备用金和员工借款管理.ppt

,2013年08月,备用金和员工借款管理办法,追求卓越共创和谐,钦州分公司财务部,目录,一、总则,二、备用金管理,三、员工借款管理,四、附则,为了加强公司资金管理，有效支撑公司运营发展，强化资金风险管理意识，维护公司资金安全，提高资金使用效率,减少资金占用，特制定本办法。本管理办法适用于中国联合网络通信集团有限公司钦州市分公司及其所辖的其他主体。员工应充分利用银行贷记卡的免息预支功能，尽量使用银行贷记卡进行支付并及时报账还款，减少个人借款，通过银行信用管理降低企业资金占用。,一、总则,备用金的定义：是指业务单位因公务需要频繁发生经营支出所借支的备用款项。本办法中所称备用金是指核拨给各县区分公司、市分各部门（中心）等报账单位备作日常零星开支的款项。备用金分为日常备用金和专项备用金。日常备用金实行定额管理，限额每年核定一次，由分公司财务部结合备用金申请单位的业务量规模、业务发生规律、预算管理、地域范围等因素核定；专项备用金用于支付专项营销活动中的一些零星开支，由备用金使用部门在专项活动开始前向财务部申请。各市（县）级备用金必须开立对公备用金专用账户管理。同时应建立银行日记账和现金日记账，并做好银行账户余额的对账工作，根据国家关于银行账户使用规定，实行银行印鉴分管，保证账户资金安全。如部分城区分公司实在无法开立对公账户的，经市公司财务部在资金平台上提交申请报集团审批后以单位负责人个人名义在银行开立个人存款账户保管备用金，比照公司账户管理。按照“存、提业务分离”的原则，由两个被授权人分别管理账户密码和银行卡（存折），（银行卡）存折须存放于保险柜中，并逐笔登记备用金台账，不得公、私款混用。如遇负责人变更必须及时清缴并变更账户，卡折更换应保存原存折内页（或银行卡交易明细）原件，保管期为五年。备用金管理部门应对备用金台账按月进行清查盘点，防止挪用或滥用，保证备用金的安全完整。,二、备用金管理,日常备用金原则上只用于支付公司内部员工报账款及日常小额员工借款，一般不用于对外支付，具体使用范围如下：（一）用于支付运营成本费用中的日常修理、零星材料费用；（二）网络运行成本费用中无法直接支付到对方账户的机房租赁费、物管费。此类费用报账时需提供对方收到款项的收据（三）营销类费用中的零星业务宣传费、客户维系成本、营业厅水电费；（四）分公司日常办公费、差旅费等管理类零星费用；（五）用于支付经上级财务部门批准的需备用金单位代付的费用（在使用范围以外，确需用备用金支付的事项，应由备用金使用单位上报市公司财务部门审批后报区公司备案。上述可支付范围中的事项，1000元以上要求直接从备用金帐户转帐。备用金不能用于支付以下款项：（一）购置固定资产、材料及终端；（二）工程施工费；（三）外单位借款、工程借款、个人因私借款；（四）签有具体合同金额的管道租用费、电路及网元租赁费、广告费、大修理费用、代维费、设备维保维护费等；（五）车辆定点加油费、定点维修费；（六）签有赔偿协议的对外赔款,二、备用金管理（续）,备用金申请、审批、日常管理和考核：（一）日常备用金备的申请由备用金使用单位从报帐平台发起；专项备用金申请需附上活动文件或明细清单，经备用金申请单位负责人审核确认后，提交备用金核拨单位即市级财务部门审批、核拨（具体审批流程参照中国联通钦州分公司授权管理办法执行）；同时报区公司财务部备案，如超出核拨标准需提交区公司财务部审批。备用金审批（二）备用金在借支期内保留使用，备用金使用单位进行报账时，备用金核拨单位应根据报账金额向备用金使用单位补拨货币资金，保证备用金使用单位备用金限额不变。（三）借支单位应根据实际需要申请备用金，但不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。出现到最后还款日尚未还清备用金的，按“扣罚金额=借款金额/360天*5%*超出最后还款日后的天数”扣罚责任人绩效：1、日常备用金最后还款日为了3个月后的当天2、专项备用金在专项工作结束后的次月最后一天,二、备用金管理（续）,（四）备用金必须专款专用，必须执行现金管理制度，按规定使用范围和开支权限使用，同时接受公司财务部门的监督与管理。（五）备用金使用期限：备用金实行年底清算，每12月25日前应对备用金款项进行清缴结算，次年重新办理借款手续，借款期截止日任何人不得以任何理由拒绝清理归还。次1月31日前市分公司财务部门根据新核拨的备用金额度，编制备用金核拨情况备案表（格式见附件1），报区公司财务部备案。（六）为确保备用金资金安全,各单位每月结账日应对备用金进行盘点，并按时编制备用金帐户明细帐（从银行打印）、现金明细帐（格式见附件2）、库存现金盘点表（格式见附件3）、银行余额调节表（格式见附件4）、未报销费用清单。经单位负责人审核签字后，于次月7号前上报分公司财务部，不按时报送者，部门绩效扣3分。（七）市级财务部门建立月度备用金使用情况通报制度，并定期（至少每半年）进行实地检查。检查内容主要包括备用金是否按申请用途使用，账面或库存备用金余额是否正确等。同时对备用金使用单位的情况进行评估，当确认备用金使用单位不再需要保有备用金时，应及时将备用金收回。,二、备用金管理(续),附件1:备用金审批单,附件2：现金明细帐,附件3：库存现金盘点表,附件4：银行存款余额调节表,附件4：银行存款余额调节表,（八）区公司财务部对各公司备用金管理及使用情况进行抽查。对于未按照规范审批程序设立备用金的单位，应按照备用金管理办法的规定进行限期整改；对于违规使用备用金的单位，应及时收回相关备用金，并按照规定对有关责任人进行处理。（九）各备用金使用单位之间严禁互相借用备用金。,二、备用金管理（续）,员工借款的定义：公司员工因公出差、零星采购、日常零星开支等业务所借支的款项。借款申请人在报账平台提交员工借款申请，必须在摘要中注明还款时间，同时还须提供与借款相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列收款方详细资料，否则财务部有权不予办理，由此产生的责任由借款人负责。员工借款的流程（一）按中国联通钦州市分公司授权管理办法办法执行。对于金额较大的员工借款，应明确借款用途以及还款时限，报县公司、市公司以及区公司逐级审批，并于约定还款时限前清偿。（二）公司非正式在册员工（协议用工、劳务用工等）不能办理借款手续，有出差任务时，由同行人员借支现金。（三）一般情况借款应直接转给借款申请人，如委托他人支取的，必须附经委托人和受托人共同签字确认的委托书。,三、员工借款管理,员工借款管理：（一）员工借款实行“前账不清，后款不借”原则，不得谎报用途套取现金。员工借款原则上应在借款之日起一个月内办理还款报账手续。（二）各部门每月15日前编制结余详情表，编制完成后向借款单位负责人发放借款催还通知书（格式见附件5），经借款人签字确认并说明预计还款时间后，最终由单位负责人签字确认返还财务部门。（三）各部门应建立员工借款备查簿，逐笔登记使用情况，每季度必须清理一次，对于超期限的借款要加紧催收。（四）对于长期催缴无效的，财务部门有权会同人力资源部从借款人绩效工资中扣减。（五）对公司员工如调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理员工借款清理归还手续，凡未办理清理手续的员工，公司将不予办理相关手续。,三、员工借款管理（续）,附件5：借款催还通知书,本办法由区公司财务部负责解释或修订。本办法自下文之日起执行，原中国联合网络通信有限公司钦州市分公司备用金和员工借款管理暂行办法（钦州联通财务201149号）同时废止。,四、附则,1、备用金审批单2、现金明细帐3