办公室文件管理制度3篇.doc

办公室文件管理制度3篇 办公室文件管理制度的实施有利于使文件管理工作制度化、规范化、科学化提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用下面是办公室文件管理制度条例范文欢迎参阅 为减少发文数量提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用特制订本制度 一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文同级函、电、来文本公司上报下发的各种文件、资料按照分工的原则全公司各类文件由办公室归口管理 二、公文的签收 1.凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收 2.公文的编号保管 (1)、办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”并分类登记编号、保管 (2)、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管不得个人保存 3.公文的阅批与分转 (1)、凡正式文件均需由办公室根据文件内容和性质阅签后由办公室分送承办部门阅办重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办为避免文件积压误事一般应在当天阅签完紧急文件要立即办 (2)、一般文、函、电等分别由办公室直接分转处理 (3)、为加速文件运转办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过2天(特殊情况例外) 4.文件的传阅与催办 (1)、传阅文件应严格遵守传阅范围规定不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容 (2)、阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件送回办公室阅批文件一般不得超过2天阅后应签名以示负责如有领导“批示”“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜 (3)、文件阅完后应送交办公室切忌横传 (4)、办公室对文件负有催办检查督促的责任承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散如需备查应按照公司有关规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应及时归档周转 为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节特制定本制度 一、上级来文和外单位来文办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面并送总经理批示总经理批示后送有关人员传阅总经理有批办意见的办公室应提醒有关人员批示阅办结果并将阅办结果送总经理阅所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回分类别分单位存入档案袋 二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草部门专业文件由各部门专业人员保起草凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡由签发人即总经理签发后并详细填写发文登记簿方可复印并存档没有总经理签发的文件不能发出和存档 三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿由接收文件人签字后方可否则不能擅自将文件交予他人而不办理签收手续 四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发宣传活动类一般应以简报形式印发每周例会的纪要内容均以纪要形式印发落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报 五、凡打印的错文件应及时销毁以免机密外泄 六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续否则不以外借借阅文件者只限本单位人员重要文件的借阅均由总经理批准 太原吉祥汇物业管理有限公司20xx年7月22日 第一条管理要点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用 2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等 3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写统一页眉、页脚写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范表达无歧义 4、根据文件属性、类别对所有文件进行编号根据编号定期归档做好相应的文字记录以备查阅 第二条制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草行政人事部负责审核审核无误后行政办公室打印打印后送回起草部门校对校对无误方可正式打印由总经理盖章签发 4、凡寄至公司的文件、传真等由办公室签收并做好相应记录 5、机密文件由行政人事部主管保管办公室人员对一般性文件进行分类管理定期整理并制作相关报表提交给部门主管 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件需严格履行借阅手续对有密级程度的文件需行政人事主管审批总经理批准后方可借阅 7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记做好借阅记录并限期清退 8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理附件、批件、定稿等资料收集完全存档备案半年一小清年终一大清 9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁需上报行政人事主管签字批准按照文件管理制度进行处理 第三条文