外贸老客户信函

1 / 29 外贸老客户信函 外贸开发函电需知道的六大要素 外贸开发函电，现在比较流行的有两种形式 一、简短型，就说我是谁，我厂做什么的，我们的网址是什么，你有什么问题就问我吧。 二，长篇大论型， 列举自己的观点以证实自己是比较专业的，比较像购物导购员那样子，通常把观点集中于 1.通常你们在哪里采购，中国还有哪些地方便宜。 2.价格的变动要素会有哪些。 3 通常超低价的产品会出现的问题。 4. 一些低价出现的成形，例如偷工减料，工人工资低，管理成本低之类，总之就是列出些观点让客户觉得你是足够专 业的 . 再下来简要描述一下，影响英文开发函电成功率的 7要素： 1.首先要看你的开发信地址，真实买家 ?还是乱搜索出来的 ? 2.邮箱有效性，就是那个人还在用那邮箱不，还是没有用了。 3.退信问题，这个经常遇到。外贸知识外贸知识 4.邮箱的所有人，是他们的销售人员，还是财会，其他 ?，还是采购，还是老板本人呢 ?前面两种通常通常是不理会你的罗。 5.邮件的内容方面，吸引点是什么 ?你的邮件靠什2 / 29 么吸引了客户 ?你想达到的目的是什么 ?是他浏览你 的网站 ?还是他给你加信 ? 6.运气问题。那个采购刚好那个时候有采购任务在身的。要是没有，他当然是懒懒的睡觉去罗。 7.邮件发过去，成为垃圾邮件的机率，这会与你的邮件标题，内容，还有他是否经常把类似的邮件标为垃圾邮件，你的邮件里面是不是带有附件，附件有多大，都有关系的。 Hi Sir/Madam, Glad to hear that youre on the market for furniture,we specialize in this field for 14 years,with the strength of ERU&USA ANTIQUE FURNITURE,with good quality and pretty competitive price. Also we have our own professional designers to meet any of your requriements. Should you have any questions,call me,lets talk details. Best regards! Leon 外贸开发信模板模板二： Dear purchasing manager, 3 / 29 Hello,this Lily Lee from xxx company,our company is a professional xx manufacturer with yearss we want to avail ourselves of opportunity establishing business relation with you. Please link our company web site:. if you want to know more about our the way, free sample are available. Tahnk you in advance! Best regards Xxx Company name: Tel: . Fax: . MSN:. Skype: . 外贸开发信模 板模板三： Subject: XX you need/ XX factory / xx good quotation Dear Sirs: We glad to get your information posted on xxxxxx. that you are in the market for XXXX. We would like to take this opportunity to introduce our company and 4 / 29 products, with the hope that we may work together in future . This is from which is specializing in for many years. According to your information posted on xxxx, wed like to introuduce this item for you, and its feture have XXXXXXXXXXX . 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I obtained your 6 / 29 company name and email address from the Internet. Ningbo Fenghai Bearing Co., Ltd. is a factory specialized in Deep Groove ball bearing. Our products had adopted ISO9001:2000 Quality System Authorities. For more information, we would like to let you know our company web site as below. Hope to hear good news from you. Sincerely Yours, Sky Export Manager NingboCo., Ltd. TEL: FAX: Email: Website 老外更在意的，并不是你工厂的 ISO9001 之类的东西，这些都是虚的。如果你是一个不错的工厂，被哪些大客人验过厂，比 ISO 重要 100 倍！ 如果你通过 BSCI 验厂，或者 Disney 验厂，或者Wal-mart 验厂，那就把这句写上去！ 如： We already passed the factory audit from BSCI, with the scores * 又如： Were the supplier of Wal-mart, and 7 / 29 already passed the FE from them. 外贸开发信模板模板七： Hi, purchasing manager. Good day! We are XXXX supplier,and we have researched & designed some new product. If you are interested in, I ll send you our catalogue. Thanks for your valuable time. Regards. Yours, - XXX compnay name Website:www ADD:XXXXXX TEL:+86 XXXXX FAX:+86 XXXXX 外贸开发信模板模板八： Hi Kelvin, Glad to hear that youre on the market for 8 / 29 flashlight and other promotional items. This is C from * Ltd in China. We specialized in flashlights and premiums for 10 years, with the customers of Coca-Cola, Craft, Pepsi, etc., and hope to find a way to cooperate with you! Please find the pictures with models and different packaging in attachment. An American guy purchased this model in BIG quantity last year. I would like to try now, if its suitable for Europe. FREE SAMPLES can be sent on request. Call me, lets talk more! Thanks and best regards, C * Ltd Tel: * Fax: * Mail: * 当时一共写给 6 个不同的客人这样一封开发信，内容完全一样，只是对方姓名不同。所谓的某美国客人下过大单，完全是编的，只是给客人一个感觉，美国佬很喜欢这款产品，下过很大的订单哦，你们看看，是不是欧洲市场也能卖一点？最后一句“ Call me, lets talk more”是我故意9 / 29 这样写的，因为很少有客人会打电话给一个陌生人，但是这句话写上去让人感觉会大大不一样，首先就是这个人很有自信，其次就是他是有诚意的，不是群发的邮件。 外贸开发信模板模板九： Hi Chris, Glad to hear that you are on the market for stainless steel spinning parts. We, xxx Co. Ltd, is professional in precision machining for nearlly 10 years, covering high precision machining parts, casting parts, metal parts, etc. Hope to establish business relationship with you! Should you wanna know more about our company, pls visit Any comments, thatll be appreciated! Thanks. Best regards, xxxx xxx Co., Ltd. TEL: FAX: Email: 外贸开发信模板模板十： Dear Sir or Madam, Are you interested in saving some money on 10 / 29 importing any of the following?: - High quality thickness planer - Bench planer - Combined planer & thicknesser - Woodworking machines All of our products are very affordable as a result of being produced in special economic development regions of China and we are more than happy to help you with the import/export process too! 一对一真人外教，每节课仅需 6 元 ，有网络就可以学， 30 天让别人对你的口语刮目相看！ 外贸英语培训班讲解道歉信 13 个写 法 我把客户当初恋，客户却要我说道歉？这种事情有木有发生在你的身上呢，亲！外贸的道路上没有总是一帆风顺，总会有点小插曲，比如：漏看邮件，迟回复客户邮件， 不能按时交货，单证出现问题，资料缺失，货物质量问题，沟通问题等等；所以学会向客户 致歉有时也是需要一点技巧，把客户捧得高高的，稳稳的，那么订单就妥妥的，跑不了。 春喜外贸英语培训班透漏 13 句道歉信常用句子给大家： accept our profound apologies for this mistake, which could not have 11 / 29 happened to a more valued customer.实在不应该对我们尊贵的客人发生这样的错误，请您接受我们深深的道歉。 accept our sincere apologies if this late reply to your mail of dec. 19 has caused you any problems.现收到您 12 月19 日的邮件，回复太晚给您带来不便，请您接受我们诚挚的歉意。 owe you an apology for not answering your e-mail letter sooner.没有及 时回复您的邮件，实在抱歉。 accept our sincere apologies for the error in your bill of we have corrected the situation and are very sorry for any inconvenience. 请接受我们 12 月 16 日为您开出的账单上的错误，我们已经更 正错误，很抱歉由此给您 带来的不便。 我为我的疏忽表示抱歉，希望修正后能让贵公司满意。 was intended.事发突然。 accept our apologies for any inconvenience that this may cause.由 此带来不便，我们表示歉意。 12 / 29 are sorry for the error in your bill and thank you for calling it to our attention. 对于账单的错误我们很抱歉，很感激您告知此事。 sincerely apologize for this misunderstanding! 对此造成的误解我真诚道歉 ! apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation asap. 很抱歉现在才进行询问 ,但是我们需要尽快核实执行信息。 我们确 信尚未产生永久和实质的危害，并为这个错误给贵公司带来的困扰表示最诚挚的 歉意。 感谢您关于投诉新购买的激光打印机存在严重缺陷的传真。您的投诉证据充分。我们为 此感到很抱歉，并对有机会改正错误感到很欣慰。您 10 月 17 日发了紧急传真，投诉贵公司的销售目录被印刷得很糟糕。请原谅我没有及 时回复您，我临时去欧洲出差， 4 天都不在办公室。 外贸英语培训班讲解道歉信 13 个写法由春喜外语供稿。篇二：外贸函电模板大全 目录 chapter 1 建立贸易关系 1. 请求建立贸易关系 request for establishing 13 / 29 business relations 2. 回复请求建立业务关系 reply to the request for establishing business relations 3. 索取产品资料 request for product literature 4. 回复索取产品资料 reply to the request for product literature 5. 邀 请会面 invitation to the business appointment 6. 接受会面邀请 accepting the invitation to the business appointment 7. 谢绝会面邀请 declining the invitation to the business appointment 8. 要求更改会面时间及地点 request for changing the time & place of the meeting chapter 2 推销 9. 向特定客户推销 sales letter to specific customers 10. 向 不特 定客 户推 销 sales circular to non-specific customers 11. 寄信给老客户 sales letter to old customers 14 / 29 12. 寄信给新客户 sales letter to new customers 13. 推销新产品 sales letter for promotion of new products 14. 推销劳务 sales letter for promotion of labor services chapter 3 询盘和订货 15. 一般询盘 general inquiry 16. 回复一般询盘 reply to the general inquiry 17. 具体询盘 specific inquiry 18. 报虚盘 making a non-firm offer 19. 报实盘 making a firm offer 20. 买方还盘 making a counter offer 22. 下订单 placing an order 23. 接受订单 accepting an order 24. 拒绝订单 declining an order 25. 下续订单 placing a repeat order 26. 推荐替代品 offering a substitute product 27. 接受替代品 accepting a substitute product 28. 拒绝替代品 declining a substitute product 29. 涨价通知 notice for price increase 30. 回复涨价通知 reply to the price increase notice chapter4 付款 31. 询问付款方式 asking about payment terms 15 / 29 32. 接受付款方 式 accepting payment terms 33. 要求修改信用证 request for amendment to l/c 34. 信用证修改 amendment to l/c 35. 付款通知 payment notice 36. 收到付款通知 receipt of payment notice 37. 催促付款 urging payment 38. 催促付款 urging payment 39. 索取发票 asking for invoice 40. 寄送发票 sending invoicechapter 5 包装和交货 41. 包装要求 packaging requirements 42. 回 复 包 装 要 求 reply to packaging requirements 43. 装运时间 time of shipment 44. 回复装运通知 reply to time of shipment 45. 催促装运 urging shipment 46. 回复催促装运 reply to urging shipment 47. 出货通知 shipment advice 48. 货物抵达通知 goods arrival noticechapter 6 投诉和致歉 50. 对货物未寄达致歉 apology for goods arrival 16 / 29 failure 51. 出货延迟 late delivery 52. 对出货延迟致歉 apology for late delivery 54. 对货物质量不佳致歉 apology for poor quality of goods 56. 为数量错误致歉 apology for wrong quantity of goods 58. 为发货有误致歉 apology for sending wrong goods 60. 为包装不良致歉 apology for poor packaging 61. 付款出错 payment error 62. 为付款出错致歉 apology for payment error 63. 对服务的不满 service dissatisfaction 64. 对服务不满致歉 apology for customer service dissatisfaction chapter 7 商务交往 65. 请求筹备出差 request for preparing for a business trip 66. 回复请求筹备出差 reply to the request for preparing for a business trip 67. 确认预定行程 confirming itinerary reserva tion 68. 出差后的感谢 thanks for a business trip 17 / 29 69. 活动通知 activity notice 70. 集会通知 gathering notice 71. 邀请担任演讲者 inviting speaker 72. 回复演讲邀请 reply to the invitation for speaker 73. 展销会通知 trade fair notice 74. 回复邀请 reply to the trade fair invitation 75. 请求帮忙做问卷调查 request for filling out questionnaire 76. 请求转载许可 request for reproduction permissionchapter 8 公司人事 77. 人事查询 personnel enquiry 78. 找寻 人才 looking for qualified personnel 79. 晋升公告 promotion announcement 80. 调动通知 transfer noticechapter 9 公司内部 82. 会议通知 meeting notice 83. 例行报告 routine report 篇三：道歉信： 道歉信： 道歉信是因工作失误，引进对方的不快，以表示陪礼道歉，消除误解，增进友谊和信任 的信函。 18 / 29 格式： .称谓。 .正文：诚恳说明造成对方不快的原因；表示歉意，请予以理解、见谅。 .署名、 范例： 向客户致歉 执事先生： 你方本月 22 日订货单收悉。非常抱歉！羽绒背心目前无法交货。我们最快的交货期要到 7 月初。 当然，你方是急着要货的。可是，需要量远远超过我们以往的经验，特向你方道歉！ 你的忠实的 年月日篇四：最全开发信案例及外贸知识问答 一 . dear sirs: we are a factory of fiberglass in china and our main product is chopped strand mat and stitch chopped strand mat and etc. i wonder if you need this product; if you are interested in our products, please kindly return this now you have regular business partner。 if so.please leave my message in your email box.maybe someday it will be useful。 19 / 29 yours sincerely jack 1man. 很多地方我实话实说 .你千万别介意啊 .我个人认为 .你的开发信有以下几个问题 . 1.文字太长 .很难扫一眼就看明白 .至少要花 10 多秒钟时间来看。而一般老外看邮件 通常就是 3 秒扫一 眼 .然后决定邮件的命运。可以把它删减一下 .突出重点就可以了。 3.公司介绍太多 .最好一笔带过。客人不会有太大兴趣去看的。只有等他对你的产品 . 价格各方面都有兴趣 .他才会要了解一下你们是什么样的公司 .什么规模之类的。 4.很多很多多余的话可以删掉的。比如说“我知道你有老供应商 .但请你保留我的邮件 . 也许你有一天用得上 .”这类的话都可以删掉。即使你写了 .他想删掉 .你也不能控制啊。 最好的办法就是什么都不写 . 但是让他有那么一刻的犹豫 .是不是先存一下这封邮件。这就 是你字里行间需要把握的地方 .就是完全另外一种味道了。这是中国文化和西方文化之间的差异 .西方人看来 .这句话 20 / 29 有恶 意贬低他人的嫌疑。而且一分钱一分货的道理他们是知道的。专业的客人和大买家都不 会在一开始随便谈论价格 .聪明的 sales 也不会在一开始谈论价格 .只有当你把所有问题都 搞清楚了 .最后谈价格 .成交率会大大提高。如果有朋友读过 roger dawson 写的“ secrets of power negotiating” .就知道怎样跟客人谈价格了。这是题外话 .我以后如果写一篇如何 跟客人谈价格有关的文章 .会详细论述的。如果你这个客人正巧做的是中高端市场 .你这句 话让他一看 .就会觉得你卖的东西是 cheap item.不是他的 style.那就画蛇添足了。更何 况这句话有点拽 .让人读上去的第一感觉不太舒服。要突出自己的价格优势没错 .但最好不 要这么直接 .旁敲侧击让他明白 .反而效果更好 .不信的话可以试一下哦。这是我改的 .你 试着和你原来的开发信比较一下 .是不是大大减肥了 . hi sir, glad to hear that youre on the market for fiberglass. we specialize in this field for several years, with the strength of chopped strand mat and stitch should you have any questions, pls do not 21 / 29 hesitate to contact me. freesamples will be sent for your evaluation! jack 可以写的很简单。 ) tel: * fax: * mail: * website: * 一开始开门见山指出 .很高兴获悉您对某某产品感 兴趣 .我们专业生产这类产品多年 .优势在于什么地方 .质量好 .价格相当有竞争力。这样 就已经把要表达的意思表达出来了。第二段就是两句话 .有问题随时联系我 .免费样品随会 寄来供您测试 .既表达了你想要合作的愿望 .又表示了自己的诚意 .只要您有需要 .我们随 时为您服务。这样写的就给人感觉不卑不亢 .既没有显得很拽 .也没有在老外面前矮一截。 大家是平等的关系 .本来就是相互的合作 .找机会争取双赢。这点反而会让西方人比较赞赏。 不是说价格低就能赢得订单的 .真正拿到 order 是综合性的考量 . 价格是重要的一方面 . 但不是完全的。除了有少部分只看价格的客人除外。 二 . 好 .我想问 lz.我发的开发信 .有人回了 .22 / 29 可是回复之后就都没反应了。我该怎 么办 .有几个回了两三次 .大概就是问了些问题 .然后就 over 了。主要看对方怎么回 .如 果是一句 no, thanks. 那就算了。如果真的有内容 .而且里面是有些问题的 .那就要争取 . 要想办法抓牢。 我的经验是 .如果一个客人和我来来回回写了 1 个月 email.我会觉得成交 希望很大 .如果和我写了 3 个月 email 讨论一个产品或一系列产品 .我就有 9 成把握了 .如 果一 个项目和我谈了半年 .来来回回两百多封邮件了 .那我想不做都不行了 .客人会盯牢我 的 .订单就是时间问题了。客人时间很宝贵 .如果一个项目和你讨论几个月了 .然后没下文 了 .然后再去和别的供应商又从头来起 .再谈几个月 .这不可能的 .总之一句话 .和客人沟 通的回合越多 .时间越长 .拿下订单的可能性越大 .嘿嘿 .这样说吧 .拖死他 .拖到他 不得不把订单下给你为止 . 关于你的问题 .恐怕还要具体分析 .我没有看到来回的邮件 . 不好妄作判断。我想说的是 .开发信能联系到客人 .其实就已经成功了 . 客人还跟你讨论具 体问题 .那已经 perfect 了 .接下来能否有进23 / 29 一步发展 .就要各方面去把握了。有可能 客人有采购你的产品 .但是他一直有主线供应商 .只是随便问问 .比较一下而已。也有可能 客人仅仅是有那么一点点兴趣 .了解一下。还有各种可能性。我觉得 .你首先要准确了解客 人的身份 .究竟是 importer.还是 distributor.还是 retailer. 针对不 同的客人 .你的 侧重点应该是不一样的 . 三 . 感谢楼主的 .讲解哦。想想老师讲的那真是 . 老师彻底的 out 了。非常感谢 .收 藏了哦呵呵 .其实外贸函电里还是有很多精华的东西的 .比如“ 3c 原则” .比如多用被动语 态 .比如很多专业的词汇和短语。比较老的就是内容 .句型和行文方式。 90 年代用传真的时 候 .外贸信函的确是这个样子的。但现在已经 21 世纪了 .新的好的和实际符合的教材实在太 少太少了 .那只能自己慢慢摸索 .慢慢去体会了。平时需要多琢磨客人的 email.有意识去 模仿他们的行文方式和遣词用句 .才能慢慢练好 .别人感觉你的 email 和老外写的一样 .就 把你当作同类 .而不是另类了。 四 . 好久没看到这样掏心掏肺的好帖子了 .呵呵 .24 / 29 楼主 .谢谢了产品没有优势很正常 的 .那就要找出别的地方的优势了 .就算挖空心思想也得想出自己的势来。我以前也是在很 小的贸易公司做 sales.没有产品优势 .没有供应商优势 .没机会去展会 .一开始连 b2b 都 没有 .唯一的办法就是 google 和欧洲的 yellow page 啊。我当时想出来的优势有这么几个 . 第一 .我能在第一时间回复客人 .第二 .我能一次性给全所有信息 .包括产品信息和包装资 料 .价格 . 箱量 .起订量 .装柜数 .装运港 .以及计算运费等等 .只要客人一封询价 外贸信函的基本格式 1、基本信函 里我们介绍一种商务信函中最通用的格式齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分 ，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。 通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 这部分内容是为了方便今后查询信件用的。 25 / 29 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址 的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不 是完全公事化的书信往来，或者 已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以 可以不必填写封内地址。 事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全 信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。 指对收信人的一种称呼。 较常使用的有 Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的 语句把收到对方来信的日期， 主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如 果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。 开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。 信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好26 / 29 或坏。我们会在后面继续 讨论写作商务信函的一些技巧、规则。 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信 来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结 束后，另起一段写结尾语。 结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如： “ Sincerely,” “ Best Regards, ” or