和日本人谈判的技巧

1 / 18 和日本人谈判的技巧 與日本人談判的技巧 国际商务谈判中最重要也是最艰难的一幕就是谈判中的较量，即使你准备得相当充分，如果在这个实际运作中把握不住，往往前功尽弃。 一、非事务性接触阶段 商务谈判中，我们习惯于 510 分钟寒暄后便进入谈判主题，而这对日本人来说是不太合适的。在与日本人谈判中，高层官员的作用只是礼仪上的，通常在谈判后参加签署合同。有时，他们也参加早期的非事务性活动，地点选择在饭馆、高尔夫球场等非正式场所。一位日本高级主管人员说，98%的话题与体育、政治 和家庭有关，只有 2%和商业有关。许多日本公司有他们高层主官的情况简历，我们可以从中获得信息。和日本高层主管谈话时，说什么并不比怎么说重要。日本高层主管往往会对对方公司的正直、可信、履约能力做个整体判断。另外需要注意一些细节： 名片可以交换也可不交换。当两方总裁相见时，名片并不需要，但要准备好日文名片以备交换。 带点小礼物是必要的，像印有本公司标志的铅笔、领带及其他装饰品，但像象征恶化的裁纸刀、剪彩刀是不合适的。礼物互换只表示心意，太贵重礼物不合适。 在欢迎仪式后表达双方将 来真诚合作的愿望是必要2 / 18 的，要注意表达必须间接和暗示。如：我们很高兴，将来能对贵公司有所支持；我们以自己产品的高质量而自豪，希望你们 能分享；贵公司和我公司很明显在某些方面有着共同目标。 下面这些做法是不合适的，如：如果我们能在价格方面达成协议，那其余问题是次要的；有关我俩公司的分配计划会对我们都有利。最后，当高层接触在我方举行时，应感谢对方的到来，并接送到宾馆，最初的会谈最好在客厅气氛中举行，而不应在办公室。要注意的是高层领导并不是讨价还价的对象，这不是他们的职能。 在日本，一般行 政人员的非事务性接触典型途径如下：日本谈判将在某个下午较晚时邀请谈判对手和介绍人到日本公司见面，在那儿参观并进行些事务性闲聊，下午 6：00 左右，日本将建议吃晚饭，通常由他们选择餐厅和付帐单，你将没有付款的机会，因为你看不到帐单，此时，商业话题仍不合适。晚饭后，日方将建议到酒吧聊一聊，这样一直到晚上 11： 00 左右，以安排将来会见的日程。通过这段时间的交流，只有一些模糊的双方合作意向，值得提醒的是：交换名片是必要的，离开办公室时赠送点小礼物。 二、事务性信息交流 表达信息 3 / 18 日本人列出问题的方式类似于中国旧叙事诗的三段式：情景介绍详细描写道出主旨，只有经过很长时间说明，才说出自己的目的。其次是提出问题的次数，日本人会不断地重复问问题，甚至许多人会问同一个问题，通常让我们发怒，“难道他们不相信我的话。”其实这与日本人集体决定有关，我们要有耐心并准备足够信息，但也要适时地控制他们的提问。“我昨天已和某某先生谈了这个问题，不过我于重复”或者“这是我以前讲过的同一个问题，但我再重述一下”；写下被问的问题，以便与日本人分享；一般地，重复的问题，第二次回答时花 10 分钟，第三次只 花 1分钟，当第四次被问时，合适的反应是沉默或转移话题。 获得信息 幸运的是你的日本对手重复问你的问题时，会暴露给你更多的信息，当你从会谈纪要上看到，如果日本人 6 次询问送货日程，只有两次询问服务合同，那他们看重的是送货时间。从日本人处获得的信息，需要经过认真推敲，如果你问日本人有关你的报价时，他们会说：“噢，它看起来很好。”很可能他们内心认为这很糟，让我们解释一下这三条不可测的行为：集体决定，任何人无权代表集体讲话；想保持和谐关系；我们不能明白那些微妙的非言请的否定线索，如面部表情、眼 神等。 要真正了解需要建立非正式的交流渠道，而这种非4 / 18 正式的交流渠道须由较低级行政人员去完成，这也是谈判团里要有低级行政人员的原因之一。这里有一个例子说明非正式交流的重要。一家美国大公司寻求和一家日本小公司合作，谈判在主管人员之间没有取得结果，虽然日方主管在许多方面表现出兴趣，但似乎仍犹豫不决，美方决定采取“等一看”的战略。但 6 个月后什么也没发生，过后，美方公司的低层行政人员受到日方低层行政人员的邀请，一杯茶后，日方解释了推迟的原因，“我有一些事要告诉你，但我的老板却不便对你的老板讲”，他讲出了价 格和公司更名的问题，其实，如早提出，问题早就解决，但是日方认为在谈判桌上向一个高地位的买者提出反对是不合适的。 三、劝说和辩论 和日方谈判时，我们可用下列劝说技巧。 多问问题。多问问题会使对方对自己的回答有所怀疑，也使你在某个问题上要作出让步前获得最佳回答及明白真正原因。 重述你的立场、需要和愿望。 使用其他主动技巧。如承诺：“如果对方能在 7 月 1日前送货，我们将立即签订下一个订单。”建议：“如果你方仍采用原公司名称就不会失老顾客。”赞扬：“谈判进 展顺利，得益于你方的支持”等。 如果你仍不满意他们的回答，试着沉默。给他们思5 / 18 考和改变立场的机会。但日本人是善于利用沉默的专家。如果你感到难以利用沉默至少你要提防日本人常常利用。 如果 14 步仍不能让对手让步，改变话题或者要求休息以通过非正式途径解决。 侵略性的技巧，如威胁：“如果你方坚持这此条款，我方将寻找另外的合作者。”警告：“如果我们不能达成协议，也没有公司会对你方计划感兴趣”等。只有用在最危急的时候或者特殊环境。 a.最好通过非正式渠道和尽可能用间接方 式 表达。与其说“如贵公司仍不能降价，我方将寻找另外的供应商”，不如说“贵公司降低价格将有助于避免我们不得不寻找另外的机会。” b.明显对自己有利的场合。即使在这两种情形下，使用威胁将破坏长期利益。如果利益地位变换，日方将会改变立场。 16 岁仍没有使日方让步，我们建议给他们时间去考虑和达成一致，日本人很少立即作出让步。我们许多人忽视了时间策略，“让事情挂一挂”，是必要的策略。 让介绍人或调解人参与。但要记住第三者的仲裁将只起一次作用。 最后，如果仍行不通，有必要让两公司的行政 主管聚集一起，以期待更好的合作。但是如果这次失败，特别是过去有威胁方法运用，那就意味着谈判最终破裂。 四、让步和签约 6 / 18 谈判需要双方共同合作，双方都要放弃些利益，共同将蛋糕做大。谈判不能仅着眼于眼前问题的解决，而要增进了解，为的是长期利益。一旦良好关系建立，一系列问题都能迎刃而解。 和日本人谈判，往往会出现有进展的信号：更高级的行政人员被邀参加讨论：讨论的问题专注于某方面；对某些问题的“柔化”，如“让我们花时间研究一下”。抓住这些信号，能游刃有余。 谈判中部分 让步、阶段让步对日本人来说不起多大作用，他们着眼于整个问题的解决，我们建议一直到所有议题和利益均讨论过后再做出让步，那时，小的让步有助于关系的建立。在结束讨论之前，有三点对我们来说是看不惯的，而对日本人来说是正常的，容易打断一方谈判；在谈判中途，日方人员会自由进入或离开会场；当你正和一群日本人讨论时，发现一个人，很可能是主管人员，“闭着眼听！” 谈判是一门复杂的艺术，需要我们多看、多听、多实践。签订协议并不表示谈判的成功，也许这只完成了一项事务，建立良好的商业关系是谈判的关键所在。 肢体语言 商务谈判中须注意的细节 各国欢迎客人的表达方式是不同的。印度人常常双手合拢放在胸前，如同祈祷。但在泰国，这一姿势却表示谢谢。而在西班牙、意大利，第一次与异性见面，互相亲吻两7 / 18 侧面颊以示问候是常有的事，并没有特殊含义。英国人只在家庭成员或亲密朋友之间互相亲吻。日本人打招呼时，对长者、同事甚至朋友却习惯于鞠躬行礼。在英国，人们只在第一次见面，或是久别重逢时才握手。而在欧洲南部的国家，人们即使天天见面，也会不厌其烦地握手示意。 从下面这个小例子中，我们不难看出，了解对方的习俗 是多么重要。 日本人 Masako Seto 与美国人 Bob Jones 从未见过面，对对方国家的文化背景了解甚少。这次两人都是第一次到新加坡参加商务会议。两人约好开会前在大厅先会晤交谈。双方都别着胸牌。 9 时，他们准时到达。 Seto 很快注意到 Jones 比自己年长，而且身穿高质量西装，他准备以日本最礼貌的方式问候 Jones。 Seto 在离 Jones 两步之遥时，突然停住，双手扶膝，在 Jones 的正前方鞠躬 90 度。与此同时，美国人伸出的表示问候的手却刺着了他的眼睛。对此，Jones 深感不安，不停地道歉，忙上前 扶住了 Seto 的肩膀。这在日本是从未有过的。为了不丢面子，挽回第一次失误，Seto 摆脱了 Jones 的手，又一次站在 Jones 的正前方，更加深深鞠了一躬。见状， Jones 还以为 Seto 因刚才的疼痛要跌倒，这次急忙抓住了 Seto 的双肩，并扶他坐在邻近的椅子上，然后自己也坐下，并又一次伸出了手。这次 Seto 干脆拒绝与 Jon es 握手。他感到自己在公众场合丢了脸，受到8 / 18 了侮辱，因为竟有人抓住他的双肩。 Jones 也很沮丧，一是他的手碰到了 Seto 的眼睛，二是这位日本人不接受他表示友好的握手。试想这样的第一次会晤对以后的 业务开展会有什么影响呢？ 在与外商的谈判中，如果看到说英语的一些国家的人拉拉耳垂，他们暗示着“这是我们之间的秘密”。同一举止，西班牙、意大利、希腊人却认为是侮辱、蔑视对方。 谈成一项条款，兴奋之余我们也许会伸出右手，把拇指与食指做圈状，表示“很好，同意”。日本人对此则理解为“钱”，因它看起来像个铜板。可法国人却会认为谈了半天等于“零”。荷兰和哥伦比亚的商人也许会误认为，你感到他讨厌可憎。在突尼斯，这个手势是向对方发出警告：小心点，否则我杀了你。 如果想称赞你的荷兰客户聪明 、机智，你可伸出食指，指向头的一侧，但千万不要对以英语为母语的人这样表示，他会以为，你在指责他脑子出了问题，有些疯狂，或是骂他笨蛋。 轻轻拍拍鼻子，在说英语的各个国家有着各异的解释。如：这是秘密；别那么好奇，关注你自己的事；这事看来有些可疑。与外商的交往中，我们应注意举止，不要使自己的下意识动作令人误会。 酒席间，主人不断敬酒、敬菜。客人酒足饭饱后便9 / 18 婉言谢绝。说英语国家的客人常常边说：“谢谢”，边摇摇头，或是轻轻摆摆手。印度尼西亚人则伸出手，掌心朝外。阿拉伯人微微低下头，把右手放到胸 前。 谈天说地之间，往往互相祝福交上好运。用食指与中指交叉在一起，就表达了这一愿望。但这仅限于说英国英语的国家。对另外一些国家，这一手势则表明，另外两个人被人谈论着有着非常亲密的关系。 有的业务员与外商谈论价格时，为把数字搞精确，喜欢打手势，比如表示“ 8”，就把大拇指与食指伸出，向外张开，这反倒使外商摸不着头脑，因为在他们看来，这并不表示任何意思。要知道，外国人数数是数几伸出几个指头。比如表示“ 8”，就直直地伸出 8 个手指来。 “ V”字形手势人人皆知。做这一手势时，千万要手背对着自己。因为在英国，“ V”字形手势手背面向对方，意味着粗暴、放肆。 与日本人谈判 日本是东方民族的典型，是与我们一衣带水的邻国，从古代起就与中国有着经济和文化交流，中国的古典文化对日本有着深刻的影响。历史上，日本是单一种植型经济，千百年来以种稻为主进行农业耕作。这种劳作方式从播种到收获都需要整个家族及邻人的互相协助，从而倾向于发挥集体的智慧。公元 7 世纪，随着中国儒家文化的传人，日本接受10 / 18 了儒教中的等级观念、忠孝思想、宗法观念等，逐渐形成了具有大和民族色彩的文化。儒家思想文化、道德意识已深深积淀于日本人的内心深处，并在行为方式上处处体现出来。日本是个岛国，资源缺乏，人口密集，民众有危机感。因此，日本的领导人历来强调社会各组成部分 个人、家庭、团体和政府的信念要一致，民族要有较高的凝聚力和向心力。目前，外向型经济是日本发展的基本国策。 日本商务谈判的特点 日本的传统文化和经济发展的现实，使日本企业形成了鲜明的谈判特性。总体上看， 日本人进取性强，工作态度认真，等级观念强，不轻信人，注意做人的工作，考虑交易的长远影响，善于开拓新领域。他们慎重、规矩、礼貌、耐心，在国际商务谈判中，日本人被称为“最难对付的谈判对手”。具体分析，日本人的谈判方式具有以下特点： 1 重视初次接触。日商在同国外客商进行初次的商务往来时，比较喜欢进行个人的直接面谈接触，特别是许多日本中小企业更习惯如此。与自己找上门的客商相比，日本厂商对经过熟人关系介绍来的客商往往更乐于接触，因为介绍人已把想与他见面的公司情况以及你在公司中的地位向他做了说明。通过这种 说明，他已初步了解了你，从而在心理上做好了准备。 2 彬彬有礼地讨价还价。日本人在与外国人面对11 / 18 面谈判时，对年长者、某个地方强于自己的人彬彬有礼，殷勤谦恭，充满崇敬之情。在国外，他们尊重所在国家或地区的礼节和习惯。然而，在这背后却隐藏着“一定要赢”的战略。在国际商务谈判中，日本人经常说说笑笑地讨价还价，这反映了一种“礼貌在先”、“慢慢协商”的态度，使谈判在友好的气氛中进行。为了与谈判对手建立起信赖感，日本人在谈判时，首先不厌其烦地介绍自己公司的历史和成绩，向对方表明其好意，说明将来双方合作的可能 性，然后再进行一些个人间的杂谈，以便建立起相互间的亲密关系。杂谈往往以“您是第一次来日本吗？”、“旅行愉快吗？”等一些基本提问开始，接着双方亲密地谈起各自家族成员情况、双方的共同兴趣以及对两国友好城市发展的看法。这样逐渐使对方放松戒备，为讨价还价做好心理上的准备。在谈判过程中，日本人的报价往往水分很高，然后再经过漫长的讨价还价过程以达到成交，所以对日 商的报价要特别留心，要认真做好比价工作，做到心中有数。相反，日本人在还价时往往杀价较狠，但只要你拿出有说服力的资料或证据，他们还是愿意接受的。因此， 不要因日本人杀价过狠而动摇谈判的信心。 3 协同作战，配合默契。日本企业的谈判团多是由以前曾经共过事的人员构成，彼此之间相互信赖，并有着良好的关系。即使是初次共事的成员，相互之间也配合默契。12 / 18 日本人在同外国企业谈判时，都喜欢与自己地位相同的人交往与谈判，这是因为日本谈判团内部角色分工是很明显的，等级意识也很强。谈判时，总是谈判组成员努力奋争、讨价还价，最后由决策者出面稍作让步，达到谈判的目的。这样，既表现出他们心胸宽广，又提高了企业的整体声誉。 4 固执、坚毅、不轻易妥协。在国际商 务谈判中，日本人几乎毫不退让地坚持原有条件。一次又一次地商谈，他们始终重复原有的主张，提出同一个目标，日本人那谦恭的外表下隐藏着誓不屈服妥协的决心。不到最后失败，只要能找到一点办法，他们就认为有可能突破敌阵。日本人的这种耐心和固执己见，不仅是终身雇佣制的结果，而且是由于他们相信坚持不懈就能克服多重障碍，他们认为自己的不屈不挠会使谈判对手厌倦并最终妥协。 5 保持沉默，静观事态发展。在许多场合，日本谈判者不 愿率先采取行动并表明自己的意图，因此会长时间保持沉默，采取静观事态发展的战术。 在遇到出乎意料的问题时，日本人对任何要求都不作答复。日本人认为“沉默是金”、“祸从口出”，只要沉默就可避免麻烦，只要不将自己的意见告诉别人就是一种贤明。当谈判者对一些不愿回答的问题必须回答时，他们多半回答：“这是一个很好的习题，反过来我想问一下你是怎样认为的。”有时他们也会摇摇头，微13 / 18 微一笑说“对这个问题我一点也不明白”，“实际上我也搞不清楚”或者“此事还是问一下别人为好”。日本人在故作镇静、掩盖事实和感情方面是很高明的，他们把能否将心事不表露在脸上而隐藏在内心作为衡量谈判者是否成熟的标志。 6 注重最后期限，有耐心。日本谈判者特别有耐心，他们认为，不耐烦是一个人的严重缺点，只要耐心等待肯定会有效果，许多合同、协议都是在最后期限签订的。因此日本谈判者大多会通过各种渠道千方百计地打探谈判对手的最后期限。在谈判过程中，日本谈判者为使对方放弃自己的条件，使用的最好办法就是把对方逼到墙角，使对方没有时间再拖下去。因此，同日本人谈判，要保持冷静，表明自己有充裕的时间。 7 重视贸易的长远效应。日本人在国际商务活动中，重视销售额远胜于重视利润，很注意规模效益，喜欢薄利多销，把扩大市场占有率放在首 位。他们善于在国际贸易中运用“吃 小亏占大便宜”和“卡关键、放长线、钓大鱼”等经营策略。对此，在交往中一定要保持清醒的头脑，冷静分析，不要为小利而冲动，要全面长远地进行权衡。特别是大型商务谈判，必须对他们埋下的伏笔十分敏锐，万分小心，尽可能周密。如条件问题、维修问题、综合配备因素以及结算货币等等多方面都要想到。 14 / 18 8 重视相互信任和相互尊重。日本人倾向于信任与尊重的道德观，往往把合同视为一份婚约而非商业协议。他们非常重视相互的信任与尊重，如果在商务谈判中，你把律师带去参加，日本人会认为 这是不信任的表现，反而会增加谈判阻力，惟一的途径是消除怀疑，创造出一种相互信任的气氛。当合同双方发生争执时，日本人通常不选择诉诸法律这一途径，因为日本在很长的历史中，不是靠法律而是求助权贵的仲裁来解决争端的。与日本人进行交易，不能一接触就谈生意，往往要花费大量的时间用于开场白，来强调合作诚意和对方的好处，这些诚意要反复强调，并贯穿于整个洽谈过程中。这种通过相互赞扬以示尊重对方的做法，逐渐成为一种客套和礼仪。 9 重视人际关系。日本谈判者是搞人际关系的“专家”，他们利用不同层次的人出场与谈判对手 不同层次的人交际，从而探听情报、研究对策、施加影响、争取支持。在谈判中，日本人尽力避免直接争论，因为在激动时会说出不得体的言 国际商务谈判中最重要也是最艰难的一幕就是谈判中的较量，即使你准备得相当充分，如果在这个实际运作中把握不住，往往前功尽弃。一、非事务性接触阶段 商务谈判中，我们习惯于 510 分钟寒暄后便进入谈判主题，而这对日本人来说是不太合适的。在与日本人谈判中，高层官员15 / 18 的作用只是礼仪上的，通常在谈判后参加签署合同。有时，他们也参加早期的非事务性活动，地点选择在饭馆、高尔夫球场等非正式场所 。一位日本高级主管人员说， 98%的话题与体育、政治和家庭有关，只有 2%和商业有关。许多日本公司有他们高层主官的情况简历，我们可以从中获得信息。和日本高层主管谈话时，说什么并不比怎么说重要。日本高层主管往往会对对方公司的正直、可信、履约能力做个整体判断。另外需要注意一些细节： 名片可以交换也可不交换。当两方总裁相见时，名片并不需要，但要准备好日文名片以备交换。 带点小礼物是必要的，像印有本公司标志的铅笔、领带及其他装饰品，但像象征恶化的裁纸刀、剪彩刀是不合适的。礼物互换只表示心意，太贵重礼物不合适 。 在欢迎仪式后表达双方将来真诚合作的愿望是必要的，要注意表达必须间接和暗示。如：我们很高兴，将来能对贵公司有所支持；我们以自己产品的高质量而自豪，希望你们能分享；贵公司和我公司很明显在某些方面有着共同目标。 下面这些做法是不合适的，如：如果我们能在价格方面达成协议，那其余问题是次要的；有关我俩公司的分配计划会对我们都有利。最后，当高层接触在我方举行时，应感谢对方的到来，并接送到宾馆，最初的会谈最好在客厅气16 / 18 氛中举行，而不应在办公室。要注意的是高层领导并不是讨价还价的对象，这不是他们的 职能。 在日本，一般行政人员的非事务性接触典型途径如下：日本谈判将在某个下午较晚时邀请谈判对手和介绍人到日本公司见面，在那儿参观并进行些事务性闲聊，下午 6：00 左右，日本将建议吃晚饭，通常由他们选择餐厅和付帐单，你将没有付款的机会，因为你看不到帐单，此时，商业话题仍不合适。晚饭后，日方将建议到酒吧聊一聊，这样一直到晚上 11：