（会计学专业论文）关于实时会计信息系统的构建.pdf

关于实时会计信息系统的构建 摘要 本文的选题是基于会计信息系统自身的发展变革趋势，社会环境的变化对现 有会计信息系统的冲击，以及企业对于实时信息需求的不断膨胀。本文的内容正 是围绕如何构建一个完整的新型会计信息系统而展开。但鉴于会计信息系统本身 是一个内容广泛而复杂的集合体，本文难于做到面面俱到，重点放在了该实时会 计信息系统与传统的会计信息系统相比所实现的重大突破上。 本论文主要包括八个部分的内容：前言部分是对本文的选题原因及意义做出 说明；第一、二、三部分则是对该会计信息系统的基本要素做出阐释，如基本概 念的界定，体系结构以及核算流程的选择；第四部分是对实时会计信息系统所包 括的具体内容的详细解释；第五部分是对该会计信息系统的进一步优化：第六部 分是对该系统应用前景的预测，最后的结论部分总结了本文的创新点和研究展 望。 适应社会环境需要，构建起一个全新、适用的会计信息系统是本文的归结点。 关键词：实时业务事件实时会计信息系统 t h ec o n s t r u c t i o no fr e a l t i m ea c c o u n t i n gi n f o r m a t i o ns y s t e m a b s t r a c t t h es e l e c t i o no ft h i s t o p i c i sb a s e do nt h e d e v e l o p m e n t a n d t r a n s f o r m a t i o no ft h ea c c o u n t i n gi n f o r m a t i o ns y s t e m ，t h ei m p a c tc o m i n g f r o mt h ec h a n g e so fs o c i a ls u r r o u n d i n g s ，a n da l s ot h ei n c r e a s i n gd e m a n d s f o rr e a li n f o r m a t i o ni nab u s i n e s s h o wt ob u i l da c o m p l e t en e wa c c o u n t i n g i n f o r m a t i o ns y s t e mi st h em a i nc o n t e n to ft h i sp a p e r s i n c et h ea c c o u n t i n g i n f o r m a t i o ns y s t e mi sac o m p l i c a t e d a g g r e g a t i o no fe x t e n s i v ec o n t e n t sa n d i ts e e m st ob e i m p o s s i b l et oc o n c l u d ee v e r y t h i n gi nt h i sp a p e r ，t h e e m p h a s i si sl a i do nt h eb r e a k t h r o u g h sm a d eb yt h en e wr e a l t i m ea c c o u n t i n g i n f o r m a t i o ns y s t e mc o m p a r e dt ot h eo l do n e s f o r e w o r dd e s c r i b e st h er e a s o na n dm e a n i n gb ys e l e c t i n gt h i st o p i c ：t h e f i r s t ，s e c o n d ，a n dt h i r dp a r t se x p l a i nt h eb a s i ce l e m e n t si nt h i sn e w a c c o u n t i n gi n f o r m a t i o ns y s t e ms u c ha se x p l a n a t i o no fb a s i cc o n c e p t s ，t h e s y s t e ms t r u c t u r ec h a n g e ，t h ea c c o u n t i n gc a l c u l a t i o np r o c e s sc h a n g e ：t h e f o u r t hp a r ts t a t e si nd e t a i l st h ec o n t e n t si n c l u d e di n i t ：t h ef i f t hp a r t 1 sa b o u th o wt oo p t i m i z et h es y s t e m ：t h es i x t hp a r ti st h ep r e d i c t i o no f t h es y s t e m sf u t u r ea p p l i c a t i o n ：t h es e v e n t hp a r ti st h ec o n c l u s i o no f c r e a t i v ep o i n t s1 nt h i sp a p e ra n d1 t sr e s e a r c hp r o s p e c t ：t h el a s t p a r t isr e f e r e n c e s b a s e do nt h es o c i a l n e e d s ，t ob u i l dan e wa n da p p l i c a b l ea c c o u n t i n g i n f o r m a t i o ns y s t e mi st h ep a p e r su l t i m a t eg o a l k e y w o r d s ：r e a l t i m e ：b u s i n e s se v e n t ；r e a l t i m ea c c o u n t i n gi n f o r m a t i o n s y s t e m 关于实时- 氧a - n 息系统的构建 0 前言 0 1 会计信息系统的变革及发展趋势分析 会计信息系统是利用会计信息技术对会计业务信息进行采集、存储和处理， 完成会计核算任务，并能提供进行管理、分析、决策用的会计信息的系统。o 随 着电子信息技术的发展和它在会计领域中应用的普及和推广，会计信息系统服务 职能不断提升，逐步走向完善。会计信息系统的发展完善主要经历了以下三个阶 段：电子数据处理阶段( e d p ) ，综合数据处理阶段，决策支持和专家系统阶段。 在我国会计信息系统的发展过程中有两个标志性的事件： 首先是1 9 8 1 年8 月在长春召开的“财务、会计、成本应用电子计算机”专 题讨论会上正式提出“会计电算化”这个名词。当时提“电算化”是为了让人们 更直接地了解和接受计算机在会计中的应用这项工作。“会计电算化”就是以电 子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用计算机 代替人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判 断的过程。 其次是1 9 9 9 年4 月初，在深圳召开的“会计信息化理论”专家座谈会上， 与会专家提出了“会计信息化”这一概念。会计信息化是会计与信息技术融合的 过程，是将会计信息作为管理信息资源，全面运用计算机、网络和远程通讯为主 的信息技术对会计信息进行搜集、加工、传输、存储和应用，为企业经营管理、 控制决策和社会经济运行提供充足、实时的信息。 所以，从会计电算化到会计信息化，决不仅仅是一个名词、口号的变迁，它 更应该代表种与信息技术环境相适应的全新的会计思想的诞生。以这种新兴的 会计思想为指导，对会计信息系统自身提出了变革的必要，并为会计信息系统的 变革提供了指导方向。 0 2 会计信息系统应用环境的变革 会计信息系统作为企业经济业务的采集、处理、反映工具，最终是为企业从 而为整个社会经济发展服务的，其存在离不开对社会经济环境的适应性。当前会 计信息系统所赖以存在的社会环境发生了以下明显的变化，从而对会计信息系统 自身提出了相应变革的需要： ( 1 ) 电子商务改变了传统会计的运行环境，也为会计信息系统的进一步变 革提供了新的契机。 电子商务作为2 l 世纪的主流贸易手段，已逐渐深入到社会生活的各个领域。 一方面这种新兴交易方式的发展，对传统会计的确认基础、计量标准、报告内容 ( i ) 杨周南，赵纳晖等电算化会计信息系统第一版北京：经济科学出版社 2 0 0 0 年第3 页 共帅页第l 页 关于实时会计信息系统的构建 及至整个会计理论框架都产生了巨大的冲击，明显暴露出传统会计信息系统的种 种不足。会计信息反映的滞后性、单一性是其明显的体现。 另一方面，这种新兴交易方式的发展，改变了传统面对面直接交易的形式， 所有业务过程均可以通过互联网完成，从而使相关单据的实时传递、相关数据的 实时处理、+ 相关信息的实时披露成为可能。这为会计信息系统的进一步变革提供 了新契机。 ( 2 ) 网络经济的发展形成对现有会计信息系统的冲击，并为新的会计信息 系统的建立奠定了基础。 网络经济时代，企业经营越来越多的依赖客户、供应商、经销商等外部资源， 而且将更多的通过网络进行。通过企业网络的公共关口进行网上销售、网上采购、 网上购物、网上结算、网上服务和支持，并且通过网上报税、网上报关、网上银 行等与金融机构、政府机构等社会部门协同。 企业内部利用企业局域网，企业各个职能部门之间的信息得以互相连接，实 现网络资源高度共享，从根本上改变了财务、业务运作时间差产生的信息不对称 的滞后状况，实现了财务、业务协同进行。这从根本上打破了传统会计信息系统 信息相对滞后的局限性，为新的会计信息系统的建立奠定了基础。 ( 3 ) 会计信息者使用者会计信息需求的变化，为会计信息系统的变革提供 导向。 构建会计信息系统的目的在于通过对相关经济业务的加工处理，提供满足内 外部会计信息使用者需求的会计信息。随着时代的向前推移，社会经济环境的变 化，会计信息使用者的信息需求发生了明显的变化。 目前，随着社会环境的变革，企业外部信息使用者的信息需求更加个性化， 更加注重信息的时效性。随着自身素质的不断提升，他们获得最直接的原始业务 信息，结合自身的职业判断，进行相关数据的分析、信息的提取，将成为一种发 展趋势。由此，作为的会计信息提供者必须想方设法满足会计信息使用者的这种 信息需求，对现有会计信息系统进行变革。 另一类会计信息使用者存在于企业内部，他们是企业的管理人员。在现有的 经济形势下，市场环境瞬息万变，企业的管理人员必须有丰富、及时的信息来源， 以便恰当的制定与调整管理策略。因而信息获取的及时性、多方位性将成为最基 本的要求。 如何通过会计信息系统的变革来更好的满足内外部信息使用者的最新需求， 正是会计信息系统未来变革的方向。 0 3 问题的提出构建实时会计信息系统 通过以上分析可以看到新的社会经济环境中，会计信息系统正经受着来自各 方面的冲击，日益暴露出本身存在的严重缺陷。面对迅猛发展的计算机技术，人 们已开始认识到，计算机在会计领域的广泛应用不仅是信息处理手段的改变，它 对现有会计信息处理系统也产生了史无前例的影响。我们不应墨守成规，而应以 全新的观念，充分认识计算机信息处理的特点及其对会计理论和实践的影响，逐 步改革传统会计信息系统。 传统会计信息系统更多地充当了信息过滤器的角色，它负责筛选进入会计系 统的经济业务信息，然后运用相关的会计术语规范化，并进行分类汇总以得到相 应的财务报表。这类专门的会计处理方法在一定程度上损坏了相关业务信息的完 共加页第2 页 关于实时会计信息系统的构建 整性，难于使相关的会计及非会计信息得到全面而切实的反映，难于满足会计信 息需求者的信息需求。 由此，我们必须利用现代信息技术对传统会计信息系统进行重构和优化，建 立开放的会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代网络通讯技术和数据 交换技术，实现资源的高度共享。同时，先进信息技术的广泛应用、信息系统的 高度共享性和开放性，将使会计信息、处理与披露由传统的及时性提升为主动性 和实时性。 我们提出了建立实时会计信息系统的构想，该会计信息系统的目标着眼于业 务原始信息，实现业务系统与财务系统的集成，使企业的相关信息得到实时、全 面而切实的反映，全方位提升会计信息系统的功能，从而更好得服务于企业的经 营管理活动，全面提升企业的市场竞争力。 共4 0 页第3 页 关于实时会计信息系统的构建 1 基本概念解释 1 1 “实时”含义的界定 “实时”与及时、准时、即时等在含义上存在类似之处，但又不完全相同。 “实时”并非指完全消除时间差，而是我们所追求的一种最有效的会计信息处理 境界。在这种状态下，将尽可能减少由于时间的推移而造成的信息减值，在信息 的有效期内实现信息的获取、处理和应用。这种理想境界单纯靠计算机及网络等 技术手段是难以实现的，归根到底还要借助于企业管理手段的提升和企业业务流 程的改进。 更细致地讲，实时会计信息系统可以实现以下功能：实时业务处理、实时信 息反馈、实时经营监控和实时变化响应。 实时业务处理：即对所发生的经济业务做出及时的处理，例如客户可以在线 录入定单、查看库存信息、确认发票、以及进行服务请求的实时跟踪；供应商可 以直接根据该系统的预测功能来安排生产：合作伙伴可以及时得到各种经营信 息，调整合作方式；员工可以直接安排差旅、费用报销、会务等等。 实时信息反馈：即企业范围的信息及时传递给财务管理系统，管理人员可以 进行实时的财务分析，可以做出更准确的决策，全面提升企业的管理水平。 实时经营监控：即借助相关的管理会计方法如动态预算管理、a b c 作业成本 法等，管理者可以实时得控制企业经营管理活动，并有针对性地调整经营管理策 略。 实时变化响应：即及时了解客户需求的变化以及市场形势的变化，对客户请 求做出快速响应，以提高客户的满意度，加强与供应商和合作伙伴的合作，提升 企业的运行效率，全面增强企业竞争力。 总之，实现会计信息处理的“实时”化，是一个整体的含义，它涉及到企业 多方面的内外经营管理活动，最终体现了企业管理手段的改进和综合运营能力的 提升。 1 2 实时会计信息系统下的会计信息分类 在实时会计信息系统中，我们注重会计信息的时效性。但就整个业务系统来 讲，并不是每一项业务信息都具有实时反映处理的特性和实时处理的必要。仔细 审视现有的企业业务系统和传统的会计信息系统中所反映的会计信息，我们以时 效性为标准对相关信息进行分类，作为我们构建实时会计信息系统的前提。 1 2 1 实时会计信息和期间会计信息 通过分析，我们可以看到传统会计信息系统中的会计信息基本可以分为两大 部分r 一部分是与目常决策相关的信息。这部分信息实时反映企业经营成果和财 务状况的变化情况，并将成为信息使用者日常做出决策的主要依据，它能够满足 共柏页第4 页 关于实时会计信息系统的构建 各方面多用途的需要，我们将之归类为“实时信息”。另一部分是与总体反映和 评价有关的信息。它主要反映企业当期经营成果和期末财务状况，提供的是通用 信息，信息使用者依据它做出对企业现行价值的评价，我们将之归类为“期间信 息”。 具体来讲，实时信息是与平时决策相关的日常信息。它通常包含以下的内容： ( 1 ) 即时发生的原始业务信息和由财务系统处理生成的即时会计信息。 ( 2 ) 重要事前会计信息、重要交易或事项成立或发生的信息。 ( 3 ) 对以上基础会计数据及交易和事项进行说明的信息。 ( 4 ) 适时预测和分析信息。 ( 5 ) 其他的重要信息，例如将对企业日常经营活动产生重大影响的政策、 法规的出台和变革等等。 因为这些信息通常与企业的日常活动密切相关，主要为管理部门的管理活动 服务。它们是企业财务监控不可缺少的基本工具。在市场竞争中，谁能及时把握 有关市场变化、客户需求、经营财务状况等的信息，并能在管理和监控中运用得 恰到好处，谁就有可能创造出竞争优势。因此，这类信息是要做到实时采集、实 时处理和实时披露的部分。 期间信息通常是与总体反映和评价有关的定期信息。这些信息的提取建立在 对整个业务期间相关数据的归纳、总结、分析的基础上，并结合外部的其他因素， 对所获取数据进行分析，反映为有价值的信息。这些在传统的会计报表和当前新 兴的财务报告中均有反映，典型的例子如： ( 1 ) 传统利润表中的工资费用、成本费用、效益工资和税收额等项目。它们 通常在期末进行统一归集、分摊、计算，这些归集、分摊标准是建立在整个会计 期间的基础上，因此对这类项目很难做到实时反映。即使建立在一定估计基础上 进行了实时提供，因存在很多的不确定性因素，违背了真实性原则，失去了存在 的意义。 ( 2 ) 为了加强企业经营管理的需要，企业通常需要对某一经营期间( 通常 以年、季或月为单位) 的经营成果做出总结性说明，这些资料通常作为参考性文 件而保存。 ( 3 ) 还有一些是作为当期经营成果的总结，例如社会责任报告、企业当期 具体的融资能力报告等，它们建立在对当期数据的分析、总结的基础上，这些报 告都不需要做到实时性披露。 当然，在i t 环境下的期间会计信息与传统期间会计信息相比发生了明显变 化，呈现出以下新特点： ( 1 ) 报告周期缩短。打破了传统的会计年度、月度的范畴，将报告周期缩 短到如一周、一天，甚至几个小时披露一次。 ( 2 ) 信息披露的格式特别是基本会计报表的格式发生了变化。不再局限于 传统的单一书面式披露，电子化的财务报告形式灵活、内容更加丰富。 ( 3 ) 报告内容增加，反映各种社会责任的报告( 绿色报告为例) 等新型财 务报告不断增加。 这些新兴特征的出现，反映了未来会计信息披露的发展趋势。那时，对于期 限较短的期间会计信息也可以把它看成是实时信息，是实时信息与期间信息的结 合，并逐步实现实时信息的处理效果。因此，未来会计信息披露在时问上是贯通 一气的，不会给管理决策需要留下任何间断点。 共柏页第5 页 关于实时会计信息系统的构建 1 2 2 实时会计信息的层次分类 在网络时代，企业的实时会计信息系统不仅提供基于传统财务报表的实时信 息，而且还要为企业经营管理者提供对管理控制和战略决策有用的实时会计信 息。这些信息不同于原来的财务会计报表，有的信息是原系统的会计数据直接加 工得到，但大部分信息是由一些非财务数据与财务数据结合处理后得到的。对收 集的基本数据可按不同的管理决策要求加工成不同层次的会计信息。为了更直 接、更有效的为企业经营管理服务，我们可将实时会计信息作如下层次分类： ( 1 ) 用于经营控制的实时会计信息。这些经营信息通常来源于企业的基层 业务数据和经过适当加工而成的数据。所谓基层的业务主要涉及一些结构性和可 重复性活动，以会计信息系统中的采购、库存管理、生产、销售、财务、人事管 理等子系统为例。经营控制用的信息主要描述企业各基层单位的经营情况以及经 营例外报告。 基层经营管理人员按预先制定的控制目标或预算标准来对这些业务活动的 业绩进行衡量，并利用这些经营信息对其经营控制和管理作决策。当然，也可分 析评价现行经营预算标准和政策，并相应对这些标准进行必要的改进，以促进企 业经营活动目标的顺利完成。 ( 2 ) 用于短期计划和综台控髑的实时会计信息。短期计划和综合控制用的 信息一般指不长于一年的计划和预算的报告信息，如企业一年的财务预算报告、 生产部门的生产安排和成本预算、销售部门的销售计划、采购部门的采购计划和 库存控制计划等等。这些信息是中层经理进行战术决策的依据，可有助于企业中 层经理更有效地配置企业资源。 短期计划信息是咀经营信息为基础而形成的，通常关心的是未来一年的财务 预算、销售计划和生产安排以及成本预算等。通常这些定期编制出的报告可用于 对基层单位和经理的经营控制，以及考核基层经理的业绩。 ( 3 ) 用于战略管理决策的实时会计信息。战略管理决策用的信息是有关企 业战略性问题和中长期规划和计划的信息，它涉及来自企业内部和外部的大量信 息。这类战略信息似乎不需要实时提供，但由于战略计划决策侧重于未来，而未 来存在着许多不确定因素，如果能保持各种信息的实时提供，可以消除相当一部 分的不确定性，从而对企业的战略实施是很有利的。 同样地，战略整体目标的确定也需要实时信息，如涉及市场定位、公司投资、 公司并购、撤资、产品结构优化、经理人员配置、营销策略转移、企业竞争地位 的改进和新产品开发等实时信息。现代企业越来越注重战略性的规划和计划，也 越来越重视实时战略管理信息。 当然，战略决策也应当靠短期计划和综合控制的支持，而短期计划目标的实 现是靠基层经营活动和控制来支持的。所以，战略决策所用的实时信息是企业基 层和中层所用实时信息的进一步集成。 上面所述实时会计信息的种类和数量都远远超过传统财务信息系统所提供 的信息含量，而且在这些信息中，有的是用非货币单位计量的，有的是由来自企 业外部的数据加工而成的。 总之，适当把握实时会计信息系统下，不同信息的特性( 主要是实时和非实 时) ，以及实时信息所处的信息层次，并有针对性的采取不同的处理手段，将会 全面提高会计信息的处理效率，更好的支持企业的经营管理和决策活动。 共4 0 页第6 页 关于实时会计信息系统的构建 2 实时会计信息系统体系结构的变化 2 。1 传统会计信息系统的体系结构分析 传统的会计信息系统、会计过程和会计模型是为适合工业革命时代的需要， 以传统的会计恒等式和会计循环为基础设计的。“该种会计信息系统充当了信息 的过滤器，负责筛选进入会计系统的信息，然后进行分类汇总以得到相应的财务 报表。这是一种典型的基于输出视角的模型，也是一种面向财务业务过程的模型 和视图。 在这种体系结构下，其各个信息系统被用于特定职能部门，各个职能部门之 间的工作是相互独立的，而不可能为跨越几个职能部门的信息提供整体性视图。 这就造成在多个系统中，数据被重复存储和数据前后不一致的问题。 2 2 传统会计信息系统所面临的挑战 但是在知识经济社会中，在i t 环境下，会计信息系统的目标、会计信息系 统的功能、会计信息系统的性能都将发生质的变化： 首先，i t 环境下的会计信息系统将是面向决策的。它能提供各类决策所需 的各种会计信息，而不仅仅是提供会计核算信息和部分财务分析信息，从而使会 计信息系统的目标，即为决策者提供有用会计信息得到名副其实的体现。 其次，会计信息系统功能将发生重大的变化。会计信息系统的功能也将不仅 仅是会计核算和财务分析，还将包括更多的会计历史信息、当前信息和预测信息 的分析和挖掘，从而达到会计信息系统向所有相关的决策者提供满足决策需求的 信息的目的。 再次，会计信息系统在性能上也将发生根本变化。会计信息系统将具有更多 “人性”的因素，它将不只具有一般的人机交互性能，而且更多地考虑人的需求， 重视和突出入在会计信息系统中的作用，提供满足人们需要的各种个性化信息。 由此，会计信息系统功能的扩展，会计信息系统性能的提升以及会计信息系 统目标的优化，归根结底还依赖于一个有效的会计信息系统体系结构。由此，我 们必须重新审视现有的会计信息系统结构，努力克服传统会计信息系统结构上的 神种不足，为实时会计信息系统建立起新的体系结构。 2 3 实时会计信息系统的体系结构一k 务事件驱动体系 适应i t 环境的实时会计信息系统，将是业务事件驱动的体系结构。“事件驱 动”本是一种计算机术语，是指当某一特定事件的要求代码进入工作时，程序指 令开始执行。 借鉴这种思想，事件驱动会计系统的核心就是将事件作为会计分类的最小单 ( 2 ) 韦沛文管理型会计信息系统第一版广东：广东人民出版社，2 0 0 0 年第2 5 5 页 共柏页第7 页 关于实时会计信息系统的构建 元，当业务事件发生时，所有原始数据被适当加工成标准编码的源数据，集成于 一个逻辑数据库( 或数据仓库) ，而不是听任数据分散、重复存储于多个低耦合 系统中。数据库不只记录符合会计事项定义的业务事件，而且记录管理者想要计 划、控制和评价的所有业务事件，并且存储业务活动中多方面的细节信息。因此， 它可以实现以下功能： 首先，在日常工作中，仅仅把交易活动的特征进行存储，会计信息使用者按 各自的要求对事件特征进行分类、计算并转化为他们所要的有用信息。任何授权 用户都可以运用数据库自身的数据管理职能，来定义自身的信息需求条件，对数 据库做出信息处理“指示”，从而获取所需的有用信息。 其次，在这样完全由事件驱动的体系结构下，针对不同的事件特征生成不同 的事项数据库，能够避免数据重复存储和数据不一致的问题。 再次，这种体系结构还达到了信息处理的实时控制，数据库中的处理单元在 业务发生时捕捉业务数据，及时传递至数据库进行数据存储，并根据客户的需求， 即时做出数据处理，输出满足信息需求者个性化的会计信息。 最后，通过对业务数据的及时录入、处理和输出，能执行业务规划和控制。 并能校验数据的准确性和完整性。 和传统功能驱动的会计信息系统相比，事件驱动会计信息系统具有如下四个 典型特征： ( 1 ) 该系统面向业务事件本身。这样才能在信息技术的支持下，使业务流 程和信息流程紧密结合。 ( 2 ) 集中处理业务事件。重新定义了会计的范围，不仅仅针对改变企业资 产、负债和所有者权益的业务事件，而是选择所有管理层想要规划、控制和考核 的业务事件，多角度地反映企业业务活动，使财务数据和非财务数据有效集中在 一起，允许在报告上有一定的弹性，提供更完善、更代表企业当前运行状况的信 息。 ( 3 ) 该体系集成了所有的业务数据。有效的数据集成有助于利用大量的数 据库技术，而且便于数据更加一致和可靠地描述经济业务。数据集中存储可以支 持所有的信息用户信息需求，同时减少了数据的冗余。 ( 4 ) 集成了信息流程和实时控制。流程集成涉及到三个关键信息活动的功 能需求：记录、维护和报告，也涉及到需要减少相关业务和信息处理的风险的控 制。流程集成目的就是要把信息系统融入到实际业务流程本身，因此，在业务活 动发生时，信息技术既用来记载数据，也用于控制流程。 在电子商务方兴未艾的环境下，基于国际互联网、企业内部网和企业外部网 的信息技术应用结构，为业务事件信息的收集带来了前所未有的机遇。同时，成 熟的数据库管理系统又是在“事务管理”的思想上向前发展的，所以事件驱动会 计是能够最大限度地与计算机技术相适应、相协调的会计思想，事件驱动的会计 信息系统将不可避免地成为下一代会计信息系统。 共4 0 页第8 页 关于实时会计信息系统的构建 3 实时会计信息系统中的会计核算流程变革 3 1 传统会计信息系统下的会计核算流程 传统的会计信息系统由于受到会计准则和约定俗成的会计处理习惯的影响， 遵循了由凭证一账簿一报表的单一化会计处理套路，形成了一个固定的会计循 环。如下所示：确认交易和其他经济事项一数据进入会计系统一内部控制体系一 纸性交易文件处理一更新总账、明细账和账户余额一定期编制财务报表一定期审 计财务报表一公布经定期审计的财务报表。具体的会计核算流程图示如下： 发生的 妻净 获取的 初始信惠 图1 传统会计核算流程 建立在该会计循环基础上的会计核算流程，存在明显的不足之处，具体表现 在： ( 1 ) 工作内容重复，效率低下。例如编制的现金或银行日记账经常不被利 用，只是作为会计档案保存，月末经常再一次重新汇总，浪费了不必要的人力、 物力。 ( 2 ) 根据会计制度按部就班的处理方式，对于业务量比较大的企业产生数 据垃圾，造成档案保管工作的难度。 ( 3 ) 与数据处理的信息化思想背道而驰。企业信息化的核心数据源来自 会计系统中的同个数据库凭证库。没有必要非得走过那些会计制度所规定 的冗余环节。 共柏页第9 页 关于实时会计信息系统的构建 3 2 实时会计信息系统中的核算流程变革 针对以上传统的会计信息系统所存在的种种不足，我们在实时会计信息系统 中进行改进，以打破原有的会计循环线路，形成一条新的会计循环路径，即：交 易和其他经济事项发生的同时更新数据库一内部控制体系、财务数据的持续和实 时审计一在线、实时管理和财务报表编制一持续发布在线、经审计的财务报表， 具体的会计核算流程如图所示： 誊一为可选择环节 图2 实时会计核算流程 实时会计信息系统中的会计核算流程与传统会计核算流程相比存在如下明 显的特征： ( 1 ) 互动性。改变了传统的核算流程，信息使用者等待期末获取信息的被 动模式。让用户自己来选择所需要的信息，即实现用户对信息的定制。企业数据 库中的信息可分为不同的保密程度，并由此设置不同的用户等级。使用者根据授 权级别，按自己的需求向数据库管理系统提出操作请求，经过确认身份之后。数 据库管理系统向数据库提取信息，并将结果返回给用户。同时，用户还可以通过 “信息链接”技术定制数据，以便在数据库数据发生变化时实时的将数据更新及 时传递给用户。 ( 2 ) 开放性。突破了传统会计核算流程“单用户”的局限性，利用企业局 域网和广域网，将发生的经济业务直接下载到会计流程中，企业各个部门根据授 权，可从数据库中取得各种财务数据。 ( 3 ) 集成性。突破了原有会计核算流程财务和业务数据之间的时滞。实现 共帅页第1 0 页 关于实时会计信息系统的构建 财务数据与业务数据的协同，真正实现“数出一门，数据共享”。 ( 4 ) 实时性。新的会计核算流程中，各种数据实现在线输入，电子货币自 动划转，业务信息实时转化，自动生成会计信息。同时，计算机的高速度使得从 原始单据到生成晟终会计信息的过程瞬问可以完成，所需要的信息随时可以获 得。信息的搜集、输入、处理和提供实现了实时化。 总之，实时会计核算系统下的会计核算流程突破了传统的按部就班式处理， 实现实时、互动式处理。即根据不同的信息需求，选择不同的处理路径，实现不 同的处理结果，避免了不必要的冗于环节造成的时间消耗。这种核算流程的彻底 变革将为实时会计信息系统的构建奠定基础。 共柚页第1 1 页 关于实时会计信息系统的构建 4 实时会计信息系统的基本内容框架 在该部分，我们将在此前有关于实时会计信息系统的概念界定，体系结构变 化和业务处理流程变革的基础上，对实时会计信息系统中包括的具内容做出分 析。与传统会计信息系统类似，完整的会计信息系统由一系列的予系统，以及下 属的众多功能模块组成。实时会计信息系统中，由于利用了先进的信息技术作为 其处理手段，简化了会计信息处理过程，相比之下，丰富的数据来源和有效的信 息披露显得更加重要。此外，考虑到实时会计信息系统的开放性特征，以及信息 技术自身存在的致命性弱点，通过运行环境的维护，保证整个会计信息系统的安 全，也将成为被关注的焦点。 运行环境维护子系统是为保证系统的正常运行而设计的。该子系统是一个完 整的会计信息系统中不可缺少的部分。实时会计信息系统下的运行环境维护子系 统，与传统会计信息系统区别不大。但鉴于实时会计信息系统中会计数据处理的 开放性，和所依赖的计算机技术、网络技术自身存在的许多致命性的弱点。如何 实现实时会计信息系统数据采集、处理和输出的安全性成为亟待解决的问题，从 而对该子系统的安全保障功能提出了更高的要求。 4 1 1 功能模块 与传统会计信息系统类似，该子系统主要包括系统初始化，数据备份与恢复， 操作员权限维护，运行日志查询和其它辅助性工作等功能模块。 系统初始化：系统初始化是为会计信息系统的应用而做的前期准备工作，为 各个子系统的运行准备必要的环境。主要包括输入用户单位名称、建账起始年月， 单位会计主管名称等基本信息。 操作员权限维护：该模块通过严格的身份验证、日志记录、用户的级别、组 别等方法保证只有经过授权的用户才能进入系统；用查询对象分类、动态网页生 成等技术保证了进入系统的用户只能查询到经过授权的财务信息。该授权由财务 部门的系统管理员和财务主管共同进行。此外，还要结合操作系统、数据库系统、 防火墙等成熟技术，保证财务信息的安全性。 数据的备份和恢复：实时会计信息系统下，由于不仅集合了财务信息，还有 大量的原始业务信息，数据量庞大，数据层次繁多。一旦运行出现错误，导致数 据丢失，带来的损失可想而知。因此，数据的备份和恢复功能是必不可少的。 运行日志查询：运行日志查询将实时监控每一个用户，避免非法用户的入侵： 将为操作人员的操作行为留下轨迹，避免非法操作的产生；并利用其中没有预警 提示的未经授权操作，及时发现会计信息系统存在的隐患，及时加以修复。 其它辅助性工作：实时会计信息系统数据量大，数据结构复杂，数据计算方 法要求严格，数据的合法性、真实性、安全性、准确性和实时眭要求高。因此必 须建立一系列辅助功能来提高会计信息的安全可靠性。例如要建立时序控制、校 验措施、安全控制、防毒控制等等。 共帅页第1 2 页 关于实时会计信息系统的构建 同时要整和各个功能模块，对整个会计信息系统实行系统化管理。具体内 容包括更改密码、重新登录、类目设置、单位设置、系统配置等等。例如可以通 过类目设置随意挂接网页并将各项菜单的访问权限赋予不同的用户；可以通过单 位设置，任意新增修改下属单位并设置各下属单位对应的财务数据库与集团报表 数据库；可以在单位设置中设置汇总单位、上级单位等。总之，目的是为了保证 会计信息系统的整体安全、协调和功能优化。 4 2 凭证处理子系统 凭证是整个会计业务处理流程的起点，凭证处理子系统作为整个会计信息系 统运行的起点，在会计信息系统的构建中，起着不可替代的作用。实时会计信息 系统下的凭证概念、数据取得、数据处理过程都发生了明显变化，以下我们将做 出具体分析。 4 2 1 凭证概念新析 传统的会计信息系统中一般将凭证分为两种类型，即原始凭证和会计凭证。 原始凭证是对经济业务原始形态的反映，会计凭证则是用会计语言对经济事项的 描述，它是对业务数据的初步规范化”。传统会计信息系统中将会计凭证作为整 个会计信息处理流程的起点，原始凭证作为附件，用于会计凭证信息来源的核实。 在实时会计信息系统下，由于会计信息处理流程直接延伸到了企业业务处理 系统，因而其数据来源不仅限于业务处理单据的获得，而是业务处理的全程信息， 大大丰富了该系统的信息资源。同时，考虑到实时信息将要反映的内容不仅包括 原始的业务信息，还有经过适当加工处理的会计信息等，是一种多层次、全方位 的需要。我们采用了“事项凭证”的概念，作为实时会计信息系统信息处理流程 的起点。 4 2 2 事项凭证的定义 在前面我们提到，实时会计信息系统将采用“业务事件”驱动式的结构体系。 业务事件驱动下的会计信息系统实旌的关键，就是如何对业务事件进行描述。无 论从技术还是从成本角度考虑，要想穷举业务事件的特征是不可能的。所以，对 业务事件特征的描述可以通过关键特征的把握。所谓“关键特征”就是在对某项 业务事件进行描述时，如果漏掉某项特征，则对事件的描述是不精确的或不完全 的，因此是关键的。 通常对业务事件关键特征的描述，需要回答五个问题：什么事发生了、何时 发生的、谁参与完成什么任务、使用了哪类资源并使用了多少、事件发生在什么 地方。当然，也可以对事件进行进一步描述，如回答为什么发生，以及在一个业 务流程中，事件之闻可接收的时间间隔、各个事件的先后次序等等。 对这些问题的思考，将导致与传统会计信息系统完全不同的对事件的描述方 法，起码是简单的借贷符号所无法描述的，这些都是在事项凭证中要包括的内容。 ( 3 ) 郭道扬，朱小平初级会计学第一版北京：经济科学出版社，2 0 0 0 年第6 5 页 共4 0 页第1 3 页 关于实时会计信息系统的构建 因此，所谓事项凭证是指汇集了某项业务的“关键特征”和其他重要辅助性 信息的微型数据库，该数据库以立体形式存在，全方位、多层次的记录和反映所 发生的业务事件信息。可以图示如下： ，、 、 业务事件层，赢l 时间| 主体l 资源f i i l 、l ： ：；： ，i l 骞， 会计事件层 ，一 用会计术语描述的事项信息、 综合事件层：吒项信息： 二二：二= 。 处理事项信息一二二 图3 事项凭证结构图 说明： 在该事项凭证中，对某项业事件从不同的层面进行反映，即业务事件层、会计事件层和 综合事件层。业务事件层主要从事件的“关键特征”来说明整个事件；会计事件层，使 业务事件数据经过会计人员校验，得以成为正式会计凭证，确保会计数据的真实性：综 合事件层，为一些经过加工处理的数据信息或者存储的历史性信息，目的在于扩展事项 凭证的内涵。 并且三个数据层之间数据是双向交互的，保证信息流的畅通、共享。 4 2 3 事项凭证的数据采集 与传统的会计信息系统类似，实时会计信息系统的运行首先从前端业务数据 的采集、录入入手。实时会计信息系统中，由于实现了财务与业务系统的集成， 记账凭证不再是会计核算流程的起点，而是延伸到企业的业务经营领域。由此， 所谓的凭证处理子系统实质上为业务数据的采集子系统。 当前，随着信息技术在会计信息系统的运用，会计信息的采集呈现出新特征。 现代的信息采集方法改变了传统的根据某种管理业务的需要去采集信息的方式， 而根据整个系统的目标需求去收集信息。这种会计信息收集方法称为系统收集方 法a 具体的说就是会计信息作为管理信息资源，全面运用以计算机网络和通讯为 主的信息技术对其进行获取、加工等处理，为企业经营管理、控制决策和社会经 济提供充足、实时的信息。具体包括以下方式： ( 1 ) 利用局域网的内部信息收集 该网络在2 层c s ( c l i e n t s e r v e r ，客户月艮务器) 计算模式下，财务软件 的应用可以分布在客户端和服务器之间进行，财务数据的处理工作大多由服务器 承担，而用户可以通过功能强大、图形化界面的网络操作系统在客户端与服务器 之间进行数据交换。不管是财务人员还是其他部门的工作人员，都可以通过运行 共帅页第1 4 页 关于实时会计信息系统的构建 在工作站上的前端应用程序输入信息，收集到的信息归集到服务器的数据库中。 这时的信息收集向多领域、多用途不断深入扩展，使财务信息与其他业务信息相 互连接，彼此共享。同时，这种基于c s 结构的信息收集方法集中后的安全性好， 存储的信息量也大。 ( 2 ) 利用互联网的外部信息收集 互联网时期的到来使全球信息共享。这时的网络是基于w e b 平台的广域网， 其技术构架为基于广域网网络环境下的n 层b s ( b r o w s e r s e r v i c e ，即浏览器 服务器) 结构。互联网的最根本的特性是“分布式计算，跨平台应用”。互联网 时代的信息采集有如下特点： a 原始会计数据搜集分散化。在互联网环境下，企业与企业、企业与个人、 企业与社会、企业内部之间的各种原始凭证，将从书面变成电子的，原始凭证的 传递从手工或者磁盘方式变成网络方式，会计信息系统不再集中在财务部门搜集 原始凭证，而完全可以分散在客户、供应商、政府部门、企业员工、企业内部其 他部门和企业分支机构之间。 b 财务信息处理的动态化实时化。互联网下各种财务信息的搜集是实时的。 无论是企业的外部数据( 例如发票、定单) ，还是企业内部数据( 如入库单) ，一 旦发生，都将存入相应的服务器并主动及时送到会计信息系统中等待处理。 会计信息搜集处理的动态化、实时化，使得会计信息的采集和使用能够动态 化、实时化。互联网财务软件可以随时根据实时得出的账簿和报表，将其推送到 企业主页或送有关管理决策部门，而企业管理者也可以随时了解企业经营情况， 做到随时可见，及时做出决策，以免错失良机。 c 财务与业务的协同化。互联网时代，企业对财务与业务的协同提出了更高 的要求。要实现企业内部财务，以及企业与金融、保险、政府部门、合作单位等 之间的协同。因此，网上外部会计资源的采集和利用就越来越成为人们重视的信 息工具。 d 信息获取的直接性。通过财务部门的信息收集员定期上网，般到事先预 定的w e b 站点去浏览有关财税、金融、资本市场、往来客户信用度、会计改革研 讨会、财会培训、会计电算化等方面的外部信息，有选择的对主页进行下载。 e 信息获取手段的多样性和智能性。企业可以综合利用各种现代化的电子信 息工具，诸如p o s ( 收款机) 、b b s ( 电子货币) 、e d i ( 电子数据交换) 、e - m a i l ( 电子邮件) 、e f t ( 电子资金移动) 、b b $ ( 电子公共系统) 、b a r c 。o d e ( 条码) 等多种手段，全面收集业务事件信息。 因此， 会计凭证处理模块主要涉及业务数据的采集，实现业务系统与财务 系统的协同，进而构建集成型的企业会计信息系统。当前，该子系统的发展正面 临着新的契机：中国企业e r p 方兴未艾，未来的e r p 系统，通过实现业务流程重 组，将进一步与实现业务流程的顺畅化，延伸业务流程的范围，从而为会计信息 系统提供更加丰富、准确详实的业务数据信息。 4 2 4 事项凭证的实现形式常用凭证 在实时会计信息系统下，由于实现业务系统与财务系统的无缝集成，通过建 立标准接口，直接进行数据的传输。因而大大减少了事项凭证的输入工作，实际 上业务活动是整个会计核算流程的起点。但为了实现业务数据的高效处理，如何 实现财务系统与业务系统之间的无缝连接，将成为我们面临的新问题。 共柚页第1 5 页 关于实时会计信息系统的构建 结合现代计算机处理技术的发展，我们采用了“常用凭证”的概念。它已 不是对原来意义上的记账凭证，而是一种形式化的事项凭证。其目的是为了在业 务系统和财务系统之间提供标准数据接口，疏通实时会计信息系统的信息处理流 程。 所谓“常用凭证”，是指在企业会计核算中对于经常发生，或者虽不经常发 生，但具有一定规律性的经济业务所制作的事项凭证。对这类经济业务加以归纳， 找到其核算的特点，用不同的语言层次( 会计语言、非会计语言) 表示，而非传 统的单纯会计语言加以描述。这样可以使制作凭证的主体和过程得以改变，适应 网络化的要求。 常用凭证的具体设计思路为，将事项凭证的制作模块分为三个层次： 第一层次为面向非会计专业人员层。此时，制作凭证所需要的会计语言，如 科目、借贷方向等已经被高度通俗化和具体化，凭证制作人员只需根据业务事件 的有关信息即可顺利完成工作。因此，即使是非会计部门的工作人员也可胜任。 第二层次为面向一般会计人员层。为保证凭证制作的准确无误，事项凭证要 经过财会部门，由会计人员要对其进行审