秘书工作基本规律的具体表现.doc

秘书工作基本规律的具体表现 秘书工作规律按研究范畴不同有基本规律和具体规律之分秘书工作的基本规律是作用于秘书工作一切主要方面和主 要过程的规律；秘书工作的具体规律是作用于秘书工作某一阶段或某个方面的规律例如秘书写作的规律秘书参谋的规律秘书协调的规律等等秘书工作具体规律是秘书工作基本规律的具体表现秘书工作基本规律包含、支配和制约着秘书工作的具体规律由于秘书工作综合性较强涉及面很广这里仅就几种具体工作规律作些论述 一、办公室公文写作规律 协助领导者撰写公文是秘书工作一项经常性的重要任务秘书工作者要顺利完成这项任务就必须认识和掌握公文写作的规律办公室公文写作规律具体表现为五个方面相同一的涵义 （一）起草者的思想与领导意图相同一 公文是各级机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书是传达贯彻党和国家的方针、政策发布法规和规章请示和答复问题指导、布置和商洽工作报告情况交流经验的重要工具是领导者行使领导职能的重要手段公文写作任务一股由机关秘书人员承担只要公文写作任务一下达秘书人员必须按照领导要求努力完成公文写作不同于其它文章的写作是受命写作而不是自由创作是“要我写”而不是“我要写”公文内容必须体现领导机关的工作意图不允许掺杂作者个人的意见作者思想与领导意图必须保持高度一致才能保证公文的质量获得领导者的认可这就告诉我们秘书人员在公文写作中一定要首先领会领导意图弄清发文的目的、对象、内容、要求、时间等要素然后再写作领导意图还包括党和国家的方针、政策以及上级机关的指示精神秘书人员也必须认真学习深刻领会只有这样才能充分体现领导机关制发文件的工作意图 （二）写作内容与客观实际相同一 公文是在公务活动中形成用于处理公务的文书并具有法定的效力因而公文的内容必须是的所提措施是可行的不允许有半点虚构和夸张公文起草者必须时刻牢记自己的笔下有财产万千有人命关天有是非曲直有毁誉忠奸因此写请示和报告必须如实反映情况否则就是欺骗上级组织；写决定和指示必须符合执行单位的实际否则就是一纸空文无法落实这就要求秘书人员在动笔起草公文前必须进行调查研究充分占有第一手材料并且进行实事求是的分析提出的任务措施和要求必须从受文单位的实际情况出发做到切实可行行文应简短文风要朴实做到实在、管用 （三）行文格式与发文用途相同一 公文是具有规范体式的文书公文写作是一种规范写作国家规定的公文格式是为了充分体现公文的法定权威性和约束力以便更好地实现发文目的每种行文格式各不相同都与发文用途密切相联发文用途规定了行文格式行文格式反映发文目的为发文用途服务例如发布行政法规和规章宣布施行重大强制性措施奖惩有关人员撤销下级机关不适当的决定就要选用“命令（令）”的文种和体式；对下级机关布置工作阐明工作活动的指导原则就要选用“指示”的文种和体式；向上级机关汇报工作反映情况提出意见或者建议答复上级机关的询问就要选用“报告”的文种和体式每个文种的选用是不同的选用什么文种主要是由行文用途所决定的遵循这一原则就能正确选择公文的文种和体式明确表达发文用途实现公文的效用；违背这一原则就可能选错文种用错体式不能有效地发挥公文的作用甚至给工作造成损失这就要求我们秘书写作必须熟悉党、国家和军队机关公文处理有关条例和办法严格按照法定的格式撰写公文不能随心所欲；必须根据发文用途和行文关系正确选择文种采用恰当的表达体式学会模式制作使所写的公文既规范又适用 （四）公文语言与行文关系相同一 公文是以书面语言为表达形式的沟通与交流工具因此它的语言既区别于文学作品的语言具有明白、平实、简洁、规范等特点又是要符合行文双方的隶属关系根据行文关系选择公文用语例如“报告”、“请示”是上行文在公文用语上必须体现出下级机关对上级机关的尊重、请教、礼貌多用陈述语气；“决定”、“指示”等是下行文在公文用语上必须体现出坚定、果断、要求多用祈使语气；“函”是平行文在公文用语上必须体现出尊重、平和、谦恭多用商量的语气这种特定的语句、语气和语词都是由行文双方的隶属关系决定的遵循这一规律就能实现公文表达形式与内容的有机统一有利于实现行文目的这就要求我们秘书在撰写公文时一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气表达形式；否则就有失体统不合规范 （五）拟制速度与公文时效相同一 秘书写作往往有规定的时限要求在一定的时间内完成写作任务否则就难以发挥公文的作用尤其是在紧急的情况下更要争分夺秒及时起草、送审和印发否则对上不能使机关及时了解下情；对下不能使问题得到及时解决公文制作速度是由公文的时效性决定的公文的时效性越强要求秘书的写作速