（工商管理专业论文）D公司外贸采购管理.pdf

西南交通大学硕士研究生学位论文第1 页 摘要 随着经济全球化进程的不断推进，企业越来越深刻的认识到采购职能对提高企 业运作效率和提高竞争力的巨大潜力。进入2 1 世纪后，采购管理职能进一步与企业 所有业务过程整合，采购也从以交易为基础的战术职能上升为以流程为向导的战略 职能。采购管理作为企业价值链中的重要一环，无论从成本和质量的角度，或是从 交货和敏捷性上考虑，都对企业竞争力的提升具有重要的意义。 此外，我国近来经济持续快速增长，已经成为世界经济的重要动力，也使中国 市场成为全球最具有发展潜力的采购市场，许多跨国公司正将中国作为重要的采购 基地。这也是本文对外资企业外贸采购进行研究的原因所在。本文论述了企业外贸 采购的发展历程，从采购的原理到采购的实践，从采购过程与技术到采购管理技巧， 从供应商搜寻到采购谈判与合同签订，结合作者本人的实施过程中的一些体会。本 文共分6 部分： 第一部分绪论提出问题并说明了问题研究的意义、思路和内容。第二部分介绍 外贸采购行业及d 公司的基本情况，并简述了d 公司目前存在的一些主要问题。第 三部分主要介绍企业外贸采购管理涉及到的各个方面，并对各方面的一些管理内容， 方法和技巧进行相应的分析和探讨。第四部分介绍了d 公司外贸采购所面对的内外 部环境以及市场环境中的机会、威胁、优势和劣势。第五部分是对d 公司外贸采购 从战略上加以分析，并提出一些战略管理的方法和内容以及一些建议和启示，进而 为d 公司制定出合适的发展战略，第六部分并对全文进行归纳总结。 本文在写作过程中，根据d 公司实际，结合d 公司的具体情况，运用企业战略 制订的一些定量和定性的方法，为d 公司制订了企业外贸采购的一些战略。由于这 些战略适合了d 公司企业发展阶段，因而在d 公司企业实施过程中取得了一定的效 果，得到了d 公司的认可。 关键词d 公司；采购战略；研究 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 i 页 a b s t r a c t a l o n gw i t ht h ec o n t i n u o u s l yp r o g r e s so fe c o n o m i cg l o b a l i z a t i o n ，m o r ea n dm o r e e n t e r p r i s eh a v er e a l i z e dt h ep o t e n t i a lc a p a c i t yo fp u r c h a s i n gi ni m p r o v ei t se f f e c t i v ea n d c o m p e t i t i v e n e s s a f t e re n t e ri n t o21 恤c e n t u r y , t h ef u n c t i o no fp u r c h a s i n gm a n a g e m e n th a s b e e nc o m b i n e di n t oa l lo fb u s i n e s sp r o c e s s ，i t sf u n c t i o ni sa l s oc h a n g e df r o mt h et a c t i c s f u n c t i o nb a s e do nb a r g a i n i n gi n t os t r a t e g i cf u n c t i o nu s i n gf o ra l lp r o c e s s p u r c h a s i n g m a n a g e m e n ta sak e yr i n go f v a l u ec h a i no fe n t e r p r i s e ，n om a t t e rf r o mt h ea s p e c to fs a v i n g c o s t i n ga n di m p r o v i n gq u a l i t y , o rf r o md e l i v e r ya n dr e s p o n s et i m e ，h a sb e c a m eav e r y i m p o r t a n tp a r a m e t e ro fb u s i n e s s m e a n w h i l e ，t h ee c o n o m yo fo u rc o u n t r yh a sb e e ni n c r e a s i n gc o n t i n u o u s l yi nr e c e n t y e a r sa n dh a sb e c a m eam o s ti m p o r t a n tp o w e ro fw o r l de c o n o m y i ta l s om a k e sc h i n e s e m a r k e tb e c o m eah u g ep o t e n t i a lm a r k e ti nt h ew o r l dw i t hav i s i b l ep r o s p e r o u sf u t u r e m o r ea n dm o r em u l t i n a t i o n a lc o m p a n i e sa r ep u t t i n gc h i n aa sav e r yi m p o r t a n tb a s ep l a c e f o rp u r c h a s i n g t h i si sa l s oar e a s o nf o rt h i st h e s i st os t u d yt r a d ep u r c h a s i n g t h i st h e s i s a n a l y z et h ed e v e l o p i n gp r o c e s s o ft r a d ep u r c h a s i n gi n c h i n a ，d i s c u s sa n ds t u d yf r o m p u r c h a s i n gp r i n c i p l et op u r c h a s i n gp r a c t i c e ，f r o mp r o c e s so fp u r c h a s i n gt ot h ep u r c h a s i n g t e c h n i q u e ，f r o ms u p p l i e rs o u r c i n gt op u r c h a s i n gn e g o t i a t ea n dp u r c h a s i n gm a n a g e m e n t ， c o m b i n ew i t ha u t h o r sp r a c t i c e t h e r ea r et o t a ls i xs e c t i o n si nt h i st h e s i s s e c t i o no n eb r i n go u tt h eq u e s t i o nw h i c h n e e dt os t u d ya n dd e s c r i p tt h es i g n i f i c a n c eo ft h i ss t u d y , g i v es o m em e t h o da n dw a yt o s t u d y t h es e c o n ds e c t i o ni n t r o d u c e t h es i t u a t i o na b o u tt r a d eb u s i n e s si nc h i n aa n d b a c k g r o u n do fdc o r p o r a t i o n ，t h et h i r ds e c t i o nt a l ka b o u ts o m em e t h o da n dw a yf o rt r a d e p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t t h es e c t i o nf o u rp r e s e n t t h e a n a l y s i sr e s u l ta b o u t s i t u a t i o n a r o u n ddc o r p o r a t i o na n dp o i n to u ta b o u ts t r e n g t h s ，w e a k n e s s ，o p p o r t u n i t i e sa n dt h r e a t s w h i c he x i s ti nt h em a r k e ta r o u n ddc o r p o r a t i o n s e c t i o nf i v ea n a l y s e st h ep u r c h a s i n gi n t h et r a d eo nas t r a t e g i cl e v e la n dp r o v i d es o m es t r a t e g i cm e t h o da n ds u g g e s t i o n ，t h a np l o t s o m es u i t a b l ed e v e l o p i n gs t r a t e g yf o rdc o r p o r a t i o na n ds u m m a r i e st h ew h o l et h e s i s 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 i i 页 s e c t i o ns i xi sas u m m a r i z et ow h o l et h e s i s d u r i n gw r i t i n g ，a c c o r d i n gt op e rt h ef a c to fdc o r p o r a t i o na n dt h ea c t u a ls i t u a t i o n a r o u n di t ，a u t h o ru s es o m em e a s u r a b l ep a r a m e t e ra n ds o m el o g i s t i cp a r a m e t e rt os t u d yt h e s t r a t e g yo fdc o r p o r a t i o n ，m a k eo u ts o m et r a d es t r a t e g yo fdc o r p o r a t i o n t h e s es t r a t e g i e s b yn o wh a v eb e e np r o v e da r es u i t a b l ef o rt h ep r e s e n ts t e po fdc o r p o r a t i o na n da l s op u t i n t o p r a c t i c e o fdc o m p a n y , i th a s g o ts o m ea c h i e v e m e n ta n dg o t aa d m i tb yd c o r p o r a t i o n k e yw o r d s ：dc o r p o r a t i o n ；p u r c h a s i n gs t r a t e g y ；r e s e a r c h 西南交通大学 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，同意学校保留 并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。本 人授权西南交通大学可以将本论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可 以采用影印、缩印或扫描等复印手段保存和汇编本学位论文。 本学位论文属于 1 保密口，在年解密后适用本授权书； 2 不保密d ，使用本授权书。 ( 请在以上方框内打“4 ”) 学位论文作者签名：螺尿生指导老师签名：耋产该 日期：力艄占珞 日期：0 8 占船 西南交通大学学位论文创新性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是在导师指导下独立进行研究工作所得的 成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表 或撰写过的研究成果。对本文的研究做出贡献的个人和集体，均已在文中作了明确 的说明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。 本学位论文的主要创新点如下： 1 通过针对d 公司的外贸采购工作的具体分析，提出了战略采购的方法，既提 出通过严谨而系统性的工作程序，在维持和改善品质、服务以及技术水平的同时， 减少外贸采购物质，物品以及服务的整体成本。 2 通过系统分析，提出了针对d 公司的外贸采购的相应战略： 2 1d 公司与供应商合作关系重组战略。 2 2 扩大d 公司供应商的选择范围。 2 3 针对d 公司的最优化价格评估战略。 这些战略，在d 公司的实际工作中得到了认真的应用，并取得了可观的经济效 应。 3 提出了供应商的评估与相应的订单量以及付款方式相联系的方法，极大的推 动了供应商的积极性。 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 页 第1 章绪论 1 1 选题背景 随着像中国和印度这样的巨大市场逐渐向外国公司开放，越来越多的跨国公司 计划增加他们在低成本国家和地区的采购规模，以降低成本并支撑越来越复杂和全 球化的商业模式。 例如，福特汽车已宣布了它将从中国供应商中采购1 0 亿美元的汽车配件的计 划。沃尔玛已在中国深圳成立采购部，以便直接从中国厂家购买产品。菲利浦电子 在中国的2 3 家厂总产值已逾5 0 亿美元，其中，大部分用于出口。这些公司以及许 多其他企业以中国作为采购基地，目的是为了节约零配件和成品的成本，使企业获 得成本优势，提高企业的竞争力。 但由于低成本国家的文化，机构组织，关系和科技成熟度之间存在着较大的差 异，这样，给全球采购带来了巨大的挑战。 同时，由于很多成熟的跨国公司，他们已经投入了大量的时间，精力和资金， 并建立了一个高效的供应商关系网络。而现在因为需要选择新的采购基地而改变这 些网络，他付出的代价将是昂贵的。 在北美以及欧洲，大多数的企业已经习惯了他们的一种标准的供应商筛选流程， 因为，那里有关供应商的综合信息和标准化的商业语言都已经很充分和健全了；然 而，到了低成本的国家，供应商的信息往往琐碎而不成体系，而且常常缺失严重， 这就意味着要获得完整的供应商信息并进行比较筛选将比他们以往要困难得多。 在对供应商的邀标，评估和筛选的过程中，美国和欧洲的采购者往往会对潜在 供应商的成熟度抱有很高的期望。然而，如果在低成本国家进行采购的话，采购者 将很难再有这么高的心理期望了。由于信息系统水平的限制和语言障碍，信息的整 合和评估也很困难，而且，这些地区的质量标准和法制管理往往比较薄弱，因此， 采购者可能需要承担更大的责任和风险。同时，在进行质量、服务和价格的谈判时， 当地的商业文化和关系有较大地区别。在中国，如果没有很好的“关系 ，很难获 得优惠待遇。很多时候，在中国，人们对关系的看法要比对商业本身的看法重视得 多。 今天，对于大多数的在中国的跨国公司来说，他们几乎可以在中国买到任何东 西南交通大学硕士研究生学位论文第2 页 西。但是，在中国这样的背景下，跨国公司应该怎样采购? 怎么保证采购的质量， 交货期以及如何尽量长期得到一个更有竞争力的综合采购成本? 这就要求各跨国公 司能够针对中国的实际情况，制定出适合自己的采购管理方法以及采购发展战略。 通过细分所有市场，对潜在的供应商进行筛选，或者培养发展，来达到降低公司采 购总成本，使外贸采购真正的成为所在企业的价值链中的重要一环。从成本和质量， 交货期和敏捷性上得到很好地保证，从而提升企业的竞争力。 1 2 研究的意义 目前，在企业的采购管理中，最常见的问题主要有以下几种： 没有明确的采购策略。例如：缺乏对采购需求分析，对供应商的培养等。 没有注重长期供应商关系管理。例如：需要从关注谈判向建立战略伙伴关系转 变，从一味压价向建立双赢和激励机制转变。 没有把采购上升到战略高度考虑。例如：采购策略和合作伙伴的选择评估标准 应作为企业整体战略中的一部分，新产品的开发和改善应与战略供应商保持自始至 终的合作。 集团企业的分散采购忽略了整体利益的最大化。例如：货源的整体布局与配送， 生产和销售网络的最优化配置。 缺乏有效的工具和信息平台进行采购跟踪，评估和智能化决策。 本文首先从采购的原理以及管理的角度，对d 公司外贸采购管理的内容，采购 管理组织分析，需求分析，采购订货计划的制定及实施，采购评估与分析以及外贸 采购人员的稽查的内容加以讨论与研究，制定出相应的d 公司外贸采购管理的方法 与技巧，指导d 公司外贸采购工作。 其次，通过对d 公司外贸采购内外部环境进行分析，得出d 公司外贸采购的相 应优点、弱点、机会以及威胁所在，从而清楚了解d 公司外贸采购的竞争态势。 然后，从战略采购的层面和角度来分析d 公司外贸采购的情况以及具体实施方 案和方法。从建立采购类别，了解采购类别的供应市场，建立供应商名单，到制定 采购战略，选择实施路线到确定与供应商的谈判战略，与供应商进行运营整合，对 外贸采购的各个具体方面加以研究，从战略上保证以最低总成本建立业务供给渠道， 而不只是简单的以最低采购价格获得当前所需原料和产品。通过对这些外贸战略采 购的各个具体方面以及步骤加以分析，得到d 公司外贸采购的一些具体的方法和技 西南交通大学硕士研究生学位论文第3 页 巧，指导d 公司现阶段的外贸发展，提高d 公司的竞争力，并对其它外贸公司以及 外资企业的外贸采购业务事务起到借鉴作用。 本论文力求使d 公司的采购方式与中国的实际情况相结合，明确d 公司目前相 应的采购战略和目标，通过实施对选定供应商的扶持，培养长期供应商合作关系， 建立供应商战略伙伴关系，建立双赢和激励机制，促进外贸产品的开发与改善，降 低公司在中国开展业务的风险。 1 3 研究的思路及主要内容 1 3 1 研究的思路 本文以外资独资公司d 公司为研究对象，分析着眼点和范围界定在外贸采购管 理以及相应的采购战略，站在d 公司外贸采购管理以及战略决策的角度上，以采购 管理学、营销管理学、管理经济学、战略管理学等学科的理论知识为依据，以d 公 司外贸采购的现状和存在的问题为背景进行研究，力图探讨并建立符合d 公司的切 实可行的外贸采购管理方法以及发展战略。 论文首先简单介绍了我们国家目前外贸采购行业的现状以及d 公司企业的基本 情况，然后以采购原理与管理为基础论述了d 公司外贸采购管理的内容以及相应的 一些方法，采购管理组织分析，采购订货计划的制定及实施，采购评估与分析以及 外贸采购人员的稽查等采购管理问题，力图探讨d 公司外贸采购的管理方法，接着 以p e s t 模型，波特五力竞争模型对d 公司的内外部环境进行分析，从多角度，多方 位分析了d 公司的内部资源禀赋和核心能力，通过内外部环境的分析为下一步d 公 司战略的形成奠定基础，最后对全文进行总结，提出d 公司的发展战略。 1 3 2 研究的主要内容 论文的主要研究内容如下： 第一章绪论主要介绍了文章的选题背景，研究意义以及研究的内容。 第二章d 公司简介通过对外贸行业及d 公司的基本情况的介绍，来说明d 公 司在外贸采购过程存在的主要问题。 第三章通过对外贸采购的各个具体阶段进行详细的分析，给出相应的d 公司外 贸采购的管理方法，制度以及措施，指导d 公司具体的外贸采购工作。 第四章对d 公司外贸采购的内外部环境进行分析，通过对宏观环境分析，d 公 西南交通大学硕士研究生学位论文第4 页 司外贸采购行业分析，竞争对手的分析，得出d 公司的竞争态势矩阵。 第五章通过以上的分析，得出d 公司的相应的优势和劣势，以及机会和威胁。 同时，从战略采购的角度，来分析和讨论d 公司的外贸采购，制定出d 公司的外贸 采购发展战略和具体的实施方法。 第六章对d 公司外贸采购的一些建议和启示。 结论部分对全文进行概括性的总结。 西南交通大学硕士研究生学位论文第5 页 第2 章d 公司简介 2 1d 公司背景介绍 d 公司是一家法资独资公司，投资遍布于世界上1 8 个国家及地区，从1 9 9 6 年 开始在中国投资，主要生产及服务领域为“建筑”工程材料及产品，以及用于高压 输变电的相应产品以及船运业务。 他在全球有超过1 5 5 0 名雇员，在中国广东的公司，根据组成的产品及股份的不 同又分为两家公司： d x x x x xb u i l d i n gp r o d u c t sg u a n g d o n gc o ，l t d ( 简称d 1 公司) h x xx x xg u a n g d o n gc o ，l t d ( 简称d 2 公司) 此两家公司隶属于香港注册的控投公司d x x x x xc h i n al t d ( d x x ) ，其中，h x x 是由d x x x x x 及h x x x x xb x x x x x x 合资经营。d x x 是一家世界性的私营跨国集团，年 收入超过3 7 0 0 万欧元。 目前，它的广东公司的工厂主要致力于两大类产品的生产： 1 用作各类建筑桩基检测用的超声波探测管； 2 以及用于防腐，无磁、临时和有特殊要求的工程上使用的玻璃及碳纤维筋。 d 公司目前是全球最大的建筑用玻璃纤维筋的生产厂商，并为此类产品的美国 国标以及中国国标的编写委员，公司的产品已经在很多国家获得专利，并成为行业 内著名的企业。 同时，d 公司亦是全世界最大的钢筋联接器生产商，其广东工厂生产的钢筋联 接器，主要以出口为主，年产钢筋连接器超过3 0 0 万套，为公司自有专利，年销售 额超过二千万欧元。 随着它在中国广东公司的发展，目前，有不少的投资伙伴与公司商谈与d 公司 在中国投资合作生产、销售的计划，并已经达成进一步共同合作发展中国市场的共 识，并计划增加更多的生产线，公司在过去的3 年里与美国h u g h e sb r o t h e r 公司的 成功合作经验也吸引了更多的投资合作公司，并使公司在合资投资领域上充满信心。 公司计划在中国广东为他的新的投资者提供一个安全稳固的合作伙伴，方便的 沟通桥梁及较低的启动运营。使外商先进的技术得以转移到中国生产。然后，将新 型的产品透过d 公司在全世界的销售网络推广到世界各地。 西南交通大学硕士研究生学位论文第6 页 目前计划联合的新的投资伙伴有： 美国d e c o ni n c ( w w w d e c o n c o m ) 加拿大p r o t e c t o lit ei n c ( w w w p r o t e c t o lit e c o m ) 法国k r i n g s ( w w w k r i n g c o m ) 法国d i r i c k x ( 年营业额3 亿欧元) ( w w w d i r i c k x c o m ) 法国s e v e s ( w w w s e v e s c o m ) 德国a c o ( 年营业额6 亿欧元) ( w w w a c o c o m ) d 公司的产品经营按项目划分的比例图如下图2 一l 所示： i ：业产晶 ( i n d u s t r i a 船运 ( s h i p p i n g ) 5 其中： 图2 - 1d 公司经营项目比例 建筑材料( b u il d i n gm a t e r i a l s ) ：7 0 工业产品( i n d u s t r i a lp r o d u c t s ) ：2 5 船运( s h i p p i n g ) ：5 d 公司经营按内容的分布如图2 2 ： 外销 4 5 贸易 1 5 图2 - 2d 公司经营按 2 2d 公司经营产品，应用范围及项目介绍 生产制造 5 5 d 公司经营的产品主要有：复合材料一玻璃纤维筋、超声波检测导管、钢筋连接 西南交通大学硕士研究生学位论文第7 页 器以及用于基础打桩的打桩用钢管、玻璃窗用密封硅胶条、用于高压输变电绝缘子 用铸造以及锻造电力金具及其配套产品等各类贸易产品。 这些产品主要应用于：复合材料一玻璃纤维筋产品主要应用于桥梁及桥面防腐 十监察、建筑工程补强以及维修、公路建筑以及海事工程防腐等；超声波检测导管 主要应用于各类建筑桩基的检测用；钢筋连接器主要用于各类建筑施工。 d 公司的产品的应用项目有：香港货柜九号码头深圳盐田港、法国v i a d u c 大 桥、上海苏通大桥、北京新中央电视台、香港1 0 8 层i c c 大厦等等。 2 3d 公司近几年销售利润及税负统计及预算 表2 1d 公司近几年销售利润统计 一 2 0 0 62 0 0 72 0 0 82 0 0 92 0 1 0 千港元 、确二 d 1 公司 6 0 ，0 0 06 7 ，0 0 07 0 。0 0 07 5 ，0 0 0 8 0 ，0 0 0 d 2 公司1 8 6 4 6 3 0 ，0 0 04 5 ，0 0 06 0 ，0 0 0 8 1 0 0 0 净销售额合计7 8 ，6 4 6 9 7 ，0 0 0 1 1 5 0 0 0 1 3 5 ，0 0 01 6 l ，0 0 0 d 1 公司 7 , 0 0 07 , 0 0 0 9 ，0 0 01 1 0 0 0 1 2 ，0 0 0 d 2 公司 1 0 0 02 0 0 07 0 0 01 2 0 0 0 1 6 0 0 0 净利润合计 8 0 0 0 9 ，0 0 01 6 ，0 0 02 3 ，0 0 02 8 ，0 0 0 外销比例 5 9 o o 5 5 0 0 5 0 0 0 5 0 0 0 5 0 o o 税付( 1 )7 , 0 0 0 9 5 0 0 1 2 ，5 0 0 1 5 0 0 01 8 0 0 0 税负：内销增值税( 1 7 ) + 外销增值税( 4 ) + 企业所得税( 2 7 ) 2 4d 公司外贸采购现状及存在的问题 如上所述，公司目前有4 5 的经营为贸易产品，其中部分为贸易部采购的非本 公司制造的产品，直接销往国外客户，或运往公司做更进一步的生产及装配，然后 销往国外。 西南交通大学硕士研究生学位论文第8 页 贸易产品主要也分为两大类：一类为建筑相关产品；一类为高压输变电配套产 品。其中，有部分产品为定期固定产品( 每个月有固定的定单) ，有部分为非固定产 品。( 没有定期的定单，只是依据某个工程项目而采购，工程完毕，定单即告结束) 。 d 公司目前的外贸采购工作，主要由公司外贸部负责。每次在收到客户的寻价 要求以后，由外贸部搜寻相应的供应商，按照得到的供应商的报价，加上相应的其 他费用( 包装、运输、海关费用、退税、以及其他的费用和我们的利润) ，作一个成 本核算。然后根据我们的成本核算结果，将我们的报价报给客户，等待客户的确认。 由于相应的产品范围比较分散，有些是有固定的订单，有些是没有固定定期的 订单。同时，公司与供应商的关系通常只是一种短期的生意关系，不能与供应商建 立比较稳固的合作伙伴关系，也没有一个在质量及交货期上能够有稳固保证的固定 的供应商网络，供应商经常更换。相应的质量及交货期不能够得到保证，也难以得 到一个有竞争力的采购价格。 从公司1 9 9 6 年到中国投资以来，在自己的主要业务已经取得了较大的发展，贸 易额也占了公司出口贸易的大部分。但在自己的非主要业务取得的发展并不大，特 别是贸易部的业绩一直未有大的改进。主要原因有： 1 贸易产品的发展方向不是很明确，没有一个主导的贸易产品； 2 贸易部的贸易采购管理较差，即没有建立一个有竞争力的供应商网络，也缺 乏对供应商的管理和发展很难得到一个能保持一贯的有竞争力的综合采购成本，同 时，也难以得到准确的交货期限以及一直的产品质量； 3 贸易部的组织架构及人员构成也存在缺陷，不能满足贸易产品的需求，难以 及时得到合适的报价以及技术保证。 针对于公司外贸采购的这样的一个特点，对贸易部提出的要求是： 对于有固定定期采购的定单要求做到： a 发展一个可以做为支柱产品的贸易项目。既将部分有固定订单的产品做大； b 交付的产品要有一个能够保持一贯的好的质量水平； c 要有一个能够保证长期得到的准时交付； d 要有一个能够有竞争力的采购价格及相应的较为合理的付款条款。 对于不定期的采购定单，要求做到： 较快的报价反映周期； 西南交通大学硕士研究生学位论文第9 页 所有的询价单需要在三天内给出完整的工量具及产品的成本核算、报价、生产、 制造周期、总的报价需要分解并注明价格的有效期： 有较强的定单落实能力： 即要求公司的供应商有能够按照报价条款，准确的按质按量交付的能力，愿意 积极配合d 公司试制新产品。 由于有些新产品在订单初期未能准确确定产品的发展状况以及订单的数量，所 以，初期的订单较小。这时，需要供应商也能够配合，在获利较少的情况下，进行小 批量的试生产。 目前，公司的实际情况离这一要求尚有一段距离，这极大地影响到公司的外贸 业务的拓展。为此，需要对各个方面加以分析原因，采取行动，制定外贸管理的相 应的管理制度以及适合与d 公司的外贸采购战略，以发展的d 公司的外贸采购业务。 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 0 页 第3 章d 公司外贸采购管理分析及研究 外贸采购管理与普通的采购管理一样，主要针对采购过程的的各个步骤以及阶 段进行分析研究，制定相应的管理方法与措施。 主要地需要进行：采购管理分析、采购管理规划、采购计划与预算、供应商开 发与管理、采购价格管理、采购成本控制、采购交期管理、采购绩效管理以及采购 稽核管理。 其中，采购管理分析主要是分析采购管理的概念。内容以及目标。 采购管理规划主要是分析采购组织设立，采购作业流程设计，采购政策与制度 制定以及采购管理纪录设计。 采购计划与预算主要是分析采购计划的概念，影响采购计划与预算的因素以及 采购数量计划编制，采购预算( 用款计划) 编制。 供应商开发与管理主要分析供应商开发的步骤，供应商的选择，供应商关系管 理，防止供应商垄断。 采购价格管理主要分析采购价格的种类，采购价格调查，采购底价制定，采购 价格确定。 采购成本的控制主要分析采购成本的构成，采购成本控制方法以及采购成本降 低策略。 采购交期管理主要分析交期的重要性，确保交期的方法以及交期延误的对策。 采购绩效管理主要分析采购绩效的评估以及采购绩效的改进。 采购稽核管理主要分析采购人员稽核以及稽核方法论述。 3 1d 公司外贸采购管理解析 3 1 1 采购管理的概念 采购管理就是指为保证企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活 动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。 具体的采购管理：包括制定采购计划、对采购活动的管理、对采购人员的管理、 采购资金的管理、储运的管理、采购评价和采购监控；也包括建立采购管理组织、 采购管理机制、采购基础建设等。 西南交通大学硕士研究生学位论文第11 页 3 1 2 采购管理的内容 采购管理的内容主要有： 外贸采购管理组织 外贸采购管理组织是外贸采购管理的最基本的组成部分，为了做好企业复杂繁 多的外贸采购管理工作，需要有一个合理的管理机制和一个高效精简的管理组织机 构，要有一些能干的管理人员和操作人员。 _ 外贸采购需求分析 外贸采购需求分析，既要弄清楚公司目前外贸采购的主要品种，以及以往需要 采购的数量，今后可能何时需要何品种，那些项目是公司今后外贸采购的主要的发 展方向等问题。做为企业外贸物资采购部门，应当对整个企业的外贸物资需求情况 有一定的前瞻，从而有针对性的开发相应的供应商，并提供供应商一个预计的采购 计划，以加快外贸寻价以及试样交付。 _ 外贸采购资源市场分析和选择 外贸采购资源市场分析，既根据企业所需求的物质品种，分析资源市场的情况， 包括供应商的情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等等。其重点是供应商的 分析和选择。 _ 制定外贸采购订货计划及实施 根据采购需求的品种和供应商的情况，确定相应的采购计划，以及具体的实施 进度。包括贸易谈判、签订订货合同、运输、检验验收、支付货款以及善后处理等 竺 1 于o _ 采购评估与分析 对每次采购进行跟进评估，对采购活动以及供应商进行评估，不断地提高外贸 采购以及供应商的能力。 采购监控 对采购活动进行监控，保证外贸采购人员以及相应的采购活动符合公司的最大 利益，避免以权谋私的现象。 要做好采购管理，就必须对以上的外贸采购的各个环节加以分析研究，找出各 个环节存在的不足和缺陷，研究怎样才能使每一个环节都能起到积极有效的作用， 从而提高外贸采购的效率和实现公司的最大利益。 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 2 页 3 1 3 采购管理的目标 保障供应 采购管理最首要的目标是做好保障物资供应的工作，保障供应必须达到两个基 本要求： 1 保证不缺货 即根据企业的总体经营目标，建立起一个高效的采购管理系统，科学制定采购 战略和采购计划，安排好各项采购活动，保证把所需的物资按时采购进来，保证不 缺货。同时按时保证能够准时按照客户的要求交付。 2 保证质量 既要保证采购的货物能够达到客户所需的质量标准，同时保证质量要做到适度。 质量太低自然不行，但质量太高必然价格高，增加购买费用，也是不合算的。所以， 物资采购要在保证质量的前提下尽量采购价格低廉的物品。 节省费用 采购过程决定着产品成本的主体部分，涉及许多费用。包括：原材料成本、采 购费用、进货费用、库存费用、管理费用、资金占用费用等。因而，采购管理的好 坏，一个重要的指标，就是看它能否把产品成本降到最低的程度。 一般他可以从以下几个方面努力： 树立系统观念，追求总费用的节省 在采购中，每个环节、每个方面都要发生各种各样的费用。有原材料费用、加 工制造费用、运输费用、检验入库费用、搬运装卸费用、保管费用、管理费用、库 存物资资金利息等等。 降低费用除了要降低各个单独环节的费用外，更重要的是把采购管理看成是一 个系统工程，统筹，优化，协调各个环节的各种费用，一追求整个采购过程总费用 的最省。 追求库存最小化 要做好采购计划，树立库存管理的观点，进行适时适量采购，追求库存最小化。 管理好供应链 采购管理最经常的工作就是要和供应商打交道。而进行供应商管理最有效的途 径就是建立供应链，进行供应链运作和管理。为此： 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 3 页 建立起一个有效的供应链 首先，选择合适的供应商。只有选择合适的供应商，才会减少供应链负担，减 少运作风险以及管理成本。 加强对供应链的有效操作，运行和控制 供应链建立以后，就要有效的运作起来，在运作中实现协调配合与控制，为企业 采购建立起一个友好宽松的环境，大大地提高采购效率，降低采购成本，实现双赢。 管理好信息 能够及时掌握采购资源市场信息，并反馈给企业管理层，发挥信息的决策支持 作用。建立起供应链管理信息系统，实现信息共享，为供应链的顺利运行提供信息 支持。 3 2d 公司采购管理规划 3 2 1d 公司外贸采购管理组织分析 d 公司现在的外贸采购的组织结构是根据公司目前的实际情况而制定。由于d 公司目前有自己的生产工厂，有自己的一套负责采购、技术、生产、质量、报关运 输人员。所以，公司外贸部目前只配备几个外贸采购主管以及一名负责绘图的人员， 而相应的技术、质量以及报关运输等相关事情，与公司的相关部门联系，要求他们 进行帮助及跟进。外贸部隶属于公司中国区总经理。公司的组织结构图如图3 1 所 不： 图3 1d 公司的组织结构图 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 4 页 这种组织结构是在外贸部成立的初期制定的，它的最初的出发点是突出外贸采 购的寻价，供应商管理以及进度控制，而对于其他方面，如质量控制、技术支持以 及运输、报关等，共用目前工厂的一些人力资源。但同时由于相关人员不是专门为 外贸服务，所以在实际中，在人员的使用上会遇到一些与现有生产相冲突的现象。 同时贸易部的业务人员大都不是相关的技术人员，对客户的技术图纸的要求掌握的 不是很准确，而隶属与生产总监的的技术与质量部门由于与外贸部不是同一个部门， 存在有相互推诿的现象。这导致了多起由于供应商不是真正了解客户图纸技术要求， 不能准确交付真正满足要求的产品的现象，极大地影响了外贸采购业务的发展。 为此，计划将外贸部与采购不合并，直接属于总经理。同时增加一些有专业的 人员到外贸采购队伍，提高外贸采购人员本身的专业能力。 3 2 2d 公司外贸采购作业流程设计 外贸采购作业流程主要是规范外贸采购工作，确保外贸采购工作顺畅，采购审 批以及管理责任明确，确保外贸采购工作有一个制度化的保证。 在制定外贸采购作业流程前，应对如下方面做一些分析及了解。 _ 进行外贸采购需求分析 及时确定需要采购那些产品? 买多少? 何时采购? 以及品质、包装要求、运输 检验方式等。 选择可能的供应商及确定合适的价格 这就需要确定供应商的选择及认证方式，采购种类的确定( 确定是采购供应商 选择，供应商发展或是招标方式进行采购) ，并根据不同的采购类别，采取不同的方 式，确定采购价格。 订单的安排以及跟进 在价格确认好以后，应办理订单签约手续，对买卖双方的权利义务予以说明。 之后，为了让供应商如期、如质、如量的交货，应依据合同规定，督促厂商按照规 定交运，并予严格验收入库。 不符以及退货处理 对于供应商所交产品与合同规格不符或经验收不合格的，应依照合同规定退货， 并立即要求供应商办理退货以及替补或者重购。 核对以及结案 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 5 页 对厂商交货并验收合格的产品，应按照合同要求供应商开具发票，核对发票的 内容是否正确，然后交财务部门办理付款。同时对于所有交付完毕的订单，应检查 各项资料有无缺失，评估供应商的绩效好坏，并呈报主管高层管理以及责权部门以 供进一步的决策之用。 纪录与档案维护 对于完结结案的外贸采购，应列入档案、登记、编号、分类并预以保管，以备 参阅或事后发生问题时查考。 1 d 公司外贸采购需求分析 d 公司的外贸采购需求主要分为两大类： 有关于建筑行业的相关产品 一例如：用于基础打桩的打桩用钢管建筑用连接钢筋接头，玻纤钢筋，超声波探 测管以及玻璃窗用密封硅胶条等等。 _ 用于电力高压输变电系统的相关产品 _ 例如：绝缘子用铸造以及锻造电力金具及其配套产品。 _ 针对公司的此两类外贸采购需求，我们将公司目前需要的供应商方向确定为： 一焊接钢管制造厂家( 包括螺旋焊接，直缝焊接，无缝钢管) _ 硅橡胶或者三元一丙等其他橡胶材料的密封胶条生产厂家 - 精密铸造( 铸钢，铸铁) 厂家( 主要对于铸造电力金具) _ 热浸锌厂家( 主要对于电力金具的表面处理) 根据公司现有的能力以及相应的关系，同时分析国内现有的电力金具的生产厂 家的能力以及国外厂家对电力金具以及中国电力金具厂家的要求。我们认为电力金 具的贸易对于我们公司来说是一个可以作为支柱产品发展的贸易产品。d 公司外贸 采购今后的主要发展方向以及着力点将放在电力金具相应产品的发展上。 2 d 公司外贸采购订货计划的制定及实施 d 公司外贸采购由于其定单并不是恒定不变的，经常由于实际情况的不同而经 常变化，故我们只是根据客户的要求，制定一个大约的年度计划，预先确认相应的 供应商，谈判相应的价格，付款方式，以及其相对应的交货期限，运输及包装方式。 等收到客户的定单以后，再要求供应商以及我们自己部门指定详细的生产及交货计 划。 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 6 页 由于我们将电力金具做为了我们的一个主要发展的方向以及着力点，我们依靠 我们公司的优势，在发展战略伙伴供应商的同时，同时发展与我们的客户的战略伙 伴关系，得到我们客户的理解与支持，使得我们能够得到一个较为准确的采购订货 计划。从而使得我们在供应商以及新产品的发展过程中，能够更为主动与积极。 3 d 公司外贸采购作业流程 根据上面的分析，我们制定d 公司的外贸采购作业流程如下： 1 客户寻价要求 2 外贸采购部分类登记 3 外贸采购部与客户确认未清楚的相关要求，如数量、单位、规格要求、交付时间 等等 4 寻找相应的供应商寻价 5 比价、议价、决标 6 准备相应的外贸采购成本核算 7 根据外贸采购成本核算，做给客户的报价表格，给客户报价 8 客户确认下单 9 根据客户订单开具请购要求( p r f ：p u r c h a s i n gr e q u e s tf o r m ) 1 0 在e r p 系统中填写发出请购单( p o ：p u r c h a s i n go r d e r ) 1 1 签立合约 1 2 外贸采购经理审核 1 3 财务总监签核 1 4 若订单金额超过一定金额，送总经理签核 1 5 将签核的合同发给供应商 1 6 跟进供应商及时交货 1 7 质量部确认质量 1 8 合格产品送仓库保存 1 9 不合格产品退回供应商 2 0 财务根据合同要求付款 2 1 船务进行相应的船务安排，拖柜，报关手续以及退税 2 2 跟进客户付款 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 7 页 2 3 相应纪录存档 3 3 供应商开发与管理 供应商开发与管理是采购管理中的一个重要的组成部分。它在很大程度上影响 到采购管理目标的实现与否。选择一个合适的优质的供应商。能够保证产品品质的 稳定、交货数量以及交货时间的准确，同时有利于双方工作的顺利进行。 3 3 1 供应商的选择 _ 在选择供应商时，应考虑如下因数 1 优秀的企业领导人 2 高素质的管理人员 3 稳定的员工群体 4 良好的机器设备 5 良好的技术 6 良好的管理制度 寻找供应商的途径 1 征询现有的供应商 2 利用网络以及各种专业杂志 3 重视供应商的主动接触 4 参加行业展览会 5 招聘熟悉业务，有实战经验的采购人员等等 _ 供应商应该提供的资料 1 各项品质资质证明 2 生产与检验设备一览表 3 公司概述 4 相应产品一览表