15 考勤统计，每两周打印一次考勤记录 3各项规章制度监督与执行 协助经理使公司制度的顺利实施 .员工日常行为规范的管理，发现问题及时汇报 4.做好档案管理工作 协助经理做好在职人员档案管理花名册 协助 离职人员办理调动手续 协助经理做好应试人员的资料管理收集 5协助经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的服务 负责办公区域卫生安全的管理与监督 负责员工午餐的安排及协调工作 公司人员的名片印制 6.负责公司各部门办公用品的采购，管理，发放等工作 负责办公用品和日常消耗品的采购与管理工作 负责库存物品和文具的领取记录工作 做好行政支出的详细记录工作 7. 负责公司库房，固定资产等管理 负责库房的整理统计工作 负责固定资产的统计记录工作 二具体工作内容 13 / 15 1. 负责每日办公区域的卫生安全 2. 接待来访客人 3. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送 4负责公司人员的名片印制 5. 做好会议纪要。 6. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记 7. 负责办公用品和日常消耗品的采购 8. 负责员工午餐的安排及协调 9. 负责应试人员 的资料管理收集 10. 负责离职人员的调动手续 11.负责在职人员档案管理 12 社会保险的投保、申领。 13.负责考勤统计 14.负责与应聘人员联系，确认面试时间，地址，安排应聘人员填写 登记表 15负责向员工传达相关制度 16. 协助部门经理对新进人员的培训之准备与后序工作之进行 17. 负责协助部门经理开展其他的工作 18. 完成部门经理临时交付的任务。 14 / 15 19. 负责优化 工作流程，简化汇报程序，降低成本 20. 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭 21.下班前检查复印机关机、关闭所有电源和门窗。 三工作流程 1.招聘 通知应聘者面试时间，地址 接待应聘者，并请其填写应 聘人员登记表 2. 考勤 统计 每日出勤