外贸规章制度

1 / 21 外贸规章制度 外贸部门管理制度 -深圳市垚垚科技有限公司 一 主要职能： 1. 制定年度销售计划，并报批给总经理审核，审核通过后进行目标分解，并执行实施； 2. 按照总经理的部署，做好产品的宣传推广，管理公司网站，及时调整及更新推广内容； 3. 合理进行外贸部的预算控制； 4. 制定业务人员的行动计划，并予以检查控制； 5. 留意市场动态收集市场信息； 6. 根据客户询盘及时与 客户沟通，建立各级顾客资料档案并备份； 7. 与客户协商，谈判，确立销售合同项目。包括所购产品的价格，数量，规格，材料及其要求，贸易国别，交货方式，付款方式，交货期，配件额度及其他条款； 8. 向生产部门下达生产订单，备货期间，对生产情况进行跟踪，并告知客户 9. 联系货代安排发货，发货后通知客户发货详情 10. 做好合同尾款的回收 11. 做好销售服务工作，促进，维护与客户的关系； 12. 组织完成各类产品的销售 2 / 21 二职能 说明： A外贸部经理： 1.分析市场供应需求成交量等竞争状况，正确做出市场销售预测并报批； 2.拟定年，季度，月销售计划，分析目标，报批，并督导实施； 3.根据发展规划合理进行人员预备，配备； 4.汇总市场信息，提报调整，修改建议； 5.关注所辖人员心态变化，及时沟通处理； 6.组织建立客户的完整档案，确保业务人员离职后客户不会丢失； 7.评估控制交易风险，避免公司损失； 8.指导巡视监督检查下属； 9.定期向上级述职报告； 10.制定部门工作程序，和规章制度，报批通过后实行； 11.统计记录月销售报表，季度销售报表，年度销售报表 B.外贸业务人员： 1.严格执行销售程序，规范销售； 2.严格执行行为规范，热情服务客户； 3.对个人洽谈的客户，负责售后跟踪及售后反馈，3 / 21 及时汇报； 4.对个人发生的订单，负责催收尾款； 5.接受客户异议与意见，并及时上报； 6.建立客户的完整档案并每月向 上级提交 7.完成公司下达的销售任务 8.听从领导指挥，完成上级发布的其他任务 三 .薪资待遇： A工资： 1.岗位工资 :业务员 1500/月；外贸经理 4000/月 2.绩效工资 :业务员 700/月；外贸经理无 .业绩部分： 300 元，按完成当月销售任务百分比计算 .考勤部分： 100 元，全勤且无迟到早退按 100%发放；迟到早退在三次以内或事假一天以内按 50%发放；迟到早退超过三次或事假超过一天以上，无考勤奖励 .团队部分： 200 元，服从领导管理，无违反部门及公司管理制度，与同事关系融洽，按 100%发放，轻微违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生轻微情绪争执按50%发放；严重违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生严重争执按，无团队奖励； .执行力部分： 100元，严格执行上级领导的命令，及公司下达的各项任务按 100%发放；未严格执行上级领导的4 / 21 命令，及公司下达的各项任务，视情节严重发放 50%或无奖励 B销售提成： 1.个人销售提成： a.销售提成 =当月 销售返款 *提成比率 b.提成比率： 完成个人当月销售目标的 0%-100%， 1%； 完成个人当月销售目标的 101%-150%， 100%以内按1%， 101%-150%按 %； 完成个人当月销售目标的 151%以上，100%以内按 1%， 101%-150%按 %， 151%以上按 % 2.团队销售提成： a.销售提成 =当月销售返款总额 *提成比率 b.提成比率： 完成团队当月销售目标的 0%-100%， 5； 完成团队当月销售目标的 101%-150%， 100%以内按5， 101%-150%按 7； 完成团队当月销售目标的 151%以上， 100%以内按 5， 101%-150%按 7， 151%以上按 9 c.团队销售提成的分配： 销售经理 10%；当月销售冠军 10%；当月销售亚军 8%；当月销售季军 7%；当月协作之星 5%； 10%纳入团队福利基金；20%纳入季度奖； 30%纳入年终奖 C奖励： 5 / 21 a.季度奖：由团队销售提成中提出 20%，每季度发放一次，根据季度销售报表发 放奖金，销售经理 20%；当季销售冠军 20%；当季销售亚军 15%；当季销售季军 10%；其他业务员按业绩分配 b.年终奖：由团队销售提成中提出 30%，每一年发放一次，根据年度销售报表发放奖金，销售经理 20%；当年销售冠军 20%；当年销售亚军 15%；当年销售季军 10% c.为公司提出合理化建议，致使成本下降，售价上升，品牌提升，由部门向公司申报奖励，金额 100-3000 元 D福利： a.员工试用期满，经公司及部门领导审核转正后，在公司任职期间均可享受公司规定的有关福利待遇 b.外贸团队福利基金，由每月的团队销售提成中提出 10%，可用于团队协作训练，业务技能升级，工作之余放松等 四惩罚措施： 以下行为构成过失，将处以相应的罚款，严重的将会导致解雇；惩罚金只在绩效奖金内扣除 1. 在工作时间长时间接打私人电话，或者接待私人探访超过 30分钟 2. 在工作时间睡觉 3. 在工作时间看与工作无关的报纸杂志或网站 6 / 21 4. 将个人情绪带入工作，对客人或同事无理 5. 事先未通知且无充足理由的迟到超过 10 分 钟 外贸公司管理规章制度大纲 为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度大纲。 一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。 二、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。 三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责 任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。 四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会， 努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。 五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。 六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方7 / 21 面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制 度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。 七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。 八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。 员工守则 一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。 二、维护公司声誉，保护公司利益。 三、服从领导，关心下属，团结互助。 四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。 五、不断学习，提高水平，精通业务。 六、积极进取，勇于开拓，求实创新。 办公室管理制度 为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 业务管理制度 一、业务文件由业务本人拟稿，由经理审核、签发。 属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送8 / 21 范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 二、已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档。 三 、外来的文件由接件人负责签收，并于接件当日报送经理；属急件的，应在接件后即时报送。 四、外发的文件经经理审核、签发后在当日下午五时统一安排发送，传真等文件在审核后可立即发送，并由业务本人按不同类别编号后归档。 五、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。 六、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。 七、各业务所用的专用表格，由公司制定格式，所有业务按统一格式使用表格。 八、办公用品只能用于办公，不得移作 他用或私用。 九、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。 考勤制度 一、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。 二、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离 9 / 21 开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。 三、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为 9:00-12:0013:30-17:30 18:00-20:30 三个时段 四、严格请、销假制度。员工因 私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。 五、上班时间开始后 5分钟至 30分钟内到班者，按迟到论处；超过 30 分钟以上者，按旷工半天论处。提前 30分钟以内下班者，按早退论处；超过 30 分钟者，按旷工半天论处。 六、 1 个月内迟到、早退累计达 3 次者，扣发 5天的基本工资；累计达 3 次以上 5 次以下者，扣发 10 天的基本工资；累计达 5 次以上 10次以下者，扣发当月 15天的基本工资；累计达 10次以上者，扣发当月的基本 工资。 七、旷工半天者，扣发当天的基本工资；每月累计旷工 1天者，扣发 5 天的基本工资，并给予一次警告处分；每月累计旷工 2天者，扣发 10天的基本工资，并给予记过 1次处分；每月累计旷工 3 天者，扣发当月基本工资，并给予记大过 1 次处分；每月累计旷工 3 天含以上，扣发当月基本工资并予以辞退。 八、工作时间禁止打牌、下棋、上网聊天、玩游戏10 / 21 等做与工作无关的事情。如有违反者当天按旷工 1 天处理；当月累计 2次的，按旷工 2天处理；当月累计 3次的，按旷工 3 天处理。 九、员工病假期间凭病假证明发给基本 工资。 十、经经理批准，决定假日加班工作或值班的每天补助 30元； 保密制度 为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。 一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。 二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项： 1、公司经营发展决策中的秘密事项； 2、人事决策中的秘密事项； 3、专有技术； 4、客户信息、合作渠道和重要的合同、 单据； 5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； 6、产品的具体材料成分，特殊制作工艺，产品的生产成本； 7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项； 三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“保密”字样，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。 四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接11 / 21 触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。 五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。如外出 需携带须经理同意，并妥善保管。 六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。 违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保留追究刑事责任的权力。 差旅费管理制度 结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。 一、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。 二、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项： 1、交通费系指火车、汽车、飞机等费用。 2、膳宿费系指膳食费及宿费。 3、特 别费系指因公支付邮电或招待费等。 三、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经经理审核批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告经理，等返回公司后，应立即补办手续； 员工出差报支表的处理程序如下： 1、出差前依单填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经经理审核批准。 2、出差人凭核准的预支金额，填写借款12 / 21 单，向财务部预支差旅费。 3、出差人返回后 3 日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等，由经理审核批准，由财务部在报 销时冲销预支数。 四、差旅费标准：宿费上限 150元 /日，伙食补助 30元 /天。交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情况可乘坐出租车，但回公司后需向经理讲明。 五、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。 六、市内外出工作无宿费补助，伙食补助为午餐补助，标准为 15元，交通费依票据实报。 六、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。 对外贸易公司公司管理制度 第一部分 概述 一、手册适用范围为在公司任职的所有员工，包括：公司负责人；资深员工和普通员工，普通员工与公司签订 3年以上劳动合同即可升为资深员工，资深员工合同期满并在公司任职 8年以上者，经董事会讨论通过后，可以给与一定股份奖励，并享受公司负责人待遇。 二、制度范围：包括公司综合管理制度；财务管理13 / 21 制度；业务管理制度。 三、该制度为作为公司各项管理的最终依据，公司所有员工必须以该管理制度作为在公司职务行为的准则，并接受违反该制度所规定的处 罚； 四、本制度从 2016 年 6月 1 日起开始实施。 第二部分 综合管理 一、工作时间 公司每周工作五天，员工每日正常工作时间为 小时。国家法定节假日按照国家和北京市统一安排作息时间。其中： 周一至周五：上午 9： 00 12 ： 30 下午： 14 ：00 18 ： 00 为工作时间 12 ： 30 13 ： 30 为午餐休息时间 员工每天早上到达办公室后，自觉打扫办公室卫生。 二、考勤 1 、所有员 工必须遵守公司考勤制度，目前实行打卡上下班制度。 2、 迟到、早退、旷工 无故迟到超过三十分钟者，扣发半天工资； 无故早退者，扣发当天工资； 无故旷工者，扣发当天双倍工资。 3 、请假 病假 员工病假须致电公司负责人或者其他同事及时请假，请假超过一天的尽可能提供医院证明，每月病假不超过3 天者当月工资照常发放。 14 / 21 事假：紧急突发事件可由员工自己或委托他人告知公司负责人批准事假，事假期间不计发工资。 4 、休假 公司负责人和资深员工每年享有带薪休假 15天，普通员工享有带薪休假 10 天。休假日不扣除工资，请事假可以使用带薪休假代替。 5、家庭不在北京市的员工每年可以享有探亲假期，刨除路途时间计算；公司负责人、资深员工每年可以探家两次，普通员工可以探家一次，由公司报销往返交通费用。员工探家乘坐何种交通工具由公司负责人确定。 6、婚假、产假和探亲假遵照国家的规定，由负责人批准。 7、公司统一组织在国内和出境等旅游活动，不占用员工带薪休假天数。 8、员工请假和休假原则上都要以不影响公司工作为前提，休假人员必须做好业务交 代并得到公司负责人批准方可休假。 三、录用和离职 1、录用： 公司录用人员以任人唯贤、唯才是举为方针，以公开、公平、公正为原则，通过推荐和公开招聘等方式录用员工，并以本公司各职位之任用资格和适应职位要求为准。新15 / 21 进员工需要有三个月的试用期。员工进入公司需要向公司提供以下证件的原件：身份证、毕业证和学位证以及相关奖励证书等等，并填写员工基本情况登记表，随同相关证件的复印件一起在公司建立工作档案并存档。 2、任职及相关待遇： 员工转正以后每年签订劳动用工 合同，并开始按照国家规定办理养老医疗等社会保险手续；员工经公司负责人研究认为能力和各项表现达到公司期望的要求，本人有意愿与公司共同发展者，公司可与之签订 3年以上长期劳动用工合同，并授予公司相关管理岗位职务，各项待遇按照公司资深员工对待；资深员工对公司有重大贡献并且有意愿继续长期为公司服务者，公司经董事会研究，可授予该员工一定公司股份作为奖励，相应授予公司总经理助理等高级管理职务，各项待遇按照公司负责人对待执行。 公司负责人、资深员工、普通员工的待遇差别主要体现在年终奖金和假期和出差的待遇上，作为 公司员工级别提升的动力； 公司员工职务晋升序列分为办事员、主管、经理、高级经理、总经理助理，该职务晋升不受员工级别限制，完全按照工作职务划分。不同职务的基础月薪作为参考，相关业务人员可以另行与公司商定其工作待遇，公司确定以后记录在档并按照确定的工作待遇执行。 16 / 21 3、辞职、辞退 公司员工因故辞职时，本人应提前三十天以上向直接上级提交辞职申请书，经公司负责人批准。收到员工辞职申请报告后，公司负责人必须了解清楚辞职原因，批准后要安排好员工工作交接和社保手续的转移。员工填写离职手续办理清单，办理工作移交和财产清还手续。 统计辞职员工考勤，计算应领取的薪金，办理社会保险变动。 员工离职前必须和公司签订保密协议，并遵照协议离职后不得动用任何公司的客户关系和资源为自己或者其他公司服务，违者公司将按照离职协议予以追究法律责任。 辞退员工时，应有充分理由，包括危害公司业务和资金财物安全；在公司内部造成员工不团结；因个人原因给公司造成损失等原因，由公司列出事实并将相关决定并通知被辞退员工，并按照国家有关规定予以办理离职手续。 四、公司办公室管理制度 、员工行为准则 1、公司所有员工都必须严格遵守公司的各项规章制度； 2、公司要求员工上班期间必须仪态端正大方，服装整齐清洁，语言规范，文明礼貌； 3、自觉维护办公环境的整洁、美观，不准随地乱扔纸屑杂物，桌面上物品摆放整齐，无与办公无关用品，无食物； 17 / 21 4、在工作时间内不准擅自离岗； 5、在工作时间内不允许长时间占用公司电话，不得使用公司电话闲聊； 6、工作时间内，不允许使用公司设备从事与本职工作无关的操作； 7、工作时间内，除 因客户接待外，不得从事与工作无关的一切活动； 8、员工必须服从上级命令，除做好本职工作外，如遇其他同事工作繁忙，必须服从上级领导的安排，协助配合，不得借故推辞； 9、员工必须严格遵守公司的保密制度并认真执行； 10、除公事外，任何人员不得使用公司名义做其他用途，滥用公司名义可视作欺诈行为，公司有权提起法律诉讼，并保留索赔权利； 违反以上行为规范，公司员工应该相互提醒，及时改正；如果再犯，可以由公司负责人决定给予一定经济处罚，给公司造成损失的需要赔偿，责任重大的 直至追究法律责任。 车辆管理制度 1、公司车辆，每月按照实际发生费用实报实销。 2、公司员工私人所有车辆，如需要进行公用，可以由车辆所有者申请报销公用部分费用。 18 / 21 、出差制度 1、员工为公司业务和公司项目等原因需要长短期赴国内、外出差的，由公司负责人批准；公司负责人出差，相互知会后批准。 2、员工出差期间费用执行差旅费用标准，按照不同地区分别计算，所有支出需要尽可能取得费用发票入账。出差期间需要宴请以及购买必需礼品等物品的需要公司负责人批准单独报销 ； 3、员工出差乘坐何种交通工具，由公司负责人确定批准； 4、公司员工长期出差补助天数，按照每月 30 天计算。 5、在国外办事处工作的员工，统一住宿、统一就餐和统一使用通讯工具及交通工具的，不适用国外出差标准限制，国外出差的补助费用返回后在国内统一报销领取。 出差费标准： 薪资标准 第一部分 薪金和奖金的发放 1、公司员工按照与公司确定的标准领取工资。 综合部门员工工资构成：基