办公室总结服务管理参谋

1 / 18 办公室总结服务管理参谋 综合办公室 2016 年度工作总结 综合办公室是，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，工作也千头万绪，有文书处理、档案管理、文件批转、资产管理、采购管理等。工作虽然繁杂琐碎，综合办公室人员各司其职，分管总控、文秘、后勤工作，人员虽然很少，但综合办公室员工却分工不分家，在工作上相互鼓励，相互学习。 过去的一年，综合办公室在公司领导的关心和帮助下，在全体员工的不懈努力下，各项工作有了一定的进展，为 14 年工作奠定了基础，创造了良好的条件。为了总 结经验、寻找差距，促进部门各项工作再上一个台阶，现将 2016年工作总结汇报如下： 一、 2016 年综合办公室工作总结 加强学习，提高素质，团结协作，搞好服务 做好办公室工作，争创一流服务，必须要有较高的政治理论素质和分析解决问题的能力。办公室全体工作人员都能够通过各种途径进行培训学习，利用网络、报刊学习各项有关法律、法规，及时了解、把握国家的政策新动向、新经验，不断提高了办公室人员的理论水平、业务素质和工作能力。树立高度的服务意识，为公司领导和各部门提供了良好的服务。与各部室和谐配合， 气氛融洽，工作顺利。每个人都能从工作的大局出发，从整体利益出发，互相支持，互2 / 18 相帮助。 分工明确，密切配合，突出重点，工作到位 综合公室工作繁琐、复杂，简单的说就是办文、办会、办事。在 2016 年的工作中，我们加强了办公的规范化程序化工作，在文件的收发、打印、复印、车辆调用、物品的领用方面都强调了程序和规范，使这些工作与上年相比都有所加强。 1、在公文处理上，坚持从严、从精、及时、实效原则，严把时效关、公文体制格式关、文字关和校核关，力求达到传达信息准确、格式规范、准确及时。 2016 年共制发红头文件 24 份，其中司字文件 20 份，人字文件 3 份，财字文件 1 份。简字文件 10 份。共收到外来各类纸质文件 6 份。向高新区统计局报送统计报表 5 次，共 13 份，且每月向建设厅进行至少一次网报。 2、加强固定资产治理，控制消耗用品使用数量。办公室在去年全面清查资产的基础上，对公司固定资产进行了再次彻底地梳理，果断做到家底清、制度细，结合公司资产管理办法，同计划财务部协作完成了固定资产的编号、登记、录入工作。同时严格控制日常办公消耗用品使用数量，认真统计办公用品日常领用情况并核定使用量， 2016 年综合办公室改革了采买办公用品流程，由办公室每月做固定的统计，按季度进行采买，大型采买办公用品共计 4 次，小型采3 / 18 买 10 余次， 2016 年全年各部门办公用品使用量如下：全年用纸 83 包，硒鼓 20 个，档案盒 38 个，其他拉杆夹、文件夹、文件袋、彩卡 纸、笔、本、信封、纸杯等若干。办公室始终奉行节约，作好管家，节省一张纸、一支笔，用好每一分钱。 3、加强公司车辆管理，确保用车安全。对司机注重加强道路交通安全教育，实现了全年安全用车，全年出车 160余次，行程总计 6 万多公里，员工的责任心和服务意识 较强，无论是在休息日或节假日，只要工作需要，均能做到无条件出车，确保了各项工作的顺利开展和临时性任务的圆满完成。 2016 年较好地养护了车辆，共为 11 辆车进行了保险和车辆年检等相关事宜。 4、各种资质证书及印章的管理有序到位。 2016 年按时完成了企业营业执照和组织机构代码证的年检，保证了这些证件的有效性和及时性。印章全年使用 836 次，均做到了有效登记和使用。各种资质的管理采用了使用原件、复印件必需登记，外借由办公室人员亲自携带的方式，保证了各种证件均在合理范围内使用。协助各业务部门在河南、山西等多 个地市投标工作。 5、筹备各项会议，并做好会议记录。在公司在王总和赵总监的发起和组织下，公司先后召开了 5 次大型会议，6 次总部四行政协调会议，会议就各部门内部的部门职责、4 / 18 安全技术问题、问市场拓展等题进行了深入地探讨。办公室在每次会前做好会议筹备工作，会后整理总结会议记录，让每次会议内容均可查阅，有据可依。 6、公司大事记进行了整理工作。一年来，办公室从众多历史资料中整理及从老员工的口中了解后，对从公司成立之初的大事记进行了整理，随着时间的推移，目前该工作一直在进行状态，包括以前事迹的整 理和新发生事情的记录，但因为资料缺乏，也遗漏了不少。 7、 1 月 9 日、 10 日、 22 日、 23 日顺利完成了北京横标和新世纪对公司的质量、环境、职业健康安全的外部审核工作，并顺利取得了相应的保持证书。 8、 2 月，组织完成了工会的换届选举活动，并积极配合工会一年来举办各项活动，如元宵猜灯谜活动、第一届“放飞梦想，自由翱翔”风筝节活动、游泳比赛、乒乓球比赛、元旦等多项活动。 7、 6 月，组织总部四部门进行了一次的管理调研工作。本从工作主要在原综合业务部临汾项目处、运城项目处、长治项目处 展开，通过现场查看、查阅资料、个别谈话的方式，就行政管理、项目管理、财务管理、人力资源管理等方面分别发现了一些问题，并提出了建议性解决方案，同时也使总部管理人员更多了了解各项目处的需求和困难，起到了桥梁性的作用。 5 / 18 10、 7 月 -9 月，完成了河南分公司所有证件和公章的重新办理工作。 9、 12 月，成功组织了公司 2016 年总结表彰大会，总共对 5 位先进个人和一个先进团体进行了表彰。 多方协调，及时督查，工作合力得到进一步增强 积极协调各部门关系，充分调动全体员工的工作积极 性，为公司各项工作开展创造良好的内外部环境，是办公室的一项重要工作。一年来，办公室始终从实际工作需要出发，谦虚谨慎，排难而进，较好地协调了上下和内外关系。加强与各部门的沟通协调。办公室作为后勤服务部门，勤勉扎实做好了与各部门联系协调工作，配合人力资源部完成了工资改革工作，先后协助技术支撑部、综合业务部、市场经营部进行了马来西亚项目、河南项目和内蒙项目的投标等相关事宜，并就河南分公司的成立派专人进行了帮助。配合市场部、培训中心做好公司宣传文字及审核工作，同时对各部门承办领导布置的工作进行了督促，进一步增强了各 部门工作人员的工作合力和凝聚力。 脚踏实地，做好公司后勤事务的管理。 办公室的工作，诸如办文、办会、印信治理、收文、发文、采购、保管、通知、迎来送往等等，大部分属于常规性工作，一次次解释、一遍遍重复，须要工作人员有较高的素质，有耐心、有信心，耐得住乏味，顶得住压力。在今年，6 / 18 我们倡导在确保常规工作有效开展的同时，力争实现脚踏实地，常干常新，促进事务工作的全面、有效开展。每个季度组织一次卫生大检查； 3 月，为各部门购买饮水机，与物业协商解决了喝水的问题； 4 月，设计并制作公司手提袋；完成了公 司之歌征集活动； 5 月，完成了 2016 年的报纸征订工作；按时缴纳公司固话费、宽带费、房租等费用；每天负责总经理办公室和会议室的卫生打扫工作。公司 2016 年公司全年用电 23200度；固话费充值 9000元，手机话费报销 31950元，公交充值 900 元，办公用品元，光纤 45000 元，宽带 5950元。 二、综合办公室目前的不足 一年来，经过办公室全体同志的共同努力下，办公室工作取得了一定的成效。在看到成绩的同时，我们也十分清醒地认识到办公室工作中存在的不足： 一是规章制度仍需完善、重 点要加大各项规章制度的执行力，工作应当更加注重成效； 二是办公室人员整体素质有待进一步提高，服务的观念有待进一步深入； 三是埋头事务性工作多，谋大局办大事的能力有待加强； 四是工作创新方面还有欠缺，以期在以后工作中不断加以改进，努力使办公室成为工作落实的参谋助手、联系7 / 18 协调各方的桥梁纽带、展示公司形象的文明窗口。 让参谋作用体现在办公室工作全过程 黄炳福 众所周知，秘书工作有“三服务”的要求，首要的就是为领导服务，而为领导服务的重要内容之 一就是当好参谋助手。领导工作主要包括决策、管理和协调，围绕这三大职能，笔者谈一谈秘书工作者如何让参谋助手作用体现在办公室工作全过程。 一、如何为领导决策服务 决策一般分成三个阶段：决策前、决策中和决策后。决策前主要是准确分析判断形势，提出决策课题，围绕决策课题调查研究、了解情况、掌握信息，为决策提供充足、可靠的依据；决策中主要是调整思想方式、方法，发扬民主，集思广益，在民主的基础上实行正确的集中；决策后主要是查办、督办，信息反馈，总结推广经验或及时修正决策。 决策前，我们 要善于观察形势，发现机遇和问题。爱因斯坦说过：“发现问题比解决问题更重要。”举个例子，针对我市人均 GDP 超过 1 万美元的发展现状，究竟应如何科学分析判断形势？盲目乐观是不行的，苏州市人均 1 万美元的 GDP 主要靠外向型经济创造，这是以圈了 230 万亩耕地，接纳了 650万外来劳动力为代价的，如按照去年的用地速度，再过一二十年苏州就无地可用了，这就要求我们必须研究新8 / 18 的经济增长点，否则将无法支撑苏州新的发展。由此可见，秘书工作者一定要学会分析判断形势，因为所有的领导工作都是从分析判断形势延展开来的。当形势有利时，就要抓住机遇，乘势而上，使整个工作迈上新台阶；当发现存在问题的时候，就要趋利避害，减少损失。 有了对形势的科学判断，接下来就要调查研究、掌握情况，为科学决策提供可靠的依据。调查研究服务决策到底要了解哪些信息、掌握什么情况呢？以分析经济形势为例，对宏观经济形势我们一般要掌握 15 个要素，比如将我市和上海、深圳在宏观经济发展上进行比较，我们就应该收集 15 个要素，即人口、面积、行政、速度、效益、后劲、结构、布局、水平、政策、价格、利率、资本、能源、物流。宏观经济形势的分析就是这 15个要素的加减乘除、排列组合，加上政策依据以 及典型案例等。作为秘书工作者，我们平时就要做有心人，随时随地做资料的积累，对有用、可靠及有针对性的信息进行分类保存，以备需要时选用，这就是决策前要做的事情。 决策中，要充分发扬民主，集思广益。实行正确的集中，通常有八条原则： 1.民主集中制，讨论的议题要提前告知，不搞临时动议； 2.“一把手”末位发言制； 3.权利平均原则，书记也是一票； 4.实行“三不主义”原则，即不抓辫子、不戴帽子、不打棍子，让大家放胆讲； 5.重要记录经本人认可签字制度； 6.重大问题实行9 / 18 票决制； 7.“一把手”负责制； 8.组织上一旦作出决定，个人要服从组织，下级要服从上级，少数要服从多数。决策过程中还要随着形势的变化，不断调整思想方法，做到解放思想，实事求是，与时俱进。 决策后主要是做好查办、督办工作并搞好信息反馈，着力总结推广经验，及时修正决策，解决实际问题。 二、如何为领导管理服务 要为领导管理服好务，首先要了解什么是管理。如果说决策是研究要不要干，管理就是研究怎么干，由谁来干，是贯彻落实的问题，是对决策的执行。笔者认为，管理的第一层次应该是优化结构，一要优化生产力要素的组合，即人、财、物的组合；二要调整好生产关系，即优化责、权、利的组合；三要关注上层建筑的政策、法律，做到情、理、法的兼顾。管理的第二层次是做到宽严适度，刚柔相济。要想不走“一管就死，一死就放，一放就活，一活就乱”的老路，必须做到激励机制和制约机制的辩证统一。 现代管理研究的两大问题，一是如何办正确的事，二是如何正确地办事。第一个问题是研究办事、管理的目的性，如果说实践是检验真理的唯一标准，那么目的应该是检验实践的标准。所以，秘书工作者应该充分了解领导意图，了解事情为什么要这么办。第二个问题重在研究如何办事。要权衡利弊得失，分清轻重缓急，排出主次先后，这就要求10 / 18 秘书工作者充分掌握工作流程，有重点、有主次地开展工作。值得一提的是，现代管理还包括公共危机的应对处理，主要是对突发事件的预防、现场处置和善后处置，这都需要秘书工作者系统地掌 握处理流程。 三、如何为协调服务 中央对协调有八个字的要求，即“总揽全局，协调各方”。这句话包含三个问题，即什么是全局，如何总揽，怎么协调各方。我的理解，凡关系到我们执政党领导、统治地位巩固的问题就是全局问题。可以讲，从中央到基层，有三件大事是共同的，一要稳定，二要发展，三要文明。这是我们各级领导永恒的工作主题。将这三件大事牢记在心，也就做到了全局在胸。 “协调各方”又该如何做到呢？领导的协调大致分为两大类，即事前协调和事后协调。 事前协调，也可以称为工作协调，其基本要求是理顺关系、明确职责、政 通人和。工作协调也可分两大类：一类是事务性协调。各级办公厅的事务主要是“三办”，即办文、办事、办会。不管办什么事，都要明确由哪些单位主办、哪些单位协办、各负责人及其职责、办理的时间、用多少人、花多少钱、向谁请示汇报等。特 别要注意的是，请示报告只能向一个领导，不能多头请示；11 / 18 下达指令要逐级下达，不能越级下达。另外一类是职务性协调，一是协调运作四套班子；二是协调在职和离退休同志之间的关系；三是常委内部的协调运作；四是协调前后任书记的关系；五是协调上下左右的关系；六是协调地方政府和军队的关系；七是协调与民主党派 的关系；八是协调与垂直部门之间的关系；九是协调办公室和其他部门的关系；十是协调秘书长和副秘书长及正、副主任之间的关系。处理好这些关系，都要有处世待人的原则，不能厚此薄彼、随心所欲。 事后协调，主要是指矛盾纠纷协调，应把握三个要点：一是要把矛盾双方的来龙去脉、前因后果理清楚；二是要在理清矛盾的基础上，依法办事，按照法律、政策或是有关规定办事，注意保护弱者；三是要廉洁奉公，否则就不能做到公正协调。 四、正确的工作态度是为领导提供优质服务的前提 笔者认为，作为秘书工作者，一要心 正，二要口紧，三要善文，四要聪明，五要勤奋，六要认真，七要健康，八要端正。在这八点中，尤以心正为贵： 第一，要以一颗责任心对待领导交办的各项工作。例如做信访工作，要珍惜领导的信任和委托，凡是举报副处级以上干部经济作风问题的信件要交给领导；凡是跨国集团、世界 500 强公司代理人写来的信件要交给领导；凡是比较好的合理化建议和批评意见也要交给领导；凡是领导亲12 / 18 戚、好友、同学的来信一定要第一时间交给领导。其余的可代为处理。 第二，要以一颗公心对待领导之间的矛盾。领导之间出现矛盾，秘书不要参与进去 ，更不应煽风点火、帮倒忙，应对事不对人，多做些劝解双方、缓和矛盾的工作，不要激化矛盾。 第三，要以一颗平常心对待领导的喜怒哀乐，做到宠辱不惊。领导有时会对秘书发脾气，要“有则改之，无则加勉”，多检查自己的不妥之处，有时还要主动承担责任。 第四，要以一颗诚心对待领导的私人事情。秘书为领导做些私事是难免的，这也代表了领导的信任，要做到守口如瓶。我感觉，要做好一个秘书就一定要做到谦虚谨慎、掌握分寸、守口如瓶。 第五，要以一颗上进心对待自己。要提高自己的业务水平，一要勤于学习，掌 握秘书工作者应知应会应能的基本功，在知识面和视野上要努力缩小与领导的距离，这样有助于更好地完成领导交办的任务；二要勇于实践，特别是在文稿写作上，要勤写多写，研究领导修改的地方，多积累，勤耕耘，做到厚积薄发；三要善于总结，要经常回顾哪些事情领导不满意，为什么没办好。要分析原因，找出问题的所在，只有勤于总结才会有所提高。 办公室工作总结 13 / 18 2016 年，公司办公室工作在公司党委和行政的正确领导下，以公司年初“三会”精神为指导，加强上下沟通协调，加大对下工作指导力度，通过办公室全体人员的共 同努力，促使了办公室工作关系更加顺畅，工作质量逐步提高，从而较好地完成了全年各项工作，为办公室工作和管理进一步规范化、制度化奠定了良好的基础。下面将办公室一年来的工作情况总结如下： 一、 完成的主要工作 1、 严格控制印信管理与使用。 一是在公司公章与名章使用及管理上，严把用印审核关，做到用印要先由办公室审核后由公司领导审批方可用印，如缺少其中任一手续，保密室有权拒绝签印，有效地规范了用印程序，减少和杜绝了用印风险和隐患。 二是加大了项目印信管理的监控与指导力 度。上半年，公司办公室加大对项目印信管理与使用的监督指导力度，配合集团公司对印信进行了检查，严格了用印程序，减少了项目后期经济风险与隐患。 2、 加强文件的日常收发、对下指导并做好文件归档工作。 一是及时认真地做好了文件的收发工作。 二是积极推广网络办公并做好对下指导工作，对公司在建项目网络办公进行了有效指导，重点放在对文件收发方式、途径以及文件的日常处理上，现在多数项目办公室人14 / 18 员都已掌握网络办公，能够独自上网收发处理文件。 三是做好档案的归档工作。今年共清理文书档案并立 卷 64 卷，收集整理会计档案 1350 盒，整理工程合同、施工、竣工资料等共计 25 盒。 四是严格执行档案借阅、借出程序。各类档案的借阅、借出， -1- 坚持了借用人提出申请，办公室核准和分管领导审批的程序，较好地规范了档案资料管理工作，有效地避免了档案资料在借阅过程中的遗失。全年共提供借阅会计档案 38人次，计 405 卷次，借阅科技档案 19 人次，计 66 卷次，借阅文书档案 15 人次，计 26 卷次。 3、 认真做好日常行政事务管理。 一是加强了机关日常考勤工作。主要在负责公司领导 全程考勤管理的同时，同人力资源部、社会事业部配合机关党委重点抓好机关工作人员日常考勤工作。对公司机关各级人员实行动态性抽查式管理，通过严格有效的机关考勤管理，机关工作作风和人员精神面貌得到较好的转变，树立了较好的对外形象。 二是认真执行公出审批程序。对外出人员办公室均认真登记台帐，及时跟踪情况，及时注名销假。对公出不先打报告，事后长时间不销假，中途借公私出的，均对本人进行了批评和教育，保证和维护了机关管理的严肃性。 15 / 18 三是成功地承办了公司“三会”。办公室作为会议承办部门之一，能够主动布 臵工作，主动搜集资料，科学分析问题，认真研定思路，为会议圆满成功提供了高质量的会议材料和会场服务，受到了领导及与会代表的一致好评。 4、 规范办公用品采购管理。经市场调查和比选，分别对文具纸张和微机耗材实行定点采购，统一管理，并取得初步成效。 5、 规范机票订购程序。进一步强化了机票订购管理，严格了审批程序，为节约全公司差旅费，发挥了一定作用。 6、 高度负责地做好机关服务保障工作。 一是车队全体人员不怕吃苦，工作积极主动，在机关人员多、车辆少的情况下，能够本 着服务的宗旨，经常贪黑加点，任劳任怨，基本上满足了机关用车需要。此外，为了保证行车安全，车队经常对车辆进行自检，并定期保养，对车辆的状况做到心中有数，发现 -2- 车辆故障及时排除，避免车辆带病行驶，大大提高了行车安全。 二是热情地为公司各级人员预订机票、火车票。 三是认真负责地做好日常服务工作，对公司举办的各类综合性会议，能够认真周到地做好会场服务。 7、 积极配合公司开展管理体系认证工作。根据外16 / 18 部审核要求，下发了管理体系文件有效受控清单和技术资料作废清单，对 管理体系的有效运行进行了指导，对检查中存在的问题进行了规范。 二、 存在的问题 1、 办公室人员素质需要进一步加强。办公室作为综合部门，工作内容涉及门类众多。就目前来说，办公室人员素质结构、知识能力水平还不能完全满足办公室在新形势下圆满完成工作任务的需要。 2、 印信管理工作需要进一步规范和提高。集团公司检查，项目的印信管理还有很多不规范的地方，违规使用集团公司名义章对下用印、用印不履行审批手续和登记不全等现象。 3、 档案管理工作需要进一步加强。档案管理涉及的部门配合较多，整理验收工作又比较繁琐和复杂，有的个别在建项目档案管理组织机构不全或作用发挥不强，管理较为混乱，尤其是科技