会议组织和会议筹备方案.doc

会议组织和会议筹备方案 篇一：会议筹备方案范文 会议筹备方案范文（一） 1、确定会议主题 会议主题的确定的主要依据：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的 2、确定会议的时间和地点 会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间会议地点选择的重点是会场大小适中会场地点适中环境适合交通方便会场附属设施齐全 3、确定会议的规模 会议的规模主要指会议出席人员（正式代表）、特邀代表、列席人员、工作人员（包括服务人员）的总体数量会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握以严格控制规模为原则 4、确定会议议程 会议议程包括会议主持会议典型发言（或重点发言）、会议讨论、会议讲话、会议总结确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况确定会议主持人；二是根据会议的主题确定会议发言人；三是围绕会议主题确定会议讨论题目并根据会议规模确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的安排主要领导做好会议的总结 5、确定会议文件和材料的准备 包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料 6、确定会议组织和分工 这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实包括与会议有关的每项组织工作每一个工作环节都必须有专人负责责任到人并明确任务和要求会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待生活服务（含娱乐活动安排）、安全保卫、交通疏导、医疗救护等 会议筹备方案范文（二） 一、前言 说明会议召开的背景、目的和意义 二、会议名称 宏利总公司长沙分公司新产品推介会议 三、会议召开的时间、地点 自拟 四、会议主题 用动宾结构句式概括说明（两句） 五、会议规模 人数 六、会议议程 会议议题的程序化（表格） 七、会议日程 将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内以简短的文字表达制成表格可以附表形式列后 八、会议筹备分工 一般作如下分工：秘书组、接待组、宣传组、后勤组、保卫组等 确定小组负责人组员工作职责工作任务落实到人 九、会议经费预算 会议经费开支的主要项目文件资料费、邮电通讯费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、会议期间各项活动的开支（如车辆租用）、其它费用（不可预计费用） 可以表格形式列出 审核的方式将部分费用的细目表一并上交；对经费把关 十、落款 制发部门、日期 l具体实施： 示范文本 今业公司长沙分公司TMD型手机推介会议筹备方案 为了满足广大客户的需求今业公司长沙分公司研发了适应90后消费群体TMD型手机 篇二：会议筹备方案 “团干部百千万教育培训工程暨基层团委书记培训班” 筹备工作方案 一、会议主题与背景 1、会议主题 深入学习党的十七大基层团委书记培训2、会议背景 为深入学习党的十七大精神使团干部加深对十七大精神的认识和理解增强贯彻落实科学发展观的能力进一步提高团干部的党性修养、业务素质和服务大局、服务青年的本领按照市第十二次团代会的部署和天津市团干部教育培训三年规划（征求意见稿）的要求结合实施团干部“百千万”教育培训工程团市委组织部和市团校拟定于党的十七大以后举办“团干部百千万教育培训工程暨基层团委书记党的十七大精神培训班” 二、会议日期与地点 1、会议日期： 10月下旬至11月上旬共举办四期具体时间为： 第一期（青工战线班）：10月24日26日；第二期（青农战线班）：10月29日31日；第三期（城区战线班）：11月1日11月3日；第四期：（学校宣传战线班）：11月5日7日；每期培训时间为两天半2、会议地点： 天津市青少年绿色文明基地（地址：大港区官港港西路699号） 三、主办单位和承办单位 主办单位：天津市团委、天津市团委组织部支持单位：天津市青少年绿色文明基地承办单位：天津市团校、天津青年职业学院 执行单位：天津青年职业学院各有关部门 四、筹备工作机构及职责 为深入学习党的十七大精神使团干部加深对十七大精神的认识和理解增强贯彻落实科学发展观的能力进一步提高团干部的党性修养、业务素质和服务大局、服务青年的本领按照市第十二次团代会的部署和天津市团干部教育培训三年规划（征求意见稿）的要求结合实施团干部“百千万”教育培训工程团市委组织部和市团校拟定于党的十七大以后举办“团干部百千万教育培训工程暨基层团委书记党的十七大精神培训班”为办好此次会议现就一些会议事项作如下安排请各方配合支持 （一）会议机构设置 大会组委会领导小组名单主任：宿志华副主任：团委组织部 秘书长：孙红灵(负责会议各组工作的沟通协调) 组委会下设秘书组、会务组、宣传组、和机动组、演出组、财务组、保卫组七个工作小组 1、会议秘书组组长：孙红灵 人员：石扬团委组织部相关人员2、会务组组长：基地负责 人员：基地相关人员3、宣传组组长：团委组织部人员：组织部有关人员4、机动组长：董国良 人员：青年职业学院学生5、演出组长：董国良 人员：青年职业学院学生6、财务组长：孙红灵 人员：石扬及基地相关人员7、保卫组长：基地人员人员：保卫处 二、任务分解 1、会议秘书组工作职责：负责材料的准备包括会务须知、领导讲话材料、省内参会通知、请柬等确定会议的内容、时间、地点、日程安排代表分组有关文件起草论文征集、稿件审定、论文汇编等 （1）参会人员安排 会议回执清单、确定省外省内参会人员组织部相关人员 拟邀请的嘉宾名单（包括各级领导、杂志、出版社等）组织部相关人员 嘉宾的电话、传真邀请组织部相关人员 学术会议指南、会议资料的整理、起草等孙红灵 （2）会议日程安排孙红灵 代表分组名额分配孙红灵 开幕式议程孙红灵 （3）嘉宾的邀请 讲课教授孙红灵 各级领导孙红灵 （4）起草讲话稿 开幕式讲话稿学校领导讲话稿基地领导讲话稿上述工作在20日前完成 2、会务组工作职责：负责与会嘉宾的报到、收费开票、食宿安排、会议资料的制作、发放、注册登记、发放纪念品、预订票、接送站、旅游观光等接待工作；会场布置、后勤 保障等工作； （1）接待工作 嘉宾接待、报到、资料发放、登记石扬 收费、开票石扬 纪念品发放基地人员 食宿、引导06级学生 联系、协调交通秩序、预订票旅游观光孙红灵 饮食安排、住宿需要基地人员 其它后勤保障工作基地服务人员 （2）学校学术报告厅及宾馆学术会议厅等会议布置李晨 两个会议室主席台、座牌制作及摆放 学生 学术厅第一排座牌及摆放学生 两个会议室座位划分：印刷并发送座位表 两个会议室两个会场音响及调试、投影仪 （3）会议资料制作 制作各类标语、会场标语李晨 制作会议指南等宣传资料李晨 会场会标、中心标牌制作李晨 学术会议指南、会议资料的整理、起草等 会议前5日前制作完成 （4）学校学术报告厅与会领导、专家、学者的引导06级学生 （5）与会嘉宾的照相和开幕式后的合影李晨 会场摄像等汤炎 3、宣传组工作职责：负责对内对外的宣传 对外宣传： （1）参会人员安排 会议回执清单、确定省外省内参会人员组织部 拟邀请的嘉宾名单（包括各级领导、杂志、出版社等）组织部 嘉宾的电话、传真邀请 （2）嘉宾的邀请组织部 （3）会议新闻报道总体组织和策划包括摄影、摄像对外媒体邀请、联络组织部 对内宣传： （1）悬挂各类标语 地点一：基地大门悬挂（欢迎词）标语汤炎 学生 曹冬乐 行政楼大门 学术报告厅电子屏 悬挂宣传标语四条横幅 欢迎标语、贺信等基地相关人员 地点二：主楼大门 悬挂（欢迎词）标语 （2）两个会议室主席台：花、桌子 （3）学生座位安排 （4）礼仪队的安排 4、机动组（听从组委会的临时安排） （1）会场音响设备调试 （2）投影仪、笔记本等的安装、调试等 （3）讨论通知与安排 5、演出组： 1负责发动、组织、联欢节目；062负责组织、审查、选拔学生节目；3负责邀请培训干部演出； 6、财务组： 1、大会的预算、收支以及帐目管理； 2、大会赞助费、会务费、资料费等的收取管理及会务支出和结算 7、保卫组： 1、制订会场安全保卫方案与实施； 2、联系与协调会议宾馆做好与会代表的保安工作； 06级学生 石扬基地基地基地级学生 篇三：会议筹备方案的拟订 会议筹备方案的拟订 内容：1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行 电话会议（适用于规模不大办公地点相对集中的企业）交流信息的特点1方便灵活准备时间短恢复迅速是电子通信会议中花费最少的更能激发创造性思维容易修正自己的特点2缺少身体语言难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业 电话会议信息工作要求1准确发出开会信息说明是否设分会场强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录 视频会议特点1实现了声音图像同时传送打破了空间的限制2节省时间费用3交流效果好4局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息 组织视频会议的方法1视频会议的会场2做好会场布置工作配备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间5节约费用 远程会议筹备方案特点1远程会议具有节省时间和金钱,能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录,且交流更加直接,简短的优点 2远程会议筹备方案拟定时,应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将下列内容告诉电信服务公司：（会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等3会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者以便他们有时间准备会议讨论）4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求 会务机构分工的要求：会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务和要求.具体要求:1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确、责任到人3加强协调定期沟通 会议筹备方案的制定程序1组建会议筹备委员会2分成筹备小组3形成筹备方案4领导审核方案 检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他 方法1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导加强前期调查；对汇报材料的准备要侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强）2会前现场检查:确保所有事项条理清晰；注意气味；树立入场登记台；佩戴徽章名牌；准备接待休息室.检查结果的形式:书面.口头.协调会 检查会议筹备情况的工作程序:开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3召开协调会并在会上现场解决问题4汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实.现场检查的程序1指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹 备部门2制作检查单以便记录和汇总3按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正 新闻发布会的注意事项1确定新闻主题选择发布良机2挑选媒介单位、落实宴请范围3确定会议主持人精选发人4处理好应回避的问题制定各种应变措施庆典活动组织工作重点1.前期调查研究2.精心策划准备3.选择最佳时机4.邀请嘉宾光临5编排活动程序6安排其他活动7善后工作处理 对检查所发现问题的纠正1首先分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度2找出产生问题的原因寻找解决问题的方法3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备4责任到人抓紧落实将纠正结果通报 会议文件审核内容与工作程序:内容：1审核会议文件的准确性和完整性2具体内容（审核会议文件与会议主题的关系审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符提交会议讨论的文件是否进行了会商审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确） 工作程序1起草该文件的秘书就内容进行自审2主观秘书进行初审3如内容涉及部门较多要进行会审4审核修改后主要领导或主管领导进行终审 与领导沟通有关会议事宜1原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则2方法:定期向领导提交书面报告；有会议负责人定期向领导口头汇报；领导亲自参加会议其他途径3程序：明确会议目标：明确会议领导与各小组的任务；明确会议涉及范围；会议工作所要求的质量标准；会议要达到的阶段性目标；制定目标时留出意外情况时间；明确沟通会议有关事宜的方法和途径：确定沟通的时间地点与会人员；检查沟通所用各类文件资料；向领导汇报会议筹备情况和进展；听取领导指示；将记录送给领导注意事项1对领导的指示和双方讨论的结果尽快落实部署2坚持与会议主管领导保持定期沟通并将落实情况及时向领导反馈3在会前会中会后不同时期沟通中要突出各自的重点 会议应急方案的内容 1.会议中可能出现的问题：人员问题场地设备资料健康与安全与会者情绪与会者返程行为2.明确问题出现时负责解决的会议工作人员3.处理会议突发事件的方法：同上 会议应急方案的工作程序：1预测情况2准备应对备选方案3讨论会议紧急情况4确定会议应急方案注意事项：住宿安排要妥善、餐饮服务要周到、医疗卫生工作要有备无患、交通保障应落实到位、会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议值班要制度健全人员要坚守岗位 提示会议按计划进行：原则：认真倾听最少限度打断谈话；树立自信心确信自己能对任何冲突产生积极影响；消除交流障碍；强调问题；使用精湛的人际交流技巧工作程序1了解议题和议程2准时宣布开会3有效引导议题（会议开始前明确开始和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前规定讨论范围并保证平等发言；议题结束后简单总结并宣布结束） 会议经费的监督方法：报告和会议、授权与自我控制、质量、损益平衡表、比率分析、审核时要逐项细审会议经费使用的程序:1申请经费2主管领导审批3财务部审批4财务人员提取现金或填写支票5经费支出6审核会议经费支出处理会中突发事件1类型：人员问题健康与安全处理行为2程序：对会议中出现的突发事件及时向领导报告；启动会议应急方案的各项措施；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构请求支援；处理好突发事件的 善后工作3注意事项：1责任分工：综合管理统筹安排；增强责任意识；加强岗位责任制2突发事件与规章制度：应急方案的定期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查维护制度；值班工作责任到人制度 会议总结工作1目的目标实现情况小组执行情况总结经验教训奖惩人员解决遗留问题2内容：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题,参加会议的上级领导人,会议的主持者,领导报告或讲话的要点,对会议的基本评价和贯彻要求,会议的决议情况及今后的工作任务布置等3程序：对会议征询意见拟就工作总结稿；向领导报告会议结论；总结定稿；印发；归档；组织全体工作人员进行总结4方法：座谈会表彰会书面总结 中型以上的会议结束后大会秘书处要组织全体工作人员进行总结如有的领导有具体要求就需要在开号总结会的基础上写出书面的会务工作总结并交有关领导审阅后作为大会的文件材料连同会议记录会议简报会议文件等一并作为完整的卷宗归入档案对于重要的会议秘书可以在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表以对会议的成效进行打分所涉及的方面包括明确的会议目的完成任务会场以及时间的安排等内容要求会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查；切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题；有理有据实事求是；会议的总结赢一分为二激励为主 会议评估工作内容：1构成有效会议的要素（目标清晰适当时间地点形式紧凑的议程准确的信息传递周密的前期准备合理内容安排）2影响会议效率的主要因素（会议必要性；会议前期准备工作的质量；会议责任分工；会议的多长大高支出超标、浪费惊人准备不充分质量不高组织不当3会议评估标准：目标（是否达成主持人的准备发言者发言是否引起共鸣会议形式地点是否合适资料是否及时）会议时间评估与会人员参与会议的状态和收获会议服务评估会议实际费用、成本支出、再度召开时继续推进与维持的事项 会议评估工作程序：分析影响会议效果的因素、设计会议效果评估表、汇总评估结果注意事项：避免欠缺会议记录落实不力得失进行总结不解散已完成任务的工作组；与会人员对会议不满高效率会议的决定因素：会议要开的短；安排较多的活动使会议获最大价值；特别注意选择地点；对与会人员名单要精益求精；请公关公司筹办时应多看多问；对某会议承办公司的工作感到满意时可考虑长期合作；讨价还价 涉外接待原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优先、入乡随俗礼宾次序:1国家地区名称的拉丁字母2具体身份职务高低3抵达时间4告知东道主自己决定到访的具体时间5不排列 礼宾次序确定步骤1确定礼宾次序方案2提前通知有关各方3按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 涉外迎送仪式要求：1发出邀请2准备工作：清楚来访者的基本情况；外宾饮食爱好宗教禁忌等；拟定访问日程；安排食宿3善始善终 着装要求：穿正装 安排涉外迎送工作程序1确定迎候人员2准备迎宾的物品3见面讲究礼节4送行前的拜访5安排送行仪式 安排涉外会谈的要求:充分了解双方情况；准备工作要落实到位；会谈会见要做好记录问题要落实.拜访要求：拜访前线电话联系；到达宾馆大厅通知对方；初次见面可不送礼物 会见会谈工作程序：1约定2通知对方有关事项3准备工作：背景资料会见场所布置人员安排4迎接客人5会见会谈6送别客人 涉外宴请的原则：宴请环境要雅致安静点菜注意个人饮食习惯或因宗教信仰而来的忌讳菜肴要有地方特色参加宴请的人要讲究个人卫生、衣装干净得体、女士要化妆、不穿白天的工作装 选择礼品的注意事项:1与受礼者的关系2明确送礼的原因3了解受礼者的特点4经济方面的限定 办公模式发生变化的原因:1办公场地的费用过高企业都想方设法压缩办公室的面积让最小的面积创造最高的利益2城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难使人们在工作模式上重新安排3高科技的发展尤其是通信技术的改变使人们的联络更加方便不在办公场所也能相互沟通4企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工5企业间竞争的加剧使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本6一些企业的组织结构进行了改变需要用人制度相应改变7在宽松的社会环境中人们希望最大限度地发挥自己的才干多做工作也需要不同企业实施多种模式的工作方式 不同办公模式的特点 1在家办公:优:节省办公室空间和资金,节省花费的时间,更灵活的管理自己的时间,减少交通的拥挤,污染和费用.缺:需计算机和电话以保持联系,有的缺乏适宜的办公环境,增加了组织监督.管理和控制工作人员工作的难度,同事之间交流减少,减少了与专业人员及社会的联系2弹性时间:优:时间灵活,更好的安排工作时间,提高效率.缺：难监督员工3远程工作.优：减少总部办公空间的开销,工作时间更灵活.缺：加大了对员工监督和控制的难度4虚拟办公.优：减少工作空间和办公用品的耗费,信息能够存储、归档和通过计算机网络发送.缺：难以控制任务和信息的质量,难于管制网络以及信息的安全保密5兼职工作:优:兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作,充分发挥自己的专长.缺:控制和监督员工较难,难以控制工作量及报酬6定期合同制.优:能灵活聘到优秀人员,这些人工作有动力,效率高.缺:难以控制员工对企业的忠诚,缺乏工作保障7交替工作:优:能激励工作人员.缺:交接不当会出现工作混乱8临时办公桌.优:节省资金也节省员工的时间.缺:员工缺乏归属感,不能得到充足的信息,降低工作效率,也难于被管理 选择办公模式的工作程序1深入调查现有办公模式所面临的问题2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4先在部分部门实行取得经验,逐步推广新模式5不断根据本企业特点完善新模式,评估启用新模式的得失 办公室布局：开放,封闭式作用:形成有效率的工作流程；有利于员工工作分配；有利于工作顺利完成 设计办公室的工作程序1分析不同部门业务特点对于办公条件的要求:面积、空间大小,人员流通的频率,声音对办公效率的影响,需要设备及家具量的多少2设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能3选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时,办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰4注意采光、温度和通风改进办公室日常事务工作程序:定义评价分析改进实施: 1定义一个需要加以分析和改进的流程2评价确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价3分析寻找所存在问题和差距的原因4改进根据以上分析提出可行的 改进方案5实施改进方案6建议使用改进日常办公事务工作流程注意项：1工作流程应不受组织性质或功能性结构的束缚工作在其进行之处就地完成不扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各项流程既相互独立又在整体上严密不漏避免了重复工作及不必要的协调工作5流程本身要有不断改善的空间和弹性6复检次数越少越理想处理突发事件的原则.1快速反应控制事态发展2以人为本保护公众利益3公开透明真诚面对公众4重塑形象置之死地而后生 突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容必要性：1作为事故处理的一依据2作为安全教育的案例资料3便于应对各种赔偿案件内容事故情况记录表:事故日期;事故地点;事故涉及的人员;事故的证人;事故过程的概述;填写事故记录薄的人员签名.工作情况报告表:完成表格人员的姓名、身份;事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务;发生事故的日