办公用品管理规定.doc

办公用品管理规定一、目的为了加强公司办公用品的管理，控制费用开支。规范公司办公用品的采购与使用。本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据公司的实际情况，特制定本管理办法。二、行政部的办公用品管理职责为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，行政部派专人负责公司办公用品的采购、验收入库、保管、发放与统计等管理工作。1、 办公用品的采购（1） 采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用，质量可靠，价格合理的办公用品。 （2） 采购物品前由相关负责人签字认可后实施采购任务。购置日常办公用品或报销正常办公费用（预算内），由行政部经理审批后可进行采购、报销；购置金额较大的办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后方可购置。2、 办公用品的验收和入库办公用品入库前，管理人员应认真检查验收，建帐登记，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。3、 办公用品的保管（1） 行政管理人员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。（2） 为避免办公用品的不当流失，管理人员需作好安全工作。（3） 办公用品仓库一年盘点两次（6 月与12 月）。盘点工作由行政部经理负责监督。盘点要求做到账物一致，如果不一致，必须查找原因，然后调整台账或物品，使两者一致。并填写办公用品盘点表（见附录）。（4） 印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交行政部经理。（5） 必须对各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品做出调查。调查方式是，每月20日对前一月领用量、使用量以及余量做出统计。行政部门对各部门报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后将报告分部门进行汇总保存。（6） 对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。（7） 及时填写办公用品库存表（见附录）。4、办公用品的发放办公用品的领用必须认真履行手续。管理人员要严格要求领用人在填写办公用品领用单后，方可发放办公用品，严禁先借后签的行为。三、其他部门的职责公司各部门设专人负责办公用品计划申报、统一领取以及控制使用工作。1、计划申报（1） 实行每月申报一次。各部门由专人负责填写办公用品申请表（见附录），经部门经理批准，行政部经理审批并签字确认后，交行政部门相关负责人，统一实施采购。各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门专人填写办公用品申请表，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门经理批准、交主管副总审核、行政经理审批并签字确认后，交行政部相关负责人，实施采购任务。（2） 各部门不得超标申请办公用品数量，核定的用量实行增人增费、减人减费，根据部门内人员变动情况进行调整。2、统一领取（1） 各部门派专人领取办公用品。（2） 领取办公用品前需请示部门经理，经部门经理审核，确实为工作所需的，可以到行政部相关负责人处领取。（3） 领用办公用品时须填写办公用品领用单（见附录）。（4） 各部门不可以对办公用品超前储备，造成不必要的浪费。3、控制使用（1） 公司员工均有责任监督办公用品的使用，避免浪费。（2） 各部门需制作填写办公用品领取记录单。每个月将办公用品的领取、消耗和剩余情况做一统计。并于月末交到行政部汇总。办公用品采购申请、审批流程图根据部门实际工作需求和人员数填写办公用品申请表部门经理审批行政部经理审批紧急性采购还需部门主管副总审批费用较高的办公物品还需总经理审批行政部相关负责人集中采购本规定由行政部负责解释，自公布之日起开始执行，公司原有关办公用品管理规定同时废止。附录：办公用品申请表办公用品领用单办公用品库存表办公用品盘点表附录1：办公用品申请表申请日期：申请部门：物品名称规格数量申请人备注部门经理签字：副总审核：行政经理签字：总经理签字：附录2：办公用品