（工商管理专业论文）欧姆龙（大连）有限公司管理信息系统实施与评价.pdf

摘要 在激烈的市场竞争中，企业必须寻求更有效的运行机制。成功的 m i s 实旅无疑会使企业管理水平产生飞跃，如何更好地实施m i s 、m i s 的效益到底如何，是很多企业所关注的。 本文介绍了个运用m i s 多年的中型制造企业的管理信息系统从 需求产生到实旖、应用的全过程。文中对系统实施重要步骤的目的与意 义进行了介绍，对实旖的一些重点环节进行了详细描述。对实旅中遇到 的困难及解决方法进行了分析，并对系统实旅效益、存在问题进行了评 价。最后文章结合当今e r p 思想技术的新发展及企业实际对该企业的 m i s 建设提出了展望。 本文可为准备实施或正在实施m i s 的企业提供一定的帮助。 f 关键词j管理信息系统业务流程重组企业资源计划 制造业资源计划 a b s t r a c t u n d e rt h e s t i n g i n g m a r k e tc o m p e t i t i o n ，e n t e r p r i s em u s tf i n d m o r ee f f e c t i v e m a n a g e m e n t m e t h o d i ti sn o td o u b t f u lt h a t p r o s p e r o u sa p p l i c a t i o n o fm i sw i l lm a k e t h e e n t e r p r i s e m o r e e f f e c t i v e i ti sc o n c e r no f m a n ye n t e r p r i s e t h a th o wt oi m p l e m e n tm i s s u c c e s s f u l l ya n dh o w a b o u tt h eb e n e f i to ft h em i s t h i sp a p e ri n t r o d u c e da l lt h e p h a s e s u c ha sh o wd e m a n do fm i s b e g e t , i m p l e m e n t a t i o na n da p p l i c a t i o no fm i si n o n ee n t e r p r i s e s m i sc o n s t r u c t i o nw h i c hh a su s e dm i sf o r m a n yy e a r s i ti n t r o d u c e d t h e p u r p o r t a n dc o u r s eo fs o m e i m p o r t a n ts t e p i n p a r t i c u l a r , a n a l y z e dt h es o l u t i o no fp r o b l e m si ni m p l e m e n t a t i o n ，a n de v a l u a t e d t h eb e n e f i to ft h em i s ，t o l dt h ed e f e c ti na p p l i c a t i o n a tl a s t ，i tm a d e a no u t l o o kf o rt h e e n t e r p r i s ea f t e rc o n s i d e r e dt h ei l e wi d e a sa n d t e c h n o l o g yo f e r pa n dt h es i t u a t i o no ft h e e n t e r p r i s e t h i sp a p e rw i l lb e h e l p f u lf o rt h ee n t e r p r i s ew h i c hw a n tt oa p p l y m i s 【k e yw o r d l m i sb p re r pm r p i i 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 前言 购买集成化软件包已是大中企业m i s 建设的普遍策略，与量身定制 的开发策略相比，实施过程有很大不同。本文以某制造公司为背景介绍一 个商品软件包的选型、安装及客户化的全过程，并对其效果进行分析评价。 本文总结归纳出的实施及运行中的问题，有一定的普遍性，可供其它 企业借鉴参考。 第l 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文 欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 1 欧姆龙( 大连) 有限公司的早期管理 企业早期运行管理得到了来自投资企业的管理支持，但早期管理中逐 渐暴露的管理问题向管理者提出了应用管理信息系统的要求。 1 1 欧姆龙( 大连) 有限公司概况 欧姆龙( 大连) 有限公司( 以下简称o m d ) 是日本欧姆龙株式会社 健康分公司于1 9 9 1 年末投资1 0 亿日元建立的生产工厂，1 9 9 3 年4 月正式 投产，生产血压计、体温计等医疗保健产品，产品销往以日本、欧美为主 的世界各地。 公司投产初期，由日本国内的生产基地欧姆龙( 松阪) 有限公司协助 进行计划、采购、销售管理，简单地说就是将其部分生产计划移至o m d 。 欧姆龙( 松阪) 有限公司生产计划部门接收世界各地销售公司的购买订单， 将少部分订单安排在o m d 生产，同时其购买部门根据生产计划向供应商 订购零部件，并由计划部门分四次船期将零部件发送到o m d 。计划部门 作成滚动的四个月生产计划及船期表，通知o m d 每月的生产数量及零部 件到货日期。o m d 将零部件组装成成品后发往各地销售公司仓库所在地。 虽然在此期间企业的管理很不完善，但由于企业功能简单，只是简单 的来料组装，不直接涉及技术、市场，与外部环境的接触很少，企业还是 发展较快，企业规模很快扩大。1 9 9 5 年初，企业已有员工5 0 0 多名，年产 值2 亿多人民币。同时，欧姆龙健康产品在中国地区的销售工作也正式展 开。 为了降低成本，1 9 9 5 年起企业开始推进原材料采购的现地化。方面， 企业将一些不致影响产品内在质量的包装物，如外包装、塑料袋、软包装 袋等在中国国内进行采购；另一方面，企业在日本国内的供应商也有部分 第2 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆诧( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 在中国国内投资建厂，降低了双方的成本。采购现地化实施当年，我们实 现了大约1 0 的国内采购。 经过近三年的经营，企业的规模、功能逐渐扩大，管理上存在的问题 也逐渐暴露出来，尤其是原材料的管理方面。原材料的浪费相当严重，库 存管理混乱，现地的采购工作又在迅速扩大，原有的管理方法根本无法适 应企业的发展。 1 9 9 6 年，o m d 的总经理换届，一名曾在欧洲负责销售的总经理到任。 o m d 在此后的三年中经历了巨大的变革。首先，公司实施应用了一套 m r pi i 管理信息系统，逐渐将该系统有效利用，从库存管理、会计核算管 理、销售管理到部分生产管理、采购管理，取得了巨大的效益。其次，公 司的人事策略也发生了很大变化，一改原来只招收有工作经验人员入社的 原则，采取典型的日本公司用人习惯，大量地在大连各重点高校招募应届 毕业生，从头培养。此期间入社的职员也由于公司业务的迅速成长得到了 锻炼与学习，成为了公司的骨干力量。 如今，欧姆龙( 大连) 有限公司已发展成为拥有1 5 0 0 名员工，两个 工厂，年产值近9 亿人民币的企业。 欧姆龙( 大连) 有限公司正在逐渐走向市场，努力实现管理、技术、 采购等各方面的自立化、现地化，以在日益激烈的市场竞争中发展。 1 2 早期人工、分散的管理方式 欧姆龙( 大连) 有限公司已运作了近1 0 年，从企业管理职能及水平 的发展上看基本上可分为三个阶段。第一阶段，完全依靠欧姆龙( 松阪) 有限公司管理支持进行的简单来料加工阶段；第二阶段，努力实现自立化 管理的成长过渡阶段：第三阶段，在各方面管理实现自立化后，逐步提高 完善的阶段。 第3 页共5 3 页 人连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 公司发展初期的各项管理基本上是在欧姆龙( 松阪) 有限公司的帮助 下进行的，各种内外部信息的管理与流通也都是人工、分散进行的。 当时o m d 的组织情况如下： 外贸科：负责进口原材料、零部件的通关、提货，出口产成品的通关、托 运，产成品在库、出库管理； 资材科：负责原材料、零部件的接收、在库、出库管理，初期展开的购买 管理； 制造科：负责根据图纸进行产成品组装，生产设备维修、管理； 质保科：负责产成品的出厂质量检查，现地采购零部件入厂检查； 会计科、总务科。 1 2 1 原材料供应管理 欧姆龙( 松阪) 将生产计划及零部件发运船期表传真到o m d ，船期 表注明机型及台套数，每四次船期运送一个月生产使用的部品( 零部件) 。 资材科接l i 芟当月的生产计划与部品船期表后，将两者机型及台套数进行对 比无误后，等待船期到来。部品到货后根据整个船期运送到的成品套数及 部品展开表( 物料清单) ，将部品送至制造科进行组装。但是，由于船期 表与部品展开表之间无事先确认，经常会出现某种零部件未能预期到达或 出现数量不足的情况，为了解决这一问题，我们开始在每次船期实际到来 前，使用简单的电子表格程序，将部品展开表与船期表中机型及台套数的 乘积按部品种类汇总，与该船期的发票箱单对照，确认部品的品种、数量 是否满足生产需要。 1 2 2 库存管理 资材科使用一韩筒单韵专门开发的软件进行库存管理。软件功能主要 第4 页共5 ，页 人连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 有部品展开表、采购入库及生产出库。实际部品到达检收后，进行入库处 理；生产时使用部品展开表功能作成出库表，将部品配当( 根据产成品的 结构构成配送部品) 到制造；再根据出库表对每一种部品逐个进行出库处 理。 资材科配当人员每人负责制造科的一个线体，负责供应该线体的部 品。资材科的人员各自为政，根据各自生产线的需求配当部品。月末，资 材科盘点在库材料作成相关报表报送会计科进行处理。 1 2 3 生产管理 制造科根据月度生产计划及船期表部品到货时间及生产线设备状况 作成日生产计划，安排生产。生产完了后手工将完工数量记入日计划，以 控制、管理完工数量。外贸科记录产成品入库、出库、在库手工帐。月末， 外贸科作成相关报表报送会计科进行处理。 1 2 4 销售管理 o m o 没有销售部门，所谓销售只是进行成品出库处理。贸易科根据 欧姆龙( 松阪) 的出口指示将产成品安排运送到世界各地的销售公司，并 记录出口机种、数量、出口地。月末，外贸科将当月出库、销售情况作成 报表交会计科进行处理。 1 2 5 会计核算管理 财务管理与生产管理分离。会计信息如采购、销售、库存、生产用料 等信息是通过各部门的书面报表传递的。 月末，资材科作成各种月次报告，提供当月月初在库、采购入库、生 第5 页共5 3 页 查垄堡三查兰堡主兰垡丝苎堕塑垄! 查堕! 塑哩坌至笪堡笪，旦至笙壅塑兰鲨竺 产出库、盘差及月末在库等信息，制造科作成当月完工产成品品种数量报 表，外贸科作成产成品在库、出库报表，用于会计报表的作成；资材科作 成采购入库明细：列明当月各供应商采购金额以进行付款或应付账款处 理；外贸科作成当月出i = 1 产成品发货地、品种、数量报表，进行收款或应 收账款处理。 从以上的各项管理方法可以看出，o m d 的早期管理是人工、分散进 行的。 1 3 早期管理问题 企业规模较小并且主要管理功能由欧姆龙( 松阪) 有限公司协助，使 企业初期的运营比较顺利。但随着企业规模的扩大，管理上存在的问题逐 渐暴露出来。 1 3 1 原材料供应短缺 o m d 原材料供应管理完全由欧姆龙( 松阪) 包办，o m d 只是被动 接收。部品供应的品种和数量是否满足生产需要，是由资材科人工将理论 需求与发票箱单对照进行确认的。由于箱单发票均是书面文件，只能人工 逐条确认，工作量大且错误的可能性较大。另外，这样的管理方法即使发 现问题也已开始影响生产了，无法做到事前控制，导致实际生产开始时经 常发生材料短缺情况。 1 3 2 库存管理混乱 在库存管理方面，由于没有对库存进行适时的控制，问题愈积愈多。 欧姆龙( 松阪) 安排部品供应是根据生产计划及1 的理论损耗进行的， 第6 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 这样不论实际损耗大于或小于理论值都会产生库存闯题。一方面，虽然运 行中实际损耗基本小于理论的1 ，但个别部品损耗过大时就会影响正常 的生产。另一方面，损耗用部品余量过多也造成了很大的问题。部品余量 日积月累，形成了大量库存，库存过多不但占压资金，实物的管理也会变 得复杂。为了降低库存，减少浪费，我们开始采取库存调整的办法：每月 盘点结束后，将库存与根据船期表实际已到货但未生产的机型及台套数所 需部品比较，统计库存余量及欠品数，通知日本在日后的部品供应时调整。 开始时确实收到一定效果，可这一方法理论上可行，实际运作却不然。由 于种种原因，如实际盘点数量不准确，实际生产进度的掌握不准确，都会 造成库存调整表的错误。结果经常由于库存调整过量造成欠品停产，机种 生产不能如期，又会加大生产进度统计的难度，这样恶性循环，每周都会 出现几次欠品。 1 3 3 采购管理困难 9 5 年初，当地采购逐渐展开。采购管理也由于没有办法对库存进行适 时控制，产生了问题。当时的采购计划是使用l o t u s l 2 _ 3 ，一种电子表 格软件作成的：将部品展开表与生产计划相乘后汇总得出采购计划。此时 的采购计划人为修改非常容易，没有与库房、生产等部门的相互制约。为 了不影响生产及其他原因，采购人员经常采购过多的余量，造成库存的积 压。而库存积压起来后，又开始了库存调整这一恶性循环的怪圈。 1 3 4 原材料浪费严重 原有的管理方法除了存在严重的库存、采购管理问题外，还存在相当 严重的原材料浪费、盘差现象。制造、资材、财务基本上无人控制生产损 耗，零部件丢失、损坏现象严重，只要有库存各自线体的材料供应担当就 第7 页共5 3 页 奎连理哒学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实旃与评价 可随时填表领用。另外在库部品无专人管理，每种部品会有十多人经手， 尤其是共用部品，月末盘点时盘差很难查清，经常出现上百万的盘差，盘 差较小的报会计部门作盘差处理，较大的等待观察下月盘点结果，如仍有 问题则进行生产出库处理。几乎每月都会有几十万的这种不明不自的出库 处理。 1 3 5 会计核算缺乏及时性、准确性 如前所述我公司各项财务信息的收集、传递基本上是人工进行的。会 计信息搜集效率低，准确性低，使得会计管理也存在种种问题，如结账时 间长，准确性得不到保障，疏于成本分析、财务分析等。 企业规模逐渐扩大，各种管理问题不断暴露，企业已到了必须寻找出 路的时候了。 第8 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施1 翌塑价 2 欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统的实施 9 5 年以前，由于欧姆龙( 松阪) 的支援，我公司只负责管理其发送来 的零件并组装成成品发送到各区域销售公司。当时，我们已实现了会计电 算化并使用一个简单的软件管理在库部品，其他工作都是手工进行的，部 门之间的衔接是手工进行的，信息传递也是手工的。公司的材料、制造、 成品、财务部门“各自为政”，月末依靠一纸报表进行信息联络。 随着公司生产规模的扩大，自立化及现地采购的推进，原有的管理方 法越来越不能适应公司的发展，问题是多方面的。采购计划由人工作成， 使用l o t u s 1 2 3 、e x e c l 等计算，虽然每种产品的零件组成比较简单，但 由于生产的机种较多。生产日程变更频繁，加大了采购计划的作成难度； 为了减少缺货情况的发生，采购员订购了大量的余量，再次订货时不考虑 前次订货的余量，零件在库积压的情况非常严重：为了减少在库积压，开 始调整订货量，由于生产计划与零件在库管理脱节，难以准确计算在库零 件的已分配量和真正的余量，经常由于高估在库余量造成物料短缺：材料 管理部门也由于采购余量的存在，对零件的管理松懈，盘差很大，虽然订 购有余量但还是经常出现零件短缺情况；各部门工作重叠，经过材料部门 验收并入库处理的交货单，月末采购部门要再逐条检查订货单是否到货， 以确定应付款 公司发展初期存在的管理问题向公司的管理人员提出了实施应用管 理信息系统的要求。公司发展进入第二阶段，也就是公司管理信息系统逐 步实施并取得明显效益的阶段。 2 1 实施时间表 我公司使用了2 年多的时间实施运行了公司的主要管理信息系统。我 第9 页共5 3 页 大连理工大学颁士学位论文 欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统r 实施与评价 们基本上如期实现了立项初期制定的实施计划表。只是新系统的独立运行 较计划延期3 个月。 表2 - i 为我公司管理信息系统的实际实旌运行时间表。 9 6 年8 月 9 6 年9 1 0 月 9 6 年1 1 月 9 6 年1 2 月9 7 年1 月 9 7 年2 4 月 9 7 年5 _ 7 月 9 7 年8 月 9 7 年9 月 9 8 年2 月 9 8 年5 月 9 8 年8 月 9 8 年1 2 月 立项 选型、签订购买合同 培训 原型测试 数据准备、模拟系统导入 系统导入、新老系统并行 新系统独立运行开始 实现库存、会计、销售管理系统化 采购管理系统开始 大连采购系统化 香港采购系统化 日本采购系统化 表2 - 1 实施运行时间表 我公司的运营、加工过程简单，系统客户化及实施相对容易。若其他 工序流程复杂的企业实旖m i s 困难要大得多，实旖时问也会相对增加。 2 2 系统选型 任何一个大型工作项目的实施成功都离不开计划工作及支持计划实 施的组织安排。根据我们的软件供应商亚洲四班公司的项目实施策 第1 0 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文 欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 略，我们的实施进程分为6 个阶段：项目组织、系统定义、环境开发、实 旌准各、实际切换、继续运行。结合我公司的实际实施情况。系统定义、 环境开发将在原型测试中讨论，实施准备、实际切换将在系统导入中讨论， 继续运行将在下一章管理信息系统评价中讨论。 2 2 1 项目组织 公司的管理信息系统的实旌成功离不开较好的人员及组织安排。我们 建立了以公司总经理为执行指导委员会的信息系统实施组织。 图2 - 1 为我公司信息系统实施的项目组织图。 多回 ，l ，l 由由。i 二t ；程i i 二i |圈回 、多l _ 固圈 申申申申r i i 挚 企业各领域主要使用者 图2 - l 项目组织图 第1 1 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 管理信息系统的建设中，高层管理者的态度是非常重要的，o m d 管 理信息系统的实施取得一定成功便得益于此。公司的总经理是公司管理信 息系统建设的牵头入，总经理大下博司提出了建立全面的管理信息系统的 构想，并在整个系统实施的两年中时刻关注进展状况。 公司刚刚通过i s 0 9 0 0 2 的审核，在质量管理体系的认证过程中，公司 聘用了一位在中国留学多年的日本留学生作为技术翻译，一年多的质量体 系建设，使技术翻译详细了解了公司的业务流程。此次的管理信息系统建 设中，这位技术翻译在与公司高层管理者的沟通中再一次起到了重要的作 用，使公司的管理者更好地把握了实施阎题、控制了实施进度。 虽然公司经营中的一项主要目标是实现自立化，但有了日本总公司及 欧姆龙( 松阪) 有限公司的协助，公司在很多方面受益匪浅。公司在信息 系统建设的各阶段均得到了欧姆龙( 松阪) 的帮助与支持。 当时欧姆龙( 松版) 有限公司己应用了一套名为g r e e n 的管理信息 系统，o m d 管理信息系统的建设不仅在各项静态数据的准备工作中得到 了欧姆龙( 松阪) 的支持，也在实施过程中得到了欧姆龙( 松阪) 有经验 的信息管理员的指导。 管理信息系统的导入期间可以完全依靠软件供应商的技术支持，不需 要专业的计算机人员，但要更好地维护管理信息系统。使系统正常运转， 是离不开计算机专业人员的。对此公司管理者也做出了较充足的准备，在 当年夏季大学生毕业时，招收了两名计算机专业的毕业生，并组建了管理 信息系统的管理支持部门一电脑室。 这样，核心项目小组成立：由物料、采购、销售、财务业务骨干各一 人，及电脑室、技术翻译、欧姆龙( 松阪) 的系统管理员共9 人组成。 第1 2 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 2 2 2 系统选型 为了加强各方面的管理，提高工作效率，公司于9 6 年9 月起着手建 立一套比较全面的管理信息系统。我们采取购买软件包的开发方式，使用 了f o u r t hs h i f ta s i a 的一套m r pi i 系统。 选择什么样的软件需要决策，新的信息系统的实施需要投资，要涉及 企业生产经营各个部门的业务和人员，工作量大、困难也会很多，必须要 进行各种层次的先行培训，以使选择的软件更加适合需求，并减少实施困 难。我们在软件购买前进行了两次培us i ，一是面向企业高层领导的，参加 对象是企业的总经理及主管生产、财务、工程的部长；另一是面向各部门 负责人、业务操作及管理人员的。培训能够使企业各级领导了解系统是否 适合本企业、如何实旋、成本如何、效益如何，认识到系统可以解决众多 的生产经营障碍，促使其在实施过程中积极参与，监督实旖计划的进行， 协调各部门的矛盾。 系统的选型工作比较谨慎，公司决策者的决策认真地考虑了各级业务 人员的意见。首先，软件供应商的销售人员为公司的系统应用部门进行了 系统的功能简介。资材科、会计科人员参加了软件功能介绍会。当时的资 材科和会计科均已使用了单独的管理软件，业务人员对新软件功能的介绍 较容易理解，并且在实际工作中也发现了原有软件的功能缺陷，新的集成 的管理信息系统在很多方面可以弥补原有软件的功能缺陷，业务人员对该 系统的反映良好。 随后，系统主要应用部门的业务负责人、电脑室负责人及欧姆龙( 松 阪) 系统管理员、技术翻译在f o u r t hs h i f ta s i a 总部进行了3 天的详细系 统功能培训。在3 天的培训中，欧姆龙人员接受了四班专业培训人员较为 系统的、面向主要功能的系统培训、生产培训与财务培训，并与四班人员 进行了功能及技术上的交流，可以说该软件基本上满足o m d 当时的业务 第1 3 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 及管理需要，并在培训后初步确定了需要购买的系统模块。 最后，决策者根据业务人员的汇报作出了判断，购买了f o u r t hs h i f t a s i a 的f s5 1 系统。 当时，业务人员没有接触过更多的管理软件，对于这种集成的管理信 息系统更是初次接触，没有进行更多的横向比较，虽然现在看来该系统的 实旌与应用有一定成功之处，但当时对于系统的选择还是具有一定的盲目 性。 2 3 原型测试 实施系统的一个重要过程是原型测试，实施人员要在这一过程中全面 了解系统功能及模块，整合实际业务与系统功能，并通过严密的反复测试 证实系统可以合理高效解决业务问题。 2 3 1 系统功能、模块介绍 系统功能介绍参考业务流程及系统流程图。 图2 - 2 为系统流程简图。 图2 - 2 系统流程简图 第1 4 页麸5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 物料主文件：每一产成品、配件、零件、材料、工具、参考物料或资 源中心的报告，包含标识和描述及生产过程中所用到的每项信息，是每项 物料的主要报告，是系统进行计划计算的重要依据。包括物料编号、描述、 版本、体积、重量、计划员、采购员、提前期、检验期、批量订货天数、 批量订货倍数、最小批量订货、安全库存、建议库位、产出率等参数。 物料清单：每一种产成品、中间品的零件组成文件，是产生采购计划 和生产提料单的重要依据。包括组成该产成品或中间品的零件编号、组数， 生产用工具、资源中心( 例如人工、车间) 的编号及必要数量等参数。 客户主文件：每一个客户详细资料，包含名称、地址、账户、税务 登记号等自然信息，也包括地域、销售账号、成本账号、佣金类别等管理 信息。 销售计划：根据已接收的销售订单、销售部门的销售预测人工作成， 录入系统( 也可由系统生成) 。 主生产计划：根据销售计划数量、完成品库存数量及物料主文件的计 划参数由系统生成。 供应商主文件：每一个供应商详细资料，包含名称、地址、账户、税 务登记号等自然信息，也包括采购账号、付款期限、货币类别等管理信息。 采购计划：根据主生产计划数量、原材料库存数量及物料主文件的计 划参数由系统生成。 采购入库；根据采购计划采购原材料到达后，录入系统。同时，原材 料库存数量增加：经通讯后，无票应付帐款增加。 生产入库、倒冲：根据主生产计划生产完工后，录入系统。倒冲批处 理后，原材料库存数量减少，产成品库存数量增加；经通讯后，存货变更 ( 原材料减少，产成品增加) 。 发货：根据销售计划将完成品发送给客户后，录入系统。同时，产成 品库存数量减少；经通讯后，应收帐款增加。 第1 5 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 生产过程：n + 3 月接收客户销售预测，录入系统，产生n 月主生产计 划及采购预测，通知原材料供应商准备原料及生产能力；n + 2 月接收客户 订单，修改原预测，修改n 月主生产计划、采购预测；m - 1 月客户确认订 单，生成确定的主生产计划，向供应商发出确定的购买订单。n 月接收供 应商交货；根据主生产计划安排生产；根据销售计划安排发货。 通讯：每日生产业务结束后，生产与财务进行通讯，自动生成业务相 关凭证，过入应收帐款、应付帐款，原材料存货、产成品存货、生产成本 等明细帐。 财务过程：根据生产部分的通讯自动产生凭证经审核后过入各相关明 细帐，如采购、销售、生产成本等，人工录入其他凭证。 管理报告：系统可提供各种管理报表，如库存价值报告、a b c 分析 报告、库存精度报告、订单差异报告、计划完成报告、资产负债表、利润 表、现金流量表等。 根据公司业务需要，我们购买了以下模块( 详细的模块介绍见附录a ) ： ( 1 ) 库存控制模块 ( 2 ) 物料清单模块 ( 3 ) 物料需求计划模块 ( 4 ) 采购模块 ( 5 ) 生产订单管理模块 ( 6 ) 重复生产模块 ( 7 ) 车间报告模块 ( 8 ) 批号跟踪，系列化管理模块 ( 9 ) 销售合同管理模块 发货模块 0 d 管理报告模块 0 匀产品成本核算模块 第1 6 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 总分类账模块 0 母应付账款模块 应收账款模块 现金管理模块 多货币模块 数据录入模块 数据输出模块 系统控制模块 2 3 2 原型测试、客户化 在确定购买的系统模块后，我们开始了系统的原型测试工作。原型测 试工作是系统定义和环境开发的过程，亦是系统客户化过程。我们要详细 了解各模块功能、屏幕，提出新的策略、规程，定义所需组织变更，定义 必要的接口，执行用户培训，准备会议室试点。 图2 - 3 为原型测试基本流程。 原型测试首先要对项目组成员进行详细的系统功能培训，同时遍历系 统功能、模块。 培训的目的是使相关人员理解系统功能，对系统进行定义，对系统如 何解决实际业务做出构想，为原型测试作准备。培训进行了两个月，业务 人员在理解系统功能的基础上。结合原有的业务流程，将公司具体业务与 系统功能进行对比，寻找统一方法。寻找系统解决实际业务问题的途径。 最初解决的业务内容主要有原材料采购入库、原材料生产出库、原材料生 产、质量损耗、原材料盘差、完成品入库、完成品销售出库以及以上业务 与会计部门的信息流通。系统功能的应用是逐步开发的，最初只主要应用 了库存管理模块、生产管理模块的生产倒冲功能。直到两年以后的9 8 年 第1 7 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文 欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 1 2 月我们才实现了国内外采购工作的系统化，真正运用了系统的m r p 展 开功能。 总结原流程、问题 遍历系统功能、模块 提出新流程、策略、接口 准备单一流程数据 测试新流程、策略 准备全面试点数据 全面会议室试点 原型测试结束， 导入、实施系统开始 图2 - 3 原型测试基本流程 培训工作中也存在着一些问题。接受培训人员的确定具有一定的局限 第1 8 页共5 3 页 大连理工大学颂士学位论文欧姆龙( 大连) 有隈公司管理信息系统实施与评价 性，只限于当时的资材科、外贸科及会计科，因为当时只有这几个部门接 触大量的生产及财务信息，外贸科当时开始接手国内采购工作。当时的培 训没有涉及到制造科的人员以至于至今制造部门仍未参与到管理信息系 统中。为了更好的实旖，我们安排了业务部门的管理者及业务负责人参加 培训，由于个别的管理者并不能真正理解管理信息系统的重要性及有效 性，加之业务繁忙未能达到对其培训的目的，购买工作系统化的进程过于 缓慢应该有此原因。 培训后进入了原型测试及会议室试点阶段。 原型测试工作是分组进行的，参加原型测试的人员分为财务、生产两 组，每组一名未来的系统管理员参与。 原型测试的第一项工作是整理原系统工作流程、提出原系统的管理问 题。这一阶段是提出问题的阶段，相关业务人要根据要求作出原系统工作 流程，并将实际工作中遇到的课题列出。通过对原有业务流程的整理，对 业务过程进行反恩，进而为优化并提高业务过程的执行速度和服务质量做 准备。由于公司刚刚通过i s 0 9 0 0 2 的审核，对公司各部门的业务流程已有 过系统的整理、规划，可以加以利用。 其次，进行系统开发、环境开发工作，即整合业务流程与系统模块功 能，提出基于新的管理信息系统的业务处理方法，并尽可能提出原有管理 问题的解决方案。在对业务解决方案有了一定设想后，要做出新的业务流 程方案。实际上这部分工作中有很多是流程合理化与业务再造的过程，合 理化是将标准的业务操作程序做进一步的精简和改进，消除明显的瓶颈， 使自动化的效率更高；业务再造是将原有的业务过程进行分析化简和重新 设计，消除或合并一些业务步骤。原有的人工的、分散的管理方式毕竟存 在很多不合理、低效率的地方，如果仅仅是将原有的业务方式照搬，是无 法收到比原有管理方式更多的效益的。在新的信息系统建立时，对业务过 程进行再设计，将会获得很大的潜在效益。新的业务流程需要经过各关系 第1 9 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位沦文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 部门的讨论，得到确定。确定后的业务流程中要进一步进行充实，就是将 系统的功能融入，做成每一业务步骤对应的必要的系统工作流程、规则， 所需的功能、屏幕。 最后要进行硬件、软件安装调试及系统测试即办公室试点。前面的步 骤都只是理论上可行的，系统的输入、输出是否与预期的相同，必须经过 系统测试。办公室试点前首先要确定某一机型、供应商、客户作为测试实 例，并准备相关的静态、动态数据。在信息系统中模拟一个完整的业务循 环，录入机型及其组成部分的物料号、组成部件及标准工时的标准成本、 录入机型物料清单( 包括机型所需的组装工时) 滚加该机型的标准成本， 录入客户信息主文件，录入供应商信息主文件，录入销售订单，进行m r p 展开。生成生产订单及采购订单，下达生产订单、下达采购订单、进行采 购入库、做成提料单，进行物料库位移动，进行产成品入库，倒冲处理， 生产过程结束：进行销售出库，销售过程结束：实际业务完成后进行生产 与财务的通信，将相关成本、应收、应付信息通信到财务部门，财务部门 进付款、收款、成本核算 办公室试点是一个循环往复的过程，测试的结果会向人们提出新的问 题，需要对业务流程方案作出修改、补充并进行反复的测试，另外还要注 意与其他业务的接口工作，只有进行系统的、全面的反复测试才能够将日 后的系统切换及运行的风险减至最低。 经过测试验证的业务流程要经相关部门负责人的认可，尤其是进行了 业务流程再设计的业务流程，以保障日后实际业务的顺利实旖、改造。 系统原型测试工作从培训到测试基本完成共使用了3 个月。 2 4 系统导入 系统导入工作开始到基本功能的转换完毕，大致分为三个阶段，静态 第2 0 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 数据、动态数据的准备、系统导入模拟、正式系统导入，用时6 个月。 2 4 1 静态、动态数据准备 系统导入的第一阶段工作也是最为艰巨的任务是静态数据、动态数据 的准备工作。在系统开发周期中最耗费时间的活动通常是数据转换前的数 据准备工作，我公司也不例外，使用了大概2 个月的时间准备数据。 静态数据方面，最大的难题是物料清单及物料主文件。我公司当时生 产的机种约有1 5 0 个，每个机种约使用5 0 种零部件，并且分为4 、5 个层 次，涉及的虚实项物料及产成品种类约4 0 0 0 个。我公司原有的资材管理 软件中虽然已有以上的数据，但原有系统的静态数据基本不能利用。原因 是原有软件的管理功能较为简单，物料相关的各种计划参数，如计划员、 采购员、提前期、包装单位、订货单位等均未涉及，物料描述不规范，而 原有的部品展开表也因为软件功能限制只体现了一层物料清单。 前面已经提及，在我公司实施新的管理系统之前，欧姆龙( 松阪) 有 限公司已经成功应用了g r e e n 信息管理系统很长时间，并且在此之前我 公司的生产、采购管理工作大量依赖于欧姆龙( 松阪) 有限公司。我公司 的物料及物料清单都在g r e e n 信息管理系统中进行着管理，我们可以加 以利用。使用g r e e n 信息管理系统的数据主要有两个问题，一是物料描 述为日语，二是物料清单的结构与我们的f o u r t hs h i f t 系统要求、o m d 实际工程安排的不完全相同。得到g r e e n 信息管理系统数据后，我们首 先要将物科的描述译成中文，我们使用e x c e l 编辑查找替换功能，将经 常出现的日文替换成中文，再逐个物料确认描述的完整、规范性，物料 c o d e 及描述规范化以后再将原手工管理的物料计划参数手工录入；其 次，结合工程安排使用e x c e l 的v l o o k u p 函数将物料清单的结构进 行了改造。 第2 1 页共5 3 页 大连理工人学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 另外需要准备的静态数据包括：物料标准成本文件、机种生产标准工 时、库位主文件、供应商主文件、供应商供应物料文件、供应商合同、客 户主文件、总分类帐组织结构、总分类帐帐户组等。 静态数据的准备工作是管理信息系统实施工程中最重要的环节，不同 的数据值，反映了不同的生产经营管理方法和生产组织方式，数据是否准 确有效、真实反映企业生产经营过程中的客观规律，将关系到项目实施的 成败和企业生产经营的结果。 动态数据的准备相对容易些。新系统要求的动态数据原有的管理软件 基本可以提供，只需做少量的修改。动态数据应是系统切换或新系统与老 系统开始并行时点的准确数值，虽然原有软件可以提供但其准确性需在较 短的时间内迸行确认，以保障系统跟踪实际业务的精确性及同步性。 我们需要准备的动态数据包括：原材料、产成品在库、应收帐款余额、 应付帐款余额、其他分类账余额等。 2 4 2 系统导入模拟 静态数据、动态数据准备完毕，我们进行了系统导入模拟工作。数 据导入，最重要的确认工作是生产与财务数据是否一致，由于应收、应付 输入的是各账户余额，不会出现较大的问题，即使出现问题也容易查找原 因。但存货账户的数字是生产动态数据录入后经成本滚加再通讯到财务产 生的，出现问题的原因确认就比较复杂，系统供应商提出的重要的确认内 容即是此问题。 数据经过检查后，我们进行了数据的导入，导入工作进行比较顺利， 但确认导入结果时发现存货增加了很多，出现了项目组成员不希望看到的 情况。我们将新系统存货的品种、数量、单价，与我们准备的静态、动态 数据对比，未发现导入问题，系统供应商的项目经理再次确认了通讯文件 第2 2 页共5 3 页 人连理工大学硕士学位论文 欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 也没发现问题，大家非常焦急。几个月的努力要在这一刻得到肯定，可是 出现了问题。经过讨论我们决定将老系统中的存货数据再次提出确认，果 然我们发现了问题：为了便于新系统中物料清单的管理，原有系统以卷 ( 5 0 0 米，卷) 为单位管理的加工用导线、橡胶管，在新系统中以米为单位 管理，而我们只将原有的动态数据导线、橡胶管的在库数量进行了修正， 而忽略了应将静态数据标准单价做相应的修正。 进行模拟的数据导入工作可以进一步确认数据准备工作的准确性，并 可以在正式的系统导入前将可能出现的问题减至最少。 2 4 3 正式系统导入 公司新的管理信息系统的导入采取了平行转换策略与分阶段转换策 略相结合的方式。平行转换策略是新老系统并存直到确定新系统性能良 好，可以准确跟踪、解决实际业务问题。这是最为安全的转换方法，因为 在新系统出现故障或发现新问题时。老系统可以作为备份，不至使业务瘫 痪，但此种方法开销很大，需要配备额外的人员和资源以运行两套系统。 分阶段转换策略是把系统分阶段引入，或按功能、组织单元引入。这样， 项目组的人员可以集中精力关注基础功能的实施、运行，待稳定后再循序 渐进将其它业务的管理工作导入。 根据我们的实施计划，利用五一节假期进行系统导入，由于前一阶段 实施了导入的模拟工作，数据导入工作非常顺利。 但新系统运行初期的情况并不顺利。为了保险起见，我们采用并行转 换，但在人员上又无法保障，不得不一套操作人员进行两套系统的操作工 作。结果每次进行新旧系统数据对照时两系统总是相差深远，一套人员根 本无法应付两套系统的操作，人们总是顾此失彼，再加上惯性的作用，最 后不得不只顾及原有的系统操作。在新老系统并行的几个月时间中，我们 第2 3 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 频繁地更新新系统的各项动态数据，以使其与实际业务一致再重新开始。 8 月，为了摆脱这一被动局面，我们毅然决定将老系统全部关掉，全力以 赴进行新系统的工作。可是，月末时又发现了过去几个月一直没有注意的 问题。过去的几个月中，只将注意力集中在人员操作的准确性上，稍有问 题便归结于人员操作上，解决方法只有一个：重新更新动态数据。8 月份 操作人员专心于新系统的工作，并且对录入业务全部进行再确认，可财务 与生产的数据经常不一致，月末结账在即，生产与财务数据仍旧不符，经 过系统供应商技术支持人员的确认发现，我们在日常工作中未能按要求每 日进行生产、财务通讯，积累了过多的生产业务信息致使通讯文件过大， 发生丢失。当月我们不得不采用更加原始的方法，将各项生产数据手工汇 总成报表交会计进行结账。 经过几个月的摸索，9 7 年9 月，我们终于可以较为正常地使用新的管 理信息系统，1 0 月我们系统的库存管理、会计核算管理工作真正正式使用 了f o u r t hs h i f t 系统，使会计结账工作效率、准确性得到提高，但其m r p 功能并没有得到应用。 m r p 功能的应用需要相当高的库存管理精度，系统的使用推进了公 司其它方面的管理。正如前面所介绍的，我公司在新系统实施前最大的管 理问题就是库存问题，没有科学的业务流程，管理信息系统是无法发挥其 作用的。早已看到问题所在的资材科负责人开始改革原有的库存管理方 式，改变原有的组织形式，在短短的几个月时间内将原材料库存的盘差率 由5 7 4 降低至o 0 5 - 为购买管理的系统化奠定了基础。9 8 年初，在总 经理的大力提倡下，购买系统化工作展开，为实现购买系统化，除了要有 准确的库存数据外，生产计划、生产管理也应配合。生产计划被动参与进 来，开始在系统中录入人工作成的生产计划。这样，在生产、购买、库存 各部门的共同努力下，9 8 年5 月、8 月、1 2 月分别实现了国内购买、香港 购买、日本购买的系统化，使系统的主要功能m r p 得以利用。 第2 4 页共5 3 页 人连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 3 欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统的评价 如今，我们的系统已经运行了3 年多，在5 年的系统实施与运行中， 我们收到了巨大的效益，也遇到了各种问题，希望我们的经验可为今后的 系统建设以及其他企业的系统建设工作提供参考。 3 1 系统效益 m r p i i 的基本思想就是把企业作为一个有机整体，从整体最优的角度 出发，通过运用科学方法对企业各种制造资源及产、供、销、财各个环节 进行有效的计划、组织和控制，使其得以协调发展，充分地发挥作用。 m r p 具有以下特点： 计划的一贯性与可行性。m r p i i 是一种计划主导型管理模式，计划层 次从宏观到微观、从战略到技术、由粗到细逐层优化，但始终保证与企业 经营战略目标一致。它把通常的三级计划管理统一起来，计划编制工作集 中在厂级职能部门，车间班组只能执行计划、调度和反馈信息。计划下达 前反复验证和平衡生产能力，并根据反馈信息及时调整，处理供需矛盾， 保证计划的一贯性、有效性和可执行性。 管理的系统性。m r pi i 是一项系统工程。它把企业所有与生产经营相 关部门的工作联结成一个整体，各部门都从系统整体出发做好本职工作， 每个员工都知道自己的工作质量同其他职能的关系。条块分割、各行其是 的局面应被团队精神所取代。 数据共享性。实施m r p i i 的企业各部门依据同一数据信息进行管理， 任何一种数据变动都能及时地反映给所有部门，做到数据共享。在统一的 数据库支持下，按照规范化的处理程序进行管理和决策。改变了过去那种 信息不通、侍况不明、盲目决策、相互矛盾的现象。 第2 5 页共5 3 页 大连理工大学硕士学位论文欧姆龙( 大连) 有限公司管理信息系统实施与评价 动态应变性。m r pi i 是个闭环系统