（工商管理专业论文）IT分销企业如何建立信用管理体系.pdf

内容摘要 分销模式是目前i t 行业最主要的销售模式，而作为分销企业来 说，由于竞争压力大，销售压力大，绝大部分销售都采用了赊销模式。 由于大部分分销企业都属于中小企业，而且由于i t 行业特性，公司成 立时间都不长，所以普遍存在着资金管理水平差，资金风险高的问题。 同时从信用管理体系来看，绝大部分分销企业都没有建立完善的信用 管理体系，这已经成为了公司继续长远发展的障碍，因此建立完善的 信用管理体系来控制资金风险和改善资金管理水平是分销商的头等 大事。 本文从分析i t 分销企业的资金管理现状出发，总结出i t 分销企业 在资金管理方面存在的主要问题。同时为了让方案更准确和更具备操 作性，选取了一家典型的i t 分销企业来进行信用管理体系建立的实 践，然后从实践中提取问题和经验，再结合信用管理的理论基础和参 考联想信用管理体系的一些实际经验，总结出i t 分销企业建立信用管 理体系的通用方法和具体实施方案。本文主要的思路为：发现问题一 找到问题存在的原因一制定解决方案一实施解决方案一方案监控评 估及改进。同时从可行性上、资源投入上都做了详尽的分析，以确保 更有操作性。 本文的主要内容分为四个部分：一，绪论：介绍本文的研究背景、 研究方法及思路；二，i t 企业资金管理现状：从i t 分销企业的业务模 式、销售模式、赢利模式、赊销现状四个方面入手，找出在这四个方 面普遍存在的问题和原因，找准切入点；三，从一家真实的具有典型 特征的分销入手，通过在该企业实际建立信用管理体系，并进行定期 监控和评估，总结出现的问题和经验，为建立通用信用管理体系提供 数据和方法支持；四、i t 分销企业信用管理体系建立的通用方法：首 先先介绍信用管理的理论知识，然后介绍企业建立信用管理体系的主 要流程，最后重点介绍如何建立信用管理体系6 大主要内容：信用调 查、信用评估、信用审批、信用控制、信用分析、应收账管理。通过 上述四个部分内容搭建了信用管理体系的通用方案。 由于信用管理体系是一门新兴的学科，目前国内专门研究这种学 科的机构较少，尤其对于i t 分销企业的信用管理进行的研究更少。从 市面上来看，有关i t 分销企业信用管理的书籍文献也是寥寥无几，尤 其是缺乏具备实战经验和实际操作技巧的书籍。本文从实战出发，并 提供了极具操作性的方法和实际的实施工具和制度，为企业进行信用 管理体系的建立提供了直接的参考。 关键词：分销赊销资金管理信用管理 a b s t r a c t i nt h ei ti n d u s t r y , t h ea g e n tm o d ei st h ep r i m a r ys a l e sm o d e a sa n a g e n c y , a na c c o u n ts a l ei sa d o p t e du n i v e r s a l l yb e c a u s eo ft h eh i g h p r e s s u r eo fc o m p e t i t i o n sa n dt h es a l e sa s s i g n m e n t m o s to ft h ea g e n c i e s a r em i d d l ea n de v e nl i t t l ee n t e r p r i s e s ，d u et ot h ec h a r a c t e r i s t i co ft h ei t i n d u s t r y t h el o wf i n a n c em a n a g e m e n ts k i l la n dh i 曲f i n a n c i a lr i s k sa r e t h ep r i m a r yp r o b l e m so ft h e m b e c a u s em o s to ft h e md o n te s t a b l i s ht h e c r e d i tm a n a g e m e n ts y s t e m ，i t sab a r r i e rt ot h e i rl o n g t e r md e v e l o p m e n t s om ec r e d i tm a n a g e m e n ts y s t e mi st h ea 1 1 i m p o r t a n tt h i n gf o rt h e mt o c o n t r o lt h ef i n a n c i a lr i s k sa n di m p r o v et h ef i n a n c e m a n a g e m e n ts k i l l a tf i r s tia n a l y z e dt h ea c t u a l i t yo ft h ef i n a n c em a n a g e m e n t , a n ds u m u pt h em a i np r o b l e m s t h e nic h o o s eat y p i c a la g e n c yt oe s t a b l i s ht h e c r e d i tm a n a g e m e n ts y s t e m ，a n ds u mu pt h ep r o b l e m sa n de x p e r i e n c ef r o m t h i sp r a c t i c e b a s e do nt h i s ，is u m u pt h eu n i v e r s a lw a ya n dp r e c e p t t h e m a i nl o g i ci s ：f i n do u tt h ep r o b l e m - - f i n do u tt h er e a s o n - - f i n do u tt h e r e s o l v i n g - - a c t u a l i z e - e v a l u a t e t h em a i nc o n t e n to ft h i st e x t ：p a r to n e ：e x o r d i u m ：i n t r o d u c t i o nt ot h e b a c k g r o u n da n dt h em a i nw a y ；p a r tt w o ：t h ea c t u a l i t yo ft h ef i n a n c e m a n a g e m e n t ，i n c l u d i n gt h eo p e r a t i o nm o d e ，s a l e sm o d e ，p r o f i tm o d ea n d a c c o u n ts a l ea c t u a l i t y ；p a r tt h r e e ：t h ee x a m p l eo f c h o o s i n gat y p i c a l a g e n c yt oe s t a b l i s ht h ec r e d i tm a n a g e m e n ts y s t e m ，i n c l u d i n gt h ep r o c e s s ， t h ep r o b l e ma n de x p e r i e n c e ；p a r tf o u r ：t h eu n i v e r s a lw a ya n dp r e c e p to f e s t a b l i s h i n g t h ec r e d i t m a n a g e m e n ts y s t e m ，i n c l u d i n gt h e c r e d i t i n v e s t i g a t e ，c r e d i te v a l u a t i o n ，c r e d i ta p p r o v e ，c r e d i tc o n t r o l ，c r e d i t a n a l y s i sa n da na c c o u n tr e c e i v a b l em a n a g e m e n t a san e ws u b j e c t ，t h er e s e a r c ho ft h ec r e d i tm a n a g e m e n ti s l a c k i n g t h i st e x ti sb a s e do nt h ea c t u a le n t e r p r i s e ，a n dt h ea g e n c i e sc a nu s et h e t e x tt oe s t a b l i s ht h ec r e d i tm a n a g e m e n ts y s t e md i r e c t l y k e yw o r d s ：a g e n c y ； a c c o u n ts a l e ； f i n a n c em a n a g e m e n t ； c r e d i tm a n a g e m e n t 西南财经大学工商管理硕士( m b a ) 学位论文原创性及知识产权声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独 立进行调查和研究工作所取得的成果。学位论文中除正文对于直接引 用的文字、数据或事实资料已经加以注释外，本学位论文不包含他人 已经发表或撰写过的研究成果，也不包含他人为获得西南财经大学或 其他教育机构等的学位证书而使用过的材料。对本学位论文做出重要 贡献的单位、圈体、企业和个人，均已在文中以明确方式表明。因本 学位论文引起的知识产权纠纷概由本人负责，并承担由此引起的法律 后果。 本学位论文成果归西南财经大学所有。 特此申明 学位论文作者签名：石厣 喝年 乒玛孚b 1 1 研究背景及意义 一、绪论 作为竞争最激烈，产品同质化最强的i t 行业，分销模式一直是最 主要的销售模式。从分销商分类来讲，主要有两类分销商，一类是通 路分销商，即该公司可以承接各个上游厂家的产品，其分销平台可以 进行多产品运作，这类分销商以神码、佳杰、翰林汇等国际巨头为主， 一类为特定厂家产品分销商，即该公司主要承接一家上游厂家的分销 商，其分销平台只进行固有的上游厂家的产品运作，这类分销商以联 想、方正、t c l 等国内电脑品牌的下属分销商为主。由于通路分销商 一般都是属于国际巨头，资金实力强，管理完善，有成熟的信用管理 体系，因此本文的内容不针对这类分销商。而作为特定厂家产品分销 商，这类公司一般都属于中小企业，资金实力不强，管理不完善，但 销售能力强，公司销售规模高，风险较高，这类分销商是本文主要研 究的对象。 由于目前i t 行业已经是微利行业，大部分利润主要集中在芯片供 应商，而作为生产和加工企业的电脑生产公司来说，毛利率也比较低， 从0 5 年统计来看，国内的主要电脑公司的平均毛利率为1 1 ，净利率 为2 3 ，因此，作为下游企业的分销商，其能够获利的空间更小，根 据不完全统计，以联想的主要核心分销商为例，其平均毛利率为3 4 ， 而净利率平均为1 4 ，这是一个相当微弱的赢利。而从销售模式来讲， 目前通用的销售模式都是赊销，以联想的分销商为例，其6 8 的销售 是通过赊销完成，一旦赊销出现问题，有可能就会导致公司赢利大幅 度下降甚至亏损。而从分销企业的平均坏账率来看，已经达到了0 8 7 0 ， 占到了毛利的i 4 ，已经是影响企业赢利甚至生存的重要因素。因此 如何控制赊销的风险，减少坏账损失，是摆在分销企业面前的头等大 事。 而要控制赊销的风险，就是要让分销企业建立完善的信用管理体 系。从对联想的5 0 家核心分销商统计来看，目前建立了信用管理体系 的只有4 0 ，而且这4 0 的企业的信用管理体系也很粗放，而且大部分 都是靠感性判断来进行信用管理。而剩余6 0 的企业基本没有信用体 系，是否赊销完全是靠总经理或者财务经理的直观判断。 因此，本文从分析分销企业的现状入手，结合神码、联想、方正 等企业的成熟信用管理模式，以一家典型的分销商建立信用体系为案 例，总结出分销企业建立信用体系的方法，并提供建立信用体系所需 要的制度和文件。 1 2 本文的研究方法 本文采用了定性研究和定量研究的方法，即在研究分销企业资金 现状的时候采用了定量研究的方法，在研究信用体系建立的时候采用 了定性的方法。 同时为了使研究成果更具实用性和可行性，在研究中还采用了案 例分析法，以真实的分销企业建立信用体系入手，总结建立信用体系 中的问题和经验，进而扩大到适合大部分分销企业的信用体系建立方 法。 1 3 研究内容及研究思路 由于本文的内容主要围绕着信用体系建立入手，所以主要的研究 内容就是信用体系建立的几个最主要的方面：信用调查、信用评估、 信用审批、信用控制、信用分析、应收账管理。 针对分销企业在赊销管理的主要问题，本文从一家真实的有代表 性的分销商入手，通过对该公司进行详细的分析并建立规范的信用体 系，同时在对信用体系建立后的效果进行监控和评估，对其中的问题 和不完善的地方进行改进，最终总结出符合大部分分销商的信用体系 建立方法。 二、i t 分销企业资金管理现状 要研究如何建立分销企业的信用管理体系，就要对分销商的资金 管理现状傲深入的分析。而要做深入的分析，首先要对分销的业务模 式、销售模式和赢利模式进行了解，然后再来分析赊销的管理现状， 因此，本文从业务模式、销售模式、赢利模式和赊销管理现状四个方 厦来描述i t 分销企业的资金管理现状。 为了更准确的描述i t 分销企业的现状，本文选取了1 0 家联想的核 心分销商的数据为样本，通过对1 0 家分销商的分析来描述分销企业的 现状。为了样本的客观性、代表性和准确性，l o 家分销商都具有以下 特征： 销售规模高：选取的1 0 家分销商都是年销售额在2 亿以上的企业； 产品线丰富：1 0 家分销商基本把i t 全线产品都包括了，包括笔记 本分销、消费电脑分销、商用电脑分销、外设产品分销、数码产 品分销。 资金管理水平有高有低：为了样本的代表性，选取的l o 家分销商 的资金管理水平从高到低都有，基本可以代表分销商的全部水平。 数据准确：本文所提及的分销商数据都是由分销商直接上报给联 想的，具有较高的准确性。 2 1i t 分销企业的业务模式 2 。1 1i t 分销企业的特征 2 1 1 1 分销的定义：产品由制造商手中传至消费者手中，所经过 的由代理商和经销商联接起来的通道。 2 1 1 2分销的本质 产权转移：直接转移和间接转移； 风险转移：买断和包销。 2 1 1 3分销业务流程 物流：实物转移一货物运输： 资金流：伴着所有权转移资金交付的过程； 信息流：交易谈判订货促销市场与用户。 2 1 1 - 4分销的功能 客户关系：当地的关系是上游厂商鞭长莫及的； 市场反馈：促进交换收集有关信息； 推广促销：开发和传播有关产品富有说服力的信息； 规模销售：分销的本土规模销售优势； 物流配送：运输流通和转储商品； 增值服务：前：寻找潜在购买者，并与其进行沟通； 中：销售谈判、演示、协议、订单执行； 后：跟踪服务关怀，二次购买； 资金融通：收集和分散资金( 对客户进行信用支持) ； 承担风险：在执行渠道任务的过程中承担有关风险。 2 1 2i t 分销企业的业务内容 分销业务内容包括：渠道结构、销售方式、结算方式、储运方式、 培训系统、广告、促销手段等几个部分。其每个部分的主要内容如下 表： 表2 1分销业务模式 业务模式具体介绍 渠道结构由代理商、分销商、零售商等三方来构成。 销售方式 一般指销售方法包括赊销、代销或年终返利等。 结算方式指的是与经销商、零售商、消费者等3 者的结算操 作。 储运方式 指运输的负责方，由厂商或零售商负责，也可以 由分销商负责，甚至还可以请第三方来提供第三 方的储运服务。 培训系统 指导代理商和零售商来进行卓有成效的销售。 广告 树立公司的高大企业形象和产品品牌形象，宣传 产品的卖点。 促销手段 如何通过促销策略和方法将更多更好的产品提供 给消费者。 针对分销企业各业务模式的重要性，我们选取分销的销售模式做 单独说明。 2 2 分销企业的销售模式 分销企业的销售模式主要分为现销和赊销为主，下面我们对两种 不同的销售模式分别进行说明。 2 2 1现销模式 现销模式是指消费者或者中间商将货款支付给分销商，然后再由 分销商发货的模式。这种模式一般适合于零售型分销商或者消费型产 品分销商，由于这种销售模式不是分销的主流销售模式，所以本文不 做研究a 2 2 2赊销模式： 赊销模式是指分销商先将货物发给消费者或者中间商，然后消费 者或者中间商按照约定的账期将货款支付给分销商的销售模式。从对 联想的1 0 大核心分销企业的分析来看，这种销售模式是分销企业的主 流销售模式，如下图所示： 图2 1 核心分销赊销比例图 因此，本文将赊销模式作为研究企业如何建立信用管理体系的主 要内容。 从赊销模式来看，主要有以下三种赊销模式： 长期赊销：是指分销商给予中间商一定的赊销额度，可以在一段 时间内长期循环使用； 短期赊销：是指分销商给予中间商在一定周期内可以循环使用的 赊销额度，到期后额度会被撤销； 临时赊销：是指分销商给予特定的客户针对某个特定的项目的一 个赊销额度，不可以循环使用，到期后撤销。 从对l o 家核心分销商2 0 0 5 年4 月：至1 j 2 0 0 6 年4 月的数据来分析，其三 种赊销模式在总体赊销额度的比例分别如下图2 2 ： 图2 2 核心分销赊销模式比例图 从赊销模式来看，长期赊销的比例最高，但短期赊销和临时赊销 的比例都不低，因此针对三种赊销模式我们都会有对应的信用体系管 理制度。 2 3i t 分销企业的赢利模式 2 3 1i t 分销企业毛利分析 企业的根本就是要赢利。一般的销售企业，其赢利模式一般是从 产品流通中的差价来获取利润，而作为i t 分销企业来说，由于其定位 和功能的特征，作为厂家和消费者和中间商的通道，其赢利模式也具 有一定的特征。一般来讲，其赢利主要由以下几个部分组成： 销售奖励：一般来讲，厂家都会和分销商在财年初签订个年度 销售承诺额度，该额度即为厂家对分销商制定的销售任务量，一 般来说分为年度承诺额度和季度承诺额度。然后厂家会根据年度 任务量和季度任务量的达成情况，制定不同的销售奖励返点政策， 该奖励为分销商的主要获利来源。一般来讲，厂家给予分销商的 销售奖励返点在1 8 2 1 之间。 现金返点：是指部分厂家为了鼓励分销商现金进货，会给予现金 进货的分销商一定的返点支持，般的返点额度在0 6 - 0 7 左右。 厂家临时奖励：指厂家在产品促销期，为了鼓励分销商多进货多 销售，给予的临时性奖励返点，一般的返点额度在o 2 - 0 3 左右。 进销差价：是指分销商卖给消费者和中间商所获取的产品差价， 由于分销商为了完成任务量，大部分产品价格都是平进平出，产 品差价只是针对某种特定的产品，一般的进销差价在0 5 - 0 6 左右。 从上述几个主要获利组成部分来看，分销商的毛利在3 i - 3 7 之间，平均在3 4 左右。从1 0 家联想核心分销商的毛利率来看，我们 也基本可以得到同样的结论，如下图： 图2 - 3 核心分销毛利率 而从毛利的组成部分来看，我们也可以看出分销商各毛利组成部分占 总体毛利的比例，如下图： 图2 - 4 核心分销毛利比例 从比例可以看出，厂家给予各种奖励基本上占了分销赢利的绝大 部分，分销商为了拿到厂家的奖励，就会想尽办法做大销售额，导致 赊销的规模也会大幅度增加，因此从分销商的获利模式来看，加强信 用管理也是势在必行。 2 3 2i t 分销企业净利分析 由于分销商的毛利基本确定，所以要分析分销商净利，主要要分 析分销商的费用，一般来说，分销商的费用由以下几个部分组成： 管理费用：指公司内部管理、人力费用等各种公司内部费用的统 称，一般来说，分销商的惯例费用在1 左右； 市场推广费用：指分销商为了拓展市场所支付的费用，一般在0 3 左右： 坏账费用：指分销商在赊销中形成的坏账，一般在0 5 左右； 税务费用：从目前分销的税负来看，一般都比较低，一般都在o 2 左右。 总体来看，分销商的总体费用率一般在2 左右，而净利率一般在 1 5 左右。从费用的组成来看，各种费用在总体费用中的比例如下图： 图2 5 核心分销费用比例 从图2 5 可以看出，坏账已经成立影响分销赢利的重要因素，而 且从净n i 5 来看，0 5 的坏账率已经是一个很高的水平。因此，从 净利来分析，建立信用管理体系势在必行。 2 4 工t 分销企业赊销管理现状 企业的赊销管理主要涉及到物流和资金流两个方面，因此本文从 物流和资金流两个方面的核心指标进行分析，来描述i t 分销企业的赊 销管理现状。能否反应i t 分销企业物流和资金流赊销管理的k p i 指标 主要为；周转指标( 库存周转、应收周转、应付周转、现金转换周期) 、 逾期率、账龄比例三个方面，现分别对这三个方面进行分析。 2 4 i 周转指标： 般来看，分销企业的周转指标平均如下表： 表2 2核心分销周转指标 指标( 单位：天)最低最高平均值 库存周转 71 81 3 应收周转 53 21 7 应付周转 42 21 6 现会周期32 21 4 从周转指标来看，应收周转最慢，而且各个分销的水平差别很大， 其中最高的分销商达到t 3 2 天的周转天数，对于讲究快速运作的分销 企业来说，这是一个很慢的数据。 2 4 2逾期率： 逾期率是指在分销商的应收中，到期未还的应收占总体应收的比 例，该比例越高，说明应收管理水平越差。由于国内中小企业的信用 普遍较差，同时分销企业的信用管理也不完善，因此普遍来说，分销 企业的逾期率都在2 5 一3 0 之间，大大降低了分销商的资金使用效率。 从对l o 家核心分销企业的逾期率分析也可以得到同样的结果，如下 图： 图2 6 核心分销逾期率分析 而从国际通路分销商巨头和国内主要电脑厂商的逾期率来分析 ( 如下图2 - 7 ) ，可以看出，目前的分销商离国际巨头和主要电脑厂商 的差距巨大。 图2 7 业内领先企业逾期率分析 2 4 3 账龄比例 作为赊销企业，随着销售模式和销售对象的不同，以及随着客户 还款时间和习惯的不同，会有不同的账期，从对1 0 家核心分销的账龄 分析来看，长账龄的应收比例较高，结果如下图： 根据分销企业的销售模式来看，账期一般都控制在3 0 天以内，3 0 天以上的应收都视为不良应收。从实际情况来看，3 0 天以上的应收占 到了3 1 ，不良应收比例很高。 从以上四个方面对分销商的资金管理现状可以看出，从业务模 式、销售模式、赢利模式和赊销现状来看，由于业务模式和销售模式 的必要性需要i t 分销企业建立成熟的信用管理体系，而从赢利模式和 赊销现状来看，现有的赊销管理水平已经成了分销商生存和发展的障 碍，也需要通过建立成熟的信用管理体系来保证分销商长期竞争力的 建设。 1 1 三、i t 分销企业建立信用体系的案例 由于信用体系的建立是一个复杂的系统工程，因此要找到一个适合 大部分分销商的信用体系建立方法，需要首先拿一家具有典型意义的 分销商进行信用体系建立的试点，为建立通用的信用体系操作规范打 下基础。 由于该分销商的信用体系建立对后期建立通用信用体系建立操作 规范影响深远，因此分销商的选取以及信用体系建立后的实施深度非 常重要，该分销商必须具备以下特征： 销售规模高； 配合程度高； 内部管理能力强； 应收账管理差； 信息化程度高。 经过筛选，我决定选取联想在四川的消费分销商成都瑞海公司作 为建立信用体系的试点渠道。其公司的特征与需要具备的特征对比如 下表： 表3 一i瑞海公司特征 要求特征 瑞海公司特征 销售规模高年销售额2 4 亿 配合程度高公司对联想的要求配合程度高 内部管理能力强公司重视管理，有完善的内部管理体系 应收管理差公司应收周转慢，逾期率高 信息化程度高公司有完善的e r p 系统 从该公司所具备的各项特征来看，该公司符合作为试点渠道的要 求，因此最终确定在该公司进行信用体系建立工作的试点。 根据与瑞海公司的交流，我们确定了本次信用体系建立的实施 流程，如下图3 - i ： 3 1 实地体验 实地对公司进行体验 确定需改进的主要问题 确定实施方案 具体实施方案 定期监控与评估实施效果 图3 - 1 实施流程图 西南区商务处xx 1 于2 0 0 6 年8 月4 - 7 日全天对瑞海公司进行了深度 体验和走访，体验的进度表如下： 由于论文评审要求，这里将作者姓名隐去 表3 - 2实地体验进度表 w h e n ( 时间)w h o ( 实施人) w h a t ( 项目) l o ：0 0 1 2 ：o o，尚瑞杰瑞海公司总体情况了解及财务部介绍 1 ：0 0 2 ：0 0，尚瑞杰+ 公司发货控制流程 8 月4 日 2 ：o o 一3 ：3 0，尚瑞杰 公司采购总体流程和制度 3 ：3 0 - 4 ：3 0，尚瑞杰公司出入库制度和流程 4 ：3 0 一5 ：o o，尚瑞杰 。 当天情况总结 l o ：o o 一1 2 ：0 0，尚瑞杰付款流程和资金计划 t ：0 0 - 2 ：o o，尚瑞杰公司总体资金情况了解 8 月5 日，尚瑞杰公司应收监控方法了解、主要渠道信用情况 2 ：0 0 - 4 ：3 0了解 4 ：3 0 一5 ：o o，尚瑞杰当天情况总结 l ：o o 一2 ：o o，尚瑞杰收款流程和制度了解 8 , 9 6 日2 ：0 0 一4 ：3 0，尚瑞杰公司客户分类方法、信用控制方法探讨 4 ：3 0 一5 ：o o，尚瑞杰当天情况总结 1 ：o o 一3 ：3 0 ，尚瑞杰总体体验情况小结 8 月7 日 3 ：3 0 一5 ：o ox ，尚瑞杰公司后期资金需求分析 由于我们的目的是为了让瑞海公司主要在应收账管理体系上有待 改进，因此，我的这次体验也主要以应收账管理为主，对瑞海公司的 其他运营管理情况仅做简单了解。体验的主要方式，主要是通过与瑞 海公司财务总监尚瑞杰的深度交流，对瑞海公司在应收管理的总体情 况，以及应收管理的各个环节和影响应收的各个流程和制度进行了了 解，与刘文太、尚瑞杰一起确定了其中存在的问题和可能的隐患和风 险，并针对其中的主要问题，探讨了后期的改进方法。 下面，我根据体验记录，对瑞海公司应收账管理情况以及瑞海公 司总体管理概况进行简单描述，并针对其中所反映出来的主要问题进 行重点说明。 3 2问题确定 3 2 1 公司概况 公司注册资金6 0 0 万，是由刘文太1 0 0 持股的私人公司，目前其 为公司董事长，主要负责公司的发展愿景规划以及处理公司主要业务 的外部联系事宜。公司总经理由刘文太担任，负责公司总体运营管理， 其中对公司商务部和财务部进行直接管理。公司的主要业务主要以事 业部的形式来操作，根据不同的产品设置不同部门，每个部门由副总 经理直接管理。 3 2 2 公司运营指标 公司的主要运营指标如下表： 表3 3瑞海运营指标表2 运营指标瑞海公司 年销售收入( 单位：万) 2 4 0 0 0 库存周转( 单位：天) 1 2 应收周转( 单位：天) 2 l 应付周转( 单位：天) 1 8 逾期率 3 5 坏账率 0 6 0 毛利率 3 2 0 净利率1 1 0 从表3 3 可以看出，公司的应收周转慢，逾期率高，坏账率高， 需要在应收管理上进行改善。 3 2 3 公司主要流程 由于时间有限，本次体验仅对采购流程、发货流程和打款流程进 行了了解，下面分别就各流程主要操作进行说明。 3 2 3 1 采购流程 采购流程主要指一般的采购流程，不包括季度末冲量时的流程。 z 本指标是基于公司2 0 0 5 年4 爿剑2 0 0 6 年4 月的数据。 1 5 互卜一下属商家向公司发出订单 至至茎三二卜业务代表对价格、数量进行审核 亘三塞三r对价格、数量进行审核，并结合库存数量，决定是否订矗 对订单的价格和数量以及签字进行审核 向联想发出采购订单 图3 - 2 采购流程图 分析公司在采购操作方面的流程，笔者可能存在的问题如下： 在决定是否订货时，没有明确的权限管理。公司目前的现状是销 售经理和总经理都可以决定是否订货，由于目前都是在同一地方 办公，所以很多时候订货决策都是通过口头沟通来决定的，由于 大家的经验比较丰富，因此，从目前的运作来看，基本上没有出 现过问题。但是从管理的角度来看，暴露出了公司主要管理层的 权限和职责界定不清，从公司的长远发展来看，存在着一定的隐 患。 公司在做订货决策时，从数据参考来看，仅采用了库存数据，而 其他信息的判断，并没有通过数据支持，而是从个人经验等感性 的角度来做决策。因此，从决策管理的角度来看，公司在销售预 测方面数据性支持程度不够。 3 2 3 2 发货流程 发货流程图如下图3 3 所示。 亘三三至三二一业务人员填写销售申请单 0 亘至三三二二 _ 一鬈梦嘉募凳妻薯差篓釜雾苦萋，、商家信息以及签字进行审 i 厂否磊；夏- 一对签字权限进行审核 厂磊荔i 磊卜一货物出库，并做出库记录 图3 3 发货流程图 分析公司在发货流程方面，笔者认为可能存在的问题如下： 在决定是否发货时，没有明确的发货控制标准，即对某家代理是 否发货，主要是靠感性的判断来进行的； 在发货控制上，也存在着权限管理的问题，目前主要是由财务总 监对大部分销售单进行审核，如果其觉得某张销售单可能会有问 题，才让总经理进行审核，但财务总监和总经理在决定发货的权 限上，其各自的标准并没有明确规定； 3 2 3 3 打款流程 下面我们以对联想流程为主进行描述，具体见图3 - 4 所示。 夏至三堑二 一商务员每天做滚动的资金计划 至至垂亘至二卜一根据还款计划和账面余额，安排卜2 天的收款计划 j 三至三三至二_ 一对还款金额和当日还款安排进行确认 至垂三至二二 一向联想支付货款 图3 4丰t 款滴穰陶 分析打款流程，笔者认为其中可能存在的问题如下： 公司没有将打款和收款进行有效的结合，两者之间相对来说比较 独立运行，没有整体的资金计划，从而造成了公司的打款受收款 情况牵制( 公司目前只是在有资金需求前卜2 天进行收款) ，而不 是由打款安排来计划收款安排。 公司在打款的时间安排上，在前期略显不足。公司有时并没有按 照现金点的期限政策来支付，有时采用了提前支付，从而导致公 司可能会有利息的损失，或者会由于资金安排不恰当，而影响公 司的还款计划和节奏，进而影响公司现金点的取得。 本次体验，主要对上述三个流程进行了了解。对公司其他的操作 流程，本次并没有了解，但从与公司财务总监的交流中了解到，公司 目前在各个操作层面上，并没有成文的操作流程，各主要的操作主要 是通过约定俗成的操作模式来进行的。而没有流程的原因，是因为公 司的人员结构相对来说很稳定，各主要的操作岗位的经验都比较丰 富，因此，公司的流程主要体现在各操作人员的脑海中。这样可能会 造成公司内部的沟通出现问题，尤其是对某个具体操作流程的认识和 理解会出现偏差，或者说会造成公司各岗位对别的岗位的具体操作不 熟悉。当然，从公司目前的现状和公司规模来看，规范和成文的流程 对公司的总体影响不大，但从公司发展来看，考虑到公司的人员流动 性和业务复杂性的变化，如果没有规范和成文的流程，会给公司的未 来运作带来潜在的风险。 3 2 4 公司主要制度 本次体验主要对公司的财务管理制度进行了了解，而对公司的其 他制度没有进行了解。公司财务部有很详细的财务工作手册，其中有 财务部的工作职责、具体的制度以及部分作业指导书。 从工作职责书来看，目前制定的岗位职责书与工作说明书有点类 似，而和标准的岗位职责书相比，还存在着待改进之处。也由于没有 明确的岗位职责书，公司对职能部门的考核手段也相对来说比较单一 ( 主要由上级总监对下属进行简单的评价) ，而与员工具体的工作表 现( 以量化的指标体现出来的表现) 结合并不紧密。 从公司制度来看，在拟定的财务制度中，除了库存管理制度实施 较好之外，其他的制度并没有得到完全实施。其主要原因与流程方面 比较类似，都是与公司的管理风格有关。 总体来说，公司目前的内部管理人治化的痕迹很严重，而对规范 的流程和制度的需求和重视程度不够，从而也导致了公司一些好的经 验和方法可能并不能得到有效的沉淀。尽管公司目前也认识到了这个 问题，公司董事长也要求公司能够逐渐规范起来，如要求每个主要管 理层对自己的工作进行总结和归纳。但从公司目前的运作模式来看， 在内部管理的规范上投入不够，主要体现如下： 公司并没有明确的实施和推进计划；( 如做什么，什么时候做) 公司对如何实施并没有明确的标准；( 做到什么程度) 公司没有对实施结果的监控和评估方式。( 如何保证顺利实施) 因此，公司在目前的内部管理上面，目前最追切需要的就是公司 高层的重视以及对管理改进方面的决心。公司应该由专门的部门牵 头，以项目组的形式，从上到下对公司的总体制度进行总结和规范。 3 2 5 应收账管理 这次体验的主要内容是瑞海公司的应收账管理体系，因此，在几 天的体验中，我和瑞海公司财务部总监一起，主要针对瑞海公司的应 收账管理的一些流程和规范进行了深度体验，而且也通过参与部分实 际性操作，对瑞海公司的应收账管理有了一个初步的了解，经过与财 务总监的沟通，我们将本次体验反映出来的应收账管理现状描述如 下： 根据瑞海公司的目前应收账管理现状，我们将瑞海公司的应收账 管理分为三个阶段来描述：事前( 客户分类管理、公司资源分配) ， 事中( 订单审批、发货信用控制) ，事后( 交易记录分析、账款催收) ， 一共六个步骤。 3 2 5 1 客户分类管理( 信用调查) 公司目前的客户主要分为两类：经销商和批发商。然后根据一些 客户的基本信息，如地域、交易产品等，对客户进行了编码分类，并 体现在了系统中。公司每个业务部门也有对自己负责的客户进行一些 分类，但分类原则各不相同，没有统一的标准。因此，总的来说，公 司目前对客户分类管理还是相当粗放的，主要体现在以下几个方面。 3 2 5 1 1 只是进行了分类j 而没有进行管理 公司目前虽然有对客户进行了简单分类，但目前的分类结果，仅 仅使用在了客户识别上面，而不能利用分类结果对客户进行管理。因 此，我们目前对客户的管理政策和措施只能是单对单，而不能对具有 某些相同特征的群体客户进行集中管理，从而大大降低了管理的效 率。 3 2 5 1 2 分类手段和方法单一。 公司目前只是利用了些简单的类别辨认信息进行了分类，而对 客户的关键信息，如资金运作、销售运作等关键性的指标并没有 列入分类指标中，从而会导致对客户的信息掌握不够，从而不能 准确的对客户进行判断； 公司目前的分类标准不统一，每个部门都有自己的不同分类标准， 从而导致无法对客户的运作情况进行全面的比较判别管理； 2 0 公司目前对所有客户都是采用比较雷同的分类方法，而没有按照 “二八原则”对重点核心客户和其他客户进行差异性分类，从而也 导致不能对不同规模的客户实现有效的差异性管理。 3 2 5 。1 3 没有定期的评估体系 由于公司没有对客户的关键信息进行定期收集和分析，因此，公 司目前对客户基本上没有形成定期的评估体系，从而导致在评估客户 时，一是感性判断较多，二是过于注重短期效应，尤其是在年初定计 划和分配任务时，由于缺乏对客户主要交易和运作信息的分析，往往 会影响计划和任务分配的准确性，也会影响我们在资源分配时的准确 性，从而影响总体任务的完成。从客户的角度来说，由于我们缺乏对 客户比较全面的综合评估体系，客户对自身的任务和承接的责任也会 比较模糊，而又因为资源和任务分配的不合理，也会导致越到客户终 端，我们的计划的准确性和可实施性越差，而不可确定性和风险越来 越大。 3 2 5 1 4 没有固定的客户资料库 由于存在着上面的几个因素，因此，公司目前除了系统里面的简 单分类信息外，缺乏固定的客户资料库。公司对于客户的资料管理比 较松散，每个部门都会有或多或少的客户资料，而并没有一个统一的 接口，从而导致公司对客户的描述不全面，从而影响判断的准确性。 3 2 5 2 公司资源分配( 信用评估) 从数据的角度来看，公司的应收规模上升是由于市场环境的影响， 但从管理的角度来看，公司在应收规模上根本没有进行有效的控制， 公司的应收规模基本是受公司的销售规模而直接影响的，而并没有从 资金的角度来考虑到底公司应该控制什么样的应收规模。 经过与瑞海公司财务总监的沟通，也证实了瑞海公司目前在公司应 收规模的控制上的力度还是较弱，主要表现在以下几个方面： 3 2 5 2 1 公司总体应收规模控制 3 2 5 2 1 1公司并没有从公司自有资金的抗风险能力上去考虑 应收的规模。即根据公司目前的自有资金，到底公司能够承受多大的 应收规模。而没有考虑的原因，是因为公司对以下问题没有深入考虑： 瑞海公司到底能够承受多大的应收规模才不会引起资金流的断 流? 公司能够承受多大的坏账损失? 公司目前的应收账里面可能的坏账损失有多大? 公司愿意承受的资金成本有多大? 公司目前的应收账里面的资金成本有多高? 3 2 5 2 1 2公司目前对阶段性的应收控制没有考虑。如果将销售 的阶段分为：高峰、一般和低谷的话，从资金管理的角度来看，在每 个阶段，都应该有一个该阶段的控制标准，这样才不会导致资源的浪 费和风险的加大。但从瑞海现状来看，对每个阶段的应收规模，瑞海 公司并没有明确的控制标准，因此从应收的数据也可以看出，公司在 销售的不同阶段并没有明显的差异性。 3 2 5 2 1 3公司对应收的周转情况重视程度很低。目前，公司并 没有对公司的周转情况进行分析，如应收周转天数、逾期率等，公司 没有具体的数据，因此也没有明确的控制标准，因此，也很明显了增 加了公司的潜在风险和资金成本。 3 2 5 2 2 5 道应收规模控制 由于公司在客户分类方面的薄弱，因此也直接体现在公司对渠 道应收规模控制的薄弱上。对于渠道，到底应该控制什么样的规模 ( 用信用术语来说，即是信用限额) ，在每个阶段应该控制什么样的 规模，公司并没有明确的标准。同样，对每个渠道的账款周转情况， 公司也没有明确的标准。( 如每个渠道的还款账期) 因此，可能造成 的后果为： 公司资源分配的不合理； 渠道应收风险的不可确定性： 渠道管理的力度减弱； 直接影响了公司总体应收。 3 2 5 3 大额订单审批( 信用审批) 从公司的发货流程来看，公司目前在大额订单审批上，没有明确 的审批标准和流程，而以人为判断因素居多。主要体现在几个方面： 3 2 5 3 1 公司没有明确的大额订单审批表( 类似于联想的专项审 批表) 。因此，公司在几个方面没有明确的标准，如： 大额订单的定义( 如什么样的订单叫大额订单) ； 大额订单的审核因素和标准；( 如在合同真实性、渠道风险性两方 面的具体审核细节和标准) 公司目前没有专门的岗位来进行专业的分析。 3 2 5 3 2 公司目前在大额订单审批上的权限管理较混乱。公司目 前在大额订单的审批上，主要涉及的有三种职位，如财务总监、事业 部经理和总经理。但到底每个职位有多大的权限，并没有明确的定义， 因此，在做判断的时候，到底应该是由谁做最终的决定，往往是凭感 性的判断( 如认为自己拿不定，就让上级做判断；认为自己拿得准， 就自己做判断) 。因此，可能会导致两种后果： 判断时做出了超出自己权限的判断，从而导致风险的加大； 总经理参与过多的判断，影响总经理的工作效率。 而且，从订单审批的工作效率来看，因为权限和流程的不清，也导致 工作效率的低下。 3 2 5 3 3 公司目前在订单审批时没有明确的成本核算。公司目前在 接单时，对该笔订单的利润和成本并没有明确的核算，因此也会导致 如下后果： 公司在该笔订单的价格制定上可能会存在问题。如因为利润计算 的偏差，可能会导致价格制定较低，从而影响公司的后期利润； 公司在订单的账期制定上可能会存在问题。如因为资金成本的忽 略计算，可能会导致账期过长而导致资金成本的加大，从而影响 公司的后期利润。 如以新世纪华新为例，该笔订单的实际毛利为2 万左右，但如果 计算资金成本( 简单视为两个部分：利息损失和投资收益) ，资金成 本在5 万左右，因此，如果以这样的计算方式，该笔订单公司的损失 实际为3 万元。因此，可以假设，如果在接单的时候将这些因素考虑 清楚，公司在制定价格和账期的时候就可以有一些适当的调整，也可 以避免公司的资金成本增加。 3 2 5 4 发货控制( 信用控制) 这里的发货控制是指日常的小批量流水进货。从上面的流程分析 可以看出，公司目前的发货控制主要是由两个职位完成，财务总监和 总经理。和大额订单审批非常接近的是，公司目前在发货控制上也没 有明确的权限管理和控制标准。是否能发货，完全是靠感觉“是否有 风险”来进行的。在没有明确的权限管理所造成的后果上，基本上和 大额订单审批导致的可能结果一致。而在没有明确信用控制标准上， 可能会导致以下的后果： 由于没有明确的标准，可能会导致不该发的货发出而导致风险的 加大；也可能会导致该发的货没发，从而影响公司的销售甚至客 户忠诚度。 由于没有明确的标准，可能也会导致渠道的运作不规范和随意性 较强。 由于没有明确的标准，也会导致公司内部的沟通可能会出现问题。 3 2 5 5 应收信息分析( 信用分析) 公司目前对应收信息的分析主要体现在每日报送的应收账款统 计表上，基本上没有其他的应收信息。面从前期的应收统计表上来看， 也存在着一些问题：如没有账龄分布、没有逾期监控等。因此，从信 用管理的角度来看，公司目前在信用分析上基本是一片空白，主要欠 缺的方面如下： 没有对