外贸跟单实习日记

1 / 16 外贸跟单实习日记 临近毕业的最后半年，是我们真正实习生活的开始，是汇报我们这三年来在学校学习成果的开始，是步入社会大展宏图的开始 参加了多场的招聘会、面试了多家的公司、衡量了多方面的因素，我选择了这家公司开始我的实习生涯。怀着兴奋、激动地心情，早早的踏上上班的公车，呼吸着清晨新鲜的空气，憧憬着新的一天。 来到公司陌生的环境、陌生的人和事，让我感觉有点拘谨，努力让自己的微笑减少言语上的笨拙。第一天并不像我想象的那样，由人事经理带我们熟悉公司的环境，结识新的同事。大家似乎都 很忙，可能现在是业务的旺季吧。 实习的第一周，并没有像我们想象的那样，有什么业务性的工作让我们着手。我们只是简单的分配到一些事务性的工作，如整理文档、记录一些旧的文案等等。然后利用中午休息的时间结识了一些新的同事，熟悉了公司的环境。 实习的第二周 小有收获 经过一周的实习，对公司的运作流程也有了一些了解，虽然还没有具体的操作过，但是在接触到新的事务不再不知所措，学会了如何去处理一些突发事件。比如在接到一些投诉电 话的时候，懂得如何安抚客户的情绪，如何进行 前期2 / 16 的一个简单处理等等。而且从工作地过程中明白了主动出击的重要性，在你可以选择的时候，就要把主动权握在自己手中。相信大家刚开始实习的时候，都做过类似复印打字、整理文档等的“杂活”，因为刚开始对于公司的工作内容、流程还不了解，所以做“杂活”成了实习工作必做的工作。虽然工作比较繁杂但是从中也学到不少的东西。所以说事情是不分大小，只要积极学习积极办事，做好份内事，勤学、勤问、勤做，就会有意想不到的收获。 实习的第三周 初试牛刀 在经历了一周的打杂工作，让我对公司的运作流程以及业务有了 一个整体的了解，因此这一周我们的工作内容也有了一个小变化，除了进行简单的客户资料整理，还开始负责对一些客户的回访工作，在这之前一直认为这是一个很简单的工作，因为在学校的时候都已经学习过电话营销的技巧了，但是在真正操作的过程中，发现中间还是有很多小细节需要我们注意的，比如在初次的回访中，尽量不要拖太长时间，一般控制在 3-5 分钟，就应该结束谈话，要不会让客户产生厌烦心理，同时在交谈的过程中，如何自报家门，如何进行一个产品的推介等都是一个小技巧，因为只有你站在客户的角度去思考问题的时候，客户才会愿意继续下次的谈话 ，如应明确你为它带来什么利益、做这件事对它有什么好处等，如有可能尽量约见见面的时间，因为很多时候， 3 / 16 很多问题通过见面的交谈效果会比仅仅通过电话的交谈会好的多，一个可以通过面谈了解到客户的一个真实的想法，在一些问题的说明上更具说服力。 1 今天跟单员跟我讲了跟单员的一些职责，因为老板准备要我去跟单了。 首先跟单员需要每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问出电邮问客人；答客人的任何关于订单的问题。收到客人的 E-mail 首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批 核的信息第一时间通知给工厂，因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。 然后打印出物的电邮要按款号存档。收到客人原办和资料拍照或画图需要检查客人资料是否齐全，包括：数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法及物料并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产然后整理好资料，开办单给工厂报价及做初办。同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。督促工厂能够按时交货。收到工厂报价和公司的目标价对比，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价制做价目表给 公司老板批准，老板批准 OK 后，会有一个报价给客人，待客复价钱 OK 即可做以下的工作了。 接着就是追工厂的初办，及物料批办，都要一式三4 / 16 份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。客人有头办评语写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂要求工厂按评语做生产前办订物料或重新做物料办 最后在做办期间，要做好生产制单及 QC查货的文件，包括生产制单，色办，大货布办，包装资料及正确大货物料卡。还要一件正确的 PP 办。 PP 办要有签名盖章及批准日期及客 人的一些评语。但尽量要求工厂能够做到所有物料正确。挂好挂牌，就可以寄给客人。待客人批复 OK 即可通知工厂开裁生产了。 安排 QC 查中期。工厂开裁 2-3 日要通知 QC 同事去看中期了。 走货时要按 QC同事的尾期查货报告出给工厂发货批准书，双方签名确认此批货品无任何品质问题，即可走货。追工厂的装箱单，和商业发票核对无误后提供给船务部的同事。 实际生产中会有不同的问题出现，跟单员要第一知情，如果自己可以解决的就可以直接和工厂协商解决。但很多问题是不能自己一个人解决的，必须上报上司，甚至 要同客人协商 2 今天本以为会轻松了，没想到跟单员跟我说我还需5 / 16 要很多表格要做。这几天因为跟单的事情我都快累崩溃。 因为工艺尺寸表和订单计划表是由公司提供，所以我就不用再做了，不过我还要做主辅料色卡、交货配比数或裁剪数、验货报告单、生产计划表、装箱单、出货汇总表等 。 跟单必须需要一套正确的搭配数量表，以便控制裁剪生产过程中的具体数量。也要在生产前核算出主料的总量是否满足交货的数量，及时地作出调整。在开裁的过程中把裁剪的损耗尽量控制在 2%的范围内。要建立正确的 裁剪数字， 主料耗量等统计表。其次对生产过程中每日的生产计划，生产实数作统计以便控制交货进度。 在交货期已确定的情况下，与工厂联系生产计划及每日进度安排，建立正确可 *的生产进度表，包括后道的包装进度，在交货前一周必须确定工厂是否按期完成的判断。 所以制作表格是很重要的。 今天的工作中我了解到，跟单员要有良好的沟通能力和调解能力，对工厂提出各种建议都要有合适的方法，杜绝产生冲突。能自我调整好心态。每天要进行自我工作总结，主动向公司反映工作进度 。 3 今天我很诧 异，因为今天老板让我尝试跟单。当老板跟我说的时候，我都愣住了，不过不管了，既然老板这么6 / 16 安排是有她的道理的。而且我又不是没尝试过其他的职位，就比如说采购。 我跑到跟单员面前，他笑嘻嘻说，看来你的表现得到的老板的认可。我心里头乐滋滋的。他跟我主要说了一些怎么去找客户，能接单才是硬道理。找客人分两种，一种是我们主动出击，动用一切我们能用到的资源去发现潜在的客人。另外一种是撞上门的，客人主动来找你。不过无论是哪种，我们的关键是要抓住他，他还说，“不管黑猫白猫，能抓住老鼠就是好猫”，接到定单才是硬道理！在 去抓老鼠之前我们也还是要先去找点诱饵，现在的老鼠太狡猾，轻意不会出来觅食的！ 现在的网络这么发达，当然首选计算机网络了，所以第一步是从网上找客人，也是新人最常用或者说只能用的方法，毕竟它的优势特别明显，费用低，只要你有时间。而他的缺点也同样明显，效果小，符合经济学规律。他告诉我可以去 B2B 网站。因为他就是经常上这个网站的，而且效果不错，一个星期总有几公司问津。 他最后还提醒我说，虽然跟单卖的是产品，但是同样卖的是我们的个人。现在做生意在价格已趋向透明的时代，价格已经不是唯一因素。服务 已经被提升到了一个很高的档次，服务需要人去服务，所以业务员本身的素质，能力，人格魅力在现在的生意场上尤其重要。做生意做的是人。 7 / 16 我想正如跟单员所说的，个人魅力也是一个成功的因素，或许在某个方面的长处被老板发现了，她才希望我去试试吧！ 4 今天正式开始接触跟单了，因为有客户跟我 EMAIL回复了，我兴奋不已。当我将这个消息告诉老板的时候，我们老板太高兴的对我说：我果然没有看错你！ 然后我就跟着跟单员去准备样品。无论对方要我们的 LED 还是主板，最终他们咸兴趣的还 是我们的产品，在决定大批量购买之前他们肯定是想看看我们以前做过的产品，这种产品我们习惯叫样品。 跟单员对我说，样品是一个企业的形象代表。除了空洞的网络，其他公司对我们能直接接触的是什么？除了样品还能是什么？精明的人从一个样品就能对一个公司有个大体的了解，从对样品的处理方面就能看出一个公司的服务！ 样品是产品品质的代表。一个样品就能体现出贵公司经营的产品是高档的还是低档的，是超市产品还是地摊货。样品是价格的代表。很多时候同样的图片不同的工厂出来的会是天差地别的价格，只有看到了样品，才能准备定价。一分钱一分货。 所以样品的准备是马虎不得的。样品对于一个企业有多重要，一个样品的 好坏直接关系着客人是否能进来，定单是否被敲定，8 / 16 是关系着有没有生意做的大问题，所以他告诫我一定要引起重视，不要因为一个小小的样品毁了一个大大的定单！我一直点头称是。 我们准备了 XXX，然后我和跟单员开始和 XX 公司定时间、地点以及检查样品等。 今天的经历让我感觉自己成长了很多，学会了很多，我更加自信了！ 5 因为下星期一才跟 XX公司接触，所以我们还有时间。不过去工厂验货也是必 须的，否则因为一个样品让客人抓住把柄，我们的谈判将举步维艰。 跟单员还特别要求我带笔和尺子，以及验货报告。然后我们坐公司的车到公司指定的厂家去验货。 到了工厂，从包包中拿出笔，验货报告，验货工具，合同，看看总共有几箱。然后找了几个工人 来搬货。跟单员是比较有经验的，他告诉我，一般比例有个 5%-8%就够了 ，如果数量太多的话，就按照规定要求来。我们自己去验货的目的是了解工厂生产产品的情况， 挑的时候最好范围广一点，最好一批货东抽两箱，西抽两箱，加强随机性，不要到时候工厂作弊都不知道，那 可真的惨了！听到这些，我立马警觉起来了，没想到一个验货都还有这么多技巧。 东挑西挑总算挑出来了几箱，先记下箱号，然后看9 / 16 看纸箱有没有破损啊，纸箱是不是专用的 有没有打包带，打包带是人工打的还是自动的最后看看封箱的胶带客人有没有要求是不是要求工字型封箱？这些都是需要注意的重点。 看完纸箱后，一个字一个字的对过来，万一对错一个 可是要扣 money 的，因为有些工人是不认识英文的，象填箱号的 地方他们没填，重量和尺寸单位没转换，客人要求是 LBS 的他们做成了 KGS,INCH 的做成了 CM， CUFT 给 你写了个 18 等等，这些小细节要注意，工厂也不是存心想做错的，只是他们不知道该怎么做对！ 今天感觉累死了，回到家都是腰酸背痛的，没想到跟单也不是一件容易的事情啊！ 6 因为需要验货的数量比较多，要求比较繁琐，而且还有一些没有达到要求，所以今天还需要去查验其他产品和规格的货物。 昨天下午有雨时间紧迫没有验完，所以今天跟单员带着我继续来到工厂。昨天对了纸箱箱号，随机样品以及产品的一些尺寸厚度还有标码之类的。所以今天需要确认内盒的一些样品。 打开纸箱 ，确认纸箱里面的样品是否属于我公司要求的，里面还有只内盒，拿出合同继 续较对，看看内盒上10 / 16 面是否需要什么印刷啊，标贴啊，如果有条码还要找个扫描机来扫描，工厂没 有就带回来扫。然后再用标尺测量厚度和长度以及一些电容松动和是否通路等。内盒因为客户也对封箱胶带有要求需要按三面封口，所以按照客户的要求封。然后我们还要要较对的 是色差问题，中间修改多的还是要仔细较对整个彩盒的文字印刷，不怕一万，只怕万一呢！ 然后在对照合同看上面的其它要求，最常用的就是贴标贴了，标贴上有 UPC 的所以还要注意要扫描过。 整 个检查的过程完成以后，我们就跟工厂签订验货单，然后交由公司的采购员和财务部，由于我都有涉及，所以老板让我跟采购员和财务员直接商讨，最终交由老板直接裁、签字。 7 今天任务不重，我做完财务的事情就跟着跟单员在聊昨天的验货不足之处。 他说我们需要先看单个产品的包装，是 PB,还是 PB/HEADER,塑料袋的 封口严不严，吊卡订的正不正，客人对订书针的位置有没有要求，对 PB 的材质有没有要求， PB 袋上 有没有印刷，印刷的内容有没有错误，要没要要求警告标，有没有要求 UPC 码和货号标，有没有 要求 MADEINCHINA 等等，一定要注意与合同一致，所有与客人不一致的地方都要修改。 看完包装以后看产 品，拿出确认样进行对照，用目11 / 16 测的地方用目测，用工具的地方用工具，原则上是要同确认样一致 ！这里可能最麻烦的就是产品的品质上面出了点问题，如果严重的话那肯定是不能出货的，怕就怕 的是哪些不上不下的货，出也可以不出也可以，这个时候就要凭经验来判断了，要根据客人的性质 和对客人的了解来决定这批货的结果！如果自己没把握，多带几个出货样回公司，交给领导或者有 经验的前辈来判断这批货的去留！ 由于我们昨天的事情解决的比较匆忙，而且我们商讨中还出现了一些不足，所以我们下午还需要重新去工厂验货。 在下午的验货过程中我们果真还发现了 2 个样品出现了质量问题，然后要求工厂跟换货物和对这批货物重现检测，封箱。我都不记得我们重复了多少次，不过，直到我们看的满意才放过的。 就这样，我下午和跟单员就在工厂呆了 4 个小时才重新将货物弄好，虽然我汗流浃背的，不过我觉得还是值得的，毕竟这是我第一次直接接触工厂，在这个过程中，得到了跟单员还有仓库管理员的高度评价，他们接着教育我，作为一个新人 仍旧需要多看、多听、多学。 一 刚开始进入公司，觉得有点紧张也有点害怕。嘿嘿虽然之前有去过一家公司做过兼职，不过感觉不一12 / 16 样，当时是有哥哥在里面，现在什么熟悉人的都没有，而且现在是在实习了，不像当初只是一份兼职而已，刚开始对公司也不了解，不过人还好哦，大家都挺热情，每天都有说有笑，这也让我渐渐不觉得陌生了。 我在一家外贸服装公司实习，做一名外贸跟单助理，呵呵其实也是我们学校以前一位师姐的助理。实习第一个礼拜，算是适应期，刚开始主要了解一些公司的背景、产品、发展方向等 。另外，尝试更同事多沟通，从交谈中也能够学到不少东西。同事们都很热心，很照顾我，经常在我碰到困难的时候便主动伸出援助之手，令我非常感动。 几天后就开始在师姐的带领下，做一些业务相关的活，主要是在师姐一旁协助处理一下简单的事情。也就是打基础，看看一些客户寄过来的邮件，然后试着去回复邮件。刚开始回复时很紧张，因为有些专业术语不懂，而且可能基础也不是很好，写起来就有点吃力，这时才觉得我们当初学的外贸函电有多么重要啊，真是书到用时方恨少！现在就只能慢慢学习，接下来的那些天，大概都是看客户的邮件，然后先回 复给师姐看，她说没问题了再回复给客户。 呵呵时间总是很快，这些天虽然这是简单的看邮件还有回复邮件，但我也从中学到了很多东西！我要继续努力，加油！ 二 13 / 16 时间过得很快，不知不觉都快两个多星期了，从刚开始的懵懵懂懂，到现在逐渐熟悉业务，感觉日子过得很充实。现在对公司也了解得比较透彻了，呵呵其实至少知道我们是做什么啦！我们公司是做女装布料、辅料等半成品，例如腰带、领花、布料等等，我也了解了一下客户方面的情况。之前是看看客户发过来的邮件，然后试着回邮，而这些天，师姐都是让 我先看她们怎么做出货资料，怎么与客户和供应商联系。我们公司多数是用 DHL 中外运敦豪来寄样品给客户确认的。我试着自己打电话去下单。刚开始时，我问师姐下单要说什么？师姐说不用担心，客服问你什么你就回答什么好了。我开始拨号 4008108000，兢兢战战，因为怕那边问什么问题，而我还什么都不知道，一两次后就没那种心情了，打电 话去 DHL 下单成了我每天都必须要做的事情。因为我的观察能力和之前在学校的一些英语课程比如外贸函电、外贸跟单和报关实务学得还可以，所以适应得还不错，嘿嘿感觉越做越有动力了。继续加油 ！ 三 3 月 26 日，星期一开例会，公司领导要了解这星期，每组的出货情况，一般都是固定每周一和四出货到菲律宾和越南。我认真地做好笔记。知道今天晚上我们要出货到菲律宾，所以我早上就向货代公司提交了订舱资料，订舱成功！14 / 16 接下来我就要做 packing list 和 invoice。首先从 QC 那边拿到出货资料，然后就开始在电脑做出货资料： packing list、 invoice 和 packing detail。每天都是 8 点半上班，可是船运的资料要在早上 10 点半之前发给船运公司。所以这个早上会很忙。当 然，我还不熟手，是由带我的师姐先做资料发给船运公司。等她做完了，我就开始自己来做一次给师姐检查。由于是第一次做，我用了两个小时才把这份资料做好。错误的地方还是不少。最多错误的地方时做 excel 表格的格式和公式等。那时候就觉得大一学的电脑知识全都忘了，现在就只能恶补回来了。我还是要很感激师姐给我的教导，她很耐心地教我。我也慢慢地长大了，学会更多。还是要继续加油！嘿嘿 四 呜呜 Wenky 要休产假了，虽然说要恭喜 Wenky 要生 BB 了，可是我要赶快熟悉，以后就要靠我自己了，做资料， 寄样品给客户，寄样品去测试，自己写邮件等，我会变得很忙碌。不过还有老板在，他有时也会问我，学到了什么，觉得怎样？会跟我说该怎么做才是更好的，因为我们是服装公司， Design 和 Function 并重，这两点很重要！有时忙碌起来，我就会做错事情，即使我做错了，他也没骂过我，嘻嘻而是会慢慢地跟我分析情况以及怎么解决问题才更好，他会说15 / 16 我的经验还不足，需要多多向他报告情况。不懂就问，不用担心什么，有时语言的原因，我一直听不懂他的语言，因为他是韩国人，只有英语才可以听懂点，他会混杂一些韩文，还有中文，不 过我觉得他还是一直