xx关于信函格式公文.doc

xx关于信函格式公文 公文的“信函式格式”问题是近年来因为公文处理规范化而正式提出的一个新问题XX年开始施行的国家行政机关公文处理办法(以下简称新办法)为了杜绝责权不明的公文滥发在第十五条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外一般不得向下一级政府正式行文”“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文”这里第一次提出“非正式行文”问题同时提出了“函的形式”问题 何谓“非正式行文”?XX年1月下发与新办法配套的国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见(以下简称公文处理意见)作了具体而详细的解释：“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件不代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相关的其他机关进行工作联系确需行文时只能以函的形式行文” 那么“函的形式”又是一个什么样的形式呢?公文处理意见的解释是：“函的形式是指公文格式中区别于文件格式的信函格式”从规定“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文”到明确只能以“函的形式”行文最终落实到了“信函格式”上可见“非正式行文”在公文形式上的标志就是“信函格式” “信函格式”有何规范性要求呢?由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草从2000年1月开始实施的国家标准国家行政机关公文格式(以下简称公文格式)作了简要说明其重要附件国家行政机关公文格式条文释义(以下简称条文释义)则作了进一步详细解释 条文释义在“信函式格式”一节中提出了明确的规范要求：“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30MM推荐用小标宋体字字号由发文机关酌定;发文机关全称下4MM处为一条武文线(上粗下细)距下页边20MM处为一条文武线(上细下粗)两条线长均为170MM每行居中排28个字首页不显示页码发文机关名称及双线印红色发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识发文字号下空1行标识公文标题如需标识秘密等级或紧急程度可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明” “信函式格式”之所以确定为上述规范是因为在长期的公文运作实践中各制发机关经常使用一种只标识发“文件”两字的变通的公文样式用于处理日常事务的平行文或下行文而且使用频率很高公文格式从公文工作实际出条文武线此两线与发文机关标识均印成醒目的红色突出了“信函式格式”与“文件式格式”的显著区别 应该说公文法规对“信函式格式”的要求是十分明确的但对这一公文格式认识不足的人还是很多据调查主要有以下两种情况： 1.对“信函式格式”的规范要求存在错误认识 “函”是平行或不相隶属机关之间经常使用的文种长期以来基层单位之间商洽工作、询问和答复问题时为方便起见往往使用一种写法与书信大体相同的“便函”久而久之便形成一种错误认识以为“信函格式”即是便函没有什么规范要求这种认识对公文的规范化、制度化极为不利通过对新办法和公文格式的深入学习和领会这种错误认识应该加以纠正 2.对“信函式格式”的适应文种存在错误认识 “信函式格式”由于其名称中出现了“信函”一词不少人就将这种格式与“函”这一公文文种混为一谈关于“信函格式”公文处理意见说得很清楚即是指一种区别于文件格式的公文格式而不是指公文种类虽然在公文实践中“函”采用“信函格式”的情况较多但绝不意味只有“函”才能使用这一公文格式例如“意见”在发至平行或不相隶属机关时就可采用“信函格式”也正因为此公文处理意见才提出：“以函的形式行文