经济文书写作要求.doc

经济文书写作要求 学习要求： 通过本章的学习要求掌握经济文书的概念、特点、种类和作用；掌握经济合同、经济活动分析报告、某地场预测报告、可行性研究报告、招标投标文书的概念、特点和作用；重点掌握上述几种经济文书的格式和写作要求以及在写作过程中需要注意的一些问题 一、重难点内容提示 （一）经济文书的概念、分类 1经济文书的概念 经济文书是经济应用文的通称是法人单位或个人在经济活动和经济交往过程中反映经济情况处理经济事务研究、解决经济实际问题的一种具有特定格式的专业应用文体它是应用写作的一个重要分支 2经济文书的分类 （1）通用经济文书 通用经济文书是各类机关团体、企事业单位和个人普遍使用的经济文书的统称它包括经济公务文书、经济事务文书、经济研究文书等 经济公务文书是机关团体、企事业单位在处理公务时所使用的、具有特定实用价值和一定惯用体式的文书 经济事务文书是机关团体、企事业单位和个人在经济活动中交流沟通、处理事务时所使用的文书如经济工作计划、经济工作总结、经济调查报告等 经济研究文书是人们对经济活动和经济理论进行分析研究、观察探测所获得的经验成果或创新见解的科学记录、总结的书面文字材料如经济论文、经济工作研究等 （2）专用经济文书 专用经济文书是指在进行业务管理、生产经营、商贸往来等经济活动中为处理经济事务、协调经济活动、传递经济信息而经常使用的具有较为固定格式的专用文书如经济活动中经常出现的经济合同经济活动分析报告经济预、决策报告可行性研究报告工商、税务、保险、房地产等经济部门经常使用的各专项报告等 （3）经济诉讼文书 经济诉讼文书是指在各类诉讼或非诉讼法律事务中由司法机关或当事人根据有关法律按照法定的程序、手续而制作的具有法律效力或法律意义的文书如经济诉状、经济答辩状、经济公证文书等 （二）经济文书的特点和作用 1经济文书的特点 （1）注重实用讲究实效 注重实用讲究实效就是重视解决实际问题 （2）材料内容具体明确 经济文书的内容必须“真”是经济文书的生命 （3）时效性强 如经济预测报告经济决策报告等必须适时写出否则过期作废有些指示、通知以及计划、通报等等 （4）格式比较规范 不少经济文书都有它固定的格式经济文书的固定格式是人们在长期的写作交往实践中约定俗成的写作时必须共同遵守不能随意更改 （5）语言平实、简明、准确、精炼 经济文书的语言要做到文约意丰言简意明；准确包括判断推理要正确遣词用语要明确数据、图表要精确；精炼在写作这类文体的文章时最忌华而不实；最忌拖沓、冗长、繁杂等不着边际的文字 2经济文书的作用 （1）规范经济行为的指导作用 （2）告知经济信息的传递作用 （3）沟通关联双方的媒介作用 （4）作为法定依据的凭证作用 （三）怎样学好经济文书写作 1提高自身的思想素质和政策水平 写经济文书的“外功”就是不断地学习和掌握党和国家的路线、方针和政策提高自身的思想和理论素质了解掌握了国家的方针政策对各种经济现象就能做到认识清、反映快、判断准有了“外功”又有了以扎实的专业知识和写作基础知识、熟练的写作技能为铺垫的“内功”写起经济文书来就能达到意到笔随的境界 2努力掌握相关的经济专业知识 政策、法律必需的经济方面的专业知识以及经济领域的实践经验对于经济文书的写作来说关系是至关重要的 3注意培养与写作有关的各种能力 写作经济文书必须特别注意培养调查取材能力、逻辑思维能力、安排结构能力、简明表达能力、修改文字能力的培养和提高 4把握文体格式规范掌握恰当表述方法 不同的文种有它约定俗成的惯用格式这些格式一般来说是相对固定的恰当的语言表达方式对于经济文书的写作来讲也是至关重要的经济文书的语言要确保其准确与简洁叙述事件说明情况表述问题要恰如其分清楚简洁避免使用容易产生歧义的笼统语言此外凡是引用人名、地名、数据、资料要查对核实确保准确无误 （四）经济合同的概念、特点、分类 1经济合同的概念 经济合同是合同的一种它是法人之间或法人与其它经济组织、个体工商户、农村承包经营户之间为实现一定的经济目的明确相互权利和义务而订立的协议 2经济合同的特点 （1）经济合同是双方或多方的法律行为 首先合同必须双方或多方当事人意思表示一致意思表示不一致即未取得一致的协议合同就不能成立其次签定合同的双方或多方当事人必须具有合法的资格即具有签定合同的权利能力和行为能力 （2）合同双方或多方当事人的法律地位平等 合同双方或多方当事人的法律地位是平等的任何一方都不得把自己的意志强加给对方任何组织和个人不得非法干预采取胁迫手段所签定的合同是无效合同 （3）合同是合法的民事行为 经济合同一经依法签定就具有了法律效力各方面的权利和义务受到国家法律的保护任何一方违约都要承担经济和法律责任执行经济合同中发生纠纷时由当事人协商解决协商不成时任何一方均可向合同管理机关申请调解或仲裁亦可向法院起诉 3经济合同的分类 （1）按经济合同的内容和业务范围来划分主要有如下种类 购销合同：是供需双方有偿转让一定数量的物质财产而明确双方权利和义务的协议按其标准可分工矿产品购销合同和农副产品购销合同两大类 建设工程承包合同：是承包者和发包者以基本建设为目的根据经批准的计划和设计标准规定的基本建设程序而签定的规定相互权利和义务关系的协议它包括勘察设计和建筑安装两种 加工承揽合同：是定作方根据自己的品名、项目、质量、数量等方面的要求由承揽方给予加工、定作修缮等双方为明确权利义务关系而签定的协议 货物运输合同：货物运输合同是承运方和托运方按照国家运输的管理法规托运方委托承运方将指定的货物运达约定的地点托运方支付一定的报酬而确定双方权利义务关系的协议 仓储保管合同：仓储保管合同是工业、农业、商业或物质部门与仓储保管部门之间签定的材料、设备、产品等物质的储存合同 财产租赁合同：财产租赁合同是出租方将出租物资交给承租方临时使用承租方按照约定向出租方支付一定的租金或报酬在租赁关系结束后将原租物质返还给出租方它常分为生产资料租赁合同和生活资料租赁合同两大类 借款合同：借款合同指企业、个人、机关团体在生产过程、商品流通过程或其工作中因其资金紧缺临时性与银行和信用社签定的借贷资金协议 财产保险合同：财产保险合同是投保方向保险方交纳规定的保险费保险方在发生保险事故时负赔偿责任的合同包括财产保险、农业保险、责任保险、运输工具保险、货物运输保险等 供用电合同：供用电合同是供电方按照规定的供电标准和电力分配计划保质保量地向用电方输送电力用电方按规定用电并支付电费的合同 科技协作合同：科技协作合同是委托人或技术授让方委托受托方或技术转让方进行科研、测试、成果转让、技术协作等付给一定报酬而确定相互权利和义务关系的协议 （2）按经济合同的表现形式分类其主要有： 条款式经济合同是用文字叙述的形式把双方协商一致同意的合同内容一条一条地记载下来 表格式经济合同是把某些合同关系必然涉及、必须明确规定的内容设计印制成固定的表格当订立这些合同时按表格项目一一填写就可以了 表格条款结合式经济合同把条款式合同和表格式合同结合起来既有文字叙述的条款又有固定的表格使用机动灵活运用范围广 （五）经济合同的写作格式 1标题 标题即合同的名称标题一般是由合同事由加合同两字组成应表明合同的业务性质和种类如购销合同、保险合同等有时还需要进一步写出内容如“电冰箱购销合同”、“机动车辆保险合同”等 2立合同双方名称 立合同双方名称应按照其法定核准的名称写全称不能写别人不了解的代称、代号、简称也不能用“你方”、“我方”代替这样容易造成歧义有的合同还有编号、签定的时间、地点一般在合同标题之下立合同人右侧或右上方合同双方当事人名称在标题之下空两格分行并列或一行连写为叙述方便习惯上常在双方当事人名称后括号内注明甲方、乙方如有中介方也需写明 3正文 正文通常由开头、主体、结尾几部分组成 （1）开头 简要说明签订合同的目的或依据以引起下文依据多指法律依据及实际情况多数合同只要写出签订合同的目的即可一般表述为“根据*方与*方*为明确双方责任经充分协商特订立本合同以资共同遵守” （2）主体包括如下内容 标的是合同双方的权利和义务所共同指向的对象即双方当事人要求实现的目的 数量和质量数量是确定双方权利和义务大小的标准是对标的的具体计量如贷款金额、购买货物数量质量包括产品的规格、型号、轻重、大小、性能等在合同中应详尽、准确地标明质量要求及检验、验收方法有法定标准的用标准有些产品分等级的要规定等级品率 价款和酬金是标的的价值即取得对方产品接受对方劳务所支付的代价它以货币数量单位来表示 履行合同的期限、地点和方式履行的期限是享有请求权的一方要求对方履行合同的时间规定是衡量合同是否按时履行的标准；履行的地点是指履行合同义务和接受对方履行义务的地方它直接关系到履行合同的费用和时间；履行的方式指当事人履行合同的具体方法不同的合同有不同的规定如购销合同交货方式是送货、提货还是代运合同中都应该规定清楚 违约责任指合同当事人一方或双方因过错造成合同不能履行或不能完全履行时所承担的经济和法律责任违约责任是合同不可缺少的最重要的部分是履行合同的重要保证是出现矛盾分歧时解决合同纠纷时的可靠依据要写明制裁措施及违约金、赔偿金的数额等 （3）结尾 这部分内容对于履行起来简单、时间较短、标的额较小的合同一般没有它是相对于履行时间较长、标的额较大、过程比较复杂的合同而言的 这一部分应写明的主要内容包括不可抗拒力条款、解决争议的方式、附件说明、合同的有效期限、合同文本份数及其保存等等内容这些也是合同的重要组成部分 4合同落款 （1）依次写明当事人的名称、法定地址、法人代表、委托代理人、开户银行、银行账号、电话、邮政编码等双方代表的签名、签章 （2）鉴证、公证机关的鉴证、公证意见 （3）合同的签订日期等 （六）经济合同的写作要求 1经济合同的内容必须合法 经济合同所涉及的内容必须符合国家的有关法律、法规和有关职能部门或行业的管理规定这样合同的内容才可能建立在合法的基础上同时合同的内容应是当事人意愿的共同体现 2经济合同的格式必须规范 可向当地工商行政管理机关或业务主管部门购买合同纸也可按照示范文本格式自行印刷使用撰写经济合同时一定要按规定的文本格式和要求进行合同的撰写要严肃认真不得随意涂改合同如有错误或遇到特殊情况确需修改时应将双方同意的意见作为附件附上如在原件上修改应加盖双方印章 3经济合同的条款必须完备 必须按经济合同法规定条款来撰写 4经济合同的语言必须准确 不允许出现含糊不清或模棱两可的句子或语言以避免在合同的履行中出现不必要的争执和纠纷合同中使用的概念当事人应该有一致的理解忌用模糊概念以防歧义产生经济合同的语义应该准确应避免使用“希望”、“尽可能”、“争取”等模糊性用语不说空话、套话经济合同的数字应核对无误金额应大写同时还要注意正确使用标点符号防止句号、逗号用错或点错而造成不必要的纷争或造成损失 （七）经济活动分析报告的概念、特点与分类 1概念 经济活动分析是运用科学的经济理论以现实和历史的计划、会计统计等资料以及有关原始记录和调查材料为依据对一个地区、一个行业、一个单位或一个部门的经济活动或某一项经济活动的情况进行系统或客观的分析、总结的一种行为反映这种分析内容和结果的书面报告就是经济活动分析报告 2特点 （1）分析性 它要对影响各项计划指标执行结果的主客观因素进行深入的分析和研究将计划指标、业务核算、会计核算和统计核算的数字、数据、百分比进行对比分析从而对过去的经济活动中的成绩和问题、经验与教训进行检验和评估得出客观的评价性意见经济经济活动分析报告常用的分析方法有对比分析法、因素分析法、动态分析法等等 （2）系统性 经济活动分析报告的关键在于对内外各种因素进行综合系统的分析和研究将各个因素和不同的侧面联系起来进行综合分析研究只有这样才能找出经济活动的内在规律发展规律因而经济活动分析报告在形成过程中体现了很强的分析性 （3）指导性 经济活动分析报告的写作具有明显的目的性它通过分析研究说明经济活动的过程和内在联系揭示其本质并对内在的问题提出具体的解决办法以提高管理水平和经济效益 3分类 （1）综合经济活动分析报告 它一般从经济活动的全局出发根据主要经济指标和经营管理情况某一部门或单位在一定时期内的经济活动作为一个整体进行分析在全面分析的基础上着重抓住经营活动中带有关键性、普遍性的问题从经济效益入手检查和总结经济活动的全貌和各项经济指标的完成情况如对企业的年度、季度经营情况和财务计划的执行情况进行综合分析形成的报告就属于这一类 （2）简要经济活动分析报告 简要经济活动分析报告主要围绕几个生产指标、财务指标和其它计划指标抓住一两个重点问题进行分析目的在于及时观察和掌握经济活动的发展趋势和工作进展情况这类报告多在年、半年、季度、月份结合填写报表时进行故又称定期分析报告 （3）专题经济活动分析报告 它主要是针对经济活动中某一特定问题进行深入调查和细致的分析研究写成的书面报告它具有内容单一、目的明确、反映问题及时、分析问题透彻的特点它是一种不定期的分析报告形式灵活自由应用广泛如产品的质量分析报告、降低产品成本分析报告、新增项目开展情况分析报告等等就属于这类报告 （八）经济活动分析报告的写作格式 1标题 （1）公文式的标题 这类标题一般是由单位名称、时间、分析对象等要素组成如*公司*季度财务分析报告、*公司商品流通计划执行情况分析等 （2）非公文式标题 这类标题用得比较多标题上并不一定都标上“情况分析”、“情况总评”、“分析”的字样是否是经济活动分析报告完全由内容决定如武汉某地场消费呈现三大转变、国有商业银行向何处去、怎样看待我国的地区差距等这些标题从表现上看并不一定马上就能看出它是经济活动分析报告但接触具体内容就可以看出它的确是经济活动分析报告了 （3）经济活动分析报告标题的拟定要注意如下三点 第一标题的表述要与报告的内容相符第二标题要具体明确、简洁醒目标题不能含糊不清也不能用字过多标题过长的可用正副标题相结合的手法如加强管理兴利抑弊为正标题副标题为对我国个体、私营经济的一些看法第三标题要新颖标题新颖才能引起人们的兴趣使人产生阅读的欲望如彩电：大屏幕是方向、空调：究竟谁领风骚、山地车：占尽风流到几时这些标题都是运用疑问句就很能吸引人引起读者的阅读兴趣 2正文 （1）前言 这部分的写法多样有的是以简洁的语言介绍经济活动的背景有的是说明分析对象的基本情况有的是交代分析的原因和目的有的是明确分析的范围和时间有的提出问题有的揭示分析结论也有许多经济活动分析报告某某略了前言部分开始便直截了当地表述中心内容 （2）情况 详写经济活动的情况包括主要经济指标完成情况、技术和管理措施情况、业务工作开展的情况等等写情况是为了总结经验揭示问题为下文的分析作好铺垫为了把情况写得具体这部分通常要使用一些各方面的统计数据以便把情况说得更加清楚明白 （3）分析 经济活动分析报告要以“分析”为主而不能只堆砌材料罗列事实缺乏有理有据、深入细致的分析写作就不能算是成功的只有分析得当才能对经济活动作出正确的评价才能对其成败的原因有所认识也才有可能把握经济活动的本质和规律 （4）建议 一般根据分析的结果回答今后的经济活动将会“样”或“办”的问题在不同的经济活动分析报告中这部分内容的侧重点是有所不同的如果报告是以说明成绩总结经验为主应着重写明推广经验提高经济效益的途径；如果以揭露问题总结教训为主应着重写明解决问题改进工作的措施；有的分析报告则着重于对经济活动的前景和趋势作出预测这部分是经济活动分析报告的精华所在应特别注意其结构安排和语言表述 （5）结尾 经济活动分析报告的结尾要视具体情况而定有的报告可某某去结尾这一部分如果需要有结尾一般情况下多是回应标题提出希望和要求对全文作一个简略的总结 3落款 落款一般是写明撰写经济活动分析报告的单位名称或作者姓名加盖印章并标明年、月、日等有的还需要单位负责人签署 （九）经济活动分析报告的写作要求 1掌握科学的分析方法 （1）比较分析法 比较分析法也叫对比分析法它要求把在同一基础上（时间、内容、项目、条件）可比较的数据资料加以比较根据比较的结果来研究经济活动的情况和原因 一般可以从三个方面进行比较：比计划比历史比先进 运用比较法进行经济活动分析时必须注意经济现象或经济指标的可比性即被比较的现象或指标必须在性质上同类范围上一致时间上相同 （2）因素分析法 所谓因素分析法是把比较法所确定的差异数值作为分析的对象进一步揭示影响经济活动的若干因素及其影响程度比较分析法可以发现矛盾；因素分析法重在探索产生矛盾的原因从而通过因素分析查出原因比较分析法和因素分析法常在一篇报告中交错使用 （3）动态分析法 动态分析法是以发展的眼光对经济活动的变化情况及其趋势进行研究就今后的经济活动提出各种设想和措施的分析方法动态分析法就是预测分析法它研究的内容包括：同一时间、空间条件下企业的发展速度、发展水平、增长的绝对值等例如通过历年来费用的最高水平、最低水平、平均水平等来考察影响费用水平的各种因素和和主客观原因 （4）比重分析法 比重分析法是计算每部分占总体比重的方法分析时可运用构成的百分比法找出主要矛盾、次要矛盾以便掌握所存在的问题的关键分清主次求得问题的解决方法 （5）综合比算法 这是对多种指标进行综合对比、计算的一种方法运用这种方法可全面平衡地考虑存在的问题以及今后应采取的相应措施在进行综合比算时可运用求同法、差异法、共变法、演绎法、类比法等等进行综合比算 在运用以上基本方法分析经济活动时要注意防止有三点：一是罗列现象忽视分析；二是观点与材料不统一；三是用空洞的口号代替具体建议 2要准确、全面地掌握材料 所用的材料可靠、系统是做好分析工作的基础因此进行经济活动分析既要充分利用平时积累的各种资料又要针对问题进行专门的调查定向搜集资料为了保证资料的、可靠应当尽量使用第一手资料同时还要对资料进行认真的核实和查对此外在掌握足够资料的基础上还应认真核实各项经济指标的完成情况计算其经济效益 3要抓住重点问题进行分析 撰写经济活动分析报告要选择重点抓住关键问题做文章不能面面俱到、主次不分更不能单纯罗列数据使报告成为资料汇编分析的目的在于研究解决问题而处理好关键环节可以带动整体如果什么都分析什么都分析肤浅会使人不得要领也缺少实用价值只有抓住要点深入分析并提出预见性建议才能为企业制订新的计划提供有益的帮助 （十）某地场预测报告的概念、特点和分类 1概念 某地场预测报告就是依据已掌握的有关某地场的信息和资料通过科学的方法分析进行研究从而预测未来发展趋势的一种预见性报告 2特点 （1）预见性 某地场预测报告的性质就是对某地场未来的发展趋势作出预见性的判断它是在深入分析某地场既往历史和现状的基础上的合理判断目的是将某地场需求的不确定性极小化使预测结果和未来的实际情况的偏差概率达到最小化 （2）科学性 某地场预测报告在内容上必须占据充分详实的资料并运用科学的预测理论和预测方法以周密的调查研究为基础充分搜集各种可靠的数据资料才能找出预测对象的客观运行规律得出合乎实际的结论从而有效地指导人们的实践 （3）针对性 某地场预测的内容十分广泛每一次某地场调查和预测只能针对某一具体的经济活动或某一产品的发展前景因此某地场预测报告的针对性很强选定的预测对象愈明确某地场预测报告的现实指导意义就愈大 3某地场预测报告的分类 （1）按预测的范围来分可归纳为如下几类： 宏观某地场预测报告 宏观某地场预测报告是对大范围或整体现象的未来所作的综合预测常指有关国民经济乃至世界范围内的各种全局性、整体性的、综合性的经济问题的报告 微观某地场预测报告 微观某地场预测报告是某一部门或某一经济实体对特定某地场商品供需变化情况、新产品开发前景等分析研究的预测报告 （2）按预测的时间分可归纳为如下几类： 长期预测报告是指超过五年期限的经济前景的预测报告 中期预测报告是指对二年至五年时间内经济发展前景的预测报告 短期预测是指对一年内经济发展情况的预测报告 （3）按预测的方法分可归纳为如下两类： 定量预测报告 定量预测报告包括数字预测法预测报告和经济计量法预测报告数字预测法预测报告是采用对某一产品（商品）已有的大量数据进行分析研究用统计数字表达从中找出产品（商品）的发展趋势而写成的报告经济计量法预测报告是根据各种因素的制约关系用数学方法加以预测而写成的报告 定性预测报告 定性预测报告是对影响需求量的各种因素如质量、价格、消费者、销售点等进行调查、分析研究在此基础上预测某地场的需求量而写成的报告 （十一）某地场预测报告的写作格式 1标题 某地场预测报告的标题一般由预测期限、预测对象、预测内容和文种组成如“秘书工作”年武汉某地彩色电视机购销情况的预测也有些标题由预测对象和预测结论组成直接揭示报告观点和主题如我国黑白电视机供应量即将达到饱和 2正文 （1）前言 前言一般说明预测的目的、缘由、介绍预测的的时间、地点、对象和预测方法一般是概述经过或概述预测对象的主要情况或提出主要内容、观点或指出预测活动的主要意义、影响等 （2）主体 主体是某地场预测报告的中心部分它一般包括基本情况、分析与预测、与建议等内容基本情况部分材料必须可靠所用的材料一般是现实情况、数据要求准确性、性、全面性、可比性防止弄虚作假以免形成错误的判断分析与预测