秘书工作的一般特征.doc

秘书工作的一般特征 （一）机要性和群众性的统一 “秘书”一词带有“秘密”的意思秘书部门是综合部门要害部门处在中枢的位置上文件电报领导能看到的秘书都能看到而且先于领导看到开会作记录领导班子的决策最先知道秘书掌握着大量的机密这些机密一旦泄露出去将会造成重大损失 但秘书工作也有群众性的一面秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带是观察社会动态的窗口办公室每天都要接受来自社会的各方面信息接受群众的来信来访并且还要亲自去深入基层到群众中去调查研究反映群众的心声倾听群众的呼声为领导决策提供依据 因此作为一个秘书既要有很强的保密观念又要密切联系群众只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来只有后者没有前者因泄露国家机密而犯错误二者不可偏废 （二）综合性与专业性的统一 秘书部门不是专项业务部门而是综合性的部门因此秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛具有突出的综合性包括起草综合性文电提供综合性信息进行综合性调研处理综合性事务等等因为是综合性的工作它要求秘书具有全局观念站在领导的角度去观察和处理问题知识面要宽成为本系统的专家和通才 同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”它有自己的一套专业要求秘书有较高的政策水平文字水平和理论水平较强的组织协调能力和办事能力熟悉文书档案保密信访信息督查会务礼仪知识会操作现代化办公设施要做合格的秘书并非易事要进行专业培训取得专业证书不同行业的秘书还要熟悉本行业的专门知识如党委秘书要熟悉党务知识军队秘书要熟悉军队知识企业秘书要熟悉企业管理知识涉外秘书要熟悉外交知识等 综合性是主要的专业性是次要的二者互相渗透互相促进 （三）事务性和思想性的统一 秘书部门是各级领导的办事机构协助领导处理日常事务每天都有大量的事务性工作起草、收发文电值班接听电话信访接待搞会务这些工作都很具体繁杂事务性比较强 同时秘书部门又是个参谋部门在领导决策中发挥着重要的参谋作用领导决策前要调查研究提供信息制订方案在决策过程中要起草文电决策后要进行督查和落实所有这些都有很强的政治性 事务性是秘书工作的基础思想性是秘书工作的灵魂思想性处于主导地位事务性处于从属地位思想性通过事务性工作体现出来如文电的校对如果稍有疏忽错校一个关键的字文件发出去就可能造成重大的政治影响主席台排座次如果排错了录相放出去就可能引起各方面猜测所以事务性工作渗透着思想性不能因为事务性工作就可疏忽大意 （四）被动性和主动性的统一 秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的大家都有体会自己支配的时间极少秘书总是围着领导的屁股转秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行很少按照自己的意愿安排工作常常来了文件办文件来了电话接电话有时正做着这件事又来了新任务又要改做另一件事总是显得很被动 秘书工作的一般特征是指各类秘书工作都具有的但又不同于其它工作的特征一般特征不同于本质特征秘书工作的本质特征决定秘书工作的一般特征；秘书工作的一般特征反映秘书工作的本质特征秘书工作的本质特征只能有一个秘书工作的一般特征可以有多个揭示秘书工作的一般特征既有利于进一步认识和把握秘书工作的本质特征和规律也有利于全面认识秘书工作的特征有针对性地做好秘书工作一、机要性与群众性相统一秘书工作是一项机要性很强的工作汉语“秘书”一词就包含有“秘密”的意思英语中的“secretary”（秘书）一词中的词干“secret”俄语中的“ceKpemapB”（秘书）一词中的词干“cekpem”它们的意思都是“秘密”这种惊人的相似恰恰反映出秘书工作都具有机要性这是因为秘书工作是辅助领导工作的而各级领导中枢都是机密核心秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关秘书人员在领导身边工作必然要接触到各种机密特别是重要部门领导人的秘书掌握很多重要情况机要性更强革命战争年代我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书为我党我军提供了大量重要情报为保护党中央的安全夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献秘书部门是一个核心要害部门秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系保密与窃密的斗争实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现；在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式正因为如此古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重要求政治上绝对忠实可靠有高度的保密观念严格的保密纪律严守各种机密我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的专门制定颁发了机要秘书工作的规定任用前要进行政治审查任用后要经常进行保密教育都是出于秘书工作的客观需要因为办公厅是一个要害部门是一个核心要害部门秘书人员在领导身边工作机密知道的比较多所以办公厅工作人员要有政治上的警惕性要注意保密遵守保密纪律但是也必须看到秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心是联系各方面的桥梁和纽带其工作特点又具有广泛的群众性许多文件的拟制许多决策的实施都直接涉及群众的切身利益必须广泛听取群众意见在各项政策实施过程中秘书人员必须密切注意信息反馈倾听群众呼声才能纠正可能出现的偏差防止矛盾激化秘书工作不仅是为领导服务的也是为群众服务的这种服务既有间接性也有直接性秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的因为领导是为人民群众服务的秘书人员处理群众来信接待群众来访进行调查研究协调机关工作就是直接面对群众的工作人们常说秘书部门是机关的“窗口“和“门户”也是从这个意义上说的因此秘书人员必须树立群众观念密切联系群众关心群众的疾苦及时向领导反映群众的心声成为领导联系群众的桥梁而不是横在领导与群众之间的一堵墙秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系二者相互依存相互结合不可分割如果只看到秘书工作的机要性而忽视秘书工作的群众性把自己完全封闭起来拒群众于干里之外就会割断领导与群众的联系脱离群众造成信息不灵情况不明滋生官僚主义和衙门作风损害领导机关的形象和威信；反之如果只看到秘书工作的群众性而忽视秘书工作的机要性就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕内外无别泄露机密给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失其后果不堪设想因此秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系既要始终坚持密切联系群众又要时刻注意保守机密但是就秘书工作的个性特征而言机要性是它的主要方面因而当保守机密与联系群众发生冲突时应把保密放在首位二、综合性与专业性相统一秘书部门不是领导机关的专项业务部门而是机关的综合部门因此秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛具有突出的综合性包括起草综合性的文电提供综合性的信息进行综合性的调研处理综合性的事务综合各部门的情况办理不属于业务部门职责范围内的事务综合性不仅指秘书工作内容的广泛性更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括使之由个别上升到一般由现象深入到本质总结出带规律的东西这种综合才是秘书工作的真正内涵这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上都必须总揽全局预测发展统筹规划综合协调各级秘书部门和秘书人员作为各级领导的参谋和助手这种地位决定了秘书工作高度的综合性从机关的整体结构功能来看任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合才能形成合理的机关结构而且机关层次越高业务部门越多越需要加强综合协调工作以便发挥机关的整体功能而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门它要求秘书人员必须具有全局观念立足领导工作全局站在领导者的角度观察、分析和处理问题提出参谋建议做到不在其位当谋其政；必须具有较宽的知识面成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”以适应领导者驾驭全局的需要；必须