（企业管理专业论文）基于EXCEL的中小型企业财务管理信息系统建设研究.pdf

t h e s t u d y o f c o n s t r u c t i n g t h ef i n a n c i a l i n f o r m a t i o n s y s t e m b a s e do ne x c e li n m e d i u m - s i z e da n ds m a l le n t e r p r i s e s 学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下， 独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外， 本论文不含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的作品成果。 对本文所涉及的研究工作做出重要贡献的个人和集体，均已在文 中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律责任由本人承 担。 特此声明 学位论文作者签名：易荨划 咖p 年j _ 月，么e l 学位论文作者签名：午彰u 咖p 年j _ 月么 学位论文版权使用授权书 本人完全了解对外经济贸易大学关于收集、保存、使用学位 论文的规定，同意如下各项内容：按照学校要求提交学位论文的 印刷本和电子版本；学校有权保存学位论文的印刷本和电子版， 并采用影印、缩印、扫描、数字化或其它手段保存论文；学校有 权提供目录检索以及提供本学位论文全文或部分的阅览服务；学 校有权按照有关规定向国家有关部门或者机构送交论文；在以不 以赢利为目的的前提下，学校可以适当复制论文的部分或全部内 容用于学术活动。保密的学位论文在解密后遵守此规定。 学位论文作者签名： 导师签名： 卉 知i 口年j 其| 6 b 训l ，年歹其1 1 日 摘要 我国属于发展中国家，刚刚进入市场经济发展时期不久，中小型企业为数众 多，发展势头迅猛，是国民经济的重要组成部分，但是管理水平普遍较低。本论 文指导中小型企业管理当局重新塑造业务流程，利用网络和价格低廉、大众基本 都能掌握的e x c e l 文件，搭建较全面、及时反映企业经营状况的财务管理信息系 统，使企业从事后控制变为事前和事中控制，从而迅速提升中小型企业的管理水 平。这是具有重要的现实意义和深远的战略意义的。 本文首先阐述了当前我国中小型企业现阶段在管理方面的困境，指出搭建 e x c e l 财务管理信息系统的客观必然性和解决问题的针对性。分析了中小型企业 财务管理信息系统的特点，说明采用e x c e l 文件搭建的、反映各主要业务环节的 财务管理信息系统是符合中小型企业管理需求的，并且在技术条件上是可行的。 然后，阐述了e x c e l 财务管理信息系统的定义、理论基础、系统架构。指出 e x c e l 财务管理信息系统，是通过业务流程再造，利用网络和e x c e l 作为处理平 台和工具，较全面地反映各个业务部门运营状况，并揭示资金增减变化和盈利成 果及原因的信息系统。e x c e l 财务管理信息系统的理论基础是业务流程再造理论。 文章详细介绍了财务管理信息系统的构成，逐一介绍了若干子系统的内容，包括 采购管理、库存管理、存货核算、销售管理、产品数据管理等等子系统。 最后，用两个成功案例解析了e x c e l 财务管理信息系统建立的过程和表现形 式。不仅对广大中小型企业管理者创建他们自己企业的系统提供了启发，而且为 广大中小型企业的管理者提供了可以模仿的、现成的模板。 文章的结论就是，结合业务流程再造，建立一个成本低廉、符合自身经营模 式的e x c e l 财务管理信息系统，是中小型企业快速提升企业整体管理水平行之有 效的办法。这个办法对于中小型企业见效快，人力和物力成本很低，符合广大中 小型企业的现状，是一个值得大力推广的现代财务管理的先进办法。 关键词：中小型企业，流程再造，e x c e l 财务管理信息系统 a b s t r a c t c h i n ai sa d e v e l o p i n gc o u n t r y ，w h i c hh a sj u s te n t e r e dt h em a r k e t i n ge c o n o m i ce r a i h e r ea r em a n ym e d i u m - s i z e da n ds m a l l e n t e r p r i s e si nc h i n a w h i c ha r em o r ea n d m o r ea c t i v ea n dl m p o r t a n ti nn a t i o n a le c o n o m y t h em a n a g e m e n tl e v e l o ft h e s e e n t e r p r i s e s ，h o w e v e r ，i sg e n e r a l l yl o w t h ea r t i c l ed i r e c t st h e i rm a n a g e r st of i g u r e o p e r a t i o nf l o wn e w l y ，a n dt ob u i l daf i n a n c i a lm a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e mw i t h e x c e lf i l e si nt h ei n t e r n e to rl o c a la r e an e t w o r ke n v i r o n m e n t t h i sk i n d o f i n l b r m a t i o ns y s t e mc a nr e f l e c tt h eo p e r a t i o n a ls t a t u so ft h ee n t e r p r i s e e n t i r e l ya n d t i m e l y ，a n dr e a l i z ec o n t r o lb e f o r e h a n do rd u r i n gt h ec o u r s e t h e r e f o r e i tc a ni m p r o v e m a n a g e m e n tl e v e lo ft h e s em e d i u m s i z e da n ds m a l le n t e r p r i s e si ns h o r tt i m e t h i sw a y h a si m p o r t a n tp r a c t i c a ls i g n i f i c a n c ea n d f a r - r e a c h i n gs t r a t a g e ms i g n i f i c a n c e f i r s t ，t h ea r t i c l ei n t r o d u c e st h a ti ti sn e c e s s a r yt oc o n s t r u c taf i n a n c ei n f o r m a t i o n s y s t e mw i t he x c e lf i l e si nt h e s em e d i u m s i z e da n ds m a l le n t e r p r i s e s b e c a u s e s m a l l - s i z e de n t e r p r i s e sa r ef a c ew i t hm a n yd i f f i c u l t i e s ，a n dt h ef u n c t i o n so f t h es y s t e m c a na c c o r dw i t ht h ed e m a n do fm a n a g e m e n ti nt h e s ec o m p a n i e s a n di t st e c h n i c sa r e f e a s i b l e s e c o n d l y ，t h ea r t i c l e a d v a n c e st h ec o r ei d e ao ft h ef i n a n c i a l m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e mw i t he x c e l f i l e s ，i n c l u d i n gi t sd e f i n it i o n ，t h eb a s eo ft h e o r y 。a n d s y s t e mf l a m e e n t e r p r i s e ss h o u l dr e f o r g eo p e r a t i o nr e g u l a t i o na tf i r s t ，a n dt h e nm a k e e x c e lf i l e st oc o n s t r u c tf i n a n c i a lm a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m t h e s y s t e m s h o u l dr e f l e c tc a p i t a lc h a n g e ，p r o f i tr e s u l ta n dt h e i rr e a s o n s t h ea r t i c l ei n t r o d u c e st h e s t r u c t u r eo ft h ew h o l es y s t e m ，w h i c hi n c l u d e s p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t i n v e n t o r y c o n t r o l ，c o s to fi n v e n t o r y ，s a l e sm a n a g e m e n t ，p r o d u c tm a n a g e m e n ta n dp r o d u c t i o n p l a n n i n g t h r o u g ht w os u c c e s s f u lc a s e s ，t h ea u t h o rp a r s e st h ee x c e li n f o r m a t i o ns y s t e m a n dp r o v i d e sm o d e l sf o rt h em a n a g e r so ft h em e d i u m s i z e da n ds i n a i le n t e r p r i s e s t h ec o n c l u s i o ni st h a ti ti se f f e c t i v et oe s t a b l i s he x c e lf i n a n c i a li n f o r m a t i o n s y s t e mf o rt h es m a l l s i z e de n t e r p r i s e s k e yw o r d s ：t h es m a l la n dm e d i u m - s i z e db u s i n e s s e s ，r e f o r g eo p e r a t i o nr e g u l a t i o n ， e x c e lf i n a n c i a lm a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m illll lllllllllllllllillllllllli 目录 第1 章引言1 1 1 问题的提出1 1 2 研究的意义2 1 3 研究的方法2 1 4 内部结构3 第2 章建立e x c e l 财务管理信息系统的必然性4 2 1 中小型企业现阶段在管理上的困境4 2 2 解决困境的出路5 2 3 中小型企业建立财务管理信息系统的特点6 2 4 建立e x c e l 财务管理信息系统的必然性。9 2 5 本章小结1 0 第3 章基于e x c e l 的财务管理信息系统1 1 3 1 相关知识1 1 3 1 1 基于e x c e l 的财务管理信息系统的定义1 1 3 1 2 建立e x c e l 财务管理信息系统的理论基础。1 1 3 1 3e x c e l 财务管理信息系统的架构1 2 3 2e x c e l 财务管理信息系统的子系统1 3 3 2 1 采购管理。1 3 3 2 2 库存管理1 4 3 2 3 存货核算1 4 3 2 4 销售管理1 4 3 2 5 产品数据管理1 5 3 3 本章小结1 5 第4 章案例解析1 6 4 1 案例一合同及应收帐款管理和货款现金流入预计控制案例1 6 4 1 1 情况简介。1 6 4 1 2 业务流程再造1 8 4 1 3 搭建e x c e l 财务管理信息系统2 1 4 1 4 系统实施后取得的效果2 6 4 2 案例二：按日核算毛利的餐饮加工业2 7 4 2 1 情况简介。2 7 4 2 2 业务流程再造。2 7 4 2 3 搭建e x c e l 财务管理信息系统3 0 4 2 4 系统实施后取得的效果3 5 4 3 本章小结3 5 第5 章研究结论与思考3 6 5 1 研究结论3 6 5 1 1 提升中小型企业管理水平应从建立财务管理信息系统入手3 6 5 1 2 基于e x c e l 的财务管理信息系统适应中小型企业。3 6 5 1 3e x c e l 的财务管理信息系统达到的效果3 7 5 2 研究体会一搭建e x c e l 财务管理信息系统成败的关键要素3 8 5 3e x c e l 财务管理信息系统的学术地位和意义3 9 5 4 基于e x c e l 的财务管理信息系统的不足及防范对策3 9 致谢4 2 个人简历发表的学术论文与研究成果4 3 ll【illl【1【1111。l 第1 章引言 中小型企业在我国为数众多，管理水平普遍偏低，尤其在当前竞争异常激烈 的环境中，解决中小型企业管理水平的提升问题具有重要的现实意义和深远的战 略意义。 1 1 问题的提出 我国属于发展中国家，目前正处于社会主义发展的初级阶段，中小型企业不 仅数量众多，而且在国际竞争中表现出日益增强的活力。2 0 0 7 年，国家发展和改 革委员会中小企业司、信息产业部信息化推进司、国务院信息化工作办公室推广 应用组委托中国社会科学院信息化研究中心牵头组织编写了中国中小企业信息 化发展报告( 2 0 0 7 ) ，指出“到2 0 0 6 年1 0 月底，我国中小企业和非公有制企业 的数量已经超过4 2 0 0 多万户，占全国企业总数的9 9 8 。其中，经工商部门注册 的中小企业数量达到4 3 0 多万户，个体经营户达到3 8 0 0 多万户。改革开放以来， 中小企业不仅对经济增长的贡献越来越大，而且已成为技术创新与机制创新的主 体和扩大就业的主渠道1 。 但是，由高度集中的计划经济管理体制转换为社会主义市场经济管理体制的 时间短，才仅仅十八年，中小型企业的管理水平普遍较低，财务会计专业人员队 伍的理论功底薄弱，社会沉淀的企业管理实践经验匮乏。在当前世界金融危机的 环境中，在企业普遍处于生死攸关的情况下，管理水平的高低显得尤为重要。探 索企业的管理瓶颈，找到快速提升企业整体管理水平的突破口，是企业增强国际 竞争能力、提高企业生存、发展和获利能力的关键。 广大中小型企业在日益残酷的竞争中提高企业自身的管理水平，不仅可以提 升其行业的国际竞争力，而且对提高我们国家经济整体竞争力也会有重大影响。 因此，推动中小型企业管理水平的提升是十分有意义的。 中小型企业管理水平低下，主要是由于企业依靠事后控制，缺乏事前和事中 控制的有效方法。建立一套财务管理信息系统，变事后控制为事前和事中控制， 及时发现问题、解决问题，会大大提高管理水平。 1 中小企业信息化联合工作组，中国中小企业信息化发展报告( 2 0 0 7 ) ，电子工业出版社，2 0 0 8 年 1 2 研究的意义 由于组织架构简单，中小型企业往往希望财务部门通过财务管理理顺各部门 协调关系，发现各业务环节存在问题，进而提升管理水平。但是，会计系统无法 满足及时、全面反映业务状态的事前和事中控制的管理需要。由于资金和人才以 及组织结构、运营模式、实力等诸多原因，广大中小型企业不适合购建e r p 2 、c r m 3 等大型管理系统。另外，中小型企业往往处于成长期，经常会有个性化需求，通 用的理论不一定适合中小型企业的管理需求。因此，提供一个财务管理信息系统 的建立方法，使其能够进行事前和事中控制，满足企业个性化的管理需求，实现 对中小型企业业务流程的塑造和控制，并且其价格和实施过程能够让中小型企业 承受得起，是一项具有十分重要现实意义的研究任务。 美国会计学家霍兰德( h o l l a n d e r ) 说：“财务会计的发展机遇之一在于：财务 人员应该帮助管理当局制定业务处理规则或政策，塑造并控制业务流程4 。 本文作者十分赞同此观点。在多年的财务管理实践活动中，我发现，通过对 企业业务流程再造，进而用e x c e l 文件在英特网、局域网环境下，搭建一个较全 面反映企业业务活动的财务管理信息系统，帮助中小型企业能够进行事前和事中 控制，不仅行之有效、见效快速，而且成本低廉，是一个提高中小型企业管理水 平的短平快的好办法。 在导师的指导下，我进行了此方面的系统研究，因此选择了本课题。 1 3 研究的方法 本文采用结合案例的规范研究方法。从分析中小型企业用e x c e l 文件搭建管 理信息系统的必然性入手，阐述了建立该系统的具体架构和方法，再用案例解析 系统建立的具体过程和形式。旨在使广大中小型企业的管理人员掌握e x c e l 财务 管理信息系统的核心理论和方法，对改善和提升中小型企业管理水平起到实际 指导意义。 2 e r p ：e n t e r p r i s er e s o u r c ep l a n n i n g ，企业资源计划系统的意思 3c r m ：c u s t o m e r r e l a t i o n s h i pm a n a g e m e n t ，客户关系管理的意思 4 张瑞君。“e 时代财务管理管理信息化理论与实践的探索”，中国人民大学出版社，2 0 0 2 年，4 0 页 2 1 4 内部结构 首先，文章探讨中小型企业的管理困境所在。解决这些问题，现成的大型管 理信息系统比如e r p 等不适用于中小型企业，另外，处于成长期的中小型企业还 有个性化管理需求。只有通过业务流程再造，利用e x c e l 搭建财务管理信息系统， 才可以达到提升中小型企业管理水平的目的。 然后，详细阐述了建立e x c e l 财务管理信息系统具体的理论基础、系统架构 及其包含的各个子系统，最后通过解析实际的两个案例，启发中小型企业的管理 者如何搭建e x c e l 财务管理信息系统，企业可以把这两个案例作为模板，直接应 用于管理实践。这对中小型企业具有实际的指导意义。 根据研究问题的需要，本文是沿着下列基本思路展开的： 第l 章是引言，论述本文研究的目的、意义和文章结构。 第2 章，阐述建立e x c e l 财务管理信息系统对于中小型企业的必然性。 第3 章，阐述e x c e l 财务管理信息系统的定义、理论基础、架构等相关知识 和各子系统构成。 第4 章，用两个案例解析系统的搭建过程，同时也为中小型企业提供了系统 模板。 第5 章是研究结论，即网络环境下建立e x c e l 财务管理信息系统是中小型企 业提升管理水平可行的、有效的、值得推广的方案。也谈了本系统的不足之处和 对策。 第2 章建立e x c e l 财务管理信息系统的必然性 深入研究中小型企业管理水平普遍低下的现状，阐述中小型企业财务管理信 息系统的特点，用以论证建立e x c e l 财务管理信息系统的必要性和解决问题的针 对性。 2 1 中小型企业现阶段在管理上的困境 中小型企业在现阶段的管理缺乏有效的事前和事中控制方法。中小型企业一 般往往处于成长期，无论是所处的经营环境，还是自身的竞争模式都不断变化着， 尤其当前竞争残酷，各企业基本都在由生产导向型逐渐变为客户导向型，即根据 客户的需求提供个性化商品，需要较强的事前和事中控制才能适用。但是，中小 型企业的各个部门往往是信息孤岛，虽然有以反映各部门业务情况为目的的信息 传送，但整个企业却没有形成一个信息系统，各业务模块的信息之间没有钩稽关 系。“制定经济决策的重要信息由不同的人掌握，信息的传递成本也较高”5 。由 于口径和方法不一，常常互相矛盾，企业管理层获得的信息零乱，无法形成整体 部门不能迅速提供订单的 达成机会；没有企业资金 甚至可能威胁企业生存。 息迅速反馈给采购部门， 择；没有企业资金信息， 么是没有必要地拖欠货款 存货准确性低；存货的管 货周转缓慢； 译本，人民邮电出版社，2 1 9 页 2 1 4 财务方面 不了解其他业务部门的业务状况，仅仅能提供无法反映业务现状的、数字堆 砌的帐表信息；只了解开出发票形成的应收款，对于合同各阶段的应收款一无所 知，因此回款过程缺乏及时监控；无法判断未来现金流入量和流出量，资金链条 紧张，无法支持企业的发展战略决策。 2 1 5 控制生产成本方面 没有成本核算的准确数据，同时成本核算不及时，永远只能提供当前的数据， 缺乏各种可靠的成本分析，因此无法控制成本，不能根据客户需求或市场环境变 化迅速安排生产调整；无法得知哪类订单或产品利润高，无法制定企业战略。 2 1 6 总体分析方面 信息分散在组织结构的各个部门之中，每个部门都按照自己的部门职责汇报 有关内容，没有建立有机的、相联系的信息系统，无论哪个部门的数据或信息都 不能全面解释经营状况和财务成果，管理层无法对企业的经营全貌形成一个清晰 的认识。同时，由于这些经营数据都仅仅是当前的数据，缺乏同历史数据、同预 算数据或其他企业的比较，无法判断经营好坏，无法据以制定战略决策。 2 2 解决困境的出路 上述这些管理困境，不仅制约企业发展，甚至威胁企业生存。建立一套符合 自身经营模式的财务管理信息系统，变事后控制为事前和事中控制，及时发现问 题、解决问题，会大大提升中小型企业的管理水平。我认为，解决办法是由财务 部门牵头来组织搭建这样一个财务管理信息系统。 中小型企业的组织架构往往就是生产、研发( 有些企业没有专设研发部门) 、 销售、财务、行政、人事部门，很多连专门的采购部门也没有设立，就更不用说 设立专门管理客户信用的部门了。因为企业的绝大多数活动或行为都涉及资金的 增减变动，所以，由财务部门来组织企业流程再造活动，用财务管理的形式去推 动企业各个部门之间的协作、快速反应，进而提升企业整体管理水平，才可能不 会发生别的部门推诿、不配合的情况。 而且，在中小型企业中，内部控制也主要体现在财务管理方面。因此，财务 管理是企业管理的重要组成部分，财务管理的触觉可以伸向企业运营的各个环 节，利用财务管理为主线将企业运营的各个环节贯穿起来，对业务主要环节加强 内控，梳理流程，并在此基础之上搭建信息系统，及时反映企业经营状况。 因此，中小型企业的组织特点决定，加强企业管理从财务管理入手事半功倍。 建立这套系统一定是财务部门牵头，去组织和落实流程再造和梳理内控的各个控 制点。企业财务管理信息系统建设得好坏，会在很大程度上决定着财务管理的水 平，进而影响着企业整体的管理水平。企业财务管理信息系统帮助组织实现经营 目标。 综上所述，解决困境的出路是由财务部门牵头来组织搭建一个能够较全面反 映业务环节状况的、可以进行事前和事中控制的财务管理信息系统。 2 3 中小型企业建立财务管理信息系统的特点 2 3 1 会计信息系统有局限性，应建立财务管理信息系统 财务部门现成拥有的资源是会计信息系统，现在除了微型企业采用手工手段 记帐，广大的中小型企业基本采用会计软件作为会计核算的手段。但是，会计信 息系统距离满足中小型企业的管理需求差距较大，不足以反映经济业务的本来面 目6 ，也不能为企业决策提供及时的信息支持。 一、会计信息系统不仅信息量小，而且是事后反映系统。只用货币表现形式 反映企业的运营状态，缺乏业务信息数据，对于制定运营战略的支持效果不好。 即使它能够达到会计准则所说的“全面、客观地反映财务状况、经营成果”的要 求，但作为事后的会计核算和会计监督，不能对资金流预测和控制，使财务管理 和企业的采购、生产、销售等其他管理脱节。比如分期收款条件的销售，过去会 计信息没有和合同信息、生产、发货、验收等信息有效结合起来，无法反映合同 总应收帐款、合同各个里程碑应收款，且不能进行过期警示，不能很好地反映问 题和责任。霍契在论述结算风险时说：“假设不要求全额结算，风险数额就等于 企业被欠的未来现金流的净现值7 ，撇开净现值不谈，现在最常见的问题是，在 催收客户的部分货款前，财务会计开出发票，将发票金额作为应收帐款，从开出 发票之日起记录帐期。显然没有全面揭示风险，这样的发票应收帐款汇总以及帐 龄分析意义不大。 现实中，很少有企业领导靠会计账簿数据来指导日常经营的。只有建立较全 面反映业务状态的财务管理信息系统，才能够反映业务动因，才能够在不断变化 的环境下揭示企业动态运营关系。 6 张瑞君，“e 时代财务管理管理信息化理论与实践的探索”中国人民大学出版社，2 0 0 2 年，5 5 页 7 【美】卡伦a 霍契，“财务风险管理最佳实务”，中译本，经济科学出版社，2 0 0 6 年，3 0 页 6 二、会计信息系统是通用系统。处于成长期的企业，如果没有适合本企业管 理需求或本行业特点的财务管理信息系统，仅仅按照国际通用的会计报表形式来 汇报，这个系统一定是不能真正揭示战略成败原因的数据堆砌，对具体经营战略 制定指导意义不大。 因此，企业应在实践中摸索、总结出一套满足内部管理需要的财务管理信息 系统。 2 3 2 不通过购建e r p 等实现财务管理信息系统搭建目标 商业化的管理软件如m r f # 、e r p 、c r m 等层出不穷，信息技术使它们确实提高 了企业的管理水平，为决策者及时、准确、有效地提供决策信息，为企业科学组 织生产、及时了解市场、合理配置资源发挥了重要的作用。但是e p r 系统很庞大、 涉及到管理中的各个方面，适合于成熟期的大规模生产企业，企业管理模式基本 稳定了，产品的生产组织也稳定，把管理中各个控制点通过e r p 固化下来，严格 执行。而中小型企业往往处于成长期，无论是所处的环境，还是自身的竞争模式都 不断变化着，战略对组织架构有影响，环境也影响组织9 。尤其当前各企业基本都 在由生产导向型逐渐变为客户导向型，即根据客户的需求提供个性化商品。由生 产大批量向小批量发展，生产更有弹性，e r p 不再适用这样的组织形式。 e r p 系统像一个笨重的大象，不可能随着企业的模式变化迅速调整。因此， “国家统计局最新调研数据表明，目前中国中小型企业数量达到，而在如此 众多的企业中，却还有8 0 左右没有实现信息化管理，没有装备e r p 。 m 2 3 3 系统应能够满足行业竞争的个性化管理的需求 。 处于成长期的中小型企业，为提高其竞争能力，通常会有个性化的管理需求， 这种需求往往是没有放之四海而皆准的理论所支持的，或者这种管理需求仅对某 行业有意义，对其他行业没有太大的管理意义。 比如，会计核算通常是以月、年为会计分期来核算盈利情况，但是对于餐饮 业，现实中有必要按照某种方法，做到每日甚至每餐毛利汇报和分析，建立这样 的一个信息系统才能应对残酷的竞争局势。又如，对于一个软件企业，按会计分 期的盈利分析固然十分重要，但是按项目分析、按项目里程碑分析对业务开拓的 指导更为重要。某个里程碑是否完成的判断标准在现实中很难标准化，而对于里 8 m r p - m a t e r i a lr e q u i r e m e n t sp l a n n i n g ，物料需求计划的意思 9 【荚】布里克利，史密斯，施洋曼，“管理经济学与组织架构第3 版”，中译本，人民邮电出版社，2 2 3 页 1 0 周玉清，刘伯莹，“e r p 与企业管理”，清华大学出版社，2 0 0 5 年9 月，第l 章初识e r p1 1e r p 在中国 7 程碑前的事前控制更是困难，目前常见的e r p 系统，有对过去的里程碑的分析， 但是缺乏对未来、尚未实现的里程碑的应收帐款管理。而且，人力成本是软件企 业的重要成本，财务管理信息系统中一定有大量的人力资源的各种数据分析。 中小型企业的经营战略常常随环境和竞争要求而改变，这个系统也应能够随 之灵活改进，必须能够满足不断变化的个性化管理需求。因此，作为具体企业， 建立对此有针对性的信息系统，才可以满足这些方面的管理需求。 2 3 4 系统应成本小、后续实施简单 对于中小型企业人力、物力和财力水平来讲，不需要大量的i t 投资，不需 要进行后续复杂的维护，才是现实可行的。 e r p 实施系统的成本昂贵，也是我国大量中小型企业没有使用这些系统集成 软件的原因之一。为企业量身定做的、适合企业运营模式和组织系统的e r p 项目 的投资就更大了，而且通常耗资百万甚至千万以上，中小型企业望尘莫及。因此， 中小型企业自身需要搭建成本低、投入少、见效快的信息系统。 如果系统实施复杂，比如像e r p 通常需要1 2 3 6 个月的时间才能付诸实施， 熟悉企业情况的骨干业务人员和技术人员不得不从其正常的工作中抽离出来，或 者投入相当大的精力，加入到系统实施或后续维护的工作中来。这种牺牲常常是 成长型的中小型企业无法承受的。 2 3 5 流程再造是循序渐进的，系统应很方便后续修改 大部分e r p 项目对企业的改变是革命性的，很大程度上改变了一个企业的业 务流程、企业文化以及工作环境。在这一过程中会出现企业工作系统的“混乱” 和不适问题。这种内部的巨变令风雨飘摇竞争中的中小型企业“内外夹击，多 数无法承受，有可能威胁到公司的经济实力或生存。所以企业才不敢冒风险实施 e r p 项目。 因此，我们建立财务管理信息系统前的流程再造是循序渐进的，设有阶段性 目标的，而非一蹴而就的。所建立的信息系统不是像e r p 那样，将一个理想化的 管理流程固化下来并一成不变地严格执行，而是可以逐渐改进和提高的。系统建 设可以先简单再到复杂，在促进管理水平提高一定程度后，再进行相应地修改， 不断地扩充，更加全面地、细致地反映业务环节，更进一步提升管理水平，这样 螺旋式上升。 甄阜铭，“e r p 系统实施风险管理研究”东北财经大学出版社，2 0 0 8 年 8 综上所述，中小型企业财务管理信息系统的特点是，仅有一个会计信息系统 是远远不够的，应建立能够反映各业务环节的财务信息系统；不靠购建e r p 等实 现；应成本低、后续实施简单；流程再造是循序渐进的，系统应很方便修改。这 样建成的财务管理信息系统才会使企业受益，否则，不但不会提高企业管理水平， 反而是花架子，甚至使企业无法承受，威胁企业生存。 2 4 建立e x c e l 财务管理信息系统的必然性 英特网和局域网环境下建立e x c e l 财务管理信息系统，能够适应上述特点的 要求，目前技术可以实现中小型企业管理信息系统的功能。 e x c e l 是美国微软( m i c r o s o f t ) 公司所发展出来的，为目前w i n d o w s 环境下非 常受欢迎的整合性软件包，具有下面三大功能：l 、电子表格( s p r e a d s h e e t ) ：具 有工作表的建立、资料的编辑( 包括修改、复制、删除) 、运算处理( 如公式、函 数之运算) 、档案存取管理及工作表的打印等功能。2 、统计图表：依照工作表的 资料设定，绘出各种统计图表，如直线图、折线图、立体图、饼图等，也可以透 过图形对象的附加，丰富工作表的内容。3 、资料分析：建立数据清单，对某关 键栏进行排序j ，将符合条件的记录进行“筛选 等数据库管理的操作。1 2 e x c e l 文件技术成熟，随着计算机硬件的发展，它的容量越来越巨大，能够 处理的数据越来越多。目前，单个文件可以达到1 0 4 8 5 7 6 行* 1 6 3 8 4 列，每个工作 簿参数个数可达2 5 5 个。同时，功能变得也丰富、强大起来，有强大的数据分析 系统、财务函数分析系统、图表分析系统等，功能很多，过滤器下拉列表个数可 达1 0 ，0 0 0 个，完全能满足中小型企业的各方面日常管理需求。e x c e l 使用很普遍， 人们应用很熟练，搭建系统后不会有实施困难，也没有多少培训成本。e x c e l 文 件本身是通用办公软件，很容易修改和扩展，而且有操作的灵活性，所以它可以 随着企业管理的要求不断修改，使其符合企业每个发展阶段经营模式和组织变革 的需要。 当前网络技术的发展，已经使企业搭建局域网很常见，不仅局域网建立和维 护的人才在人才市场上储备充分，硬件成本价格也可以被广大的中小型企业接 受，基本上企业都有实力建立企业自身的局域网络，局域网办公已经成为中小型 企业单位的工作生活中的一部分。即使不在同一地点办公，比如分布在全国范围 1 2 全华科友网，“e x c e l 简介”，h t t p ：w w w c h w a c o m t w o r c s o u r c c v s b o o k i c h 5 5 i h t m 9 内的集团公司，甚至在海外有子公司，也可以方便使用英特网传送数据和信息。 因此，在各部门之间或集团公司的各级公司之间传送数据是很方便的，为搭建基 于e x c e l 的财务管理信息系统创造了硬件方面的条件。数据库、网络、通信技术 的应用可以帮助企业突破分工的束缚，信息共享及其快速流动也大大消除了工作 环节中的壁垒和延时。珏 因此，网络环境下、用e x c e l 文件搭建财务管理信息系统，适合中小型企业， 并且技术条件可行。 2 5 本章小结 中小型企业往往处于成长期，无论是所处的环境，还是自身的竞争模式都不 断变化着。尤其是在当前全世界陷入金融经济危机的形式下，国际竞争残酷，企 业面临许多管理困境，制约企业发展，甚至威胁企业生存。解决办法是由财务部 门牵头来组织搭建一个能够较全面反映各业务环节状况的、可以进行事前和事中 控制的财务管理信息系统，论证建立e x c e l 财务管理信息系统的必然性。 进而，论述了中小型企业建立财务管理信息系统的特点，也就是走怎样的路 去搭建财务管理信息系统。应建立能够反映各业务环节的财务管理信息系统，不 要靠购建e r p 等实现，系统应该是成本低、后续实施简单，流程再造应循序渐进， 系统可以相应地方便修改。这样建成的财务管理信息系统才能使企业受益，否则， 不但不会提高企业管理水平，反而是花架子，甚至使企业无法承受而倒闭。 最后引出，网络环境下建立e x c e l 财务管理信息系统能够适应上述特点的要 求，其目前技术可以实现中小型企业财务管理信息系统的功能，论证了该系统的 可行性。 1 3 东方商家，“信息技术业务流程再造的九大步骤”，2 0 0 7 1 0 8 ，h t t p ：b n e t c n 0 0 1 n e t i n f o d e t a i l a s p x ? i d = 2 2 2 l o 第3 章基于e x c e l 的财务管理信息系统 3 1 相关知识 3 1 1 基于e x c e l 的财务管理信息系统的定义 基于e x c e l 的财务管理信息系统，是运用业务流程再造等管理理论，梳理业 务流程的各个步骤，加强内部控制，结合中小型企业运营模式，利用网络和e x c e l 作为处理平台和工具，较全面地反映各个业务部门运营状况，并揭示资金增减变 化和盈利成果及原因的信息系统。在这个系统内，业务流程涉及的各个部门或人 员共享信息和数据，实现经济事项的事前和事中控制。它是适应提升中小型企业 管理水平所搭建的财务管理信息系统。 3 1 2 建立e x c e l 财务管理信息系统的理论基础 美国的哈默博士( m i c h a e lh a m m e r ) 认为企业流程再造就是：“使用现代信 息技术的强大功能彻底地重新设计企业的流程，可以在性能方面取得极大的提 高。 他强调使用计算机来重新设计已有的企业流程，并且认为再造工程就是打 破旧有的规则和假设，建立适应信息技术的新规则。 建立e x c e l 财务管理信息系统，应吸收现代管理理论和先进管理软件的精髓。 业务流程再造理论是该系统建立的核心理论。哈默1 9 9 0 年首先提出了业务流程 再造理论：“我们必须重组业务，用信息技术的力量彻底地重新设计业务流程， 使组织在成本、质量、服务和速度等关键指标上取得显著的提高。1 5 随着市场竞 争日趋激烈，通过业务流程再造提高组织绩效，促进企业战略实现，已经成为全 球众多知名企业获得持续竞争优势的重要法宝。埔 我认为，利用e x c e l 搭建的财务管理信息系统，之所以能够有效提高管理水 平，是因为其应用了流程再造理论。由财务部门牵头组织业务流程再造，找出成 “企业流程再造中i t 技术作用的案例分析”，2 0 0 9 年，赛迪网， h t t p ：c i o c c i d n e t c o r n a r t 1 8 4 3 9 2 0 0 9 0 4 3 0 1 7 5 5 2 1 51 h t m l ( 作者：支点网) 1 5 张瑞君，“e 时代财务管理一管理信息化理论与实践的探索”，中国人民大学出版社2 0 0 2 年，4 2 页 。6 王璞，“流程再造：企业如何通过业务流程再造提高核心竞争力”，中信出版社。2 0 0 5 年，i 页 本、质量、服务和速度等方面最适应企业发展阶段的业务流程，并按照这个流程 进行跟踪、统计和分析，反映流程的执行情况，形成若干e x c e l 文件数据库，这 些数据库分散在企业各个部门中，在英特网或局域网内进行数据传送，形成财务 管理信息系统。该系统打破企业内现有部门的束缚，梳理业务流程的各个步骤， 使业务流程涉及的各个部门或人员共享信息和数据，一改传统上企业业务流程、 财务会计流程和管理流程相分离、信息割裂的状况，彻底改变财务事后控制和事 后分析的局面，实现事前和事中的业务分析和控制。因此，系统提供的分析数据 反过来又可以用于指导流程再造，进一步优化流程，使组织在成本、质量、服务 和速度等关键指标上取得进一步的提高。 反过来，流程再造的实现，在很大程度上依靠信息技术。先进管理软件的功 能也是我们学习的目标，常见的管理软件有几种。e r p 系统是由m r p 系统发展而 来，主要包括主生产计划、重复生产安排、物料需求计划、生产订单管理等。c r m 系统是客户关系系统，含有大量客户信息，主要用于服务管理、客户档案、挖掘 潜在客户、维护重点客户等。我们在建立e x c e l 的财务管理信息系统时，可以逐 步地把这些信息纳入其中，以便更好地反映业务环节的执行状态。基于e x c e l 的 财务管理信息系统虽然不能全面实现这些大系统的功能，但是可以仿照它们的主 旨，将业务的主要线索挖掘出来，建立必要参数的动态信息系统，并利用其中会 计信息和非会计信息支持企业的决策活动，提高财务管理和财务控制的水平。 3 1 3e x c e l 财务管理信息系统的架构 财务管理内容，应该包括企业建立财务制度( 内控流程) 系统、会计核算与 分析系统、资金管理系统、全面预算系统和财务团队建设系统等。网络下的e x c e l 财务管理信息系统，是遵照财务制度( 内控流程) 的要求建立起来的，可以成为 企业的会计核算和分析、资金管理和全面预算管理工作的信息平台。而且，在建 立财务管理信息系统的这个过程中会发生企业流程梳理和再造，体现大量业务内 容，因此，它是利用信息技术提高财务管理水平、推动整体管理水平提升的重要 工具。 其内容不仅包含会计信息，