Office办公软件之W.ppt

第6章Office办公软件MicrosoftOffice,湖南中医药大学计算机系,内容结构图,第6章Office办公软件,6.1Word文字处理6.2Excel电子表格处理6.3PowerPoint幻灯片处理,6.1Word文字处理,6.1.1Word概述6.1.2Word基本操作6.1.3文档编辑第一组讲课内容6.1.4格式化及排版6.1.5使用表格6.1.6图文混排6.1.7页面设置与打印6.1.8综合应用举例,返回本章目录,1Word的主要功能与特点2Word主窗口的组成,6.1.1Word概述,（1）所见即所得。（2）直观的操作界面。（3）多媒体混排。（4）强大的制表功能。（5）自动功能。,（6）模板与向导功能。（7）丰富的帮助功能。（8）Web工具支持。（9）超强兼容性。（10）强大的打印功能。,1Word的主要功能与特点,请大家翻开书122页,2Word主窗口的组成,1启动与关闭/退出2新建文档与打开文档3保存文档与改变默认路径4多文档切换,6.1.2Word基本操作,1启动与关闭/退出,注意:只有“文件”“退出”才为退出Word工作区的关闭为关闭单个Word文档标题栏的关闭为关闭当前窗口,当然，你想关的话拔电源也可以。,2新建文档与打开文档,打开文档：将存储在磁盘上的文档调入Word工作窗口。（意义）,3保存文档与改变默认路径,（1）保存的意义是指将Word编辑环境中的文档编辑结果存入磁盘。（2）自动保存不会将结果存入原来的文档，而是存入一些临时文件。,4多文档切换,当多个文档同时打开，可以单击任务栏中对应的文档按钮进行切换。此外常用的快捷方式是使用Alt+Tab快捷键进行切换。,返回本节目录,下一节6.1.3,1光标的定位2文本的选取和输入技巧3文本的删除、复制和移动4查找和替换5撤销和恢复,6.1.3文档编辑,1光标的定位,（1）即点即输。用鼠标在文档中间任意位置双击，可立即将鼠标定位到该双击位置。,单击【工具】菜单选择【选项】命令弹出“选项”对话框选择“编辑”选项卡单击启用“即点即输”复选框单击【确定】命令，即可完成对该功能的打开或关闭的设置。,（2）Ctrl键+光标键/翻页键。,用键盘上的几个光标键配合Ctrl键进行定位,2文本的选取和输入技巧,（1）用鼠标选取。方法一：在目标文字开始位置，按住鼠标左键移动到目标文字结束位置松开。方法二：按住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，即选中了这些文字。用鼠标选取的方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。,（2）行的选取。方法一：将鼠标移动到行的左边，此时鼠标变成一个斜向右上方的箭头，单击，即可选中该行。方法二：将光标定位在要选定文字的开始位置，按住Shift+End键（或Home键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。方法三：在文档中按下左键用鼠标上下进行拖动可选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。,（3）句的选取。按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。选中多句：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，即可选中多句。配合Shift键的用法：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctrl键，按下Shift键，单击最后一个句子的任意位置。,（4）段的选取。在目标段左侧选定区双击鼠标，或在目标段内任意位置三击鼠标左键，即可选定整个一段。选中多段：在左侧选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，即可选中多个段落。,（5）矩形选取。按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标即可拉出一个矩形的选择区域。配合Shift键：先把光标定位在要选定区域起始位置，同时按住Shift+Alt键，鼠标单击要选定区域结束位置，同样可选择一个矩形区域。,（6）全文选取。方法一：快捷键Ctrl+A。方法二：先将光标定位到文档开头，再按Ctrl+Shift+End键选取全文。方法三：按住Ctrl键在左边的选定区中单击选取全文。方法四：在文档左侧选定区三击鼠标左键选取全文。,（7）扩展选取。第一次按下F8键，状态栏上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；第二次按下F8键，则选择了光标所在处的一个词；第三次按下，选区扩展到了整句；第四次按下，选取一段；第五次按下，则选取全文。按下Esc键，状态栏的扩展两字变成灰色，表明退出扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。扩展状态也可与其他选取方式结合起来使用：进入扩展状态，按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操作。,（8）输入技巧。按下Insert键，状态栏上灰色的“改写”两个字即变成黑色。此时输入文字，则光标右边的文字就被输入的文字代替；再按下Insert键，可退出改写状态，变为插入状态。“改写”状态变成Word默认的输入方式：【工具】菜单【选项】命令“选项”对话框单击“编辑”选项卡选中“改写模式”【确定】。重复输入同样的文字：例如，输入一个“恭喜”，按一下F4键，在文档中就又出现一个“恭喜”。,3文本的删除、复制和移动,（1）文本的删除。Delete键删除光标后面的字符，Backspace键删除光标前面的字符。但它们通常只在删除数目不多的文字时使用。若要删除整段内容，可先选中该段落，再按Delete键，或单击【编辑】菜单选择【清除】命令即可将该段全部删除。,（2）文本的复制。如果复制和粘贴的位置有一定距离，可以与键盘结合复制文本，方法是：在复制之前先选定要复制的文字，然后将鼠标指针移至目标位置，按住Ctrl+Shift键，并右键单击鼠标，即可完成复制。如果要复制的文本距离很近，在选定要复制的文本后，也可以按住Ctrl键，拖动鼠标到目标位置释放来完成快速复制。此外复制、粘贴常用方法如表所示,（3）文本的移动。当有文本要移动时可选中目标文本，先剪切再到目标位置粘贴。用鼠标：选中要移动的文字，按下鼠标左键拖动到目标位置处释放。F2：先选定要移动的文字，按F2键，将光标定位到要插入文字的位置，光标变成虚短线，按回车键，即可将文字移动过来。,菜单方式：编辑查找替换快捷方式：Ctrl+F查找Ctrl+H替换,4查找和替换,（a）将“研究”替换为“research”,（b）“查找和替换”对话框,（c）字体对话框,（d）替换的结果,同步演示,将“研究”替换成带加粗、倾斜、英文Candara字体效果的“research”。,5撤销和恢复,【编辑】菜单【撤销】/【恢复】快捷键：撤销：Ctrl+Z恢复：Ctrl+Y或Alt+Shift+Backspace。我表示鸭梨很大，我的电脑没找到恢复，只有撤销。,撤销与恢复按钮,同步演示,返回本节目录,下一节6.1.4,1字符的格式化2段落的设置3边框和底纹4项目符号和编号5格式刷6样式7分栏,6.1.4格式化及排版,1字符的格式化,格式工具栏,字体对话框,同步演示请做3，4题,同步演示,2段落的设置,（1）对齐的五种方式：两端对齐左对齐右对齐居中分散对齐（eg.正文、标题、落款、表格图片说明）（2）段落缩进：首行缩进整段缩进悬挂缩进（标尺：倒三角左小方块、右三角正三角）,（3）设置段间距和行间距,同步演示请做第5题,同步演示,3边框和底纹,【格式】菜单“边框和底纹”对话框进行设置,同步演示：为自然段添加“粉红色”边框和“灰色10%”的底纹。,同步演示,（a）给段落添加“边框”,（b）给段落添加“底纹”,（c）添加了“粉红色”边框和“灰色-10%”底纹后的效果,3边框和底纹,用“表格和边框”工具栏给段落设置蓝色双线左框线。,同步演示,添加“蓝色”左侧框线后的效果,4项目符号和编号,编号设置,项目符号,自动编号,（a）“项目符号和编号”对话框,（b）“自定义项目符号列表”对话框,（d）设置太极符为自定义项目符号,（c）“符号”对话框,5格式刷,格式刷可以用来“刷”格式，即复制格式。单击【格式刷】按钮，可将选中段落格式复制给另一个自然段。双击【格式刷】按钮，可以连续给其他段落复制格式；再次单击【格式刷】按钮即可恢复正常的编辑状态。另外还可以使用组合键：Ctrl+Shift+C(复制格式)、Ctrl+Shift+V（粘贴格式）。,同步演示,6样式,样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征。用户可以创建或应用下列类型的样式：段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。字符样式影响段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号、编号字符以及字体。,同步演示,（a）改一级标题为“黑体、小三、加粗”,（b）“格式”下拉列表中自动新建的样式,（d）“样式和格式”窗格,（c）应用样式快速设置的一级标题,（e）“修改样式”对话框,（f）“修改样式”后自动更新的一级标题,7分栏,分两栏,设置栏宽不等,在分栏中间加分隔线,分四栏,调整栏宽,分栏,使用分栏符在段落结束位置开始分栏,（a）分两栏排版,（b）分四栏并加分割线排版,1创建表格2表格的编辑3排序和计算,6.1.5使用表格,1创建表格,（1）创建简单规范的表格。方法一：“插入表格”对话框方法二：常用工具栏上【插入表格按钮】,（2）绘制任意大小的表格。“表格和边框”工具栏；【擦除】按钮可进行擦除。,“插入表格”对话框,设置表格行列数,表格和边框工具栏,同步演示,同步演示请做1，2题,2.表格的编辑,同步演示请做3、4题,同步演示,（1）插入行、列、单元格。【表格】菜单【插入】命令；“表格和边框”工具栏上“插入表格”下拉列表。,（2）在表格最后一行之后插入行。表格最后一行外回车；“表格和边框”工具栏上“插入表格”下拉列表，“插入行”对话框。,“插入表格”下拉列表,“插入行”对话框,3.排序和计算,（1）排序。“表格和边框”工具栏上的“升序”或“降序”按钮,同步演示请做5，6题,同步演示,（2）求和。【自动求和】按钮,1插入图片2插入“艺术字”3插入“图表”,6.1.6图文混排,1.插入图片,2.插入“艺术字”,中医药大学,3插入“图表”,数据表,文字环绕,“图片”工具栏上的文字环绕,“艺术字”工具栏上的文字环绕,同步演示请做第8题,同步演示,嵌入型,四周型,紧密型,衬于文字下方,浮于文字上方,上下型,穿越型,编辑环绕顶点,1页面设置2打印文档,6.1.7页面设置与打印,1.页面设置,“页面设置”对话框,（1）“页面设置”对话框,选择【文件】【页面设置】。页边距”是指文档到纸张边缘的距离；“方向”选择框中选择打印的方向，纵向或横向，一般为纵向；“纸型”包括纸张的大小和方向。,1.页面设置,“分隔符”对话框,（2）分页符的设置,在Word中，如果文档的内容多于一页，系统会自动根据用户所设定的纸张大小和页边距等参数对文档进行自动分页。用户也可以在某个位置进行强行分页，其操作如下。,将光标定位到新页的起始位置。选择【插入】【分隔符】弹出“分隔符”对话框。单击“分页符”选项单击【确定】按钮，即在插入点后生成一个分页符。,在“普通视图”中，屏幕上用虚线显示分页符。手工插入的分页符在虚线中会显示“分页符”字样，系统的自动分页则显示为一条纯虚线，无“分页符”字样。手工插入的分页符，可单击选中分页符，用Delete键直接删除。,“分隔符”对话框,（3）分节符的设置,节是文档的一部分，在Word中可把整个文档分为若干节，在每节中可以设置不同的格式、纸张大小及方向，使版面设计更加灵活、方便。其操作如下。,将光标定位到需要插入分节符的位置。选择【插入】【分隔符】。在“分节符类型”选项中，单击所需新分节符开始位置的选项。单击【确定】按钮，即在插入点处产生一个分节符，在“普通视图中”，它是一条双点线（分节线）。,1.页面设置,1.页面设置,“页眉和页脚”工具栏,（4）创建页眉和页脚,页眉和页脚是指在文档页面的顶端和底端重复出现的文字或图片等信息，如文件名、标题名、单位图标、徽章等，还可以是用来生成各种文本的“域代码”，如页码、日期等。,选择【视图】【页眉和页脚】命令进入“页眉和页脚”编辑界面，并显示“页眉/页脚”工具栏。单击【页眉和页脚切换】按钮可以进行页眉和页脚区域的切换。要删除插入的页眉或页脚，只要选中要删除的内容并按Del键即可。单击【关闭】按钮可以退出页眉和页脚编辑状态。,“页眉”编辑区,1.页面设置,“插入页码”对话框,（5）设置页码,插入页码可以便于整理和装订较长的文档。其操作步骤如下。,选择【插入】【页码】。在“位置”下拉列表框中选择页码的位置，在对齐方式下拉列表框中选择页码的对齐方式。单击【格式】按钮还可以设置页码的格式、起始页码等。单击【确定】按钮。,如果要删除已设置的页码，其操作如下。,用鼠标在任意一页的页码数字处双击，将弹出“页眉和页脚”工具栏。在页码处单击一下，将出现一个虚线框，单击虚线框选中，按Delete键删除页码。单击“页眉和页脚”工具栏上的【关闭】按钮，即可删除所有页码。,2.打印文档,“打印预览”工具栏,（1）打