XXXX投资有限公司各项费用管理规定.doc

.编号：GYHA-ZD-012青岛国誉鸿安投资有限公司费用管理规定为了加强和规范公司费用的使用与管理，减少费用支出，杜绝管理漏洞，理顺报销程序，现修订完善公司费用管理规定。一、招待费用开支管理规定（一）招待费用开支范围包括：对外业务交往中发生的餐费、住宿费、礼品费等。（二）招待费用由综合部负责管理。1、业务招待费（含外出接待发生的餐费）实行年度定额包干管理的办法，定额指标落实到领导班子成员（含分管部门业务），发生的费用均按实际发生额由综合部负责登记入帐，不再划拨设立单独帐目，如特殊原因需单独调出，由报销人或陪客人签字前在单据或陪餐单上注明金额及事由，再由总经理签字后综合部单独列户管理。2、综合部要建立外出就餐登记备查簿。凡需在公司招待所以外（含出差）就餐的，申请人必须先到综合部登记或电话联系综合部，经其请示总经理同意后方可就餐，并要控制就餐人数和标准，否则综合部不予办理报销登记手续。3、综合部建立费用登记簿，外部费用按单据实际发生数登记，并在单据上签字以示办理登记，月末进行核算统计，于每季度首月5日前将上季度餐费支出（含招待所餐费）统计情况表经分管领导签字后报送综合部、财务部，年终由财务部纳入统一考核。4、凡需对客人赠送礼品的，一律经总经理批准，由综合部统一安排和结算。未经总经理批准发生的费用，由个人负责。5、公司在商务合同、协议中对招待费用单独列示的，从其规定。 二 、医疗费用的管理规定（一）员工因病住院手续的管理公司的正式员工即在青岛市劳动保险事业处缴纳五险的员工（以下称参保职工），均按照青岛市企业职工医疗保险暂行办法规定执行，由员工本人或家属带有效证件（身份证、社保卡）在定点医院办理相关手续，出院时在就诊医院直接结算。需转诊就医的，在定点医院办理转诊手续并送医保处备案，山东省内医院在就诊医院直接结算，省外医院将单据及住院病历、用药明细拿回由医保处结算。（二）工伤保险费用的手续管理1、员工发生工伤后，按照工伤保险条例在一个月内到青岛市劳动和社会保障局保障科进行工伤认定申请；治疗终结后提供门诊病历、住院病历原件及复印件、工伤认定决定书复印件到青岛市市劳动和社会保障局保障科进行劳动能力鉴定申请，等待鉴定。2、工伤保险医疗费，按照青岛市企业职工工伤保险暂行办法规定结算。3、办理工伤保险待遇时需提供工伤认定书、劳动能力鉴定书、工残证、病历、费用明细等；因公死亡的需提供死亡证明、供养直系亲属户籍证明、户口本、身份证、单位提供的家庭成员情况，填写职工工伤保险待遇审批表。供养亲属须每年提供一次户籍证明。（三）生育费用的手续管理1、符合计划生育规定的女员工，且依法参加生育保险且缴费满一年后方可办理生育保险待遇。2、生育费按照青岛市城镇职工生育保险市级统筹实施办法规定执行，在女员工出院时持准生证、医学出生证明在结算窗口进行结算。三、差旅费开支管理规定（一）出差借款及报销规定：1、出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数及所需资金，经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。各种形式的研讨会、座谈会、交流会和其它专业指定会议须经总经理批准。2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“出差借款单”，由部门负责人、分管领导和总经理及财务负责人签字后方可借款。3、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导及总经理签署意见后方可报销。4、财务部现金出纳员根据分管领导签批的“出差申请单”对各项有效出差单据和补助进行审核，经审核后方可报销差旅费。5、出差回公司应在十五日内报账，超过规定日未归还的由财务部从借款人的工资中扣收借款。6、出差借款时，本着“前账不清、后账不借”的原则，壹万元以上的大额借款需提前一天向财务申请资金计划，否则延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批。7、公司员工与下属企业员工同时出差、互相配合办理业务的有关机票等费用，原则上各自在原单位报销，公司不做统一处理。（二）费用标准：1、乘坐交通工具标准：（1）中层及一般员工出差原则上不得乘坐飞机，因时间、效率及陪同领导等原因确需乘飞机的，需在出差审批单上注明，并由分管领导及总经理审批。中层及员工乘坐火车可以乘坐硬卧，乘坐轮船可以乘坐三等舱，乘坐高铁可以乘坐二等座。如无对应级别的座位，由出差人员提出申请，在综合部复核后，经分管领导及总经理批准，选择高级别座位。到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响效率、确保安全的前提下，应当选乘经济便捷的交通工具。（2）飞机票由公司综合部到指定的购票处购买，擅自购买机票的，按票面金额的50%报销。定点购票处由公司综合部负责联系确定。火车票（含高铁票、动车票及普通火车票）及轮船票由出差人员自行购买。2、住宿标准：（1）中层及一般员工（双人标间）住宿费标准：国内省、自治区、直辖市政府驻地市、经济特区每晚350元以下，地级市及其他地区300元以下。（2）副总（普通单间或双人标间）住宿费标准：国内省、自治区、直辖市政府驻地市、经济特区每晚500元以下，地级市及其他地区420元以下。（3）出差人员原则上应提前预订住宿地点，如超出对应标准，应提交分管领导及总经理批准。（4）中层及以下员工到公司外地企业检查、指导和调研工作期间，一律食宿在公司当地的企业和办事处内，不报销食宿费用。路途中转车（飞机）需要食宿的，可参照到其它地区出差的食宿标准执行。（5）经总经理批准参加上级有关部门召集的会议或陪同上级领导出差统一按排住宿的，据实报销。（6）出差人员夜间乘坐火车、轮船、长途汽车，不再报销住宿费用。3、伙食费定额标准：（1）中层及一般员工单独出差的，伙食费按照出差天数计算，实行定额包干使用，在定额范围内凭发票据实报销，超过部分，自行承担。 （2）定额标准：到省内出差每人每天定额60元；到省外出差，每人每天定额80元。报销会务费用的与会期间不享受以上补助。（3）到外地实习或参加培训、进修学习，必须在所在单位就餐的，期限在一个月以内的，每人每天补助10元；期限在一个月以上三个月以内的，每人每天补助8元；期限在三个月以上的，每人每天补助5元；到省内各县城以下驻地实习、学习的，不分时间长短，每人每天补助5元。（4）经总经理批准外出参加会议或研讨活动，只发给往返路程补助，一律不再发给会议期间的出差补助。（5）夜间乘坐长途汽车、火车、轮船三等舱以下的，在晚八时至次日晨七时之间，乘坐满六小时以上，每人每夜按30元的标准加发补助费。 （6）公司员工出差、参加各种形式的培训学习等餐费一律自理，特殊情况需总经理事先批准。4、交通费补助标准：按照出差天数计算，实行定额包干使用，在定额范围内凭发票据实报销，超过部分，自行承担。定额标准为：（1）省外每天补助50元。（2）省内每天补贴40元。（3）自带车辆不享受交通补贴，实习、培训、进修等住勤期间不享受交通补贴。5、通讯费补助标准：详见第六条电话费管理规定。6、非因公外出的费用开支规定：（1）符合探亲条件的单职工探亲往返车船费，按下列标准开支凭票据实报销：乘坐火车（包括直快、特快）的，不分级别，一律报销硬席卧铺票；乘坐轮船的报三等舱位费；乘坐长途汽车及其他民用交通工具（不含出租车）的，据实报销；探亲途中的市内交通费，按起、止和中转点各补10元，不再报销交通费；中转换车必须住宿的，按中转次数，各给一天普通床位住宿费60元，不再报销住宿费。（2）探亲人员因超标乘坐交通工具而多支出的费用，一律自理。（3）已婚职工探望父母的往返路费，按照国务院关于职工探亲待遇的规定：在本人月基础工资30%以内的由职工自理；超过部分，按照符合本条第（1）款规定的范围内给予报销。（4）经指定医院同意转院诊治，并报总经理同意到外地就医的人员，只按标准报销往返车、船费，不报销市内交通费，不发交通补助、通讯补助合伙食补助费。自行外出就诊的，一切费用自理。7、其它规定：（1）所有出差人员在出差期间遇有节假日的，一律不另发节假日加班费。（2）驾驶员随同出差人员出差的，享受出差人员同等待遇。（3）职工利用出差或调动工作之机，事先未经总经理同意，就近绕道回家办事，其绕道回家的一切费用由个人自理。其回家时间应按交通费票据所标注时间从出差时间中扣除。（4）带车出差的，其行车期间的油料费、过桥费、停车费等国家或地方政府规定的应收费用可凭票据实报销。由于个人违章所造成的罚款，以及餐饮和个人开支费用等一律不得报销。（5）职工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，均由个人自理。四、劳动防护用品管理规定 根据中华人民共和国安全生产法、山东省安全生产条例及劳动防护用品监督管理规定（国家安全生产监督管理总局第1号令）、特种劳动防护用品安全标志实施细则（安监总规划字2005149号）的规定，为公司从业人员配备劳动防护用品。（一）发放范围：公司正式调入的在岗人员享受。临时工作人员、借调（轮岗）人员、试用期人员及提前离岗人员不享受此待遇。（二）劳动防护用品的配备与使用： 1、由公司综合部负责建立健全劳动防护用品的采购、验收、保管、发放、使用、报废等管理制度。2、提供的劳动防护用品，必须符合国家标准、行业标准或地方标准，不得超过使用期限。3、不得采购和使用无安全标志和未经过备案的劳动防护用品。严禁使用假冒伪劣劳动防护用品。4、公司综合部对劳动防护用品的采购、验收、保管、发放、使用、报废等环节进行监督检查。五、办公费用管理规定（一）办公费用实行年度定额包干的管理办法，由综合部负责管理。办公费包括本部门支出的办公用品、复印费及低值易耗品。（二）定额包干费用的管理：、各部门月初5号做出办公用品、低值易耗品及印刷物品计划报分管领导批准，交综合部汇总。无计划一律不予购置，特殊情况由部门作出追补计划，经分管领导和总经理批准后报综合部。、办公用品及低值易耗品由综合部专人根据计划进行采购、保管和发放，并建立明细帐。自行购买的办公用品及低值易耗品一律不予报销。、各部门材料复印费由综合部负责登记台帐。外出复印、打印必须经分管经理同意并到综合部进行登记，其费用由综合部统一结算。4、各部门的印刷费，由所需部门提出计划，经分管领导及总经理批准后，报总经理综合部备案，由综合部负责统一登记和管理。（三）综合部负责每月3号将上月份各部门办公费支出情况报总经理和财务部。每年末由财务部提出下年度定额的建议指标，在1月份经办公会议批准后下发。（四）各部门低值易耗用品实行交旧领新制度。因人员增加需增加的计算器由各部门提出申请报总经理批准，否则一律不予批准。因计算器损坏需更换的列入部门办公费定额考核范围。六、电话费管理规定（一）电话费实行定额管理，其范围包括：1、各部门固定电话的费用。2、公司领导办公电话、住宅电话及手机的费用。3、部门经理及副经理的手机费用。（二）定额原则：（1）经营层通讯费补助标准为300元/月，部门经理及主管补助标准为150元/月，业务型员工补助标准为100元/月，服务型员工补助标准为60元/月。（三）管理办法：1、公司电话网中外部单位的电话费用由各单位自负，其费用每月由财务部统一代为缴纳，年终进行统一核算。七、计算机费用管理规定为了加强对公司计算机的使用维护和管理，保证公司整个计算机系统的正常工作，由综合部对有关部门的计算机费用实行定额管理，定期考核，节奖超罚。（一）计算机耗材的管理：、计算机耗材实行定额管理，年初由综合部提出各部门定额建议指标，经批准后实施。2、计算机耗材包括：光盘、色带、墨粉、墨盒、DV带等。3、公司综合部要建立计算机耗材支领登记簿，日常计算机耗材由各部门到公司综合部支领并进行登记。4、公司综合部每季首月号前将上季度各部门消耗材料支出情况报送有关领导和财务部。5、各部门计算机耗材费节超按规定奖罚比例，年终由综合部和财务部进行考核兑现。（二）计算机设备维修的管理：1、计算机及附属设备硬件出现较大故障时，由设备所在部门详细填写计算机设备维修申请表，报综合部审核，呈报所在部门分管领导、总经理批准。2、因操作人员维护不当或责任事故造成的损失，按损失额的20进行扣罚。（三）计算机耗材及维修费用的结算由综合部根据各单位签字的费用支出清单，经财务负责人审核无误后方可结算。（四）计算机设备的采购实行逐级报批制度，计算机使用部门根据需要提出设备需求，填制计算机设备采购审批表，交由综合部审核把关；综合部对需求计划进行论证和落实，本着节俭、实用的原则，对确需采购的，在审批表上签署意见，由申请部门报分管领导、总经理审批。八、报销的要求与程序 （一）报销凭证的要求：1、报销的所有票据必须是国家税务机关印制的正式发票或税务机关认可的行政事业性收费收据，否则一律不予报销。2、凭证的会计要素必须完整，如发票抬头必须为公司全称、开票时间为当年、大小写金额必须一致、加盖收款单位发票专章及收款人章齐备等。3、经办人将票据按类型分好（如按发票、车票、邮票等等），然后将分类后的票据尾端依照阶梯形粘贴好。4、经办人按差旅费报销单的要求填写经办人姓名、事由、单据总张数、出差补助、金额大小写等，并签名。（二）报销程序的规定：1、报销人填制好报销凭证，须经出纳人员对凭证要素及支出标准审核无误后签章。 2、分管部门依据规定程序签章，具体为：（1）入托费由工会有关人员审核并登记后签名。（2）挂档职工住院费由综合部审核后依公司规定签署报销意见；属于企业编制职工的大病费用，由综合部到劳保事业处办理报销手续；原在编的离退休职工医药费由综合部审核后依公司规定签署报销意见。（3）接待费用由综合部负责人根据登记簿审核后签名。（4）职工培训费由综合部审核登记后签名。（5）基建投资支出由分管部门审核登记后签章，其中属于决算付款的，发票后面需附中介机构出具的审查报告和工程部提供的已付款明细。（6）车辆费用由综合部审核并登记后签章。维修发票后必须附有驾驶员签名的维修清单；大修费用发票应附总经理批准的预算。（7）其他支出，由财务部负责人审核后签具报销意见。3、分管领导对报销凭证签署报销