新时期档案馆工作改革研究.pdf

墨短次孽 硕士学位论文 新时期档案馆工作改革研究 T h e i n v e s t i g a t i o no fa r c h i v e s r e t b r m a t i o n i nn e w C h i n a 姓名 学科专业 汪碧宇 学校代码：1 5 7 学号： 档案学 研究方向档案学基础理论与历史研究 指导教师 完成时间 李财富教授 2 0 0 6 年5 月 摘要 档案馆是是永久保存档案的基地，是提供档案信息为社会服务的中心，是 科学文化事业机构。各级各类档案馆肩负着管理、研究和提供利用档案的职责， 对于维护档案的完整和安全，更好地发挥档案在社会主义经济建设中的作用具 有十分重要的地位。我国档案馆在长期的发展过程中形成了一整套管理模式， 推动了我国档案事业的进步。随着社会发展，我们进入以知识经济和网络信息 为代表的新时期，传统的档案馆工作出现了很多新的问题，面临着新的挑战。 档案馆应主动适应社会的变迁，进行有效的改革。本文拟对新时期档案馆工作 改革中出现的问题及对策进行研究，以期探索档案馆工作改革的有效途径。 全文共分为三个部分。 第一部分分析档案馆工作改革的必要性和可行性。新时期档案馆工作的状 况决定了改革势在必行。档案工作的基本矛盾即档案管理水平与社会对档案需 求之间的矛盾要求档案馆工作进行改革，社会整体环境的变化要求档案馆工作 进行改革，当前档案馆工作中存在的理论基础不牢、实践贯彻不力等情况要求 档案馆工作进行改革。我国档案馆工作具有的基础和氛围，决定了档案馆工作 的改革是可行的。我国的档案馆工作的管理传统和新中国的管理经验为档案馆 工作改革提供了坚实基础，经济和科技的迅速发展为档案馆工作改革提供了重 要保障，公民意识的提高为档案馆工作改革提供了良好环境，这些决定了我国 的档案馆工作改革是可行的；我国档案馆工作虽然有着良好的基础和氛围， 第二部分是论文的主体部分，详细探讨了档案馆工作改革中出现的问题及 其对策。针对当前档案馆工作信息化和社会化的两项特征分别进行阐释。在信 息化改革中，提出的问题主要是档案类型及档案载体形式多样化给档案馆的收 集整理提出的新课题；档案馆信息资源数字化发展给档案馆的管理提出的新课 题；档案馆的用户的发展给档案馆的服务方式提出了的新课题；知识产权、隐 私权的保护及数字档案的法律效力问题给档案馆利用提出的新课题。根据档案 馆工作改革的信息化，提出档案馆在数字化、网络化等方面相应的对策和措施： 搞好前端控制及各部门合作，解决进馆档案的收集和传播问题；抓住有利契机， 丰富档案信息数据库资源，解决档案馆馆藏问题：注重档案馆工作人员素质的 提高及档案用户的教育培养，解决新时期档案馆与用户的沟通问题；加强法规 建设和技术建设，解决档案馆工作改革中涉及的知识产权、隐私权问题，保证 电子档案的法律效力。在阐述档案馆工作社会化改革的过程中，首先回顾了新 时期档案馆的社会化进程，进而提出以下问题：档案馆的行政依附性强，独立 性较差；档案馆的传统形象与公众疏离，社会化程度低：馆藏结构不合理，服 务层面狭窄；档案馆开放范围小，开放形式陈I E t 。针对这些问题提出相应的对 策：优化档案馆的组织关系，加强发展的独立性：塑造档案馆社会化的公众形 象；丰富馆藏，改善馆藏结构：打开大门，迎民进馆，实施全方位的开放。 第三部分分析档案馆工作改革中应处理好的几个关系。档案馆工作改革应 处理好经济效益和社会效益的关系；传统的来源原则和新来源原则之间的关系； 档案管理理念的人文化和管理手段的科技化之间的关系。 任何一项改革都不是一蹴而就的事。档案馆工作的改革也是一项长期而艰 巨的任务，它需要国家、档案馆乃至全社会的共同努力。档案工作人员及学者 应将理性思考和实践检验相结合，坚持不懈地进行研究，以推动我国档案馆事 业的不断进步。 关键词：档案馆工作改革信息社会 l I A b s t r a c t A r c h i v e si sas c i e n c ea n dc u l t u r a li n s t i t u t i o nw h i c hk e e p sf i l e sf o r e v e r I ti sa c e n t r et op r o v i d ei n f o r m a t i o nf o rs o c i a ls e r v i c e E a c ha r c h i v e si sr e s p o n s i b l ef o r m a n a g i n g ，s t u d y i n ga n dp r o v i d i n gf i l e s S o i t p l a y sav e r yi m p o r t a n tr o l e i n p r e s e r v i n gt h ec o m p l e t e n e s sa n ds a f e t yo ff i l e s A n di nt h el o n gt e r md e v e l o p m e n t ， t h ea r c h i v e si no u rc o u n t r yh a sf o r m e das e to fm a n a g e m e n tp a t t e r n sH o w e v e r , a st h e d e v e l o p m e n to fs o c i e t y , t h et r a d i t i o n a la r c h i v e s w o r kh a sf a c e dm a n yn e wp r o b l e m s a n dn e w c h a l l e n g e s ，e s p e c i a l l yi nt h i si n f o r m a t i o na g e T h e r e f o r e ，t h ea r c h i v e ss h o u l d a d j u s tt ot h ec h a n g eo fs o c i e t ya n dm a k ee f f i c i e n tr e f o r m a t i o n so ni t so w na c c o r d T h i sp a p e ri st r y i n gt oi n v e s t i g a t et h ep r o b l e m sa p p e a r e di nr e f o r m a t i o no fa r c h i v e s a n df i n dt h ee 街c i e n tm e t h o d so fr e f o r m a t i o n T h ep a p e rC a nb ed i v i d e di n t ot h r e ep a r t s ： T h ef i r s tp a r ti st oa n a l y z et h ef e a s i b i l i t ya n dn e c e s s i t yo fa r c h i v e s r e f o r m a t i o n T h et r a d i t i o n a lw a yo fa r c h i v e s m a n a g e m e n ta n dt h ee x p e r i e n c eo fn e wC h i n ah a s p r o v i d e dag o o df o u n d a t i o no fa r c h i v e s r e f o r m a t i o n T h er a p i dd e v e l o p m e n to f e c o n o m ya n ds c i e n c eh a sg i v e ni m p o r t a n tg u a r a n t e ef o rr e f o r m a t i o n T h ei n c r e a s eo f t h ec i t i z e n s a w a r e n e s sh a ss u p p l i e dg o o ds u r r o u n d i n g sf o rr e f o r m a t i o n A l lt h o s e t h i n g sd e c i d e st h ef e a s i b i l i t yo fa r c h i v e s r e f o r m a t i o n T h eb a s i cc o n t r o d i c t i o ni n a r c h i v e s w o r kl i e si nt h es t a n d a r do fa r c h i v e s m a n a g e m e n ta n dt h ed e m a n do f s o c i e t yf o ra r c h i v e s T h et h e o r e t i c a lb a s i sf o rp r e s e n ta r c h i v e s w o r ki ss t i l ln o tv e r y f i r m M o r e o v e rt h ep r a c t i c eo fa r c h i v e s w o r ki sn o te f f i c i e n t A l lt h o s el e a d st Ot h e n e c e s s i t yo fr e f o r m a t i o n T h es e c o n dp a r ti st h eb o d yp a r to ft h i sp a p e rI tf o c u s e s0 1 t h ep r o b l e m sa n d m e t h o d si nt h ea r c h i v e s r e f o r m a t i o n S u c ha st h ec o l l e c t i o np r o b l e mo w i n gt Ot h e t y p e so ff i l e sa n dt h ev a r i o u sw a y so fc a r r y i n gf i l e s ；t h em a n a g e m e n tp r o b l e mw i t h t h ei m p r o v e m e n to fd i g i t a l i z e di n f o r m a t i o n ；t h es e r v i c ep r o b l e mr a i s e db yt h eu s e ro f I I a r c h i v e s ；t h eu t i l i z a t i o np r o b l e mf o l l o w i n gt h ep r o t e c t i o no fi n t e l l e c t u a lp i o p e l t y r i g h t sa n dp r i v a c yr i g h t s ，a S w e l la st h e l e g a l e f f e c to fd i g i t a l i z e da r v h i v e s M e a n w h i l e ，i nt h i sp a r tIa l s op o i n to u tt h ec o r r e s p o n d i n ga p p r o a c h e st or e f o r mi nt h e a s p e c t so fd i g i t a l i z a t i o na n di n t e r n i z a t i o n F o r e x a m p l e ：i no r d e rt os o l v et h e c o l l e c t i o np r o b l e m ，w ec a nm a k es u r et h ec o n t r o la n dt h ec o o p e r a t i o no fe a c h d e p a r t m e n t s ；g r a s pt h eo p p o r t u n i t yt oe n r i c ht h er e s o u r c e so ff i l e s ；p a ya t t e n t i o nt O t h ei m p r o v e m e n to ft h eq u a l i t yo fa r c h i v e s o f f i c i a l sa n d u s e r s ；e n h a n c et h e c o n s t u c t i o no fl a wa n dt e c h o n o l o g y I nt h ep r o c e s so fe x p l a i n i n gt h es o c i a l i z e d r e f o r m a t i o no fa r c h i v e s ，Ir e v i e wt h es o c i a l i z a t i o no fa r v h i v e si nt h i sn e w p e r i o d ，a n d t h e nr a i s et h ef o l l o w i n gq u e s t i o n s ：t h ew o r ko fa r c h i v e sr e l i e s h e a v i l y o nt h e g o v e r n m e n t ；i nt h et r a d i t i o n a lv i e w , a r c h i v e si sa l i e n a t ef r o mt h ep u b i c ；t h es t r u c t m l e o fa r c h i v e si sn o tr e a S o n a b l ea n dt h es e r v i c ei s f a i r l yn a r r o w ；t h es c o p eo ft h e a r c h i v e s o p e n n e s si sr a t h e rs m a l la n dt h ew a yo fo p e n n e s si sc o m p a r a t i v e l yo l d T h e r ea r ea l s oc o r r e s p o n d i n gm e t h o d st os l o v et h e s ep r o b l e m si nt h i sp a r t T h et h i r dp a r tc o n c e r n st h r e er e l a t i o n s h i p sw h i c hs h o u l db ed e a l tw i t hi nt h e a r c h i v e s r e f o r m a t i o n T h e s ea r et h er e l a t i o n s h i pb e t w e e ne c o n o m i cb e n e f i ta n ds o c i a l b e n e f i t ，t h er e l a t i o n s h i pb e t w e e nt h et r a d i t i o n a lo r i g i n a lp r i n c i p l ea n dn e wo r i g i n a l p r i n c i p l e ，t h er e l a t i o n s h i pb e t w e e nt h em a n a g e m e n tc o n c e p t i o na n dt h em a n a g e m e n t m e a n s A l lr e f o r m a t i o n sc a nn o tb es u c c e s s e di no n e n i g h t T h er e f o r m a t i o no fa r c h i v e s i sa l s oal o n g t e r ma n dh a r dt a s k I tn e e d st h ej o i n te f f o r to fo u rc o u n t r y , a r c h i v e s e v e nt h ew h o l es o c i e t y T h er e s e a r c h e r sa n dl e a r n e r si na r c h i v e ss h o u l dc o m b i n et h e r a t i o n a lt h i n k i n ga n dt h ep r a c t i c et o g e t h e r , s t u d yi t p e r s i s t e n t l yi no r d e rt op u s ht h e a r c h i v e s c a u s ef o r w a r d K e yW o r d s ：A r c h i v e sR e f o r m a t i o n I n f o r m a t i o n S o c i e t y 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的 研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其 他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得安离0 强其他教育机构 的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均 已在论文中作了明确的说明并表示谢意。 学位论文作者签名：f 五磐寄 签字日期： 0 佃6 年芦月D 日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解安徽大学有关保留、使用学位论文的规定， 有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅和 借阅。本人授权要姊以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行 检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编学位论文。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权书) 。 学位论文作者签名：洼喱宇 导师挠专硝自 签字日期：如6 年5 月l o 日 签字日期： _ 一6 年r 月1 7 日 学位论文作者毕业去向：( 各_ 】4 i 井人太t 荤李会) 亩6 芝 工作单位：套_ | 9 巴市天大卑霉签 电话：墙7 铭6 9 7 ；7 5 通讯地址：名肥毒彪南支钇新垂一唇力酵邮编：2 ；叻2 2 引言 引言 档案是人类历史活动的原始记录，它的记事、凭证、信息传播等功能及不 可再生属性使其在维护历史真实面貌、推动社会进步等方面具有不可替代的作 用。能否合理有效地管理好档案直接关系到人类历史文明的传承和发展。档案 馆是永久保存档案的基地，是提供档案信息为社会服务的中心，是科学文化事 业机构。档案馆具有文化性、社会性、政治性、科学性、服务性等多种性质。 档案馆的性质决定档案馆的职能。档案馆有四大社会职能：积累和管理国家档 案财富的职能，传播档案信息为社会服务的职能，提供原始凭证维护历史真实 面貌的职能，承担宣传教育的职能。各级各类档案馆作为管理、研究和利用 档案的基地，对于维护档案的完整和安全，更好地发挥档案在社会主义经济建 设中的作用具有非常重要的地位。档案馆是适应社会政治、经济和科学文化发 展需要的产物，是国家档案事业体系的重要组成部分，档案馆理论研究一直是 国家档案事业研究和档案学理论研究的核心。在世纪交替之时，国家档案局明 确提出要把各级档案馆建成“两个基地、一个中心”，即党和国家重要档案的保 管基地、爱国主义教育基地和为改革开放、社会主义现代化建设提供档案信息 服务的中心，这一要求赋予了新时期档案馆工作新的内涵、新的标准和新的要 求，也给档案馆工作的改革提供了重要契机。我国档案事业在长期的发展中形 成了一整套档案馆管理模式。但是，随着社会发展，我们进入以知识经济和刚 络信息为代表的新时期，传统的档案馆工作中出现了很多新的问题，面临着新 的挑战。因此，档案馆应主动适应社会的变迁，进行有效的改革，从而推动我 国档案事业进一步发展。 档案馆的诞生及发展，经历了从萌芽到逐步成熟的漫长历程。在此历程中， 档案馆收集的对象由传统的纸质文件向多载体文件发展，所收集、保存档案的 范围历经了“国家机构或特定集团的档案全社会的档案”学这样的转变；档 案馆逐渐由特定机构的附属部门向独立的职能机构演变；档案馆的服务也逐步 数字化、网络化和社会化。档案馆的发展是一个动态的过程，档案馆的类型、 新时期档案馆工作改革研究 性质、职能是与社会政治、经济、科技、文化等的发展密切相关、不断发展变 化的。档案馆发展历程中所表现出来的档案馆性质、职能及其社会关系的变化， 对于我们认识今天的档案馆和指导档案馆的未来发展，具有重要的借鉴意义。 档案馆发展的过程是培育、滋养、倡导、弘扬文化、传播信息为社会作贡献的 过程。在这种公众需求下，档案馆若要发展，就应摆正自身的时代定位，走f | I 封闭的“象牙塔”，探讨与信息社会相适应的发展模式，更好的融入社会。 我国早期关于档案馆管理的专门著作不多，只有一些论著中有部分篇幅涉 及到档案馆的管理。在吴宝康先生主编的档案学概论，邓绍兴、和宝荣先生 主编的档案管理学，邓绍兴、陈智为先生主编的新编档案管理学中曾谈 及到档案馆工作的改革问题，但没有进行系统全面的论述。进入2 0 世纪9 0 年代 以来，档案馆理论在档案学界的影响日益广泛、深入，关于这方面的论述也相 应增加。在北京召开的第十三届国际档案大会上，有几位著名学者对档案馆工 作的改革提出很多真知灼见。例如，加拿大的T 库克在做的报告1 8 9 8 年荷兰 手册出版以来档案理论与实践的相互影响中提到，我们的“记忆宫殿”是为 人民而不是为国王服务，档案的价值应该由人民决定而不应该由国家意志决定。 这一论述明确的反映了档案馆工作的服务方向和发展趋势。在西班牙召丌的第 十四届国际档案大会上“档案与休闲”成为主题，进一步把档案馆与社会甚至 是社会的组成单元个人紧密地联系在一起了。而在国内，档案馆工作的改 革问题越来越受到重视。冯惠玲、张辑哲主编的档案学概论介绍了档案馆 信息服务改革。陈智为的档案社会学概论和李培清的档案馆学等著作 论及了档案馆工作改革的问题。近年来，随着电子网络和知识经济的发展，档 案馆工作的改革被提到一个新的高度来对待，相关的论著也越来越多。例如介 绍国外档案馆工作的文章：美国的档案机构与信息服务社会化、欧美档案 馆服务中的人本观等给我们展示了欧美国家档案馆的工作方式。国内的学名 也从不同角度这一问题进行了有益探讨。如张辑哲在论综合性档案馆社会功 能的综合性、薛匡勇在档案馆的公益性中对档案馆的性质和功能进行阐述。 宗培岭在论人文管理在档案信息化管理中的地位从信息化角度探讨这一问 题。 综观现有文献，大多是从某一个角度或方面来档案馆工作改革的意义和作 引言 用，但是这项改革无疑是贯穿档案馆全方位、全过程的工作。本文主要对档案 馆工作改革中出现的种种问题加以分析，探索相应的对策，并附带略述一些自 己的浅识拙见，以期探寻档案馆工作改革的恰当方法，从而对我国档案事业的 发展有所借鉴。 新时期档案馆工作改革研究 第一章新时期档案馆工作改革的必要性和 可行性 的。 档案馆工作改革有其特定的背景，决定了改革不仅是必要的，而且是可行 第一节新时期档案馆工作改革的必要性 随着知识经济和信息社会的到来，档案馆的传统管理模式中出现了一些问 题，使得档案馆工作的改革势在必行： 一、档案工作的基本矛盾要求档案馆工作进行改革。档案工作的基本矛盾， 自 是档案管理水平与社会对档案需求之间的矛盾。对于档案馆来说，除了要解 决档案工作的基本矛盾，还要解决档案馆作为一个社会单元与其他社会机构之 间的关系问题。中国档案工作源远流长，在适应社会变化的过程中，不断自我 更新，获得新的发展。从我国档案载体的发展史来看，自3 0 0 0 多年前商代的甲 骨档案，到秦汉竹简、缣帛，到以后的纸张档案，再到近代声像档案，直至今 天的磁盘、光盘等等，每次档案工作适应科技的重大发展，都带来了档案管理 内容和手段上的巨大变革。科技在发展，人们的观念也随之更新。传统的档案 馆对档案重藏轻用，人们习惯于档案馆的深府大院形象。但是，信息社会需要 知识和信息的大量传播和共享，人们的观念越来越开放，希望最大限度的获得 信息。档案作为人类社会生活的真实记录，其中蕴藏的知识财富是巨大的，所 以档案馆工作的改革是一项顺应历史潮流的重大举措。改革是档案馆工作发展 的内在动力，新时期的档案馆工作也唯有以改革为动力，以创新为源泉，适应 不断变化的科技水平和利用需求，才能赢得更大的发展，这是在任何时代都长 期存在且不容忽视的课题。 二、社会整体环境的变化要求档案馆工作进行改革。进入新世纪，经济全 球化、全球信息化己势不可挡，特别是信息化发展非常迅猛。信息社会的一个 重要特征，就是社会衍生的信息和社会对信息的需求同时激增，这对信息服务 第一章档案馆工作改革的必要性和可行性 业提出了严峻的挑战。档案馆工作是一种利用档案信息为社会提供服务的工作， 面临档案信息激增和档案信息利用需求的双重压力，只有大力加强档案信息化 建设，充分发挥计算机网络系统处理与传输信息速度快、自动化程度高、可控 性强、信息共享面广等特点，才能更好地满足社会需求。现代科技的快速发展， 又导致光盘、芯片等新型记录载体、介质大量出现，以纸张为档案载体“一统 天下”的局面已不复存在，还有大量电子文件的出现和归档、利用，都意味着 档案管理和利用服务的理念、机制、手段、模式等必须随着新技术的发展及时 创新。随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的逐步完善，我国的 政治、经济、文化和社会生活也发生了深刻变化，这给档案馆工作带来了一系 列新的课题，档案馆工作必须不断适应形势变化及时进行改革。 三、档案馆工作本身的缺陷要求其进行改革。我国档案馆工作虽然经历了 一个较长的发展过程，但是真正意义上的现代档案馆理论是在新中国成立以后 发展起来的。所以在实际发展中存在着很多亟待解决的问题：第一，理论基础 不牢。我国的档案馆工作理论，一方面来自于我国传统档案保管机构的工作经 验，一方面来自于欧美国家的档案馆理论，其管理模式很大程度上借鉴前苏联 的档案馆工作模式。这些档案馆工作理论在一定的时期为档案事业的建立和发 展起到了重要的指导作用，但是目前许多传统理论与档案馆工作新的实践已经 不相适应：一是传统理论的许多论述和观点带有计划经济时代的局限性，与市 场经济条件下的档案馆工作难以适应；二是传统理论主要建立在机关、企事业 单位档案室工作内容的基础上，对当前迅速发展的档案馆工作实践难以适应； 三是传统理论重点关注档案收集、整理、分类、编目、检索、统计等档案保管 的诸环节，对不断拓宽的档案利用工作难以适应；四是传统理论研究的对象主 要是手工操作的档案实体管理，对现代信息技术和网络环境下的档案信息管理 难以适应。第二，档案馆工作实践落实不到位。一是档案馆先进技术、先进设 施较为缺乏。我国经济还不发达，国家在资金分配方面要统筹考虑，往往导致 档案馆这些经济效益不明显的“冷门”单位资金投入不足，重视不够：二是人 员的知识结构比较单一，人力资源缺乏。我国古代档案管理人员的地位不高， 管理方式很多是父传子等家族式工作方式。现代中国的档案教育的学历层次起 点较低，很多大学尚未设置档案系，档案专业的硕士研究生和博士研究生培养 ! ! 堕塑堂塞堕三垡墼垩堕堑 一一 点远远少于中文、法律等“热门”专业。新中国建立之初很多档案馆都是专科 甚至以下的人员从事档案工作，即使具有丰富的实践经验，理论素养相对也不 高。档案馆一方面缺乏本专业的高级人才，另一方面也缺乏改革所必需的法律、 计算机等方面的复合型人才。这些都成为制约档案馆工作的改革的“瓶颈”。 第二节新时期档案馆工作改革的可行性 我国档案馆工作虽然存在很多的问题，但是也不乏良好的基础和氛围，这 使得档案馆的工作不仅是必要的，而且是可行的。 一、原有的管理积累为档案馆工作改革提供了坚实基础。第一，我国拥有 悠久的历史文献保管传统。我国是世界上档案历史最悠久的国家之一，可以上 溯到4 0 0 0 年前的夏朝。随着社会的发展，档案的内容和形式都越来越丰富，产 生了专门的档案工作和档案管理机构，像周朝的“天府”，汉代的“东观”、“兰 台”、“石渠阁”，唐朝的“史馆”，宋朝的“架阁库”，明清的“皇史成”、“内阁 大库”，都是保存档案的机构。这些档案机构履行了现代档案馆的部分职责，给 我们留下了珍贵的财富。例如，宋朝的“架阁库”是全国各级机关档案专职管 理机构，它独创的文献保管方式为现代档案馆的排架和管理提供了宝贵经验； 明朝的“石室金匮”设计合理，建造精巧，为现代档案库房建筑提供了有益借 鉴；以资治通鉴为代表的大量史学编纂成果为现代编研工作积累了深厚功 底。由此可见，建立在这些基础上的现代档案工作具有丰富的文化底蕴。第二， 新中国档案馆工作政策和档案学理论进一步发展。新中国成立以后，档案馆工 作和档案事业得到全面的发展，特别是党的十一届三中全会以后，各省市县都 建立健全了各级档案馆，各机关企业事业单位都建立了自己的档案室。1 9 8 0 年， 党中央做出了关于开放历史档案的决定，初步揭开了档案馆神秘莫测的面纱， 也适应了经济建设和社会发展对档案的需求，长期封闭和半封闭的档案馆丌始 走向社会。19 87 年，国家颁布了中华人民共和国档案法，这是新中国成 立以后国家颁布的第一部档案法律。档案法与一系列相关法律形成较全面的档 案法规系统，构成档案馆工作改革的法律基础。档案学作为一门学科，也得到 很多学者和实践工作者孜孜不倦的研究，这些学者在继承我国传统文化的基础 上，积极吸取国外的先进经验，使我国档案理论获得长足的进步。例如：吴宝 第一章档案馆工作改革的必要性和- J 行性 康先生出版的档案学概论、周雪恒的中国档案事业史、冯惠玲的l 乜f 文件管理学等，这一系列的相关成果，构成了我国档案馆工作改革的理论基 础。 二、经济和科技的迅速发展为档案馆工作的改革提供了重要保障。第一， 经济的发展为档案馆工作的改革提供了物质基础。新中国成立后，特别是改革 开放以来，我国的经济保持强劲的上升趋势。经济的发展使档案馆( 室) 的建 设成为可能。国家对档案馆建设的投入加大，综合性的档案馆得以兴建，各种 展览馆、借阅室也逐渐增多。我国档案馆的数量一直保持上升趋势。经济的发 展使档案库房条件大大提高，很多档案馆添置了大量器材，通过科学严密的方 式控制库房环境。此外，通过经济投入，加大档案馆工作的宣传力度，j r 大档 案信息的传播范围，保证档案馆功能的实现；第二，科学技术的发展为档案馆 工作改革供了技术支持。随着计算机网络技术的发展，传统的手动管理逐渐电 子化、网络化，档案的输入和提供利用大大简化。科学技术为档案信息化、数 字档案馆等档案馆工作的改革设想提供了平台。 三、公民意识的提高为档案馆工作的改革提供了良好环境。第一，档案- J - I ： 始走入人们的日常工作和生活，档案馆不再是一个无足轻重的附属角色，而是 与公众生活息息相关的一个部门。档案馆开始为人们的工作提供有益参考，为 人民生活提供有效服务。第二，随着社会的发展，公众的休闲时间越来越多。 公众的兴趣广泛的涉猎到社会生活中的不同层面。档案中蕴藏着大量的历史信 息，其中不乏多年前的机密档案，公众开始关注档案馆，对档案内容感兴趣并 对档案馆工作的现状和改革提出各种要求。公众的猎奇和求知心理为档案馆工 作创造了良好的改革氛围。 新时期档案馆工作改革研究 第二章新时期档案馆工作面临的 问题及对策 第一节档案馆工作在信息化过程中面临的问题及对策 以计算机技术为核心的现代信息技术的发展，给社会生活带来根本性的变 革。在信息社会里，档案馆从传统模式向现代模式转变。现代档案馆指的是新 时期以新型档案为保管对象，采用不同于以往的现代化的管理方式的档案馆。 数字化、网络化和信息化是其显著特征。数字化是技术手段，网络化是实现的 途径，信息化是最终目标。新时期档案馆改革源于现代档案馆与传统档案馆之 间出现的巨大差异：电子文件在进馆档案中占有不可忽视的比重，并且有急速 增长的趋势；网络传媒在档案馆管理和利用中发挥着越来越重要的作用，档案 载体、信息获取方式、服务方式甚至库房建筑及工作人员等的发展都对传统的 档案馆工作提出了挑战。 一、档案类型及档案载体形式多样化给档案馆的收集整理提出新的课题： 几千年来，纸张一直是信息保存的主要媒介，传统档案馆保存的档案主要 是以纸质文件为其主要的存储形式。传统档案馆的主要功能也主要是以这占绝 大多数的纸质档案为工作对象，或直接提供利用，或进行编纂进而推出档案编 研成果为利用者服务，其编研成果的信息基本也是纸质文献为主要形式。自从 上世纪9 0 年代，随着计算机网络传媒技术的发展，各个领域形成的文件数量激 增，档案信息总量以惊人的速度增长，出现了档案库房拥挤、库满为患的严重局 面。虽然我们也采取了密集架和缩微技术等方法来提高档案保存的密集度，并 逐渐采取一些磁介质、光介质等新型载体来储存档案信息，然而相对于传统档 案馆保存的大量纸质档案而言，这些方式对解决问题的作用仍然是有限的。电 子文件与传统的纸质文件相比，出现了许多新的特点，如信息的非人工识读性、 特定载体之间的可分离性及信息可操作性等。这对建立在对纸质档案保管基础 上的档案馆工作提出了新的挑战。信息社会中出现了许多新类型的档案，如电 第二章新时期档案馆工作面临的问题及对对策 子文件、软件、电子出版物、电算化财务资料、电子图纸等，它们在特性上有 别于传统档案。同时一些传统档案如声像档案、照片档案等载体形式也在发生 着变化，但现阶段人们对新类型档案和新载体档案的存档意识还很薄弱，对如 何有效地收集、保存并提供利用还缺乏相应的理论作指导。 人类的信息记录技术使物质载体的储存量急剧增加，但信息的长期保存技 术并没有得到同步发展，存储信息的物质载体的寿命反而下降了。因此，如何 延长数字信息的寿命成为现代档案馆发展的重要问题。然而，由于数字信息要 依赖计算机软硬件才能被利用，而计算机软硬件技术又是不断发展的，在过时 的软硬件平台上能读出的信息不一定能被当前或将来的软硬件平台读出，这种 不能被存取的信息，其寿命再长也是无用的。在传统的档案馆中我们对档案内 容的揭示靠人工完成。面对现代档案馆中庞大的档案信息，要做到完全的人工 标引是不现实的。而且，在数字档案馆中面对的不仅仅是传统的文字信息，还 有多媒体、超文本等信息。这就需要我们发展计算机在对档案内容方面的揭示 功能，它包括自动标引技术、数据挖掘技术、基于内容的检索技术等。只有如 此，我, t I G 刁一能对数字化的档案信息做出准确快速的检索。在新型载体档案的管 理中，还出现一个元数据问题。元数据是专门用来描述数据的特征和属性的数 据，它所包含的数据元素集就是用来描述一个信息对象的内容和位置，用户可 以通过元数据来检索并获取所需的信息。国内对这方面的研究还很少，制定出 符合我国国情的元数据标准依然存在很多困难。 二、档案馆信息资源数字化发展给档案馆的管理提出新的课题： ( 一) 档案馆缺乏大众所需的信息化资源。现代档案馆生存的基础就是各 类档案资源，但档案用户对利用对象的需求己从单纯的纸质原件形式发展为便 捷、丰富的多载体文件形式。但是，一方面档案具有不同于一般文字材料的特 殊性，我们不能像在图书馆那样通过多种途径获取数字化的资源，对于过去形 成的档案只能采取数字化处理的方法，另一方面，在现行公文处理体制中，我 们还不能将传递的全部公文做到数字化，其中的绝大部分还要在形成档案后到 档案馆才能数字化，并且对一些本身已是数字化的档案我们还没有保存意识， 或者说还不知如何去保存，这样就造成现代化的档案馆缺乏现代化的信息源。 ( 二) 档案馆内传统载体档案的数字化代价高。对现有档案的数字化，目 新时期档案馆工作改革研究 前有原件扫描或者缩微后扫描胶片两种方式。这两种方式都需要投入相应的设 备，而这些设备在价格上比较昂贵，在耗材上也是一笔很大的支出。对一些特 殊载体档案( 如声像档案) 的数字化则需要采集设备和超大容量存储设备，代 价就更高。在我国经济相对不发达的情况下，将纸质文件完全数字化也是不现 实的。此外，档案信息电子化效率很低。采取原件扫描的方式数字化，人工干 预的程度高，效率很低，台机器一天至多扫描2 5 0 0 页；如采取扫描缩微胶片， 可以加快扫描速度，但目前档案馆的缩微率普遍不高，只有少部分进行了缩微 处理，要实现馆藏档案的缩微化不是短时间就能完成的。另一方面，在扫描后 仅作为图像来处理，虽然统一化程度较高，但这对档案的描述不够精确，特别 是用图像来保存文字信息，其中存在大量的冗余信息，数字化的结构就占了较 大的存储空间，而且不易进行全文检索。这就需要将其存储格式进行转换，但 由于现在的识别软件不成熟，特别是对档案文字不能很好地进行转换，需要人 工干预，耗费了大量的时间。 ( 三) 档案馆内多媒体信息的传播与反馈率有待提高。在现代档案馆中存储 的对象不再是纯粹的文字信息，它将包含大量的多媒体信息。这是多媒体技术 被人类广泛运用的必然结果。但有两个问题阻碍我们在档案馆中获取多媒体信 息。一是由于多媒体信息的多媒体性和不可预知性，传统的面向文字信息的结 构化关系型数据库已不能适应，这就需要面向对象的非结构化的多媒体数据库； 二是多媒体信息完全不同于传统的文字信息，传统的建立在文字基础上的检索 方法已完全不适用，这就需要我们开发一种基于多媒体的多媒体模糊检索技术。 汁算机通讯网络是现代档案馆传递数字化档案信息的通道，公众希望不受地域 的限制利用档案信息。现代档案馆的发展必须依托计算机通讯网络的发展，尤 其是因特网的发展。但是现在国内因特网传输速率还很慢，这将会极大地阻碍 档案馆信息的传播；用户的网络接收设备还不普及，这就限制了档案馆信息的 反馈。另外，网络安全也是一个重要问题。我们现在面I l 每的一个严峻的事实是 没有相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字档案的著录标准、全文数据 库的标准等。这些标准的建立是现代档案馆建立规范安全的信息资源系统的重 要前提。 三、档案馆的用户的发展给档案馆的服务方式提出了新的课题： 第二章新时期档案馆工作改革面临的问题及对策 首先，服务理念问题。现代社会要求档案馆服务形式的多种多样，而不是 传统的面对面；是带有主动性的，而不是完全被动的：是不受时间、空间限制 的，而不是“到点关门”。这对我们传统的服务观念是一个极大的挑战，促使我 们对传统的服务机制、服务理念和模式进行改变。其次，用户管理问题。数字 档案馆所面对的用户将不是传统意义上面对面实实在在的用户，可以说是虚拟 的用户。由于档案的特殊性，档案馆不可能像图书馆那样开放，需要对用户作 出一定的限制，对用户的管理要求较高。在传统服务模式下这一点比较容易做 到，但在网络这个虚拟的环境中要做到这一点就比较困难。第三，用户培训I 问 题。数字档案馆的全新服务模式，虽然极大地方便了用户的利用，但用户认可 新的服务模式需要一定的过程，并且也需要用户掌握一定的技能。在传统的档 案馆中面对一个个现实中的用户，我们可以做到对其具体的培训，但对一个个 虚拟的用户，这个问题就难以解决了。现在很多现代档案馆提出建立新的交互 式的用户平台，用户通过这个平台获取所需要的信息，档案馆通过这个平台发 布信息，并且这个平台将分布在各个地域的档案信息联合起来，但这个平台将 是一个非常复杂、非常巨大的系统工程，涉及到各个档案馆的信息化标准、数 字化程度和地域化管理等很多方面的问题，在建设过程中必将遇到许多困难。 档案馆用户的发展给档案工作的人员培养提出新的要求，现代档案馆的工作将 是一个依赖于通讯和网络的全新工作，需要有很强的信息能力和综合技术的人 才与之相适应。目前档案馆的人员知识结构远远达不到这个要求，这将成为制 约数字档案馆建设的瓶颈问题。 四、知识产权、隐私权的保护及数字档案的法律效力问题给档案馆工作提 出了新的课题： 在现代档案馆的环境下，由于信息传递的简易性和快捷性，用户控制的难 度加大，如何对知识产权、隐私权进行保护的问题将更加突出。 ( 一) 档案馆资料数据化过程中的知识产权问题。所谓知识产权又称智力 成果权，是指人们在科学、技术、文学艺术等领域从事智力活动所创造的，具 m 有一定表现形式的一切自然科学、社会科学成就依法所享有的权利。要建立 现代档案馆，就必须构建数据库；要建设数据库，就必须占有大量的资料，而 新时期档案馆工作改革研究 这些资料很多是由特定的单位和个人创作的，凝聚着他们的劳动价值，这就无 可避免的涉及到知识产权方面的问题。我国的著作权法在“权利的限制”第一 节第2 2 条第八项中明确规定“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为 陈列或保存版本需要，复制本馆收藏的作品为合理使用”，但是对档案馆信息网 络传输没有做出详细的规定，这就使我国档案馆在数字化和网络化过程中如何 遵循有关法律的规定，处理好知识产权问题产生了不少“盲点”，并使得档案馆 在数字化的过程中极易“触礁”。如何处理好这个关系，做到既尊重档案信息所 有者的合法权利，又能够在数字化网络环境下向广大用户提供优质的档案信息 服务，实现档案信息资源共享，这是当前档案馆改革的一项重要课题。 ( 二) 个人资料使用过程中的隐私权问题。不恰当地利用个人资料涉及到 现代档案馆信息服务过程中的隐私权问题。由于这种侵权往往涉及到档案馆的 管理职能及档案馆对个人资料的常规使用，所以控制和防止此种侵权的困难较 大。比如：用户通过网络传输档案资料给档案馆的过程中，如果技术不完善， 很容易被第三方( 如“黑客”等) 截取相关信息。档案馆在日常工作中，为了 对档案用户进行筛选，往往要求用户提供相对详细的个人资料，网站中的“同 志程序”甚至会自动记录用户的I P 地址、访问时间、访问内容及结果。用户为 了特定目的向档案馆提供个人资料，