（行政管理专业论文）高校校（院）长办公室管理研究.pdf

内容摘要 本文针对当前社会发展的趋势和我国高校建设的现状，在阐述高校校( 院) 长办 公室管理相关理论的基础上，分析了目前我国高校建设所面临的挑战，理论联系实际 地提出了相应的对策。 论文第一部分结合现实阐述高校校( 院) 长办公室管理的相关理论。从一般的校 ( 院) 长办公室涵义和分类入手，进而给出了对高校校( 院) 长办公室管理涵义的界 定。阐述了高校校( 院) 长办公室在高校管理系统中的作用。高校校( 院) 长办公室 管理的任务为辅助领导决策、协调各方关系、落实各项规章制度、会议管理、服务领 导和师生的日常事务处理、校( 院) 长办公室自身建设等。基本特点分为四项，该部 分的最后说明高校校( 院) 长办公室的一般设置。 论文第二部分探讨了我国高校校( 院) 长办公室管理目前面临的问题。首先是来 自校( 院) 长办公室职能与目标方面的挑战，指出职能不清与目标模糊是面临的最主 要困惑，如何认清职能、完成职责和科学地制定目标是其最大的挑战。其次是来自校 ( 院) 长办公室人员素质方面的挑战，从政治素养、业务素养、思想素养等角度对目 前校( 院) 长办公室人员的素质提出了全方位的质疑。 论文第三部分从四个方面提出了改进和完善高校校( 院) 长办公室管理的对策。 一是理顺体制，转变职能，明确1 7 1 标。二是强化人员素质与技能。三是提高服务的质 量和绩效。这里在给出衡量质量与绩效有关方法的基础上，提出了如何有效提高服务 质量与绩效的措施；四是做好评估。实现校( 院) 长办公室工作目标管理。 关键词：高校校( 院) 长办公室管理对策 i nv i e wo ft h et r e n do fc u r r e n ts o c i a ld e v e l o p m e n ta n dp r e s e n ts i t u a t i o n o fu n i v e r s i t i e s c o n s t r u c t i o no fc h i n a , t h i sp a p e r , o nt h eb a s i so fr e l a t i v e t h e o r i e so fp r e s i d e n t so f f i c e m a n a g e m e n t , a n a l y z e st h ep r o b l e m s i nt h e p r o c e s so fu n i v e r s i t i e s c o n s t r i c t i o n ，a n dp r e s e n t st h ec o r r e s p o n d i n gs t r a t e g i e s a c c o r d i n g l y f i r s t l y , t h i sp a p e rp r e s e n t s r e l a t i v et h e o r i e sa b o u t p r e s i d e n t s o f f i c e a d m i n i s t r a t i o no f a u n i v e r s i t y i tb e g i n sw i t ht h ed e f i n i t i o na n d c l a s s i f i c a t i o n o fc o m m o no f f i c e s ，a n dg i v e st h ed e f i n i t i o no ft h ep r e s i d e n t so f f i c eo fa u n i v e r s i t y p r e s i d e n t so f f i c es e r v e sa sap i v o ta n daw i n d o wf o rt h ew h o l e u n i v e r s i t y , a s s i s t su n i v e r s i t y l e a d e r st om a k e i m p o r t a n t d e c i s i o n sa n d c o o r d i n a t e sv a r i o u sr e l a t i o n s h i p s p r e s i d e n t so f f i c ei sa l s or e s p o n s i b l ef o r i m p l e m e n t a t i o n o f a l lk i n d so f r e g u l a t i o n s ，a r r a n g e m e n t s o f m e e t i n g s ，d e w i n g w i t hr o u t i n ea f f a i r sa n dc o n s t r u c t i o no fi t s e l f t h ew o r ko f p r e s i d e n f so f f i c e i s c l o s e l y c o n n e c t e dw i t h p o l i c i e s w i t hc l e a rf e a t u r e sa s c o m p r e h e n s i v e ， c o o r d i n a t i v e ，c o n f i d e n t i a l ，p a s s i v e a n d u r g e n t s e c o n d l y ，t h i sp a p e r s t u d i e st h e c h a l l e n g e s t h a t p r e s i d e n t s o f i i c a d m i n i s t r a t i o no fau n i v e r s i t yi s f a c i n g ：c h a l l e n g e s f r o mt h ef u n c t i o na n o o b j e c t i v eo fp r e s i d e n t so f f i c e ，f r o mt h eq u a l i t i e so fp r e s i d e n t so f f i c es t a f f s a n df r o m p r e s i d e n t so f f i c ee q u i p m e n t a n d t e c h n o l o g y t h i r d l y , t h ep a p e rp r o v i d e sc o u n t e r m e a s u r e sf o rt h ed e v e l o p m e n ta n d i m p r o v e m e n to fp r e s i d e n f so f f i c ea d m i n i s t r a t i o no f au n i v e r s i t y ：t oi m p r o v e t h em a n a g e m e n t s y s t e m ，t r a n s f o r mt h ef u n c t i o n sa n d d e f i n i t et h eo b j e c t i v e ；t o i m p r o v et h ew h o l eq u a l i t ya n ds k i l l so fp r e s i d e n t so f f i c es t a f f sa n dp r o m o t e t h es e r v i c eq u a l i t ya n de f f i c i e n c y k e yw o r d s ：u n i v e r s i t y , p r e s i d e n f so f f i c e ，m a n a g e m e n t ，c o u r l t e r m e a s 1 r e h 1 高校校( 院) 长办公室管理相关概论 “办公室管理”一直被视为管理科学中一个十分重要的实践课题。这是因为办 公室是所有公共和私人组织中的中枢神经系统。学校办公室管理既有一般办公室管 理的共同特点，也有其自身独特的规律。高校校( 院) 长办公室管理是高校校( 院) 长办公室工作人员协助校领导班子处理教学、科研、日常事务，协调上、下级关系 等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。 1 1 高校校( 院) 长办公室管理在高校管理系统中的作用 高校校( 院) 长办公室不同其他具体的业务部门，它一般不直接参与各项具体 业务的工作，而是综合管理部门，工作范围很广，看上去游离于各种管理之外，实 际上又存在于各种管理之中，在高校内部管理中处于较高的管理层次。高校校( 院) 长办公室是学校的综合职能工作部门，处在中枢位置，是承上启下、联系左右、协 调各方的桥梁和纽带，承担着参与政务、管理事务、搞好服务的重要职责，其作用 反映在五个方面。 一、承上启下作用 高校校( 院) 长办公室既是学校决策指挥中心的辅助机构，又是职能部门和院、 系、所的综合平衡机构，它在管理系统中承上启下的作用非常突出，特别在实施学 校领导决策过程中尤为明显。 校( 院) 长办公室承上启下的作用首先表现在领导决策的下达这一程序中，一 般情况下，重要决策通常由校领导亲自下达或通过正式文件下达，而普通问题的决 策则由校( 院) 长办公室代为下达和具体组织承办，即使是由领导亲自下达是通过 文件下达决簸，校( 院) 长办公室也还是一个必不可少的辅助机构。 校( 院) 长办公室承上启下的作用还表现在对决策的组织实施上。重要决策的 落实和实旌，校领导都会深入基层，直接到第一线去组织和指挥，但要求任何工作 都由领导去组织实施，那是不现实、不科学的。因此，校( 院) 长办公室在决策实 施过程中的承上启下的作用是不可忽略的。校( 院) 长办公室处于领导者与基层单 位的中介部位，对基层单位的情况了解较多，因此要及时、全面、准确地向领导提 供各类有价值的情况和信息，努力使领导的决策与客观条件、人力物力的许可程度 结合起来，协助领导拟定切实可行的实施方案。实施方案一旦确定，校( 院) 长办 公室要积极协助领导布置工作。布置必须是具体的，应包括时间节奏的安排，人力 调配，财力筹措，物力集结，每个环节的注意事项及奖惩措施等细节。 二、参谋助手作用 校( 院) 长办公室的参谋助手作用十分重要。参谋，就是为领导决策献计献策； 助手，就是帮助领导干实事，主要体现在协助决策、执行决策以及办事和协调的过 程之中。因为校领导工作面大，事情多，矛盾多，不可能“事必躬亲”，因此，在许 多情况下，就需要校( 院) 长办公室予以协助，直接面对问题与矛盾，站到第一线， 为领导挡一挡，承担一定的责任，努力去维护正常秩序，全心全意地支持领导的工 作，有节有度地为领导拾漏补缺。当然，校( 院) 长办公室发挥参谋助手作用的前 提是处理好定位、到位和不越位、不错位的关系，既要协助领导积极大胆地开展工 作，又要做到不越权、不揽权。 校( 院) 长办公室的工作“助理万机”，但如果自己不积极主动，总是等校领导 来安排，这是绝对干不好的，也体现不了参谋助手的作用。只要是份内的事就该主 动去干，只要政策清楚、领导指示明确、已决定了的事就要大胆去干。在实际操作 时，应该谨慎细致并少张扬、少显示、少出头露面。属于别人管的。一定要让别人 去管，不能乱插手；必须管的则当仁不让。一抓到底。这样做。也就找准了位， 到了位。但必须注意的是，大的事情、重要的工作，该请示的一定要请示，如果不 请示，就是越位、擅权；一旦请示过了，在落实过程中，就要敢于负责。发挥参谋 助手作用的原则是，在领导没有决策前，校( 院) 长办公室要到位而不越位，主动 围绕决策提供有价值的意见和建议，协助领导决策；领导一旦决策了，在具体操作 过程中，校( 院) 长办公室就要及时到位，在自己的职责范围内，积极筹划，创造 性地开展工作，把重点放在落实上；如果校领导亲自去抓落实，校( 院) 长办公室 则要提供全程的服务与保障工作。 充分发挥校( 院) 长办公室的参谋助手作用，应着重做好以下儿项工作；一是 搞好调查研究，为领导决策提供依据；二是检查学校各项决议、决定的落实情况， 及时做好信息反馈；三是重视对外联络工作。注意收集和分析各类信息，随时向领 导提供有价值的信息并提出相应建议；四是提出一个时期工作安排的建议；五是做 好领导批示和交办事项的落实、查办工作；六是做好领导同志之间和各处室之间的 业务协调工作，减少矛盾。提高效率；七是为办公会议做好准备和协调工作；八是 起草文件和协助领导审核重要文件；九是按照领导的批示处理突发事件；十是深入 基层调查研究，转变机关作风，为克服“文山会海”，提高工作效率出主意、做表率。 三、综合协调作用 高校是一个复杂的社会机体，受到来自四面八方各种社会因素的影响，又加上 教育领域改革的深入发展，学校的内部关系和外部环境都出现了较大的变化，内部 各部门、各院系的分工日趋精细，学校内外的各方面联系也日登频繁。面对这一新 的形势和新的矛盾，综合协调工作就显褥更加重要。 综合协调的目的在于使学校各方面的活动相互配合，密切协作，尽量减少内耗， 建立起校内校外、纵横协调一致的良好工作程序，使工作能按计划执行，实现整体 优化。这一执行的主要方面宙学校领导亲自负责，但由于工作的繁重，校领导不可 能承担所有的协调工作，因此，往往把校( 院) 长办公室作为各方面关系协调的重 要职能部门，并把能不能做好协调工作作为校( 院) 长办公室干部的一条重要职责 予以考核。机关工作灵不灵，校( 院) 长办公室是“轴心”，外联工作是否畅通，校 ( 院) 长办公室是“导航台”，抓住校( 院) 长办公室的协调这环，才能润滑全盘。 校( 院) 长办公室协调工作抓好了，抓准了，抓实了，文件才不会打架，政策才不 会撞车，部门工作才不会偏离工作中心，外联工作才能畅通。 校( 院) 长办公室发挥的综合协调作用与校领导的协调作用既相区别，又有关 联。一方面这种协调带有一定的辅助作用，它是校( 院) 长办公室在自己职责范围 内作为学校领导助手作用的体现，是校领导协调作用的延续；另一方面它又代表领 导，传达领导要求，贯彻领导意图，考虑处理领导未能顾及的方面。因此，从某种 意义上说，校( 院) 长办公室是一个综合协调机构，综合协调是它的重要职责。这 种协调作用的好坏，在一定程度上反映出一所学校管理的有序程度。发挥得好，能 为校领导减少诲多事务性的工作；如果发挥不善，则会加重领导负担，影响领导工 作以至全校整个大局。 四、督办作用 督办工作，是保证领导决策更好地得以贯彻落实孵重要手段。决策在全部领导 活动中处于核心的地位，直接影响领导效果，关系事业成败，但决策的制定和实施 方案的部署，还只是使事情进行了一半，更重要的一半就是要确保决策和部署的贯 彻落实。为此，督办工作就是必不可少、非常重要的，是一个重要的领导环节和领 导方法，它要求领导在决镱以后，必须对决策实施进行督促检查。之所以说高校校 ( 院) 长办公室发挥着督办作用，其原因之一是因为督促检查虽然是领导的一项重 要职责，但并非都得由领导亲自去做。领导除亲自过问重大阄题外，一般的督办工 作，大多是授权给校( 院) 长办公室。校( 院) 长办公室担负着为学校决策和实施 决策服务的任务，应该把督办工作摆上重要e l 程，当作大事抓紧抓好，强化督办意 识，加大督办力度。 五、公共关系作用 公共关系是一种独特的管理职能，它帮助学校建立并维持与社会之间的交流、 理解、认可与合作；它参与处理各种问题与事件；它帮助学校了解民意，并对它作 出反应；它确定并强调学校为社会进步和地方经济发展服务的责任；通过有计划且 持久的努力，使学校在社会中树立起良好的形象，以谋求社会公众的理解、支持与 合作。公共关系作用发挥得好，常常是促进事业成功的重要环节，而有些事功亏一 篑，往往是在这一方面出现失误。随着改革的深入，高校已打破了封闭的状态，与 社会的联系日趋密切。校( 院) 长办公室是学校的窗口、门面，是联系上下左右、 沟通四面八方的桥梁和枢纽，并在学校的管理工作中起着参谋、助手、协调作用， 这一地位决定校( 院) 长办公室公共关系的特殊性、广泛性，以及它在校( 院) 长 办公室工作中具有十分重要的作用。随着高等教育改革的不断深入，校( 院) 长办 公室公共关系在学校整体工作中的作用将显得越来越突出。 1 2 高校校( 院) 长办公宣蕾理的任务和基本特点 1 2 1 高校校( 院) 长办公室管理的任务 高校校( 院) 长办公室管理的任务，总的来说是参与政务，管理事务，搞好服 务。其基本任务有以下一些项目； ( 1 ) 辅助领导决策。帮助领导制订总体规划、参与目标管理；协助领导抓好中 心工作，搞好调查研究，及时发现新问题，掌握新情况，总结新经验。这是校( 院) 长办公室最重要的任务。 ( 2 ) 信息管理。要建立一个完整的信息网络，保持信息渠道的畅通。要建立一 支素质好，战备意识、开拓意识较强的信息队伍。要建立一套科学的信息工作制度， 使信息的收集、传递、处理、利用、存储等系列环节紧密衔接。认真做好信息的 筛选。为了对现实工作具有指导意义，一般要选择那些与当前工作有密切关系的信 息，当然也要注意其他重要信息；选择那些带有全局性、动向性和突发性的重要信 息；注意改革中的新情况、新问题、新经验。要坚持实事求是，保证信息质量。 ( 3 ) 协调各方关系。协调是高校校( 院) 长办公室基本的经常性的工作。校( 院) 长办公室协调的范围有部门与部门之间的协调，上级与下级之间的协调，本单位与 外单位的协调。协调内容一般都牵涉到人、财、物等方面的问题，工作中有一定的 难度。因此，协调时不仅要按照领导意图，有时还要求领导人亲自参加，要注意充 分听取协调对象的意见，做到“兼听则明”，贯彻协调工作的原则，讲究工作方法， 通过协调工作，更好地、更充分地发挥职能部门的作用。总之，协调工作进行得好 与差，是衡量校( 院) 长办公室工作质量和办事能力的项重要评估标准。 ( 4 ) 落实各项规章制度。规章制度包括对事务管理、教学、科研等方面所制订 的各项规则、章程和制度。“没有规矩不成方圊”，建立和健全各项规章制度，做到 有章可循，有法可依，是科学管理的必然要求，是实现管理目标的霞要保证，也是 由“人治”到按规章制度办事的重大转变。抓规章制度的建设，是校( 院) 长办公 室的一项十分重要的工作任务。 ( 5 ) 会议管理。开会议事从吉至今都是一顼重要工作。校( 院) 长办公室是会 议工作的主要组织者。对于重要的会议，校( 院) 长办公室在会议工作中的主要任 务是：会前做好会议资料、会议通知和会场布置等准备工作；会议中严密准确地组 织好各项活动，热情周到避搞好服务工作；会后妥善地处理诸如整理记录、编写印 发会议纪要等事宜。 ( 6 ) 服务领导和师生的日常事务处理。校( 院) 长办公室的业务范围除文秘、 档案、统计、收发、文印等专业工作外，还包括日常事务工作，诸如值班室工作、 大事记编写、接待管理、车辆管理、福利品的发放等等。有的还需要抓环境管理、 要把环境规划好、建设好、管理好，使干部、职工、学生有一个良好的工作、学习、 生活环境， ( 7 ) 机要保密管理。在实际工作和管理中，校( 院) 长办公室会涉及很多需保 密的工作，例如：上级来的机密文件、资料、传真电报以及本单位产生的机密性文 件的保密；领导核心会议有关内容的保密；收集的信息中，有关外事工作、出版工 作、科研课题、科研成果、治安情况等等的保密。由此可见，校( 院) 长办公室的 保密工作寓于校( 院) 长办公室的日常事务工作中。我们应该认识到校( 院) 长办 公室不仅仅是事务机构，同时又是机要保密部门。为此，校( 院) 长办公室要加强 保密思想教育，制订严格的完善的保密制度，切实做到慎之又慎，万无一失。 ( 8 ) 档案管理。每一单位所形成的档案一般有文书档案、人事档案、科技档案。 高校由校( 院) 长办公室设立档案专职人员负责这一工作，规模较大的学校专门成 立档案管理机构。档案管理是一项专业性较强的工作，校( 院) 长办公室应根据专 业特点搞好档案管理，切实抓好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、使用等环 节的工作，以发挥档案的利用价值。 ( 9 ) 统计管理。统计是反映社会( 包括政治、经济、文化等) 现象豹特征和规 律的数字资料。充分利用这些数字资料，能使人们认识社会发展规律，制定发展规 划和科学决策。随着社会主义经济建设和现代管理科学的发展，统计工作越来越显 得重要。枢纽地位的校( 院) 长办公室，必须把统计工作摆到重要位置，根据学校 工作的业务性质，确定必要的、系统的统计内容，认真进行统计调查，搞好统计分 析，提供正确的统计资料，执行统计法规。 ( 1 0 ) 高校校( 院) 长办公室自身建设。要完成校( 院) 长办公室上述的各项 任务，关键在于人和制度。校( 院) 长办公室的自身建设任务，就是要有一个合理 的群体结合，使其能发挥整体效应；要有计划、有目的地培训各类专业人员，提高 其政治和业务素质以及工作水平，并扶政治上、思想上、生活上、待遇上以及健康 上，处处给予关心和照顾，以激励每个工作人员的主动性、积极性、创造性，使其 顺利完成繁重的任务；同时要制订以岗位责任制为中心的各项管理制度和工作规程， 使每项工作都能傲到青4 度亿、规范化，并建立必要的考核、奖惩办法，以鼓励先进， 督促后进，保证校( 院) 长办公室工作正常运转。 1 2 2 高校校( 院) 长办公室管理的基本特点 校( 院) 长办公室在高校行政机构中处予特殊的地位，它最接近领导者，是校 领导的参谋机构和学校组织系统中的信息中心，它既要参与政务，又要管理事务， 涉及面广，任务繁重。因而具有不同于其它处室的一些特点。 一、工作政策性强 校( 院) 长办公室经常性的工作是文书处理，传递信息，办理公务，信息咨询， 这些都是政策性很强的工作。处理每件事情，必须有政策依据，不能粗心大意，说 话办事、回答问题稍有不慎就可能造成局部乃至全局工作的被动；对于重要公文， 若一字之差，将造成重大差错。草拟文件，制定规章，决不能各自为政，自行其是， 因为校( 院) 长办公室是代表学校一级权力的机构，所以在工作中和宣传贯彻上级 和学校的方针、政策方面政策性强，必须力求十分准确。 二、要求离，时间性强 在高教改革新形势下，外界对校( 院) 长办公室的要求越来越高，既要发挥校 领导的助手作用，又要成为领导的“智囊团”，要求从原来的收发传递信息转变为综 合处理信息，从原来的偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策，铁被动服务转 变为主动服务，从凭经验办事转变为科学化规范化办事。同时要求校( 院) 长办公 室同志有很强的时间观念，因为直接为学校最高层服务，无论对上对下都有强烈的 时闯要求，既要准确又要及时、迅速；离开了时间观念，就谈不上工作效率，更当 不好参谋和助手。 三、头绪多，综台性强 6 与学校其他部门相比，校( 院) 长办公室工作的面更广泛，更繁杂众多，无论 哪个部门、哪个层次的人员都要接触。既要承上，又要启下，还要有横向的联系， 是学校各部门的交叉点；既要参与政务，又要管理事务，是学校的“不管部”。另外， 校( 院) 长办公室本身就是个多功能、多向性、多层次的综合体，它的每一项工作 都是学校整体工作的一部分，处理的事情往往对学校整个工作和全局产生影响。因 此，校( 院) 跃办公室工作头绪多、综合性强的特征很明显，这就要求工作人员有 全局的观念、全局的眼光，从整体出发统筹每项工作，防止顾此失彼。只有这样， 才能做到忙而不乱。 四、联系广，协调任务重。 学校的工作千头万绪，出于认识上的差异，工作特点的不一致，以及管理h 的 问题，学校各部门之间的工作往往出现不协调现象，造成工作脱节、矛盾冲突，这 就有赖于通过协调，变不协调为协调，变无序为有序，从而保证学校内部各个系统 在发挥自己作用的基础上傈持同步、和谐。校( 院) 长办公室的特殊地位和职责要 求它必须主动积极地承担起协调的责任，并努力去牵头解决，保证学校工作开展的 有序化，做到事事落到实处。这种特殊的协调平衡作用，要求校( 院) 长办公室必 须坚持整体观念，熟悉全面业务工作，扩大知识面，增强适应能力，只有这样才能 及时协调部门之间的矛盾，调动各方面的积极性。 五、内容杂，服务面宽 校( 院) 长办公室是学校的门面、窗口，是学校的具体办事机构，上下左右的 大小事务都汇集于此，工作内容既繁又杂，但这些工作都是为实现学校总体计划、 管理目标服务的。因此，校( 院) 长办公室工作要适应内容杂、服务面宽的特点， 搞好服务，提高效率。平时要经常保持同领导和各部门的密切联系，相互配合，认 真做好本职工作，同时，要热情接待每一个来访者，在工作作风和办事效率上为机 关起楷模作用。 总之，校( 院) 长办公室的特点在于，它不是一定的社会组织系统的法定领导， 却又要起一定的领导作风；它要参与一定社会组织系统的宏观管理，却又要注意超 脱，以“虚”带“实”。同时，要在动态的管理过程中具备灵活解决全局性随机事件 的能力。如何体现这些特点，就是校( 院) 长办公室工作的艺术。 1 3 高校校( 院) 长办公室的设置 一、必要设置原则 任何机构的设置，都是为了实现既定目标。必须根据形势的发展变化和具体任 7 务的客观需要来确定机构的多少和规模的大小，不能随心所欲，高校校( 院) 长办 公室的机构设置，一定要从整体功能和本单位的实际情况出发，不能片面地只考虑 日常程序性的办事需要，必须按“参与政务”的要求和监督、反馈，逐步实现科学 化、合理化、规范化。机构设置一定要保持相对的稳定性，不可随意变动或增减， 更不能因人设事。同时要根据客观形势的要求，适时进行必要的改革和调整，用更 为合理的体制来替代或补充完善旧的结构。当然，这项工作一定要贯彻“精兵简政” 的原则，在编制、岗位允许的范围内进行。近年来，一些高校校( 院) 长办公室根 据改革的要求，增设了外联、信息、办公自动化、督办等机构，这是必要的。 二、整分合一的原则 高效率的管理必须在整体规划下进行明确的分工，并在分工的基础上进行有效 的综合。目标管理是管理工作的核心，校( 院) 长办公室的机构设置都必须以管理 的整体目标为前提，在客观上把握全局，充分了解系统整体的面貌及其运动规律。 同时各个机构都要明确各个局部的功能。有明确的分工。要将校( 院) 长办公室的 总体任务进行分解，根据具体的工作量，进行合理的配置。职责的外延和内涵要十 分清楚，任务、权限、责任和隶属关系都要有明确的规定，使每个校( 院) 长办公 室人员知道应该干什么，如何出色地完成任务。由于校( 院) 长办公室内部各个机 构之间有着非常紧密的联系，因此，为取得最佳效益，必须按科学规律进行协作。 这样，有分有合，先分后台、通过协作体现出系统的活力。没有目标，机构设置就 会陷入盲目性；没有分工，就会“吃大锅饭”；没有综合，就会变成一盘散沙。只有 目标一致，分工明确，再加上强有力的组织、协调和综合，才能使校( 院) 长办公 室各个机构的作用得到充分的发挥，达到整体管理的优化。 三、因事设职原则 在机构设置前，首先要考虑校( 院) 长办公室总的任务和完成这一任务所提出 的要求。对校( 院) 长办公室的业务活动进行综合分类，同类性质和相近的管理工 作应尽可能归纳到同一岗位中去。如果不同的岗位管理同一类事，就会出现职责交 叉，容易产生意见分歧、“扯皮”、踢皮球等现象。为了保证功能专一，必须将处于 交叉或“结合部”的管理功能明确划归某一确定的岗位。要根据业务分类因事设职， 每个职位责任、职务和权限必须明确，然后由符合条件的人员去任职，这叫做“见 职不见人”。在坚持因事设职的同时，也决不能设置有职无权的岗位。机构确定后， 同时要确定具体工作岗位的职、权、责，不能含含糊糊。能由一个人完成的工作决 不安排两个人去做，两个岗位的工作也不能强行划到一个岗位去干，否则也达不到 a 预期的目的。 近年来，一些单位随着改革的深入将一些职能机构或撤或并，而校( 院) 长办 公室的综合功能却有发展的趋势，人员有所增加。根据现代科学的要求，校( 院) 长办公室的机构必须做到：部门尽其职，人员尽其能，部门和个人都必须有严格的 岗位责任制。校( 院) 长办公室一定要坚持因事设机构，因工作设岗位的原则，做 到立岗切实，位不虚设，人不冗杂。绝不能因人设事，无端增设机构。 四、层次管理原则。 校( 院) 长办公室的管理要做到快节奏。高效率，机构设置的层次= 定要简明、 清晰。层次太多有不少弊病，如办事慢，信息的传递和反馈容易遗漏和失误；层层 分解任务后，使下层工作人员失去目的性和协调的自觉性等等。因此，在机构设置 时，应尽可能减少层次。管理原则是：下一层次必须从属上一层次，服从上一层次 的领导；下一层次的管理目标必须受上一层次管理目标的制约。 在层次管理中，必须注意三个问题：一是上一层次的任务，是根据管理目标向 下一层次发出指令，并考核指令的执行结果，同时协调下一层次的不正常关系。二 是要求各层次的管理者各司其职，努力做好本层次的工作。在一般情况下，上一层 次不得干预下一层次的职权。三是坚持只管个层次的原则，下一层次必须向上一 层次负责，上一层次也尽可能不越过中间层次直接管理更下一层次，以免造成中间 层次形同虚设的状况。 高校校( 院) 长办公室机构的设置，必须考虑两个因素：一是必须依照有关法 律的规定，并经过正式手续，报上级批准，这样，才能受到法律的保护和社会的承 认；二是以单位设立为前提，然后根据单位体制、规模、业务范围以及工作特点来 考虑机构的设置。 校( 院) 长办公室设置的科室可以有所不同，要根据职责范围的大小、涉及面 的宽窄来考虑，但秘书科、信息科和外联科，是各高校校( 院) 长办公室必不可少 的三个机构。 2 当前高校校( 院) 长办公室管理面临的问题 面对当前日新月异的国际国内形势，我国的高等学校建设正面临着多方面的挑 战，高校重组、合并，多校区、层次办学给高校校( 院) 长办公室工作带来了新的 问题，学校的目的是培养出更多更优秀的社会主义高等人才，但同时高校又面临着 诸如扩大学校学术声誉、办学能力与规模、科研教学设施建设、提高师生员工学习 生活水平和工作环境条件的许多亟待解决和改善的难题。高校的全面改革与建设是 一个庞大的系统工程，它涉及到学校管理的方方面面，资金与物资条件是其中必不 可少且相当重要的一环f 但更重要的在于学校领导层有着商瞻远瞩的碾力和锐意进 取的精神，富有开创性地做好各项管理工作，而对高校校( 院) 长办公室而言，它 们不但是各学校管理建设的核心与综合部门，也是组成整个高校管理的中坚力量。 因此“上面百条线，下面一根针”，高校在改革与建设中的许多困难实质上就直接落 在了校( 院) 长办公室管理的肩上。分析清楚并开拓性地应对校( 院) 长办公室管 理面临的挑战，将对高校的全面发展产生至关重要的作用。 2 1 职能和目标管理面临的问题 任何一个组织要充分发挥其职能，使组织效率最大化，都必须首先弄清组织本 身所应有的职能和工作目标，再依据组织职能与目标优化组织结构和工作方法，这 是管理学中最基本的原理。高校校( 院) 长办公室要发挥其最大功效，为领导和师 生提供一流的服务，在高校改革中起到更大的作用，就必须事先明了校( 院) 长办 公室应有的职能和应达到的工作目标。而职能与目标又不是一成不变的静态指标， 随着各种新问题的出现，校( 院) 长办公室职能与目标都应有相应的改变，尤其是 工作目标，其动态性更加明显。 实际运作中，校( 院) 长办公室每天都是按部就班的完成日常业务，就很难解 决一些需要创造思维和充分发挥主观能动性问题。一些不断涌现的新业务，看似与 校( 院) 长办公室管理无关，实质上仍是校( 院) 长办公室业务大类的扩展；而一 些看似归校( 院) 长办公室管理的工作，实质上又不属其管辖范围之内，校( 院) 长办公室人员极易越俎代疱。这一切都说明校( 院) 长办公室正面临着认清职能与 完成职能方面的挑战。 首先，在认清职能方面，其主要的来自于校( 院) 长办公室管理人员对本组织 应尽职责的划分不清，思想上也没有给予足够的重视，致使下属业务人员不知所措， 从而导致一些事久拖不办，引起师生员工和其他部门的埋怨声，而另一些事又擅作 主张，形成管理混乱和多头指挥。这两种情况都直接影响着校( 院) 长办公室的工 作效率与对外声誉。比如，随着各种新型办学方式的兴起，与其他学校合作办学等 适应现代社会教育发展的教学形式的出现，一些文化层次较低，但又想得到继续教 育，获得一定的文凭认证的学员必然对这些新的教学方式有很多不了解的地方。当 他们满怀疑问地来电或来访时，高校校( 院) 长办公室人员就应该热情地接待，并 事先就掌握尽可能多的相关信息，从而给予他们满意的答复。然而，实际情况是， 目前的一些校( 院) 长办公室似乎根本不曾意识到这些也是他们份内的事，他们一 1 0 般的处理办法是先问对方有什么事，然后回答此事与他们无关，如果对方紧追不问， 他们就会的搪塞似的叫对方找教务处等学校职能部门。究其原因，大多因为管理人 员没有充分认清自身职责，在学校发展情况有所变化时，没有充实职能范围内的具 体内容。有了这样的前提，加之校( 院) 长办公室事务繁杂，四处蔓延的“多一事 不如少一事”的心态必然驱使他们对责任一推了之。高校校( 院) 长办公室职能方 面的新要求是随着社会与高校的发展不断涌现的。有些新职能，比如创收职能，在 以前看来是完全不属于高校校( 院) 长办公室的的，甚至是有悖于某些方针政策和 规章制度的。随着高校后勤工作的产业化、学校校( 院) 长办公室已无权干涉后勤 工作。但有些校( 院) 长办公室人员在旧的思维方式和个人利益驱使下往往会“插 手”。他们虽然不能直接指挥后勤工作，但可以凭借各种“关系”，打通某些环节。 间接地起到影响后勤工作的作用。这种的做法，只能引起新的矛盾并阻碍高校后勤 工作的产业化与社会化。由此可见，要想正当有效地发挥学校校( 院) 长办公室职 能，认清职能范围是正本清源之举措。 其次，在完成职责方面，最大的挑战在于e t 益繁杂的信息调研和辅助决策方面。 认清了职能，并不代表就一定能出色地完成职责，认清职能只是完成职责的必要条 件之一，除此之外，还需要校( 院) 长办公室人员精诚团结，锐意开拓，方能最有 效地完成职责。一般性的1 3 常业务只要有认真勤恳的工作态度和适当的工作方法， 大多能有效地完成。但涉及到那些非重复性和需要充分发挥主观能动性的工作时， 挑战就摆在了校( 院) 长办公室人员面前。如前所述，校( 院) 长办公室的首要职 责就是当好领导的参谋与助手。领导决策的正确与否，在很大因素上在于校( 院) 长办公室的参谋是否做得充分与到位。如今的高校发展竞氧日趋激烈，各种民办、 企办甚至私立的离校如雨后春笋般涌现出来，而国家财政拨款的增长也不可能跟上 社会发展的步伐。那些传统的完全依赖国家财政的高校正面临着空前的发展与竞争 压力。虽说这种竞争还比不上你死我活的企业竞争，但至少常常地影响一个院校的 发展前途。“逆水行舟，不进则退”，在这种情况下，高校领导层的重大决策显得至 关重要。各领导层是整个高校领导集团的中坚力量。领导决策是一项难度很大的工 作，校( 院) 长办公室首先要利用现代化的科技手段与方法收集到必要的信息，再 依据科学的分析方法对信息加工处理，最后还要依据正确的信息提出决策方案与建 议，供领导参考。在提方案与建议过程中，校( 院) 长办公室管理人员要群策群力， 集思广益，尽可能多地提出可行方案，然后再进行方案优选。另外需要指出的是， 决策绝不仅仅是想当然或拍脑袋的事，它是一个科学化、系统化的工程。 高校校( 院) 长办公室管理的目标一般而言就是用最小的成本和最少的时间高 效地完成各项业务。用运筹学中的线性规划模型来分析，就是在一定的人力、物力、 财力和工作技术水平下，使目标函数值最大。这也是如今高校校( 院) 长办公室管 理中普遍提供采用目标管理的原因。对于一个不断发展的高校而言，其校( 院) 长 办公室管理必将日益繁杂，为了避免不必要的内耗和漫无目的的埋头苦干，就必须 实行有效的目标管理。使校( 院) 长办公室人员不再处予被动局面。在层层分解和 展开校( 院) 长办公室目标过程中，目标的项目得以具体化、明确化、校 院) 长 办公室人员有了自己明晰的奋斗目标，整个校( 院) 长办公室工作就可以清楚的、 统筹的、合理的安排，校( 院) 长办公室每个人员就可以力争在被动服务中增强主 动性、积极性和创造性，从而有利于发挥校( 院) 长办公室统一而有力的整体功能。 高校校( 院) 长办公室的工作要达到什么样的目标，似乎是个难以准确衡量 的问题。在一般人看来，校( 院) 长办公室只要及时地完成了那些份内的事，就算 是达到了校( 院) 长办公室目标，而没有必要去细究目标问题。事实上，校( 院) 长办公室的目标是可以从定量化和定性化两个方面来确定的，这样做也十分有利于 提高校( 院) 长办公室效率。校( 院) 长办公室量化管理是指在组织生产劳动过程 中，采用科学方法( 如预测、概率估算、实测、预定动作时间法等) 对各个工作项 目，制定出工作定额来实行定量考核的管理方法。当前，校( 院) 长办公室工作人 员的量化管理是亟待解决的问题，虽然校( 院) 长办公室工作种类繁多且许多工作 参杂着脑力劳动，而脑力劳动量化一直是比较难以实现的问题，但在实际校( 院) 长办公室工作中依然可以实施部分量化目标管理。比如文档公文资料一类的撰写、 收发、整理、存档、信息收集、会议准备、接待准备信函处理等工作，都是较易量 化处理的业务。面对其他一些以脑力劳动为主的工作，如工作计划制定，信息分析 与提案，协调矛盾与谈话等刚应以定性化来衡量目标的完成情况，丽此时用目标 管理这一原则将会使工作更有效。事实上，无论是定性管理还是定量管理，或是目 前实行的目标管理婀若干办法，都在实践中有许多人为的因素干扰而难以数量化。 2 2 工作人员整体素质有待提高 现代企业管理常提的管理思想之一就是“以人为本”，其大致思想就是为组织培 养高素质的人才，- 并发掘他们的才能更有效地为组织目标努力工作。的确，人是一 个组织的第一要素。时代在发展，社会在进步，校( 院) 长办公室人员的素质也应 与时俱进，才自纽艮上时代的步伐一具体而言。高校校( 院) 长办公室人员素质所面 临的挑战有以下四项： 第一项，是来自思想政治方面的困惑与挑战。随着社会主义市场经济的不断深 入发展，人们的经济意识日益浓厚，这本无可厚非，但一种不太好的倾向是一些校 ( 院) 长办公室人员在政治态度与方向、思想意识上被经济利益冲昏了头脑。作为 高校校( 院) 长办公室人员，如果没有良好的政治素质，工作就没有方向性，处理 事情就难按法制准则和政策依据进行。政治素质是一个潜移默化方能逐渐强化的素 质。突击性的政治、政策学习只能是流于形式，起不到根本的效果，而这种现象在 现如今的高校校( 院) 长办公室人员政治教育中已十分普遍，如何真正有效地提高 校( 院) 长办公室人员的政治素养已经刻不容缓，而且任务相当艰巨。 第二项是来自工作态度方面的挑战。事实上，产生这方面危机的原因部分正是 来自于政治素质的低下。如今高校校( 院) 长办公室个别人员的工作态度不端正、 办事拖沓不积极，服务意识淡薄等不良现象，跟党政机关的某些部门存在的官僚主 义不相上下。在实际工作中，校( 院) 长办公室主任往往会发现要从根本上端正校 ( 院) 长办公室人员的工作态度是何等的困难。年轻的校( 院) 长办公室人员不安 心校( 院) 长办公室工作，对外面的世界憧憬不已，跃跃欲试想跳槽：长期呆在校 ( 院) 长办公室工作的部分人员，由于缺乏竞争机构和有效的监督管理，致使惰性 滋生，于是办事拖沓，能推则推，而一旦触犯到他们的个人利益又立刻会暴跳如雷。 第三项是来自业务水平方面的挑战。高校校( 院) 长办公室人员的业务水平高 低是与其自身所掌握的专业技能直接相关的。相对而言，客观事实对高校校( 院) 长办公室人员的索质提出了较高的要求，他们要了解高校的运作过程、教学过程， 要熟悉科研工作、学生工作、产业工作、人事工作等等。虽然不能像专业人员那样 精通，但力争要知其然且知其所以然。这些都要求高校校( 院) 长办公室人员不但 要通晓教育行政管理知识，会应用计算机等现代化校( 院) 长办公室设施，有时甚 至要有一定的理工科专业知识。 第四项是来自校( 院) 长办公室人员综合能力方面的挑战。这里所指的综合能 力有别于前述业务水平能力，它更倾向于管理艺术上的能力，比如协调能力、公关 能力和应变能力等。这样一些能力是合格的领导者所必须具备的。对校( 院) 长办 公室人员而言，具备这样一些能力也是十分必要的，因为这是他们的业务所要求的。 协调与沟通都要求校( 院) 长办公室人员有着很强的公关、应变能力，要化解矛盾， 沟通信息，应对紧急情况。然而，这样一些能力不是仅从书本学习就可以得到的， 它需要校( 院) 长办公室人员在实践中不断自我总结、体会、揣摩。可以毫不夸张 地说，也许有些人一辈子都不能很好地掌握这样的能力。这也说明并非所有的人都 能胜任校( 院) 长办公室工作，因为这些综合能力或许与人的气质和性格相关。因 此，选拔适合校( 院) 长办公室工作的人员也十分重要。除此之外，有意识她培养 校( 院) 长办公室人员的综合能力也很必要，而这是一件值得探讨和深入研究的难 题。 以上四个方面基本概括了现在校( 院) 长办公室人员素质所面临的挑战。然而， 还应提及一个极易被忽视而又十分现实和棘手的问题，那就是如何为高校校( 院) 长办公室职员与干部定级，对他们的素质要求与对高校教师的素质要求有何区别， 也即在绩效评定和定岗定职上如何均衡两者的差别。我们知道，高校教师要根据教 学科研成果与资质定职称，而职称又直接与个人的工资等福利待遇挂钩。这里，我 们可以尝试着为校( 院) 长办公室作整体上的定级，规定他们的最低能力要求，然 后再依据他们在校( 院) 长办公室中工作内容的复杂度与责任大小，在最低级别上 往上定级。这样做可能解决某些问题，但也可能引起教师与干部之间的冲突，怎样 协调平衡好这一冲突有待遇迸步探索。 3 改进和完善高校校( 院) 长办公室管理的对策探讨 3 1 理顺体制，转变职能，明确目标 体制问题一直以来都是我国各级各类行政管理改革所面对的困惑。这是因为管 理体制往往要和一个时期的经济、政治、文化等方面的社会因素相适应。随着社会 的发展，旧的体