第2章2会计凭证和帐簿

,第四节会计凭证与账簿,第一节会计凭证,第二节会计账簿,一、会计凭证的概念和作用（一）概念：会计凭证是记录经济业务，明确经济责任，具有法律效力，据以登记账簿的书面证明。（二）作用：1.可以正确、及时地反映各项经济业务的发生和完成情况；2.审核会计凭证，可以更有效地发挥会计的监督作用；3.填制和审核会计凭证，可以加强经营管理上的责任制；4.会计凭证是登记账簿的依据。,第一节会计凭证,二、会计凭证的种类,按程序和用途的不同,可以分为两类1.原始凭证原始凭证是在经济业务发生时取得和填制的，是用来记载经济业务的发生或完成情况、明确经济责任的书面证明。,特点：由业务经办人员取得或填制的，而不是会计人员填制的；是业务发生时的第一手资料。,2.记账凭证记账凭证是根据审核后的原始凭证或原始凭证汇总表，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录而填制的、作为登记账簿依据的凭证。,特点：由会计人员根据原始凭证填制的，而不是经办人员取得或填制的；是经过整理以后的业务资料，是第二手资料。,原始凭证,自制原始凭证,按取得手续又可分为：,一、原始凭证的概念及种类,1.概念2.种类(按取得来源分)外来原始凭证,累计凭证,A一次凭证；,C汇总原始凭证,第四联记账联销售方记账,一次凭证，是在经济业务发生或完成时，由经办人员填制的，一般只反映一项经济业务。如“收料单”或“领料单”,累计凭证是指用来连续记录和反映在一定时期内若干项重复发生的同类经济业务的原始凭证。如“限额领料单”,汇总原始凭证是将一定时期若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务的完成情况。如“发料凭证汇总表”,1.原始凭证名称2.填制日期3.接受单位名称4.交易或事项的内容摘要5.交易或事项的实物数量、单价和金额6.填制单位的名称或填制人姓名7.经办人员的签名或者盖章,二、原始凭证的基本要素,2.填制要求：（1）记录真实；（2）内容完整；（3）书写规范。,三、原始凭证的填制,1.填制人：（1）本单位人员（经办人员）（2）外单位人员（取得）,3.用笔要求：单页凭证，要用钢笔书写多联原始凭证，要用圆珠笔书写，一定要写透,4.设计有大写金额和小写金额的原始凭证，要求：大写金额数字一律用壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等不易涂改的字样书写，同时也不得任意自造简化字。并且大小写金额一定要一致。,阿拉伯数字，要逐个写清楚，不得连笔书写，在数字前面应填写人民币符号“￥”；以元为单位的阿拉伯数字，一律填写到分，无角分的角位和分位可以补“00”，有角无分的，分位必须补“0”。大写金额，写到“元”或“角”为止的，在“元”或“角”字之后应写“整”字，如为“分”的，“分”字后面不写“整”。阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额可以只写一个零字。,四、原始凭证的审核,1.审核人员的基本条件,（1）政策水平高，原则性强；（2）业务水平高，熟悉本单位的情况。,2.审核的要点,（1）合法、合理性审核（2）合规性审核在会计的实际工作中，会计人员总结出了“八审八看”，具体内容:,一审原始凭证的经济业务，看是否符合财务制度的规定和开支标准；二审原始凭证的“抬头”，看是否与本单位名称相符；三审原始凭证的日期，看是否与报账日期相近；四审原始凭证的“财务签章”，看是否与出具凭证单位的名称相符；五审原始凭证的用途，看是否是“发票”或“收据”联；六审原始凭证的金额，看是否等于数量乘以单价；七审原始凭证大写，看是否与小写一致；八审原始凭证的“脸面”，看有无涂改、刀刮、纸贴现象。,由会计人员根据审查合格的原始凭证为主要依据填制的并作为记账直接依据的会计凭证。填制依据：审核合格的原始凭证填制人：会计人员作用：记账的依据,记账凭证,一、记账凭证的概念,1.名称；2.日期和编号；3.内容摘要；4.会计分录；5.记账标志；6.附件张数（原始凭证张数）；7.有关人员签字、盖章。,二、记账凭证的构成要素：,201225,1,1,银行存款,国家投入货币,实收资本,国家资本,4500000,4500000,￥,肆万伍仟元整,1,李秀枝,三、记账凭证的分类,按其所反映的经济业务是否与现金或银行存款的收付有联系，可以分为：,1收款凭证是用来记录货币资金收入业务的凭证。,2付款凭证是用来记录货币资金付款业务的凭证。,4通用记账凭证,收支业务不多的单位，可以采用一种通用的记账凭证来记录所有经济业务。,是用来记录除库存现金、银行存款以外的其他经济业务的记账凭证。,3转账凭证,通用记账凭证,2012年10月11日,第25号,摘要,贷方科目,金额,百,附件张,会计主管：（签章）,记账：（签章）,制单：（签章）,稽核：（签章）,十,万,千,百,十,元,角,分,合计金额,借方科目,一级科目,二级科目,记账,一级科目,二级科目,十,万,千,百,十,元,角,分,￥,发放本月工资,应付职工薪酬,库存现金,李秀枝,四、记账凭证的填制,1.记账凭证的日期（1）收付款凭证的日期一般是货币资金收付的当天；（2）转账凭证以收到原始凭证的日期为记账凭证的日期；计提及分配费用的转账业务，填写月末日期。,（一）填制要求,（4）每月最后一张凭证的编号旁边，可加注“全”字，以免凭证失散。,2.记账凭证的编号,（1）统一编号：按当月所有业务发生的先后顺序编号。,（2）分类编号：收、付、转凭证分别按月按各自顺序编号，装订成册时再加总编号。,（3）如果一项经济业务需要填制多张记账凭证，可采用分数编号法。,通用记账凭证,抓住经济业务的重点，简单概括地说明经济业务的内容。（一定要简洁明了）,登记入帐后，在“账页”栏打“”号，表示已经入账，以避免重记和漏记。,3.“摘要”栏的填写,5.“账页”栏,4.金额的填写,金额处要符合书写的规范，角分处不留空白，多余的金额栏划斜线注销，金额合计的第一位数字前填写人民币符号“￥”。,通用记账凭证,2012年10月11日,第25号,摘要,贷方科目,金额,百,附件张,会计主管：（签章）,记账：（签章）,制单：（签章）,稽核：（签章）,十,万,千,百,十,元,角,分,合计金额,借方科目,一级科目,二级科目,记账,一级科目,二级科目,十,万,千,百,十,元,角,分,￥,发放本月工资,应付职工薪酬,库存现金,李秀枝,2012210,2,1,购入甲材料,原材料,甲材料,应付账款,振华厂,800000,800000,￥,2,500kg，16元,李秀枝,1.不得把不同类型的经济业务合并填列在一张记账凭证中。,2.原始凭证应附在记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。,（二）填制要求,3.应借应贷的科目运用必须正确。,4.必须有有关的签章。,5.记账凭证填写错误时，必须重新填制。,五、记账凭证填制实例,1）先判别2）正式填制看会计分录中有无货币资金（库存现金、银行存款）科目：有“库存现金”或“银行存款”科目若借填收款凭证；有“库存现金”或“银行存款”科目若贷填付款凭证；无“库存现金”或“银行存款”科目填转账凭证。2月5日，国家投入货币45000元，企业已存入银行。,借：银行存款45000贷：实收资本国家资本45000,填收款凭证总1号收字1号,201225,1,1,银行存款,国家投入货币,实收资本,国家资本,4500000,4500000,￥,肆万伍仟元整,1,李秀枝,2月10日，购入甲种原材料500公斤，单价16元，共计8000元款尚未向振华厂支付。,借：原材料甲材料8000贷：应付账款振华厂8000,填转账凭证总2号转字1号,2012210,2,1,购入甲材料,原材料,甲材料,应付账款,振华厂,800000,800000,￥,2,500kg，16元,李秀枝,2月15日，用银行存款60000元偿还流动资金借款。借：短期借款流动借款60000贷：银行存款60000,填付款凭证总3号付字1号,2012215,3,1,银行存款,偿还短期借款,短期借款,流动资金借款,6000000,6000000,￥,陆万元整,1,李秀枝,2月21日，从银行提取现金460元。借：库存现金460贷：银行存款460,填付款凭证总4号付字2号,注：当涉及到库存现金与银行存款相互划转的业务时，只填制付款凭证,2012221,4,2,银行存款,提取现金,库存现金,46000,46000,￥,肆佰陆拾元整,1,李秀枝,2月28日，计算（分配）应付职工工资22000元，其中，A产品生产工人工资16000元，车间管理人员工资4000元，厂部管理人员工资2000元。借：生产成本A产品16000制造费用4000管理费用2000贷：应付职工薪酬工资22000,填转账凭证总5号转字2号,2012228,5,2,生产成本,A产品,应付职工薪酬,1600000,2200000,￥,分配本月工资,制造费用,应付职工薪酬,400000,管理费用,应付职工薪酬,200000,1,工资,工资,工资,李秀枝,总结：,1、凡是涉及库存现金和银行存款科目的，填制收款或付款凭证凡是“借：库存现金或银行存款”填制收款凭证凡是“贷：库存现金或银行存款”填制付款凭证,如果是库存现金或银行存款间相互划转款项，只填制付款凭证。,2、凡是不涉及库存现金和银行存款科目的，填制转账凭证,3、不同经济业务不能填在一张凭证上，如提现、发放工资,4、一笔经济业务，一张凭证填不下，按分数编号填制多张凭证。,一、账簿的作用亦称账册，是由许多具有专门格式而又相互联系的账页组成，用来序时、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。簿籍是账簿的外表形式，账户记录则是账簿的内容。,其作用概括起来主要有以下几点：1可以为经营管理提供系统完整的会计资料。,2会计账簿是会计分析和会计检查的基础。,3会计账簿是编制会计报表的主要依据。,第二节会计账簿,经济业务,会计凭证,会计账簿,会计报表,二、账簿的种类与格式,（一）按账簿的性质和用途分类,1.序时账簿序时账簿又称日记账，是根据经济业务发生或完成的先后顺序，逐日、逐笔连续地进行登记的账簿。,2.分类账簿分类账簿是对发生的全部经济业务进行分类登记的账簿。,3备查账簿备查账簿是属于备查性质的一种辅助登记账簿，亦称备查登记簿,总结,会计账簿,日记账格式,现金日记账,银行日记账,总账格式,总,账,明细账格式,明细账1,明细账2,明细账3,明细账4,（二）按账簿的外表形式分类,1订本式账簿订本式账簿是在未启用前就把一定数量的账页装订成册的账簿。,2活页式账簿活页式账簿的账页都是散的，在记账时装置在活页夹内使用。,3卡片式账簿卡片式账簿是用硬纸片印成专门格式的账卡，放置在特制的卡片箱内,日记账与总账通常采用,明细账通常采用,固定资产除设总账、明细账外，还应设置卡片账,卡片式的账页格式,（三）按账簿的账页格式分类,1三栏式账簿,2多栏式账簿,3数量金额式账簿,日记账、总账、只需要反映金额增减变动的明细账（如应收、应付账款、待摊费用），通常采用活页式。,需要反映若干个栏目的明细账采用（如制造费用、生产成本、管理费用）,分收入、发出、结存三栏，既要反映金额，又要反映数量的项目的明细账采用（如原材料、库存商品明细账）,三栏式,多栏式明细分类帐设若干专栏，集中反映某一明细科目。分为单向登记和双向登记两种。1.单向登记：仅在单一方向（借方或贷方）登记。如成本、费用类明细账（借方）；收入类明细账（贷方）2.双向登记：,结账,生产成本明细账,本年利润明细账,页次,原材料明细账,总页次,类别,品名,规格,计量单位,存储地点,最低存量,三、会计账簿的基本内容,1封面。它主要标明账簿名称，此外还应标明记账单位的名称。,2扉页。它主要标明账簿的启用和截止日期、页数、册次、经管账簿人员一览表及其签章、会计主管人员签章等。,3.账页。其主要内容应包括：账户的名称（会计科目、明细科目）；登账日期栏；凭证种类和号数；摘要栏；金额栏；总页次和分户页次。,徐州市四方电机厂,总分类账,二一二年度,四、账簿的格式和登记方法,（一）账簿的登记要求,1.记账必须以经过严格审核的会计凭证作为依据。,2.记账时，应将记账凭证的日期、种类、编号、经济业务内容摘要和应记金额逐项进行登记，同时在记账凭证上作“”符号，表示已经登记入账，避免重记或漏记。,3.记账时应按编定的页次逐页逐行连续登记，不得隔页、跳行登记。如果发生隔页、跳行等情形，应将空行、空页用红线对角划掉，并加盖“作废”戳记，由记账人员签章，不得撕毁、涂抹。,4.为使账簿记录清晰、耐久、防止涂改，记账时必须使用蓝黑、黑墨水钢笔书写，不得使用铅笔和圆珠笔，红色墨水只在结账、划线、改错和冲账时使用。,6.每登满一页账页后，应加计本页的一月发生额，结出本页余额，填写在账页的最后一行，并在该行摘要栏内注明“转次页”字样，然后把发生额和余额记入下一账页的第一行，并在此行摘要栏内注明“承前页”字样。,5.账簿的数字记录应紧靠行格的底线书写，一般只占方格高度的12或23，并应适当向左倾斜，这样不但美观，而且也好采用划线更正法予以更正错误。,7.各种账簿记录都应定期结账，结出账户的本期发生额和余额，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样，表示余额的方向；没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字。,8.记账要保持清晰、整洁，记账文字和数字都要端正、清楚，严禁刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹。,(二)日记账的设置和登记,（1）6月30日库存现金余额为720元。,（2）7月1日，开出支票从银行提现1000元，以补足库存现金限额。编制1号付款凭证：,借：库存现金1000贷：银行存款1000,（3）7月10日，用现金支付生产用设备修理费200元。编制5号付款凭证：,借：管理费用200贷：库存现金200,现举例说明现金日记账的登记。例1：以某工厂7月份的出纳业务为例：,（4）7月14日，从银行提取现金38000元，备发工资。编制8号付款凭证：,借：库存现金38000贷：银行存款38000,（5）7月15日，实发工资38000元。编制14号付款凭证：,借：应付职工薪酬38000贷：库存现金38000,（6）7月18日，厂长出差借款800元，出纳员以现金付讫。编制25号付款凭证：,借：其他应收款800贷：库存现金800,（7）7月20日，厂长出差回厂交回余额现金50元。编制11号收款凭证：,借：库存现金50贷：其他应收款50,根据以上经济业务登记现金日记账。,库存现金日记账第16页,720,账页内容,账簿的格式和登记方法,（三）总分类账簿的设置和登记。,通常采用三栏式订本账，需要为每一个总分类账户开设账页（每个账页上只能设一个总分类帐户）。,总账可以根据三种方式登记。,总账,出纳员以外的人员登记,若根据每张记账凭证登记，格式如下表。,资产类账户：月末余额=月初余额+借方本期发生额-贷方本期发生额账户：银行存款第1页2012年凭证月日字号21月初余额借30000025总1国家投资45000215总3偿还借款60000221总4提取现金460226总6购料付款20000228二月份月结4500080460借264540,权益类账户：月末余额=月初余额+贷方本期发生额-借方本期发生额账户：短期借款第15页2012年凭证月日字号21月初余额贷100000215总3偿还借款60000225总5取得借款5300228二月份月结600005300贷45300,（四）明细账登记举例：三栏式明细账的登记同三栏式总账（略）；数量金额式明细账登记举例如下（原材料甲和乙）：类别：原料及主要材料品名：甲材料计量单位：公斤,类别：原料及主要材料品名：乙材料计量单位：吨,多栏式明细账登记举例如下（生产成本明细账）,生产成本明细账,五、总分类账与明细分类账的平行登记,1.概念：是指对于发生的每一笔经济业务，根据会计凭证，一方面要在总分类账户中进行总括的登记，另一方面还要在明细分类账户中进行明细登记。,2.平行登记的要点（1）同时登记（在同一个会计期间登记）；（1）方向一致；（2）金额相等；（3）依据相同（最终依据都是原始凭证）。,六、期末各种账簿的核对,总账：各账户借方余额=各账户贷方余额,库存现金日记账,总账中“库存现金”账户,银行存款日记账,总账中“银行存款”账户,总账余额,原材料32000元,甲材料余8000元,乙材料余24000元,会计部门有关账簿和保管部门保管账核对相符,会计的固定资产账,设备处等部门固定资产账,余额相符,核对相符,所属明细账余额,核对相符,实务中，各种会计账薄核对无误后，据以编制会计报表,表中“货币资金”项目=“库存现金”账户余+“银行存款”账户余“存货”项目=“原材料”账户余X1+“生产成本”账户余X2+“库存商品”账户余X3+“本年利润”=“本年利润”账户贷方余额（若为借余，用负号）,（1）各账户余额填入“资产负债表”,（2）各损益类账户发生额，填入“损益表”（利润表）,（3）一部分账户的余额和发生额分析填入“现金流量表”,5.说明：,（1）上述会计流程：,原始凭证,记账凭证,会计账簿,会计报表,记账凭证核算程序,（2）简化,科目汇总表,（科目汇总表核算程序）,汇总记账凭证,（汇总记账凭证核算程序）,根据记账凭证，登记T型账户，汇总出各账户借贷方发生额，编制科目汇总表：,6000003180001300907006000,科目汇总表2012年9月科汇第号,本期发生额,错账更正方法1.错账的基本类型（基于记账凭证与账簿登记两个环节的分析）(1)记账凭证正确但登记账簿发生错误。,(2)记账凭证错误引发账簿登记错误。,2.更正错账的具体方法（1）划线更正法适用于更正记账凭证正确只是记账时发生的错账。【例3-13】用银行存款3600元购买办公用品。记账凭证上编制的分录为：借：管理费用3600贷：银行存款3600错账：其中“银行存款”账户中误登记为3900。更正方法为：,分录正确，无需更正,注意问题：对错误的数字必须全部划掉，不能只划掉其中的部分数字。划掉的数字必须保持清晰可见。,例3-14、11月5日企业开出现金支票5836元，用以支付前欠甲公司货款。借：应付账款甲公司5836贷：银行存款5836并据以登记入账，“应付账款甲公司”明细账上的金额为5836元，银行存款日记账上的金额为5386元。,更正方法:划线更正法,银行存款日记账,583600,印章,（2）红字更正法适用于更正记账凭证会计科目用错的错账。【例3-14】企业管理人员公出预借差旅费3000元,付给现金。错误分录如下，并已入账：借：应收账款3000贷：库存现金3000错账：借方科目应为“其他应收款”。更