会议管理和邮件管理.ppt

会议管理和邮件沟通MeetingManagementandEmailCommunication,第二单元会议前的准备-会议目的-会议日程表-会议日程表练习,课程内容,第三单元会议的召开-什么是会议主持人-会议主持人的职责-会议主持人的相关技能-会议主持练习,课程介绍第一单元会议管理的再认识-会议现状评价-会议的重要性-哪些会议可以取消-会议模拟:大客户会议,第四单元会议后的管理-会议纪要-项目进度报告,第一单元：会议管理的再认识,会议管理MeetingManagement,1、评价目前的会议状态2、会议的重要性3、哪些会议可以取消4、会议模拟：大客户会议,Yourtopfivepainsinmeeting？,会议的重要性,据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美圆。另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。,为何开会,传达信息解决问题进行决策团队建设/营造氛围,这样的会议可以不开,没有明确主题没有充分准备重要人士未出席可以有替代方案会而不议议而不决,如果想开好会议,KISSKeepitsimpleandshort!,练习#1：大客户联谊会,背景时间安排每人5分钟每组15分钟请找出一位主席主持会议请共同找出团队答案,会议管理,会议管理前的再认识请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?,第二单元：会议前的准备,会议管理MeetingManagement,1、会议目的2、会议日程3、练习：会议准备练习,WhatWhyWhoWhenWhereHow,5W1H,如何开会,会议之前这次会议打算实现什么目的？为什么要开会?邀请谁参加?何时?在哪里召开最好?应该先准备哪些资料给参加开会的人参考?是否要求开会者事先准备某些特定资料?,安排会议日程,确定会议的目的，方式，时间，场地确定需要参加会议的合适人选制定议程表避免使会议日程表过于简单或是模棱两可确定议题是“用来传递信息”、“用来讨论”，还是“用来决策”的就有关信息和议事日程提请参与会议者注意议题的顺序/时间安排如果可能的话，尽量将会议控制在两个小时之内会议日程表上标上开始和结束时间为了避免会议超时，可以将其结束时间安排在午餐前或是一天的工作结束之前将所有的议题都事先考虑一遍,会议日程表应该包括,用一句话来阐述会议的主题的标题对会议要达到的目的进行阐述的一句标题对会议所需时间的估计参加会议的合适人选会议的开始和结束时间会议地点,会议日程表简单范例,目的：针对销售人员配备汽车的问题进行讨论。目标：决定是让销售人员租用、购买公司的还是他们按行驶里程付费。所需时间：60分钟到会人员：财务经理、销售经理、行政经理、销售副总裁时间/地点：上午9:00-10:00；董事会办公室日程安排：,练习#2,公司拟发展XYZ公司做为明年的战略性客户，并争取到了邀请他们要来工厂参观，他们此行的目的是来做第一次的供应商评估，以筛选出可以考虑的生产工厂，你们是负责此次工作的人，你们会如何召开准备会议？请发出会议邀请通知请做出会议前准备工作清单时间：20分钟,GuidelineforMeetingManagement,BeforeMeeting1.Usecalendartoschedulemeeting2.UseMeetingRequesttosendmeetinginvitation3.Chooserightpersonandconfirmattendanceformeeting4.Goodpreparationofmeetingorganizerandparticipants,anddetailagendawithclearroleandresponsibility.5.Makecleararrangementoflogisticssupportsinmeetingnotice.,会议前的准备请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?,第三单元：会议的召开,会议管理MeetingManagement,1、什么是会议主持人2、会议主持人的职责3、会议主持人的相关技能4、会议主持练习,EngagementRelevancyPrepareSafety,会议主持人的角色,EngagementRelevancyPrepareSafety,需要被积极地参与到会议中Needtobeactivelyinvolvedinthemeeting,Sowhatcanwedo?,会议主持人的角色,EngagementRelevancyPrepareSafety,不喜欢浪费时间希望知道随后会发生什么希望知道每一个步骤的目的,Sowhatcanwedo?,会议主持人的角色,考虑一种最有效的会议形式以尽可能最少的资源达到最大的产出；所有可在会前进行的工作应在会议之前准备好,Sowhatcanwedo?,EngagementRelevancyPrepareSafety,需要感觉受欢迎并在过程中感觉到舒适需要有信任不想被判断需要被认可和被肯定,Sowhatcanwedo?,EngagementRelevancyPrepareSafety,如何开会（续）,会议进行时确保所有的人员能够理解这个议题，以及他们为何要对此进行讨论控制讨论标题与进度针对要点做阶段性总结在协议已经达成一致时应该及时结束讨论在结束每个议程项目的讨论时，主席应对已达成的一致意见做出简洁明了的总结,会议主席的八大职责,营造和谐气氛照议程主持会议正确总结会议讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免发生一面倒情形减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度,会议主持人的相关技能,Presentation,GroupMind-map,ActiveListening,ConflictResolution,如何做好会议上的发言,做好发言前准备果断陈述主要问题有效控制发言时间抓住沟通重点333原则（30秒，3分钟，3小时）,做好发言前准备,与人交谈知道他们对具体问题的态度争得他们的支持分配使用人力资源进行集中汇总，并确保这些事实不能相互矛盾或对你的论点不利使同事保持对你的忠诚,果断陈述主要问题,不要人云亦云用事实和数据来支持你的观点把你的观点清楚地传达给大家表明看法阐明问题分析可能性提出建议,抓住沟通重点,知道对方的沟通需求不要情绪化赞扬别人的发言先处理情绪，再谈事情异中求同，寻求双赢注意对方的肢体语言,会议主持人的相关技能,Presentation,GroupMind-map,ActiveListening,ConflictResolution,身体参与(AttendingPhysically)言语参与(AttendingVerbally)心理参与(AttendingPsychologically),积极倾听的技巧,一般言语参与有以下三种情况：,积极倾听的技巧言语参与,了解全意问问题重复/解释“你的意思是”反馈意思“听起来你做了大量工作，而且一直忙到现在。”不要批评沉默认同点头、附和声反应情绪反射感觉“那一定让你很生气。”“是的，真是够烦的。”表示关心问问题综合处理“让我们小结一下”大胆设想“假如我处在你的位置上.”,积极倾听的技巧,会议主持人的相关技能,Presentation,GroupMind-map,ActiveListening,ConflictResolution,常见的问题行为,阻碍寻求权力寻求确认支配行为扮小丑闷不吭声台下悄悄说,处理人的问题,准时开会可把迟到（和早退）几分钟的人员名单列出来巧妙的座位安排控制喋喋不休打破沉默保护弱者鼓励思想的碰撞提防建议压制反映把资深高级成员放在最后发言记录成果，结束会议,妥协,竞争,迁就,协作,回避,HL,H,关系,事情,五种处理冲突的方式,处理困难情境(7A),阶段一：处理人的情绪吸收Absorb表示理解Acknowledge同意某些事Agreewithsomething阶段二：处理特定问题询问Ask增加Add建议Advise一起的行动计划Actionplantogether,业务会议参考程序,主席说明会议目的，进行方式与时间限制定义问题/困难点/挑战/机会分析现状找到问题的根本与表面原因寻找对策，并有风险管理方案发表个人感受获得共识总结,会议记录,会议召开的日期、时间、地点和主持人所有到会者的名字以及未到会者的理由所有经讨论的议程表内议题(或其它议题)以及做出的决策。如果会议决定采取某些行动，记录下负责人的名字会议结束的时间下一次会议的日期、时间和地点,练习#3：会议主持练习,经过大家的努力之后，你们公司的产能已经提高20%,但是配合客户所调整的质量管理系统却碰到很多问题，很多生产工序必须改变，工人的技术也许要进一步提升，生产材料的质量也有问题，测试方法也变得更复杂，更麻烦的是很多工人还不愿意配合工作要求，他们认为只有这家客户的要求是如此苛刻，别的客户都没有这么麻烦，为什么要这样一味的配合客户的要求？请问如何在会议中处理这样的后续追踪问题？,GuidelineforMeetingManagement,DuringMeeting1.Attendmeetingontime.2.Makesureeveryoneunderstandthegoalsofmeetingandprovidenecessaryinformationtoeveryone.3.Defineandobeydisciplineforthemeeting.4.Arrangetimekeeperandforpresetagendaandrecorder.5.Prioritizetheissuesatthebeginningofmeeting.,GuidelineforMeetingManagement,DuringMeeting6.Havethechairmansauthoritytomanagethemeetingefficientlyandhandleissueswithnoconclusionsordealwithconflictbetweenparticipants.7.Takemeetingminutesandrecordwhatareagreedandwhatarenotagreedbydifferentparticipants.Recordtheappropriaterolesandresponsibilitiesforactionplansandescalationprocesstowhatarenotagreed.8.Intheendofmeetingthechairmanmaycheckthedegreeofcompletiontothemeetinggoals.(option),会议的召开请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?,第四单元：会议后的管理,会议管理MeetingManagement,1、会议纪录2、项目进度报告,会议后的追踪,按照行动计划追踪重点要项（里程碑，关键绩效指标）让行动责任人对你汇报以事实作为决策的依据如有未完成事项，责任人必须提交改善计划协调相关事项的变更安排记录必要的改变行动,会议评估表,GuidelineforMeetingManagement,AfterMeeting1.Sendoutthemeetingminutesafter1workingday.Iftheparticipantdonotreplyhis/herdifferentopinionsafterreceivingmeetingminutes,itmeansthattheparticipantagreewhathavebeenrecordedinmeetingminutes.2.UseCI(ContinuousImprovement)trackerforkeyaction.3.Reviewopenitemsinthenextmeeting.4.Theparticipantshouldreportprogressbacktomeetingorganizerduringtheexecutionofactionplan.5.Acknowledgepersonwhohaveactionplanwelldone.,会议后的管理请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?,第二单元邮件的书写技巧-邮件的主题-邮件的主体-邮件书写练习,课程内容,第三单元邮件管理相关规定-如何减少不必要的邮件-发送给正确的收件人-有效的邮件书写,课程介绍第一单元邮件的再认识-邮件的一般使用规则-何时不应使用邮件,第四单元复习回顾/行动计划-复习回顾-制定行动技巧,第一单元：邮件管理,邮件管理EmailManagement,1、邮件的一般使用原则2、何时不应使用邮件,邮件的再认识,善用邮件让你的邮件容易看见感觉作为解决问题的沟通辅助工具特别注意与顾客利益相关的邮件切忌随意转发邮件如有附件应该要让阅读者可以容易读取内容,邮件的再认识（续）,邮件的一般使用原则作为人际交流的简单辅助工具，但应该适当表现个人感觉有比较多补充信息而无法在电话中交流避免打扰他人工作计划作为双方交流的证明需要符合一般书信的礼仪符合国际通用字体编码,什么时候不用Email,你的信息非常重要或机密，不应该冒风险你要传递一条不愉快的消息，又不想显得冷漠你的信息可能会被误解你需要对方立即答复无法形成共识你已经“感觉”有情绪问题/冲突了,第二单元：邮件的书写技巧,邮件管理EmailManagement,1、邮件的主题2、邮件的主体3、练习,练习,周三会议上很可能讨论流程更改和需要多少新员工来执行新策略的事宜，我想就此与你商讨一下。我希望你能事先收集足够的信息。今天下午三点钟之后你方便讨论吗？如果可以的话，到时我将在会议室等你。,邮件书写技巧,选择好邮件接收对象创建合适的标题好的标题产生的效果比那些“加急”邮件好有助收件人决定应该立刻查看哪些邮件提炼好主题句采用方便易读的格式电子邮件中的常规礼仪,选择恰当邮件接收对象,分清楚目的并决定邮件接收对象直接相关,需要采取行动者To:抄送CC:盲送副本BCC:除非必要，不要越级汇报非工作需要信息，不要用公司邮箱不要随意转发邮件，特别是在未经原始发件者的同意下回复邮件时不要轻易选“回复所有人”,精练的主题句,抓住阅读者的注意力清晰地描述事实人物时间地点事件程度,示例,季度销售数据截止三月份的季度销售数据更多信息需要有关桥梁项目的更多信息,邮件书写原则4C,CorrectClearConciseComplete,方便易读的格式,尽量使用短句可能的话，将所有信息集中到一页当中使用小标题，并适当留点空白，方便他人阅读考虑列出多个选项或问题，这样可能会得到他人更多的回复信息。,练习-之后,我们能在今天先讨论一下流程更改和员工需求这两个话题吗？我会给你更多这方面的信息。下午三点以后你方面讨论吗？如果方便的话，我到时会在会议室等你。,示例,最近我正在做有关客户要求方面的调查，并考虑将报告通过电子邮件的方式发送出去。以前我们一直使用FedEx，但我觉有点贵。你可能会知道目前的确切价格，麻烦告知一下。谢谢！琼,示例,关于最近正在做的调查报告，我需要你的帮助：我们能通过电子邮件的方式发送吗？你知道我们上次使用FedEx发送的具体价格吗？谢谢琼,邮件沟通原则,慎重选择发信对象注意撰写信件内容养成良好传送习惯三思回复内容,练习,经过大家的努力之后，你们公司的产能已经提高20%,但是配合客户所调整的质量管理系统却碰到很多问题，很多生产工序必须改变，工人的技术也许要进一步提升，生产材料的质量也有问题，测试方法也变得更复杂，更麻烦的是很多工人还不愿意配合工作要求，他们认为只有这家客户的要求是如此苛刻，别的客户都没有这么麻烦，为什么要这样一味的配合客户的要求？请问如何发出一个会议通知来处理处理这样问题？,邮件管理的行政规定,GuidelineforEmailCommunication,Reduceunnecessaryemail:Dontuseemailunderthefollowingsituations:1)Veryimportantorconfidentialinformation2)Badnewsbutcantbetransferredtoocoldly3)Issuescantreachconsensus4)Informationeasytobemisunderstood5)Needothe