公文写作与公文处理.ppt

公文写作与公文处理,2009年1月15日,一、公文文种及分类二、公文格式三、公文写作的基本要求四、公文处理规范,公文定义,公文指各级党政机关、社会团体、企事业单位普遍使用的应用文。主要是用来颁布法令规定、传达命令、指挥或指导工作、请示问题、报告情况、联系事务、记载活动等。,一、公文文种及分类,1、公文文种中国共产党机关公文处理条例规定，党的机关公文共有14个文种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文处理办法规定，国家行政机关公文共有13个文种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,命令（令）,命令（令）属下行文，是上级领导机关向下级机关发布的一种带有强制执行性质的指挥性公文。适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。只有全国人大的常委会及委员长，国家主席，国务院及总理，国务院各部委及部长、主任，地方各级人民政府和各级人大，才有权力发布命令（令）。,决定,决定是决议性的下行文，是党和国家行政机关为部署所属全局工作，或采取某种重大举措而使用的一种公文。党政机关、社会团体或企事业单位对重要事项或重大行动做出安排，都用“决议”。,公告,公告原则上可以称为下行文，适用于向国内外宣布重大事件、重要事项或法定事项，一般以国家各级领导机关的名义发布，社会团体、企事业单位和基层组织不使用这一公文文种。,通告,通告是行政公文的主要文种之一，适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项（如：航行通告）。通告与公告的区别在于：公告的制发主体有资格限制，通告任何机关、团体和单位都可以采用；公告涉及的是重要事项或法定事项，通告涉及的是各有关方面应当遵守或周知的事项。,通知,通知是运用最为广泛的下行文，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知与通报的区别在于：通报是党政机关、企事业单位、学校、部队用来向所属单位或群众传达重要情况、表扬好人好事、批评错误的一种公文形式。可分为表彰性通报、批评性通报、传达性通报。,议案,议案是各级人民政府依照法律程序、向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的一种例行公文。,报告,报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。可分为汇报工作报告、反映情况报告、答复问题报告。,请示,请示是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题，明确某项政策界限，审核批准某事项时使用的请示性的上行公文。常用的有请求批准的请示、解答性请示、请求批示的请示、批转性请示、请求解决问题的请示。请示与报告的区别在于：报告只是客观地将有关情况汇报给上级机关，无需上级机关答复，而请示则是将自己无权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关，上级机关必须明确予以答复。,批复,批复是上级机关答复下级机关请示事项时专门使用的一种下行公文。,意见,意见是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文。,函,函是平行机关或部门，以及不相隶属单位之间联系、商洽、询问事宜，乃至提出请求的公文。可分为商洽函、答复函、批答函。,会议纪要,会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的公文。,3、公文分类、按来源分为：收文和发文；、接行文方向分为：上行文、下行文、平行文以及通行文；、按办理的时间要求分为：特急公文、紧急公文、常规公文；、按公文的机密程度分为：绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。,二、公文格式,公文格式是指公文的结构组织及安排。为保证公文的权威性、合法性、完整性及准确性，国务院2000年8月24日发布，自2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法（国发200023号）对公文格式做出了规范性的规定。,1、公文的内容,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,2、一般公文格式的基本要求,版面尺寸：公文版面（指文字区）尺寸为156mm225mm。在A4纸（297mm210mm）介质上分布在上白边（天头）空37mm，订口（左白边）空28mm的右边区域内。字体字号与行间距：公文的基本字形采用3号仿宋体，要求每行排列28个字，行间距为10.5mm（固定值29）。发文机关名称：发文机关名称采用红字标识。标发文机关名称的全称或规范化简称，在机关名称后加“文件”2字。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（上行文为80mm），字号应22mm15mm。,发文字号：由发文机关代字、年份和序号三部分组成。如：武政200号。公文标题：完整的公文标题由制发机关、事由和文种三个要素组成。如：国务院关于成立经济贸易办公室的通知。标题位置在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行要注意做到词意完整、排列对称，间距恰当。主送机关：指要承办公文事由的机关（用全称，在公文标题下空1行位置，左侧顶格标识）。,公文正文：每个自然段开头空2个字（一般说来，公文的正文部分应该具备“情况”、“问题”和“解决问题的办法”等三部分）。附件：在正文下空一行左空2个字标识，与正文一起装订。成文日期：一般公文以负责人签发日期为准。标注在正文右下方，右空4字。印章：要加盖在成文日期上，一般采用下套方式。版记：包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。此外还有保密等级、紧急程度、附注等要求。,3、我公司公文规范要求,为使公司公文处理工作符合国家标准要求，2003年1月1日起，公司公文处理遵照国家行政机关公文处理办法及国家行政机关公文格式执行，并制定了公司公文处理办法，对公文处理、行文要求、公文格式、文件阅批等制定了规范要求。公司公文处理办法见公司运行手册-21办公室分册-办公室目录-部门主要规章制度-公司公文处理办法（BGA026）。公司公文处理办法中附有国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式（摘要）和武夷山机场有限公司公文样式,武夷山机场有限公司行文式样,4、公文中常见的格式不规范问题,主要有：无受文单位、简称不规范、发文字号编排混乱、印章与日期分离、生效时间错误、没有版记、标题与内容不一致、纸张前后大小不一、装订不规范等。公文格式不规范，会直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时甚至会发生重大失误。,三、公文写作的基本要求,1、情况属实，观点明确、材料可靠，情况确实“材料可靠，情况确实”是写好公文的基本要求，用于公文的材料要严格筛选，认真核实，合理加工。、主旨突出，观点明确主旨就是用意和目的，行文意图主要包含政治意图和业务目的两方面，公文写作必须“主旨先行”，就是要把行文意图用简明的语言加以概括，并直接而明白地在公文的适当位置上表现出来。,2、表述规范，结构严谨、公文常用的表述方式主要有：叙述、说明、议论、条理清晰，结构严谨应注意：层次与段落、照应和过渡、开头和结尾的处理、直述不曲，表达规范直述不曲就是有什么就直接说什么，不绕弯子；表达规范就是表述要准确恰当、简练明快、通俗易懂、做到字词规范、标点正确。,3、公文语言的特点公文语言是以实用为目的，以传递治理国家的策令为内容，具有确切、简要、庄重和模式性的特点。、确切性公文语言应力求准确贴切，多用直言义，少用婉言义，不用不实之词；其次要注意使用规范化的语汇，慎用或不用口语、方言、土语。在句式方面：首先少用或不用具有描绘性的语言形式，而多用平实得体的语句。、简要性公文具有明确的目的，用词要简洁明快，应提倡多使用短句或者长、短句相结合，以增强语言的简要性。要认真压缩。、庄重性公文具有法定的权威性，在语言上具有庄重严肃的格调。、模式性公文各文体都有各自的规范模式，写作时应结合具体情况加以运用。,四、公文处理规范,公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文办理包括发文办理和收文办理。发文办理：指以本机关名义制发公文的过程，通过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序而最后形成正式公文；收文办理：指收文机关将链自各方面的有关文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批