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论秘书的人格修养（湖南城市学院 中文系0215103班 湖南 益阳413049）摘 要：随着经济全球化与市场一体化的发展,社会对秘书的需求量日趋增大,要求也越来越高。人格修养作为秘书诸多素质的最根本素质,对秘书的职业生涯起着至关重要的作用。然而,在当前竞争激烈的环境中,加强秘书的人格修养的关键是心态的修炼。关键词：人格；秘书；心态By Secretarys Character Building (Hunan City University Chinese Department 0215103 Class of Hunan Yiyang 413049)Abstract：Along with the economical globalization and the market integration development, the society increases day by day to secretarys demand quantity, the request more and more is also high. The character building took secretary many qualities the most basic qualities, are playing the very important role to secretarys professional profession. However, in the current competition intense environment, strengthens secretarys character building key is the point of view practice. Key words：Character; Secretary; Attitude人格一词的定义与心态的关系 从字源上看,我国古代汉语中没有“人格”这个词,但是有“人性”、“人品”、“品格”等词。例如,最早提到“人性”的孔子曾说过“性相近也,习相远也”(论语.阳货),他认为素质是基础,个体差异来自于环境和教育。人性、人品、品格等词虽然在内容上有联系,但它们毕竟是不同的术语。中文中的“人格”这个术语是现代从日文中引入的,而日文的“人格”一词则来自英文“personality”一词的意译。英语中“personality”的一词源于拉丁文的“persona”，本意是指面具。所谓面具(mask),就是演戏时应剧情的需要所画的脸谱,它表现剧中人物的角色和身份。例如,我国京剧有大花脸,小花脸等各种性格和角色。把面具指义为人格,实际上包含着两层意思:一是指藏于内,外部未露的特点,即被遮蔽起来的真实自我;二是指个人在生活舞台上表演的各种行为,表现于外给人印象的特点或公开的自我。因此,从字源上来看,人格就是我国古代学者所说的“蕴蓄于中,形诸于外”。人格是一个有着颇多歧义,颇多界说的概念。不同的研究者对人格的研究角度不同,对人格的理解也不同,因而对人格所下的定义也各有差别。例如,有人把人格看成是习惯化的行为模式,有人则把人格看成是个人在社会中所扮演的角色等等。在众多的界定中,本人认为黄希庭教授在人格心理学一书中的定义较为全面，即“人格是指个体在行为上的内部倾向,它表现为个体适应环境时在能力、情绪、需要、动机、兴趣、态度、价值观、气质、性格和体质等方面的整合,是具有动力一致性和连续性的自我,是个体在社会化过程中形成的给人以特色的心身组织”。1然而,在我们通常语言中,人格通常指人的思想意识和道德品格。无论人格的定义如何复杂,如何简单,如何变化,就本人而言,加强人格的修养离不开一个关键修炼心态。 “ 心态是指心理态度,心理学上认为心理态度主要是指动能心素和复合心素所包括的诸种心理品质的修养和能力,它是人的心理对各种信息刺激做出反应的趋向”。2影响人格修养的因素有很多,如能力、性格、动机、心态等,但在加强秘书自身的人格修养中,拥有健全心态是关键。怎样培养秘书人格修养的关键素养心态一 充分认识自我,从工作中寻找乐趣1、热爱本行,培养职业情趣 众所周知,一个人的真正快乐、幸福、个人的价值体现皆来自于工作,来自于对本职工作的热爱。秘书工作的特殊性需要秘书具备良好的职业情趣。职业情趣是对本职工作的热爱,它是同良好的工作条件,融洽和谐的人际关系,单位领导对自己常识和重用及工作本身所激起的求知欲望,成就感和进取心分不开的。有着浓厚职业情趣的人对工作，对单位常怀有浓厚的感情，有着主人翁的意识，把工作当作自己发挥才能的地方，当作英雄的用武之地，当作自己创造欲望得到最大满足的手段，当作生活的乐趣，并从中体会到自己的价值所在。要培养良好的职业情趣，秘书首先要定位，安于本分，不争名，不图利，具有幕后意识。秘书应认识到秘书工作的辅助性，服务性，其工作成绩一般不会独立完整地显示出来，而是附着于单位的整体工作成绩或领导的有效决策及以后的有力贯彻之中，与掌声鲜花也许无边。历史上做得最好的是萧何。他散财失名求自保，伴君伴如伴虎，这是历代为官者的共识。封建社会中，皇帝一言九鼎，说一不二，一句话可以让你飞黄腾达，也可以让你赔上身家性命。萧何是与虎共舞的高手，他虑事周全，谨慎洞察，非常理智。深知权大压主，功高盖主，才大欺主，所以有意自毁其名，放纵自己，以求安身之命。刘邦对萧何的猜忌疑虑，都因萧何聪明而巧妙地化解了。如果秘书不能认识到自己的辅助地位，与领导争功夺利，结果可想而知。其次，秘书要有协作精神，维持良好的人际关系状态。秘书地位的特殊性，既渗透组织内部，又存在于组织外部。在人际关系方面，要有清醒的头脑，积极的心态。一是要保持个人的亲和力。言谈举止应该表现得亲切、热情、有礼貌、有理智、讲道德、讲信用。待人接物中，一方面要切忌傲慢，另一方面也要避免过于谦卑，同时行为不要过于随便。对每个人都保持忠诚的微笑，在工作中不断的进行感情投资。二是坚持求同存异。秘书在进行人际交往时，要正视差异性的存在，要看到没有差异就没有世界，求大同，存小异。三是注意换位思考。站在对方的立场观察事物，思考问题，将心比心，寻找与对方沟通的最佳方法。总之，秘书在和谐的人际关系中要珍惜和利用，在淡漠的人际关系中要引导协调，在紧张的人际关系中要坚持正常的组织原则，加强沟通。只有这样，才有一颗积极的心态，保持自己的职业热情。、严以律已，宽以待人 秘书职业地位的特定性，要求秘书严以律已，宽以待人。首先，秘书要守信，重诺。秘书在行文办事时，一定要讲求信誉，言行一致，不要随便更改自己所说出去的话，更不要说了话不承认；重诺即遵守诺言，秘书在处事时，一般不要轻易许下诺言，若许下，一定要想方设法办到，兑现。有些秘书利用自己所处的特殊位置与领导交往方便的关系，打着领导的牌子随便许诺，但常常不能兑现诺言，这不仅违反了做人的原则，而且有时还破坏了领导在公众中的形象。其次，宽容忍耐。正确对待批评、中伤和误解。无论谁做任何事情，肯定会受到误解、批评和中伤。身为秘书受到误解、批评和中伤比其它职业的人更正常，所以秘书必须理解然后接受甚至改变。每个人都有自己的工作作风，但是身为秘书，你必须学会容忍不同的领导，强迫自己按领导的逻辑去思维，想方设法协助领导达到目的才行。有时领导想不到，你就必须替领导想到；领导做不到，你要了也要替领导做到；当秘书的应该宽容领导，注意维护领导的公众形象，否则就会给工作造成不良影响。例如：公司秘书张生接到来访电话，是李经理的老朋友刘生。张秘书深知刘生的来意，是想通过朋友关系接自己公司的订单，但刘生公司的产品委实让人不如意。张秘书委婉的向经理传达了以上信息，李经理会意后，让张秘书出去接待刘生并告知自己不在。一个多小时后，李经理上洗手间，在走廊上遇见刘生，很热情地请他入内。刘生看着在一旁的张生说：“刚才你秘书说你出差去了，送我至门口让我先回，怎么会这样呀，幸好我又转回来了。”李经理笑着对张秘书说：“不会吧，我一直在呀。”遇到这种情况，身为秘书的你会怎样做？狡辩还是沉默？张秘书淡淡一笑走开了。尊重领导的意图处理此事无可厚非，尤其难能可贵的是张秘书在受人误解时，也能从大局出发，坦然处之。秘书在处理日常事物中，还会受到不同部门的中伤或批评，面对这种情况，秘书换个角度思考，批评、中伤从某种意义上说是对那些杰出伟大的人物的一种考验。杰出无须证明，证明自己杰出最有力的证据就是能够容忍谩骂而不去报复他人。林肯做到了，他知道每一个生命都必定有其存在的理由，他让那些轻视他的人意识到自己种下分歧的种子，必会自食其果，真相总会明白的。换而言之，秘书对自己要严格要求，对待领导，同事要有一颗宽容的心，善于随时调整自己的心态，坦然面对工作中的不愉快，以积极姿态迎接每一天的工作。、有责任感，承认自我，学会反省 在实践中，由于公务繁忙，领导者常把一些具体事务交给身边的秘书办理，甚至有些重要的公务也授权秘书处理，有时还把某些难以直接干预的问题，让秘书去协调解决。这是领导工作的需要，也是对秘书的考验。作为秘书在处理这些问题时，要拥有高度责任的心态，做事的质量，效率，效果以及行为作风上都要考虑周全，真正起到为领导分忧解劳的作用。但在实际过程中，秘书总会觉得自己没有做到尽善尽美。这时，秘书要承认自我，人无完人，接受客观事实，学会总结反省。不时对自己的工作提疑问：这是我自己所做到的最好成绩吗？为什么当时没有想到？如何做得更好？何不现在就使自己更进一步？是否能及时调整自己的心态，发挥个人进取心，以正确的态度去面对，取决于自己对每次机会的觉醒程度，以及自己是否在发现机会时立即行动而定。只有善于乐于从工作中不断提出问题，解决问题，自我价值才会不断提升。总之，身为秘书，要充分认识自我，从工作中寻找乐趣。善于把不利因素转化为有利因素，从工作中不断的追寻快乐，能吃苦耐劳，保持积极的心态，即使面对压力，也要保持轻松。心态决定你的行为，行为决定你的人生，要乐于从工作中培养积极的态度。二善于学习,从学习中获得快乐的心态“面对知识经济和科技,人才竞争的压力,创建学习型社会，学习型城市，学习型组织，学习型企业已成为当今社会的时尚，成为谋求创新发展，取得竞争优势的有效途径。对秘书而言，只有保持学习的心态，才能跟得上时代发展的步伐，才能满足领导工作服务和辅助的需要，才能在社会快速发展中有效地开展其职能活动”。3因此，无论秘书的原有知识能力有多高，工作经验如何丰富，都要在工作中不断学习新知识,不断获取新信息，不断增长新的才干，这样不但使其自身的价值得到体现，也能协助领导者组织员工学习以增强组织的发展活力。彼得.圣吉的学习型组织的五项修炼，对作为一个学习型秘书也是适用的。但秘书主要在以下几个方面一功夫：1、系统思考 系统思考指的是要防止分割思考，注重整体地思考问题；要防止静止思考，要注重动态地思考问题；要防止表面思考，要注重本质地思考问题。秘书在积极配合领导的工作国，应注重系统把握，研究领导工作。把握领导工作规律和参谋辅助的需要，学习领导工作理论与实践经验，主动为领导提供服务等，以提高秘书自身工作的针对性和有效性。2、自我超越 秘书是为领导工作服务的，其工作带有一定的被动性，但增长知识，能力的学习，不能仅靠别人的推动，要有一个积极的心态去迎接。首先，要有不断发展，不断学习的思想。有远大的事业发展目标，才能具有不断学习进取的永不衰竭的动力，仅满足于被动应付工作的秘书是燃不起学习的热情的。其次，要把工具性工作观转变为创造性工作观，如果秘书仅把自己的工作看成换取报酬的工具,其学习动力和创造活力就十分有限了，秘书只有认识到工作就是为了发挥自我才能,创造美好人生,在事业发展中实现自我价值,才可能具有极大的学习动力和创造力。最后，敢于向极限挑战。秘书只有敢于向极限挑战，在困难和艰巨任务面前，勇于承担，全力以赴地去创造性地完成任务，才能在促进事业发展中实现自我超越，自身发展。3、团队学习现代组织中，学习的基本单位是团队而不是个人。强调团队学习，是信息社会，知识经济的时代要求。注重团队学习，开发的是整个团队的人力资源，不仅能提高整体智能素质，而且能在高智能的基础上形成共识，强化合力。秘书要清醒的认识团队的力量，在调查研究，信息综合和可行性分析等业务活动中，运用团队学习的方式，不仅能提高工作成效，而且会取得良好的学习效应。三 从健康中展现充满欢乐的心态现代社会，由于科学技术的迅速发展，生活步伐的快速运行，工作节奏的高速转动，以及各种社会交往的日益频繁和广泛，人们受到的各种紧张刺激大量增加，使现代人的心理一直处于紧张不安之中，给现代人的身心健康带来了极大的精神痛苦。秘书作为现代社会中社会化程度较高的人，不仅同样经历着这些痛苦，而且工作中的困难挫折和矛盾比一般人更多，身心压力更大。拥有健康并不等于拥有了一切，可是失去健康却等于失去了一切。健康不是上天的施舍，而是对生命的不懈追求。体力的旺盛与否能够决定一个人的勇气和自信的有无，而勇气和自信是做事的必备条件，体力衰弱的人，多半是胆小，没有勇气的。身为秘书，你的形象就是你领导的形象，你务必每天都能够以一副体强力健的心态，去向一切迎战。具体从以下几个方面着手:1、树立正确的观念，清除心灵垃圾 秘书需要树立一些正确的观念。一是设定自己适当的目标，目标定得太高，会损害自己的信心和积极性，目标太低燃不起热情。二是脚踏实地的工作，从眼前的事情做起，把事一件件的做完，这样就会有成就感，不会为其它思想而受影响。积极主动的去为领导分忧解劳，不让那些消极情绪控制大脑。三是坚持理想。始终持有美好的理想和愿望，只要你始终认为眼前的工作是你实现理想，打开希望之门的最好通道，人的身心会开朗一些。秘书由于工作的繁琐性,总会遇到不尽人意的事。这时总会有一些消极想法,如“别人会怎样想呀？”“这反正要失败的，做不做无所谓。”“已为时太晚！”等。当有此类想法产生时，秘书要控制好自己的情绪，冷静理智的思考并养成良好的习惯，每天晚上临睡前问问自己，哪些事情是应该防止的，今天犯了的错保证以后不重犯，久而久之，自然会牢记在心，不至于旧脾气重犯。如发现自己有自言自语的现象，留神听听都说些什么，是不是透露出害怕的心情，还是隐藏着某些想法，尽量设法解决，引导它向积极方向发展。例如多说些劝慰自己的话。当觉察到自己要发火或碰到和自己设想的情况不一样的时候，要用自我暗示的办法，让紧张起来的心情放松下来。总而言之，试着把那些消极的观念用积极的观念代替，凡事朝好的方面想，拥有一颗平常心。2、学会放松,适量运动 身心不断的活动,是除病健身的好方法,要维持身心健康,活动是必需的。秘书在日常繁琐的工作中,若感到疲劳先休息。疲劳包括身体疲劳和心理疲劳。出现的症状多表现为思想紧张、注意力不集中、思维迟钝、情绪低落、四肢乏力等。出现这些症状的原因很多，如问题长期得不到解决、思虑过度、工作不称心、人际关系不和谐以及随着生理疲劳而产生的紧张等。此时，秘书自己要引起重视，注意调节方法。一是保证充足的睡眠。在睡眠状态下，人体所有器官能够自动休整，细胞加速更新。二是养成良好的饮食习惯。每天保证喝水2000毫升，因为多喝凉开水可以排毒，滋润皮肤。保持营养的均衡，不挑食，有正常的饮食规律。三是保持心理平衡，注意休养。解决心理失衡的方法一方面可采用精神发泄法，精神发泄即审美中的渲泄。个体心理失衡中的忧郁，疑虑等情绪，必须通过某种形式发泄出来，才能恢复心理平衡，发泄的方法有写日记，找朋友聊天等；另一方面是多运动，工作期间经常做做深呼吸，有助于身心调节，慢跑可以减轻压力。总之，运动可以影响大脑结构，带来许多心理方面的效果，包括增加心理承受力，忍耐力等等。健全心态对秘书人格修养的意义健全的心态是人格诸多修养中最关键的素养 人格修养包括诸多因素，如能力、性格、动机等，但是心态修养是最关键的。健全的心态是高水平的心理健康的表现，具有健全的心态者能以积极的态度对待世界、他人、现在和未来、困难与挫折，是一个自立、自信、自尊、自强、幸福的进取者。一位伟人说过：“要么你去驾驭生命，要么是生命驾驭你。你的心态决定谁是坐骑，谁是骑师。”4实践研究表明，拥有健全心态的人在人际关系上能很好地表达和交流感情，表达行为意向，会察言观色，更能正确地推测他人的情绪状态，会识别情境，在不同的情境中行为变化较多，对他人更友好，开朗和外向且较少担忧，焦虑或紧张不安，较少受环境状态改变的影响，能很好的顺应社会。在工作上，能以积极姿态去面对，主动承担工作中的责任，敢于接受挑战，并不断追求完善自我，追求工作的卓越。培养良好的心态对整个秘书素质的提高有极其重要的作用 秘书素质是随社会生产力及社会文明的发展而发展的。不同的社会文明发展状况，对秘书任职标准最基础性的合格上岗的素质和秘书素质的发展优化优秀秘书的素质都有不同的要求。随着经济全球化，国际市场一体化的迅速向前推进，领导和管理活动所涉及的领域将更为开放和广泛，这就对秘书的综合辅助的综合素质的不断拓宽，提出了较高的要求。然而，在竞争激烈的当今社会，秘书的能力固然重要，但从根本上来说，决定秘书职业发展的却还是一些非能力层面的