外交接待礼仪范文.doc

外交接待礼仪范文 迎宾迎宾它所指的是在人际交往中在有约在先的情况下由主人一方出动专人前往来访者知晓的某一处所恭候对方的到来在一般情况下迎宾仪式包括如下内容一是宾主双方热情见面二是向来宾献花献花者通常应为女青年或少先队员若来宾不止一人可向每位来宾逐一献花也可以只向主宾或主宾夫妇献花向主宾夫妇献花时可先献花给女主宾也可以同时向男女主宾献花三是宾主双方其他人员见面依照惯例应当首先由主人陪同主宾来到东道主方面的主要迎宾人员面前按其职位的高低由高而低一一将其介绍给主宾随后再由主宾陪同主人行至主要来访人员的队列前按其职位的高低由高而低一一将其介绍给主人四是主人陪同来宾与欢迎队伍见面在迎宾工作之中要进行必要的先期准备以求有备而行有备无患1掌握基本状况：一定要充分掌握迎宾对象的基本状况来宾尤其是主宾的个人简况例如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、职称、学历、学位、专业、专长、偏好、著述、知名度等等必要时还需要了解其婚姻、健康状况以及政治倾向与宗教信仰在了解来宾的具体人数时不仅要务求准确无误而且应着重了解对方由何人负责、来宾之中有几对夫妇等等来宾此前有无正式来访的记录如果来宾尤其是主宾此前前来进行过访问则在接待规格上要注意前后协调一致无特殊原因时一般不宜随意在迎宾时升格或降格来宾如能报出自己一方的计划例如来访的目的、来访的行程、来访的要求等等在力所能及的前提之下应当在迎宾活动之中兼顾来宾一方的特殊要求尽可能地对对方多加照顾2制定具体计划：一定要详尽制定迎接来宾的具体计划可有助于使接待工作避免疏漏减少波折更好地、按部就班地顺利进行根据常规它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娱活动、游览、会谈、会见、礼品准备、经费开支以及接待、陪同人员等各项基本内容单就迎宾而言接待方亦应有备在先最为重要的有五项内容即一是迎宾方式二是迎宾人员三是迎宾时间四是迎宾地点五是交通工具迎宾方式：要不要搞迎宾活动如何安排迎宾活动怎样进行好迎宾活动一定要精心选择迎接来宾的迎宾人员数量上要加以限制身份上要大致相仿职责上要划分明确在迎宾工作中现场操作进行得是否得当乃是关键的一环时间问题：1要预先由双方约定清楚2要在来宾启程前后再次予以确认3要提前到达迎宾地点地点问题：1交通工具停靠站例如机场、码头、火车站、长途汽车站等等2来宾临时下榻之处例如宾馆、饭店、旅馆、招待所等等3东道主一方用以迎宾的常规场所例如广场、大厅等等4东道主的办公地点门外例如政府大院门口、办公大楼门口、办公室门口、会客厅门口等等前三类地点多用以迎接异地来访的客人其中的广场主要用以迎接贵宾第四类地点也就是办公地点门外则大多用以迎接本地来访的客人确认来宾的身份通常有四种方法可行1、使用接站牌使用接站牌时牌子要正规、整洁字迹要大而清晰不要随便用纸乱写尽量不要用白纸写黑字让人感到晦气接站牌的具体内容有四种主要写法：一是“热烈欢迎某某同志”二是“热烈欢迎某单位来宾的光临”三是“某单位热烈欢迎来宾莅临指导”四是“某单位来宾接待处”2、使用欢迎横幅3、使用身份胸卡4、自我介绍在方便、务实的前提下上述四种确认来宾的方法可以交叉使用施礼问题：在迎宾之时向来宾施礼、致意最重要的是要做到下列四点1是与来宾热情握手；2是同来宾主动寒暄；3是对来宾有问必答；4是为来宾服务周到接到来宾后在步出迎近地点时迎宾人员应主动为来宾拎拿行李不过对于来宾手中的外套、提包或是密码箱则没有必要为之“代劳”引导问题：来宾的引导指的是迎宾人员在接待来宾时为之亲自带路或是陪同对方一道前往目的地在一般情况下负责引导来宾的人多为来宾接待单位的接待人员、礼宾人员、专门负责此事者或是接待方与来宾对口单位的办公室人员、秘书人员在宾主双方并排行进时引导者应主动在外侧行走而请来宾行走于内侧若三人并行时通常中间的位次最高内侧的位次居次外侧的位次最低宾主之位此时可酌情而定在单行行进时循例应由引导者行走在前而使来宾行走于其后以便由前者为后者带路在出入房门时引导者须主动替来宾开门或关门此刻引导者可先行一步推开或拉开房门待来宾首先通过随之再轻掩房门赶上来宾出入无人控制的电梯时引导者须先入后出以操纵电梯出入有人控制的电梯时引导者则应后入先出这样做主要是为表示对来宾的礼貌出入轿车如果引导者与来宾出行宾主不同车时一般应引导者座车在前来宾座车居后；宾主同车时则大都讲究引导者后登车、先下车来宾先登车后下车在引导来宾时切勿一味沉溺于高谈阔论免得令来宾走神“一失足成千古恨”当众跌跤丢人 招待在接待工作之中对于来宾的招待乃是重中之重要做好接待工作重要的是要以礼待客1、时间条件招待来宾的时间条件主要涉及两个基本问题一是来宾何时正式抵达二是来宾将要停留多久如果在来宾正式登门拜访时因为接待人员的考虑不周而让对方吃闭门羹被抛在一旁或者遭到驱赶无疑会伤人至深并且有损于单位形象得知有人将要登门拜访或是与他人商议邀其上门做客时有经验的人一定会预先与对方了解正式抵达的时间和将要停留的时间假如没有特殊原因主人一方通常不宜以节假日、午间、夜间作为招待来宾的时间2、空间条件招待来宾的空间条件指的是待客时的具体地点的选择问题一般而言在公务活动之中待客的常规地点有办公室、会客室、接待室等等接待一般的来访者可在自己的办公室进行接待重要的客人可选择专门用来待客的会客室接待身份极其尊贵的来宾有时还可选择档次最高的会客室贵宾室至于接待室则多用于接待就某些专门问题来访之人必要时还须设置指引客人之用的“指向标”招待来宾的地点确定之后往往有必要对其室内进行一些必要的布置1、注意光线应以自然光源为主人造光源为辅切勿使光线过强或过弱招待来宾尤其是接待贵宾的房间最好面南如阳光直射则可设置百叶窗或窗帘予是调节使用人造光源时最好使用顶灯、壁灯尽量不要使用台灯或地灯特别是不要以之直接照射来宾使用彩灯、漫光灯或瀑布灯也是毫无必要的2、注意色彩招待来宾的现场通常应当布置得既庄重又大方特别是主要装潢、陈设的色彩有意识地控制在一两种之内最好不要令其超过三种否则就会让来宾眼花缭乱无所适从在选择招待现场的主色调时不要选用过于沉闷的白色、灰色、黑色不要选用过于热烈的红色、黄色、橙色也不要选用易于给人以轻浮之感的粉色、金色或银色乳白、淡蓝、草绿诸色,方为上佳之选3、注意温度室温以摄氏24左右为最佳因为它是人体体温的“黄金分割点”令人最为舒适室温低于摄氏18往往令人寒冷难耐室温高于摄氏30则又可能会令人燥热不堪4、注意湿度一般认为相对湿度为50%左右最是舒适宜人相对湿度过高往往会令人感到憋闷压抑呼吸不畅相对湿度过低则又会让人觉得干燥不堪易生静电5、注意安静地上可铺放地毯以减除走动之声；窗户上可安放双层玻璃以便隔音；茶几上可摆放垫子以防安置茶杯时出声；门轴上可添润滑油以免关门开门时噪音不绝于耳6、注意卫生在待客的房间之内一定要保持空气清新、地面爽洁、墙壁无尘、窗明几净、用具干净7、注意陈设其一是要务求实用一般来讲在待客的房间之内放置必要的桌椅和音响设备即可必要时还可放置一些盆花或插花诸如奖状、奖旗、奖杯等奖品绘画、挂毯、壁挂等装饰之物是没有必要摆放或悬挂在其中的其二是要以少为佳其三是要完整无缺一般不应为残、破、次、损、坏、废之物硬要以次充好或是令其“轻伤不下火线”往往得不偿失座次安排：1、面门为上采用“相对式”就座时通常以面对房门的座位为上座应让之于来宾；以背对房门的座位为下座宜由主人自己在此就座2、以右为上“并列式”排位的标准做法是宾主双方面对正门并排就座此时以右侧为上应请来宾就座；以左侧为下应归主人自己就座3、居中为上如果来宾较少而东道主一方参与会见者较多之时往往可以由东道主一方的人员以一定的方式围坐在来宾的两侧或者四周而请来宾居于中央呈现出“众星捧月”之态4、以远为上道理十分简单：离房门近者易受打扰离房门较远者则受到的打扰较少5、佳座为上长沙发优于单人沙发沙发优于椅子椅子优于凳子较高的座椅优于较低的座椅宽大舒适的座椅优于狭小而不舒适的座椅6、自由为上有时未及主人让座来宾便自行选择了座位并且已经就座此刻主人亦应顺其自然在客人登门拜访之时主人务必要使自己临场的一切表现都中规中矩专门恭候：为了防止来宾来访时“吃闭门羹”负责招待对方的有关人员须至少提前10分钟抵达双方约定的地点必要之时还应专门在约定地点的正门之外迎候来宾起身相迎；盛情款待：一是要让座于人二是要代存衣帽三是要斟茶倒水为来宾上饮料时还须注意干净卫生保证供应四是殷勤相助认真专注与来宾交谈时务必要认认真真地洗耳恭听聚精会神切不可一心二用所答非所问那样做必定会得罪于人千万不要在招待来宾时忙于处理其他事务例如打电话、发传真、批阅文件、寻找材料或是与其他同事交谈等等万一非得中途暂时离开一下或是去接一下电话事先别忘记要向来宾表示歉意最好不要在同一时间内在同一地点接待来自不同地方的人士要是遇上了这种情况可按“先来后到”的顺序接待也可以安排其他人员分别予以接待热情挽留：在一般情况之下不论宾主双方会晤的具体时间的长度有无约定客人的告辞均须由对方首先提出主人首先提出来送客或是以自己的动作、表情暗示厌客之意都是极其不礼貌的当来宾提出告辞时主人通常应对其加以热情挽留可告之对方自己“不忙”或是请对方“再坐一会儿”若来宾执意离去主人可在对方率先起身后起身相送 交通所谓交通礼仪在此是指接待方在正式的公务接待活动之中在为来宾安排、准备、挑选专供对方使用的车辆、船只、飞机时所需要遵守的礼仪规范1、费用不许超标为来宾安排、准备、选择交通工具既要求舒适为要也要注意勤俭节省2、档次不得违规3、运作不宜作假日程安排：为来宾安排、准备、选择交通工具时必须优先考虑对方的日程安排方便舒适：有可能的话在为来宾安排、准备、选择交通工具时要优先考虑综合指标优、舒适程度高、服务质量好、社会声誉佳者顺畅快捷：一般而言应当为来宾选择快速并且直达目的地的交通工具最好不要让来宾在凌晨或子夜动身上路也不要让对方在夜晚抵达目的地专人负责：应当善于进行沟通善于随机应变因为在派车、订票、购票、改签或确认等一系列的具体工作上若非具有如此素质者往往难当此任安全至上：1、树立安全意识；2、采取安全措施；3、遵守安全规章排好座次：为来宾安排或选择对方所乘坐的交通工具的具体座次时总的指导性原则有三：一是要符合常规二是要量力而行三是要主随客便轿车的座次：在轿车之上座次的常规一般是右座高于左座后座高于前座以一辆目前在国内公务接待中最为常用的双排五人座轿车为例车上座次的尊卑自高而低依次应为：后排右座后排左座后排中座前排副驾驶座在公务活动中轿车上的前排副驾驶座通常被称为“随员座”按惯例此座应由秘书、译员、警卫或助手就座而不宜请客人在此就座惟独在主人亲自驾驶轿车时客人坐在副驾驶座上与主人“平起平坐”才是合乎礼仪的在一般情况下双排五人座轿车上的后排中座左右挨夹坐在那里不很舒坦故不宜请客人就座于此在公共汽车上座次尊卑的一般规则是：前座高于后座右座高于左座；距离前门越近其座次便往往越高在有的公共汽车上座位被安排在通道两侧碰到这种特殊情况时一般应以面对车门的一侧为上座而以背对车门的另一侧为下座在火车上座次的常规通常为：距离火车头愈近的车厢其位次便愈高距离车厢中部越近的包厢、铺位或座位其位次便愈高皆以面对火车行进方向的一侧为上位而以背对火车行进方向的另一侧为下位卧铺则以下铺高于中铺中铺高于上铺在同一排座位之中以临窗者为上座以临通道者为下座在同一行座位之中则以右座高于左座在来宾乘坐交通工具时尚须接待人员主动给予对方以热情的帮助和周到的照顾1、代为联系订座；2、交运领取行李；3、上下加以护送；4、提供饮食药品 住宿公务接待住宿安排要根据客人的身份、人数、性别、年龄、身体状况、生活习惯和工作需要来酌情安排选择宾馆要根据接待经费预算、宾馆实际接待能力、口碑与服务质量、周边环境、交通状况、安全条件等因素来考虑基本生活需要如空调、热水、卫生间、电话、电视、娱乐、购物及办公、会议设施要符合要求接待人员要让来宾产生“宾至如归”之感体贴入微、善解人意但要以不妨碍对方私生活为准、以不限制对方个人自由为限、以不影响对方休息为度 礼品礼品的选择要突出纪念性讲究“礼轻情义重”不宜赠送过于贵重的礼物否则有行贿受贿之嫌还要体现民族和地方特色要有针对性因人、因事而异尽量使礼品得到来宾的欢迎要避免品种、色彩、图案、形状、数目、包装方面的禁忌禁送现金、有价证券、天然珠宝、贵重首饰、药品、营养品、广告性和宣传性物品、易于引起异性误会的物品、涉及国家机密和商业秘密的物品及不道德的物品 送别送别它所指的通常是在来宾离去之际出于礼貌而陪着对方一同行走一段路程或者特意前往来宾启程返还之处与之告别并看着对方离去最为常见的送别形式有道别、话别、饯别、送行等等道别指的是与交往对象分手按照常规道别应当由来宾率先提出来假如主人首先与来宾道别难免会给人以厌客、逐客的感觉所以一般是不应该的在道别时来宾往往会说：“就此告辞”“后会有期”而此刻主人则一般会讲：“一路顺风”“旅途平安”有时宾主双方还会向对方互道“再见”叮嘱对方“多多保重”或者委托对方代问其同事、家人安好在道别时特别应当注意下列四个环节一是应当加以挽留二是应当起身在后三是应当伸手在后四是应当相送一程话别亦称临行话别与来宾话别的时间一要讲究主随客便二要注意预先相告最佳的话别地点是来宾的临时下榻之处在接待方的会客室、贵宾室里或是在为来宾饯行而专门举行的宴会上亦可与来宾话别参加话别的主要人员应为宾主双方身份、职位大致相似者对口部门的工作人员接待人员等等话别的主要内容有：一是表达惜别之意二是听取来宾的意见或建议三是了解来宾有无需要帮忙代劳之事四是向来宾赠送纪念性礼品饯别又称饯行它所指的是在来宾离别之前东道主一方专门为对方举行一次宴会以便郑重其事地为对方送别为饯别而举行的专门宴会通常称作饯别宴会在来宾离别之前专门为对方举行一次饯别宴会不仅在形式上