（会计学专业论文）上市公司采购业务内部控制制度设计.pdf

3 摘要 全球性金融危机的暴发，严重打击了投资者的信心，影响到上市公司的整 体发展。随着后金融危机时代的来临，企业间的竞争日趋激烈，上市公司要想 应对激烈的市场竞争，就需要全面提高管理水平，确立自己的竞争优势。采购 与生产、销售、库存密切相联，是上市公司生产流程中极为重要的环节。然而， 采购业务涉及环节多、联系公司内外，管理难度较大，尤其在上市公司实行多 元化经营后，采购品种增加，采购业务更加频繁、复杂，采购环节中舞弊现象 也随之增多，严重损害了公司形象，也影响到广大投资者的经济利益。因此， 迫切需要完善上市公司采购业务的内部控制制度，加强采购业务的管理。本文 以我国上市公司采购业务为研究对象，在分析上市公司经营特点和发展现状的 基础上，揭示了上市公司在采购业务内部控制方面存在的问题，分析了问题产 生的原因，在此基础上，提出了上市公司采购业务内部控制制度设计的总体思 路，构建了采购业务内部控制的一般框架。旨在进一步完善上市公司的内部控 制体系，保持和提高上市公司的竞争优势。 【关键词】：后金融危机时代 上市公司 采购业务 内部控制 4 abstract the outbreak of the global financial crisis has seriously undermined investor confidence, affecting the overall development of listed companies. as the post- crisis era, increasingly fierce competition among enterprises, listed companies want to deal with the fierce market competition, you need to comprehensively improve the management level, to establish their own competitive advantage. procurement and production, sales, inventory, are closely linked, is a listed company in the production process is extremely important aspects. however, the procurement business involves many links, contacts both inside and outside the company, management more difficult, especially in the implementation of diversified listed company after the increase in the variety procurement, procurement service more frequent, complex procurement chain fraud phenomenon also increase, and serious damage to the companys image, also affected the economic interests of the investors at large. therefore, an urgent need to improve procurement operations listed companys internal control system, strengthening the management of procurement operations. in this paper, sourcing operations in china listed companies, as the research object, in analyzing the operating characteristics and development of listed companies on the basis of the status quo, revealing the listed companies in the procurement operations of internal control problems, analyze the causes of the problem, on this basis, the procurement operations of listed companies raised the internal control system designed for general ideas, to build the procurement operations of the general framework of internal control. aimed at further improving the internal control system of listed companies, listed companies to maintain and improve competitive advantage. 【key words】the post- financial crisis e ra listed procurement internal control 1 山西财经大学 学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独立进行研 究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不包含任何其他 个人或集体已经发表或撰写过的作品成果。对本文的研究所做出重要贡献的个 人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本申明的法律结果由 本人承担。 学位论文作者签名： 日期： 2010 年 3 月 30 日 2 山西财经大学 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解学校有关保管、使用学位论文的规定，同意学校 保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和 借阅。本人授权山西财经大学可以将本学位论文的全部或部分内容编入有关数 据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编本学位论文。 本学位论文属于保密，不保密。在 年解密后适用本授权书。 （请在以上方框内打“” ） 学位论文作者签名： 指导教师签名： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 上市公司采购业务内部控制制度设计 1 1 引言 1 . 1 研究背景 金融危机的暴发，严重打击了投资者的信心，制约了上市公司的经济增长。随着后金融 危机时代的来临，金融危机的影响依然广泛存在，市场萎缩、资金短缺、客户锐减、原材料 价格剧烈波动、销售水平下降、汇率急剧变化，这些情况严重影响到上市公司的整体发展， 随着竞争的日益激烈，上市公司正面临着严峻的挑战。新形势下，上市公司要想应对激烈的 市场竞争就需要提高管理水平，确立自己的竞争优势。采购业务是上市公司生产运营的重要 环节，同时也是上市公司加强管理、降低成本的关键环节，然而采购业务频繁复杂、较难管 理，最容易滋生“ 暗箱操作” 、以权谋私、弄虚作假、以次充好、收受回扣等舞弊情况，造成 公司存货积压浪费，采购成本上升，影响上市公司管理水平的整体提升，因此，采购业务也 成为上市公司经营管理中的薄弱环节。 目前上市公司在采购业务内部控制方面存在诸多问题， 如采购流程设计存在缺陷、采购审批执行不力、供应商管理有待加强、采购合同与采购成本 管理存在各种风险等， 如何通过设计完善的采购业务内部控制制度来提升上市公司管理水平， 以应对后金融危机带来的严峻挑战，正是本文探讨的核心问题。 1 . 2 研究意义 上市公司是资本市场发展的基石，上市公司的整体发展水平直接关系到资本市场的吸引 力和竞争力，是资本市场可持续发展的基础和保证。十多年来，我国上市公司不断发展壮大， 已成为推动企业改革和带动行业成长的中坚力量。然而，我国上市公司起步较晚，管理经验 不足，受体制、机制、环境等因素的影响，上市公司的治理结构和内部控制制度仍不完善。 尚未建立起适应上市公司经营特点的采购业务内部控制制度，导致采购业务内部控制的监督 作用没有充分发挥，本次金融危机使得这些问题更加突出，因此迫切需要构建一套适应上市 公司经营特点的采购业务内部控制制度。本文提出了上市公司采购业务内部控制制度的基本 思路，构建了上市公司采购业务内部控制的一般框架。本文的研究意义主要在于为上市公司 完善内部控制体系、提高管理水平提供参考。 上市公司采购业务内部控制制度设计 2 1 . 3 采购业务内部控制研究动态述评 国外研究历程 在采购业务的理论研究方面，国外的研究比较深入。j e a n n o l l e t等（2 0 0 5 ）从利润、 供应市场、集团规模、成员关系、受益人等五方面讨论了加入采购联盟实施联合采购的优势 和劣势。j o n e d g e l l （2 0 0 8 ）总结了 2 0 0 8 年全球采购的四个发展趋势，指出由于美元走弱及 中国存在很大的成本优势，中国还将是全球采购的重要市场。从国外在采购业务方面的研究 来看，国外对采购业务的研究集中在企业经营过程中的实施情况，并开始总结经验和教训。 国内研究现状 采购控制的理论研究在国内也越来越受到重视。 材料采购内部控制缺失风险与应对出 自东北林业大学会计学院林阁，文章从采购合同和采购成本两方面较为全面地分析了公司材 料采购内部控制缺失引致的风险及成因，并提出材料采购应对措施。强调对材料采购的订立、 履行及结算实施合同审计，提出先平库、后采购的原则，这一观点是值得认同的，但实施合 同审计必然会增加采购成本，也有可能错过最佳采购时机，这是否有利于实现公司价值最大 化呢？本文认为对实施合同审计付出的成本和因此而带来的收益应当做出合理的权衡，并在 本文中继续探讨了有关合同审计的问题。 采购成本控制初探出自: 中小企业管理与科技 2 0 0 9年 9月下旬刊供稿文/ 李茅，文章从笔者所在企业出发，提出了控制采购成本的建设性 建议。 基于内部控制五要素的采购业务内部控制设计由西南财经大学的张燕江、吕光虎、 诸波所著，依据 c o s o 的内部控制五要素，将五要素与采购业务相联系，从五要素的角度来设 计采购业务内部控制。总体上说，我国理论界对采购业务内部控制的研究较为关注，并为此 做出了很多努力，但发表的文章较为零散，所研究的往往是针对某一公司出现的具体问题所 提出的对策，或是主要从降低采购成本、加强采购管理方面提出建议，较少针对某一类型企 业，如针对上市公司的特点提出系统完整的采购业务内部控制制度，构建采购业务内部控制 框架。从目前国内采购管理方面的研究成果来看，我国在采购业务内部控制研究方面还处在 不断探索中。 结论 从相关文献回顾中看出，国外在采购业务内部控制方面的研究已开始注重实践，从实践 中吸取经验。 我国理论界对采购业务内部控制的研究多集中于采购业务内部控制的某一方面， 如采购成本的控制，尚不够系统和深入。可以说，完善采购业务内部控制理论，建立针对上 市公司经营特点的采购业务内部控制制度，是一项任重而道远的工作。 上市公司采购业务内部控制制度设计 3 2 上市公司采购业务存在的问题及原因分析 2 . 1 上市公司的经营特点和发展现状 2 . 1 . 1 上市公司的经营特点 a . 上市公司的特点 上市公司是指所发行的股票经过国务院或者国务院授权的证券管理部门批准，在证券交 易所上市交易的股份有限公司。而非上市公司则是指其股票没有上市和没有在证券交易所交 易的股份有限公司。上市公司是股份有限公司的一种，这种公司的股票在证券交易所上市交 易，上市公司具有以下特点： （1 ）上市公司是股份有限公司。股份有限公司可以为非上市公司，但上市公司必须是股 份有限公司。 （2 ）申请成为上市公司需经过政府主管部门的批准。按照公司法规定，股份有限公 司申请上市必须经过国务院或者国务院授权的证券管理部门批准，未经批准不得上市。 （3 ）上市公司发行的股票在证券交易所挂牌交易。 1 b . 上市公司的经营特点 上市公司是资本市场发展的基石，上市公司的整体发展水平直接关系到资本市场的吸引 力和竞争力，是资本市场可持续发展的基础和保证。随着资本市场的不断发展、市场环境的 不断改善，上市公司正在成为我国经济运行中最具发展优势和发展潜能的群体。上市公司的 经营呈现以下特点： （1 ）实行多元化经营。采用多元化经营是上市公司达到永续经营与成长的重要策略。近 年来，上市公司的产业结构日趋丰富，由以传统工商业为主转向以能源、交通、金融、钢铁、 冶金、信息等基础和支柱产业为主的新格局。上市公司在促进国民经济又快又好发展中的作 用进一步显现。 （2 ）实行规模经营。上市公司数量在十几年的时间内已达到 1 4 2 1 家( 截至 2 0 0 6 年底) ， 1 9 9 5 年我国全部上市公司的总资产只有 4 0 0 4 . 8 6 亿元，占当年 g d p 的比例仅为 6 . 5 9 % ，而到 2 0 0 6年底，全部上市公司总资产已达 2 1 7 6 4 9 . 3 6亿元，相当于 1 9 9 5年的 5 4 . 3 5倍，占当年 g d p 的比重达 1 0 3 . 2 1 % 。 2 1 周之又，刘晓芳： “商场现代化” ，2006 年第 16 期，p18- 19 2 中国证券监督管理委员会： “中国上市公司发展报告” ，2009 年 3 月，p76 上市公司采购业务内部控制制度设计 4 （3 ）盈力能力相对较强。从盈利能力看，上市公司营业总收入、利润总额和净利润增速 不仅远超出国民经济的增长速度，而且利润增幅远超过收入增幅，增收更增利的趋势进一步 确立。工业企业在我国上市公司中的数量最多、规模最大，能够代表上市公司的整体状况。 因此以工业企业为例，从主营业务收入角度看，2 0 0 5 年工业企业上市公司实现的主营业务收 入为 3 2 7 5 7 . 7 1亿元，超过了全国规模以上工业企业的 1 / 8 ，而 2 0 0 0 年以前这一比例还不到 1 0 % 。 （4 ）经营状况表现出行业差异和地区差异。这种差异从上市公司的数量、各行业非上市 公司平均净资产收益率和非上市公司平均每股收益三方面可以反映出来。据 2 0 0 6年年报统 计，在中国证监会的 1 3 个行业分类中，采掘业、金融业、保险业、房地产业上市公司经营效 益较好，其经营效益领先于其他行业，这说明我国上市公司的经营状况呈现出行业差异的特 点。从地区上看，各地区在经营状况和盈利能力上也表现出一定的差异，北京地区、上海地 区上市公司经营效益要比其他城市高。 3 c . 多元化经营与采购管理的关系 多元化经营是指经营触及至少两个以上的行业。近年来，为增加盈利机会，分散经营风 险，很多上市公司都实行了多元化经营，产业遍布各行业、各领域，多角化经营在一定程度 上可以分散非系统性风险，然而实行多元化经营必然带来公司采购品种的多元化，采购过程 的复杂化，如许多上市公司实行跨行业经营，既经营房地产业，又经营饮食业、服饰业、旅 游业等，经营项目多样，采购物资种类繁多、程序复杂，在多元化经营下，很多公司的采购 业务都呈现出分散式采购的特点，采购由多个部门负责，每一部门负责一部分与本部门业务 相关的采购，这便给公司的采购管理带来了一定的困难。 2 . 1 . 2 上市公司的发展现状 我国上市公司形成于 2 0 世纪 8 0 年代末 9 0 年代初，经过二十多年的发展，目前已初具规 模，并逐步走向科学化、规范化的轨道。上市公司在资产规模、盈利能力、发展潜力上都体 现出其巨大的优势。近年来，上市公司通过股权并购、资产重组等不断发展壮大，已成为推 动企业改革和带动行业成长的中坚力量。从产业布局看，上市公司产业结构日趋丰富，从资 产规模看，上市公司资产规模增速按可比口径远高于全国水平之上；从盈利能力看，上市公 司营业总收入、利润总额和净利润增速不仅远超出国民经济的增长速度，而且利润增幅远超 3 中国证券监督管理委员会： “中国上市公司发展报告” ，2009 年 3 月，p1- 2 上市公司采购业务内部控制制度设计 5 过收入增幅，盈利能力较强；从规范运作看，上市公司管理决策更加民主科学，信息披露更 加透明公正，回报股东意识更加显著，资源和环境保护更加有力，可持续发展能力普遍增强， 上市公司在促进国民经济又好又快发展中的作用进一步显现。 然而，我国上市公司虽发展较快，但与西方经营经验丰富的老牌上市公司相比还是有很 多不足的地方，如很多上市公司是由国有企业改制成立或新组建成立的，受体制、机制、环 境等因素的影响，尚有一部分上市公司法人治理结构和内部控制制度不够完善，运作不十分 规范，严重影响了投资者的信心；还有的公司上市后便急于并购以扩大规模，因而忽略了公 司规模扩大对管理水平的要求，出现了管理队伍落后的情况，这些问题都制约了上市公司的 健康稳步发展。 4 2 . 2 上市公司采购业务存在的问题 近年来，我国的证券市场发展迅速，上市公司的经营规模和经营范围也在不断扩大，然 而部分上市公司内部控制体系尚不健全，采购业务内部控制制度尚不完善，导致采购业务进 行过程中存在着诸多问题，制约了上市公司的较快发展。 2 . 2 . 1 采购流程设计存在缺陷 采购流程设计是采购业务内部控制的首要条件。采购业务发展至今，各公司已初步形成 自身的采购业务基本流程。然而，部分上市公司在采购流程设计方面尚未突破传统，与非上 市公司的流程设计大同小异，传统式采购流程在上市公司中仍被广泛使用。在传统式采购流 程中，采购申请单的设计过于简单，通常是一式两份，没有太多明细要求，只要使用车间或 部门将所需采购物资的名称、数量、估价填写后，交公司审批部门批准后，再转交采购执行 人即可开始采购工作。采购执行人在收到批准后的采购申请单后，根据采购申请单的内容向 供应商询价并签订采购合同、进行采购。期间不需要填写供应商选择、货物和价格选择的理 由等文件资料，货到后，采购执行人凭借申请单到仓库进仓，仓库出具进仓单，使用部门在 进仓单上签名承认货物的名称、数量准确之后，采购执行人即可凭已批准的采购申请单和进 仓单到财务部通知付款，一式两份的申请单 5 分别交财务部和采购执行人保管，采购过程即算 完成。这种传统式采购流程存在以下缺陷： 4 南开大学公司治理研究中心公司治理评价课题组： “中国上市公司治理评价研究” ，商务印书馆，2007 年 7 月，p6- 7 5 李玉周，杨斌： “内部财务控制及风险防范”,西南财经大学出版社，2000 年 6 月 14 日，p126- 127 上市公司采购业务内部控制制度设计 6 a . 没有进行准确的采购计划和实时统计采购行为，缺少一个有效的系统对公司全年的开 支进行预测与管理 传统式采购流程起点通常是请购申请，而不是采购计划。即使有采购计划也只是关于采 购物资的数量、质量、预计价格等的简单计划，而不是通过详细的调查、预测和历史记录制 定的全年采购计划和月度采购计划，上市公司在采购环节比较关注的是货源、价格、质量等 问题，各使用部门往往等到有采购物资需要时才会提出采购申请，缺少事前的采购计划和提 前准备，这样仓促之下实施的采购行为在项目可行性研究、细节论证、资金规划、质量保证、 最佳性价比等方面都存在欠缺；同时，没有对采购业务进行实时统计，对已发生采购业务的 采购物资质量达标与否，价格优惠与否，送货及时与否，售后服务好坏与否没有详细记录， 也会导致每次采购只是一次孤立的行为，无法对下次采购发挥引导作用。上述问题将导致公 司采购成本的增加和经济利益的损失。在企业经营效益好时还能掩盖，当企业经营困难，需 要开源节流或内部检讨时，种种问题暴露出来后就会导致相关部门之间推卸责任、互相指责。 b . 采购业务职责分工不明确 部分上市公司对采购人员的职责没有明确的划分，随意性较大。具体表现在以下几方面： （1 ）采购部门与其他部门分工不明确。一些上市公司没有明确规定哪些工作由采购部门 进行，哪些工作需要其他部门的配合和协助。常常在需要采购时把采购物资清单交给采购部 门，后续的重要工作，如样品的查看、供应商选择、采购价格确定等都由采购人员负责，而 采购人员由于专业素质和能力的欠缺，无法胜任所有工作，这样就会造成采购业务控制环节 的疏漏，为舞弊创造了机会。 （2 ）采购部门内部分工不明确。一些上市公司对采购部门内部人员的分工不明确，没有 具体规定哪些人员负责供应商选择、哪些人员负责订价、谈判、哪些人员负责信息的收集。 还有的上市公司实行多元化经营后，采购业务由多个部门负责，有多个部门同时拥有采购权， 导致采购权限分散，不便于管理。同时，由于采购业务的执行分散在不同的执行人手中，没 有明确的分工界限，一些设备或备件谁都可以采购，不同时期、不同供应商的采购信息就会 分散在不同的采购人员手中，缺乏汇总和归纳，不便于对采购信息的利用；同一产品向不同 供应商采购时也会出现不同的条款，不能为公司争取到最优惠的条件；资料缺乏整理，同一 物资需要再次采购时，不知道谁手中的资料是最终资料、最优资料; 而且一旦人员变动，无法 追踪保证全套资料交还公司、导致信息流失。 6 6 张文贤，孙琳： “内部控制会计制度设计” ，立信会计出版社，2004 年 5 月，p65 上市公司采购业务内部控制制度设计 7 c . 物资采购的系统分工不明确 公司的采购物资通常有多种类型，包括原材料、包装物、各种零部件配件、低值易耗品， 机械设备等。然而，目前一些上市公司没有对采购物资的特性进行细分，对原材料、包装物 等生产物资，机械设备等固定资产，及各种零部件的采购，都没有明确的分类计划与分工。 没有针对不同类型的采购物资制定有针对性的采购策略，指派相应的采购人员。例如，对原 材料和机械设备的采购未实行采购分类，也没有制定各自的采购计划，而是统一交由对采购 物资不十分了解的采购部门负责，使用原材料的生产部门不参与采购前样品的查看和到货后 的验收工作，仅凭填制的请购单描述采购物资需求情况，这样的采购流程不能有力保障所采 购物资的质量符合要求。 d . 财务部角色较弱，缺乏对整个流程的监控作用 财务部通常是在货物验收入库后，凭有关的原始凭证登记账簿，由于无法事先了解采购 计划和采购价格，财务部缺乏对采购用款的预测，无法及时、灵活地安排公司的现金流，这 样可能会导致公司现金短缺或溢余，发生短期性借贷，增加公司成本或可能造成公司资金闲 置浪费的情况。 2 . 2 . 2 采购审批执行不力 采购过程中，审批制度是一项重要的监督制度，是采购业务内部控制系统中极其重要的 一环，必须由专人负责。目前一些上市公司的采购审批执行不力，没能发挥出审批在监督过 程中的重要作用。其问题表现在以下方面： a . 采购审批流程设计存在漏洞 通常的审批流程是由请购人员持请购单到部门主管处申请批准，对于重大业务还需公司 经理的审批。这种采购审批流程的设计存在一定的漏洞，具体表现在： （1 ）采购审批与销售脱节。采购物质的品种、数量、质量、价格与产品质量和销售密切 相关，然而，一些公司在确定采购物质数量、质量、价格时没有进行充分的市场调查和预测， 就提出了请购申请，审批部门不了解产品的市场销售情况，随意进行审批同意，这样采购审 批就无法对销售给予支持。 （2 ）采购审批与验收脱节。一些采购审批人员在不了解库存、价格、质量的情况下便进 行了审批，不能起到防止舞弊的作用，这便给后续的验收把关增添了困难，这样采购审批就 无法对验收给予支持。 上市公司采购业务内部控制制度设计 8 （3）审批人员与其他部门缺乏沟通。 审批人员与其他部门缺乏沟通，就会导致重复审批、 重复采购的情况，增加采购成本，也不利于提高采购效率。 采购审批流程设计上之所以存在诸多漏洞，主要是因为随着上市公司的发展，业务领域 不断拓宽，采购物资的品种不断增加，采购审批的复杂程度也随之提高，而采购审批流程的 再造滞后，不少公司依然沿用原有的审批流程和审批人员，伴随公司采购业务的不断发展， 采购流程在设计上的漏洞也越发明显，严重影响了采购审批的效果。 b . 审批人员分工不明确 一些上市公司对审批人员的分工不明确，如对请购单的审核人员没有明确规定，对不同 种类、级别的采购业务也没有详细规定具体的审批人员，以至于出现请购人员申请时各审核 人员争相审批的情况；还有的公司采购合同审批流程过长，审批人员过多，看似层层把关， 其实如同虚设，经常出现各部门领导之间意见不一致的情况，导致合同签订困难，需要花费 大量时间组织有关部门进行协调沟通，直到达成一致意见，耗费人力物力。 c . 采购审批标准和手续不健全 一些公司采购业务的审批标准与手续尚不健全，对请购单的内容、审批人的先后顺序、 采购物资的数量、质量、价格和供应商的选择都没有明确的标准，如有些公司申请材料审批 时，没有明确规定哪些项目为请购单内的必填项目，也没有明确规定先由哪个部门审批，而 是简化的统一由部门领导审批，由于手续简化，审批人没有审批标准，就会导致盲目审批、 任意审批的情况发生，无法起到审批的监督作用，损害公司利益。 d . 审批人责任不明确、采购审批考核指标缺乏 目前很多上市公司在采购环节的舞弊行为时有发生，其原因之一就是对审批人的责任不 明确，没有制定严格的审批考核要求，这样如果出现不适当的审批行为，没有明确的惩罚措 施，会导致审批人员滥用手中的权力任意批准，审批人与采购人、供应商相互串通谋利，出 现问题时相互推诿的情况发生，最终损害的是公司的利益。 2 . 2 . 3 供应商管理有待加强 供应商对上市公司采购业务的影响是越来越大的, 在交货及时性、产品质量、产品设计、 财务状况及信誉等方面都影响着采购的成功与否，可以说，供应商关系到上市公司整个经营 系统的正常运转，然而，一些上市公司在采购过程中比较关注的是采购物资价格、质量，而 忽视了对供应商的长期有效的管理，具体表现在以下方面： 上市公司采购业务内部控制制度设计 9 a . 供应商选择标准不合理 由华中理工大学管理学院 c i m s - 供应链管理课题组 1 9 9 7 年的一次调查统计数据可知，目 前我国企业在选择合作伙伴时，主要的标准是产品质量，这与国际上重视质量的趋势是一致 的；其次是价格，9 2 . 4 % 的企业考虑了这个标准；另有 6 9 . 7 % 的企业考虑了交货提前期；批量 柔性和品种多样性也是企业考虑的因素之一。 主要统计数据如图 5 - 9 所示： 资料来源：马士华，林勇： 供应链管理 ，第 164 页 从调查数据以及通过与一些企业管理人员的交谈中发现，我国企业评价选择合作伙伴时 存在较多问题：企业选择合作伙伴时，主观成分过多，有时往往根据印象来确定合作伙伴的 选择，选择中还存在一些个人的成分；选择标准不全面，目前企业的选择标准多集中在企业 的产品质量、价格、柔性、交货准时性、提前期和批量等方面，没有形成一个全面的综合评 价指标体系，不能对供应商做出全面、具体、客观的评价。 7 b . 缺乏系统完善的供应商管理制度 一些公司没有制定周密详细的供应商管理制度，包括供应商的选择、供应商的管理、供 7 马士华，林勇： “供应链管理”机械工业出版社，2005 年 8 月，p164 0 20 40 60 80 100 120 产品质量 价格 交货提前期 批量柔性 品种多样性 提前期和价格折中 提前期和批量折中 企业百分比 上市公司采购业务内部控制制度设计 10 应商的评价等，只有在有供货需求时才考虑如何选择供应商，这必然带来选择盲目性，不能 保障以最低采购价格、最优条件完成采购；有的公司即使制定了一些简单的供应商记录，也 没有及时进行信息更新，形同虚设。 c . 没有与供应商建立长期的合作伙伴关系 一些公司与供应商的关系呈现短期性的特点，当与某个供应商有业务往来时，就建立一 些该供应商的资料，没有业务往来时，就立即删除。当再次采购时，往往会重新花费成本寻 找合适的供应商。没有与供应商建立长期的合作伙伴关系。上市公司规模大、业务种类多， 如果经常把时间浪费在供应商的不断选择上，而无法建立稳定双赢的合作供应关系，势必会 影响上市公司的长期经济利益。 供应商管理不完善，带来的弊端也越来越明显, 具体表现在以下几方面： 首先，信息不对称。采购方为了从众多供应商中选择最佳的供应商，往往会对自己的信 息有所保留，怕给的信息越多，供应商的竞争筹码越大，导致采购方与供应商之间无法进行 及时的信息沟通。同时供应商在与其他的供应商竞争中也会隐瞒自己的信息，对于供应的物 资质量、生产过程等，采购方也无法全面了解。这样采购方就无法及时了解供应商的情况， 只能通过增加存货来避免不确定事件的发生，从而造成采购、库存成本的大大增加。 8 第二，物料质量、交货期难以控制。采购方与供货商的工作是不透明的，质量检验也是 通过事后把关的方法，因此采购方就无法知道物料生产过程，也就无法知道物料的真实质量。 同时，又由于供应商为了节约成本、节省时间，可能会简化物料生产工序、降低物料成本， 结果使物料的质量大大降低，损害了采购方的利益，对于物料质量，采购方只能在验收时查 看，如果验收环节疏漏，或一些物料往往在使用一段时间后才会出现质量问题，这可能会给 采购方带来巨大的损失。此外，由于短期合作关系和其它复杂的交通运输状况使得交货误期 时有发生。这些都增加了采购成本，影响后续的生产和销售。 第三，供求关系难以协调。由于采购方与供应商没有建立长期合作伙伴关系，而是一种 短期合作关系，这种供应关系往往是临时性的，双方缺乏有效的合作与协调，因此，供应商 很少为采购方做出过多让步，往往是竞争多于合作。 第四，缺乏对生产和市场需求变化的应变能力。因为供需双方信息的不对称，不能及时 沟通，采购方无法根据用户需求的变化来改变已经签订的采购合同，供应商也不能根据采购 计划做出调整，这使得供需脱节，从而丧失很多市场机会，影响双方利益。 8 .dhl： “传统物流采购的特点及其弊端” ，dhl 新闻 上市公司采购业务内部控制制度设计 11 2 . 2 . 4 采购合同与采购成本管理存在各种风险 a . 采购合同存在的风险 采购合同是以材料或物品等为标的的支出性经济合同，企业签订采购合同目的是为了采 购物资，维持生产和经营，采购合同的签订意味着公司未来期间将以支付货款为代价获得生 产所需要的物资。在采购过程中，既有资金流动，也有物资流动，因而可以说，合同的签订 是否合理合法、是否按规定履行，关系着企业的切身利益。上市公司采购控制不完善在采购 合同的签订、履行、结算等方面也表现出一些漏洞，主要表现在以下方面： （1 ）签订虚假经济合同，套用资金。采购合同主要是由公司物资采购相关职能部门负责 签订的。因而合同经办人员的权利是比较大的，由于采购流程和审批环节存在的缺陷，导致 缺乏有力监管，一些公司内部的合同经办人员为了谋求私利与合同的对方当事人相互串通， 签订虚假经济合同，套用资金，给企业造成不必要的损失。一些上市公司采购数额巨大，虚 假合同可能给公司带来巨大的损失。 （2 ）价格虚高，合同条款表述不清。一些公司在签订合同时缺乏必要的市场调研，对市 场信息掌握不够，没有根据市场行情及时调整价格，导致价格虚高，影响后期收益；有的公 司在签订合同时对价格组成部分的包装费、运输费缺乏明确约定，合同条款内容未按规范进 行表述，导致合同双方在供货时间，标的物规格及费用的负担方面引起不必要的纠纷。 9 （3 ）合同条款执行不严。有些公司采购合同条款中违约责任的规定形同虚设，不能严格 予以执行。有些公司由于计划、仓储与验收、生产部门脱节，导致合同履行不力，甚至出现 对方没能完全履约或者货未到全的情况下全额付款的情况，未严格按合同条款执行，损害公 司利益。 （4 ）订立合同行为不正当。一些供应商为了自身利益可能会采取一些不正当手段，如对 采购人员行贿，套取公司采购标底，给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产 品等，以此损害公司经济利益。 b . 采购成本存在的风险 通常情况下，外购物资的成本包括买价、运输费、包装费、入库前的挑选整理等相关合 理税费，其中买价是采购成本主要部分，买价由采购物资的价格和数量两部分构成。采购成 本关系到产品销售成本高低和企业利润的多少，在企业成本中占有重要地位，然而上市公司 9 .林阁： “材料采购内部控制缺失风险与应对” ，大海事大学学报 上市公司采购业务内部控制制度设计 12 在采购成本的管理上还存在一些不足，具体表现在以下几方面： （1 ）前期采购费用控制不好。由于没有制定合理的采购计划，供应部门便开始着手采购 工作，对采购的前期工作包括市场调查、质量评审、信用评估、谈判及采购人员费用没有进 行准确的预测和预算，采购的前期费用控制不好，同时出现信息失真、欺上瞒下、调查费用 过高等问题。 （2 ）采购价格对公司不利。采购成本= 采购价格* 采购批量+ 相关运杂费，采购价格是构 成采购成本的主要部分，它将影响公司的产品销售成本和存货成本，如果采购价格过高，将 导致产品的销售成本过高，公司利润减少。上市公司采购业务内部控制的不完善也影响到采 购价格的合理确定。由于采购执行人在确定价格上的权限过大营造舞弊机会、缺乏充分的市 场调研和准确的采购计划、缺乏与供应商的沟通和长期合作等因素，形成的采购价格往往不 利于公司利益。 （3 ）采购数量不合理。采购数量是采购成本的组成部分，通常是根据公司的销售预测并 考虑公司的库存情况确定的最佳订货量，采购数量将影响存货的采购成本、资金占用成本、 缺货成本。因此合理确定采购数量是十分重要的，它关系到公司有存货有关的成本的高低。 由于缺乏准确的市场预测和采购计划，确定的采购批量不符合公司的实际需要，给公司造成 不必要的浪费。 2 . 3 问题产生的原因 上市公司采购业务内部控制存在的诸多问题，究其原因可以从以下两方面分析： a . 主观原因 （1 ）管理层对采购业务的重要性认识不够。采购业务是企业生产流程的第一步，它联系 着生产和销售，也联系着企业内部和外部，是企业生产运营中极其重要的一环。然而，一些 上市公司由于体制、机制等原因，管理层经营观念尚未完全转变，过于重视生产，认为生产 重于一切，一切服务生产，忽视了与生产密切相关的采购业务；还有的公司管理层比较关注 的是产品销售环节，强调产品的市场和成本的降低，把采购业务想象的过于简单，认为采购 只是一种购买行为，不存在过多的管理，只要强调采购价格和供货及时就可以了，忽视了准 确的采购计划、完善的采购流程、有效的供应商管理及采购风险的防范等问题。上市公司管 理层对销售的重视，向员工传递了这样一种信息，即采购没有销售重要，要更加关注产品销 售。这些情况导致采购业务内部控制的作用不能充分发挥。 上市公司采购业务内部控制制度设计 13 （2 ）采购业务相关人员缺乏良好的素质。规范是由人制定的，也是由人来实施的，系统 完善的规范如果没有好的实施者也将无用武之地。采购业务正是如此，采购业务发生频繁， 环节较多，需经过请购、审批、采购、验收、记账等多个流程，涉及公司内部多个部门和人 员，又与公司外部频繁联系，因而较难以控制，容易滋生舞弊，需要相关人员具有必要的专 业素质和职业道德素质。而一些上市公司的采购人员恰恰缺乏这样的素质： 1 ）缺乏必要的文化素质和专业素质。上市公司由于体制、机制等原因，其内部尚有一部 分文化素质和专业素质相对较低的工作人员，这些工作人员或是没有认识到采购业务的重要 性，或是没有认识到自己岗位的重要职责，对公司明确规定的采购管理制度没有充分重视， 不按规定程序执行，这便影响了整个流程的有效进行，这样即使是完善的采购流程也无法起 到很好的监督作用。 2 ）缺乏必要的职业道德素质。有些工作人员缺乏职业道德，在利益的驱使下往往会做出 不利于公司利益的行为，如在选择供应商、确定采购价格、验收等环节串通舞弊，内外勾结 损害了公司的合法权益。 （3 ）内部审计制度不完善，忽视了合同审计的重要性。合同审计是内部审计的一部分， 是对合同的订立、履行、结算实施的审计工作。然而，一部分上市公司在内部审计制度中没 有包括合同审计，忽视了合同审计的重要性，具体表现在：第一、对合同审计的重视程度不 够。很多企业往往偏重于基建审计、财务报表审计，而没有认识到合同审计的重要性，因此 对合同审计的重视程度不够，很少单独开展合同项目的审计。第二、合同审计的力量不够， 支持度较弱，使合同审计工作形同虚设。第三、忽视合同的事前审计，即审计合同订立的真 实性、合法性。在企业的内部控制制度中，合同审计大多只是在采购合同履行完毕后进行事 后的监督，而不是事前的审计, 而事后监督只能起到一般的检查作用，无法起到预防和控制作 用，这样很难发现问题，而且也难以处理和解决问题。 （4 ）缺乏一套完善的内部控制制度。我国的上市公司起步较晚，上市公司虽然在资本规 模上占据优势，但在内部控制的构建上缺乏实践经验，部分公司缺乏一套完善的内部控制制 度，尤其是尚未建立一套适应上市公司经营特点的采购业务内部控制制度。在采购流程设计、 采购审批、供应商管理、成本控制与风险管理方面的控制制度有待完善。还有一些公司内部 控制制度照搬别家，没有考虑公司的实际情况构建，导致制定的内部控制制度在实施时存在 很多问题。 b . 客观原因 上市公司采购业务内部控制制度设计 14 近年来，上市公司面临的市场竞争日趋激烈， “适者生存，不适者被自然界淘汰” ，上市 公司也在纷纷寻找生存之道。激烈的竞争导致上市公司在一些情况下无法按照既定的采购控 制制度执行。如在供应商选择上，考虑到竞争对手也同时需要与某个供应商合作，生产类似 产品，则无法在供应商价格、付款条件等方面获得优势。同时，考虑到竞争因素，上市公司 有时为了获得竞争上的优势，可能会提前采购，储备大量物资，这种采购行为与公司短期利 益不符，但公司却获得了竞争优势。 上市公司采购业务内部控制制度设计 15 3 上市公司采购业务内部控制制度的设计意义 在生产型企业，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物料输入输出的动态过 程，其采购流程运行的顺畅与否将直接影响到企业生产、销售和整个供应链的顺利运行，因 此采购业务在生产运营中扮演着非常重要的角色。强化上市公司采购管理，加强采购业务内 部控制，对于完善公司内部控制制度，提高上市公司管理水平和经济效益意义重大。 3 . 1 完善公司治理结构，强化基本制度建设 公司治理结构是一种联系并规范股东（财产所有者） 、董事会、高级管理人员权利和义务 分配，以及与此有关的选聘、监督等问题的制度框架。简单的说，就是如何在公司内部划分 权力。我国公司治理结构是采用“三权分立”制度，即决策权、经营管理权、监督权分属于 股东会、董事会或执行董事、监事会。通过权力的制衡，使三大机关各司其职，又相互制约， 保证公司顺利运作。内部控制制度可以说是公司治理结构的重要组成部分，是通过内部控制 的监督作用实现各利益相关方的权利制衡。内部控制对公司治理结构的影响具体表现在以下 方面： a . 有效的内部控制是正确处理企业利益相关方关系、完善公司治理的重要保障 良好的内部控制可以实现公司股东大会、董事会、监事会、债权人等权力机构的相互制 衡，有利于正确处理企业相关各方的利益关系，完善公司治理结构。 b . 有效的内部控制有利于实现所有者决策权力和经营管理权力的制衡 由于所有权与经营权的分离和信息的不对称，经营者往往成为内部控制的现实主体，直 接控制着企业的生产经营管理和会计信息的生成，而所有者只有通过企业生成的会计信息来 了解生产经营情况、监督经营者。有效的内部控制有利于真实、 完整、可靠的会计信息的生成， 反映企业实际的运营情况，便于所有者对经营者实施监督，从而使双方的权力得到制衡。 1 0 可以说，没有完善的内部控制制度也就没有完善的公司治理结构。采购控制是内部控制 的中心环节，采购联系生产、销售、库存等多个环节，是上市公司生产运营过程的重要组成 部分，加强采购环节的内部控制建设，通过对请购、审批、采购、验收、入库、记账等各个 环节进行严格规范，有利于保证采购业务的真实性、规范性、科学性，有效性，发挥采购内 部控制的监督作用，完善内部控制制度和公司治理结构，强化基本制度的建设。 10 朱栗： “公司内部治理对盈余管理的影响” ，中国硕士论文数据库 上市公司采购业务内部控制制度设计 16 3 . 2 规范公司采购管理，杜绝违法违纪行为 采购业务是公司较为频繁、常见的业务，采购过程复杂，手续繁多，容易出现违法违纪 现象，如“齐二药”的采购事件，该厂采购执行人员和相关主管人员违反物料采购规范和药 品生产质量管理法规及相关规章制度，严重违规操作，导致发生重大伤亡事故，损害商家和 消费者利益 1 1 ；普尔斯马特危机事件也是由于采购人员收受贿赂，损害公司利益，最终导致公 司倒闭的典型案例。这些采购舞弊案件的发生暴露出公司采购业务内部控制存在的问题。构 建完善的采购业务内部控制制度，针对采购业务内部控制各环节的控制缺失，设计有效的应 对策略，使采购业务各流程形成系统化、一体化的监督体系，通过准确的采购计划、完善的 采购流程、严格的采购审批和合同审计，对采购活动进行严格规范，有利于规范公司采购管 理，杜绝违法违纪行为。 3 . 3 提高物资采购质量，降低物资采购成本 a . 提高物资采购质量 采购的原材料投入到生产过程中，最终将形成产成品；采购的机械设备、办公用具等也 是为公司的生产经营服务的，可以说，采购物资的质量对生产经