商务英语系列讲座(5)电话.doc

商务英语系列讲座(5)9、Making an Appointment(1)电话预约(1)在英美国家，拜访对方时，必须事先约好，如果不事先通知就贸然访问，是相当失礼的行为。而用电话来约定见面方便又快捷，是商务活动中常常使用的预约方法。在这一课中我们就来学习如何打英语预约电话。 本课的重点词汇和句型 fix安排，决定（某事） fix a meeting 安排会谈 manage 设法做到 How s everything going？ 你好吗？（问候语） Im phoning to . 我打电话是想 Im phoning about. 我打电话是关于的事情。 Id like to . 我想 用电话预约，虽然根据情况差异，表达的重点也不同，但基本应该注意到下列三点原则：1、正确介绍自己的姓名，并获知对方姓名； 2、要询问希望与谁会面，并且把意思正确传达给对方； 3、要传达或询问约定的时间与场所。 如果掌握了上述三点原则，再牢记一些基本句型，你就能流利地用英语打预约电话了。我们先来听听Mr. Smith 是怎样运用上面三个基本原则的吧。 Operator: Person and Brown. Can I help you? Mr. Smith: This is Gerald Smith from Taylor & Sons. Could I speak to Mrs. Phillips. Operator: Just a moment, Mr. Smith, Ill put you through. Mrs. Phillips: Susan Philips Speaking. Mr. Smith: Hello, Susan. This is Gerald Smith. Mrs. Phillips: Oh hello, Gerald. How are you? Mr. Smith: Fine. Im just phoning to see if we could fix a meeting for next week. 听完这段对话，我们可以了解到Susan Philips和Mr. Smith早已互相认识了，因为他们在对话中用了Hello这个比较随便的问候语。 请注意，这里Susan并没有直接问Mr. Smith打电话的目的，而是先用How are you? 问候Mr. Smith。这是由于在电话交谈中，如果双方互相熟识，最好顺便问候一下对方近况。 下面是几个常用的句式： How are you? How are you getting along? How s everything going？ 要是你能在打电话时用到上面的问候句式，一定会让对方感觉到你对他很友好，有利于迅速推进你们之间的关系。 不过Mr. Smith和Susan还是很快进入了正题。Mr. Smith开门见山地说出了自己打电话的原因： Im just phoning to see if we could fix a meeting for next week. （我打电话是想问一下我们能不能在下周安排一次会面。） Im phoning to .（我打电话是想）是用来解释致电原因的常用句型。 类似的句型还有： Im phoning about.（我打电话是关于的事情。） 如果对方给你公司的货物迟迟未到，你打电话申诉时，就可以直接说： Im phoning about an order we placed two months ago. It hasnt arrived yet. （我打电话是为了我们两个月前订货的事，货物现在还没到。） 当然，还可以用Id like to .（我想）来表达打电话的原因。 Id like to make an appointment with you next week. (我想和你在下个星期约个时间面谈。) Id like to .在口语中常常用到，它能很有效地表达自己的意愿和目的，要牢牢地记住啊。 Mr. Smith这句话中还涉及到了fix的用法，fix在这儿不是我们常用的修理，安装的意思，而是安排，决定（某事）。所以fix a meeting就是安排会谈。 如果是安排时间时，我们该怎么说呢，试试看吧： Lets fix a date to talk about supply problems. （我们定个日子谈一下供货问题吧。） fix作这个意思时，后面还可以跟从句，比如：Lets fix when we will start. (让我们来决定何时动身。) 下面让我们接着听Mr. Smith如何同Susan商定约会的时间： Mrs. Phillips: Yes, Of course. Weve got to discuss next years order. Just a moment, Ill get my diary. Right, next week.? Mr. Smith: Could you manage Tuesday? 看来，Susan也觉得有必要面谈一下，因为他们要讨论明年的定单(to discuss next years order) ，当Susan查看了自己的日程安排后，建议下星期见面。 Mr. Smith接着问Susan： Could you manage Tuesday? 你周二有空吗？） Manage表示设法做到，暗含着一种通过努力最终办成某事的意思，用在这里表示请Susan在百忙中抽出时间。 请看下面的例句，来进一步理解Manage的用法。 They finally managed to meet their customers requirements. (他们最终设法满足了客户的要求。) 通过上面的学习，你又掌握了不少电话英语的知识，包括：如何在电话中亲切地问候对方，如何解释打电话的目的，并且深入了解了fix 和manage的用法。在下一课中，我们将听到Mr. Smith 和Susan 是怎样最终确定见面时间的，同时继续学习电话预约的惯用句型。10、Making an Appointment(2) 电话预约(2)在上一课中，我们接触到了如何用电话预约，接下来我们将学习电话预约的全过程，掌握住本课的基本句型，您就可以畅通无阻地使用英语来约定商务会谈了。 本课的重点词汇和句型。 make it 达成，做好 be booked up （人）因有约而抽不出空 What about （做）如何，怎么样？ How about （做）如何，怎么样？ Shall we do . 我们，好吗？(征求意见) say 假定（说），姑且，大约 suit 对（人）方便，合适 Anytime is fine. 随时都可以 Call me again any time. 随时再给我打电话。 我们在上一课中，Mr. Smith谈到希望在周二和Susan会面，但是预约并不是单方面的事情，要最后确立双方都满意的时间，还需要进行协商，下面我们就来听听他们是怎样成功地预约时间的。 Mrs. Phillips: Im sorry. Im out all day on Tuesday. Mr. Smith: What about Friday then? Mrs. Phillips: Yes, Friday in the morning would suit me fine. 但是，很可惜Susan在周二没有时间，她说： Im out all day on Tuesday. （周二我全天都不在）。 当对方提出的约会时间不恰当时，你可以选用下面几种方式礼貌地拒绝他： Im afraid Im busy all day tomorrow. （恐怕明天一天我都会很忙。） Im fully booked up next week. （下一星期的日程我都排满了。） 或者建议对方改到一个合适的时间： Could you make it a little later? （我们稍微晚一点，好吗？） 其中make it在口语中是达成，做好的意思，常用于询问对方是否能赴约。 因为Susan在周二不能赴约， Mr. Smith就提出了一个替代方案： What about Friday then? 当然，这里还能用: How about Friday then? What about和How about，都用来征求对方意见，表示（做）怎么样，(做)如何？，并且about 后面只能跟名词形式。例如： What about coming with us? Susan对于Mr. Smith提出的周五见面的建议，很赞成。她说： Yes, Friday in the morning would suit me fine. （好，周五上午，我没问题。） 表示同意对方的安排，除了上面的suit me fine之外，还可以更简练地表达成： Thatll be fine with me. （那很好。） Mr. Smith: Good, that suits me too. Shall we say 10 oclock? Mrs. Phillips:Fine. So 10 oclock here then? Mr. Smith:Yes, thats probably easiest. Right, I look forward to seeing you. Mrs. Phillips:Bye. Mr. Smith: Bye. Mr.Smith对约会时间提出了进一步建议，他说： Shall we say 10 oclock? （十点钟怎么样？） Shall we do .也是征求意见的一种方式，不过语气非常缓和礼貌。再来看个例子： Shall we go? （我们出发吧。） 这里，我们遇到了say的新用法。Say表示假定（说），姑且，大约，有时可以不翻译出来，常用于提议或假设。比如我们需要假定一个例子时，就可以用say： Any country, let us say Sweden, might do the same. （任何一个国家，比如说是瑞典吧，可能会这么做。） 对于Susan所建议的约会地点，Mr. Smith很爽快地回答： Yes, thats probably easiest. （行。这也许是最方便的。） 学完了这些，你对如何约定时间已经心中有数了，但是你知道如何表达随时都可以这个受欢迎的回答吗？很容易，就是： Anytime is fine. 当然你也可以再稍稍限定一下时间范围： Anytime between nine and eleven is fine. （9点到11点之间任何时间都好。） Mr. Smith用 I look forward to seeing you. （期待着见您。） 来结束他们的谈话。 因为用电话交谈时，只能听到对方的声音。因此要掌握几个礼貌地结束谈话的惯用表达句:I look forward to seein