大学文化基础知识第七章.ppt

第7章中文Access2003的应用,7.1Access2003的基本知识7.2创建和保存数据库7.3表7.4查询7.5窗体7.6报表7.7使用数据,7.8控件7.9宏7.10页7.11与SQL数据库的连接7.12数据库安全,7.1Access2003的基本知识,7.1.1编辑窗口基本结构,7.1.2数据库概述数据库（Database）：与某一特定主题或目的有关的数据和对象的集合，可包含表、查询、窗体、报表、宏和模块。表（Table）：关系型数据库管理系统的基本结构。在Access2003中，表是一个以记录（行）和字段（列）存储数据的对象，即为一个二维表格。数据是关于某特定类型事物的描述，一组相关的数据组成一条记录，表是记录的集合。记录（Record）：由字段组成，各字段的一组具体值形成表的一个数据行即为记录，是相关事项的数据集合。字段（Field）：包含特定信息内容的表元素，例如“政治面貌”。在数据表中字段以列或单元格表示，在窗体中可使用文本框等控件显示字段的值。数据类型（DataType）：变量或字段属性，用于确定所存储数据的类型。,表7-1Access中的数据类型及其适用范围,主关键字（PrimaryKey）：用于惟一标识表中记录的一个或多个字段值。在两个存在某种关系的表中，主关键字用于在一个表中引用另一个表中的特定记录。当主关键字引用来自另一个表时，称之为外部关键字。索引（Index）：用索引在表中加快搜索和排序操作，表的主关键字能自动建立索引，不能建立索引的字段类型有备注型、超链接或OLE对象。查询（Query）：对存储在表内的数据进行查找，可将多个表的数据组合在一起进行查询，并可指定给窗体或报表作为数据源。窗体（Form）：Access数据库对象的一种，主要用于优化屏幕显示。可在窗体中放置控件，用于编辑字段数据或执行其他操作。报表（Report）：Access数据库对象的一种，根据指定规则显示格式化的信息。输出数据可以按预先定义的规定格式出现，也可在报表的各层次执行各种计算，提供总计数据后输出，如商品进销存一览表、工资明细等。控件（Control）：常用在“设计”视图中的窗体或报表中，用于显示数据、执行宏或简化窗体或报表中读取的图形化对象，如文本框、复选框、矩形或命令按钮等。,宏（Macro）：用于自动完成特定任务的操作或操作集合。模块（Module）：用AccessBasic编写的过程集合。数据库窗口（DatabaseWindow）：打开MicrosoftAccess数据库时的显示窗口。数据库窗口中包含表、查询、窗体、报表、宏和模块等选项卡，单击选项卡显示该类型的所有对象列表。“数据表”视图（DatasheetView）：以行和列的格式显示表、窗体或查询数据的视图窗口。在此视图中可编辑字段，并对数据进行添加、查找或删除操作。“设计”视图（DesignView）：显示表、查询、窗体、报表、宏和模块等设计方案的窗口。在此视图中可新建数据库对象，也可修改现有对象的设计方案。,7.2创建和保存数据库,7.2.1创建数据库两种创建数据库的方法：1.使用“数据库向导”创建数据库2.创建空数据库7.2.2保存数据库保存新建的数据库，单击工具栏中的“保存”按钮，也可使用菜单中的“保存”或“另存为”命令。,7.3表,7.3.1创建表使用表向导或设计器创建表的方法如下：1.使用表向导创建表2.使用设计器创建表7.3.2修改表结构对当前表的结构进行修改，可以在设计视图中进行。7.3.3输入表的数据定义表的结构之后，就可以开始输入记录。,7.3.4使用主关键字和索引1.关于主关键字MicrosoftAccess型数据库系统的最大好处在于它可以使用查询、窗体和报表快速查找并组合保存在各个不同表中的信息。因此每个表应包含一个或一组字段作为保存每条记录的惟一标识，称为表的主关键字。为确保主关键字的惟一性，MicrosoftAccess将避免任何重复值或Null值进入主关键字字段。可以定义的主关键字有自动编号、单字段及多字段三种。1）自动编号主关键字向表中添加记录时，自动编号字段可设置为自动输入连续数字的编号，将其指定为表的主关键字是定义主关键字的最简单方法。2）单字段主关键字若字段中包含一些惟一值，例如编号，可将该字段指定为主关键字。3）多字段主关键字当不能保证任何单字段都包含惟一值时，可将两个或更多的字段指定为主关键字，常用关联其他两个多对多关系表的表。,2.关于索引索引是实现在表中快速搜索和排序功能，可以是基于单个或多个字段创建索引，多字段索引能区分开第一个字段值相同的记录。表的主关键字将自动设置索引，备注、超级链接、OLE对象等类型字段不能设置索引。1）创建单字段索引2）创建多字段索引,7.3.5从外部获取数据Access2003还可以从Excel、Outlook等获取所需数据。7.3.6插入、删除子数据表7.3.7利用Excel整理数据Access2003可利用Excel的表格处理功能完成表格的公式及计算，利用其绘图功能画出分析图表。7.3.8删除表（1）在数据库窗口中单击要删除的Access数据表。（2）按Delete键即可。,7.4查询,7.4.1创建查询通过“简单选择查询向导”创建查询，可对记录组或全部记录进行汇总、计数及计算平均值、最小值、最大值等。7.4.2在查询中使用多个表查询能将多个表或查询的数据集合在一起执行操作，将多个表添加到查询中时，必需确定它们的字段列表已互相关联在一起。,7.5窗体,7.5.1创建窗体创建窗体有人工方式和窗体向导方式两种。7.5.2创建弹出式窗体创建弹出式窗体显示信息或提示用户输入数据，始终显示在所有已打开的窗体上。弹出式窗体可以是非独占式或独占式的，如果弹出式窗体为独占式，除非关闭或隐藏该窗体，否则，将不能访问其他对象或菜单命令，独占式弹出的窗体即为自定义对话框。1.创建非独占式弹出式窗体2.创建自定义对话框窗体为粗边框且只包含一个标题栏及“控制”菜单。这种窗体不能最大化、最小化，也不能调整大小。3.使用宏显示消息框通过为宏名设置事件属性，将宏附加在窗体或报表,7.6报表,7.6.1创建报表可根据需要自行创建报表，也可通过“报表向导”进行创建。7.6.2创建邮件及其他类型的标签,7.7使用数据,7.7.1在窗体视图中使用数据在窗体视图中，利用工具栏和窗体中的“定位”按钮对数据进行多种处理，如下图所示为工具栏示例。,主要按钮功能如下：视图：单击下拉按钮，可以在设计视图、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图之间切换。升序排序：数据记录按指定的列数据大小从小到大升序排列。降序排序：数据记录按指定的列数据大小从大到小降序排列。查找：在数据视图中查找符合指定条件的记录。新记录：插入新的数据记录。删除记录：删除指定的数据记录。,7.7.2在表的数据表视图中使用数据使用数据的方法与窗体视图基本相同，不同之处在于它可以更改数据表设计及插入、删除或重命名列。更改数据表设计的方法为：移动字段：隐藏字段：冻结最左边的列：调整列或行的大小：添加或删除列：在当前列的左边插入新字段：命名新字段：删除列：7.7.3在查询的数据表视图中使用数据,7.8控件,在窗体或报表中添加的每一个对象即为控件，MicrosoftAccess包含的控件类型有文本框、标签、选项组、复选框、切换按钮、组合框、列表框、命令按钮、图像控件、结合对象框、非结合对象框、子窗体/子报表、分页符、线条、矩形及ActiveX自定义控件，可通过窗体视图或报表视图中的工具箱进行设置。7.8.1创建控件7.8.2设置属性以设置窗体、报表、节或控件的属性方法为例进行说明,7.9宏,7.9.1创建宏7.9.2执行宏,7.10页,Access2003具有互动网页功能，可将数据库转换成具有交互性的网页数据，将数据表发布到WWW服务器上，其他用户可通过浏览器迅速获得数据库查询的结果。7.10.1创建数据访问页7.10.2设计数据访问页若数据访问页不符要求，可对其重新进行设计。7.10.3预览数据访问页,7.11与SQL数据库的连接,使用Access2003可以将数据库直接建立在SQL服务器上，因而Access2003可利用SQLServer的数据保护和扩展性能。（1）进入Access2003，在窗口右方的“新建文件”窗格中选择“使用现有数据的项目”。（2）单击“创建”按钮，弹出如图7-70所示的对话框。（3）如果是单机使用MSDN，默认服务器名为计算机名，输入登录ID、密码、数据库名称，然后单击“下一步”按钮。（4）按照向导提示逐步完成操作。,图7-70“数据链接属性”对话框,7.12数据库安全,MicrosoftAccess提供设置数据库安全的两种传统方法：为打开的数据库设置密码或设置用户级安全，前者使用简单，后者更灵活、普及。使用用户级安全的三个主要优点为：（1）能保护代码的知识产权。（2）防止用户无意更改应用程序依赖的代码或对象而破坏应用程序。（3）保护数据库中的重要数据。7.12.1设置密码,7.12.2用户级安全使用“用户级安全性向导”操作简单，仅运行该向导并不完成完全保护数据库所需的所有步骤：（1）添加一个安全工作组或新建一个工作组信息文件。（2）激活“登录”对话框，创建管理员的用户账号。（3）退出MicrosoftAccess并以