如何正确选用公文文种.doc

如何正确选用公文文种 要拟写一篇公文我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文 对于公文文种的正确选用国务院于XX年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定 然而据笔者的实际工作经验少数拟文人员在日常工作中还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象为此笔者结合一些比较典型的例子作一下探讨 一、所选文种应当在法定文种之列 根据办法的规定目前行政机关的公文共有13种分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结并拟行文上报给上级机关标题为“（省略发文机关）关于XX年情况的总结”显然将“总结”直接上报是不正确的那么我们遇到这种情况该如何处理呢一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文在上述例子中因行文对象为上级机关故该文可改为关于报送XX年情况总结的报告（该稿还可直接改为关于XX年情况的报告）而当行文对象为不相隶属机关时则可选用“函”来做“载体”以下如（发文机关）关于报送试点工作阶段总结材料的报告、（省略发文机关）关于报送专项工作实施方案的报告、（发文机关）关于报送总结的函、（发文机关）关于报送XX年度需求计划的函、（发文机关）关于报送xxx重点专项规划（草案）及编制说明的函都是比较典型的例子 由于牵涉到“报送”字样这里需要提一下另外一个细节参照上海市人民政府办公厅关于发布上海市国家行政机关公文处理实施细则的通知（沪府办发19963号）第十一条中的规定：“正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的不加附件说明也不标注见附件等字样”（其他省市是否也有类似规定暂不详） 二、文种选用应当严格遵守行文规则 关于这一点笔者可为大家举一个例子：XX年上半年本市某区因申请建立某产业园区以区政府名义向市政府某部门行文在行文时选用了“请示”文种根据办法的规定“请示”文种适用于向上级机关请求指示、批准但根据一般常识区政府与市政府的一个部门之间并不存在上下级行政隶属关系由此不难判断该区选用“请示”文种行文是不合适的那么作为市政府的一个部门在收到这样不符合行文规则的来文时应该如何处理呢是否将错就错选用“批复”来回复“请示”呢对此办法中明确指出：“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外一般不得向下一级政府正式行文”而“批复”则适用于“答复下级机关请示事项”故类似上述例子可选用“函”来回复在实际工作中当发文机关需要向不相隶属机关行文时一般都选用“函”来商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项 三、正确选用“意见”文种 对照国务院办公厅1993年11月21日修订发布的国家行政机关公文处理办法“意见”是办法中新增加的文种适用于对重要问题提出见解和处理办法对于“意见”文种国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见（国办函XX1号）中有详细说明其中笔者认为以下几点对实际工作极为有用在此作了一个简单整理：1.“意见”既可用于上行文也可用于下行文和平行文；2.“意见”作为上行文时应按请示性公文的程序和要求办理上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复；3.“意见”作为平行文时所提出的意见供对方参考；4.“意见”作为下行文时文中对贯彻执行有明确要求的下级机关应遵照执行 在公文拟写过程中如关于报送对条例（征求意见稿）修改