文秘工作培训-日常事务管理-杨绪龙.ppt

,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,目录,会议室及车辆预定,办公用品采购与管理,办公环境,用章管理,报销流程,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,办公环境,01,一、办公室环境格局设计,任务情境某公司准备在上海开办一个销售分公司，租用了某写字楼其中的一层大厅，秘书小张接到了布置办公室的任务。对于一层大厅的格局需要重点考虑的是该公司的产品需要一块两百平米的展区，同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财务部。小张将整个一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，大厅的前半部区域用作产品展厅，大厅后半区域作为销售分公司的办公区，每个区域都使用能站立并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。思考：这样的办公环境布局是否妥当可行？,一、办公室环境格局设计,（一）办公室环境硬环境：建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备等软环境：办公室的工作气氛、人员的素养、团体凝聚力等,一、办公室环境格局设计,（二）办公室布局1.开放式办公室,一、办公室环境格局设计,(1)开放式布局的优点建筑成本的降低。空间利用率的增加。重新布局的灵活性。易于沟通，便于交流。易于管理。容易集中化服务及共享办公设备。,一、办公室环境格局设计,(2)开放式布局的缺点缺乏单独办公的机会。不容易集中精力。很难进行机密性工作。噪声太大。,一、办公室环境格局设计,2.封闭式办公室,一、办公室环境格局设计,(1)封闭式办公室的优点比较安全，便于锁门。可以保证工作的机密性。易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作。保护私人空间，易于保护隐私。(2)封闭式办公室的缺点建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。难以监督员工的活动。难以进行沟通。员工被分隔开，易感觉孤独。,（三）办公室布置的原则,1、有利于沟通2、便于监督3、协调、舒适,（四）办公室结构和布局需要考虑的因素,(1)职工的人数。人数多，需要的空间就大，费用也要增加。(2)购买或租用的面积。面积越大，费用也越高。(3)机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个部室。(4)组织经营的性质或内容。(5)便于部门间的工作联系，以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。(7)走廊、楼梯、通道的宽窄要适宜畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。(8)办公室随组织的发展变化也要变更，需要具有灵活性。,二、办公室环境优化,刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来，问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？,二、办公室环境优化,（一）改善办公室环境的办法1.办公室的绿化2.空气的优化(1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一般在2022，夏季在2325之间为最宜。(2)湿度。,(3)清洁度。(4)流动速度。,3.光线的优化办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。4、色调的优化暖色调：红、橙、黄冷色调：绿、蓝、紫中间色：黑、白、灰,二、办公室环境优化,（二）办公室色彩搭配,三、办公室环境维护与安全管理,秘书小张每天上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸零乱堆积，公用字典扔在窗台，废纸装满了没人倒，她都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常让别人找不到，从而影响了工作。,三、办公室环境维护与安全管理,秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西找，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。思考：上述三位秘书的办公室环境维护与管理能力如何？,三、办公室环境维护与安全管理,一、办公室日常维护的内容1、办公空间2、办公桌椅3、办公用品4、计算机等自动化办公设备。,二、办公室的安全隐患及处理,办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患：1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患；2、光线、通风、噪音、温度、通道隐患；3、办公家具隐患；4、办公设备及操作隐患；5、工作中大意造成伤害的隐患；6、工作中大意造成泄密的隐患；7、火灾隐患,四、文秘在5S中的作用,上班后的细琐工作：1、开窗通风透气2、整理室内的花卉植物枯叶3、整理办公桌和茶几上的物件4、调节室内温度和湿度5、检查审视墙壁和柜架上的饰物、书籍资料是否端正6、将报刊杂志堆放排列整齐，准备好各类办公用品，将日历翻到当天,下班前：当天的文件摆放好，办公桌上要收拾干净整齐，不推放文件材料。下班后关闭所有办公设备，切断主电源，关好门窗，确认无误后，锁门离开办公室。日常办公室：保证办公设施、抽屉、柜筒文件柜等的标识物品摆放要合理规划，容易寻找；物品摆放要整齐。办公场所保持清洁。每日整理，将不需要的物品清除，将需用的物品妥善放置。,四、文秘在5S中的作用,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,会议室及车辆预定,02,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,一、会议室使用管理,使用原则：,先登记，后使用先客户，后内部按登记预约先后顺序使用遇公司级紧急或重要会议，部门让位于公司使用。,使用表单：,会议室预约使用申请表,二、车辆使用管理,使用原则：（1）集中管理，统一调度；（2）谁管理，谁负责；谁使用，谁负责。（3）先紧急，后一般；先上级，后下级；先工作任务、接待任务，后一般事项。,使用表单：用车申请表,二、车辆使用管理,使用原则：（1）集中管理，统一调度；（2）谁管理，谁负责；谁使用，谁负责。（3）先紧急，后一般；先上级，后下级；先工作任务、接待任务，后一般事项。,使用表单：,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,办公用品采购管理,03,办公用品是每一个机关单位日常工作的必需品，它用量大、更换频繁、品种繁多，如果不加强管理，将会造成不必要的浪费。,（一）办公用品类别：,一般机关单位的办公用品主要有以下几个大类：,一、办公用品采购、发放,一、办公用品采购,（二）办公用品采购流程：,（三）办公用品订购方式,大多数的日常办公用品都可以通过电话从供应商处订购。,不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一张购货订单，收到货物时，要将实物与订单一一核对，以防出错。,二、验收入库,对采购回来的办公用品秘书人员有责任仔细核对数量，检查质量，要认真登记用品的品名、规格、等级、产地、牌号、数量、价格、出厂日期等内容，做到账目清楚、账实相符，以备今后工作中核对查找。采购人员要根据收到的货物填写入库单，库房人员要签字表示货物进库。,三、保管,对办公用品的保管硬从实际出发，根据用品的特点、性能、质地、保管要求来选择存放地点和存放设备。,库存保管注意事项：1储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位对所需物品储存量的大小。2各类物品要清楚地贴上标签，标示类别和存放地，以便能迅速找到物品。3新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过期而不得不销毁。4体积大、分量重的物品放在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。5小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于看见和领取。6要经常检查库房的温湿度、通风隔热防火防水措施，防止霉、虫、鼠等各种有害因素的侵蚀。7储藏办公用品的房间应有良好的照明，以便容易找到物品。,四、领用或发放,应根据有关部门的计划提前备好用品，根据实际情况采用领用和发放相结合的方式，保证办公用品能够及时、有效地发挥作用。,领用物品要做好以下三方面的工作：,审核物品领用申请表,1,无论何人领取办公用品，都必须填写物品领用申请表，务必要填清楚领用物品的名称与数量。,发放物品,2,依据物品领用申请表中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加或减少。,更新库存记录，备案清单,3,物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。库存记录可以用手工记录在一连串的库存记录卡片上，或者在计算机中使用库存控制软件包、电子表格或数据库。,库存记录卡,参考,案例,钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间中复印纸已所剩无几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲置；还有的同事三天两头来领同一种物品后来，钟苗认真学习了有关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好评。,点评：秘书必须认真管理办公室里的设备和各种用品，以保证工作的需要，这就要求要维持一个良好有效的库存系统，办公用品的订购、接收与管理的各个环节都离不开库存控制。一个科学的库存系统能够有效地帮助秘书做好办公设备与用品的管理工作。,一、办公设备管理的主要内容,秘书主要在以下方面进行管理和督促：,1.建立专人使用、专人负责保管的责任制,二、常用办公设备的管理,2.建立办公设备的档案登记制度，保证有关资料的完备。,有关机器设备的说明书、维修单和发票等资料都要妥善保管，以备后用。损耗、报废、添置等都应有账可查，防止因混乱而造成的浪费或资产流失。,3.应协助上司制定机器设备使用的操作规范，平时严格按照操作规程使用，或督促员工规范操作。,4.平时注意机器设备的保养环境，发现故障及时检修。,二、电脑、传真机、复印机等大件的办公设备使用注意事项,1打印机使用注意事项,(1)打印机的安放要合适，周围空间充足。(2)经常保持打印机的清洁和环境清洁(3)较长时间不用打印机时，应把电源线拔下来(4)使用针式打印机时，为了防止对打印头的损害，没有纸或色带时，不要打开打印机(5)激光打印机的感光鼓在整个激光打印过程中起着重要作用，价钱也较高，因而要注意保养。,2.传真机使用注意事项,(1)一定要用匹配的、标准化的交流电源插头和插座(2)避免阳光的直射和灰尘的侵害(3)放置于水平平稳的工作台上,参考,案例,秘书初萌在销毁文件时险些发生意外。当她俯身将需要销毁的文件放入碎纸机时，没想到胸前的丝巾被卷入碎纸机，她当机立断切断了电源，虽然毁了一条丝巾，但保证了自己的安全。,点评：操作办公设备时一定要多加留意，注意安全!,三、如何合理调配和利用办公资源,（1）制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要有预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。（2）保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。2.建立办公资源运行档案(购买信息、维修合同、操作指南、所有资源情况列表、基本信息、日志记录和故障登记)3.管理办公资源的注意事项(及时更新记录按规定清退办公用品、设备掌握人员流动情况),点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,用章管理,04,一、印章的作用,印章是权力的象征和职能的标志印章的作用权威作用信用作用法律作用,权威：只有加盖印章的公文才可据以执行信用：空说无凭，立字为据。但是“立字”还是不足取信于人，盖章才更能让人信得过。法律：在有关文件上盖章，代表单位署名，也就意味着要对文件内容承担法律责任。,二、印章的种类,机关印章专用印章签名章（分为领导人签名章和个人名章）戳记,一、机关印章：又叫行政印章，是按有关规定由上级或主管机关颁发使用的代表一定职权、承担一定义务的印章。如：“XX县XX乡人民政府”、“XX省XX公司”等。,二、专用印章：是为了履行某一专项专项职责而刻制，并在专门领域内使用的印章。如介绍信专用章、合同专用章、人事调配专用章；外事上使用的火漆印，专门用于制发各类证件的钢印，都属专用印章。,三、签名章：由单位的主要负责人或法人代表亲笔手书，并据以刻制的领导人名章，又叫手章。主要用于签订合同、签发聘书或毕业证书等。四、戳记：是用于表示名称、性质、作用、注意事项和其他事项时使用的印章。其作用是以印代写，醒目明显，如“阅后退回”、“急件”、“机密”等。,三、印章使用程序,用印申请用印签批用印登记正确用印用印监督,印章申请