7S办公管理规定

7S办公管理规定(1)青机办字201119号签发人:冀 新办公场所及公共区域7S管理规定 为进一步加大7s推广力度，不断深化，取得实效，特制订办公场所及公共区域 7s管理规定。通过对办公现场中的人、物、场所三者之间的关系进行科学分析划分区域，以实现人和物的有效结合为目的，通过对现场的整理、整顿、清洁、清扫，把工作中不需要的物品清除掉，把需要的物品放在规定的位置上，使其随手可得，促进办公环境的美观、高效、安全。 一、目的 1、人造环境、环境育人，通过7S的实施，创造一个明朗舒适的工作环境，提升管理水平。 2、强化品质管理，提高工作效率，降低运营成本，实现企业持续、健康发展。 3、保护员工健康，减少安全隐患，达到预防管理，使安全生产运营工作得到切实保障。 4、为制度化、规范化建设提供契机，形成流程明畅、体系完善的章程文件，优化企业运营。 5、提升员工士气，培养良好素养，强化责任意识、团队意识、成本意识、效率意识、服务意识，为追求卓越的企业文化奠定基础。二、适用范围 青岛纺织机械股份有限公司及各分子公司办公场所及公共区域。 三、部门职责 1、认真学习、领会7S管理要领；积极落实、贯彻7S管理要求；细致检查、维护7S实施效果。 2、严格执行文件要求，实现办公场所定置管理。 3、企业7S检查小组以及各部门7S适时推进小组做好推进及督促检查工作。 四、7S对办公现场及公共区域的要求 1、整理整顿阶段包括13个实施项点，即整体面貌、过道、橱柜、办公桌面、办公桌下、会议桌椅、抽屉和茶水柜、窗台橱后等其他区域、花草、公布宣传栏、打印机等公用办公设备、电脑清洁、用具。针对不同物品的整理整顿标准，对各项点提出了具体、细致、规范的要求，旨在正确清除无用品，合理安排必需品，科学布局、规范定置，以此美化办公环境、提高工作效率。 2、清扫清洁阶段包括6个实施项点，即卫生责任划分，地面，墙壁、门窗、隔断、天花板等，公用设备、橱柜、桌椅，个人办公区，公布宣传栏。要求大家明确分工、通力配合，清晰自己的责任区域、工作任务和标准要求，继续巩固、落实整理整顿阶段的工作成果，使之标准化、规范化。 3、安全阶段包括1个实施项点，即设备、线路、指示灯。通过这一阶段对安全隐患的排查及相应的安全教育培训，使安全意识和职业卫生安全深入人心，全员参与、防治结合，以此降低劳动强度、改善工作环境、保障安全健康。 4、素养阶段包括2个实施项点，即7S活动或维持、员工精神面貌。通过7S的坚持实施营造一个优良的企业环境，良好的环境又会潜移默化的改变员工素质，最终表现为员工素养的提升，这与以人为本、体现员工关怀的管理理念相契合。 5、服务阶段包括2个实施项点：服务观念意识宣传与培养，服务质量要求制度化、规范化。通过贯彻落实7S的有关要求和精神，使员工牢固树立态度决定一切、从内心树立服务的意识，确保关联部门、人员之间相互服务、协调发展的良好态势。 6、具体见附表一。 五、目视化实施标准 1、目视化管理是用视觉来进行管理，以提高劳动生产率的科学方法，特点包括以视觉信号显示为基本手段，可见易懂；以公开化，透明化为基本原则，使管理者的要求和意图清晰明了，借以推动自主管理；员工可通过看板等目视化方式展示自己的建议、成果，进行交流。 2、7S目视化实施标准将物品放置位置分为4项，依次是办公桌整体、办公桌面、橱柜、物品标识，根据不同位置规定的放置物品及整理要求下分15个项目，对每一项目提出了具体要求，使物品放置方法、标签张贴位置、整体外观要求等规范标准一目了然，较强地提示员工如何开展工作以及工作要到达什么样的效果，同时根据目视化标准提出的要求进行定期检查维护。 3、目视化实施标准见附表二。 六、计算机等办公资产管理 7S管理对电脑、复印机等办公资产的定置、维护提出了标准规范。首先，要保持办公资产外观整洁，线路梳理得当；其次，要按规定正确使用，保持其正常状态，掌握“三好”“四会”，即管好、用好、维护好，会使用、会保养、会检查、会排除故障；第三，实行办公设备的定置化管理，明确管理人，电脑等内存文件整理有序，索引便捷。七、办公现场及公共区域7S管理评价标准 1、对7S管理的评价依照办公场所及公共区域7S管理评价标准中的规定进行。该标准共分24个评价项目，和实施标准依次对应，每个项目根据7S管理执行效果分5个档次，得分1-5分不等，满分为120分。7S检查考评小组及各部门7S推进实施小组，依照评价标准实施检查，并详细填写检查表，根据检查结果实施奖惩，以此提高员工主动性、积极性，强化自主管理水平，使7S管理得到切实、长久、高质的落实。 2、评价标准及检查表见附表三。 八、标签制作注意事项 （一）标签制作规范 1、一张A4纸可打四个标签，规格为10.5cm7cm，统一使用A7胶套，各部门据此统计胶套数量，到总经办领取。 2、标签文字 需填写部分：字体为黑色、楷体、五号。 3、水杯、台历、电脑、电话、文件放置区、垃圾桶由总经办统一制作圆形定置小标签，规格为3cm3cm；桌面只可摆放水杯、台历、电脑、打印机、电话和少量文件。 4、具体制作及张贴方法见附表二和附表四。 （二） 办公家具编码方法 1、办公家具有标准的编码方法，如下： OF XX X XXX 家具顺序分类代表部门编码办公家具缩写如：0F017001，表示总经办1号沙发。 2、家具分类代表号 a）文件柜为1，包括上下分体铁柜、上玻璃下文件柜铁柜、资料柜、五斗铁柜、档案柜、木制文件柜。 b）更衣柜为2，包括二门更衣柜、三门更衣柜、上玻璃下文件柜带更衣柜的铁柜。 c）办公桌为3，包括办公桌、电脑桌及一些办公用的桌子。 d）会议桌为4，包括各种会议方桌、圆桌、看图桌。 e）椅子为5，包括会议椅、办公椅、看图椅等所有椅子。 f）茶水柜为6，包括会议室茶水柜及领导办公室茶几。 g）沙发为7，包括单人沙发、双人沙发、多人沙发（按套计算）。3、部门编码 总经理办公室01，综合管理部02，财务部03，审计部04，营销中心05，技术质量中心06，信息中心07，工会08，政工部09，安全保卫部10，经营发展部11，无纺科技公司12，电气公司13，毛绒机电公司14，和力达公司15，蓝利锋公司16，绿环公司17，针布公司18，风能公司19，铸造公司20，模具公司21，金长城公司22，压铸公司23，惠通公司24，惠丰公司25，教育中心26，职工医院27，金山城大酒店28。 九、附表 附表一 办公场所及公共区域7S 实施标准 附表二 办公场所及公共区域7S 目视化实施标准 附表三 办公场所及公共区域7S 评价标准及检查表 附表四 7S 管理标签制作模板 主题词：办公场所及公共区域7S管理规定青岛纺织机械股份有限公司总经理办公室 2011年9月22日印发 附表一 办公场所及公共区域7S实施标准 序号 项点 整理/整顿 01整体面貌 布局合理、顺畅，整体感觉整洁、明亮；设备摆放协调、有序；文件、资料、物品放置整齐、规范、统一；员工精神面貌积极向上，习惯良好，素质较高。 02 过道过道宽度合适，无杂物侵占，保持畅通；电线网线梳理有序，不杂乱，尽量少占用公共空间，通过过道的部分设置线槽，保持干净、整洁。 03 橱柜统一编号，摆放齐整，保持内外洁净，合理配置空间。更衣柜中配衣架，衣服按序摆放；资料柜中文件资料分类、分区存放，文件夹内附文件目录，文件夹侧面附索引标识，及时清除工作中不需要或已报废的资料，柜内、柜顶不摆放杂物。 04办公桌面 只摆放规定物品（包括电脑、水杯、电话、台历、文件），并严格按定置点进行放置，同时注意外观的整洁，不以降低工作效率为代价，要实现整洁和方便的统一；资料定置点，只摆放常用或正在处理的文件资料，资料分类细致、整齐，无混乱、破损现象便于归存、查找；随时进行桌面的规整。 05办公桌下 电脑主机、垃圾筐放置处；桌下空间是电线、网线主要通过区，进行线路清晰、合理的梳理，过长线路进行捆扎；忌杂乱、拥挤，保持有序，减少安全隐患；侧柜为个人资料用柜，需要做整理，保持干净、有序。 06会议桌椅 桌椅按定置照片正确摆放；会后及时清理；平时保持桌面干净，无随意放置的资料、物品。 07抽屉、茶水柜按照物品使用频率做出整理，分层摆放，做到整齐有序，提高工作效率；茶水柜物品的摆放要统一标准，按定值点放置，并按时检查，及时补充。 08 窗台、橱后等其它区域 清洁时不留死角，保持清洁，不放置资料、物品、垃圾；墙上无随意悬挂、张贴的物品、纸张等。 09 花草做好花草看护，保持良好长势；花盆按时清理，无破损；花盆下放置托盘，保持清洁；花盆放在窗台前或部门指定的规范位置，允许放在柜上、桌上及窗台上。 10公布宣传栏 合理、全面规划配置看板内容，要求实用、美观，确保信息时新、齐全、准确、充实；及时更新材料。 11 打印机等公用办公设备 按定置位端正摆放，保持设备外观及周围整洁，打印用纸分类放置整齐；电器线路铺设规范，无破损；设备出现问题及时按其上电话联系负责人。 12清洁用具 按定置位整齐放置，外观洁净，标识清楚，及时清倒垃圾无积留。 13 电脑保持干净、整洁，可正常使用；内存文件存储有序，易于检索；各类导线要集束整齐、美观。 序号 项点 清扫/清洁 15卫生责任划分对办公室公共区域卫生清理工作进行责任划分，落实清扫责任人，责任人需明晰自己的责任范围，同时制订清扫标准和要求；区域划分无遗漏，标准规定明确满足公司管理要求。 16 地面每天一清，保持洁净亮丽，无污垢、无浮尘、无垃圾。 17 墙壁、门窗、隔断、立柱、天花板等 确定清扫责任人；做到窗明几净，颜色清新，无蜘蛛网、污垢、灰尘；按规划悬挂、张贴的物品放置整齐，保持完好洁净，感觉良好。 18 公用设备、橱柜、桌椅 确定清扫责任人，制订清扫标准；保持洁净和完备，无生锈、脱漆、尘垢、变形、缺失等现象，标识清晰。 19个人办公区 桌面及桌下地面，桌上文件盒、电话、电脑显示器，桌下物品等所有物品及时清扫，随时保持洁净，外观洁净。无污染、无灰尘。 20公布宣传栏 保持干净、清新；无破损，无污渍，无灰尘；如有手写内容，做到字迹清晰、端正。 序号 项点 安全 21 设备、线路、指示灯 按规范操作办公设备；合理摆放线路，定期检查插座等易发生危险事故的物品；按定置位摆放灭火设备，检查安全指示灯，消除安全隐患。 序号 项点 素养 22 7S 活动 或维持 自觉、持续进行7S 管理，使之成为良好的习惯；完善规章制度，并自觉遵守，规范语言行为礼仪；加强培训教育。 23员工精神面貌衣物穿戴正确、整齐，保持干净清爽，体现昂扬、积极的风貌；塑造员工品质，增强效率意识、成本意识、安全意识、团队意识，提高责任感，严守作业标准，锐意改变，不断进取，为追求卓越的企业文化做好铺垫。 序号 项点 服务 24 服务意识 贯彻始终 各工序、各部门以及员工之间贯彻服务精神，保证生产组织的顺畅，提高效率。 附表二办公场所及公共区域7S目视化实施标准 序号 位置 项目名称 标示图例1 标示图例2 图例 要求 备注 1 办公桌 所有物品 在实施目视化标识之前，必须先进行7S整理、整整体 顿。清除不需要的物品，将留下的物品进行定置，且摆放整齐。 现时工作需用的资料、物2 办公 整体 品可放在桌面正中。桌面桌面 布置 可摆放物品包括：水杯、台历、电话、电脑、（及打印机、传真机等设备），少量再用文件，全部定置摆放。 3 办公 资料 1、所有资料，包括纸张、卡片及其它资料均须放桌面 放置区 盒内或夹内，不得直接裸放； 2、在资料放置区的隔断上方（优先）粘贴“文件资料放置区”标签，无隔断的办公桌可贴在桌面上； 3、小标签在桌面的粘贴顺序要统一整齐。 1、在电话机的下方粘贴4 办公 电话机 一个用于桌面的标识，在桌面 对应的隔断或墙的位置 粘贴一个用于墙壁的标识（无墙壁、隔断不需贴）； 2、两人公用的电话机，一般应定置于中间位置；3、小标签在桌面的粘贴顺序要统一整齐。 粘贴于电脑显示屏下方。 5 办公 电脑 桌面 1、只允许放一个台历、6 办公 桌面 台历水杯笔筒 一个水杯、一个笔筒； 2、小标签在桌面的粘贴顺序要统一整齐。 7 办公室内 物品定制 暖瓶 标识贴法同上。 8 办公室内 物品定制 传真机 1、粘贴于物品上方墙壁或设备上； 2、照片要覆盖住边框线；3、在放置设备的桌子或地面上粘贴定置小标识； 9 办公室内 物品定制 打印机 标识贴法同上。 10 办公室内 物品定制 复印机 标识贴法同上。 11 办公室内 物品定制 垃圾桶 粘贴于物体下方。 12 物品标识 门 贴于门把手上方，并注意方向。 1、粘贴于桌面的一角或13 桌面 办公位置 隔断上方玻璃上；同一房间内粘贴位置要一致。 2、照片要覆盖住边框线；3、拍摄的照片右下角不要带日期，办公桌整理后再进行拍摄； 14 柜体 资料柜、 1、粘贴于柜体的左上角；2、其中的资料文件摆放更衣柜 整齐，文件夹中要附目录。 3、编码按附件5的要求进行编写。 15 物品 标识 会议桌 茶水柜等 1、粘贴于物品的上方； 2、照片要覆盖住边框线；3、拍摄的照片右下角不要带日期。 附表三 办公场所及公共区域7S评价标准 7S评价项 评分标准 1分2分3分4分5分 1整体面貌 布局混乱，无序摆放 整体感觉凌乱，文件、资料任意摆放 整体布局稍乱，员工未养成习惯整体布局顺畅、偶有文件资料随意摆放 整体布局合理、整洁员工积极性高，养成良好习惯 2通道 有很多东西，脏乱 虽能通行，但要避让 可以顺利通行，但有物品略占通道 通畅，有占到但能立即移走 很通畅，又整洁 整 理 3橱柜 橱柜未规范好，造成空间浪费放置不整齐，有杂物 资料摆放凌乱、不整齐，有少量杂物 物品摆放稍乱，未分类存放，无杂物 存放整齐但标识欠缺 规划适当，料架与物品标识一致 整 4办公桌面 不用的在用的资料或物品任意摆放，未定置 用品摆放较整齐，有过期的资料或物品，定置欠佳 用品摆放整齐，偶尔有不用的文具与物品摆放 用品摆放定置规范，但摆满要用的资料及物品，稍显凌乱 桌上将所需物品少到最小限度，摆放整齐、合理 顿 5办公桌下 线头裸露、有触电的危险，电线私自乱接、有隐患，侧柜内电线乱，灯管、空调、电扇、开电线稍乱、电器无灰尘，侧柜内电线摆放整齐，无乱接线，现象、侧柜凌乱 物品未分类 关盒等有积尘，侧柜物品稍乱 物品较整齐，但未按标识摆放 电器清洁，侧柜内物品整齐、有序 6会议桌椅 桌子显得凌乱随意放东西，桌、椅欠整齐、桌上有未定置杂桌椅整齐，偶有不归位，桌面稍桌椅整齐，桌上物品摆放整齐干桌椅整齐，桌上物品整洁，标识清椅子放置随意 物、资料等 有杂乱 净 晰，按标准状态保持很好 7抽屉、茶水柜 物品随处可见，到处有，摆放置欠整洁、到位，有少量多余放置整齐、到位，偶有多余物品完全按规定放置必须物品，放置完全按规定放置必须物品，且放在放混乱 物品 位置和状态保持，有欠缺 规定位置，保持整洁 8窗台、橱后等 其他区域 很多杂物，脏乱，灰尘太多放置不整洁，有私人物品存放 放置整齐，偶有多余物品 干净，整洁，但有张贴物品、纸张 保持清洁，干净 9花草 花草枯萎，未及时更换 有部分枯枝、枯叶，花盆随意摆放 摆放整齐，偶发现花盆下无托盘按要求摆放整齐，花盆干净，无破损 花草长势好，花盆及时清理，无破损，按指定位置摆放 10公布宣传栏 无看板内容、信息 看板内容不齐全，未规划好 看板内容齐全，未及时更新 维护及时，看板清洁干净 维护及时，看板清洁干净，展示效果好，醒目、清晰 11打印机等公用 办公设备 设备随意摆放，打印用纸未分类 设备灰尘较多，未按要求定置 设备摆放整齐，打印纸稍有杂乱设备按要求定置摆放，但无标识设备摆放端正，外观洁净，标识清楚 12电灯开关 未贴指示标签 部分开关有指示标签 指示标签整齐统一，但未标明控制范围 指示标签清楚表明控制范围，但有部分线路连接有误 指示标签清楚表明控制范围，线路连接正确 13清洁工具 随处可见，到处摆放 清洁工具放在指定位置，但太脏有定位但无及时清理，有积存 有定位，有清理，少有异味 固定放置，干干净净 14电脑电脑里有下载游戏等可能影响工作的软件 垃圾文件太多 有少量不必要的文件 文件存放有序 文件分类清楚、存放明确，很容易找到 清 15卫生责任划分 没有划分责任区域 责任区域有遗漏 责任区域划分明确，责任人不清责任区域划分明确，责任人明晰责任区域划分明确，责任人明晰自扫 楚自己的清理范围 自己的范围，但不清楚清扫标准己的范围，同时清楚清扫标准和要/ 和要求 求，并能严格执行 清 16地面 散落塑料袋、纸或其它杂物虽没有大垃圾，但偶有小纸屑等有保洁标准，但执行不到位 责任落实、保洁标准执行较好 标准执行好，干净、清洁 洁 17墙壁、门窗、 隔断、立柱、 天花板等 布满蜘蛛网、污垢、灰尘 偶有蜘蛛网，有污垢、灰尘 无蜘蛛网，偶有灰尘、污垢 感觉很干净，按规划悬挂、张贴的物品摆放整齐 四周清爽干净，做到窗明几净，按规划悬挂、张贴的物品摆放整齐 18公用设备、橱 有布满灰尘及污垢，无清扫有少量灰尘和污垢，清扫责任人无污垢，有少许灰尘，清扫责任偶有灰尘，标识清晰 确保洁净和完备，确定清扫责任柜、桌椅 责任人 明晰，但无清扫标准 人明晰清扫标准 人，并制定清扫标准，标识清晰 19个人办公区 有布满灰尘 有少量灰尘，无及时清扫 偶有许灰尘 无灰尘，随时