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企业合同管理职能探究论文 一、合同管理职能的特殊性 合同管理简单说就是指企业为实现合同目的结合本企业实际对本企业一系列可能产生法律后果的“合同行为”进行审查、控制、监督的过程合同管理职能就是指企业从事合同管理的机构在合同运行过程中所应承担的职责和所应发挥的作用与企业其它管理职能相比合同管理有自己的特殊性 1.合同管理主体的特殊性 合同管理的主体是指企业内部按照职权分工做出合同管理行为的各有关部门企业其它管理职能的主体通常只是一个部门而合同管理主体是以合同管理部门为核心构建的一个系统性、综合性整体通常不是一个部门 2.合同管理客体的复杂性 合同管理的客体也就是企业合同管理主体的管理行为所指向的对象即企业的“合同行为”企业的合同行为是指企业内部相关部门为了企业的利益以企业的名义依照职权实施的与合同关系相关的磋商缔约、实际履行、履行异动（变更、解除、转让等）、维权救济等一系列行为的总称所有的合同行为都涉及到多个职能部门、多个相关岗位、多个时间接点是一个动态与静态结合的过程企业其它管理职能行为相对简单涉及到上述情况的行为相对较少 3.合同管理行为与法律后果的紧密性 企业合同管理直接作用于合同行为合同运行过程中的各种合同行为其实质是民事法律行为是企业为实现合同目的不断设立、变更、处分自己民事权益的过程随时产生法律后果企业其它管理职能通常只及于企业内部不对外产生法律后果 二、合同管理职能的主要内容 根据合同管理的内在逻辑将合同管理职能进行归纳和划分有助于合同管理的专业化运作合同管理职能就是管理主体对合同行为进行计划、组织、领导（指导）、控制的过程 1.计划职能 计划职能是管理者为实现组织确定的目标对工作进行的规划和安排合同管理的计划职能主要表现为制定合适的合同管理制度企业在制定合同管理制度时要根据企业现在所面临的法律环境和现在所处的合同管理发展阶段确定企业合同管理的总目标和阶段性目标梳理合同管理业务编制合同管理各个子项目的实施计划安排相应的组织保障、资源保障确保合同管理各子项目的顺利实施合同管理制度要适度超前体现对合同行为的引导如果只是拘泥于现状则不利于合同管理水平的提高如果过度超前则会给合同管理带来太大的阻力不利于工作的开展 2.组织职能 组织职能是管理者为实现管理目标和计划而对各种管理要素的相互关系进行合理安排的过程合同管理的组织职能主要表现为建立有效的授权管理体系即给所有的合同行为设计组织结构、分配权力、明确责任、配置资源、建立有效的信息沟通网络等有效的授权管理体系应当同时包括合同签订授权管理体系和合同履行授权管理体系合同行为是不同合同业务部门发起的跨部门、分阶段实施的行为体系组织协调难度较大实际工作中要避免只注重合同签订授权体系的管理而忽视合同履行授权体系的管理；要授权给真正负责从事这项业务的相关人员做到权责明确和权责相适应企业的各级领导应当通过“合同管理”对合同行为进行指导与审核少直接参与具体的“合同行为” 3.领导（指导）职能 合同管理的领导（指导）职能主要是指对合同管理体系内相关成员的合同相关行为进行引导和施加影响的过程使合同管理体系内的相关个体或者群体能够自觉地为实现合同管理相关目标而努力这个职能通常由两方面组成一是纵向的领导职能主要指合同管理主体的部门负责人对本部门内部涉及合同事务的相关人员进行的指挥、激励、考核等管理行为二是横向的指导职能主要指合同管理部门的合同管理员对合同业务部门相关人员从事的合同行为进行的指导即对合同磋商缔约、实际履行、履行异动（变更、解除、转让等）、维权救济等一系列行为（包括这些行为的准备阶段）所进行的指导 4.控制职能 控制职能是指在管理计划的执行过程中由于管理环境的变化及其影响使人们的活动或行为与组织的要求或者期望出现偏差管理者采取纠偏措施使管理计划能按预定计划进行或者适当调整管理计划从而达到预期目的合同管理的控制职能主要表现为合同管理部门对合同的审查、检查和评价合同审查主要包括合同的主体审查、合法合规性审查、商业性审查和表述性审查四个方面主体审查是合同审查的前提主体审查的内容主要包括合同当事人的民事主体、合同代理人、经营资质的符合性、信用审查与履行能力等问题合法合规性审查内容主要是合同效力、合同内容、合同订立程序与流程是否符合法律法规要求与企业内部相应的规章制度要求商业性审查主要审查合同中约定的实现双方合同目的的条款、明确双方权利义务的条款、解决争议的条款等是否清晰、明确、全面是否具有可操作性是否有利于实现企业权益最大化表述性审查可能不直接涉及法律问题但表述不精准的合同条款可能产生不利的法律后果甚至有损企业利益表述性审查应当做到使合同体例严谨、内容齐备、表达精准、版面美观等合同管理部门通过对合同行为定期或者不定期的检查和评价开展持续性的合同纠偏促使合同管理水平循序渐近、螺旋式提升 三、加强合同管理部门的职能建设 企业合同管理职能建设工作的关键是加强合同管理部门的职能建设加强合同管理部门的职能建设应当注意以下要点： 1.合同管理要有正确的思维定位 合同管理的宗旨是为企业实现合同目的在合同谈判和合同审查中要特别注意自己代表的是一方合同当事人而不是处于“居中裁判”的地位必须明白所代表的企业在合同谈判中所要追求的合同目的在法律障碍与合同目的之间寻找平衡要促成交易而不能破坏交易不要片面地追求所谓的合同条款上的平等应当充分考虑企业的短期利益和长期利益、局部利益和全局利益的关系追求一个效益、效率、权益、风险和企业形象的最佳组合 2.合同管理部门业务要向纵深发展 传统的合同管理部门仅仅满足于合法合规性审查、项目谈判和应对必要的诉讼等传统业务法务人员缺乏对企业管理运营的兴趣在企业职能部门中常常处于边缘化的位置我们要突破传统法律思维局限不只是关注传统法律事务范围内的事情更多地关注与企业紧密相关的其它边际法律事务服务要尽可能包括但不限于法律服务形式要多样化积极介入制度合法合规性审查、流程设计、合同信息化管控、纪检监察事务法治化运作等新领域以传统法律事务推动边际法律事务的开展以边际法律事务带动传统法律事务的深化 3.正确认识合同管理行为与合同行为的关系 合同行为主要由合同业务部门和财务部门完成合同管理部门通常不是合同行为的直接参与者合同管理职能的作用就是创造对合同行为相对的“体外监督”条件与纪检监察部门的“体外监督”不同的是合同管理更多地侧重于过程的控制与监督即通过审查、盖章等方式对合同行为的运行过程发挥“控制职能”所以合同管理部门要以“事前防范合同风险事中控制