会议接待协议书范文.doc

会议接待协议书范文 会议接待协议 甲方: 乙方:张家界冠君国际旅行社张家界西格商务会展服务有限公司 (以下简称甲方)与张家界冠君国际旅行社张家界西格商务会展服务有限公司(以下简称乙方)在平等互利的基础上,就乙方接待甲方年月日日在湖南张家界召开的会议事宜,达成如下协议: 甲方将此次会议的湖南地接服务交予乙方负责,乙方保证服务质量达到协议约定的效果. 双方合作的内容为甲方本次会议在湖南的所有服务:包括酒店及会议室预订,会务服务,会后旅游,外出用餐,广告布置及其他活动等.会议日程如下: 日期 活动 地点 备注 月日 全天接机 张家界荷花机场 月日 全天会议 酒店 月日 旅游, 月日 送机 接送机服务 接机安排按照以车次核算,车型根据统计安排小车,面包车及中巴车,乙方保证为空调旅行车,车况优良. 发车原则:按班次发车,甲方必须提前三个工作日提供准确航班数,如不能提供,乙方将尽力为甲方服务,但不保证按本协议价格及方式进行.接机车班次乙方提前两天提供给甲方,甲方确认后执行. 接机价格: 张家界荷花机场/武陵源38km,行车40分钟;小车:200元,商务车300元,中巴车:400元/趟;大巴车600元/趟; 送机价格: 乙方接送机为甲方的每一位客人提供一瓶矿泉水,一包湿面巾. 代订酒店及会议室服务: 甲方的会议用房为; 日期 房型及房数 备注 甲方最迟在前确定预订房数,最低保证房数不少于预订数的,如入住数低于最低保证房数,将按最低保证房数付费.退房时间为:,如需延迟退房,请提前通知,视酒店用房入住情况予以满足. 会议室使用情况 日期 会议名称 会议室 使用时间 台型及人数 备注 4:会议室要求:甲方对会议室台型的更改必须提前24小时进行. 代订餐饮服务 1:餐式及时间 日期 餐类 餐式 餐标/人 人数 地点 时间 备注 晚餐 自助 早餐 自助 中餐 宴请 晚餐 注:a:所有早餐安排情况如下: b:所有中式围桌均按桌进行计算,10人1桌; 2:甲方预订餐餐式更改必须提前48小时进行,最低保证人数确认,菜单调整必须至少提前24小时进行,确定后人数,菜单不能更改 会场布置: 1:内容: 机场:接机牌,接机横幅,接待台布置;接机背景板 外场:大堂横幅,主楼方柱进行包柱布置,走廊悬挂吊旗;大堂背景板;为甲方悬挂甲方旗帜, 内场:代表证,演讲台,桌卡,桌牌; 房间:制作慰问卡,欢迎屏幕等, 2:具体费用见预算. 3:设计稿由乙方设计,甲方必须在会议前个工作日确定稿件,乙方的布置在前结束,供甲方验收,机场及外场,内场及会议室准确结束时间. (具体见附件3:广告布置) 会后考察 考察线路及价格 a: b: (具体详细线路及服务见附件2:会议日程) 晚会及焰火表演: 乙方为甲方策划晚会及焰火表演一场,时间:;如因天气原因不能进行,乙方活动按照备用方案进行,需另行增加费用元. (具体费用及细节参见附件4:晚会清单) 其它服务 1:航空票务:服务时间,服务地点,乙方不另收取服务费; 2:代购水果及酒水:乙方根据甲方要求为甲方代购,并按照乙方的要求送至甲方指定地点,但仅仅限于集中地点,不进行分散送达. 3:会议摄影及摄像:,元/张,照片将在; 4:随队医生:乙方为甲方提供随队医生一名,日至日;准备常节药品随团活动; 5:意外伤害保险:乙方为甲方所有参会的代表提供保额为10万元人民币的人身意外伤害保险,日期自代表踏上乙方提供的交通工具至离开乙方提供交通工具为止,具体项目由中国平安保险公司负责解释. 乙方提供的会务服务 设计会议所需的各种设计稿,提供一部工作小车,二部手机及足够对讲机作为会议服务之用; 提供足够会议的会议服务人员进行会务服务和会议跟踪,具体人数及分工如下: 代表返程机票预订和改签; 临时增加各项服务提供服务; 协助准备会议指南,会议旅游注意事项等其他项目; 本协议涉及的费用,除正文中写明外,皆以附件1:会议预算为准;甲方本次会议的有效签单人为:,所有增加的临时费用由有效签字人签字有效,甲方将按照有效签字人的签字支付乙方各项目费用. 会议服务费及税金:乙方为甲方承接本次会议,收取会议消费总额的作为服务费及税金(不包括机票). 付款方式:双方签订合同后,甲方即支付作为乙方预付款;会议开始之前预付预算费用的70%作为团费,会议结束当天,双方确认费用后,甲方以汇票或汇款的方式付清乙方全额团款,乙方为甲方开具发票.如与汇票方式结算,双方财务将提前核实汇票,以免给双方造成不必要之纠纷. 排他条款:双方签此协议后,甲方不得寻找任何第三方提供本协议规定的服务. 不可预见条款:如会议中出现台风,地震等不可预见的自然灾害及战争,罢工,政府征用等人为原因造成的会议影响,双方互免责,但有义务提供相应支持,做好事后工作. 保密条款:对于会议中所涉及甲方会议的机密及甲方需要乙方保密的会议内容,乙方对任何第三方保密.对于本协议的内容,双方共同对第三方进行保密. 未尽事宜:未尽事宜本着互相协商的原则,另行签订补充协议.临时事项以有效签字或盖章为有效. 违约责任:双方严格遵守此协议,任何一方违约,按国家旅游局及海南省旅游局有关旅游法规承担相关责任. 本协议一式两份,双方各持一份,自双方确认,签字盖章后生效,有效传真件具备法律效力. 注:以上所报价格均为人民