管理建议书

1 / 14 管理建议书 #有限公司 香港九龙 弥敦道 *号 文逊大厦 *楼 敬启者： 本行已完成对 #有限公司 及 贵公司之子公司及 贵集团之联营企业截止 XX 年 12 月 31 日的综合财务报表审阅工作。根据本行的工作程序，现就审阅工作过程中发现各有关公司内部管理及其它方面的若干可改进及留意之处作出说明，并提出建议。 本行很乐意与 贵集团管理层讨论，并协助 贵集团实施此等建议。 本行在进行上述工作时，已向 贵集团提出有关 贵集团处理本期审阅所发现之事项，就 贵 集团的答复，本行将不会为其准确性及完整性进行任何测试，本行只会将 贵集团之回复，并将本行发现的事项，包括在此建议书当中。 由于解决本年度问题的活动现仍在进行，本行建议 贵集团管理层及审计委员会继续关注有关问题的进度。 本行编写本管理建议书是作为向 贵集团管理层提供参考之用，同时也作为本行与 贵集团保持沟通的途径。此管理建议书只集中于较重要项目，并未逐一列明本行在这次复核工作中发现的所有事项。基于上述原因，本行认为此管理建议书不适合向不了解情况的第三者传阅，本行也不会承担任何由于向第三 者传阅管理建议书而引起的责任。 2 / 14 最后，本行谨向 贵集团及 贵集团之联营企业在本行执行审阅的过程中提供热情及充份合作的工作人员致谢。 此致 #有限公司 董事会 #会计师行 XX 年 4 月 20 日 目录 建议内容 有关集团之整体建议 本期建议 1. 关联交易之凭证 2. 集团内部交易之对账 3. 常规或季度性之财务分析与合拼报表 4. 针对賖销商品之授信政策 5. 应收帐款和委托应收款之控管 6. 定期审阅所得税之计算 7. 存货之管理系统 8. 银行调节表之定期编制 9. 合约之管理及更新 10. 会计人员之帐务过程 11. 成本结算信息系统之建立 12. 定期资产评估 13. 计算机帐务系统之应用 3 / 14 14. 公司风险之控管 15. 投资物业之抵押 页次 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 于审计过程中，我们发现 贵集团对于关联公司间之交易，多未能提供适当之文件数据，以供验证交易内容之合理性。 对于关联方之交易，本为上市公司查核之重点， 贵集团若未能提供适当之交易证明以厘清与关联方之权责，极易形成外界质疑之焦点，对于 贵集团在资本市场之评价，亦容易形成负面之看法。 进一步来看交易过程中以合约保障双方权利与义务，本为免除可能争议之途径，故以集团之情况而言，在各项重要交易中订立合约实为 贵集团应有之作为。 我们建议 贵集团应尽速拟定与关联方之交易合约，并注意 贵集团是否在重要交易中皆有订立合约以保障本身之权益。该等交易应按市价进行。 于审计过程中，我们发现 贵集团内部交易，未能及时对帐，致使年末往来帐务核对困难。 贵集团内部往来交易，就合并体系来看，系属内部之交易，并不会反映在外部之数据上，由于往来帐务之核对不合，将会影响 贵集团整体财务数字之合理性。 我们建议 贵集团应定期指派专人对 贵集团内各分子公司间交易，应定期进行核对工作，以4 / 14 确保 贵集团财务信息之合理性。 发现 于审计过程中，我们发现集团仅为年度 做一次财务分析与合并报表，而非更常规的做一次，比如季度性的。 影响 及时和常规的财务分析与合并报表能使集团的总体帐目更佳清晰明了，由此集团的管理层能更有效及时地掌握有关集团整体的财务状况，有助集团管理。再者，集团年末财务分析与合并报表的工作量和准确性能相应简化及增加。 建议 我们建议集团应作常规或季度性的财务财务分析与合并报表。 管理层响应 管 理 建 议 书 XX 有限责任公司管理当局： 我们接受委托，对贵公司 2016 年的年度会计报表进行审计。我们的责任是根据我们的审计，对会计报表发表审计意见。我们提供的这份管理建议书，不在审计业务约定书约定项目之内，而是我们基于为贵公司服务的目的，根据审计过程中发现的内部控制问题而提出的。因为我们主要从事的是对贵公司年度会计报表的审计，所实施的审计范围是有限的，不可能全面了解贵公司所有的内部控制，所以，管理建议书中包括的内部控制重大缺陷仅是我们注意到的，不应5 / 14 被视为对内部控制发表的鉴证意见，所提建议不具有强制性和公正性。 在审计过程中，我们了解了贵公司内部控制中有关会计制度、会计工作机构和人员职责、财产 管理制度、内部审计制度等有关方面的情况，并作了分析研究。我们认为，贵公司现有的内部控制总体上还有较好的，但有的方面还存在一些较薄弱之处。现将我们发现的内部控制方面的某些问题及改进建议提供给你们，希望引起你们的注意，以便完善内部控制。 一、财务管理方面 资金管理方面 1、较普遍存在未达账且产生未达账的原因多样。例如： 公司个别银行存款账户账面余额为负数，原因不明；财务人员 账务处理不及时，没有编制银行存款余额调节表，造成银行未达账项时间较长，以前年度形 成的部分未达账项246,元，现已调入其他应收款挂账至今无法处理。 公司存在未达账项时间较长、金额较大、且系人为操作而未作账务处理的情况。 部分子公司未能做到定期与银行对账。 公司银行日记账会计记录不清，未分账户登记，财务无法提供每个账户的期初、期末余额。 6 / 14 针对上述情况，我们建议：财务人员应及时编制银行存款未达账调节表。对货币资金业务要定期或不定期地进行监督检查，核对未达账项，查明未达账的产生原因，及时进行清理；对控制中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完 善。 2、存在未按规定用途使用银行账户、公款私存、与他人共同使用一个银行账户的现象。例如： 下属公司由于债务纠纷，银行账户被当地法院查封，现将货币资金以个人名义存入银行，现金坐收坐支，部分资金账外循环。 公司本部在 *银行设立的银行账户长期由 *公司使用。截至 XX 年 12 月 31 日，该账户中的存款余额为元。 *公司与总公司汽车部共用总公司结算中心的同一个内部银行存款账户。 下属公司现金中有以个人名义开立存折 ,而且与系统内其他公司共用一个存 折。 针对上述情况，我们建议：贵公司应切实执行国家与集团公司已订立的货币资金的相关法规和规定，建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限。 3、除上所述，贵公司部分下属单位还存在其他一些不符合货币资金管理规定的现象。例如： 下属四级公司货币资金账实不符，个人借款和还款7 / 14 没有任何原始凭证，支票存根未签署金额。 公司及下属各子公司普遍存在多头开户的现象，其中公司本部银行账户多达 35 个。 公司的出纳人员未能对现金管理做到日清月结。 公司下属各科室在 2016 年以前实行独立核算，其中出口科和公路科都有自己的银行账户，随着出口科和公路科解散，相应的银行账户并没有及时销户。 针对上述情况，我们建议： 贵公司应严格按照国家有关现金管理的规定收支现金，超过库存现金限额的部分应当及时交存银行，并严格按照财务制度规定核算现金的各项收支业务； 加强银行账户的管理，清理不需用的银行账户，明确各岗位职责的分工，保证内部控制的有效运行。 4、公司缺乏收款与付款的协调安排的制度。一方面公司持有的银行承兑汇票金额 大，资金被客户大量占用，影响了公司的支付能力；另一方面资金支付能力较差，公司为*投资计划所需资金可能会出 现支付困难。 针对上述情况，我们建议： 与金额机构合作，以公司持有的银行承兑汇票作为质押，开具小额银行承兑汇票，支付货款； 公司应建立销售与收款协调安排的制度，缩短收款8 / 14 时间，解决资金被客户大量占用的问题。 债权、债务管理方面 贵公司部分下属单位存在往来款报账不及时、往来账龄较长，与债权债务方对账不及时、往来款清收不力，往来款性质不分、串户核算等现象，例如： 1、公司本部及其子公司账龄在三年以上的往来款金额较大，其中三年以上应收账款 2,578,元，占应收账款总额的 34%；三年以上其他应收款 12,973,元，占其他应收款总额的 38%；公司本部与子公司及各子公司之间存在内部往来的金额差异不大，但差异笔数较多的情况，且各方入账时间的不同以及票据传递的不及时并不是造成差异的全部原因。 2、公司其他应收账款期末余额 17,917,元，其中挂账 2-3年的款项 1,288,元，占该公司本期其他业务利润的。 3、公司往来中存在货贷往来与贸易往来串户核算的现象，往来账中调账金额较大；并存在大量长期挂账的往来款，该公司未及时对这部 分往来进行清理结算，且未及时与对方进行对账。 4、公司往来账科目中，有相当部分科目以往来单位的简称列示，造成无法进行正常的往来对账工作。 5、集团有限公司与子公司的预付账款、应付账款的明细核算按每单业务的客户设置明细账，未按真实应付客户记录，致使资产方、负债 方同时挂相同客户的款项； 9 / 14 6、公司存在与集团内其他单位的往来核对不上的情况，例如其他应付款中应付 *有限公司与对方差额361,元。 7、 *公司将收回的债权全部转入 *公司，且部分回收资金不经过 *公司直接转入 *公司。 8、公司业务人员不能及时到财务报账，拖延时间长。 9、公司的客户信用控制主要由业务部门掌握，财务部门仅为业务部门提供有关客户的付款情况，未能参与应收账款的信用政策的制定，从而无法对信用政策的执行情况进行监督、分析和 考核。 针对上述情况，我们建议： 1、落实总公司应收账款管理暂行规定；建立客户信誉评分制度；对于大额款项垫支的业务要建立有关的可行性分析、审批研讨制度，严格各级领导的经济责任及审批权限； 2、加强有关业务及财务人员的离职交接手续，对往来科目的核算应充分利用财务电算化，对存在三年以上账龄的往来款交由专门部门进行清理； 3、未按客户核算情况的往来款，由财务部门和业务部门核实客户名 关于对公司内部管理建议书 本人进入博尔佳公司已两年 , 针对公司目前内部 管理的现状，个人认为，综合起来，需要改善和打造的在于三大方面：品质、执行力、凝聚力。作为企业生存之根本的品10 / 14 质，应包括工程、产品和服务的质量。 部门沟通不畅、脱节以及工作和布置的任务偏差、不能按时完成、工作效率不高，在于执行力不强，究其原因在于标准、监督以及责任心的问题；工作中的积极性与责任心在于企业凝聚力的打造，即人心的凝聚问题。 以上种种，需要规范公司的管理制度，明确工作标准，优化工作流程，再辅以贴心的企业文化凝聚人心，打造高效率的团队。执行并持续改善公司的内部管理，应该是制度化的 硬性管理和人性化的柔性政策相结合，约束和激励双管齐下，解决人心的问题。 鉴于此，对于内部管理改善，初步构想及建议如下： 一、 当务之急，是设立综合管理部。负责公司内部管理工作，包括 如下内容：规范办公室日常管理工作、监督工程部施工质量、工程进度控制管理、促进设计部做出最佳的设计方案、加强对采购部日常工作规范、进一步优选合适的供应商以及激发技术部员工工作积极性。 二、 加强执行力和凝聚力。执行力和部门沟通不畅首先是公司的管 理团队和执行团队的问题，要 使员工有凝聚力需要先从部门主管开始。如果各个部门主管以及公司管理层 都无法凝聚成一支有战斗力的队伍，整个公司的执行11 / 14 力只能是空谈。 三、 整顿各部门的工作范围、工作制度以及各部门之间的工作流程。对主管责任、权利清晰定义，对各岗位工作职责明确定位，对各部门之间的分工协作清晰界定。如果工作流程及规章制度不清晰流畅、不严谨，便会出现各自推诿责任的弊病，任务布置下去没有效果，还是不可能有执行力和凝聚力。当然工作制度及工作流程理顺了以后，需要老总大力推动，奖罚分明。 四、 建设有效的绩 效考核制度及薪酬制度。要由过去的“用人管人” 向“用制度管人”进行转变；从“以人为本”向以“执行为本”转变，从“以岗位为本”向以“目标为本”转变；从“以职能导向”向“以流程导向”转变，两者兼容。实行统一的制度和纪律来约束全体成员的行为，才能形成客观公正的管理机制和良好的组织秩序。 五、 进一步加强企业文化建设。它的管理作用主要是通过精神引导 弥补管理制度的不足，是一种柔性的因素。培养企业的共同价值观，逐渐通过价值观形成对员工的行为规范，形成企业较强的凝聚力，最终对企业绩效 发挥作用，并成为企业可持续发展的源动力。 内部管理改进方案和措施建议 12 / 14 博尔佳主营业务是机房工程和机房设备，现在市场竞争越来越激烈，公司要想在残酷的市场竞争中占有一席之地，需要改变原有的管理模式，建议实行内部质量管理体系。具体内容如下： 第一级 综合部日常行为规范及信息收集工作 ? 规范服务用语，提高对客户咨询问题处理的能力，并对客户来电咨询进行数据统计。进一步整理出公司规范用语，向各部门推行，整体提升博尔佳企业形象。 ? 控制办公设备维护、办公用品损耗；建立完 善的登记制度，对各部门领用办公用品进行数据分析。 ? 制定卫生责任制，实行每月对各部门卫生检查工作，评选结果贴在公告栏，以此来促进每位员工养成良好的工作卫生习惯。 ? 对技术部门上门服务每周一次回访，并做好详细记录。 第二级 设计部服务规范工作 针对于内部企业文化建设，初步构想有如下几点： 1、 建立企业战略方针和质量方针。 以企业战略方针作为企业全体的共同愿景，以质量方针作为所有工作的标准，大力宣传，让公司全体人员耳熟能详，融入到工作理念中。 2、 设立生日奖金。 工作满三个月的员工，按身份证出生年月在生日的当月可享受 50 元的生日奖金。生日奖金以现金发放，配以13 / 14 贺卡。 管理中的“胡萝卜”加“大棒”，是激励方式中的一种，适当的物质鼓励，目的在于拉拢人心。 、 设立总经理信箱、总经理开放日。 目的在于两点： 1）广开言路。俗话说：偏听则暗，兼听则明。 2）让员工对公司建设、管理有参与感，有主人翁的