公司会务组织管理办法.doc

公司会务组织管理办法 公司会务组织管理办法 第一条为规范会议管理工作提高会议组织实施效果保障各类会务工作的正常开展特制定本办法 第二条本办法所指的会议包括董事会、党委会、总经理办公会、党政联席会、职工代表大会、机关各职能部门组织的全公司性不定期工作会议、外出开会和接待外部检查、调研、评审等会议 第三条各类会议由综合管理部统筹管理、策划其它各部门组织的会务由部门自行承办综合管理部协助并登记备案 第四条会务管理的原则 1、精简要尽量压缩会议数量缩短会议时间减少参会人员能合并召开的会议尽可能合并召开 2、高效组织召开会议要考虑其必要性会议内容要主题鲜明参会人员要准备充分 3、务实召开会议要注重实效集中精力研究和解决实际问题并做好会后监督落实 4、节约会议要厉行节约凡涉及经费开支的会议要严格按照有关规定执行严禁铺张浪费 第五条会议准备 1、公司组织的各类会议凡涉及到相关部门的部门应给予积极配合保证会议所需人、财、物的合理高效配置 2、凡涉及上级主管部门、业务主管部门、地方行政部门等外部检查、评审等会议各承办部门必须事先通知综合管理部由综合管理部做好相关的接待和筹备工作 3、会议组织部门要做好会前准备工作将会议主持人、会议议题、议程、时间、地点和会务相关资料报综合管理部由综合部统筹安排或协助组织部门进行会务准备 4、凡需要媒体部门参与报道的会议召集部门要提前请示分管领导按分管领导批示通知综合部办理 5、对参加人员大致相同、内容接近、时间相近的几个会议综合部在请示领导后可视情况合并召开 第六条会务管理 1、由公司各职能部门组织的全公司性各类会议均须经分管领导批准后提前3个工作日填写会议室预约单报综合部同时注明是否需要茶水、音响、投影等方面的服务 2、会议内容由组织部门派专人记录和整理会议记录及书面下发的会议纪要中要将参会人员名单、请假人员名单、无故缺席人员名单等列清会议纪要应于会议召开后3天内由主管领导审批签发 3、各类会议的资料、记录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话等由会议记录人及时整理按时归档 4、承办部门要重点抓好会议的落实工作按照督办制度跟踪检查落实情况反映工作落实中存在的问题 5、参加外部会议参会人员会后应将会议资料交予综合管理部综合管理部签署意见后方可办理财务报账手续综合管理部根据会议内容将资料转发到相关部门或报请相关领导召开专题会议 6、召开大型会议时由综合管理部提前通知保安人员引导车辆停放并负责会场外围秩序维护会议组织部门应公布会场纪律并设专人维持会场秩序使会议达到预期效果 7、会议结束后会议组织者要安排参会人员有序离开会场在多功能会议室组织的会议散会后有外部领导参会的请主席台领导先行离开会场其他参会人员从最后一排按从左到右的顺序依次退场 第七条会议纪律 1、与会人员必须按会前通知时间按时到会无特殊情况不得迟到、早退或缺席因故不能参加会议的应提前向会议组织者请假会议进行中与会人员如需处理紧急事项应向会议主持人请假 对参加会议迟到人员、无故缺席人员由会议组织部门负责记录备案按相关制度进行处罚 2、会议期间不得大声喧哗、私下议论、互相争吵要将手机调成振动或静音状态 3、参加各类会议的人员应就会议相关议题提前做好发言准备积极