剑桥秘书核心模块《办公室管理》.ppt

职工培训核心模块办公室管理,中国人民大学教授、博士生导师管理学博士）68171799EMAIL：hhj5857,引子:关于办公室管理,AcademyAwards美国电影艺术科学院奖CambridgeCareerAwardsInOfficeAdministration剑桥办公管理国际职业证书中国教育部考试中心与英国剑桥大学考试委员会共同设置的项目,考试内容与等级,文字处理,有效打字机或文字处处理机1.初识打字机及字处理机2.正确使用键盘的鼠标3.提高输入速度和精确度4.文件的存档保管5.选用合适的帮助资源WORD的使用及商业文档的制作1.准确地生成WORD文档2.校对和更正文本3.商业信函的格式及其它,沟通与项目管理,项目是为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力。其中：“一次性”是指项目有明确的开始和结束时间；“独特”是指项目所创造的产品或服务与其他产品或服务相比，在有些方面存在明显差异；项目一般存在“逐步细化”的过程。项目管理与日常管理的区别在于:1工作内容的不同2组织管理的不同,项目管理过程一览表,课程基本思路,认识办公室管理领域明确办公室管理内容寻找办公室管理方式,第一讲认识办公室管理领域,你可以离开办公室生存吗？如果不行，那就让彼此认识一下吧！,课程基本思路,什么是办公室？（非野外空间组织）办公室研究的基本路径,办公室是什么？,社会组织为实现基本功能而设置的内部机构。主要负责社会组织的内部管理。办公室的基本功能具有综合性、层次性、程序性和终局性等特点。办公室还可以理解为一个活动空间。办公室管理与秘书工作等的差别。在我国秘书职业资格证书标准中，将“秘书”定义为“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员”。实际上对应的是广大的办公室工作人员，并不只是狭义的秘书。,办公室的管理维度,管理的管理的内容资源管理的方式,办公室环境的基本功能,对办公室人员的身心（情绪、士气、满足感和健康等）产生影响；随着这种影响的持续和加强，环境因素会与办公室人员的行为发生关系；这种因环境而变化的行为会对办公效率产生作用。人类工程学就是研究环境因素与人的情绪、行为及其效果的关系的科学。,办公室环境的基本要求,方便安全办公室布局、人员和信息物品的安全舒适整洁光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置和谐统一人与人之间、人与物之间、物与物之间,第二讲明确办公室管理内容,管理活动的基本内容计划组织控制在办公室的实际工作中表现为：参与政务、处理事务、搞好服务。具体包括文件收发、办理公文、起草文件、制定计划、组织会议、管理印章、接待来访、检查协调、信息处理等等。,办公室的基本职责,办公室是社会组织的内部管理机构；而管理就是决策（西蒙语）。决策是领导的职责；办公室是领导的辅助机构；办公室的基本职责是辅助决策：包括信息的选择与管理（这是温家宝同志在1985年提出的三项任务之一：信息、督查和日常工作）,一、信息的选择与管理,没有信息，组织无法发挥作用。每天都要收到大量的信息，而经理和其他员工主要从他们已有的以及通过研究新发现的信息中生成新的信息。所有的信息都用来做决策。为了做出最好的决策，采取最好的行动，所有的信息都必须准确、及时，相互关联，还要完整。秘书和其他的行政人员必须能够进行研究和挑选合适的信息，将这些信息以适当的格式生成，并在各种系统中储存。,信息管理的基本程序（一）,确定信息需要、搜集信息、处理和使用信息。1、确定信息需要。必须区别什么是“必须知道”型的信息和什么是“乐于知道”型的信息。即需要多少信息?如何、什么时候以及由谁来使用这些信息?需要什么样的信息形式?2、信息的收集和处理。目的在于改善信息的总体质量。这种工作包括五个要素：检核，就是确定某一特定信息的置信度如何？同时也包括必须确定诸如来源的可靠性、数据的准确性和有效性等因素。,信息管理的基本程序（二）,提炼，是把输入的信息和数据加以编选和缩减，为的是向管理人员提供只与他们的特定任务有关的信息。索引，其目的是为信息的存储和检索提供分类基础。传输，就是要求把正确的信息适时地提供给有关经理。当然，这就是管理信息压倒一切的目的。存储，一个组织是没有天然记忆力的。为了在必要时可以再次使用这个信息。现代化的电子信息存储装置已大大地改善了组织的“记忆”能力。,信息管理的基本程序（三）,3、信息的使用。如何使用信息，在很大程度上取决于信息的质量(准确性)、提供方法(形式)以及它的时效。这一切都与开始阶段确定信息的基本需求有关。请记住！信息管理的主要目标是向有关的决策者适时地提供正确的信息。这里的关键问题可能是时效性优先于准确性。如果信息不能在需要它的时候取得，那么，它的准确性也就毫无意义。,信息需求的确定,信息的收集与处理,检核,编制索引,提炼,传输,存储,信息的使用,二、办公活动的管理与安排,为了使每日的工作富有效率，需要掌握一些管理技能。这一部分的重点是有效地分配时间和实现“自我组织”。要确认那些浪费时间、干扰工作流程的因素，以及在委任和分配工作时应考虑到的问题。一项活动的开展不仅要达到预期的目标，而且还应该在最短的时间、用最少的资源，达到最好的效果。办公室管理的质量和效果是通过其效率来体现的。管理效率与管理的主体、客体和条件方法的状态有关。,三、上司日程与旅行的安排,办公室人员常常要进行上司日程与旅行的安排工作。他们必须要确保每个安排都能顺利进行，而他们中的每个人都知道要做出什么样的安排。这类技能超出了基本的管理能力的范围，其中，一个很重要的方面是与人进行广泛接触，要小心谨慎同时要注重效率。做日程与旅行安排时，制定一个系统的计划是根本，它可以确保活动按期进行，不会出现什么遗漏。行动一览表对需要完成的工作起到提醒作用。,四、办公室的其他管理程序,程序是指事物运动过程中必须遵循的前后相连的稳定的步骤系列。管理程序是指为实现管理目标而对各运作环节、工作事务过程、办事流程所作的有序安排，体现出管