项目二秘书工作任务与方法.ppt

秘书工作任务与方法,武汉商贸职业学院外国语学院：童峰,课程内容,秘书工作的内容,秘书工作的特点,秘书工作的基本要求,秘书工作的基本方法,秘书人际关系的处理,一、秘书工作的内容,政务性工作业务性工作事务性工作,上司在时的工作上司不在时的工作,政务性工作,参谋辅助。协调工作。调查研究。信息工作。督查工作。,业务性工作,文稿撰写。文书处理。档案管理。会务工作。信访工作。公关工作。,事务性工作,接待工作。日常事务。通信联络。随从工作。,一、秘书工作的内容,政务性工作业务性工作事务性工作,上司在时的工作上司不在时的工作,上司在时的日常工作,办公室维护。接转电话。招待客人。日程管理。出差准备。起草文件。会务工作。信息管理。其他工作。,上司不在时的工作,如上司是在外地出差，每天应在事先约定好的时间与上司联络。如果遇到紧急事件，马上与上司取得联系，请求指示。未经上司许可，不能在文件上盖章签字。上司回来时，要将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹”的最上面。,二、秘书工作的特点,（一）需要马上拿主意的事情多。（二）工作内容变化快。,二、秘书工作的特点,（三）一心几用的时候多。（四）忙闲哭乐不均。,三、秘书工作的基本要求,（一）作好从事秘书工作的准备1、学会使用职场语言。改变学生腔。避免使用流行语。养成说“早上好”的习惯。2、注意工作时间及时请假。不逃避加班。,3、管理情绪,心情舒畅,释放压力,调控情绪,三、秘书工作的基本要求,（二）秘书的形象素质保持大众化便于工作端庄大方举止优雅,三、秘书工作的基本要求,（三）秘书的能力素质判断与执行能力。洞察能力与理解能力。信息收集能力与写作能力。记忆力。交流沟通能力。OA操作能力。,四、秘书工作的基本方法,1、当上司叫你时，应马上响亮地回答，因为上司往往是从回答的声音中来判断你的工作态度。2、接受指示时，一定要带上记事本，并且注意力集中，将上司的指示记录下来。3、一旦接受指示，马上按要求执行。,（一）接受指示的方法,“请示首长，有一只兔子要不要打？”“让我考虑考虑”,（二）请示的方法,1、请示的对象要选准。2、请示的内容要单一。3、请示的形式要灵活。4、请示的时机要适当。5、请示的态度要谦恭。,（三）建议的方法,1、说话尽量婉转。2、切忌命令式。3、确认事实。4、考虑结果。5、选择时机。,（四）报告的方法,（1）报告的内容要真实，有一定的顺序。（2）报告的方式要灵活。（3）选择合适的时机。（4）语言要简明扼要。（5）比较重要的工作应把重点内容写下来交给上司。,五、秘书人际关系的处理,秘书与上司的关系,秘书与同事的关系,准则,尊重,礼貌和礼仪,乐于助人,赞美他人,宽容与体谅,诚实公正,（一）秘书人际关系的基本准则,（二）秘书与上司的关系处理原则,主动配合、适应。服从，但不盲从。委婉提醒，适时规劝。维护上司间的团结。,案例分析一：上司作出冲动的决定,一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！面对这种情况，秘书应该如何处理？,（三）秘书处理与同事关系的处理原则,真诚地关心别人,同等友好等距交往,维护团结,案例分析二：同事请自己帮忙A.老板回来后，他可能让我忙别的事。B.请你的老板跟我的老板说一下让我帮忙的事。C.因为我的老板现在出去了，这事得让他知道，所以，这事得1个小时后等他回来再说。,D.这事得让我的老板同意，他现在不在家，你看能不能请别的人给你帮忙？E.在我的老板回来之前可以给你帮忙，但帮忙这件事你可得帮我保密。,帮忙,帮忙,帮忙,按性质分按时间分,