（行政管理专业论文）高校院系办公室管理研究.pdf

士学位j ：文 sr e hs ：? j c ：! 内容摘要 随着我国社会主义现代化建设的进一步全面发展以及中国加入w t o 后 逐步与世界发展接轨，我国高校建设正面临着前进中的机遇与挑战。现在的当 务之急是，我国高校如何把握这一前所未有的发展机遇，在正确的理论导向下， 不断克服困难与挑战，将我国高校建设推上一个新的台阶。 本文正是考虑n - 了当前社会发展的趋势和我国高校建设的现状，在阐述高 校院( 系) 办公室管理相关理论的基础上，分析了目前我国高校建设所面临的 挑战，最后针对这些挑战，理论联系实际地提出了相应的对策。 论文第部分结合现实阐述高校院( 系) 办公室管理的相关理论。从一般 的办公室涵义和分类入手，进而给出了作者对高校院( 系) 办公室管理涵义的 界定。接下来论文分别阐述了高校院( 系) 办公室在高校管理系中的地位和作 用，以及高校院( 系) 办公室管理的任务和原则，将高校院( 系) 办公室的地 位综合为枢纽地位和窗口地位将其作用归纳为辅助作用和服务作用。对于院 ( 系) 办公室管理的任务考虑办公室工作内容十分广泛，太体可以表述为辅 助院( 系) 领导决策、院系信息管理、协调各方关系、落实各项规章制度、会 议管理、服务领导和师生的日常事务处理、办公室自身建设等。其相应的工作 原则可以归纳为四条即协调原则、服务原则、高效原则、创新原则。该部分 的最后，指出了高校院( 系) 办公室管理的基本特点，即综合性、服务性、政 策陛、协调性、保密性、被动性和突击性。 论文第二部分探讨了我国高校院( 系) 办公室管理目前面临的挑战。分别 从三个大方面进行了详细阐述。首先是来自院( 系) 办公室职能与目标方面的 挑战，指出职能不清与目标模糊是面i 临的最主要困惑如何认清职能、完成职 责和科学地制定目标是其最大的挑战。其次是来自办公室人员素质方面的挑 战，从政治素养、业务素养、思想素养等角度对目前院( 系) 办公室人员的素 质提出了全方位的质疑。擐后是来自办公设备与技术方面的挑战，从办公设各 的购买、使用、维护以及办公环境等方面分析了目前所面对的困难。 论文第三部分从四个方面提出了改进和完善高校院( 系) 办公室管理的对 策。一是理顺体制，转变职能，明确目标。二是注重“四讲”与“四重”强化 人员素质与技能。这“四讲”与“四重”分别是讲政治，重学习：讲团结，重 协调：讲原则重实效；讲廉洁，重服务。三是提高服务的质量和绩效。这里 在给出衡量质量与绩效有关方法的基础上，提出了如何有效提高服务质量与绩 效的措施；四是逐步实现办公自动化。逐步实现办公自动化的四项必要建设分 别是：观念建设，队伍建设，软件建设和硬件建设。) ，7 厂 一 。 、j 关键词：禽校院( 系) 办公室管理挑战对策、s = = ： f 、 l 一 ；士擎垃苍t ! ：! ，! ：1 ：、i a b s t r a c t a l o n gw i t h t h ef u r t h e r c o m p r e h e n s i v ed e v e l o p m e n t o fc h i n a ss o c i a l i s t m o d e r n i z a t i o na n di t se n t r yi n t ot h ew t ow h i c hc o n t r i b u t e st oi t sg r a d u a lc o n t a c t w i t ht h ew o r l dd e v e l o p m e n t u n i v e r s i t yc o n s t r u c t i o ni so p e nt oo p p o r t u n i t i e sa n d c h a l l e n g e sn o w a d a y s ，t h e t o o ko f t o p p r i o r i t yi s ，u n d e r t h eq u i t t a n c eo f t h ec o r r e c t t h e o r yh o w t os e i z et h eu n p r e c e d e n t e do p p o r t u n i t i e s a n dt oc o n q u e rt h ep r o b i n g ， t h e np o s ht h eu n i v e r s i t yc o n s t r u c t i o nt o8n c w s t a g i nv i e wo ft h et r e n do fc u r r e n ts o c i a ld e v e l o p m e n ta n dp r e s e n ts i t u a t i n g ，t h i s p a p e r , o nt h e b a s i so fr e l a t i v e t h e o r yo ft h e o f f i c e m a n a g e m e n t ，a n a l y z e st h e p r o b l e mi nt h ep r o c e s so fu n i v e r s i t yc o n s t r i c t i o n ，a n dp r e s e n t st h ec o r r e s p o n d i n g s t r a t e g i e sa c c o r d i n g l y t h i s p a p e rp r e s e n t s t h e p r e s e n t s i t u a t i o nc o n c e r n e d 、i t l lt h eo f f i c e a d m i n i s t r a t i o na sai n t r o d u c t o r yp a r t i nf a c eo ft h er a p i dd e v e l o p m e n to fs o c i e 饥 r e l e v a n tt h e o r yd s l w a y sl 州b e h i n d t h er e s e a r c hi n t os o m en c wp r o b l e m si ss t i u l e f tv a c a l a lt h e r e f o r et h i st h e s i sc h o o s e st h en e w p r o b l e m sw h i c h h a v ee m e r g e di n t h ew o r s eo fo f f i c er e f o r mo f u n i v e r s i t i e s a si t sr e s e a r c ha i m f i r s t l y , t h i st h e s i s i nw r a b i n a t i o nw i t ht h er e a l i t y , p r e s e n t sr e l a t i v et h e o r y a b o u to f f i c ea d m i n i s t r a t i o n i tb e g g a r sw i mt h ed e f i n i t i o na n dd i s s o c i a t i o no ft h e o f f i c ea n da f f a i r e st h ed e f i n i t i o no ft h eo f f i c ea d m i n i s t r a t i o n t h e ni t s t a t yt h e i m p o r t a n c eo ft h eo f f i c e a d m i n i s t r a t i o ni nt h e u n i v e r s i t ya d m i n i s t r a t e ，a n dt h e f u n c t i o na n dp r i n c i p l e so ft h eo f f i c ea d m i n i s t r a t i o n t h ei n c l u s i o ni st h a tt h eo f f i c e a d m i n i s t r a t i o ns e r v e sa sah u ba n dw i n d o wf o rt h ew h o l e u n i v e r s i t y t h et o o ko f t h e o f f i c ei si m p l i c a t e d ，i nd u p i n g a s s i s t a n c eo ft h es t r a t e g i e sb e t w e e nd e p a r t m e n t s m a n a g e m e n t o fi n f o r m a t i o n , c o o r d i n a t i o no f r e l a t i o n s h i p ，i m p l e m e n t a t i o n o f r e g u l a t i o n , m a n a g e m e n to fm e e t i n g s ，a n dd a i l ya f f a i r s ，s e l f - c o n s t r u c t i o no ft h e i 酊 o f f i c ei t sp r i n c i p l e si n v o l v e ，p r i n c i p l eo f c o o r d i n a t i o n ，p r i n c i p l eo f s e r v i c e ，p r i n c i p l e o f u n i v e r s i t yc o n s t r u c t i o na n dp r i n c i p l eo f i n no r a t i o n a f t e rt h a t ，i tp o i n t so w tt h e g e n e r a lf e a t u r eo ft h eo f f i c ea d m i n i s t r a t i o n ，c o m p r e h e n s i v e ，c o o p e r a t i v es e c r e t i v e p a s s i v e s e c o n d l y t h i s p a p e rp r o b e s i n t ot h e c h a l l e n g e sw i f r o n t i n g t h eo f f i c e a d m i n i s t r a t i o ni nr e l l i ca n d s h a r pt o n e i tg i v e sd e t a i l e ds t a t e m e n ti nt h r e er e s p e c t s f i r s t ，w o r d i n gt ot h ec h a l l e n g e sf r o mt h ei n t e r n a ld e p a r tm e n t ，i tp r o v i d eh o w t o p a r i t yt h ed u t ya n da c c o m p l i s hi s s e c o n d ，i nt e r n i so f t h ec h a l l e n g e sr e s u l t i n gf r o m t h e q u a l i t i e s o ft h eo f f i c e s t a f f s _ p o l i t i cq u a l i t y , p r o f e s s i o n a lq u a l i t ya n d m e n t a lq u a l i t y , i tp u t sf o r w a r do v e r a l lq u e s t i o n s t h i r d l y , i nv i e wo ft h ec h a l l e n g e s r e l a t e dt ot h eo f f i c e e q u i p m e n t ，a n dt e c h n i q u e ，i to f f e r st h ep r o b l e ma b o u tt h e e q u i p m e n tp u r rc h e e s eu s a g ea n d m a i n t e n a n c e t h i r d l y , t h e t h e s i s p r o v i d ec o r r e s p o n d i n g c o u n t e r m e a s u r e sa b o u tt h e d e v e l o p m e n t a n d i m p r o v e m e n t o ft h es u f f i c e a d m i n i s t r a t i o n ，i n f o u r a s p e c t s a c c o r d i n g l y t h e y a r et h e f o l l o w i n g ：t h e t r a n s f o r m a t i o no ff u n c t i o n sa n dt h e s c a r i f i c a t i o no fa l m s ，w h i c h p l a yag r e a tp a r ti nt h ea c h i e v e m e n to f t h eo f f i c et a s k ； t h e f o c u yo fp o l i t y , s t u d y u n i o na n dc o o r d i n a t i o n ，a n dt h es t r e s so fp r i n c i p l e e f f i c i e n c yh o n e s t y a n ds e r v i c e ；t h e p r o m o t i o no ft h e s e r v i c ea n dr e s u l t s ；t h e r e a l i z a t i o no ft h eo f f i c ea u t o m a t i o n t h ec o n s t r u c t i o no f i n c e p t ，c o n t i n g e n t ，s o f t w a r e a n dh a r dw o r ea r et h ep r e r e q u i s i t e sf o rt h eo f f i c ea u t o m a t i o n k e yw o r d s ：u n i v e r s i t y o f f i c eo f d e p a r t m e n ta d m i n i s t r a t i o n c h a l l e n g e c o u n t e rm e a g e r 前言 当前，随着我国改革开放的逐步深入和社会主义各项建设步伐的进一步加 快，我国高等教育事业也进入到一个崭新的历史时期。党在“十五大”中提出 的二十一世纪进一步实施科技兴国战略，更是将我国高教事业推到了改革与发 展的风头浪尖。在这种情形下，我国高校建设势必会遇到许多新的情况、新的 问题和新的挑战，而要使这些挑战迎刃而解，关键就在于如何做好高校管理体 制的改革 朱总理曾经不止一次地强调，我国企事业单位的改革与发展最薄弱的环节 是管理，最急需的人才是高层次的管理人才。这充分说明一个组织机构管理的 好坏将直接影响着该组织改革与发展的成败。而纵观目前我国高校管理体制改 革的进展，我们发现现实际情形不容乐观。究其原因，我们不难看到，当前我 国的高校管理体制改革首先缺乏的就是充分可靠的理论研究与指导。没有相应 成熟与正确的理论依据，必然会导致实际上运作的一片混乱。 笔者仔细查阅了最近几年的我国高校管理体制改革的相关理论研究资料， 发现能够较系统全面地分析清楚我国高校管理体制改革理论，并提出较有创造 性对策的著述实在是风毛麟角。而且，已有的研究往往跟不上我国社会发展的 步伐。如今，我国社会在跨入新世纪后，许多方面又有了新的变化，最能说明 问题的藏是我国已于2 0 0 1 年1 2 月1 1 日正式成为w t o 成员，它意味着我国各 项事业已经开始逐步与世界接轨。为了让我国高教事业顺利发展，笔者认为对 相关理论的研究已是迫在眉睫。 高校管理体制改革涉及到高校管理的方方面面，想要全面开展相关的理论 探讨是一项相当复杂的任务。本文限于篇幅与能力，仅就高校管理中的院( 系) 办公室管理作一定的探讨。目前我国许多院校已经或正在进行着合并、内部重 组等大援模的改革与改制。以前我国高校鉴于学校规模较小、学科不齐全学 校结构多为院与系的两级。而随着学校的发展与高校合并，许多大学不得不升 1 己、 。芘n 垃_ - 堂。o 一 牟- l a，一 为三级结构，即校、院、系三级。有一些高校又因为学院下辖的系别太少，使 得系级成为虚设，以致干脆不设立院级，这也是为什么有些高校院级与系级在 学校结构中处于平行地位的原因。可见，从院( 系) 办公室管理这一角度进行 研究，是因为高校院( 系) 办公室管理在整个高校管理系统中处于相对重要的 地位，也是高校管理最主要的内容之一。对院( 系) 办公室管理的研究不但可 以为办公室改革提供依据，也可以触类旁通地为学校其他部门的改革提供帮助 指导。 在对院( 系) 办公室管理理论的研究中，本文采取了理论分析与实证研究 相结合的方法。作者力图不但要从理论上分析清楚相关概念与原则，还特地对 目前我国高校院( 系) 办公室管理所面1 临的挑战作了详细探讨，然后将理论与 实际相结合，提出了些如何面对挑战解决问题的对策。 一、高校院( 系) 办公室管理的相关理论阐释 “办公室管理”一直被视为管理科学中一个十分重要的实践课题。这是因 为办公室是所有公共和私人组织中的中枢神经系统。高校院( 系) 办公室管理 理论既有一般办公室管理理论的共同特点，也有其自身独特的规律。 ( 一) 高校院( 系) 办公室管理的涵义 1 、办公室的涵义和分类 对“办公室”一词。人们的理解往往不一致，如某人“正在去办公室”， 可以理解指去他“办公( 或工作) 的地方”；也可以理解为只是去他所在单位 的一个机构，是直属于该单位行政领导的“办公室”，和其他机构一样，都是 该单位的一个建制。打字员认为他的办公室是放着写字台和打字机的房间，记 者可以认为是新闻编辑室，每个人对自己的办公室都可能有自己的解释。 2 i 士学位沦走 ；j l i ! ：j ：0 i 因此办公室这个词的概念，有两种涵义：一为办公的屋子，是工作人员 完成任务、执行其职务时的工作地点，是党政机关或企事业单位为完成管理目 标而进行工作的工作场所；二为工作机构，是党政机关、社会团体和企事业单 位内设立的办理行政性事务的办事机构，是设在领导身边、直接为领导服务的 综合部门，是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁，是领导工作的辅助性机构。 办公室的规模、名称，因级别、地方及单位不同而不尽一致，大的一般称 办公厅，小的一般叫办公室。办公( 厅) 室内相应地设置秘书、综合、行政等 一些机构，或按经济、文教、政法等工作性质分别设一处( 科) 、二处( 科) 、 三处( 科) 等。 我国办公厅( 室) 的类型大体有以下几种分法： 首先，按照办公室的性质，可分为党政机关系统办公室、群众团体系统办 公室、事业单位系统办公室、企业单位系统办公室等。党政机关系统办公室又 可分为党务系统办公室、立法机关办公室、司法机关办公室、行政机关办公室。 党务系统办公室指具体管理党的工作机构的办公室，它的最高层次是中国共产 党中央委员会办公厅，依次有省委、市委、县委办公厅( 室) 等。立法机构办 公室( 厅) 指各级人民代表大会办公室( 厅) 。司法机关办公室厅指法院、检 察院的办公室( 厅) 等。行政机关办公室( 厅) 指各级政府及其职能机构的办 公室( 厅) 。群众团体系统办公室指各群众团体组织工作机构的办公室，如青 联、学联、妇联、工会等系统的办公室等。事业单位系统办公室指各类学校、 医院、科研院所等单位的办公室。企业单位系统办公室指各类经济组织中设置 的办公室。 其次，按照办公室的规格、级别，同一系统的办公室可以分为不同的层次。 如同是党务系统办公室，可分为中央机构办公室( 厅) 、地方机构办公室( 厅) 和基层机构办公室；同是办公室可分为部级办公厅、局级办公厅、处级办公 室、科级办公室等。 ；j 士学位忿之 jo ! ：o 、：_ ec 】、 2 、高校院( 系) 办公室管理的涵义 高校院( 系) 办公室属于事业单位系统办公室，是协助院( 系) 领导办理 专门事项、起辅助和协助处理日常工作的部门。与此相适应，高校院( 系) 办 公室管理，就是指高等学校中的二级单位院( 系) 办公室，协助院( 系) 领导班子处理教学、科研、日常事务，协调上、下级关系等事务的决策、执行、 控制、反馈的活动过程。 ( 二) 高校院( 系) 办公室管理在高校管理系统中的地位和作用 高校院系办公室不同其他具体的业务部门，它一般不直接参与各项具体业 务的工作，而是综合管理部门工作范围很广，看上去游离于各种管理之外， 实际上又存在于各种管理之中。另外，高校院( 系) 办公室又不同于其他种类 办公室，如校长办公室，公司( 企业) 办公室等。虽然办公室业务太多有相似 之处，但处于不同层次和不同性质单位的办公室在各自的管理系统中依然有着 地位与作用的差别。校长办公室相对院( 系) 办公室而言，处于较高的管理层 次，那么它的工作就要以统观全校为前提，相应地其工作重心与决策依据就要 有所改变；再如公司( 企业) 办公室公司的一般目标是公司利益最大化，也 即它们以盈利为根本准则。这样，公司办公室的整体作用就是辅助整个公司良 好地运转，使员工和谐相处，为组织目标努力工作：使各分工部门协调沟通， 降低内耗：做好后勤工作，使员工得到归宿感等。因此，如何界定高校院( 系) 办公室的地位和作用是正常发挥其职能的前提和基础。 1 、高校院( 系) 办公室的枢纽地位和窗口地位 高校院( 系) 办公室上承校办公室，中对各院( 系) 综合事务负责，下临 师生员工的基层事务，是为院( 系) 一级单位及其领导工作服务的综合办事机 构。因此它在高校所有部门中占有特殊重要地位。 首先，院( 系) 办公室居于院( 系) 管理系统的中心地位。这一地位主要 体现在以下三方面：( 1 ) 院( 系) 办公室是智囊中心。办公室应该充当领导者 4 i 士章位论文 o 【! 、：j ：s ：- 的参谋与助手，虽然直接的决策权掌握在领导者手中，但领导的进行决策和实 施决策的过程几乎全靠办公室给以支撑。在高校院( 系) 担任领导职务的人员 大多是学校的主要学术带头人，他们不但要作学术研究、高层交流互访，还要 承担一定的教学任务，其工作任务的繁重可想而知。在这种特殊情况下，院( 系) 办公室更应当作好参谋与助手。为领导的决策提供尽可能的便利。虽说决策权 仍在领导手中，但最后的决策也是水到渠成的事。当然，鉴于我国行政机关采 取的首长负责制，办公室只能作为参谋和服务中心，而不能作决策的中心，院 ( 系) 的决策中心应是“党政联系会议”。( 2 ) 院( 系) 办公室是信息的中心。 办公室是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。党和国家 教育主管瞢门的方针、政策，校级机关指示、指令，本单位的总体规划、目标 管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程所形成的文件资料，下属各 个部门贯衡实施领导决策的情况和反映等等情况及资料都在办公室汇集综合， 并且发挥出信息中心的综合效应。( 3 ) 院( 系) 办公室处于联系的中枢。办公 室工作具有多向性、其各项专业管理都通过纵横交叉的网络，与上下、左右、 内外各种渠道发生相应的联系。实际上高校院( 系) 办公室的中心地位归根 到底是由其工作所决定的其工作内容的广泛性与综合性使它自然地处于了事 务的公菸交叉部门。( 4 ) 其次，院( 系) 办公室处于院( 系) 组织机构的枢纽 地位。办公室在部门中处于领导之下的中心位置是权力层与职能层之间一个 不可缺少鹪纽带。它上承权力层的旨意，下对职能层进行协调和管理，是领导 部门联系上下，协调左右、指挥全局，推动各个中能机构正常运转的“枢纽”。 其次，院( 系) 办公室处于院( 系) 组织机构的窗口地位。除非有明确的 目标和事务，并事先知道了该去哪个部门办理，在一般情况下，人们到院( 系) 办事，一般都会先去办公室。对于上下级和其他兄弟单位来说，办公室是信息 网络中心是联络上下左右，沟通四面八方的“窗口”。办公室工作人员的一 次接待治谖，甚至一次电话的受理，都从一个侧面反映出高校管理层的思想作 风和精神面貌，甚至反映出党群关系，师生员工关系，领导者和领导机关的工 黧j 作效率。良好的形象与作风高效的办事能力不但利于本校工作的开展，还可 以让学校在社会上树立良好的声誉。 由此可见，高校院( 系) 办公室工作的好坏对学校贯彻执行党的”络实 方针政策和上级批示精神，对充分发挥院( 系) 领导的指挥作用，促进学校各 项事业的圆满完成和进步发展，都有着十分重要的意义。 2 、高校院( 系) 办公室的辅助作用和服务作用 办公室的特殊地位决定了办公室的作用。高校院( 系) 办公室作为院( 系) 领导服务的综合办事机构，其作用主要体现在四个方面，即参谋作用、协助作 用、耳目作用、服务作用。 第一，为领导决策起参谋作用。办公室的参谋作用就是指办公室为领导决 策出主意、献计献策。现代化的决策应该是分层次的。除了优秀的决策者和合 理的决策层外，还应有办公室和业务部门当参谋、出主意、想办法、群策群力， 集思广益。这样才能保证决策的科学性。这一点，在当前科学技术迅猛发展和 高校转变办学思路所面临的困难面前，显得尤为突出。科学的参谋作用主要体 现在以下一些方面。首先，做好调查研究工作。在领导决策之前为领导收集决 策所需的信息，并对其进行分析研究提出一个或几个可供领导选择参考的办 法和方案。二是在办文工作中，除及时准确地进行传递外还应对需要领导批 阅的文件，事先进行调查研究，提出拟办意见供领导参考。三是组织会议时 对会议的议程、开法、主要解决的问题及如何贯彻实掩等提出建议和意见供领 导参考。 第二，协助领导作好协调与助理工作。办公室是领导工作的辅助机构。每 个院( 系) 每天都有大量繁杂的事情要办，院( 系) 领导显然不可能事必躬亲， 而只能抓极少数的大事。这样院( 系) 办公室就应充当好领导的助手，做好以 下几方面工作。首先协助领导办文办事，即帮助领导做好公文处理等日常工 作。其次，协助领导做好协调工作。从工作内容来看，办公室不仅要考虑本部 。参见孙荣；办公室管理) 复旦大学出版社1 9 9 9 年版，第3 - 5 页 6 i 士学位论丈 、! t ：x s ：_ ! j 门的工作，对其他职能部门的工作情况也得掌握，它的工作必须注意整体的综 合效能。另外协调工作还起着化解矛盾的作用，比如要发一个文件，有关部 门意见不大一致，办公室就应与有关部门进行沟通或协商，弄清情况，共同寻 求最佳解决方案，必要时可召集有关部门负责人员参加协调会议，共同研究协 商解决。最后，协助领导做好各种决策的布置和督办工作。领导工作的各项决 策大量的是经过办公室传达和布置的。办公室除担负这种上传下达的任务外， 还担负着对领导决策进行督促检查和全面准确地掌握贯彻实旌情况的职责。 第三，充当信息沟通与反馈的耳目作用。所谓耳目作用，是一个形象说法。 具体而言可以从两个方面阐释。一是提供并掌握信息的工作。办公室要通过 自己的信息网络系统迅速地收集捕捉来自各方面的信息进而对其整理、分类、 编排、要去伪存真判断效用，并及时提供给领导班子，为决策提供依据。二是 给领导作好信息反馈工作。对决策中忽略的问题及失误，对决策执行过程中的 经验和偏差。成绩和问题，都应及时反馈到领导者那里让领导者或总结推广， 或采取纠正措施。 第四，服务作用。即为全院( 系) 领导、师生员工服务。首先，为领导服 务即前面曾提过的做好参谋助手，协助领导处理日常事务进行调查研究，收 集整理信息为领导决策提供依据，以及完成领导交办任务等都属于服务的内 容。其次为师生员工服务。比如承担文印、打字、文件管理、档案管理、印 务管理等任务。该工作还体现在日常工作的联系中如对师生员工的请示要及 时办理，认真处理他们的来信、来访，耐心听取和征集他们的意见、建议。急 师生员工之所急，切实解决他们在学习、科研和生活方面的问题，这是最直接 的服务。 ( 三) 高校院( 系) 办公室管理的任务和原则 1 、高校院( 系) 办公室管理的任务 办公室的任务，总的来说就是参与政务，管理事务，搞好服务。其基本任 7 务有以下一些项目： ( 1 ) 辅助院( 系) 领导决策。帮助领导制订总体规划、参与目标管理；协 助领导抓好中心工作，搞好调查研究，及时发现新问题，掌握新情况，总结新 经验。这是办公室最重要的任务。 ( 2 ) 院( 系) 信息管理。要建立一个完整的信息网络，保持信息渠道的畅 通。要建立一支素质好，战略意识、开拓意识较强的信息队伍。要建立一套科 学的信息工作制度，使信息的收集、传递、处理、利用、存储等一系列环节紧 密衔接。认真做好信息的筛选。为了对现实工作具有指导意义，一般要选择那 些与当前工作有密切关系的信息，当然也要注意其他重要信息：选择那些带有 全局性、动向性和突发性的重要信息；注意改革中的新情况、新问题、新经验。 要坚持实事求是，保证信息质量。 ( 3 ) 协调各方关系。协调是办公室基本的和经常性的工作。办公室协调的 范围有院( 系) 内部门与部门之间的协调，上级与下级之间的协调，本院( 系) 与外院( 系) 之间的协调。协调内容一般都牵涉到人、财、物等方面的问题， 工作中有一定的难度。因此，协调时不仅要按照领导意图，有时还要求领导人 亲自参加，要注意充分听取协调对象的意见，做到“兼听则明”，贯彻协调工 作的原则，讲究工作方法，通过协调工作，更好地、更充分地发挥职能部门的 作用。总之，协调工作进行得好与差，是衡量办公室工作质量和办事能力的一 项重要评估标准。 ( 4 ) 落实各项规章制度。规章制度包括对事务管理、教学、科研等方面所 制订的各项规划、章程和制度。“没有规矩不成方圆”，建立和健全各项规章制 度做到有章可循，有法可依是科学管理的必然要求，是实现管理目标的重 要保证，也是由“人治”到按规章制度办事的重大转变。抓规章制度的建设， 是办公室的一项十分重要的工作任务。 ( 5 ) 会议管理。开会议事从古至今都是一项重要工作。办公室是会议工作 的主要组织者。对于重要的会议，办公室在会议工作中的主要任务是：会前做 士 一 硕士学位论文 吣as 】je rst _ e s 【s 好会议资料、会议通知和会场布置等准备工作：会议中严密准确地组织好各项 活动，热情周到地搞好服务工作；会后妥善地处理诸如整理记录、编写印发会 议纪要等事宜。 ( 6 ) 服务领导和师生的日常事务处理。办公室的业务范围除文秘、档案、 统计、收发、文印等专业工作外，还包括日常事务工作，诸如值班室工作、大 事记编写、接待管理、车辆管理、福利品的发放等等。有的还需要抓环境管理， 要把环境规划好、建设好、管理好，使干部、职工、学生有一个良好的工作、 学习、生活环境。 ( 7 ) 机要保密管理。在实际工作和管理中，办公室会涉及很多需保密的工 作，例如：上级来的机密文件、资料、传真电报以及本单位产生的机密性文件 的保密；领导核心会议有关内容的保密；收集的信息中，有关外事工作、出版 工作、科研课题、科研成果、治安情况等等的保密。由此可见，办公室的保密 工作寓于办公室的日常事务工作中。我们应该认识到办公室不仅仅是事务机 构，同时又是机要保密部门。为此，办公室要加强保密思想教育，制订严格的 完善的保密制度，切实做到慎之又慎，万无一失。 ( 8 ) 档案管理。每一单位所形成的档案一般有文书档案、人事档案、科技 档案。规模较大的院( 系) 成立档案室统一管理，而大多数院( 系) 由办公室 设立档案兼职人员负责这一工作。档案管理是一项专业性较强的工作，办公室 应根据专业特点搞好档案管理，切实抓好档案的收集、整理、鉴定、保管、统 计、使用等环节的工作，以发挥档案的利用价值。 ( 9 ) 统计管理。统计是反映社会( 包括政治、经济、文化等) 现象的特征 和规律的数字资料。充分利用这些数字资料，能使人们认识社会发展规律，制 定发展规划和科学决策。随着社会主义经济建设和现代管理科学的发展，统计 工作越来越显得重要。处于院( 系) 枢纽地位的办公室，必须把统计工作摆到 重要位置，根据院( 系) 工作的业务性质，确定必要的、系统的统计内容，认 真进行统计调查，搞好统计分析，提供正确的统计资料，执行统计法规。 9 士学垃论文 ( 1 0 ) 办公室自身建设。要完成办公室上述的各项任务关键在于人和制 度。办公室的自身建设任务，就是要有一个合理的群体结构，使其能发挥整体 效应；要有计划、有目的地培训各类专业人员，提高其政治和业务素质以及工 作水平，并从政治上、思想上、生活上、待遇上以及健康上，处处给予关心和 照顾，以激励每个工作人员的主动性、积极性、创造性，使其顺利完成繁重的 任务；同时要制订以岗位责任制为中心的各项管理制度和工作规程，使每项工 作都能做到制度化、规范化，并建立必要的考核、奖惩办法，以鼓励先进，督 促后进，保证办公室工作正常运转。 2 、高校院( 系) 办公室管理的基本原则 院( 系) 办公室管理的基本原则是我们在管理办公室业务时所应时刻注意 并遵守行动指南与出发点。概括起来，院( 系) 办公室工作的基本原则有如下 几条： ( 1 ) 协调原则。院( 系) 办公室要协助领导推动各项任务的完成，办公室 的每个工作人员之间的协调与配合尤其必要。没有这种协调配合、不可能发挥 办公室的整体功能，难以制定出好的行动方案，有了方案也不可能很好地付诸 实施。协调配合要建立在明确分工、建立部门责任制和岗位责任制的基础上。 在分工的基础上，工作中互相之间作好协调，才能最大限度地发挥办公室的作 用。 ( 2 ) 服务原则。院( 系) 办公室人员必须牢记为领导和师生员工服务的原 则，不断强化自己在工作中的服务意识。办公室这一综合部门的大部分工作都 是服务性的。各办公室人员只有充分认识到这一点，才能端正工作态度，改善 工作作风，热忱、主动、积极地投身于办公室工作，从而提高办公室工作效率。 ( 3 ) 高效原则。高效是院( 系) 办公室的重要行动准则，也是其工作奋斗 的目标。组织形式历来为适应工作任务的需要而设置。由于工作任务的不同及 其变化组织形式也必然随之不断改进。所以，只有从院( 系) 单位的具体任 务出发根据管理需要设置办公机构，才能实现精简、高效的目的。精简的目 l o 、 ；i 士学住论文 l i t ：* ：一；ic 的是提高效率，没有精简也谈不上效率。 ( 4 ) 创新原则。没有创新就没有发展。院( 系) 办公室人员必须在工作中 强化创新理念，并大胆尝试创新工作，充分发挥主人翁精神与积极主动的能动 作用。作为办公室的管理者，则要坚持我们党的基本工作方法，从群众中来， 到群众中去，集中群众智慧，扩大民主集思广益。通过民主讨论的方式，调 动广大工作人员的积极性，群策群力，从而使办公室工作不断得到创新与改进。 ( 四) 高校院( 系) 办公室管理的基本特点 办公室是院( 系) 的综合管理机构，具有以下特点。 1 、综合性 办公室的综合性主要是由以下四个方面的组合形成。 首先是多方面基础工作的组合。办公室的业务范围很广，诸如调查研究、 公文撰写、文印收发、文件传阅与处理、资料收集、会务工作、公务接待、信 访工作、与上下级单位联系、电话通信、交通工具安排、介绍信与印章管理、 档案管理、统计管理、机要保密等大量的政务性和事务性的基础工作，都在办 公室组台承办。 其次是多方面信息的组合。包括党和国家的政策、上级机关的指示：本单 位总体规划、目标管理、领导决策和其他活动过程中所形成的文件资料；各个 部门贯彻实旌领导决策等方面的情况；其他各个方面的情报资料和群众意见等 等，四面八方，上下左右的信息，都在办公室汇集与组织，并且发挥出信息的 综合效应。 第三是多知识多技能结构人员的组合。由于办公室的工作是多向性多功能 的结合。要求办公室人员的知识和技能结构也必须多种多样，形成一个“通才” 与“专才”相结合的有机整体。例如，办公室的负责人要当领导的参谋和助手， 必须具备较好的政治素质、知识修养和组织能力，能比较敏捷地领会领导意图， 善于统观全局，善于集中领导的意见和群众的智慧；从事文秘工作的人员必 1 i 5 i 士掌位j 2 文 jq | ：ft ： ! 、奠 须具备较高的文化科学知识和写作能力，具有较强的政策法规观念，熟悉业务 工作的人员，必须朝气蓬勃热情、耐心，任劳任怨，不怕麻烦，灵活周到： 从事档案、统计、文印等方面工作的人员，要有各自与工作相适应的专业知识 与技能。 第四是多学科组成的综合体。办公室管理的基础理论就是在管理学、秘书 学、统计学、档案学等多种学科的基础上形成的，办公室本身也是由多种专业 组成，并相互渗透、综合交叉形成的一个整体，办公室只有在总的管理目标下， 分工协作，步调一致，才能取得综合的整体效益。 2 、服务性 办公室除了具有综合性外，还具有服务性。不论是参与政务，还是管理事 务，都是为了搞好服务。因为办公室与执行机构不同，执行机构有明确而具体 的业务目标。办公室与指挥中心更不相同，指挥中心有决策权，办公室不能决 策，只能为决策的制定与实施献计献策。它的任务就是服务，为领导工作服务， 为同级、上下级单位服务，为人民群众服务。“三服务”是做好办公室一切工 作的指导思想。 办公室“三服务”改变了过去各级办公室之间“不相往来”的封闭状态和 只为本单位直接领导服务的狭隘观念。“三服务”是辩证统一的有机整体，其 目的是一致的，因为领导工作就是为上下级单位提供工作条件，为人民群众谋 利益，从这个意义上讲为领导工作服务，实际上也就是为上下级单位服务，为 人民群众服务。同样，为同级和上下级服务好了，为人民群众服务好了，也有 利于领导工作的顺利开展。在当今社会经济迅速发展和科学技术突飞猛进的情 况下，单位领导需要办公室提供上下左右各有关方面的各种信息，以形成信息 环流，作为决策的基础。因此，领导决策对信息依赖的程度越深，办公室的服 务特色就越鲜明；领导决策科学化程度提高对办公室工作服务质量要求也更 高。而办公室要获取信息，必须既为领导工作服务，又为下级单位和院( 系) 师生员工服务，疏通信息渠道，广开信息源流。这样办公室才能适应社会主 1 2 e i 士学位沧之 、| ! ! i rs ：! ! e 【c 义现代化建设时期管理工作的要求。 3 、政策性 办公室的任务都是政策性很强的工作。处理每项工作，必须要有政策依据， 不能粗心大意。对于重要公文，重要电信一字之差，就会造成重大差错；稍 有不慎，就有可能造成一个部门乃至全局的被动。办公室对党和国家的有关方 针政策要有较全面的认识，工作中要发扬严谨负责、一丝不苟的作风，在单位 内各部门中成为正确执行党和国家政策的模范。 4 、协调性 办公室处于枢纽地位，工作头绪多，涉及面广，来往人员复杂，部门之间 发生争议时莱一问题需要相关部门同时出面解决时，都需要办公室来协调或 牵头解决办公室特有的这种协调平衡作用，要求办公室必须坚持整体观念的 原则，熟悉全面业务工作，扩大知识面，增强适应能力，只有这样才能及时协 调部门之间的矛盾，调动各方面的积极性。 5 、保密性 办公室保密范围很广，诸如：文件保密、会议保密、科技保密、外事保密、 传真保密等等，这是办公室保密工作的一个主要特点。另外，办公室人员在领 导身边工作，接触机密的机会多，知道机密的时间早，所以办公室的保密工作 与办公室每一成员有直接的关系，要做好办公室的保密工作必须使办公室人员 有很强的保密观念自觉遵守保密制度，不徇私情。必须指出，此特点与基层 政务公开不冲突，因为基层政务大多不属于保密范围。 6 、被动性与突击性 办公室的辅助地位决定了它的工作被动性。办公室工作的被动性主要表现 在两个方面：第一，作为领导的辅助层，处于从属地位，办公室必须随时按照 领导的指示和意图办事，不能自行其是。第二，办公室又是单位整个行政机关 的枢纽，内外往来的公文、电话、文件都要经过这里每天要面对与处理一些 事先不可能都估计到的事件。针对办公室工作的被动性，要加强计划性和预见 j 士学位苍文 、o j jsr _ es i 、 性，教育办公室成员发扬主动精神，使每项工作能有创造性的发挥，处理好被 动与主动的关系，变被动为主动。 办公室在处理日常事务中还经常要完成突击性的工作。如举行重大的庆祝 活动，召开大型会议等等。在这种情况下，既要组织力量完成临时任务，又不 可因完成突击工作而影响日常工作。又如受命调查某一事件，为临时决定召开 的会议准备材料，向临时前来检查工作或参观访问的人员提供专题资料等等， 也具有突击性。要完成这些任务，要求办公室应在平时做好扎实的基础管理工 作，否则不能满足工作的需要。还有些偶发的突击性工作，如发生重大的灾情、 重大事故，必须刻不容缓去处理，这就要求办公室有严密的组织和制度，要求 办公室人员有丰富的经验，处变不惊，当机立断，在突击中组织协调有关部门 的力量共同努力，及时解决问题。 二、高校院( 系) 办公室管理面临的挑战 面对当前日新月异的国际国内形势，我国的高等学校建设正面临着多方面 的挑战。学校的目的是培养出更多更优秀的社会主义高等人才，但同时高校又