部门文员主要工作职责.ppt

工作职责说明,部门文员,2007-4,目录,1日常事务的处理3-81.1人事表单的处理31.2行政表单的处理41.3请购物品的处理51.4物料的领用61.5费用的处理71.6内、外部信息的及时传递81.7会议安排（周会、月会、内部讨论会、培训等）；81.8其它82文件的管理9-102.1管理性文件的管理92.2工程技术性文件管理102.3部门内部技术文件的管理10,1.1人事表单的处理：参照DXWD31.5.4考勤管理规定1.1.1考勤异常：根据人力资源中心考勤文员发的E-mail对本部门内的人员异常进行处理，并填写考勤异常联络单；1.1.2出差申请单；1.1.3请假单；1.1.4调休单；以上单据：由申请人填写后，交由部门主管审核，经理/总监批准。交到人力资源中心（考勤组）。,1、日常事务的处理,1.2行政表单的处理：2.1.1车辆使用：填写车辆使用申请单交由司机房队长安排；参照DXWD32.3车辆管理规定2.1.2部门内如有灯管、门锁、桌、椅、电话线路等异常时，填写维修申请单，交于行政部处理；参照DXWD32.5维修管理规定,1、日常事务的处理,1.3请购物品的处理：1.3.1办公用品的请购：每个季度的第一个月10号前预算下一个季度所需要的办公用品，填写年第季度（易耗）办公用品需求表（参照DXWD32.9办公用品管理规定)，交到行政部；1.3.2其它物品的请购：如电脑、椅子、排插等，直接填写请购单请购；备注：请购单必须编号：XWZCB070411001XWZCB0704110011.3.3名片的申请：每月10前收集部门内需要印刷名片的人员，并填写年月份印刷名片汇总表，交到人力资源中心；,欣旺达,流水号,日,月,年,总裁办,1、日常事务的处理,1.4物料的领用：填写领料单1.4.1请购物品、办公用品、名片返回时；1.4.2低值易耗品的领用；,1、日常事务的处理,1.5费用的处理：（参见：DXWD33.1.3.2.2业务费用报销管理规定/DXWD33.1.3.2.3差旅费、手机话费报销管理规定1.5.1报销：部门内部因公出差的交通费、餐费、快递费等填写费用报销单，业务招待费在填写费用报销单同时还需填写招待费用申请表，差旅费报销需填写差旅费报销单；1.5.2借款：以下几种情况填写借款审批单A外出郊游费申请下来后；B部门人员因公需外地出差；C部门内部人员生活紧缺时；（需入职一职月以上）备注：1、因公借款的可以用报销费用冲减或现金冲减借款；2、私人借款可以在工资中扣除或现金冲减借款。1.5.3付款：以下几种情况填写付款申请书A仪器外修或外校；B物料或产品委外检测；1.5.1中还需填写费用报销登记表,1、日常事务的处理,1.6内、外部信息的及时传递；1.7会议安排（周会、月会、内部讨论会、培训等）；1.8其它：1.8.1部门内、外部的工作协调；1.8.2协助/配合部门经理/总监处理其它日常事务，按时完成上司的交办任务；1.8.3跟进部门内、外工作落实；1.8.4文件资料的输入、打印、复印、传真、接收；1.8.5客户/认证机构审核前资料的准备；1.8.6文员之前的相互协助；,1、日常事务的处理,2、文件管理,2.1管理性文件：参照DXWD4.4.2文控文员管理规定2.1.1负责管理性文件受控前的检查工作；2.1.2文件资料的接收、归档、回收、保管、报废；2.1.3文件资料的传阅、借阅工作；2.1.4电子文档的管理；备注：管理性文件的一些具休内容需仔细阅读第4个子系统DXWD4BPI管理子系统，并严格执行。,2、文件管理,2.2工程技术性文件：参照DXWD10.5技术性文件管理规定2.1.1文件资料的接收、归档、回收、保管、报废；2.1.2文件资料的传阅、借阅工作；2.3部门内部技术性文件：参照DXWD15.11品质技术文件管理规定2.3.1