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硕l 学位论文o b 公卅采购管理研究 摘要 高效的采购管理是企业降低成本、提高竞争能力的一个重要手段，可以为企业的 业绩做出重大贡献。如何对采购的各个环节进行有效的控制，使采购成为企业价值链 中控制成本和进行价值增值的重点环节，是保持与加强企业的市场竞争优势、促进企 业发展的重要内容。为了探索传统制造企业采购管理的有效途径，本文以q b 公司为 背景，对其采购管理业务进行了系统分析。本文指出了q b 公司存在的问题和新环境 下公司采购管理的演变需求，从采购管理业务总流程、供应商管理、采购计划管理、 谈判与签约及采购执行过程控制几方面分析了q b 公司采购管理中的具体问题，并对 此提出相应的改进建议。希望本文的研究结果能有助于q b 公司的发展以及同行业企 业类似问题的解决。 关键词：采购管理，采购计划管理，供应商管理 堡堂竺丝塞 里里坌望墨塑矍墨竺窒 a b s t i 己a c t e f f e c t i v ep u r c h a s i n gm a n a g e m e n ti sr e g a r d e da so n es i g n i f i c a n tm e a n st o r e d u c et h ep r o d u c t i o nc o s ta n d e n h a n c et h ec o m p e t i t i o np o w e r ，w o u l dm a k eg r e a t c o n t r i b u t i o nf o rt h ee n t e r p r i s e so u t s t a n d i n ga c h i e v e m e n t i no r d e rt or a i s e t h em a r k e t i n gc o m p e t i t i o na d v a n t a g ea n dk e e pc o n t i n u o u sd e v e l o p m e n tf o ra n e n t e r p r i s e ，w es h o u l de f f e c t i v e l yc o n t r o lt h e , h o l ep u r c h a s i n gp h a s ea n d m a k e p u r c h a s i n gm a n a g e m e n tb e c o m ei m p o r t a n tf a c t o rf o rc o n t r o l l i n g c o s ta n da d d i n g v a l u ei nt h ee n t e r p r i s e sv a l u ec h a i n i no r d e rt od i s c u s st h ee f f e c t i v e p u r c h a s i n gm a n a g e m e n ti nt h et r a d i t i o n a lm a n u f a c t u r i n ge n t e r p r i s e s ，t h i s d i s s e r t a t i o nt a k e sq bc o m p a n ya sa ne x a m p l et om a k eas y s t e m i cr e s e a r c ho n i t sp u r c h a s i n gm a n a g e m e n t t h i sd i s s e r t a t i o np o i n t so u tq bc o m p a n y s p r o b l e m si np u r c h a s i n gm a n a g e m e n ta n dt h e i rn e e d st oc h a n g e ，e s p e c i a l l yo n t o t a lf l o w ，s u p p l i e rm a n a g e m e n t ，p u r c h a s i n gp l a nm a n a g e m e n t ，n e g o t i a t i o na n d c o n t r a c ts i g n i n g ，c o n t r o ld u r i n gt h ec o u r s eo fp u r c h a s i n g t h i sd i s s e r t a t i o n l o o k sf o r w a r dt om a k i n gf o rt h ed e v e l o p m e n to fo bc o m p a n ya n ds e t t li n gt h e s i m i l a rp r o b l e m si nt h eo t h e re n t e r p r i s e si nt h ep r o c e s s i n gc h e m i c a li n d u s t r y k e y w o r d s ：p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t ，p u r c h a s i n gp l a nm a n a g e m e n t ，s u p p l i e r m a n a g e m e a t 硕十学位论文q b 公司采购管理研究 引言 随着经济全球化和市场竞争的日趋激烈，当今许多公司所处的经营环境发生了急 剧的变化。面对快速多变的市场，企业逐步认识到采购和供应管理对降低成本、提高 质量和效率、提高企业竞争力的重要性。 供应链中最重要的一个环节就是采购和供应职能。一般而言，商品成本的最大部 分是由所采购的原材料和服务占据的。在商品成本中，采购大约占据了总成本的5 0 9 6 ， 如果将作为采购重要组成部分的其他经营成本也加到采购中，总量将达到6 8 。因此， 加强采购管理，是企业迫切的任务。 高效的采购管理是从以下两个方面对公司的净资产收益率产生影响： ( 1 ) 高效的采购管理可以降低所有的直接原料成本，使公司销售边际收益提高， 销售边际收益进而以积极的方式影响净资产收益率。引进新的供应商，竞标、寻求替 代原料等方法都可能降低直接原料成本； ( 2 ) 高效的采购管理可以使公司降低所占用的净资本，对公司的资金周转率产 生积极作用。这些方法包括：较长的支付周期；通过与供应商的准时制( j i t ) 协议 降低原料的库存，提高供应商质量等。 从上面的论述中，我们可以得到这样的结论：第一，采购政策可以通过实际成本 的节约显著提高销售边际；第二，通过与供应商一起对质量和物流进行更好地安排， 采购能为更高的资本周转率做出贡献；第三，通过适当的调整修饰，供应商能够对公 司的改革过程做出重大贡献，与供应商关系很小的改善都会对公司的净资产收益率产 生重大影响。 因此，针对我国目前许多制造企业采购成本偏高，库存庞大，企业普遍缺乏竞争 力的现象，研究如何通过实施有效的采购管理，促使供应链上的各节点达到。无缝链 接”来降低整个供应链的成本，对于提高我国企业的竞争力，具有极其重要的意义。 硕十学位论文 q b 公r 日采购管理研究 1 采购管理理论综述 采购活动是企业经营活动必不可少的组成部分，是十分重要的一个环节，需要动 用一定的人力资源和企业大部分的资金，因此要对其实行科学管理。从管理职能来看， 采购管理也具有组织、计划，控制等基本职能。组织职能包括企业采购系统的组织结 构、人员配备等；计划包括采购的时间、数量、成本等。从管理过程看，为了做好采 购工作，需要事前做好大量的准备工作，如目标设定、供应商选择、制定采购计划、 确定采购时间与数量；采购活动中的操作策略和方式方法，包括谈判技巧、交货方式、 付款策略等；以及事后的考核与检查，采购人员的行为规范，供应商的信用与服务质 量等。 1 1 采购管理的涵义 1 1 1 采购管理的概念 采购就是指通过交换获得物料和服务的购买行为。任何企业都必须购进原材料或 服务，然后再把它们转化成新的产品或服务提供给消费者。采购经过专职采购部门的一 人员的努力工作，在合适的时间、地点、价格为企业经营获得质量合适的资源。为了 保证对生产或对销售的资源供给，使生产线上有投入，销售部门有货源，企业大部分 的物资采购是一个周而复始的过程。 采购活动从方式上看是以满足内外部用户需求为目的的一种行为；从时间上看是 寻找和购买所需要的对象，并将其转移到用户手中的一个过程。采购活动的最基本功 能是根据企业需要寻找能提供最好的产品和服务的供应商，以最低的成本和简便的方 式得到物资和服务，并能保证供应。这一定义包含以下几个概念： ( 1 ) 取得：物资可以从企业内、外两种渠道获得。产品的原材料和服务，既可 以来自独立的外部供应商，也可以来自企业内部的其他部门。关键问题是：企业要在 自行生产、采购或租赁中决策，取哪种方式最合适。所以采购部门不仅仅到开始采购 时才介入，应该参与前期的决策。 ( 2 ) 需要：采购部门不是简单处理企业内部提出的请购，而要判断何种请购为 企业经营所需，还要参与决定所采购物品的数量，来源、采购时间及其详细规格。 颂十学位论文o b 公d i 采购管理研究 ( 3 ) 最优成本：采购考虑的不仅仅是报价最低的，还需要考虑采购后的后续成 本。采购要追求的是包括质量和配套服务在内的总成本最低。 1 1 2 采购管理的内容 采购管理的内容很多，其中有几项事务是很重要的，是采购管理需要考虑的重点。 ( 1 ) 供应源管理：供应源管理包括发展新的、可靠的供应商。对于制造高科技 产品或提供定制产品的企业，由于产品变化大而快，采购部门必须找到合适的供应商， 促使他们在技术研发和生产能力等方面与企业协调一致。 ( 2 ) 供给管理：长期可靠的供应对企业的经营是很重要的，供给管理应该注重 长期的高价值或重要的采购；采购的速度、效率、订单的执行情况会直接影响到本企 业是否能够快速灵活的满足下游客户的需求。采购成本的高低会直接影响到企业最终 产品的定价情况和整个经营活动的最终获利情况。 ( 3 ) 物料管理：采购与各种仓储和存货活动相结合可以构成物料管理系统。物 料管理的目的是通过企业中物料的获取、移动和存储的整合来达到高效率。当生产过 程中的物流成本相当高时，注重物料管理就变得非常重要。 1 2 采购管理的发展历程 采购与供应管理如其他管理职能一样处于不断的变化过程中，更确切的说是一个 发展的过程。这个发展过程不是孤立的，而是与企业经营方式同步发展的。与企业的 营销方式、生产方式相互促进，相互适应。 1 2 1 采购职能的演化过程 加拿大学者m i c h i e lr l e e n d e r s 给出了发达国家采购管理职能大致的演化过 程，如图1 2 1 1 所示。 酗= 牛 1 9 5 0 1 9 6 9 正1 9 7 0 1 9 8 9 矩 1 9 9 0 未来 一- _ 成为管理重点 融入企业战略采购战略 图1 2 1 1采购职能演变过程 3 颂十学位论文o b 公司采购管理研究 发达国家在1 9 3 9 年前还仅仅是简单的文书作业， 始独立出来，在2 0 世纪五六十年代开始重视采购管理， 与营销战略、财务战略、运营战略几乎是同时间提出， 入1 9 9 0 年代开始融入企业一体化，回归到系统管理。 尽相同，在汽车工业的发展过程中体现得最为清晰和典型。 1 8 9 4 年，法国的p & l 公司年产几百辆车。每辆车都是为每个客户定制，公司采 用单件生产方式，设计、加工、装配由少数几个人承担，甚至采购也由造车人负责， 采购的要求只是能买到东西。不计生产成本 在福特开始自己的汽车生涯后，汽车业进入了一个新的时期。制造汽车的最大挑 战是一辆汽车上万个零件，每个都要有人设计制造，需要大量资金，无财力支持的福 特采用了与其他独立工厂协作造车的方式。1 9 0 3 年，福特开始组装车制造，全部零 配件靠采购获得。供应商加工零件，福特公司装配汽车，零件加工与整车装配分离算 是一种进步，采购是维系这种生产方式的重要手段。 整车厂与零件商之间是一种松散的采购关系，当采购量增大时，要协调多个独立 企业是十分困难的。1 9 5 0 年，福特二世，想出新主意，用招标方式选供应商，市场 波动时停止合同。这一次是把分散的资源组织起来造汽车，采购主要通过招投标形式， 简化了供应商选择的反复过程，也省去了价格谈判的烦恼，靠降低采购成本获取利润。 1 9 7 3 年后，日本丰田公司开始新的挑战。它的做法是联合众多企业共同制造汽 车，7 5 的零部件通过采购获得。但不同的是，它更强调协作关系。根据合作关系， 选定2 0 0 多家协作厂为第一层合作者，多数是部件或组件厂再由第一层厂家找第二 层合作者，根据需要依次再找第三层、第四层的合作厂商。并且采用零部件设计与制 造全部分包的方式，各个制造零部件的公司负责对零部件进行设计。为简化协作关系， 减少管理幅度，它采取只与部件厂合作的策略。为了以更快的速度为客户提供需求， 设计采用并行工程，供应商参与整车设计，并承担自己部件的设计。 整车厂与部件厂互派人员常驻对方，共同参与设计、制造和改进。双方的全部关 系用基本合同规定，形成长期合作意向，建立起关于价格、质量、交货、利润等的合 理准则，双方愿意为互利而合作。丰田公司创造出“市场价格减法体系”的成本控制 4 硕 学位论文o b 公司采购管理研究 法，产品投产后确定四年内降低成本曲线，共同努力降低成本。采购件的供货方式采 用直送装配线，质量免检，小批量送货方式，达到准时化、零库存、零缺陷的水平。 丰田公司发明了j i t ( j u s ti nt i m e ) 的生产方式，j i t 生产方式使整个制造过 程中的库存量大大降低，质量提高，成本降低，大大提高了丰田公司的竞争力。 伴随着精益生产方式的产生，采购管理也发生革命性的变化。不仅仅表现在采购 时间决策上达到准时化，数量决策上做到小批量，质量保证上达到零缺陷。采购管理 的功能要求在保持低成本高质量的同时，还能支持客户化定制的快速反应和柔性生 产。 1 2 2 采购理念转换 在不同的社会经济环境中，企业的采购理念也是不一样的。在计划经济时代，采 购是工厂管理的重要职能。因为物资的普遍短缺，企业生产的产品由国家统一计划分 配，不愁销路。相反，国家计划的物资供应，完全可能因采购部门的工作不力，而没 有购买到足够数量或合适的规格，使工厂面临无米下锅的困境。因而采购工作在工厂 备受重视，负责采购的人员一般是企业中比较有能力、有关系的人员。采购的重点放 在如何获得尽可能多的物资，注意力放在对供应方的关系上，价格由国家规定，质量 是第二位的。 改革开放以来的现阶段，我国经济迅速发展，商品开始呈现极大丰富的局面，从 生产资料到消费资料，大多数商品己属于供大于求的买方市场。在竞争激烈的环境中， 产品的售价和制造能力已不是企业成功的决定性的要素，适应市场需求才是所有企业 必须追求的目标。在经营过程中，价值是产品性能和成本间的纽带，客户都希望得到 价廉物美的产品。对于企业来说，供应商和客户互相依存，亲密合作，互惠互利。显 然，采购部门在价值链中发挥着重要的作用。采购部门的目标由低价格转变为低成本， 进而转向价值。如果企业盲目的一味靠压低采购价格来取胜，最终必定反受其害。明 智的企业认识到，必须迎合市场上那些注重产品价值的客户，才能获得经营的成功。 相应的，企业要求其采购人员也要致力于采购质量等来使产品增值，以提高企业的竞 争优势，这促使采购的理念产生了根本性的变化。 5 碗 学位论文q b 公司采购管珲研究 1 2 3 优化采购 采购不再是简单的购买行为，而是需要使企业资源得到最好的利用，尽可能的增 值。 首先要有一批优秀的采购人员。他们需要具备的一系列技能，包括分析、沟通、 决策及商业领导能力等。许多公司部在积极地提高采购人员的这些技能。建立跨职能 团队工作，整合人力资源，来建立和打造采购的核心竞争力。 其次要有一个完善的采购组织结构，根据企业的实际需要，建立自身的采购体系， 建立科学合理的组织结构。 以美国通用汽车集团为例。它在全世界2 5 个国家设有汽车生产厂，它的产品销 往全球1 7 0 多个国家与地区，一年的总采购额高达1 4 0 0 一1 5 0 0 亿美元。为了完成这一 任务，在美国总部设有一个既管采购又管物流的副总裁，下设主管亚太、欧洲、美洲 ，和拉丁美洲四个大区的总部。每个大区也设有最高领导，并按产品分类设采购联合工 作组，每个组由采购员、工程师、财会人员、质量监管人员、销售和市场人员组成。 根据采购金额由不同层次的采购组织来实施，金额小的由每个国家的工厂、公司自己 决定，金额稍大的由每个大区的采购组织来实施，采购金额很大的由总部实施。 再次要确立采购的基本准则，即授予权力而非强行控制。很多采购人员都会希望 赋予他们更多的责任，事实上，责任与授权是相联系的，需要给采购部门更大的权力， 可以使他们做出恰到好处的决策并且掌握主动。一些企业正在调整相关规定，以使采 购人员可以在快速变化的环境中掌握更大的自由度。 最后应采用先进的制度管理与科技手段应用到采购部门。利用计算机进行信息的 存储、执行、交换；利用数据库以方便查询并且借助计算机与供应商保持联系，通过 网络支付款项；他们可以在互联网上寻找更符合条件的采购机会，运用先进的采购手 段，提升企业的竞争优势。 -irirlf 硕士学位论文q b 公司采购管理研究 1 2 4 采购模式转换 1 2 4 1 采购的职能是寻找资源，而不仅仅是采购 采购的性质和角色在不断演变。最早采购部门只是一个独立于公司产销之外、专 门处理供应文件和实施采购的职能部门。现在，采购已直接影响其他部门的运作。采 购部门为企业“寻找资源”，同时可对企业资源运用的确认、监测及功能等提出专业 性意见，具有跨职能核心作用，帮助企业创造整体竞争优势。 1 2 4 2 为库存而采购转变为订单而采购 采购由客户需求拉动，而不是仅仅由内部请购单推动。采购人员应该了解并满足 自己企业的客户的需求。市场部门的客户需求订单驱动制造订单，制造订单驱动采购 订单，采购订单驱动供应商。这种准时化的订单驱动模式可以准时响应用户的需求， 从而降低库存成本，提高物流速度和库存周转率。 1 2 4 3 从对采购商品的管理转变为对供应商的管理 应该把供应商看作外部资源，而并非一般的交易关系的卖者。卖者只不过是按照 购货的企业的订单提供所需货物，双方保持最基本的交易关系。而供应商的概念注重 那些更适当可靠的供货来源，供需双方建立起一种长期的、互利的合作关系。采购部 门应从对采购商品的管理转变为对供应商的管理，及时把质量、服务、交货期的信息 传给供方，使供应商严格按要求提供产品与服务。让供应商参与到生产过程，了解所 供商品的使用情况并提出调整意见。供应商能够带来好建议、技术，以及节省时日j 和 金钱等资源。企业要提高生产效率，就必须精简自己的供应商，选择一些具有互补性 的供应商，形成互惠的网络。传统的做法强迫供应商压低价格，这忽视了他们对公平 收入以及合理利润的正常要求。建立联合成本管理，通过相互的理解并共同承担义务 削减了供应价值链中的成本，以求互利。 1 2 5 全球化采购趋势 全球化采购是指在全世界范围内去寻找供应商，寻找质量最好、价格合理的产品。 全球公司进行这种资源配置，他们的销售体系、采购体系、供应体系都形成了全球化 供应的格局。由于世界各国经济的多样性和差异性，互相之间具有互补性，随着世界 贸易组织职能的发挥，各国间的贸易变得更规范和简便，全世界范围内的资源优化变 7 颈 学位论文q b 公司采购管理研究 得更可行了，全球化采购在此背景下逐渐发展壮大。 全球化采购与本土采购的最大差异在于策略性和地域性。一般的采购以本地为搜 寻范围，着眼于低廉的运输成本和寻找供应商的容易程度。当竞争跨越疆界，企业能 否取得更有利的生产条件，就成了存亡的关键。全球化采购可以说是将眼光放大到全 球范围，寻找最优秀的供应商提供原料，让企业本身能因为这项采购行为取得相对优 势，然后再通过一连串的增值活动，创造出比竞争者更高的附加价值。 全球化采购管理的重点仍然是价格、品质、交货期等指标。全球化采购也面临新 的挑战和成功要素。它虽然能帮助企业获得全球性的竞争优势，但它所面临的困难与 挑战也不容忽视。文化的差异往往是最主要的障碍，各地民族的不同、语言的隔阂、 政治经济的稳定度、法令税务的相关规定、汇率的变动等，都会为组织的增值活动增 加不确定性。另外，市场知识、后勤支援、j i t 采购等观念，也会影响全球化采购的 执行成果。 全球化采购活动要获得成功，专业知识、策略性的眼光以及高层主管的支持三者 缺一不可。国际采购的流程牵涉到组织对国外商业活动的认识、发展全球化采购的规 划能力、全球物流作业的经验、以及汇兑方面的知识，如果对这些过程缺乏了解，很 难拟定出良好的全球化采购计划。除此之外，还需要主管的高度投入，才能让公司资 源得以妥善分配，帮助采购部门发展跨国协调的能力和市场知识，并与国外供应商建 立长期的合作关系。 目前，主要的全球化跨国网络采购体系有以下四种类型。 1 2 5 1 以制造企业为核心的全球化采购体系 比如通用电气、通用汽车等这样一些具有国际品牌的，或者具有资金优势的跨国 公司，它们作为采购龙头主导采购市场。对于中国企业来讲，我们很多企业是为这些 企业提供一些配套性的产品，比如汽车配件等。 1 2 5 2 以贸易企业为核心的全球化采购体系 在国际上很多大的企业或者是有竞争性的企业，在采购过程中，由于要把自身的 资源集中在一些核心的领域哩，所以他们很多的采购活动都采取了外包的方式，承担 这种采购外包的主体，往往是那些在国际市场上非常活跃的贸易企业。就是这些贸易 8 f oilrr 硕十学位论文q b 公司采购管理研究 企业为这些跨国公司来提供采购的外包服务。 1 2 5 3 以大型零售集团为核心的采购体系 大型的跨国零售巨头近年来在中国市场上非常引入注目，他们采购的商品更关注 的是国内非常优秀的快速消费品和劳动密集型的各种产品。这些商品通过这些跨国零 售巨头开始进入到国际市场中的主流渠道，特别是主流的零售渠道中去。这对我们的 出口有非常重要的影响。 可以预见，随着世界经济一体化的程度提高，全球化采购会越来越普遍，使全球 资源得到最大限度的合理利用。 1 3 采购管理技术概述 采购理论是采购管理的基础，关于采购管理技术，国内外许多专家学者、研究人 员及企业管理人员进行了大量的广泛的研究，己经形成了比较系统的技术。 随着系统工程、计算机应用及管理学的发展，采购管理技术经历了以下几个过程： 1 3 10 pc o r d e rp a r t ) 订货点法 自二十世纪三十年代以来，订货点制以前置期、订货量、订货点为基础，解决了 什么时间订货，订多少的问题，它可以在满足一定的供应满足率的情况下把库存水平 和流通费用降到较低的程度。这一技术的特点是连续观察库存控制系统( 这种系统也 称为定量控制法或订货点法) 。其控制模型如图1 3 1 1 所示。这种方法适用于消耗 比较均匀、价值较低的物料。当需求不均匀时，它的弊端就会显露出来。 9 硕 学位论文o b 公司采赌管珲研究 库存鼍 安全库存 坼。， 鼍前舶 图i 3 1 1 连续观测库存系统模型 量 时间 1 3 2m r p e r p 物资需求计划 物资需求计划是根据产品结构、零部件之间装配组合关系和相应的采购加工制造 装配组合作业的周期，将产品最后交货的日程计划逐步分解，以确定原材料、零部件 采购日程计划。 物资需求计划( m r p ) 有效地解决了外部需求不均衡时订货点法的弊端。它根据 最终产品完成的日期，逆向确定相关需求的零部件、原材料采购的时间及需求，m r p 是一种保证既不出现缺料、又不造成采购库存积压的计划方法。m r p 模式如图1 3 2 1 所示。 硕卜学位论文o b 公司采购管理研究 田吕 豳刨 巨r 臣哥圈 图1 3 2 1m r p 结构图 八十年代雎r p 发展为m r p ，搬p 克服了m r p 的不足之处，增加了生产能力计 划、生产活动控制、采购计划执行等三方面的功能。 脓p i i 具各一定的模拟功能：模拟将来物料需求而提出任何物料缺料的警告；模 拟生产能力需求，发出能力不足的警告这些警告为管理者提供7 必要的信息和争取 了时间，使管理者能及时地进行准备和安排。 进入九十年代后，e r ? 超越了传统的m r pi i 的概念范围，将企业的各方面资源 ( 人力、资金、信息、物料等方面) 充分协调和平衡，加强企业管理，在采购方面， 充分利用供应商等资源，将供应商转化为企业重要资源纳入企业管理范畴。 1 3 3 电子商务 电子商务是在信息技术的快速发展、全球性竞争的日益加剧，企业所面临的压力 不断增大的背景下催生出来的。 正是网络的普及和企业信息化的开展，使得电子商务有了赖以生存的基础和得以 表现的舞台。电子商务是以网络为代表的信息技术为基础，以企业为应用对象。 全球公认的电子商务权威，美国乔治亚大学的卡拉科达教授和美国德克萨斯大学 奥斯汀分校的温斯顿教授在他们于1 9 9 6 ，1 9 9 7 年联合推出的两本电子商务先驱著作 中，认为可以从不同的角度来定义和理解电子商务。他们认为： ( 1 ) 从通讯的角度来说，电子商务是通过电话线、计算机网络、或首其他电子 1 1 硕十学位论文o b 公司采购管理研究 手段对信息、产品、服务或支付进行的传递。 ( 2 ) 从业务流程的角度来说，电子商务是对业务交易和工作流程自动化的一种 技术应用。 ( 3 ) 从服务的角度来说，电子商务是一种用于满足企业、消费者的需求，进行 管理以降低成本并改善产品质量，提高服务响应速度的工具。 ( 4 ) 从在线的角度来说，电子商务提供了在互联网上及通过其他在线服务买卖 产品和信息的能力。 物资采购通过电子商务，不仅可以促进物资采购成本的降低、采购效率的提高， 而且更深远的意义在于借助电子商务建立良好的物资采购理念、方法和习惯，公开物 资采购过程，规范物资采购行为。 通过物资采购电子商务，可以实现网上询价、网上比价和网上供应商动态考评等 功能。 硕 学位论文o b 公司采购管理研究 2 q b 公司的采购管理需求分析 采购管理是一项很重要的管理职能。企业经营活动需要获得货物、技术、信息或 服务，是任何生产活动的先导，采购管理水平的高低，对产品竞争力和企业经营绩效 都会产生重大影响。在市场经济的形势下，强化企业的采购管理就显得特别重要。 2 1q b 公司采购管理概况 2 1 1 公司简介 q b 公司成立于1 9 5 3 年，是一家精细化工生产商，总部设在瑞士巴塞尔。公司业 务网络遍及全球逾1 2 0 个国家和地区。公司分为五大业务部门，有纺织染化部，塑料 助剂部，造字及水处理，涂料助剂部，日常护理部。 q b 公司致力于为客户的产品提供高附加值效能。其精细化工产品只需添加少量， 就能使最终产品功效卓越，美观耐用。2 0 多年前，q b 公司已经开始输入染料到中国 地区，并不断在各行各业增加投资，开拓市场。集团在1 9 8 3 年签署第一份技术转移 协议，其后一系列的技术协议和合资协议相继签订，在上海、青岛、广州、番禺、深 圳和湘潭等地开展相关计划。 2 1 2q b 公司目前采购概况 q b 公司每年的采购金额大约有3 亿元人民币。按照销售的季节，可以分为春夏 季和秋冬季两大块，其中春夏季采购约占4 0 ，秋冬季约占6 0 ；按照产品的气味 大小不同，可以分为低气味和普通产品。其中普通产品采购占7 0 ，低气味产品采 购占3 0 。其采购物资的主要特点的有： ( 1 ) 品种规格繁多：q b 公司的采购物资，从大类上来说，有生产原料，生产辅料， 维修备件，包装材料等几个大类；每个大类又可分为许多品种，例如，生产原料就有 苯乙烯、丁二烯、丙烯酸等。 ( 2 ) 采购批量小：由于市场的激烈竞争和客户个性化定制的要求，现在化工企业 的产品线越来越长，最重要的一个特点就是“多品种，小批量”。q b 公司的产品也 不例外，每个品种的订单量多为2 0 一3 0 吨，少的甚至只有5 - - 1 0 吨；单个品种达 硕卜学位论文o b 公司采购管理研究 到2 0 0 吨的订单较少。因此，采购批量相对较少。但是，各个品种之间，有一部分 原料都会用到，不可缺少，比如苯乙烯、丁二烯，对这类原料，可以统一集中起来采 购。 ( 3 ) 原料产地分布广泛：例如，苯乙烯全部从日本进口；丁二烯一半进口，一半 从上海采购；表面活性剂全部从美国进口；消泡剂从德国进口；其他相当一部分原料 从全国各地采购。 ( 4 ) 交货周期短：因为产品保质期的时效性，大多数产品的消费周期比较短。相 应地，物资采购要求的交货周期也比较短。例如春夏季的产品多集中在3 、4 、5 月； 而秋冬季的产品多集中在1 0 、1 1 、1 2 月。通常情况下，采购人员几乎天天在供应商、 加工厂、公司之间忙碌。特别是在产品供不应求时，要求的时间更是紧迫，往往只有 一周或几周的时间来安排采购。 ( 5 ) 存在最小采购批量；有些产品客户订单有限，但由于生产工艺、运输等的要 求，供应商会特别注重对批量的要求。例如苯乙烯等原料，由于运输用散装船的特点， 其经济性要求2 0 0 0 吨起订。而公司为了降低库存，往往只愿订购1 0 0 0 吨。这种难 以调和的矛盾，时常发生。 2 2q b 公司现有模式存在的问题 q b 公司目前采购管理存在的问题主要有以下几方面： ( 1 ) 各部门都有各自的采购活动，采购部门和其他部门职责不清：比如，生产部 门采购锅炉房使用的重油，水处理工艺使用的盐酸，球罐使用的氮气等；维护部门采 购各种设备的备品配件；质控部门采购化验需要的仪器设备；人力资源部门采购各种 办公用品；安环部门采购各种安全设备；采购部门只负责生产需要的原材料的采购。 ( 2 ) 采购人员不能尽职尽责，经常出现质量、交货期或原料断供问题：在2 0 0 5 年下半年，就发生了表面活性剂断料4 次，导致停产累计时间达到2 0 天：丁二烯断 料四次，导致停产累计时间l o 天。在2 0 0 5 年4 月，因为库容计算错误，无足够库容 卸货，导致一船2 0 0 0 吨苯乙烯到港后无法卸货，情急之下只能租一条船倒驳后漂在 江面上一个多月，耗资数百万元。2 0 0 5 年多次发生n a 0 h 原料质量不合格事件。导致 1 4 硕 学位论文q b 公仃1 采购管理研究 退货。 ( 3 ) 奖惩力度不够：q b 公司对节约采购费用的采购员没有大的奖励制度，对因采 购造成巨大损失的采购人员也没有有力的惩罚措施。比如上例因库容不够导致租船倒 驳事件，给公司造成了数百万元的损失，而当事人没有受到任何处罚，一个月后竟还 向公司提出要求加薪。而一些优秀的采购人员，在重新选择供应商的过程中，大幅降 低了价格，给公司每年节省了大量的资金，也没有得到任何的表彰和奖励。 ( 4 ) 采购物资无分类：q b 公司采购的各种材料有数十种，但是没有把原料和生产 辅助材料分开归类。而一些特别大额的采购更没有得到重视，比如丁二烯、苯乙烯， 。这两种原料每年的采购金额在数个亿以上。 ( 5 ) 供应商的管理无分类，无重点供应商管理：比如丁二烯由于市场上十分紧缺， 它的供应商特别重要，但q b 公司却没有进行针对性的重点管理，在发生原料短供的 时候，才手忙脚乱的去到处寻找供应商。 ( 6 ) 对不同的采购物资的成本控制、质量保证、采购数量、库存管理缺乏统筹安 排。 ( 7 ) 无市场行情调查，缺乏对价格趋势的判断分析，仅凭采购人员的市场感觉、 经验办事，比如氮气、重油等。 ( 8 ) 缺乏对供应商、加工厂产品质量的提前管理，往往货到仓库或加工车间才发 现问题，影响了公司客户订单的履行。比如烧碱的供应商选择的是一家贸易公司，该 贸易公司选择何家生产厂，q b 公司根本无法控制，从而为质量问题埋下了隐患。 ( 9 ) 对重大质量问题或严重推迟交货期问题无异常情况报告制度，对供应商也无 惩罚和奖励措旖：烧碱和氨水的供货过程中多次发生质量不合格事件，无人对此进行 上报，事后仍然继续使用该供应商，无任何惩罚和预防措施，从而导致质量问题多次 发生。 ( 1 0 ) 与供应商缺乏长期合作的战略伙伴关系：通常情况下，公司与供应商只是 简单的买卖关系，有业务合作就发生关系，无业务合作则不相往来，且发生业务时， 过分注重价格的谈判，不利于与供应商建立新型的长期合作的供应链管理模式。比如 过硫酸铵等经常选择价格便宜的供应商，而不考虑该供应商的生产规模、供货能力和 硕十学位论文o b 公司采购管理研究 质量控制能力，从而导致供应商不能及时送货事件多次发生。 ( 1 1 ) 公司无采购价格谈判的控制程序，且谈判的轮次不够，重大的采购物资的谈 判轮次不能达到3 轮以上。比如丁二烯的采购，经常是谈判一次就开始签合同。 2 3 新环境下公司采购管理的演变需求 采购管理是公司管理的重点内容，它在企业之间原材料和半成品生产合作交流方 面架起一座桥梁，沟通生产需求与物资供应的联系。为提高企业的同步化运作效率， 就必须加强采购管理。 根据对q b 公司采购管理相关问题的分析，q b 公司需要在以下几个方面进行改变： 2 3 1 改变传统的采购观念，引进与推广先进的采购经营理念 q b 公司的采购管理理念属于典型的传统采购管理，由于传统的采购经营理念已 经无法适应其管理的需要，所以，要提高采购管理的绩效，必须改进采购理念。 在q b 公司的采购模式中，供应商是通过价格竞争而选择的，供应商与公司的关 系是短期的合作关系。当发现供应商不合适时，则通过市场竞价的方式重新选择供应 商。而先进的采购理念为供应商与制造商要是一种战略合作伙伴关系，简化签订供应 合同的手续，不再需要双方的询盘和报盘的反复协商，降低交易成本。供应商的合作 能力将影响着企业的长期经济效益，在选择供应商时，对供应商进行综合的评估。在 评价供应商时，价格不是唯一的因素，质量和交货期等也是最重要的标准，其中质量 不单是产品的质量，还包括工作质量、交货质量、技术质量等方面的内容。在精益生 产系统中，由于结构紧凑，低质商品会中断工作流。另外，检查商品质量被视为无效 行为，因为它并不增加产品价值。出于这些原因，保证质量的任务就转交给供应商， 制造商与供应商合作，帮助供应商达到所需的质量水平。制造商的最终目标是能够保 证供应商是一个高质量的生产者，保证的含义是指可以无须检验的相信供应商送来的 是高质量的商品。 2 3 2 改进采购方法 改进q b 公司的采购管理方法，具体体现在：加强采购谈判签约管理及过程控制、 制定一套科学的采购计划方法、加强供应商的开发与管理、建立一套供应商的综合评 价指标体系。 硕十学位论文 o b 公司采购管理研究 2 3 2 1 加强供应商管理 好的供应商是高质量的保证，卓越的供应商是组织的一项重要资产，将为购买其 产品和服务的组织带来丰厚的回报。供应商管理便成为一项非常有价值的工作。 供应商管理是供应链体系中重要组成部分，在竞争、合作的市场环境下，通过对 供应商进行合理、科学的选择和评估，并建立有效的供应商关系管理等一系列措施， 建立为共同目标而组成的联盟。每个伙伴在各自优势领域( 如设计、制造等) 为联盟 贡献自己的核心能力，实现优势互补、风险共担和利益共享，以达到降低成本、快速 响应市场和提高企业竞争力等目的。 2 3 2 2 加强预测及采购计划管理 生产原料在整个库存中占据的比例最大，其采购计划制订的好坏直接影响着整个 公司的库存量及运作绩效。因此，加强生产原料的预测管理具有重要意义。由于q b 公司的运作模式是按预测生产。因此，根据销售预测计划来制订采购计划是有其科学 意义的。但是由于市场波动性很大，同时，产品特殊性必须拥有部分安全库存以应付 不确定性要求。倘若销售预测计划没有得到及时更新，部门之间又缺乏沟通，采购依 然按照预先的计划进行采购，显然是不科学的。所以，为了更好的保证预测的准确性， 应该注意以下两点： ( 1 ) 市场销售预测是整个采购计划的基础，加强市场调查工作是核心。销售部 门应及时根据市场动态每周更新一次销售预测计划，并通报给采购部门。最好能够制 订六个月的滚动计划，前三个月以预测为主，后三个月如无重大变化，便转入固定订 单的形式进行生产备料。 ( 2 ) 打破职能部门界限，取消不必要的中问环节。改变命令和控制型的结构为 项目管理、绩效考评。q b 公司现有各部门之间缺乏信息沟通，销售部门并不对库存 负责，所以销售部门为了自身利益，希望多备库存。通过这种结构调整。可以改变信 息传递的滞后性与失真。各职能部门之间组成多职能团队，可以尽可能的规避风险。 在项目组哩，彼此之间是一个完整的团队，公司可以设定几个关键的绩效指数来评价 整个项目的绩效。然后将绩效指数分解到每个项目小组成员，以此基数进行激励。 1 7 l rlrlr 颐p 学位论文o b 公t d 采购管理研究 2 3 2 3 加强采购谈判签约管理及过程控制 谈判是很好地解决买卖双方采购需求交易的一个环节。掌握了恰当的谈判技巧和 签约方式，可以为企业争取更好的竞争优势。 采购过程控制可以对采购执行过程进行有效控制，以保证采购物料的价格、质量 和交货期等。 1 8 硕十学位论文 o b 公司采购管理研究 3 q b 公司的采购管理研究 3 1q b 公司采购管理业务总流程 q b 公司采购的物资分为国内一般物资，小额应急物资和进口物资。国内一般物 资是指从国内厂家采购的物资。小额应急物资，是指在物资出现短缺的情况下，紧急 下订单采购的物资。进口物资，是指需要通过海关进口的物资。 图3 1 1 为q b 公司一般物资采购流程图，它适用于在国内采购的普通原料。此 流程详细描述了一般物资采购时的各个步骤：生产制造部、设备维护部或质控中心手 工输入请购订单；系统根据现有库存生成请购单；采购部门将请购单生成采购订单或 手工输入采购订单或系统自动生成的请购单转换为采购订单；并提交部门经理审批； 审批后将采购订单提交给供应商；供应商接受订单并及时反馈相关信息。 自动生成 图3 1 1 一般物资采购流程 嚣 硕p 学位论文 o b 公司采购管理研究 图3 1 2 为小额应急采购流程，它适用于紧急情况下的小额材料的采购。此流程 详细描述t - j , 额应急物资采购时的各个步骤：首先需求人提出采购需求；采购中心联 系供应商进行价格协商并填写购物申请单( 注明应急采购) ；提交给需求人补签字； 实施采购；要求部门主管和总经理补签字；采购完成后安排付款。 图3 1 2 小额应急采购流程 图3 1 3 为进口物资的采购流程，适用于q b 公司进口物资的采购。此流程详细 描述了进口物资采购时的各个步骤：首先采购部l - j 编制原料进口计划；采购员进行询 价，报价：确定供货单位，并洽谈买卖合同和合同条款；提交给部门经理审批；审批 -0-ri lr一一一-一一一- 硕t 学位论文 o b 公司采购管理研究 通过后下达给供应商；供应商按合同进度送货；o c 人员进行检验并确认；确认后仓 库管理员接受货物。 编制原料进口计划 采购员进行询价、报价 确定供货单位。并洽谈买卖 合同和合同条款 部门经理审批 供应商按合同进度送货 q c 人员进行检验并确认 仓库管理员接受货物 图3 1 3 进口物资的采购流程 在本章我们将就q b 公司采购管理的几个比较重要的方面进行深入分析，并提出 相应的改进措施。 l-iiii-rol-rril；7-r ；：-l-i-rr【r r 硕 学位论文 o b 公可采购管理研究 3 2q b 公司采购业务中的供应商管理 好的供应商是高质量的保证，卓越的供应商是组织的一项重要资产，将为购买其 产品和服务的组织带来丰厚的回报。为了营造良好的供应商关系，克服传统的供应商 关系观念，供应商管理便成为一项非常有价值的工作。 供应商管理是供应链体系中重要组成部分，在竞争、合作的市场环境下，通过对 供应商进行合理、科学的选择和评估，并建立有效的供应商关系管理等一系列措施， 建立为共同目标而组成的联盟。每个伙伴在各自优势领域( 如设计、制造等) 为联盟 贡献自己的核心能力，实现优势互补、风险共担和利益共享，以达到降低成本、快速 响应市场和提高企业竞争力等目的。 3 2 1q b 公司的供应商管理现状 q b 公司的采购分为生产原料采购，生产辅件采购和维护设备配件采购，这些采 购分别在采购部门和生产部门、维护部门进行，各自为政。 q b 公司目前对供应商的选择、评价、激励，采用了以下方法： ( 1 ) 目前采用的选择标准 q b 公司的供应商目前有数十个，既有国外的又有国内的，既有位列世界五百强的 跨国公司又有国内很小的民营企业。目前在评价选择供应商时，价格仍是主要因素，t 同时考虑质量控制水平及持续稳定供货能力。 q b 公司也制定了较为详细周密的供应商的选择标准和选择步骤，但是执行不力。 因为q b 公司的大多原料属于比较紧缺的物资，所以对供应商的要求比较低。如果采 用比较高的标准，估计很难有几个供应商能达到标准。 表3 2 1 1 为目前q b 公司的供应商选择标准和选择步骤。 硕十学位论文o b 公司采购管理研究 表3 2 1 1 供应商选择标准 机构和人员人员总数在5 0 人以上；技术人员的比例在1 0 以上；人员上 岗培训及在岗提高培训不低于三年一次； 生产和技术生产设施应完好无故障，故障停工率不应高于5 次年；生产 条件应符合所在国家安环要求：生产需有s o p 规范操作；提供 主要设备的清单：设备的使用年限不低于五年：设备的存放地 点应符合安全规定；设备的维护管理应及时有效；生产能力应 为q b 公司采购量的1 0 倍以上；生产文件的保存期限不低于1 年。 质量 应使用书面的质量保证规程手册；质量文件保存期限不低于 2 年；应有现场质量检验并记录；客户质量投诉的百分比不高 于3 ；员工的质量从业培训应不低于三年一次。 物料管理主要物料应制定质量标准，进厂物料应进行检查并记录；主要 物料的供应商应经质量部门批准；应有物料的收发规程；物料 的储存条件及状况应符合