（会计学专业论文）基于内部控制理论的采购流程再造研究.pdf

独创性声明 y 8 7 8 8 9 s 本人声明，所呈交的学位论文是我个人在导师指导下进行的研究 工作及取得的研究成果。尽本人所知，除了文中特别加以标注和致谢 的地方外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不 包含为获得北京交通大学或其他教学机构的学位或证书而使用过的 材料。与我一起工作的同志对本研究所做的任何贡献已在论文中作了 明确的说明并表示了谢意。 本人签名： 日期：型年月支日 引言 1 引言 1 1 研究背景及意义 在我国传统企业的经营管理中，采购发挥着非常重要的作用。一 般情况下，企业产品的成本中外购元件和原材料占了相当大的比例 ( 6 0 一7 嘶) 。可以说，企业采购部门的绩效直接关系着制造企业的 生死存亡。也正是在这种情况下，采购流程得到了前所未有的重视。 不可否认，以往采购工作当中的种种弊端往往都是由于采购流程的不 合理设置造成的。在现代先进的信息技术和管理理论支持下，人们可 以重新再造传统的采购流程。 流程再造( b u s i n e s sp r o c c 鸽氐e n g i n c e f i n g ，b p r ) 是8 0 年代初源于 美国的一种企业变革模式，它是以企业长期发展战略需要为出发点， 以价值增值流程的再设计为中心，强调正确她运用信息技术，建立合 理的业务流程，以达到企业动态适应竞争加剧和环境变化目的的一系 列管理活动。其结果就是将企业重塑成以流程为企业运作核心的新型 企业。关于目前对流程再造的研究，概括起来，基本是从三个角度进 行研究，一是完全从管理的角度来分析企业的流程，继而进行改造； = 是从信息技术角度来改造流程；第三个方面便是b p r 项目的实施策 略问题，即革命性交革和渐进性变革之争。从管理的角度分析业务流 程再造工作主要是从宏观层分析的，两目前基于工作流技术的分析主 要集中于微观分析，这两个层面对于解决企业具体流程的描述和设计 这个闽题上并不理想，而第三个层面更与流程关系不大，因此目前具 体如何进行业务流程再造的实施依然问题很多，而内部控制就仿佛是 这两个层面之间的中间层，基于有效内部控制进行采购流程再造研究 的思路不仅针对具体的业务流程，而且利用这种分析思路进行b p r 工 作得出的结果还能体现价值链的整合和增值的管理思想，促进企业的 有效运行，并且最终能将其应用到工作流管理技术上。 从另一个角度讲，建立和完善企业内部控制制度，正是当前国际 国内理论界和实务界讨论的热点问题，理论成果不断涌现，理论框架 发展日趋成熟。在我国，完善内部控制制度也是国有企业改革的重头 北京交通大学硕士学位论文 戏。国家和有关部门为了促进内部控制的规范发展，颁布了一系列与 内部控铝4 有关的法规。这种楣对完善的理论及实践体系为业务流程再 造提供了更为具体、更具现实意义的方向性和操作层指导。 值得指出的是，内部控制与采购流程再造有着共同的关注点和工 作前提( 分工、流程和技术) ，这使得二者的结合研究更具优越性。 基于以上的背景及意义，本文试图从内部控制的角度对采购流程 再造进行下相关研究。 1 。2 ，流程再造研究现状 1 2 1 国外研究现状 流程再造这概念是由美国的咨询顾问m i c h a c l l a m m e r 首先提 出来的，他在帮助一些企业进行信息化建设时发现，在没有理顺流程 的情况下，企业贸然大规模地采用信息技术，其效果往往是不尽人意 的。1 9 9 0 年，珏a 衄e f 在不要自动化改造彻底铲除一文中 正式提出了“业务流程再造”( b u s i n c s sp m c c s sr e e n g i n e e r i n g ，b p r ) 的概念，并将它引入西方企业管理理论。他认为，企业应该全面刷新 “笨重的”和“过时的”工作流程，在再造钓基础上实现“用现代化 的信息技术缔造的高速公路取代乡间小径”这一目标。 1 9 9 3 年，h a m m c r 和c i t a m p y 共同发表了公司再造这本再 造理论的奠基之作，迅速在全球企业管理界掀起了再造热潮。他们提 出，流程再造就是要“针对竞争环境和顾客需要的变化”，对业务流 程进行“根本的重新思考”和“彻底的重新设计”，再造新的业务流 程，以求在速度、质量、成本、服务( 1 q c s ) 等各项当代绩效考核 的关键性指标上取得显著的改善。“1 汉默在另一本再造著作超越改革。1 中，更进一步把企业流程 再造的概念扩大到不仅对流程进行再造而且要将以职能为核心的传 统企业改造成以流程为核心的新型企业，这就是企业第二层概念”3 。 关于业务流程再造的定义迄今为止，已经有许多学者对其做了 不同的诠释。戴卫博特提出了企业流程创新( b u s i n e s sp r o c e s s i n n o v a t i o n ，b p i ) 的概念。潮他认为流程创新是一种革命的新反复法， 2 北京交通大学硕士学位论文 系统集成一书中，将经营流程分为管理流程、操作流程、支持过程 三类”，这是与迈克尔波特的价值链模型非常吻合的。 从信息技术的角度来研究业务流程再造工作，最育成效的结果便 是工作流技术的应用。关于工作流的定义，陈芳、戴祝英“o 指出，工 作流是针对工作中具有固定程序的常规流程而提出的一个概念，通过 将工作流程分解成定义良好的任务、角色、规则来进行执行和监督， 达到提高生产组织水平和工作效率的目的。实际工作中可以更广泛地 把凡是有计算机软件系统控制其执行的过程都称为工作流。 从该定义中可以得出基于工作流研究业务流程再造工作在思路 上与从管理角度的研究工作的思路基本是一致的，即通过对流程进行 改造并实现自动化来提高企业的整体目标，并且二者均以人员、流程、 信息技术为前提。然而同时，二者在人员、流程规范性、再造方法等 方丽还有着很大区别。 业务流程再造的产生，并不仅仅是由一两位教授的几篇文章或者 几本书那么简单，隐藏在业务流程再造背岳的是深刻的技术、经济以 及管理变革背景。但在我国，对于业务流程蒋造的实际应用却有许多 不完善之处。这便需要我们开辟新的思路研究流程再造的问题。 1 3 研究思路和主要内容 本文试图从对采购流程再造和内部控制理论的探寻入手。深入分 析我国企业采购流程的现状咀及基于内部控制的采购流程再造的必 要性和重大意义，进而探讨对基于内部控制的采购流程再造目标、策 略和内容等的新设想，最后，以某铁道车辆厂的采购流程再造为例， 进行贴近实际操作的分析，最后得出结论。 文章拟分为六部分，具体内容如下： 第一部分是文章的引言，首先介绍了论文的研究背景及意义。采 购绩效对于整个企业的生存与发展意义十分重大，然而，目前我国企 业的采购流程却问题重重，这使得采购流程再造成为必然。而对于流 程再造的研究，或过于宏观，或过于微观，内部控制以其完善的理论 框架和详细的程序，成为研究流程再造的中间层次。因此，本文的研 究视角由此生发。接着，本文从国内国际两个方面，阐述了流程再造 4 引言 的研究现状，为本文的论述奠定流程再造方面的基础。本部分最后还 介绍了论文的研究思路和主要内容。 第二部分介绍了内部控制相关理论。包括内部控制的含义及要素 构成，内部控制的目标，内部控制的作用及其有效的标准等等。这些 理论的阐述主要参考了内部控制整体框架 ( i n t e r n a l c o n t r 0 1 i n t e e r a t e df r a m e w o r k ，1 9 9 2 ，即“c o s o 报告”) 以及我国财 政部颁发的一系列内部会计控制规范的相关内容，为本文的论述奠定 内部控制方面的理论基础。 第三部分首先分析了我国企业采购流程的现状及相关问题，主要 包括：缺乏战略眼光，导致采购观念滞层；职能式采购管理模式，致 使采购流程不畅；采购周期偏长，延迟商务周转速度；质量控制不到 位，影响产品竞争活力；库存管理矛盾突出：信息管理问题重重：等 等。接着，基于此，阐述了采购流程再造的必要性以及从内部控制角 度研究采购流程再造的重要意义。市场需求多样化和竞争激烈化、企 业内部管理方式的弊端、信息技术的发展与支持以及采购内控的缺陷 都说明采购流程再造势在必行。丽内部控制关注点与业务流程再造的 相似性，内部控制相对于流程再造更加完整的理论及程序体系，以及 内部控制研究角度的独创性，决定了研究基于内部控制的采购流程再 造意义重大。 第四部分论述了对基于内部控制的采购流程再造的几点设想，包 括对目标的再定位、策略的再思考以及内容的再设计。其目标在原有 流程再造目标的基础上，进一步强调了流程中的职责授权以及质量和 过程控制，主要包括：降低采购成本，实现采购作业集中化：提高信 息传递速度，缩短采购周期；强化授权批准，实现采购过程安全控制； 完善采购过程控制和质量监督：加强外部联系，增强应变能力：等等。 基于内部控制的采购流程再造策略也突出了信息化的基础性作用和 内部控制的强化。主要有三方面，即加强信息化建设，提高采购管理 效率；转变供应商角色，建立长期合作伙伴关系；强化内部备环节控 制；等等。在具体流程的设计中，以此为基础，对供应商管理和基于 信息化环境的流程简化、信息共享以及质量和财务控制进行了更多的 关注。本文从职责和权限的设定、总体流程再造方案、各环节管理、 绩效评估等凡方面进行了阐述。 5 内部控制相关理论 2 内部控制相关理论 2 1 内部控制的含义及要素构成 2 1 1 内部控制的含义 研究内部控制，首先应从考察内部控制的形成与发展历程出发， 分析西方发达国家内部控制较为成熟的理论内涵，对内部控制做多层 面理解。2 0 世纪初期，资本主义经济迅速发展，股份公司规模日益扩 大，所有权与经营权进一步分离，为防范和揭露错误与舞弊，逐步形 成了一些组织、调节、制约和监督企业经营管理活动的方法，形成了 内部控制制度。内部控制概念的演变大致可划分为四个历史阶段：上 世纪4 0 年代前，即内部牵制阶段：4 0 年代末至8 0 年代，即内部控制制 度阶段：8 0 年代至9 0 年代，即内部控制结构阶段：9 0 年代之后，即内 部控制整合框架阶段。 有关内部控制含义的论述，主要有以下几种：( 1 ) 柯氏会计辞典 把内部牵制定义为，“为提供有效的组织和经营，并防止错误和其他 非法业务发生而制定的业务流程”：( 2 ) 美国会计师协会( a a a ) 在专 门报告中提出，“内部控制包括组织的计划和企业为了保护资产、检 查会计数据的准确性和可靠性、提高经营效率以及促使遵循既定的管 理方针等所采用的所有方法和措施”：( 3 ) 美国“反对虚假财务报告 委员会”下属的由美国会计学会、注册会计师协会、国际内部审计人 员协会、财务经理协会和管理会计学会等组织参与的“发起组织委员 会”( c o m m j t t c eo fs p o n s 嘶n go r g a i l i z a t i o n s ，简称c o s o ) 在专门报告 内部控制整体框架( i n t e m a lc o n t m l l n l e 掣a t e df r a m e w o r k ，1 9 9 2 ， 即“c o s o 报告”) 中认为：“内部控制是由董事、管理层及其他人员 在公司内进行的，旨在为经营的有效性、财务报告的可靠性、适用法 律法规的遵循性提供合理保证的过程。”。( 4 ) i 9 9 6 年美国注册会计 师协会发布审计准则公告第7 8 号( s a s7 8 ) ，全面接受“c o s o 报 告”的内容，并从1 9 9 7 年1 月起取代1 9 8 8 年发布的审计准则公告第 5 5 号( s a s5 5 ) 。新准则将内部控制定义为：由一个企业的董事长、 7 北京交通大学硕士学位论文 管理层和其他人员实现的过程，旨在为下列目标提供合理保证：财务 报告的可靠性；经营的效果和效率：符合相关的法律和法规。 从以上含义中可以看出：内部控制是作为企业管理的一种手段发 挥作用的。它是企业为了取得低交易成本、弥补企业契约的不完备性 而在内部建立的一个控制机制。 2 1 2 内部控制的要素构成 2 0 0 1 年6 月2 2 日，财政部发布了内部会计控制规范基本规 范( 试行) 和内部会计控制规范货币资金( 试行) 。两个规范 作为会计法的配套章程，规范中给出了一些内部控制内容的介绍 1 2 】 o 规范也表明我国同美国对内部控制的构成内容划分的出发点是 不一致的，在我国的内部会计控制规范中直接列出了内部控制的 内容，这些内容包括：货币资金、实物资产、刘外投资、工程项目、 采购和付款、筹资、销售和收款、成本费用担保等经济业务的会计 控制，并且每一条款都制定相应的具体的规范，这个分法仅将内部控 制限定在会计控制范围内。 而美国的“c o s o 报告”中关于内部控制内容的构成是要素式的， 它指出，为了实现内部控制的有效性，需要下列五个方面的要素支持： 控制环境( c 0 m r o le n v i m m e 玎t ) 、风险评估( r i s ka s s e 辐m e n t ) 、控制活 动( c b n 婀la d j “l j c s ) 、信息与沟通( 王珏f o 勰8 t i o n 卸dc o m m n 丑i 锶t j o n ) 和 骏控( m o n i t o r i n g ) 。这种要素式构成比起我国将内部控制限定在会计 控制范围内的分法显然更具广泛性和科学性。以下作逐一介绍。 a 控制环境 控制环境( c o n t m lc n v i r o n m e n t ) 指的是实行内部控制的各种影响 因素，包括组织特性、产品与服务构成、组织文化、领导风格、法律 制度、管理层对内部控制的认识和组织信息管理系统等。其特征是先 明确定义机构的目标和政策，再以战略计划和预算过程进行支持；然 后，清晰定义利于划分职责和汇报路径的组织结构，确立基于合理年 度风险评估的风险接受政策；最后，向员工澄清有效控制和审计体系 的必要性以及执行控制要求的重要性，同时，高级领导层需对文件控 8 内部控制相关理论 制系统做出承诺。 控制环境设定了企业的格调和特色，直接或间接的影响内部控制 的推行、效果或效率等，它是其他控制要素的基础，为其他控制要素 提供了一种约束和结构。 b 。风险评估 风险评估( r i s ka s s e s s m e n t ) 指管理层识别和分析对经营、财务报 告、符含性且标有影响的内部或外部风险，包括风险识别和风险分析。 风险识别包括对外部因素( 如技术发展、竞争、经济变化) 和内部 因素( 如员工素质、公司活动性质、信息系统处理的特点) 进行检查。 风险分析涉及估计风险的重大程度、评价飙险发生的可能性、考虑如 何管理风险等。 内部控制的目标是发现风险、分析风险、防范风险。并使风险可 能造成的损失降至最低。其中重要的内容是对风险本身进行评价。风 险是指组织运行过程中出现偏离组织目标的情况及其可能带来的损 失。对组织来说，研究、开发、采购、生产、销售、质量、财务、资 产、组织运行与人事的稳定性等都可能发生偏离既定目标的情况。内 部控制应当对这些过程进行监控与分析，发现风险。由于相关风险随 经济、行业、监管和经营条件的变化而不断变化。需建立一套风险自 动反应机制来辨认和处理相应的风险。 c 控制活动 控制活动( c o n t r o la c l x 北京交通大学硕士学位论文 为了获得有关内部控制充分准确的信息，使职员能执行其职责， 使控制措施得到充分的响应和有效的配合，同时也为了使风险评价客 观公正，企业必须识别、捕捉、交流步 部和内部信息。外部信息包括 市场份额、法规要求和客户投诉等信息，内部信息包括会计制度，即 由管理当局建立的记录和报告经济业务和事项、维护资产、负债和业 主权益的方法和记录。 沟通包括使员工了解其职责，保持对财务报告的控制。它包括使 员工了解在会计制度中他们的工作如何与他人相联系，如何对上级报 告例外情况。沟通的方式有政策手册、财务报告手册、备查薄，以及 口头交流或管理示例等。 e 监控 监控( m o n i t 嘶n 0 指评价内部控制质量的进程，即对内部控制运 行及改进活动进行评价。包括内部审计和与单位外部人员、团体进行 交流。监控活动由持续监控和个别评估组成，贯穿于经营活动之中， 具有一定的超然独立性。不同评价的范围和步骤取决于风险的评估和 执行中的监控程序的有效性。对于内部控制的缺陷要及时向上级报 告，严重的问题要报告到管理层高层和董事会。为了提高内部控制的 准确性、有效性和控制效率，并须根据具体情况对监控进行及时的动 态调整。 以上五个要素内容广泛，相互关联。控制环境是其他控制要索的 基础；在规划控制活动时，必须对企业可能西临的风险有细致的了解 和评估；而风险评估和控制活动必须借助企业内部信息有效的沟通； 最后，实施有效的监控以保障内部控制豹实施质量。 2 2 内部控制的目标 我国独立审计具体准则第9 号内部控制与审计风险中给 出内部控制目标是指被审计单位为了保证业务活动的有效进行，保护 企业的资产安全、完整，防止、发现和纠正错误和舞弊，保证会计资 料真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。结合“c o s o 报告” 相关定义，通常情况下，对于组织来说，内部控制是耍保证实现以下 组织目标： q 部控制相关理论 2 2 1 确保经营的效率和效果 所谓效果，就是实现组织目标的程度。所谓效率，就是一定的资 源投入所带来的产出量。这是基本经济目标，包括绩效、利润目标和 资源、安全等。 2 2 2 保证财务报告的可靠性和完整性 所谓可靠性，一般是指与对外公布的财务报表编制相关的，包括 中期报告、合并财务报表中选取的数据、所反映的内容是真实的。只 有可靠的财务报告才可信，也才有真正的价值。所谓完整性，是指财 务报告全面、详尽的反映了组织资产负债状况和组织经营情况，丽不 是有所傈留或有所遗漏。财务报告的不真实、不完整往往是组织的重 要风险之源。 2 2 3 符合相应的法律法规和合同 法律法规和合周的执行情况可以从多个方殛反映坦织的风险。一 方面，违反法律法规和合同，可能给组织带来较高的违法或违约成本， 比如会面对索赔、罚款甚至停业的处罚。另一方面，违反法律法规或 合同，可能隐含着对组织资产或股东利益更严重的危害，比如转移资 产和破坏组织信誉等。 2 2 4 保护资产的安全 组织资产的保值与增值是组织股东利益的最根本的体现。广义的 说，保证资产的安全包括维护资产的实物特性、价值水平和增值能力， 也就是说保证组织资产不困不当行为而损失，不因不当经营丽减少， 不因不当使用而低效，不因不当处置而贬值。 北京交通大学硕士学位论文 2 3 内部控制的作用及其有效的标准 2 3 1 内部控制的作用 有效的内部控制，会有利于减少错误、舞弊与违反法规行为；有 利于改善经营活动，提高工作效率与经济效益：有利于安定人心。激 励进取，使企业健康地发展。内部控制是否健全，能否严格执行，是 企业经营成败的关键，其作用主要有以下几个方面。 a 通过关键点控制，提高企业财务会计和其它经营管理信息的可靠性 对于企业来讲，加强管理至关重要，而管理的重心在决策，决策 则离不丌正确、可靠的信息。对管理者而畜，在开展业务活动或进行 重大决策时，尤其需要大量真实可靠的信息。健全有效的内部控制可 以通过一系列流程、环节上的关键点控制，确保各种信息的记录、归 类和汇总等过程能够前后自动验证，并真实地反映企业生产经营活动 的实际情况，同时能够及时发现和纠正各种错弊，从而保证各种信息 的真实性与可靠性。 b 通过有效的统合、制约与激励，保证经营效果和效率 内部控制涉及到企业中所有机构和所有活动及其具体环节，由点 到线、由线到面、逐级结合、统御整体它利用会计、统计、业务、 审计等部门的制度、耀定及有关信息报告等作为基本依据，以实现统 合与控制的双重目的。也就是说，内部控制系统应该把单位的生产、 行销、物资、计划、财务、人事等部门及其工作结合到一起，同时又 对它们进行必要的控制。在控制过程中，内部控制着眼于对管理活动 的制约与激励，通过严密的监督与考核，真实地反映工作实绩，并通 过适当的激励机制稳定员工的工作情绪，激发他们的工作热情及潜 能，从而全面提高工作效果与效率。 c 通过完善的监督与控制，保证国家法律、法规及政策的贯彻、落实 内部控制是管理者根据国家的政策和法律法规而制定的，是政 策、法律法规等在企业内部管理中的具体体现，它规定了企业业务活 动的具体处理方法、程序和措施等。健全有效的内部控制，可以对企 业内部各职能部门、岗位、人员及各流转环节进行有效的监督和控制， 对各项经济业务活动是否符合国家的方针、政策、法规和财经纪律进 1 2 内部控制相关理论 行严格的审查和控制及时发现诸如贪污盗窃、浪费、乱挤乱摊成本 和偷税漏税等不法行为，并及时采取有效措施予以纠正，使单位的各 项业务活动有组织、有秩序地进行，从而确保国家法律法规及方针政 策在企业内部的贯彻执行。 d 通过健全的环节监控，保护企业财产及相关记录的安全与完整 实物资产是企业正常运转及实现增值的重要要素。同时，由于其 价值大、品种复杂繁多等特点。可能被盗窃、滥用或受损的风险相当 大。有关的会计凭证、账簿电录和统计计量等非实物资产也可能面临 因管理不善或工作人员舞弊遭到破坏或毁损的风险。完善的内部控制 制度可以在一定程度上监督和制约企业财产物资的采购、检验、计量 与记录、入库、保管、维修、领用、发运和退废等各个环节，有效地 筋止浪费，防止各稃贪污舞弊行为，从而保证财产物资及相关记录的 安全性与完整性。 e 通过恰当的检查、评估，促进企业经营管理活动的协调、有序进行 无论是管理还是控制，执行者必须依据单位的既定计划或政策目 标，按照一定的规律，对其全部活动加以注意，了解其职能与各部门 之间的相互关系，并对其各项业务进行公正的检查和合理的评估，换 句话说，就是要重视制度设计、控制原则的应用，了解业务部门的实 际工作动态，及时发挥控制的影响力，处理好企业内部各部门及人员 之间的经济责任和物质利益关系，从而促使各部门及人员之间协调一 致地完成各项工作，提高生产经营活动的效率。 2 3 2 内部控制有效的标准 衡量一个企业的内部控制是否有效，主要是看它能否促成该企业 有秩序、有效率地实施经营管理。结合内部控制的五要素，我们可以 从以下几个方面来衡量内部控制是否有效： a 组织机构的健全性与制度的规范性 在有效的内部控制下，企业内部各组织机构及其内部结构应当根 据职责分工原则设计合理、健全，并随着环境的变化不断相应调整。 企业的各种控制制度应该依据国家有关法律法规制定，要保证控制制 度的合法性；其次。企业应该根据自己的具体情况，根据效益性原则 北京交通大学硕士学位论文 制定有效的控制制度，控制制度必须有利于企业提高工作效率和效 益；再者，企业的控制制度应当形成条文，并具体落实到各岗位加以 实施，要有相应的监督机制和信息反馈。 b 财产的安全性及利用的合理性 保护资产的安全完整是企业内部控制制度的目标，自然也成为评 价内部控制的标准之一。资产的安全保护，主要是对实物、现金、票 据和有关债权要实行有效的安全保护。完善的内部控制制度中应设有 保证财产安全和充分利用有形资源或无形资源的规定，以免因有意、 无意的错误而造成损失或浪费。 c 会计及其他信息的可信性与可靠性 要获得可靠的财务信息及其他管理信息，首先要有可信的各种记 录：而可信的记录产生于可信的记录制度。完善的内部控制应设有这 一方面的规定。各种记录可信，才有利于及时地提供可靠的管理情报， 为单位内部管理人员提供可靠的决策依据，为单位外部有关部门进行 领导、计划、资金投放等等提供可靠的决策依据。 d 差错舞弊预防或发现的有效性 外部审计虽然能查明已发生的差错及不法行为，但不能预防其发 生。因此，对差错及不法行为的预防和发现，主要依赖予单位内部采 取的适当的内部控制攒旌。从管理角度看，如果把用于控制的成本和 实施控制后挽回的经济损失加以对比，对比的结果是合理的话，就应 该设计这种制度来减少有可能造成损失的风险。 e 经营的相对稳定性与高效性 随着经济的发展和科学技术的进步，内部控制的基本禺的已由阻 止职员的欺诈和舞弊转变为提高组织机构的有效经营。如果内部控制 能够最大限度的减少企业的不必要开支，制止损失浪费，就有助于使 企业的运行效率和盈利水平达到与所承担的风险同等程度，也即降低 了经营风险。有效的内部控制虽然不能消除一切风险，但可以限制管 理上意谚 到的风险的发生和避免由于疏忽而造成损失，从而达到经营 的相对稳定和高效。 f 职责履行的恰当性 在内部控制中，职责包含两个层面，一是法定责任，一是岗位职 责。法定责任是通过立法赋予的，它通常包括一种明确的或不言而喻 1 4 内部控制相关理论 的责任，使管理人员对第三者负责。有效的内部控制应能帮助管理人 员去适应这种责任，对不负责任和限定责任履行的行为加以追究。岗 位职责是依据各部门内部明确的职责分工、严格的岗位责任制确定 的。良好的内部控制应做到使每一级管理人员能够满意地感到它所授 予的下级的职责已恰当得到履行，没有发生擅自逾越职责或不履行职 责的 亍为，从而有效防止内部人舞弊。 g 内部审计的健全性 内部审计是企业进行自我监督的手段。是协调最高管理部门对下 属单位进行控制与监督的一种活动，内部审计机构具有相对独立性。 内部审计人员应经常检查和测试企业内部控制的执行情况，这样有助 于提高内部控制的有效性、完善性。 h 内部控制效率原则 内部控制系统在满足以上标准的同时，还必须满足内部控制效率 原则。内部控制效率原则包括两个方面：一是指内部控制各环节之间 必须相互联系、衔接有效。即在处理事项时，一个人或一个部门的工 作要由另一个人或另一个部门检查、复核，同时又要要求其他个人或 部门及时予以处理、执行，以提高工作效率，防止拖拉。另一方面， 从总体上看，内部控制本身不是目的，建立内部控制系统应考虑其成 本费用。一般而言，各种控制程序和方法的成本不应超过错误或潜在 风险可能造成的损失和浪费。一些理想的内部控制往往因成本太高而 不为管理者采用。管理者应当在综合考虑内部控制的成本效益的基础 上，建立能够为达成组织目标提供合理保证的内部控制整体框架。内 部控制效率原则是内部控制系统的生命力之所在。 企业采购流麒的现状、问题及再造的必要性 发展关系。这种临时性的松散型合作关系使得采购企业很难参与供应 商的生产组织过程和质量控制活动，增加了采购部门对采购物料进行 质量控制的难度。n 3 ，这样，便导致采购在整个企业流程中的不顺畅， 采购的作用不能充分的发挥。另方面，即使管理人员认识到这些影 响的重要性，将采购人员是否考虑生产部门和市场部门的需要列入采 购部门考核指标，由于职能部门的相互独立性，采购人员与其他相关 部门的人员沟通成本相当高，采购流程依然不能顺畅的发挥其作用。 3 1 3 采购周期偏长，延迟商务周转速度 由于物料采购中涉及到的部门和人员较多，每一个阶段的延误， 都会影响整个流程的效率，再加上流程中还包禽了企业难于控制的外 部困素供应商，这就使得采购的周期被人为地延长。在我国大部 分企业中，由于采购中的计划、审批等环节众多，且又前后关联，互 相牵制，致使整个过程的完成要等候许多时间。尤其是采购前的准备 时间偏长，大大影响了采购效率。我们知道，敏捷、快速、质量、成 本这四个维度是企业赖以生存的基石所在。在2 0 世纪6 0 年代，企业 竞争的主要因素是成本；7 0 年代转变为质蠡：进入8 0 年代以后则转 变为时间。尤其在商机稍纵即逝，竞争日趋激烈的今天，每个企业对 时间方面的要求越来越高，不但要求按期交费，两且要求的交货勰越 来越短。采购作为企业商务活动的基础环节，任何一个内部环节的低 效都会导致企业整体的市场竞争能力降低。因此，如何有效地缩短采 购周期，以保证将产品及时推向市场，满足顾客需要，将是企业砸临 的一个重要课题。 3 1 4 质量控制不到位，影响产品竞争活力 采购是企业控制产品质量的第一环节，外购物资的质量将直接影 响本企业的产品质量，这些后果无法由生产管理经验、先进生产技术 来弥补。因此，采购环节的质量控制至关重要。然而，事实是，在我 国企业的采购流程中，质量控制还存在许多突出问题。 a 供应商控制环节薄弱 1 7 北京交通大学硕士学位论文 我国大部分企业在供应商的选择、考核以及管理控制环节中，均 存在以下主要问殛： ( 1 ) 对供应商的选择不科学。通常由开发人员在考察了工厂后， 然后由开发部经理和开发总经理去实地观看一下，无具体量化的考核 指标和实施细则，切全凭开发人员的说教和开发经理的历史经验。 ( 2 ) 对供应商的考核不科学。对供应商的供货质量、交货期、交 货数量无记录和统计，缺乏对供应商供货能力的后续评价。对重大质 量问题或严重推迟交货期问题无异常情况报告制度，对供应商也无惩 罚和奖励措施，不利于对所购物资的质量控制。 ( 3 ) 与供应商缺乏长期含作的战略伙伴关系。通常情况下，公司 与供应商只是简单的买卖关系，有业务合作就发生关系，无业务合作 则毫无联系，且发生业务时，过分注重价格的谈判，不利于与供应商 建立新型的长期合作的供应链管理模式，影响供应商的合作积极性， 进而影响采购流程中的质爨控制。 b 入厂检验控制待加强 对大部分企业来讲，虽然制定了一些质量检验标准，但采购物资 质量检验仍然存在许多问题： ( 1 ) 缺乏统一的产品质量检验标准： ( 2 ) 缺乏对供应商、加工厂产品质量的提前管理，往往货到仓库 或加工车间才发现问题： ( 3 ) 产品的抽检不科学，质检人员随意性大； ( 4 ) 检验的程序不合理，缺乏初检、中检、终检三套完善的检验 程序； ( 5 ) 有些公司执行质量检验的力度不够，产品出现质量问题，不 能执行退货的规定，往往采取打折处理的措施处理。 由上可见，无论是供应商环节的缺乏控制，还是检验环节的掉以 轻心，都会对采购物资的质量产生很大的影响，进而影响本企业产品 在市场上的竞争活力。 企业采购流程的现状、问题及再造的必要性 3 1 5 库存管理矛盾突出 对于我国大多数企业来讲，库存管理一直是采购环节的重头戏， 库存环节的问题向来也是十分突出的，主要有以下两大突出矛盾： a 库存量居高不下与流动资金周转要求之间的矛盾 一方面，大多数制造企业的原材料库存曩很高，一般都维持六个 月到一年的傻用量，有的甚至要维持两年以上的使用量。分析造成这 手中现象的原因，主要有以下几方面：第，在企业现有采购周期较长 的情况下，为了保持生产的持续性和稳定性，需要储备定数量的物 资以备不时之需，正所谓安全储备量：第二，为了尽可能地降低供应 商波动带来的采购风险，并为在特定情况下迅速扩大生产规模创造条 件，企业往往囤积足够多的库存物资；第三，有些企业没有很好的季 节和月份计划和生产反应机制为防止中途断货，企业便在年初就采 购好全年的物资用量，然后再逐月或随时领用。这种看似保险的做法， 造成大量库存积压。 另一方面，为保证企业在市场上的竞争活力，企业要有较高的流 动资金周转率。这就要求企业在采购资金用量上要慎之又慎，计算精 当。根据流动资金周转率的计算公式，存货的影响程度最大。存货库 存越大，占用的资金越多，则流动资金周转率越低，说明企业的运行 效率越低。 由此可见，以上两者正好构成一对矛盾，只有加强库存管理，最 大限度地消除两者之闻的矛盾，减少日常库存量，提高流动资金周转 率，才能实现企业的健康正常运转。 在此值得一提的是，库存量并非越小越好。在变化莫测的市场环 境中，生产计划与生产实际之间不断产生偏离，因而带来了物资采购 计划与实际需要量之间的差距，这种差距既可能是库存的积压，也有 可能是库存物资的短缺。如果为了解决上述矛盾一味降低库存，在制 造企业中便会反过来出现这样的情况：因为某个零部件的短缺，使得 企业的整个组装流程随之发生停滞，人员只能停工待料。而由于采购 周期的拖延，会使得等待的时间变得更长，这无疑会影响产品的上市 时间或交货时间，丧失顾客，而且会对企业的信誉产生不利的影响。 1 9 北京交通人学硕士学位论文 因此，科学有效的控制库存量，对于企业的正常运行有若非常深 远的意义。 b 出入库手续的繁杂与时间要求紧迫之间的矛盾 在大部分企业中，采购物资的出入库手续复杂。处理时间长。通 常，一个企业内部的物资办理出入库手续必须经过采购人员、采购主 管、部门经理、开发总经理、财务主管、财务经理等多人签字审核， 手续多，处理时间长。这种情况与企业提高物资周转速度进而缩短产 品上市时间或交货时间的要求是相矛盾的。基于此，很有必要将企业 的出入库等环节的管理进行再设计，以提高效率。 3 1 6 信息管理问题重重 信息管理在现代企业发展过程中的作用不容抹杀。然而，在一些 企业中，由于在信息化建设上投入不够或者信息化建设设计不当等原 因，目前采购信息管理仍存在着诸多问题； 8 电脑硬件不足，软件不够先进 部分企业受成本资金等限制，在信息化管理上投入跟不上，导致 信息化平台的建设无法满足企业发展的需要。 b 企业高层对信息化建设重视程度不够 由于自身文化素质的限制，部分企业的高层对信息化管理缺乏足 够的认识，亟待进行培训提高。 c 企业对信息系统的应用层次留于表面 部分企业虽然引入了计算机信息系统协助信息管理，但大多数只 局限于对数据表单的简单处理，离网络化、系统化还有一定距离。 d 缺乏对信息化建设的战略规划 一些企业虽然已提出进行信息化建设的口号，然而只是出于盲目 跟风，公司缺乏对信息化内涵的深入把握，没有信息化建设的长远发 展规划。 3 2 采购流程再造的必要性及意义 采购是经济主体为满足自身某种需要，通过支付定代价的方式 向供应商换取商品或劳务的经济行为，目的是以最少的支出获得最大 企业采购流裂的现状、问题及再造的必要性 收获。采购流程是企业物流中的一个很复杂的流程( 见图3 一1 ) “” 是企业在采购活动中的一系列相互联系的活动、决策、信息流和物流 的集合。 跟收接 采 购 鱼 货受总 和结 付 和 i 确 攘 翔 验款评 界 l 羹 定 提 定价 格 催 费 出 肃l i 囊 件 估 需 描 求 述 需 i 窨求 i 图3 一l 采购流程的般模式 采购流程是企业业务流程的重要组成部分，在制造业中，一个企 业花在采购业务上的资金平均占到销售额的4 0 到6 因此通过改 善采购流程的绩效来降低成本、提高利润，对于企业整个业务流程再 造是相当重要的。在采购活动中，不同阶段的任务要有来自不同部门 的人员来完成，包括采购人员、会计人员、审计人员、仓库保管人员 等，只有这些人员的积极再己台才能保证采赡流程的顺利完成。采购流 程再造就是在这些人和物的基础上，对该流程进行根本性再思考和彻 底性再设计，以期使采购效率与效益发生戏剧性的改善，进而促进整 个企业的健康有序发展。 面对我国企业采购流程中存在的一系列问题，基于内部控制的采 购流程再造以其全新的管理理念和深刻的理论基础，彰显其实施的必 要性和重大现实意义。 3 2 1 采购流程再造的必要性 a 市场需求多样化和竞争激烈化呼唤流程再造 当前企业正处在买方市场的大环境中。在买方市场中。消费者( 买 方) 在市场交易中处于主导地位，面作失卖方的企业则以买方为中心 展开竞争。满足顾客需求的多样化，成为企业奋斗的目标和一切工作 的归宿。在买方市场的条件下，随着市场逐步走向成熟，行业利润趋 北京变通大学硕士学位论文 于平均化，企业进入了微利时代，这样的背景使企业生存环境日益严 峻。另一方面，从国际环境来看，随着经济全球化趋势的加强，企业 面i 临的竞争范围空前扩大，竞争手段越来越多，竞争规则日益复杂， 竞争结果空前残酷。面对这样的大背景，企业必须寻求新的、突破性 的生存之路，借助新的商业规则。于是，业务流程再造应运而生，并 成为世界范围内的浪潮。 b 企业内部管理方式的弊端要求流程再造 1 8 世纪以来，从亚当斯密的“劳动分工原理”，到亨利福特 和阿尔弗雷德斯隆对汽车公司的精密分工，分工理论一直把中心放 在个别作业效率的提高上，而忽视了整个流程的优化。并且专业分工 导致了金字塔式的“科层式”组织模式。( 见图3 2 ) ，企业管理层次 重叠，冗员多，成本高，浪费大和对市场反应迟钝等缺陷，阻碍了企 业的迸一步发展。 图3 2 企业科层制组织结构“” 随着信息时代的到来，在市场环境日趋不确定，顾客的要求越来 越多样化，企业越发强调时间经济的情况下，这种片断化的企业流程 也就越来越难以满足企业多方面的要求，其组织结构显得越来越僵 硬。 1 在科层式组织结构中。为了能够保持对专业化分工后的职能部门进行有效管理、协调和控 制企业的组织是掺等级制构成的，如图3 - 3 企业等级结构的管理屡次取决于有效管理的 幅度。 亨 企业采购流程的现状、问题及再造的必要性 以上分析表明，传统业务流程的局限是科层式组织结构弊端的关 键点。只有从根本上改变传统的业务流程，从而改变企业传统的组织 管理模式，才能真正促进企业在新环境中的发展。随着世界经济体 化的进程和现代信息技术的发展，2 0 世纪年代以来发展起来的业 务流程再造( b u s i n e s sp r o c c s sr 鼬n 西n e e n g ，简称丑p r ) 理论，为解 决存在的问题找到了出路“。 c 信息技术的发展与支持保障流程再造 信息技术向来是推动社会进步的重要力量，对企业管理创新也起 到推波助澜的作用。从信息技术进步的角度来讲，信息技术的发展与 应用为流程再造理论的出现以及流程再造的实施提供了强有力的支 持。概括地讲。信息技术对b p r 的推广有空嚣下四方面鸽现实意义“”： ( 1 ) 柔性制造系统、精细生产、准时制造和全面质量管理等多种 基于信息技术的先进的制造技术和现代化管理方式日臻完善，为b p r 打造了实施基础。 ( 2 ) 应用信息技术武装的员工整体素质明显提高是保障b p r 成 功实旖的关键前提。 ( 3 ) 很多企业运用信息技术却无法使其充分释放潜能或信息技 术应用失败，也是使企业重视b p r 的重要原因。 ( 4 ) 信息技术能够有效地帮助企业实施b p r 。 从以上几点可以看出，业务流程再造是环境发展、组织发展、技 术发展的必然。在这种情况下，作为企业业务流程的重要组成部分， 采购流程更是亟待改善，采购流程再造也成为必然。另一方面，就采 购本身来讲，其内部控制存在着诸多缺陷，也需要流程再造来克服。 d 采购内部控制的缺陷需要流程再造 我国企业不仅在采购流程本身上存在诸多问题，深入分析，采购 环节内部控制也存在许多缺陷。 ( 1 ) 控制环境先天不足 控制环境是其它内部控制组成部分的基石，影响着组织中人们的 控制意识。然而，在我国企业采购环节现行的内部控制中，控制环境 却并不尽如人意。它主要体现在两方面。 一是管理者对内部控制认识不足管理人员素质较差。有些管理 者不能深入认识到正直性、道德观以及科学的内控制度对企业采购乃 企业采购流程的现状、问题及再造的必要性 不可否认，业务流程再造思想自形成以来，也有着多方位的研究 视角和一定的操作指导。然而，在基于内部控制的高效企业运作环境 中的流程再蛆酆辩。嶙渖铆璎! 群警譬嚣龋第：爱套剖掣乐崭甜滋 翼爱掣璺薹嘲盈乏供雁厦行为的影响力也建很墓噼善蠢彭卜诤 啪磨， i 矗喀噬泣魍唾理瑁强黟噬磷7 冤浏措畔矸剿 醐耱薹越副鬻薹醣剀邗： 所有的采购任 务都集中由一个职能部门来完成通过批量采购获得商业折扣的好 处，从而降低企业的采购成本。在与供应商的关系上，企业往往会选 择物料价格最低的供应商，并与之保持较为经常的接触，在某些特定 的原料采购中，也有可能会形成较为稳定的中长期关系。 c 企业开始与供应商建立长期的战略关系 在这一阶段，供应商和企业一起关注顾客的需求，同时从支持企 业竞争战略的角度，使供应商的分布和供应基础更加合理，并根据对 企业战略目标的贡献程度来衡量采购部门的业绩。这样也可以使采购 过程、产品设计、生产制造、市场营销、以及财务部门等在共同的奋 斗目标下，更好地协调配合。 d 企业与供应商建立长期的台作伙伴关系 在这个阶段中，供应商作为种来自外部的战略资源有效地参与 到企业的内部流程中。企业以自身发展战略为依据选择供应商，并在 商务条款、采购提前期、降低库存、物料补充供应方式、验收入库方 式及付款方式等方面与供应商达成长期的协议。另外，采购人员也将 积极参与到企业产品开发与设计、生产计划和生产制造的流程中，通 过供应商和采购人员的有效介入，可以对新产品、产成品以及售后服 务等多个方面进行全面的成本控制，获得企业的竞争优势。在生产和 北京交通大学硕士学位论文 4 对基于内部控制的采购流程再造的几点设想 在第二部分的分析与介绍中，我们了解了有关内部控制的基本理 论包括它的含义、目标、构成要素、作用以及评价其有效的标准等 一系列问题。理论来自于实践，也要用来指导实践。结合第三部分我 国现有采购流程相关问题及相关内部控制问题的分析，本部分试图基 于内部控制的相关理论，对采购流程再造的目标、策略、具体内容等 提出几点设想，以力求能对实践有所帮助。 4 1 基于内部控制的采购流程再造目标再定位 一般来讲，传统采购流程再造的目标通常被定位为：缩短采购周 期，保证物科品质，降低采购成本等。实施基于内部控制的采购流程 再造，其目标则应当融合内部控制的目标和采购流程再造的目标，在 原有流程再造目标的基础上，进一步强调流程中的职责授权以及质量 和过程控制，从而使得原有的目标更加具体化和更具现实性，对企业 健康发展也更具现实意义。因此，本文提出，有效内部控制下采购流 程再造的目标主要是以下几点： 4 1 1 降低采购成本，实现采购作业集中化 在激烈的市场竞争中，较高的采购成本往往成为制约企业利润增 长的瓶颈。除了采购成本之外，购货成本、储存成本和缺货成本对于 利润的影响也是十分显著的。因此，企业应尽可能挖掘内部潜力，降 低采购流程各项成本，为企业利润的获得打下良好基础。另外，由于 采购作业环节诸多且分散，造成日常事务繁杂，采购人员精力分散， 也是采购成本高且低效的一个方面。因此，通过业务流程再造，降低 采购流程成本，使采购人员把更多的时间放在诸如合同谈判、供应基 地开发和价值分析等战略性任务上把采购作业进行集中化，将是采 购流程再造的重要目标之一。 对基于内部控制的采购流程再造的几点设想 4 1 2 提高信息传递速度，缩短采购周期 采购周期